เหตุใดเราจึงต้องการเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์

เช่นเดียวกับเจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่ คุณอาจนึกถึงเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ในภายหลัง เป็นสิ่งที่คุณสร้างขึ้นเมื่อมีเวลาเหลือหลังจากทุกอย่างเสร็จสิ้น

เมื่อพัฒนาผลิตภัณฑ์ของคุณ คุณจะต้องรวบรวมคำแนะนำสั้นๆ บางอย่างเพื่อช่วยให้ผู้ใช้เริ่มต้นใช้งานได้ทันที และไม่ต้องทำอะไรเลย

อย่างไรก็ตาม เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์เป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของธุรกิจของคุณ ซึ่งเป็นสะพานเชื่อมระหว่างผลิตภัณฑ์และลูกค้าของคุณ การไม่รับรู้ถึงอำนาจเบื้องหลังเอกสารผลิตภัณฑ์อาจเป็นหายนะสำหรับธุรกิจของคุณและรั้งคุณไว้เมื่อคุณควรจะทะยาน

อ่านยัง; เหตุใดเอกสารทางเทคนิคจึงมีความสำคัญ

เอกสารกำกับสินค้าคืออะไร?

เธอก็รู้ว่ามันคืออะไร ฉันจะเก็บเรื่องย่อเอาไว้

เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์เป็นเพียงข้อมูลประเภทใดก็ตามที่สร้างขึ้นเพื่อช่วยให้ลูกค้าเข้าใจและใช้ผลิตภัณฑ์ที่ออกใหม่หรืออัปเดตของคุณ

นี่อาจเป็นหน้าคำถามที่พบบ่อยบนเว็บไซต์ของคุณหรือคู่มือ PDF โดยละเอียดที่มาพร้อมกับผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้ โดยทั่วไปจะแบ่งออกเป็นสองประเภท:

ทุกรูปแบบการสอนถือเป็นเอกสารผลิตภัณฑ์ เห็นได้ชัดว่ามีเอกสารที่ใช้งานได้และเหมาะสมสำหรับวัตถุประสงค์และเอกสารที่ไม่เพียงพอ แต่เราจะอธิบายให้ถูกต้องด้านล่างนี้

คุณสามารถใช้เครื่องมืออย่าง Docsie เพื่อสร้างเอกสารได้อย่างง่ายดาย

ทำไมธุรกิจถึงต้องการเอกสารเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์?

จากมุมมองทางธุรกิจ เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์มีความสำคัญด้วยเหตุผลบางประการ:

ช่วยประหยัดเวลา

ประโยชน์สูงสุดคือช่วยให้คุณประหยัดเวลาและเงิน เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมสามารถลดจำนวนการโทรติดต่อฝ่ายสนับสนุนและอีเมลที่คุณได้รับได้อย่างมาก ช่วยให้คุณประหยัดเงิน

เนื่องจากคุณได้ใส่พลังของฟังก์ชันการทำงานไว้ในมือของผู้ใช้ และพวกเขาสามารถให้บริการตนเองได้ ซึ่งหมายความว่ามีเวลาน้อยลงในการติดต่อคุณและขอให้คุณแนะนำผลิตภัณฑ์ ซึ่งทำให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนของคุณว่างสำหรับเรื่องอื่นๆ

จะเพิ่มความพึงพอใจและความภักดีของลูกค้า

หากลูกค้าของคุณสามารถค้นหาคำตอบที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย พวกเขาจะมีความสุขกับผลิตภัณฑ์ของคุณและบริษัทของคุณ

เมื่อคุณจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับใครบางคน (เช่น SaaS) ผู้ใช้ส่วนใหญ่เพียงต้องการติดอยู่กับแกนหลักของสิ่งที่คุณนำเสนอ พวกเขาไม่ต้องการนั่งคุยโทรศัพท์กับลูกค้าหรือแชทสด พวกเขาแค่ต้องการทำสิ่งต่างๆ ต่อไป

เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสม รอบคอบ และครอบคลุมช่วยให้สิ่งนี้เกิดขึ้นได้ง่าย เนื่องจากพวกเขาสามารถให้บริการตนเองและรู้วิธีตั้งค่าตนเองและแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างแม่นยำ

นั่นเป็นเพราะว่าเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ของคุณเป็นส่วนหนึ่งของประสบการณ์การใช้งานผลิตภัณฑ์ ไม่ใช่แค่อุปกรณ์เสริมหรือสลักยึดเท่านั้น

ลองนึกถึงวิธีที่ Apple และ Google ใช้บรรจุภัณฑ์ของผลิตภัณฑ์ เช่น การเปิด iPhone ใหม่เป็นอย่างไร

