Uyum ve Zaman Yönetimini İyileştirerek İş Büyümesine Nasıl Ulaşılır: Kanada Restorasyon Hizmetleri Örnek Olay İncelemesi

Macun, çivi, çekiç, tahta, yapıştırıcı, metal levha. Ev ve ofis restorasyonu söz konusu olduğunda, ticaretin araçları iyice yerleşmiştir; ya da en azından öyleydiler. Yakın zamana kadar, bir profesyonel olarak kabul edilmek ve başarılı bir iş yürütmek için bunları kullanmakta iyi olmanız yeterliydi. Ancak, zaman değişiyor. Günümüzde teknoloji günlük hayatımızın içine yerleşmiş durumdadır. Kendimizi teknolojimiz olmadan zar zor hayal edebiliyoruz ve onu elimizden almak ciddi bir değişimi zorunlu kılacaktır.

Bununla birlikte, teknoloji her yerde olmasına ve günlük hayatımızın bir parçası olmasına rağmen, iş yeni teknolojiler getirmeye geldiğinde birçok yerel işletme hala korkuyor. Teknolojinin bir işletmeyi ileriye taşıyabileceği bir sır değil, ancak onu nasıl kullanacağınızı biliyorsanız. Bu nedenle birçok geleneksel işletme, “çevrimiçi ortama taşımak” yerine hâlâ kalem ve kağıt kullanmayı tercih ediyor.

Değişim korkutucu ama değişimi görmezden gelmek daha da korkutucu olabilir. Yavaş ama emin adımlarla inşaat sektörü değişiyor ve daha teknolojik hale geliyor. Değişim, "Yalın İnşaat" terimini ve metodolojisini tanıtan büyük endüstri oyuncularıyla başladı. İnşaat firmalarının müşteri ihtiyaçlarını ön planda tutarak hızlı ve etkin bir şekilde faaliyet gösterdikleri bir yöntemdir. Yalın inşaat metodolojilerini uygulamanın en yaygın yollarından biri, daha sorunsuz iş süreçleri oluşturmak için (ucuz) bilgisayar yazılımı kullanmaktır.

Yalın inşaat aslında yaklaşık 25 yıldır var, ancak son zamanlarda yerel işletmelere de güvenle damlamaya başladı. Örneğin, 2012 itibariyle, Kuzey Amerika inşaat şirketlerinin yaklaşık %50'si proje tahminleri oluşturmak için yazılım kullanıyor ve bu rakam her yıl yaklaşık %10 artıyor.

Önce Pazarlama

Bu, Yalın İnşaat yöntemleriyle ilgili bir ders değildir. Bunun yerine, konsepti varsayımsal buluttan kaldırıma indirmek istiyoruz. Yerel inşaat şirketlerinin karşılaştığı zorluklar, çalışma biçimlerinin tamamen elden geçirilmesini gerektirmez ve sürdüremez. Endüstride devrim yaratma şeklindeki asil ama yüce hedefi gerçekleştirmeye çalışmadan önce, günlük süreçleri daha az zaman alan ve daha üretken hale getirelim.

Bahsettiğimiz gibi, inşaat yazılımı işletmelerin verimliliği artırmasına yardımcı olabilir. Yine de çoğu inşaat yazılımı pahalıdır ve kullanımı zordur. Bu, yerel şirketleri uygulamaktan uzak tuttu. Yazılım penetrasyonunun derin olduğu yer pazarlamadır. Pazarlama, genellikle küçük işletmelerin yeni teknolojiyi entegre ettiği ilk alanlardan biridir.

Neden? Çünkü yeni teknolojiye yaptığınız yatırımın hemen geri dönüşünü görebilirsiniz (ya da görmeyebilirsiniz). Örneğin, çoğu ev restorasyon hizmeti artık Google'da reklam veriyor. Hatta bazıları SEO (arama motoru optimizasyonu) yapıyor ve aktif bir sosyal medya varlığına sahip.

Pazarlama operasyonlarınızı çevrimiçi hale getirmek nispeten kolay bir karardır. Potansiyel müşterileriniz zaten orada . Ayrıca, pazarlama faaliyetlerinizi kolayca harici bir satıcıya devredebilirsiniz ve yeni bir şey öğrenmenize veya kuruluşunuzu sarsmanıza gerek kalmaz. Arkanıza yaslanın ve telefon aramalarının (veya e-postaların) gelmesini bekleyin.

Ancak profesyonel olmak, bunu sizin yerinize yapması için başkasına para ödemek değildir, bu işi kendi başınıza yapmaktır. Ayrıca, pazarlama faaliyetlerinizi dışarıdan temin edebilirsiniz ancak temel operasyonlarınızı dışarıdan temin edemezsiniz. Yapabileceğiniz şey, kullanımı kolay, uygun fiyatlı ve tüm gereksinimlerinizi karşılayan bir teknoloji bulduğunuz sürece ekibinizin üretkenliğini artırmak için teknolojiyi kullanmaktır .

