คุณภาพข้อมูล: วิธีที่ดีที่สุดในการฟื้นความมั่นใจในข้อมูลของคุณ
เผยแพร่แล้ว: 2022-09-29ธุรกิจรวบรวมข้อมูลเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกตามหลักฐาน ถึงกระนั้น 75% ของผู้มีอำนาจตัดสินใจหลักไม่เชื่อถือข้อมูลของตน ยิ่งไปกว่านั้น พนักงานเกือบครึ่งยังคงตัดสินใจโดยอาศัยความรู้สึกนึกคิด
แต่ถ้าบริษัทต่างๆ ต้องการให้ข้อมูลมีผลกระทบเชิงบวกต่อรายได้และการเติบโตของธุรกิจ ก็ต้องมีการจัดตั้งกระบวนการด้านคุณภาพข้อมูล กระบวนการเหล่านี้จะช่วยเพิ่มความมั่นใจให้กับพนักงานและผู้มีอำนาจตัดสินใจ และช่วยให้พวกเขาพึ่งพาข้อมูลเมื่อทำการตัดสินใจทางธุรกิจ
ประเด็นที่สำคัญ
- ปรับปรุงคุณภาพข้อมูลด้วยการล้างข้อมูล ณ จุดรวบรวม ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการทำความสะอาดข้อมูล
- ข้อมูลคุณภาพมีเจ็ดมิติหลัก: ความถูกต้อง ความสมบูรณ์ ความสม่ำเสมอ ความถูกต้อง ความเป็นเอกลักษณ์ ความสมบูรณ์ และความตรงต่อเวลา
- สี่กระบวนการในการปรับปรุงคุณภาพข้อมูล ได้แก่ การทำโปรไฟล์ข้อมูล การกำกับดูแลข้อมูล การล้างข้อมูล และการกำหนดมาตรฐานข้อมูล สิ่งเหล่านี้สามารถทำได้ด้วยตนเอง แต่การทำเช่นนี้จะเป็นการเปิดหน้าต่างข้อผิดพลาดของมนุษย์ เครื่องมืออย่าง Improvado จะทำงานอัตโนมัติและทำให้กระบวนการเหล่านี้ง่ายขึ้น
- นอกจากการใช้มิติข้อมูลคุณภาพในการวัดคุณภาพข้อมูลแล้ว ให้เพิ่มตัวชี้วัดประสิทธิภาพและการมีส่วนร่วมลงในส่วนผสมสำหรับกระบวนการวัดคุณภาพข้อมูลที่มีความรอบรู้
- คุณภาพของข้อมูลช่วยทำให้กระบวนการทางการตลาดและการขายมีความโปร่งใส และปรับปรุงการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน
คุณภาพของข้อมูลคืออะไร?
ข้อมูลคือน้ำมันใหม่ และเช่นเดียวกับน้ำมันที่ไม่มีคุณค่าเมื่อไม่ได้กลั่น ข้อมูลก็ไร้ค่าจนกลายเป็นสิ่งที่ใช้ได้ น่าเสียดายที่ข้อมูลเปราะบางและสามารถปนเปื้อนได้ง่าย
คุณภาพของข้อมูลทำให้แน่ใจได้ว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้น เป็นกระบวนการที่ประเมินข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกต้องและปราศจากข้อผิดพลาด และแสดงภาพที่เหมาะสมของข้อมูลเชิงลึกที่คุณและธุรกิจของคุณสนใจ
อะไรกำหนดคุณภาพของข้อมูล?
