Ödenecek Hesaplar Nedir? Süreç ve Avantajlar

“Ödenecek hesaplar”, herhangi bir işletmenin finansmanını yönetirken sıkça duyacağınız bir terimdir. Ticari işlemlerin sonuçlandırılmasında oynadığı önemli rol nedeniyle, herhangi bir işletme sahibi, bunun ne anlama geldiği ve kendi işine nasıl uygulanacağı konusunda net bir fikre sahip olmalıdır. Bu makalede, size borç hesaplarının ayrıntılı bir açıklamasını sunuyoruz ve borç hesaplarınızı yönetmeye ilişkin bazı pratik ipuçlarını paylaşıyoruz.

Ödenecek hesaplar terimi, finansal muhasebeden kaynaklanır ve hizmetlerin alacaklılar tarafından faturalandırılmasıyla ilgilenen muhasebe alt kategorisini ifade eder - örneğin, bir şirket için çalışan tedarikçiler, satıcılar veya hizmet sağlayıcılar (geçici veya geçici olarak). Borç hesapları, bir şirketin müşterilerine veya diğer işletmelere sunduğu hizmetleri kaydeden ve işleyen alacak hesaplarının aksine.

Ödenecek hesapların genel amacı, iyi satıcı ilişkilerini sürdürmektir. Ödenecek hesaplar her zaman satın alma ile yakın koordinasyon içinde çalışır ve tüm açık faturaların takibi ve zamanında ödenmesi gibi önemli bir görev için geçerlidir. Ürün ve hizmetlerin zamanında teslim edilmesini ve satın alma sürecinin sorunsuz işlemesini sağlamanın tek yolu budur.

Çok sayıda ödenecek hesapla uğraşmak zorunda olanlar sadece büyük şirketler değil. Açık bir borç hesapları sistemi, yeni başlayanların ve küçük işletmelerin her şeyi takip etmesine yardımcı olur. Ne de olsa, gecikmiş para cezalarını ödemek veya memnun olmayan tedarikçilerle uğraşmaktan daha sinir bozucu bir şey yoktur.

Bu ilk anlayışa dayanarak, şimdi ödenecek hesapları daha derinlemesine inceleyelim!

Borç Hesapları (AP) nedir?

Ödenecek hesaplar (AP), alınan ancak henüz ödenmemiş mal veya hizmetler için bir kuruluşun satıcılarına veya tedarikçilerine borçlu olduğu tutarlardır. Muhasebede, AP, bir şirketin alacaklılarına veya tedarikçilerine kısa vadeli bir borcu ödeme yükümlülüğünü temsil eden defteri kebir içindeki bir hesaptır.

AP ayrıca, şirketin tedarikçilere ve diğer alacaklılara borçlu olduğu ödemeleri yapmaktan sorumlu olan iş departmanına veya bölüme atıfta bulunabilir . Bu nedenle, AP'yi yönetmekten AP sorumludur! Bu makalede terimin her iki kullanımını da ele alacağız.

Bir şirket içinde, ödenecek hesaplar satın almayla yakından bağlantılıdır; dış tedarikçilere ve hizmet sağlayıcılara, bunların hizmet yelpazesine ve sipariş işleme türlerine genel bir bakış içerir. Büyük bir kuruluşta, gelen faturalarla ilgili süreçlerle ilgilenen ayrı bir borç hesapları departmanı olabilirken, daha küçük işletmelerde bu, muhasebeci/muhasebe ekibinin bir işlevidir. Bunu yaparken, tedarikçinin tam şirket adını, adresini, vergi kodunu ve gerekirse indirimler, ödeme koşulları ve düzenli olarak verilen indirimler gibi diğer verileri kaydederler.

Borç Hesapları Süreci

Bir kuruluş tedarikçilerinden faturaları aldığında, basılı kopyalar olması durumunda tarihi belgelemek için genellikle bir makbuz damgası ile sayfalandırılır veya çevrimiçi faturaları izlemek için dijital bir sistem kullanılır. Borç hesapları ayrıca gelen her faturaya benzersiz bir sıra numarası sağlar. Daha sonra, fiili doğruluğu ve faturalanan doğru miktarı sağlamak için bir kontrol gereklidir. Daha büyük şirketlerde, borç hesapları memurları, ilgili mal ve hizmetlerin siparişinden sorumlu ilgili departmanlarla yakın bir şekilde çalışır. Fatura doğrulamasının sonucu, doğrudan gelen fatura üzerinde bir onay işareti ve isim kısaltması ile belgelenir.