Kanada Restorasyon Hizmetleri'nin CEO'su ve kurucusu Darren Gradus'a göre, iş gücünün verimliliğini ve üretkenliğini artırmak için Connecteam'in çalışan uygulamasını seçmesine neden olan şey buydu.

Kanada Restorasyonu Hakkında

Canada's Restoration Services, Darren Gradus tarafından kurulmuş bir su, yangın ve küf restorasyon şirketidir. Toronto'daki orijinal kuruluşundan bu yana, yaklaşık 8 yıl önce, Kanada'nın Restorasyon Hizmetleri, Kanada genelinde 6 lokasyonu kapsayan bir şirkete dönüştü: Ottawa, Montreal, Edmonton, Calgary, Vancouver ve Toronto.

Canada Restoration'ın müşterilerinden biri, satıcı olarak Canada Restoration'ı istihdam eden sigorta şirketleridir. Bir sigortacı sigortasını etkinleştirdiğinde ve örneğin bir selden sonra bir bodrum katının restore edilmesini istediğinde, sigorta şirketi işi yapması için Canada Restoration'ı gönderir.

Bir sigorta sağlayıcısı gibi büyük bir müşteriyle çalışmak, Kanada Restorasyon'un çok özel düzenlemelere uyması gerektiği anlamına gelir. Şirketin performansı bu düzenlemelere uyum esas alınarak değerlendirilmektedir.

Bu, tüm çalışanların öncelikle düzenlemelerden haberdar olması gerektiği anlamına gelir. İkincisi, düzenlemelere uyun ve son olarak davranışlarından sorumlu olun. Küçük bir kadroyu yönetirken, bir yönetici personeli ile çok kolay ve hazır bir şekilde iletişim kurabilir ve uyumluluğu doğrulayabilir. Bununla birlikte, personeliniz büyüdükçe, aynı anda her yerde olamazsınız ve konumlar arasında dolaşıp yine de bir işletmeyi yönetip büyütmek giderek daha zor hale gelir.

İş Büyümesi ve İş Süreci

Hızlı büyümenin tadını çıkaran şirketler, genellikle biraz kaotik operasyonlardan da muzdariptir. Vahşi bir at gibi düşünebilirsiniz: At ne kadar hızlı ve güçlüyse, onu kontrol altında tutmak o kadar zor olabilir.

Bizi yanlış anlamayın, hızlı büyüme harikadır ve her işletmenin istediği de budur. Ancak bazı yeni sorunları da beraberinde getiriyor. Örneğin, bazı işletmeler güne tüm iş emirlerinin ekiplere dağıtıldığı günlük 15 dakikalık bir toplantıyla başlar ve ekipler daha sonra lokasyonlarına doğru yola çıkar. Bu süreç 10 kişilik bir inşaat firması için mantıklı olabilir ama 40 veya 60 kişilik bir firma için değişiklik gerekebilir .

Darren Gradus, Kanada Restorasyon Hizmetleri büyüdükçe hizmet düzeyini korumak için bazı değişiklikler yapması gerekeceğini hemen fark etti. Her şeyden önce, uyumluluk Kanada Restorasyon Hizmetleri için büyük bir endişe kaynağı olduğundan, sahada bir çift göze daha ihtiyacı olduğunu anladı. Ancak, kar marjlarını korumak için halihazırda planlananların üzerinde ek işe alımlar bir seçenek değildi.

Connecteam nasıl yardımcı oldu?

Kar marjlarını düşürmeden iş büyümesini yönetmenin ve sürdürmenin bir yolunu arayan birçok işletme teknolojiye yöneliyor. Ve böylece Kanada Restorasyon Hizmetlerinin ihtiyaçlarını karşılayacak teknolojik bir çözüm arayışı başladı. Başarılı çözümün birçok kutucuğu işaretlemesi ve yine de iş açısından mantıklı olacak kadar uygun fiyatlı olması gerekir.

Etkili iletişim, görev yönetimi ve zaman yönetimi sağlarken uyumluluk ve hesap verebilirliği de güvence altına alması gerekir. Harcanan zaman, kullanılan kaynaklar, tamamlanan (veya tamamlanmayan) prosedürler hakkında bilgi sağlayacak yerleşik bir raporlama sistemine sahip olmak da güzel olurdu. Son olarak, çözümün uygulanması hızlı ve kullanımı kolay olması gerekiyordu, aksi takdirde “çözümümüz” çok hızlı bir şekilde “sorun” a dönüşüyor.