มีมิติข้อมูลคุณภาพข้อมูลมากกว่า 60 รายการ แต่ในทางปฏิบัติ ทีมข้อมูลส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับเจ็ด

1. ความแม่นยำ
มิติข้อมูลคุณภาพข้อมูลนี้หมายถึงความถูกต้องและถูกต้องของข้อมูล เป้าหมายของความแม่นยำคือการผลิตข้อมูลที่ปราศจากข้อผิดพลาดซึ่งสะท้อนถึงสิ่งที่เกิดขึ้นจริง
โดยทั่วไปถือว่าเป็นมิติที่สำคัญที่สุดของข้อมูลคุณภาพ
2. ความสมบูรณ์
เมื่อข้อมูลรวมข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้ ถือว่าข้อมูลนั้นสมบูรณ์ ความสมบูรณ์อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของข้อมูลที่รวบรวม
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเป้าหมายของข้อมูลที่รวบรวมคือการเปลี่ยนโอกาสในการขายเป็นการขาย หากทีมการตลาดรวบรวมเฉพาะชื่อและอีเมล—แต่ทีมขายต้องการหมายเลขโทรศัพท์สำหรับการโทรสาธิต— ข้อมูลที่คุณมีจะถือว่าไม่สมบูรณ์
3. ความสม่ำเสมอ
ข้อมูลในฐานข้อมูลต่างๆ จะต้องสอดคล้องกันเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดของข้อมูล
หากซอฟต์แวร์การตลาดผ่านอีเมลของคุณลงทะเบียนการเปลี่ยนแปลงในที่อยู่อีเมลของลูกค้า การเปลี่ยนแปลงนี้ควรมีผลในซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ด้วย การไม่ทำเช่นนั้นอาจส่งผลให้เกิดปัญหากับการแจ้งเตือนการเรียกเก็บเงิน
4. ความถูกต้อง
ความถูกต้องของข้อมูลหมายถึงความสอดคล้องของค่าข้อมูลตามที่ธุรกิจกำหนด
ตัวอย่างเช่น ธุรกิจในยุโรปอาจจัดรูปแบบวันที่โดยใช้รูปแบบ dd-mm-yyyy (12 กันยายน 2022) แต่ถ้ามีคนเพิ่มการเขียนรายการโดยใช้รูปแบบ mm-dd-yyyy (12 กันยายน 2022) ข้อมูลนี้จะไม่ถูกต้องอีกต่อไป
5. เอกลักษณ์
ความเป็นเอกลักษณ์หมายถึงไม่มีข้อมูลซ้ำซ้อนหรือทับซ้อนในชุดข้อมูลใดๆ
สมมติว่าผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าลงชื่อสมัครใช้แม่เหล็กตะกั่วในชื่อ JH Watson หากพวกเขาเขียนชื่อของพวกเขาเป็น John H. Watson เมื่อพวกเขาซื้อซอฟต์แวร์ของคุณ ข้อมูลนี้ควรถูกป้อนเป็นบุคคลเดียวในฐานข้อมูลของคุณ
6. ความซื่อสัตย์
มิติข้อมูลนี้หมายถึงการเก็บรักษาข้อมูลตลอดวงจรชีวิต ขณะที่ย้ายผ่านระบบและแผนกต่างๆ ในองค์กรของคุณ นอกจากนี้ยังหมายความว่ามีกระบวนการเพื่อป้องกันการปลอมแปลงข้อมูล
7. ความทันเวลา
ความทันเวลาของข้อมูลหมายความว่าข้อมูลจะพร้อมใช้งานทุกเมื่อที่จำเป็น
ตัวอย่างเช่น งบการเงินประจำปีควรพร้อมเมื่อนักบัญชีต้องการ หากไม่เป็นเช่นนั้น แสดงว่าไม่เป็นไปตามข้อกำหนดของมิติข้อมูลทันเวลา
ประโยชน์ของข้อมูลคุณภาพ
ข้อมูลคุณภาพมีผลกระทบเชิงบวกต่อกระบวนการขององค์กรและมูลค่าโดยรวมในฐานะธุรกิจ

เมื่อมีการประมวลผลข้อมูลที่มีคุณภาพ—และสิ่งนี้ถูกสื่อสารกับผู้มีอำนาจตัดสินใจ— ข้อมูลจะถูกนำไปใช้มากขึ้นและในที่สุดก็กลายเป็นรากฐานของการตัดสินใจทางธุรกิจและนวัตกรรม
เพิ่มผลกำไรและรายได้ของธุรกิจเพราะผู้มีอำนาจตัดสินใจได้รับข้อมูลเชิงลึกเร็วขึ้น และยังช่วยปรับปรุงผลการดำเนินธุรกิจ เนื่องจากผู้คนไม่ต้องเสียเวลาแก้ไขและประนีประนอมข้อมูล
ความสำคัญของคุณภาพข้อมูลสำหรับทีมขาย การตลาด และการจัดการลูกค้า
คุณภาพของข้อมูลช่วยส่งเสริมความสอดคล้องระหว่างแผนกต่างๆ และข้อมูล ในขณะเดียวกันก็ป้องกันข้อผิดพลาดหรือความไม่สอดคล้องกัน
สิ่งนี้ทำให้การทำงานร่วมกันข้ามแผนกง่ายขึ้น มีความโปร่งใสในการขายและการตลาดทั้งหมด และทุกคนจะได้รับมุมมองแบบมหภาคและแบบจุลภาคเกี่ยวกับลูกค้าและเส้นทางของพวกเขาตลอดวงจรชีวิต

