Bir Ajansı Şirket İçi Ekibinizin Uzantısı Nasıl Yapabilirsiniz?

Beceri boşluklarını kapatmak ve kaynakları doldurmaktan tüm operasyonlarınızı ölçeklendirmeye kadar dijital bir ajansla ortaklık kurmanın sayısız faydası vardır. Ancak ajansınızla doğru şekilde çalışmıyorsanız kazanabileceğiniz gerçek değeri kaçıracağınızdan emin olabilirsiniz.

Kusursuz bir ortaklık sağlamak için ajans ortaklarınızı şirket içi ekibinizin bir uzantısı olarak entegre etmeniz önemlidir. Bunların çoğu seçtiğiniz ajansa bağlı olsa da, sürece yardımcı olmak için kendi tarafınızda yapabileceğiniz birkaç şey var.

Harici bir ajansı, dahili ekiplerinizle uyumlu bir şekilde çalışan ve mümkün olan en iyi getiriyi sağlayan, işbirliğine dayalı bir ortağa nasıl dönüştürebileceğinizi keşfedelim.

Ajansınızı şirket içi ekibinizin bir uzantısı haline getirmenin 7 Yolu

1. İletişiminizin yerinde olduğundan emin olun
2. Başlangıçtan itibaren işe alım ve uyum oluşturmayı sağlayın
3. Kaynakları ve öngörüleri mümkün olan her yerde paylaşın
4. Herkes için ortak çalışma araçları oluşturun
5. Rolleri ve sorumlulukları tanımlayın
6. Bir geri bildirim döngüsü geliştirin
7. Hedefleri ve KPI'ları hizalayın

#1 İletişiminizin yerinde olduğundan emin olun

Başarılı bir ortaklığın temeli açık iletişimdir. En başından itibaren beklentilerin, hedeflerin ve çıktıların hem şirket içi ekibiniz hem de ajans tarafından iyi anlaşıldığından emin olun. Bu şekilde çapraz kablolar olmayacak ve herkesin aklında aynı hedefler olacak.

Bunu yapmak için proje hedeflerini tanımlamanız ve ajans ekibinizle zaman çizelgeleri üzerinde anlaşmaya varmanız, sizin tarafınızda iletişimi yönetecek bir iletişim noktası atamanız ve hangi iletişim kanallarını kullanacağınızı belirlemeniz gerekir. Günlük iletişim ve hızlı sorular için Slack gibi araçları kullanın veya daha uzun güncellemeler için e-postayı kullanın ve herkesin uyum içinde olmasını sağlamak için Microsoft Teams veya Google Meet'te düzenli görüşmeler ayarlayın.

#2 En başından itibaren işe alım ve uyum oluşturmayı sağlayın

Ajansın ekibinizin bir uzantısı olarak işlev görmesini istiyorsanız, kendilerini dahil hissetmeleri gerekir. Özellikle uzun süreli ajans ortakları için, onlara organizasyonun bir parçası gibi davranarak işbirliğine dayalı bir kültür oluşturun.

Tıpkı yeni işe alınanlar gibi ajansların da şirket kültürünüze dahil edilmesi gerekir. İşlerini iç standartlarınızla uyumlu hale getirebilmeleri için şirket değerlerini ve süreçlerini paylaşın. Bu sayede şirketinizin beklentilerini karşılama ve marka değerlerinizi işlerine yansıtma olasılıkları daha yüksektir.

Daha fazla sinerji için, önemli kurum üyelerini ekip toplantılarına, beyin fırtınası oturumlarına ve hatta uygun olduğunda şirket çapındaki etkinliklere katılmaya davet edin. İlişkinize bağlı olarak, tıpkı meslektaşlarınızla yaptığınız gibi, daha fazla güven ve işbirliği için resmi olmayan sohbetleri bile teşvik edebilir ve kişisel düzeyde daha iyi ilişkiler kurabilirsiniz.

#3 Kaynakları ve içgörüleri mümkün olan her yerde paylaşın

Ajansın markanızı ve işletmenizi tam olarak anlamasını sağlamak için onlara önemli kaynaklara ve içgörülere erişim olanağı sağlayın. Marka yönergelerinizi, ses tonu belgelerinizi, önceki kampanyalarınızı ve işinize yarayacak diğer varlıklarınızı paylaşmak iyi bir başlangıç ​​noktası olacaktır.

Gizlilik politikalarına bağlı olarak, performans ölçümleri ve müşteri bilgileri dahil olmak üzere mümkün olduğunca fazla veriyi ajansa sağlayın; bu, onların stratejilerini bilgilendirmenize ve hedeflerinizi desteklemenize yardımcı olacaktır. Kapı bekçiliği bilgilerinin hiçbir anlamı yok çünkü bu sadece başarınızı engelleyecektir.