Uzun araştırmalardan sonra, Darren nihayet ihtiyaçlarını karşılayacak hepsi bir arada aracı Connecteam ile buldu.

Zaman yönetimi

Zaman yönetimi için, Kanada Restorasyon Hizmetleri, proje başına belirli çalışan vardiyalarında oturum açmak için Connecteam'in GPS özellikli mobil zaman saatini kullanır. Çalışanlar, sahadayken zaman saatlerine ve giriş ve çıkış saatlerine erişmek için Kanada Restorasyon Hizmetleri mobil uygulamasını kullanır .

Ayrıca, vardiyalarıyla birlikte bir ofis yöneticisine otomatik olarak gönderilen etiketler ve notlar da eklerler. Ardından, yöneticinin tüm vardiyalara erişebileceği, düzenleyebileceği ve onaylayabileceği masaüstü "Launch Pad" üzerinde bir zaman çizelgesi oluşturulur. Rapor daha sonra bordro sistemlerine aktarılabilir.

Darren, GPS konumlu mobil zaman saatini kullanarak ekiplerinin her zaman nerede olduğuna dair daha iyi bir genel bakış elde edebildi.

Connecteam'in QuickBooks Online ve Gusto ile entegrasyonu, yöneticilerin %100 doğru maaş bordrosu için zaman çizelgelerini kolayca dışa aktarmasına da olanak tanır.

Uyumluluk İş Akışları

Sigorta şirketleriyle çalışan müteahhitler uyumun kilit nokta olduğunu bilirler ve yönergeler ile düzenlemelerden sapmak işletmeniz için felaket anlamına gelebilir. Yine de uyum, birçok yüklenici için bir sorundur.

Bu, çalışanların uyumlulukla ilgilenmediği veya umursamadığı anlamına gelmez, ancak düzenlemeler hızla değişme eğilimindedir ve özellikle işleri belirli bir şekilde yapmaya alışkınsanız, bunun üzerinde kalmak zordur.

Kanada Restorasyon Hizmetleri, düzenlemelerin ve standartların her çalışana her zaman iletildiğinden emin olmak için Connecteam'in İş Akışı Varlığını kullanarak uyumluluk iş akışları oluşturdu. İş Akışı Varlığı, yöneticilerin ve idarecilerin, bir işin tamamlanmış sayılabilmesi için önce tamamlanması gereken belirli bir iş ilerlemesi oluşturmasına olanak tanır. Mobil uygulama kullanılarak her çalışana iş akışları atanabilir ve daha sonra tamamlamayı detaylandıran bir rapor üretilir.

Bu, yöneticilerin ve idarecilerin, çalışan başına iş ilerlemesini tam olarak görmelerine ve ayrıca kimin neyi yaptığına veya kimin neyi YAPMADIKLARINA ilişkin hesap verebilirlik sağlamasına olanak tanır. Uyumluluk karşılanmadığında kimin sorumlu olduğunu bulmaya çalışmak için artık koşuşturmaca yok.

Doküman yönetimi

Sigorta şirketi satıcıları sadece inşaat profesyonelleri değil, aynı zamanda bürokrasi ninjalarıdır. Herhangi bir sigorta satıcısının size söyleyeceği gibi, sigorta şirketleriyle çalışmak, etkin bir dosyalama sistemine ihtiyacınız olduğu veya çok stresli bir gün geçirmeniz gerektiği anlamına gelir.

yükleniciler kapsamlı bir kayıt tutma politikası geliştirmelidir. Tüm sigorta sertifikalarını cirolu olarak, satıcı sözleşmesinin bir nüshasını, satıcının iş kapsamını ve saha notlarını projenin tamamlanmasından sonra en az 7 yıl süreyle saklayın.

Birçok eyalette, mülk hasarı iddiaları için 10-12 yıllık yasalar vardır, ancak bedensel yaralanma iddiaları için herhangi bir sınırlama yoktur. 1960'larda olduğu iddia edilen asbest ve kirlilik sorumluluğunu içeren bedensel yaralanma iddialarına ilişkin bazı davalar bugün hala devam etmektedir.

Bu sigorta kayıtlarını tutmanın doğrudan yararı, alt kademedeki taşeronunuzun sigorta şirketine 10 yıllık bir inşaat kusuru iddiasının dava masraflarını önlemek ve böylece bu harcamaların bilançonuz veya zarar oranınız üzerindeki etkisinden kaçınmaktır. Dijital depolama seçeneklerinin popülaritesi ile kayıtları kalıcı olarak tutmak en iyisidir.