อะไรที่เลวร้ายที่สุดที่อาจเกิดขึ้นได้เมื่อไม่มีการประมวลผลข้อมูล
เราได้ยินมาว่าธุรกิจจำนวนมากถูกทิ้งให้จมน้ำเพราะข้อมูลไม่ดี
ตัวอย่างเช่น Samsung ยอมรับว่าสูญเสีย 105 พันล้านดอลลาร์เมื่อพนักงานทำผิดพลาดเนื่องจากมาตรการความปลอดภัยของข้อมูลที่ไม่ดี Uber จ่ายเงินให้คนขับต่ำกว่าความเป็นจริงเป็นเวลาหลายปีเนื่องจากความผิดพลาดทางบัญชี บริการไปรษณีย์ของสหรัฐอเมริกาใช้เงินไปประมาณ 1.5 พันล้านดอลลาร์ในการประมวลผลอีเมลที่ไม่สามารถส่งได้
แล้วเรื่องราวมากมายที่เราได้ยินเกี่ยวกับความผิดพลาดของทีมการตลาดและการขายอันเนื่องมาจากข้อมูลไม่ดีล่ะ? คนทั่วไปบางส่วน ได้แก่ :
- ทีมการตลาดส่งอีเมลที่มีป้ายกำกับไม่ถูกต้อง อย่างน้อยก็ทำลายความไว้วางใจในแบรนด์
- ทีม PPC กำลังกำหนดเป้าหมายกลุ่มตลาดที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งจบลงด้วยค่าใช้จ่ายที่สูงมาก
- ทีมขายกำลังโทรหาหมายเลขโทรศัพท์ที่ไม่ถูกต้องหรือไม่มีอยู่จริง ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพ
- ทีมบริการลูกค้าได้เรียกเก็บเงินลูกค้าสองครั้งเนื่องจากรายการที่ซ้ำกัน ส่งผลให้ลูกค้าไม่พอใจ
ทั้งหมดนี้ทำให้ชัดเจนว่าข้อมูลที่ไม่ดีสามารถทำให้ธุรกิจประสบปัญหาได้อย่างไร
นั่นคือเหตุผลที่ข้อมูลที่มีคุณภาพต้องมีความสำคัญสำหรับธุรกิจใดๆ ก็ตามที่ใช้ข้อมูลเป็นรากฐานที่สำคัญสำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจและกิจกรรมต่างๆ ข้อมูลคุณภาพจะทำให้พวกเขาเห็นภาพที่แท้จริงของสิ่งที่พวกเขาทำ สิ่งที่จะเกิดขึ้น และสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้เพื่อเพิ่มรายได้
วิธีวัดคุณภาพข้อมูล
ในขณะนี้ ยังไม่มีมาตรฐานที่กำหนดไว้สำหรับการวัดคุณภาพข้อมูล องค์กรต้องกำหนดแนวทางและกำหนดพื้นฐานและความคาดหวังเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลและการกำกับดูแล
โดยทั่วไป มิติข้อมูลคุณภาพข้อมูลจะใช้เป็นเมตริก แต่ละเมตริกจะได้รับการกำหนดน้ำหนักและระดับความสำคัญขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมหรือวัตถุประสงค์ของชุดข้อมูล ตัวอย่างเช่น อุตสาหกรรมการเงินให้ความสำคัญกับความถูกต้องมากขึ้น ในขณะที่อุตสาหกรรมยาให้ความสำคัญกับความถูกต้อง
Mikkel Dengse แนะนำให้ไปไกลกว่าการวัดคุณภาพข้อมูลและเพิ่มผลผลิตและตัวชี้วัดการมีส่วนร่วมในการผสมผสาน
ประสิทธิผลจะวัดประสิทธิภาพของเวลาที่ใช้ไปกับการจัดการข้อมูล ในขณะที่การมีส่วนร่วมทำให้มั่นใจได้ว่ารายงานข้อมูลจะพร้อมใช้งานทุกครั้งที่ผู้ใช้ปลายทางต้องการ
วิธีปรับปรุงคุณภาพข้อมูล
ประการแรก ทุกคนที่ทำงานกับข้อมูลจะต้องรับผิดชอบต่อคุณภาพของข้อมูลอย่างเต็มที่ ซึ่งรวมถึงผู้สร้างข้อมูล (ผู้สร้างข้อมูล) และผู้ใช้ข้อมูล (ผู้ที่ใช้ข้อมูล)
ผู้ใช้ข้อมูลควรสื่อสารอย่างชัดเจนว่าต้องการข้อมูลประเภทใด เพื่อให้ผู้สร้างข้อมูลสามารถมุ่งเน้นไปที่การให้ข้อมูลที่ตรงกับความต้องการเหล่านั้น
เมื่อสิ่งนี้ชัดเจนแล้ว คุณสามารถดำเนินการปรับปรุงคุณภาพข้อมูลได้
แต่คุณจะเริ่มต้นที่ไหน
ในการปรับปรุงคุณภาพข้อมูล คุณควรเริ่มต้นที่รูทและอนุญาตเฉพาะข้อมูลคุณภาพสูงเท่านั้นที่จะเข้าสู่ฐานข้อมูลของคุณ ซึ่งจะช่วยลดความจำเป็นในการตรวจสอบคุณภาพของข้อมูลลงได้หากไม่ลดลง
แต่สิ่งนี้ทำให้เกิดคำถาม: แล้วข้อมูลที่คุณมีอยู่แล้วล่ะ? คุณทำความสะอาดได้อย่างไร?