มันโฉบเฉี่ยวและเรียบง่าย แต่มีประสิทธิภาพ มันบอกคุณอย่างรวดเร็วและง่ายดายทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์โดยไม่ต้องล้นหลาม นั่นคือสิ่งที่คุณควรตั้งเป้าไว้ด้วยเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ของคุณ

เนื่องจากลูกค้ามีประสบการณ์ที่ดีกับผลิตภัณฑ์ของคุณ ซึ่งจะทำให้ลูกค้ามีแนวโน้มที่จะแนะนำคุณและใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณต่อไป สิ่งนี้สามารถเพิ่มชื่อเสียงของคุณและเพิ่มความสำเร็จของคุณในฐานะธุรกิจ ไม่ว่าคุณจะใช้ตัวชี้วัดอะไรก็ตาม

ช่วยเพิ่มการสนับสนุนลูกค้า

เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ยังช่วยปรับปรุงการสนับสนุนลูกค้าด้วยการจัดหาที่ศูนย์กลางสำหรับคำตอบสำหรับคำถามทั่วไปทั้งหมด

ฉันไม่ได้พูดถึงเอกสารที่รวมอยู่มากนัก แต่สิ่งที่พบได้บ่อยในตอนนี้คือการจัดเตรียมเอกสารผลิตภัณฑ์พร้อมกับผลิตภัณฑ์ที่สามารถช่วยให้ผู้ใช้ตั้งค่าและแก้ไขปัญหาพื้นฐานที่สุดที่อาจพบได้

หากผู้ใช้ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม พวกเขามักจะถูกนำไปยังฐานความรู้ของผลิตภัณฑ์ทางออนไลน์ ซึ่งจะมีเนื้อหาที่ครอบคลุมมากขึ้น

ความรู้ออนไลน์นี้ยังคงนับเป็นเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์และเป็นส่วนหนึ่งของประสบการณ์ของผลิตภัณฑ์ ดังนั้นคุณต้องพิจารณาเรื่องนี้!

ใช้ฐานสนับสนุนของ Google เป็นต้น

ไม่สำคัญว่าคุณมีปัญหากับผลิตภัณฑ์ใดหรือพยายามทำอะไร ฐานความรู้มีการจัดวางในวิธีที่ง่ายดายและทรงพลังอย่างน่าขัน ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ได้รับสิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์

ท้ายที่สุด นี่คือสถานการณ์สมมติในอุดมคติ เนื่องจากลูกค้าสามารถแก้ปัญหาได้โดยไม่ต้องขอความช่วยเหลือ

เหตุใดลูกค้าจึงต้องการเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์

เอกสารผลิตภัณฑ์ที่มีประสิทธิภาพไม่ได้เป็นเพียงวิธีที่ผู้ใช้จะเข้าใจวิธีการเปิดอุปกรณ์หรือตำแหน่งที่จะใส่แบตเตอรี่ มันมีอะไรมากกว่านั้นมาก และถึงกระนั้น ธุรกิจจำนวนมากก็ไม่รู้จักสิ่งนี้ ดังนั้นพวกเขาจึงยังคงเผยแพร่เอกสารผลิตภัณฑ์ย่อยที่ไม่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของตน

เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์เป็นสิ่งที่ทรงพลังด้วยเหตุผลบางประการ

1. ช่วยให้เข้าใจผลิตภัณฑ์ของคุณ

เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์มีความสำคัญต่อการช่วยให้ลูกค้าเข้าใจว่าผลิตภัณฑ์ของคุณทำงานอย่างไร และพวกเขาสามารถทำอะไรได้บ้าง พวกเขาอาจซื้อผลิตภัณฑ์ของคุณด้วยเหตุผลหนึ่งประการ แต่การให้ความรู้เกี่ยวกับศักยภาพของผลิตภัณฑ์ของคุณอย่างเต็มที่ทำให้พวกเขารู้สึกราวกับว่าพวกเขากำลังได้รับประโยชน์จากความคุ้มค่าเงินอย่างจริงจังและเปิดประตูมากมายที่พวกเขาสามารถใช้ประสบการณ์ผลิตภัณฑ์ของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด .

ยิ่งผู้ใช้ของคุณมีการศึกษามากเท่าไร พวกเขาก็จะยิ่งมีส่วนร่วมและโต้ตอบกับผลิตภัณฑ์ของคุณมากเท่านั้น และพวกเขาจะค้นพบธุรกิจของคุณมีคุณค่ามากขึ้น นี่คือวิธีสร้างลูกค้าที่ภักดีและกลับมาซื้อซ้ำ!