Kanada Restorasyon Hizmetleri, kayıt yönetimini bir adım öteye taşıdı. Connecteam'i kullanarak, tüm kayıtları mobil cihazlarda kullanılabilir hale getirebildiler ve sahadayken ilgili proje yöneticilerine atayabildiler. Bu, iş süreçlerini çok daha hızlı hale getirdi ve proje yöneticilerinin ofise geri dönme ihtiyacını azalttı, bu da yakıt maliyetlerini düşürdü ve üretkenliği artırdı.

Yerleşik Sorumluluk ile İş Başında Eğitim

2014 itibariyle, Ontario Çalışma Bakanlığı, tüm işverenlerin, tüm çalışanlarının ve amirlerinin temel bir iş sağlığı ve güvenliği bilinçlendirme eğitim programını tamamlamasını şart koşuyor. Bu yeni gerekliliklerin yanı sıra, işverenler, işçileri işyerine özgü tehlikeler hakkında bilgilendirmek için OHSA kapsamında devam eden görevlere sahip olmaya devam etmektedir.

Özellikle inşaat sektöründe güvenlik eğitiminin önemini kimse inkar etmez. Bununla birlikte, eğitim, güvenlik eğitimi gerekliliklerine uymak için bir çalışanı bir projeden çekmek anlamına geldiğinde, bunun yerel bir inşaat şirketi için bazı ciddi sonuçları olabilir.

Kanada Restorasyon Hizmetleri , denetçilere ve çalışanlara OSHA güvenlik eğitim modülleri sunmak için Connecteam'in yerleşik eğitim modüllerini kullanır. Daha sonra sahada, yolda veya evdeyken eğitim programını tamamlayabilirler. Yönetici ilerlemeleri hakkında tam bir rapor alır ve hatta bilgilerini değerlendirmek için sınavlar ekleyebilir.

Güvenlik eğitimi kesinlikle harika bir başlangıçtır, ancak kullanımları sonsuzdur ve ekiplerinizi gerçekten bir sonraki seviyeye taşıyabilir.

Gerçek Zamanlı Profesyonel Rehberlik

Çoğu inşaat şirketi bilgiyi ofisten sahaya taşımakta zorlanıyor. Stratejik ve uzun vadeli bir çözüm arıyorsanız eğitim oturumları harika bir çözümdür, ancak bazen yöneticilerin tesis dışındayken personelle gerçek zamanlı sorunları tartışabilecekleri hızlı ve etkili gayri resmi konuşmalar sağlamanız gerekir.

Connecteam'in Sohbet Varlığı, Kanada Restorasyon Hizmetleri ekipleri tarafından bilgileri paylaşabilecekleri ve farklı seçenekleri tartışabilecekleri bir tür profesyonel forum olarak iyi bir şekilde kullanıldı. Sohbet Varlığı, ekiplerin canlı bir sohbet ortamında resim yüklemesine ve dosyalara yorum yapmasına olanak tanır. Daha az deneyimli çalışanlar için sohbet, daha deneyimli çalışanlardan gayri resmi ve daha ulaşılabilir bir şekilde tavsiye isteyebilecekleri harika bir araç oldu.

ondan ne öğrenebiliriz

Öyleyse, Austin Powers'ın dediği gibi: "Bütün bunlar ne anlama geliyor, Basil"? İnşaat veya hizmet tabanlı bir şirketi yönetiyor ve işletiyorsanız, etrafımızda meydana gelen dijital devrimin çok iyi farkındasınızdır. Facebook'tasınız, Twitter hesabınız var (muhtemelen birkaç yıldır aktif değil), iletişiminizin çoğunu akıllı telefonunuzdaki mobil uygulamaları kullanarak yapıyorsunuz.

Yine de şirketiniz hala kalem, kağıt, beyaz tahta ve eğer çok çalışkansanız bir excel elektronik tablosuyla çalışıyor. Ayrıca rakiplerinizin de dijital geçiş yapmaya başladığını biliyorsunuz.

Bununla birlikte, çoğu işletme sahibi gibi siz de "Kırılmadıysa tamir etmeyin" sözüne bağlı kalma eğilimindesiniz. Eski atasözleriyle ilgili olan şey, onların eski olmaları ve bugün içinde yaşadığımız hızlı tempolu ve teknolojik dünyaya uygulanamayacaklarıdır. Her yerde meydana gelen değişimi görmezden gelmek işletmeniz için felaket olabilir. Dijital çağa ne kadar çabuk geçerseniz, üretkenliği artırmak ve rakiplerinizden bir adım önde olmak o kadar kolay olacaktır.

Darren'dan Connecteam'i kullanma deneyimini tek bir cümleyle özetlemesini istedik: "Daha iyi bir ROI bulamazsınız , TÜMÜNÜ yapan 1 platform".