Borç hesapları, gelen tüm faturaların zamanında ödenmesini sağlar. Nakit indirimler, indirimler veya kalite kusurları için herhangi bir kesinti yapıldığından emin olmak için de özen gösterilmelidir. Daha büyük şirketlerde, borç hesapları memurları, ikili kontrol ilkesine uygunluğu sağlamak için başka bir çalışanın imzalaması gereken bir ödeme teklif listesi derler. Bu liste alacaklıların banka bilgilerini ve aktarılacak tutarları içerir. Bugün, banka havaleleri neredeyse yalnızca çevrimiçi olarak yapılıyor ve daha büyük hacimler söz konusu olduğunda, API'ler aracılığıyla otomatik veri alışverişi yapılıyor.

Borç hesapları departmanı, gelen faturanın hesap atamasını da yönetir. İlgili satıcı hesabını ve bir gider hesabını adresleyen kayıt kaydını oluşturur. Bu görev özellikle önemlidir, çünkü yalnızca gelen faturayı doğru gider hesaplarına tahsis etmek, anlamlı maliyet-performans muhasebesi ve kontrolünün mümkün olmasını sağlar. Kayıt yapılırken, genellikle satıcıların ana verilerinde saklanan kontrol anahtarı dikkate alınmalıdır. Tedarikçiler mal ve hizmetlerini Katma Değer Vergisi (KDV), satış vergisi vb. vergiler ile faturalandırırlar. KDV olması durumunda, alıcı firma bu şekilde fatura edilen KDV tutarlarını ödenecek vergiden girdi vergisi olarak düşebilir. sorumluluk. Sonuç olarak, gelen faturalardaki KDV, işletmenin kazancını etkilemeyen geçici bir kalem haline gelir.

Borç Hesapları Biriminin Görevleri

Yukarıda açıklandığı gibi, borç hesapları sürecinin bir kuruluş içinde çok sistematik ve organize olması gerekir . Borç hesapları iş akışının en kritik görevlerinden biri, satıcıların ve tedarikçilerin şirkete verdiği faturaları işlemek: satıcı faturaları veya gelen faturalar (bunlara Hiveage'da 'Faturalar' diyoruz).

Borç hesapları bölümünün temel görevleri ayrıca şunları içerir:

• Satıcı ana kayıt bakımı
• Satıcı fatura doğrulaması ve hesap ataması
• Satıcı faturalarının girişi
• Açık öğelerin yönetimi
• Ödemelerin ve ödemelerin yapılması

Borç Hesaplarından Bir Örnek: Seyahat Giderleri Muhasebesi

Borç hesaplarında sıklıkla meydana gelen faaliyetlerden biri, bir şirket çalışanlarının iş seyahatleri için sunduğu seyahat gider raporlarının işlenmesidir. Bu geri ödemeler, belirli yasal gereksinimlere, özellikle vergi gereksinimlerine bağlıdır; diğer yandan, şirket içi düzenlemeler, tabii ki, borç hesapları departmanının dikkate alması gereken, çalışan(lar) için daha uygun olan ek anlaşmalar içerebilir. Burada, ayrı ayrı kalemleri kontrol etmek, gerekirse ek makbuz talep etmek, yeni bir makbuz düzenlenmesini talep etmek veya geri ödenmeyen giderleri reddetmek borç hesapları bölümünün görevidir. Son olarak, tüm makbuzlarla birlikte doğru girilen seyahat gider raporu kontrol edilir ve ardından ödeme talimatı verilir.