2. ช่วยประหยัดเวลา

เช่นเดียวกับเอกสารผลิตภัณฑ์ที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยประหยัดเวลา และยังช่วยประหยัดเวลาของผู้ใช้อีกด้วย! แทนที่จะติดต่อฝ่ายสนับสนุนลูกค้าหรือค้นหาความช่วยเหลือผ่านฟอรัม พวกเขาสามารถดูเอกสารผลิตภัณฑ์ของคุณและค้นหาคำตอบที่ต้องการได้

เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ที่ดีเป็นอย่างไร

เอาล่ะ มาเข้าสู่แก่นของโพสต์นี้กัน อะไรทำให้เอกสารผลิตภัณฑ์มีประสิทธิภาพ ทำไมคุณพิมพ์รายการคำแนะนำและคำถามที่พบบ่อยแล้วดำเนินการให้เสร็จสิ้นไม่ได้

ในทางทฤษฎี คุณทำได้ แต่มันไม่มีประโยชน์กับคุณ อีกครั้ง เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ของคุณเป็นส่วนสำคัญของประสบการณ์การใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณ และไม่สามารถระบุได้เพียงพอ ทั้งสองช่วยเสริมซึ่งกันและกัน แทนที่จะเป็นเอกสารที่เป็นเพียงอุปกรณ์เสริมหรืออุปกรณ์เสริมเพิ่มเติม

มีบางสิ่งที่สร้างเอกสารผลิตภัณฑ์ที่ดี:

1. หาง่าย

เอกสารผลิตภัณฑ์ควรเป็นเรื่องง่ายสำหรับลูกค้าที่จะค้นหา สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือให้ลูกค้าเลิกพยายามค้นหาคำตอบเพราะไม่สามารถค้นหาเอกสารของคุณได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงได้ง่ายจากเว็บไซต์ อินเทอร์เฟซผลิตภัณฑ์ หรือบรรจุภัณฑ์ของคุณ

2. ครอบคลุม

เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ควรมีความครอบคลุมและครอบคลุมคุณลักษณะที่สำคัญของผลิตภัณฑ์และกรณีการใช้งานทั้งหมด หากคุณมีผลิตภัณฑ์ที่ซับซ้อน ให้พิจารณาสร้างเอกสารหลายระดับ (เช่น ระดับเริ่มต้น ระดับกลาง และขั้นสูง) เพื่อให้ลูกค้าค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ง่ายขึ้น

นี่คือที่มาของฐานความรู้ดิจิทัลที่มีรายละเอียดกว้างขวางและใช้งานได้ง่าย คุณไม่สามารถมีคู่มือที่หนาเท่ากับหนังสือที่จัดส่งควบคู่ไปกับพวกเขาสำหรับผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้ คุณต้องหาสมดุลที่เหมาะสมกับคุณ กลุ่มเป้าหมาย และผลิตภัณฑ์เฉพาะของคุณ

3. เป็นปัจจุบัน

เอกสารประกอบของผลิตภัณฑ์ควรได้รับการอัปเดตด้วยการเปลี่ยนแปลงล่าสุดในผลิตภัณฑ์ของคุณ หากคุณเผยแพร่คุณลักษณะใหม่หรือเปลี่ยนแปลงคุณลักษณะที่มีอยู่ โปรดอัปเดตเอกสารของคุณตามนั้น ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าลูกค้าจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณเสมอ

4. มันเขียนได้ดี

เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ควรเขียนได้ดีและปราศจากศัพท์แสงทางเทคนิค โปรดจำไว้ว่าเอกสารของคุณน่าจะเป็นความประทับใจแรกที่ลูกค้ามีต่อผลิตภัณฑ์ของคุณ ดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารมีความชัดเจนและรัดกุม

คุณไม่ต้องการให้ผู้ใช้ทำงานหนักเกินไปหรือทำให้พวกเขาเครียดเพราะไม่เข้าใจว่าต้องทำอย่างไร แม้ว่าคำแนะนำแบบ Flatpack ของ Ikea จะมีชื่อเสียงเพียงเล็กน้อยในทางที่ตลก แต่ก็ใช้ไม่ได้กับทุกธุรกิจ

ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้ SaaS ไม่ต้องการพยายามหาวิธีทำให้สิ่งต่างๆ ทำงาน พวกเขาเข้าใจว่ามีช่วงการเรียนรู้ แต่พวกเขาต้องการเข้าร่วมโดยเร็วที่สุด

สำหรับธุรกิจ นี่คือสิ่งที่คุณต้องการเช่นกัน ลูกค้าที่มีความสุขและใช้งานได้จริงซึ่งรวมเข้ากับธุรกิจของคุณได้อย่างง่ายดายที่สุด มันขึ้นอยู่กับคุณที่จะทำให้สิ่งนั้นเกิดขึ้น

นอกจากนี้เคล็ดลับด้านบนเล็กน้อยที่นี่

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเขียนถึงกลุ่มเป้าหมายของคุณ หากคุณกำลังเขียนคำแนะนำสำหรับเกมกระดานสำหรับเด็ก คุณจะต้องเขียนในลักษณะที่พวกเขาเข้าใจ ซึ่งแตกต่างอย่างมากกับวิธีการเขียนคำแนะนำสำหรับซอฟต์แวร์บัญชี เป็นต้น

