Hepsi Bir Arada İşbirliği Yazılımı Nedir ve Neden Birini Kullanmalısınız?

Günümüzün dijital çağında, işbirliği her işletmenin temel bir bileşenidir.

Uzaktan çalışmanın daha yaygın hale gelmesiyle birlikte, işletmelerin tek bir yerde iletişim kurmak ve işbirliği yapmak, dosya paylaşmak, görevleri yönetmek ve projeleri izlemek için etkili yollara ihtiyacı var.

Hepsi bir arada işbirliği yazılımının devreye girdiği yer burasıdır.

Hepsi bir arada işbirliği yazılımı, birden fazla iletişim ve işbirliği özelliğini tek bir platformda birleştirerek ekiplerin birlikte çalışmasını kolaylaştırır.

Bu blog gönderisinde, hepsi bir arada işbirliği yazılımının ne olduğunu, işinize nasıl fayda sağlayabileceğini ve neden bir tane kullanmayı düşünmeniz gerektiğini keşfedeceğiz.

Hepsi Bir Arada İşbirliği Yazılımı Nedir?

Geleneksel işbirliği yazılımlarının tarihi, 30 yılı aşkın bir süre önce, şirketlerin kendi BT departmanlarını oluşturmaya başladıkları ve işlerini gerçekleştirmek için gereken tüm işlevleri elde etmek için çeşitli satıcıların ürünlerini bir araya getirmeye ihtiyaç duydukları zaman başladı. O zamanlar işbirliği yazılımı, ister görev yönetimi, ister veri veya sohbet olsun, ekibin tek kullanım durumu için tek bir çözümdü.

Teknolojik olarak gelişmiş günümüze hızlı bir şekilde ilerleyin, nokta çözümleri olarak adlandırılan bu tür işbirliği yazılımları hala mevcuttur, ancak uzun süredir hepsi bir arada işbirliği çözümlerinin performansını geride bırakmıştır.

Hepsi bir arada işbirliği yazılımı, ekiplerin belgeleri, dosyaları ve diğer veri türlerini paylaşmasına, yönetmesine ve herhangi bir konumdan ve herhangi bir cihazdan projeler ve görevler üzerinde birlikte çalışmasına olanak tanıyarak daha üretken olmalarına ve daha verimli çalışmalarına yardımcı olmak için tasarlanmıştır. .

Hepsi Bir Arada İşbirliği Yazılımının Avantajları

İşbirliği yazılımıyla gelen birçok avantaj vardır. Belki de hepsinden önemlisi, aynı ofiste, aynı ülkede veya aynı saat diliminde çalışması gerekmeyen ekipler arasında üretkenliği artırma fırsatıdır.

İşte hepsi bir arada işbirliği yazılımının diğer bazı avantajları ve bunların üretken ekip çalışmasına nasıl yol açtığı:

Geliştirilmiş iletişim

İletişimin ekip çalışmasının anahtarı olduğunu söylüyorlar.

Yüz yüze iletişim ve işbirliği harikadır, ancak bu mümkün olmadığında, hepsi bir arada işbirliği yazılımı gibi çevrimiçi araçlar, konuşma, geri bildirim ve fikir akışını sürdürmemize yardımcı olur. Verimli iletişim yalnızca üretkenliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda sorunları daha hızlı önlemeye ve çözmeye yardımcı olur.

Gelişmiş Proje Yönetimi

Bir projeyi yönetmek basit bir görev olabilir, ancak aynı anda onlarca projeyi yönetmeye ne dersiniz? Bir işbirliği aracının yardımı olmadan etkinliklerin veya projelerin organizasyonu ve koordinasyonunda kaybolmaktan nasıl kaçınabilirsiniz?

Neyse ki, bunun için endişelenmenize gerek yok. Hepsi bir arada işbirliği yazılımı, projeleri veya bireysel görevleri geciktirebilecek hataları ve karışıklığı önlemek için her şeyin yolunda olmasını sağlar.