ต่อไปนี้คือกระบวนการปรับปรุงข้อมูลสี่ขั้นตอนเพื่อแก้ไขปัญหาด้านคุณภาพกับข้อมูลปัจจุบัน
การทำโปรไฟล์ข้อมูล
การทำโปรไฟล์ข้อมูลเป็นขั้นตอนแรกในการปรับปรุงคุณภาพข้อมูล เป็นกระบวนการตรวจสอบและตรวจสอบข้อมูลเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด ข้อมูลที่ขาดหายไป หรือความซ้ำซ้อน
เมื่อดำเนินการด้วยตนเอง กระบวนการนี้อาจใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูง ไม่ต้องพูดถึงข้อผิดพลาดจากฝีมือมนุษย์ อย่างไรก็ตาม เครื่องมือการรวมข้อมูลสามารถเพิ่มความเร็วและปรับปรุงความถูกต้องของกระบวนการได้
การกำกับดูแลข้อมูล
บุคคลในองค์กรต้องได้รับมอบหมายบทบาทเฉพาะเมื่อจัดการข้อมูลของบริษัท
นี่คือบทบาทของการกำกับดูแลข้อมูล ซึ่งเป็นกระบวนการในการจัดระเบียบและจัดการข้อมูล เพื่อให้กฎมีความชัดเจนว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูล ดำเนินการใดได้บ้าง และใช้วิธีใดได้บ้าง ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ในขณะที่ให้การเข้าถึงที่เพียงพอสำหรับผู้คนในการทำงาน
การล้างข้อมูล
ข้อมูลที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมายของธุรกิจอีกต่อไปจะต้องถูกลบออกผ่านการล้างข้อมูล—ไม่เช่นนั้นข้อมูลของคุณจะปนเปื้อน กระบวนการนี้จะลบข้อมูลที่ซ้ำซ้อน ไม่ถูกต้อง และไม่สมบูรณ์
มาตรฐานข้อมูล
ข้อมูลอาจมาจากแหล่งต่างๆ ตัวอย่างเช่น สำหรับทีมการตลาดและการขาย ข้อมูลอาจมาจากซอฟต์แวร์อีเมลของคุณ, Google Analytics, เครื่องมือ CRM และแพลตฟอร์มโฆษณา เช่น Facebook และ Google Ads
ด้วยการกำหนดมาตรฐานข้อมูล คุณสามารถจัดข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวมจากที่ต่างๆ เหล่านี้และป้องกันความเหลื่อมล้ำของข้อมูลได้ ทำให้การทำงานร่วมกันระหว่างแผนกและการแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกเป็นไปอย่างราบรื่นและรวดเร็วยิ่งขึ้น
วิธีง่ายๆ ในการสร้างมาตรฐานของข้อมูลคือการใช้เครื่องมืออัตโนมัติ เช่น Improvado ซึ่งดึงข้อมูลจากแหล่งการตลาดและการขายมากกว่า 300 แห่ง

ตาคุณ
เราอาศัยอยู่ในโลกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ธุรกิจที่มีข้อมูลคุณภาพและรู้ว่าจะทำอย่างไรกับข้อมูลนั้น ได้รับประโยชน์มากมาย พวกเขาเป็นคนที่สามารถขยายได้เร็วขึ้นและทิ้งคู่แข่งทั้งหมดไว้ข้างหลัง
หากคุณยังไม่มีการจัดการคุณภาพข้อมูล ตอนนี้เป็นเวลาที่ดีที่สุดในการลงทุนกับคุณภาพข้อมูลของคุณ