วิธีสร้างเอกสารผลิตภัณฑ์ที่ประสบความสำเร็จของคุณ

ฉันสามารถจัดทำคู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับวิธีการจัดทำเอกสารผลิตภัณฑ์ในคำแนะนำทีละขั้นตอน แต่ความจริงก็คือมีตัวแปรมากมาย สิ่งที่ใช้ได้ผลกับผลิตภัณฑ์ของธุรกิจคู่แข่งอาจไม่เหมาะกับคุณในแง่ของรูปแบบและการออกแบบ

ผลิตภัณฑ์บางอย่างต้องใช้คู่มือตามตัวอักษร (เช่น เครื่องพิมพ์สำหรับการผลิตในระดับโรงงาน) และบางผลิตภัณฑ์อาจใช้บัตรคำศัพท์ง่ายๆ ที่มีประเด็นที่ต้องทราบ มันขึ้นอยู่กับคุณ.

อย่างไรก็ตาม การสร้างเอกสารผลิตภัณฑ์ให้ประสบความสำเร็จไม่จำเป็นต้องซับซ้อน เพียงทำตามคำแนะนำง่ายๆ เหล่านี้เพื่อช่วยคุณในกระบวนการ

1. จัดระเบียบ

เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ควรมีการจัดระเบียบที่ดีและใช้งานง่าย พิจารณาใช้หัวเรื่อง หัวเรื่องย่อย และสารบัญเพื่อช่วยให้ลูกค้าพบสิ่งที่พวกเขากำลังมองหา

2. ทำให้เป็นภาพ

เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ควรมีความดึงดูดสายตาและเข้าใจง่าย ใช้รูปภาพ ภาพหน้าจอ และวิดีโอเพื่อเสริมข้อความของคุณและช่วยอธิบายแนวคิดที่ซับซ้อน โปรดจำไว้ว่า เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ที่ดีคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการถ่ายทอดข้อมูลที่มีค่ามากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในวิธีที่ง่ายที่สุด ดังนั้นควรใช้รูปภาพเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้

3. ใช้เครื่องมือที่เหมาะสม

แม้ว่าคุณจะสามารถเปิดเอกสาร Word เพื่อเขียนเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ของคุณได้ แต่คุณจะต้องใช้เอกสารดังกล่าวเพื่อดูส่วนนั้น ซึ่งหมายความว่าคุณควรใช้เครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อสร้างเอกสารในอุดมคติที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์

นี่คือเครื่องมือบางอย่างที่อาจช่วยได้:

• เครื่องมือสร้างเอกสาร เช่น Docsie เพื่อช่วยปรับปรุงและทำให้กระบวนการแบบ end-to-end ทั้งหมดเป็นไปอย่างอัตโนมัติ
• เครื่องมือเขียน AI เช่น Jasper เพื่อช่วยเขียนเนื้อหา
• Piktochart สำหรับสร้างกราฟิกและภาพ
• เครื่องมือเช่น Grammarly สำหรับตรวจสอบความถูกต้องและความเป็นมืออาชีพของเนื้อหาขั้นสุดท้าย

4. เขียนเพื่อผู้ชมของคุณ

เอกสารผลิตภัณฑ์ควรเขียนขึ้นสำหรับกลุ่มเป้าหมายของคุณ หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงทางเทคนิคหรือภาษาที่ซับซ้อนเกินไป ให้เน้นที่การทำให้เอกสารของคุณชัดเจนและรัดกุม

5. ให้มันถึงวันที่

เอกสารประกอบของผลิตภัณฑ์ควรได้รับการอัปเดตด้วยการเปลี่ยนแปลงล่าสุดในผลิตภัณฑ์ของคุณ ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าลูกค้าจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณเสมอ การดำเนินการนี้อาจใช้เวลา แต่ตราบใดที่คุณจัดระเบียบและมีประสิทธิผลด้วยแนวทางของคุณ คุณควรจะสามารถค้นหาเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะกับคุณได้

ไปยังคุณ

เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจและลูกค้า

การตอบคำถามและปัญหาทั่วไปสามารถเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าและกลับมาทำธุรกิจซ้ำได้ การสร้างเอกสารผลิตภัณฑ์ที่ประสบความสำเร็จนั้นไม่ใช่เรื่องยาก แต่ต้องมีการวางแผนและความพยายาม

เป็นเชิงรุกในแนวทางของคุณ และคุณสามารถมั่นใจได้ว่าจะได้รับประโยชน์มากมายจากเอกสารประกอบของผลิตภัณฑ์