Daha İyi Organizasyon

Görevleri yönetmek, iletişim kurmak ve dosyaları depolamak için çeşitli araçlar kullanırken, neyin yapıldığını, neyin yapılmadığını, kimin neyi söylediğini ve hangi göreve atıfta bulunduklarını kaybetmek kolaydır. Her şey bir karmaşa. Ancak projelerinizin ve görevlerinizin tüm yönlerini düzenli tutmak karmaşık olmak zorunda değildir. Hepsi bir arada işbirliği yazılımı, her şeyi hiçbir şeyin gizemli bir şekilde kaybolmadığı tek bir platformda tutarak projelerin ve etkinliklerin açık iletişimi ve koordinasyonu yoluyla ekibinizin iş akışında sakinlik ve organizasyon oluşturmaya yardımcı olur.

Veriye Dayalı Karar Verme

Bir veri analitiği çözümünün gücüyle, ekibinizin verilerini kaynak olarak kullanmak için elektronik tabloları analiz etmeye çalışmakla artık zaman kaybetmesine gerek kalmayacak, bunun yerine toplanan içgörülere odaklanmak ve şirketinize ulaşmanıza yardımcı olacak gerçeklere dayalı seçimler yapmak için daha fazla zamanı olacak. hedefler ve hedefler daha hızlı. Bunun, diğer tüm üretkenlik araçlarıyla birlikte tek bir yerde bulunması, veriye dayalı karar verme sürecine anında zahmetsizlik ve etkinlik getirir.

Slingshot'ı dene

Hepsi Bir Arada İşbirliği Yazılımının Temel Özellikleri

Her işbirliği yazılımı farklıdır, ancak çoğu araç aşağıdaki özellikleri içerecektir (veya içermelidir):

Proje yönetimi – Planlama ve çizelgelemeden kaynak tahsisine ve yürütmeye kadar bir projenin tüm yönlerini organize edin .

Görev yönetimi – Planlamadan yürütmeye kadar yaşam döngüsü boyunca bir görevi yönetmek için gereken her şey. Son teslim tarihlerini, bağımlılıkları ve öncelikleri belirleyin ve projenin yolunda gitmesini ve zamanında tamamlanmasını sağlayın.

Doküman yönetimi – Doküman yönetimi özelliği, her hepsi bir arada işbirliği yazılımı için önemlidir. Üçüncü taraf bulut depolama uygulamalarını platforma kolayca entegre ederek kullanıcıların belgeleri paylaşmasına ve üzerinde birlikte çalışmasına olanak tanır. Bu özellik aynı zamanda belgelerin tek bir yerde düzenli bir şekilde düzenlenmesine yardımcı olur, böylece herkes bunlara her an kolayca erişebilir.

İşlevler arası işbirliği – Kuruluşunuzdaki herkesin (pazarlama, satış, İK, lojistik, geliştiriciler, destek vb.) bir hedef veya proje üzerinde çalışmak için bir araya geldiği tek bir yer.

Dahili mesajlaşma – Bu, iletişimi düzenli ve konuyla ilgili tutmaya yardımcı olabilecek olmazsa olmaz bir özelliktir. Herkesin her an başvurabileceği tartışmaların tarihi bir kaydını tutarken, uygulama içinde iletişim kurma ve yorum, geri bildirim ve fikirleri paylaşan bireysel görevler ve projeler üzerinde işbirliği yapma yeteneği. Hepsi bir arada işbirliği araçlarının çoğu, kullanıcılara görev ve proje seviyeleri hakkında yorum yapma ve daha fazla destek görevi ve projesine dosya ekleme yeteneği de sağlar.

