İş Toplantıları: Kaçınmanız Gereken 7 Şey

İş toplantıları dolu olabilir. Hepimiz geç başlayan, konuyu saptıran, tartışmalara neden olan ve mantıklı bir sonuca varmayan toplantılara gitmişizdir. Ancak böyle olmak zorunda değil – iyi bir toplantı düzenlemek bir sanattır ve herkes öğrenebilir.

Bunu akılda tutarak, bu makalede gerçek ve olumlu sonuçlar veren toplantılar yürütmek için kaçınmanız gereken yedi şeyi gözden geçireceğiz.

Hadi çatlayalım!

1. Gereksiz Toplantılar

Dikkate alınması gereken ilk şeyden başlayarak – bir toplantıyı aramadan önce, gerçekten bir toplantı yapmanız gerekip gerekmediğine karar verin. Anlamsız bir toplantıya sahip olmak sadece sizin zaman kaybınız değil, katılan herkesin zaman kaybıdır.

Harvard Business Review'da, bir toplantının doğru seçim olup olmadığını belirlemenize yardımcı olmak için kullanılabilecek küçük, hoş bir karar ağacı içeren bir makale vardır.

Ayrıca, toplantıya davet etmeyi düşündüğünüz kişilerin girdilerine ihtiyacınız olduğundan emin olun. Gerçekten dışarıdan geri bildirime ihtiyacınız olduğunu düşünüyorsanız, neye ihtiyacınız olduğunu ve ilerlemek için ihtiyacınız olan bilgiye kimin sahip olduğunu belirleyin.

Toplantıyı büyütmek ve daha önemli görünmek için gereksiz insanları davet etmeyin. Yalnızca ilerlemenize yardımcı olabilecek kişileri davet etmek çok daha verimlidir. Ayrıca, katkısı gerekmeyen diğer kişilerin işlerine devam etmelerine izin verir.

2. Kişiselleşmek

İş toplantıları sadece iş hakkındadır. Katılanların çoğu, konunun başında kalmak için herkese bir hatırlatmayı takdir edecektir.

Katılan herkesin inançlarını, beğenilerini ve hoşlanmadıklarını bilmiyorsanız, bilinmeyen kişisel hikayeler alanına girmenin tehlikeli olduğunu unutmayın. Verimli ve olumlu bir toplantı istiyorsanız, önemli konulara bağlı kalın ve katılımcıların da bunu yaptığından emin olun.

Konunun dışına çıkmadığınızdan emin olarak, kimsenin yapmamasını sağlamak için daha iyi bir konumdasınız. Bu konuda kararlı olun ve konuşmacılara toplantı konularına odaklanmalarını hatırlatarak kişisel hikayeleri çabucak kesin.

3. Zaman Kaybı

Geç başlayan veya zamanla biten toplantılar, toplantıya katılanların varlığının belasıdır. Bu ıstırabı kendinize yaşatmaktan kaçınmak için, toplantınızın zamanında başlayacağını açıkça belirtin ve ardından söze sadık kalın. Ayrıca, beş dakikadan fazla geç kalan hiç kimsenin derhal katılımı teşvik etmek için içeri alınmayacağını da bildirebilirsiniz.

Birisi toplantıya katılıp katılmadığını size bildirmek için yanıt vermediyse, proaktif olmak ve kendinizi kontrol etmek veya kesin olarak öğrenmek için birini görevlendirmek daha iyidir.

Ayırdığınız zaman içinde temizleyebileceğiniz bir gündem belirleyin ve buna bağlı kalın. Ayrıca, toplantıyı bölün, böylece her nokta kendisine makul bir süre atanır, herkese bu zaman ölçeğinin ne olduğunu söyleyin ve süre dolduğunda devam edin.

İzin verilen sürede gerçekten çözülmemiş sorunlar varsa, bunları çözebilecek kişilerle bir takip planlayın.

4. Kanatlamak

Bir iş toplantısı söz konusu olduğunda hazırlık her şeydir - önceden belirlenmiş bir yapı olmadan bir toplantı yapmak sorunlara davetiye çıkarır. Tartışmak istediklerinizle alakalı olsun ya da olmasın, herkesin kendi evcil hayvan konularını getirdiğini ve herhangi bir iyi fikrin gürültüde boğulabileceğini göreceksiniz.

Tartışma konularını belirlemek için katılımcılarla önceden çalışın ve bunlardan bir gündem oluşturun ve dağıtın, böylece herkes toplantının tam olarak neyi kapsayacağını bilir.