Borç Hesapları Otomasyonunun Faydaları

Borç hesaplarını otomatikleştirmek ve manuel veri girişini azaltmak, işletmelere birçok yönden yardımcı olabilir. Aşağıda, herhangi bir işletmeye yardımcı olabileceğini düşündüğümüz AP otomasyon yazılımının en önemli avantajları bulunmaktadır:

Kapsamlı Maliyet Tasarrufu

AP otomasyonu, kapsamlı ve kapsamlı maliyet tasarrufu sağlar. Şirketler, fatura verilerinin alınması ve manuel işleme ile ilgili işçilik maliyetlerinin azaltılmasına ek olarak, tedarikçiler için self servis portallardan, mükerrer faturalarda (ve mükerrer ödemelerde) azalmadan, artan nakit iskontosu kazançlarından (örneğin, erken ödeme indirimleri) ve geç ödeme nedeniyle gecikme ücretlerinin ortadan kaldırılması.

Nakit Akışı Optimizasyonu

Manuel süreçleri azaltan otomatik bir borç hesapları süreci, beklenen nakit ihtiyaçlarının doğru bir şekilde planlanmasını sağlar. Süreç görünürlüğü, ödenecek hesapların önceliklerini nakit akışını en çok etkileyen faaliyetlere odaklamasına olanak tanır. Sonuç olarak, tüm faturalar zamanında ödenebilir ve dinamik nakit indirimi, tedarikçilere önemli yıllık getiriler sağlayabilen ödeme indirimleri karşılığında daha zamanında ödemeler sunar. Otomasyon olmadan dinamik nakit indirimi mümkün olmayabilir.

Satıcılarla Geliştirilmiş İlişkiler

Borç hesapları, dahili ve harici olarak geniş bir müşteri tabanına ulaşmalıdır. Manuel işlem, genellikle deşifre edilmesi zor olan formlarla posta ve e-posta alışverişi gerektirir. Otomatikleştirilmiş bir süreç, satıcı sorgularının, açık öğelerin ve onayların tarayıcı tabanlı işlenmesini basitleştirir. Prosedürler, kurumsal güvenlik standartlarını içerirken masaüstü bilgisayarlarda, tabletlerde ve mobil cihazlarda mevcuttur. Satıcılarla hızlı eylem ve iletişim, bir işi büyütmek için gerekli olan iyi niyet ve uzun vadeli ilişkileri kesinlikle geliştirecektir.

Görünürlüğü Optimize Edin

Merkezi makbuz, anında yakalama, çıkarma, doğrulama ve tüm fatura türleri için verilerin yönlendirilmesi, borçların doğru bir şekilde kaydedilmesini sağlar. Her adımı ve sürece dahil olan her çalışanı doğrulamak için eksiksiz bir yol oluşturulur. Aynı zamanda, yönetim olası sorunları ortaya çıktıkça ve ortaya çıktıkça çözebilir. Çalışanlar, finansal yönetim ekipleri ve tedarikçilerin faturalara ve ödeme kayıtlarına kendi self servis erişimleri olduğu için sorgular ve karşılıklı iletişim ortadan kalkar.

İyileştirilmiş İç Kontroller ve Süreçler

Ortaya çıkan düzenlemeler nedeniyle dünyanın elektronik faturalandırma biçimlerine geçmesiyle birlikte, dolandırıcılığı önlemek ve finansal sonuçların bütünlüğünü sağlamak için iç kontrollere sıkı sıkıya bağlı kalmak giderek daha önemli hale geldi. Bu, borç hesaplarının sorumluluklarının kapsamını genişletmiştir. Bu tür kontrolleri manuel bir süreçle güvenilir bir şekilde uygulamak neredeyse imkansızdır. Manuel AP süreçlerine sahip kuruluşlar, uyumluluğu sağlama konusunda sınırlı yeteneğe sahipken daha fazla maliyet ekleyen denetimlere güvenir. Otomatik sürece gömülü kurallarla, borç hesapları, iş akışlarının sorunsuz çalışmasını sağlamak için gereken uyumluluk yükünü, maliyeti ve değerli zamanı azaltabilir.

Kalite iyileştirme

ERP (kurumsal kaynak planlama sistemleri) verilerine göre doğrulayan yüksek kaliteli fatura verileriyle otomatikleştirilmiş bir iş akışı, doğruluğu garanti eder ve işletmelerin hatalardan (veri girişi hataları ve insan hatası dahil), gecikmelerden ve gereksiz maliyetlerden kaçınmasına yardımcı olabilir. Uygun adımları gerektiren istisnalar durumunda, bu, ayrı bir süreç yerine iş akışı içinde yapılır. Bu tür ayrı süreçler genellikle pahalıdır, kontrolsüzdür, test edilmemiştir ve uyum olmadan gerçekleşir.