Veri analitiği - Bu özellik çok yaygın değildir, ancak işletmenizin sağlığı için oldukça faydalıdır. Kullanıcılar, gerçek zamanlı verilere erişerek, içgüdülere dayalı olmayan, ancak önemli veri içgörüleriyle desteklenen daha bilinçli kararlar verebilir. Günümüzde veri analitiği her şirket için bir zorunluluktur. Startup'lar da bunu ihmal etmemelidir – veriler startup şirketlerinin çok daha hızlı büyümesine yardımcı olabilir .

Bildirimler – Görevlerde, bahsetmelerde, tartışmalarda ve daha fazlasında yapılan tüm son değişikliklerden haberdar olmak için.

Entegrasyon fırsatları – Hepsi bir arada işbirliği yazılımı ile kullanıcılar, bazıları üçüncü taraf bir uygulamada saklanan her türlü belgeye, dosyaya ve kaynağa erişebilmelidir. Bu nedenle, seçtiğiniz hepsi bir arada işbirliği yazılım çözümünün Dropbox, Google Drive vb. araçlarla güçlü entegrasyon fırsatları sunması önemlidir.

Sezgisel arayüz – İyi bir hepsi bir arada işbirliği yazılımı, sezgisel ve kullanıcı dostu olmalı ve alışması birkaç günden fazla sürmemelidir. Bu tür araçların amacı, çalışma sürecini basitleştirmek ve daha verimli hale getirmektir, dolayısıyla herhangi bir işbirliği yazılımının en önemli özelliklerinden biri basit ve anlaşılır olmasıdır.

Mobil uyumlu tasarım – Hepsi bir arada işbirliği araçları, cep telefonlarında ve tabletlerde de düzgün şekilde çalışabilmelidir. Uzaktan çalışanlar veya görevleri arasında hareket etmeyi gerektiren çalışanlar her zaman masaüstünün önünde olmayacak, bu nedenle onlara hareket halindeyken bile üretken kalmalarını ve görevleri üzerinde çalışmalarını sağlayan bir çözüm sağlamak en önemli öncelik olmalıdır.

Güvenlik – Hepsi bir arada işbirliği yazılım çözümlerinin sağladığı özelliklere odaklanırken, veri koruma ve güvenliğin önemini unutmamalısınız. Bazı ücretsiz işbirliği yazılım araçları, kurumsal araçlardan daha az koruma sunsa da, platformda paylaşılan verileri ve bilgileri korumak için tümü oturum açma ve parola gerektirmelidir. İşbirliği yazılımı iki faktörlü kimlik doğrulama sunuyorsa, o kadar iyidir. Güvenlik ihlallerini önlemeye yardımcı olur ve kullanıcının kimliğini doğrular.

Hepsi Bir Arada Nokta İşbirliği Yazılımına Karşı

İşbirliği araçları, ekibin verimliliğini ve üretkenliğini artırdıkları için harikadır ve bunu işletmeniz için istiyorsunuz, ancak gerçekte ne tür bir çözüm seçmeniz gerektiği konusunda ikilemle karşılaşıyorsunuz: hepsi bir arada mı yoksa noktasal çözüm mü?

Bazı temel farklılıkları ve her bir çözümün artılarını ve eksilerini daha iyi anlamanıza yardımcı olmak için, referans olması için şu karşılaştırma tablosunu oluşturduk:

Hepsi Bir Arada İşbirliği Yazılımını Seçerken Nelere Dikkat Etmelisiniz?

Ekibiniz için hepsi bir arada işbirliği yazılımı edinmek kritik bir iş kararıdır. Piyasada bulunan her çözümü test ederek zaman ve para harcamak istemezsiniz. Hem ekibiniz hem de işiniz için mümkün olan en iyi kararı verebilmeniz için seçimlerinizi daraltmanıza yardımcı oluyoruz.