#4 Herkes için ortak çalışma araçları oluşturun

Etkili işbirliği doğru araçları gerektirir. Ekibiniz ve ajans arasında kusursuz işbirliğini geliştirmek için dijital platformları kullanın. Trello veya monday.com gibi platformlar her iki ekibin de görev atamasına ve son teslim tarihlerini yönetmesine yardımcı olabilir.

Dosyaları, varlıkları ve önemli belgeleri kolayca paylaşmak için Google Drive veya Dropbox gibi araçları kullanın. Sık sık ortak çalışma oturumları düzenliyorsanız fikirleri planlamak ve paylaşmak için Miro veya Figma gibi gerçek zamanlı düzenleme araçlarını kullanın.

Semetrical olarak esnek davranıyoruz ve müşterilerimiz için en iyi sonucu veren araçları kullanıyoruz. Favorilerimizden bazıları, belgeleri kolayca paylaşmak ve ortak çalışmaya yönelik önerileri uygulamak için Google Drive ve anlık mesajlaşma için Slack'tir. Ayrıca müşterilerimizle Google Meets veya Teams aracılığıyla, hatta müşterimizin tercihi buysa yüz yüze de düzenli toplantılar yapıyoruz.

#5 Rolleri ve sorumlulukları tanımlayın

Bir ajansın dahili ekibinizle etkili bir şekilde çalışabilmesi için herkesin kimin neyden sorumlu olduğunu bilmesi gerekir. Buradaki netlik, yanlış iletişimi önler ve hesap verebilirliği sağlar. Kimsenin başkasının ayağına basmasını istemezsin.

Öncelikle projenin farklı yönlerinden kimin sorumlu olduğunu tanımlayın. Bu, çabaların tekrarlanmasını ve kafa karışıklığını önlemeye yardımcı olur. Her iki ekibi de girdi sağlama ve ortak kararlar alma konusunda güçlendirin; ancak ajansın uzmanlığına güvenmenizi de öneririz. Dahili ekibiniz yoğun bir şekilde sürece dahil olsa da, ajansa uzmanlıklarıyla katkıda bulunabilmeleri ve masaya yeni fikirler getirebilmeleri için alan vermek önemlidir. Sonuçta onları bunun için kiraladınız!

#6 Bir geri bildirim döngüsü oluşturun

Süreçleri ve sonuçları iyileştirmek için geri bildirim önemlidir. Bir geri bildirim döngüsü oluşturmak, ortaklığın sürekli olarak gelişmesini ve gelişmesini sağlamaya yardımcı olur. Sizin için bariz olan sorunlar, ajans için çok açık olmayabilir. Hizmetlerini ihtiyaç duyduğunuz standartlara göre geliştirebilmeleri için, ne olup bittiğini bildiklerinden emin olun.

Neyin iyi çalıştığını ve iyileştirilmesi gereken alanları tartışmak için periyodik incelemeler planlayın. Bu, proje aşamalarını ve genel işbirliğini içerebilir. Hem ajansın hem de şirket içi ekibin dürüst geri bildirimde bulunma konusunda kendilerini rahat hissedecekleri bir kültür geliştirmeye çalışın; çünkü bu, gelişmeye devam etmenin tek yoludur.

#7 Hedefleri ve KPI'ları hizalayın

Ajans, ancak her iki tarafın da aynı hedefler doğrultusunda çalışması durumunda ekibinizin bir uzantısı olabilir. Birleşik bir yön oluşturmak için hedeflerinizi hizalayın. Her iki tarafın da projenin başarısından sorumlu olmasını sağlamak için ortak KPI'lar belirlemek şarttır.

Ajansınızla birlikte kilometre taşlarını kutlayın ve başarıları takdir edin; bu, her açıdan motivasyon oluşturacak ve iyi işlerin devamını teşvik edecektir.

Doğru yapıldığında bir ajansla çalışmak, yeni bakış açıları, uzmanlık becerileri ve ölçeklenebilir kaynaklar sağlayarak işletmenize büyük değer katabilir. Ajansı şirket içi ekibinizin bir uzantısı olarak ele alarak, açık iletişimi teşvik ederek, hedefleri uyumlu hale getirerek ve kaynakları paylaşarak, her iki tarafa da fayda sağlayan kusursuz, üretken bir ortaklık sağlayabilirsiniz.

Şirket içi ekibinizin kendi uzantısına sahip olmaya hazır mısınız? Pazarlama uzmanlarından oluşan ekibimiz dijital hedeflerinizi gerçekleştirmenize yardımcı olmaktan heyecan duyuyor. Sizden haber almayı çok isteriz!