Operasyonel Esneklik

Borç hesapları süreçleri iş stratejisini desteklemelidir. Bu, büyüme veya satın almalar sonucunda artan işlem hacmi anlamına gelebilir. Otomatikleştirilmiş bir süreçte "geçiş yapmak", büyük ölçüde manuel ve standartlaştırılmamış bir süreçte artan işçilik maliyetlerinden çok daha az maliyetlidir. Otomasyon ayrıca işlevleri dışarıdan temin etmeyi de kolaylaştırır. Birleşme ve satın alma durumunda süreç kolaylıkla genişletilebilir ve düşük maliyetle verimlilik sağlanır.

Hiveage ile Ödenecek Basitleştirilmiş Hesaplar

Bir faturalama hizmeti olarak Hiveage, gelen faturalarınızı takip etme ve etkin bir şekilde düzenleme olanağı sunar. Gelen faturalara Hiveage'da 'Fatura' denir. Faturalar özelliğini kullanarak, kendi küçük borçlar departmanınız olan satıcı ve tedarikçilerinizden aldığınız faturaları kaydedebilirsiniz.

Satıcı adı, adres, ürün ayrıntıları ve vergiler gibi temel bilgileri doldurarak başlayın. Orijinal faturayı, tüm kayıtlarınızı tek bir yerde düzenlemenize yardımcı olan Hiveage içindeki bir faturaya da ekleyebilirsiniz.

Hesaplarınızı yöneten bir ekibe sahip daha büyük bir işletmeyseniz, ödemeler için onaylanmadan önce ekibinizdeki başka birinin faturaları incelemesini sağlamak için ikili kontrole sahip olmak isteyebilirsiniz. Onaylar 'Ödenecek Olarak İşaretle' seçeneği kullanılarak yapılabilir. Faturalar 'Ödenecek' olarak işaretlendiğinde, Satıcı adına göre düzenlenen 'Ödenecek Hesaplar' bölümünün altında Gösterge Tablosunda görünmeye başlayacak ve her bir satıcıya ödenmesi gereken toplam tutarları takip etmenize yardımcı olacaktır.

Satıcı hesaplarına vadesi gelen ödemeler yapıldıktan sonra ödeme bilgilerini ekleyerek faturaları güncelleyebilirsiniz. Bu adımla Hiveage içindeki borç hesapları iş akışını tamamlayacak ve Dashboard'dan bakiyeleri sileceksiniz.

Hesap ödeme sürecinizi basitleştirmek ve gönül rahatlığının tadını çıkarmak için Hiveage'de 14 günlük tam özellikli ücretsiz denemeniz için bugün kaydolun. Sezgisel ve kullanımı kolay iş akışlarımızla, borç hesapları sürecinin karmaşık ve hantal olması gerekmediğini anlayacaksınız. Mutlu fatura!

Borç Hesaplarının Yararları Hakkında SSS

Borç hesapları otomasyonunun ana avantajı nedir?

Borç hesapları otomasyon yazılımı, faturalandırma ve ödeme işlemlerini tek bir dijital platform üzerinden yönetmeyi kolaylaştırır. Hem finansal süreçler hem de veri toplama üzerinde daha net görünürlük ve daha fazla kontrol sunar.

Ödenecek hesapların en önemli hedefleri nelerdir?

Borç hesaplarının amaçları şunları içerir: satıcı ödemelerini zamanında yapmak, doğru verileri sürdürmek, tedarikçilerle olumlu ilişkileri sürdürmek ve paradan tasarruf etmenin ve kârlılığı iyileştirmenin yollarını araştırmak.

AP Sürecinin temel işlevleri nelerdir?

Temel AP süreçleri şunları içerir: Hesaplama, ticari işlemlerin kaydedilmesi, fatura işleme ve kayıtların tutulmasında kullanılmak üzere mali verilerin doğrulanması.