Hepsi bir arada bir işbirliği çözümü seçerken akılda tutulması gereken 6 ana faktör şunlardır:

1. İhtiyaçlar – Hepsi bir arada bir işbirliği yazılımı seçmenin ilk adımı, kuruluşunuzun ihtiyaçlarını anlamaktır – ekibiniz şu anda nasıl çalışıyor, iş süreçlerinde nelerin iyileştirilebileceği ve iyileştirilmesi gerektiği ve çalışmaları yapılandırılmış mı yoksa yapılandırılmamış mı? Bu soruların cevabını bulmak için ekip çalışmanızı sadece uzaktan gözlemlememeli, onlara danışmalısınız. Sonuçta bu işbirliği yazılımını kullanacak kişiler onlardır, bu nedenle onların ihtiyaçları ve konuyla ilgili görüşleri, ilk etapta en çok önemsemeniz gereken şeylerdir.

Bu ilk adımda göz önünde bulundurmanız gereken başka bir şey, çözümün web barındırılan mı yoksa şirket içinde mi olduğudur. Kuruluşunuzun verileri ve dosyaları güvende olacak mı? Özel ihtiyaçlarınızı belirledikten sonra bir sonraki adıma geçebilirsiniz.

2. Özellikler – Hepsi bir arada işbirliği yazılımının sunduğu özellikler, kuruluşunuz için eksik yapboz parçalarıdır. Yazılım, ekibiniz için etkili bir üretkenlik aracı olması için ihtiyaç duyduğunuz tüm özellikleri sağlamalıdır. Duyarlı olmalı, kullanımı kolay olmalı ve elbette ekibinizin işi daha verimli bir şekilde yapmasına yardımcı olmalıdırlar.

3. Maliyet – Bütçeniz bu tür bir yazılıma ne kadar izin veriyor? Yatırımınız makul olmalı ve yazılımın ekibiniz ve kuruluşunuz için sahip olabileceği uzun vadeli değeri ve ayrıca gelecekteki yükseltmeler, bakım vb.

4. Destek – Güvenilir destek şarttır. Ekibinizin eğitilmesi ve öğreticilere ve bir bilgi tabanına erişimi olması gerekir. Satıcı bunu sunmuyorsa, bir sonrakine geçseniz iyi olur.

5. Diğer araçlarla entegrasyon – Ekibinizin hâlihazırda kullandığı araçlarla entegre olabilecek bir işbirliği yazılımı bulmanız gerekir. Ekibinizin ihtiyaç duyduğu diğer araçlarla entegre olamayan bir araç seçtiyseniz, bu faktörü göz ardı etmeyin, o zaman yazılım o kadar da yardımcı olmayacaktır - ekibinizin her şeye erişebilmek için yine de uygulamalar arasında geçiş yapması gerekecektir. işini tamamlaması gerekiyordu.

6. Güvenlik – Güvenlik önemlidir, bu nedenle her durumda verilerinizin güvenliğini garanti edecek güvenlik özellikleriyle birlikte gelen bir çözüm seçmelisiniz. Verilerinizin nerede saklanacağını da seçebilmelisiniz. Bir satıcı güvenlik özellikleri sunmuyorsa veya yalnızca zayıf güvenlik sunuyorsa, ona veda edin ve daha iyi bir çözüm aramaya devam edin.

Slingshot, Eksiksiz Hepsi Bir Arada İşbirliği Yazılımı

Slingshot, modern proje ve ekip dosyası yönetimi , sohbet ve veri analitiğini tek bir uygulamada birleştirerek işbirliğini basitleştirir. Tüm bu unsurları tek bir yerde ekip üyeleriyle kolayca paylaşabildiğiniz ve dış ekip üyeleriyle projeleri paylaşabildiğiniz zaman, sakinlik geri gelir. Güçlü üretkenlik ile kutudan çıkar ve sürekli işbirliği iş akışlarını etkinleştirmek için sorunsuz çalışacak şekilde tasarlanmıştır. Bu, ekiplerin işbirliği silolarını aşmasına yardımcı olur, iş kesintilerini önler ve ekiplerin birlikte daha iyi çalışmasını kolaylaştırır.