Toplantıdan önce dağıtabileceğiniz bir gündeminiz varsa, hazırlayabilirsiniz ve katılacak olanlar da olabilir. Daha sonra bireylerle resmi olmayan toplantı öncesi sohbetler yapabilir ve ilk geri bildirimlerine göre yanıtlarını planlayabilirsiniz.

5. Yüzleşme

Toplantılarda sağlıklı tartışma harika bir şeydir, ancak işlerin kontrolden çıkması kolaydır. Toplantılar genellikle çok farklı kişiliklere sahip insanları içerir ve tartışmalar ortaya çıkabilir. Bu, verimli bir toplantı için ölüm çanı olabilir, bu nedenle çatışma çıkmadığından emin olmak için çalışın.

Saygılı bir ton alırsanız, diğerleri de aynısını yapacaktır. Bu nedenle, birisi her oyuncağı çocuk arabasından atıyor olsa bile, sohbette yetişkin olun ve onunla sakin ama kararlı bir şekilde ilgilenin.

Birinin rahatsız edici olabileceğini biliyorsanız, önceden bir söz söylemeye çalışın ve beklediğiniz davranışı ana hatlarıyla belirtin. Toplantının kendisinde, bireysel katkılar için zaman sınırları belirleyin, böylece birisi favori bir şikayete girerse, onunla hemen ilgilenebilirsiniz.

'Biz' ve 'bizim' gibi grup isimlerini kullanarak ve ortak zorlukları veya zaferleri vurgulayarak fikir birliği oluşturmaya çalışın. Kontrolü elinize alın – toplantıyı suçlamak için kullanmayın ve kişisel saldırılara müsamaha göstermeyin. Tonunuz ne kadar tarafsız olursa, kişisel görüşlerinizi açığa vurmak için başkalarına o kadar az koz verirsiniz.

6. Ayrılma

Genellikle toplantıdan ayrılan ve kendi aralarında sohbet etmeye başlayan bir veya iki kişi bulacaksınız. Bu son derece yıkıcı ve ele alınması gerekiyor.

Gerekirse, küçük sohbetlerine odaklanmak için toplantıyı durdurun - bu onların dikkatini çekecektir. Elinizde olduğunda, ana tartışmaya katkılarını isteyin ve tekrar yollarını kaybetmemelerini sağlamak için düzenli aralıklarla onlara geri dönmeye devam edin.

İnsanlardan telefonlarını kapatmalarını isteyin. Bir ölüm kalım durumu olmadıkça veya eşleri doğum yapmak üzere olmadıkça, bir saat kadar telefonsuz kalmak bir felaket olmayacaktır. Masanın etrafındaki herkes sürekli e-postalarına bakıyorsa, çoğu toplantı için çok fazla dikkat dağıtır.

7. Takip Etmemek

Pek çok toplantı kendiliğinden sona erer - ve sona erdiğinde, insanlar nadiren odaya girdiklerinden daha akıllı olurlar. Bu büyük bir utanç, çünkü bir toplantının gerekliliğini ve ne tartışmak istediğinizi dikkatlice düşündüyseniz, eyleme geçirilebilir sonuçlar almayı umacaksınız.

Bunları başarmak için, bir dizi 'paket servis' noktası oluşturmanız gerekir - belirli sorunların çözülmesinden veya sonuçlara ulaşıldığından emin olmaktan kimin sorumlu olduğuna ilişkin ayrıntılar da dahil olmak üzere, tartışmalar sırasında üzerinde anlaşmaya varılan eylemlerin bir listesi.

Son olarak, toplantı sırasında notlar alın. Gündemdeki her nokta bir sonuca varmalı - ve katılanların katkıları ve mutabakatı varken bunu yazmalısınız.

Toplantıdan sonra, bu eylemleri ve sahiplerini ortaya koyan bir etkinlik sonrası raporu yazın ve katılan herkese dağıtın. Daha sonra planlarınızın programa uygun olduğundan emin olmak için bir kontrol listesi olarak kullanabilirsiniz.

Çözüm

Etkili ve verimli bir iş toplantısı yapmak, bir işi yürütmek için önemli bir araçtır, ancak hata yapmak çok kolaydır. İyi bir toplantı sağlamak için şunları yapmalısınız:

1. Gerçekten bir toplantıya ihtiyacınız olup olmadığını analiz edin.
2. Kişisel sorunlardan uzak durun.
3. Zamanı yanlış yönetmekten kaçının.
4. Önceden iyi hazırlanın.
5. Yüzleşmeyi önleyin.
6. Katılımı teşvik edin.
7. Toplantıyı özetlemeyi unutmayın.

Toplantılarda nelerden kaçınılması gerektiğine dair bir fikriniz var mı? Aşağıdaki yorumlar bölümünde bize bildirin!