2023'te Küçük İşletmeler İçin En İyi 6 Belge Yönetim Sistemi
Yayınlanan: 2023-03-27Verimli belge yönetimi, paylaşımı ve işbirliği, her büyüklükteki işletme için çok önemli hale geldi. Bu yazıda, küçük işletmeler için en iyi belge yönetimi yazılımına bakacağız ve artılarını, eksilerini, temel özelliklerini ve fiyatlandırmasını inceleyeceğiz.
Belge yönetim sistemleri, belgeleri depolamak, düzenlemek ve yönetmek için kullanılan platformlardır. En iyi sistemler buluttadır ve nerede çalıştıklarından bağımsız olarak herhangi bir yetkili kullanıcının erişimine izin verir.
Ancak, küçük işletmeler için belge yönetimi yazılımı, bulut depolamadan farklıdır. Belge yönetim sistemi, belgeleri depolamanın yanı sıra yönetim araçları, belge paylaşımı için kaynaklar ve iş akışı için otomasyon sağlar. Küçük işletmeler için en iyi belge yönetim sistemleri, kuruluşunuzun tüm belge türlerini sağlam belge güvenliğine sahip kullanıcı dostu bir platformda tutmanıza yardımcı olur.
Bu makalede, küçük işletmeler için en iyi belge yönetim sistemlerine (DMS) bakacağız ve artıları, eksileri, temel özellikleri ve fiyatlandırma veya ücretsiz deneme seçeneklerini inceleyeceğiz.
Araştırmamızı okumaya vaktiniz yoksa hızlı karşılaştırma tablomuza geçin.
En İyi Seçimlerimiz
En iyi hepsi bir arada bulut tabanlı belge yönetim sistemi
Daha fazla bilgi edin
Dosya oluşturmak ve düzenlemek için iyi
Dosya depolama ve paylaşımını kolaylaştırmak için iyi
Küçük İşletmeler İçin Doküman Yönetim Sistemi Nasıl Seçilir?
Küçük işletmeler için bir belge yönetim sistemi, tüm belgelerinizi tek bir yerde barındırmalıdır. Kolay erişime ve güvenli dosya depolamaya izin vermelidir. Küçük bir işletme olarak, dosyalarınıza erişmek için bir teknik ekibe ihtiyaç duymadan belge yönetim sisteminizin kullanımının kolay olmasını da istersiniz.
2023'ün Küçük İşletmeler İçin En İyi 6 Belge Yönetim Sistemi
Connecteam — En iyi hepsi bir arada bulut tabanlı belge yönetim sistemi
şu tarihte mevcut:
- ağ
- iOS
- Android
Connecteam , belgelerinizi merkezi bir havuzda toplamak, yönetmek ve organize etmek için kullanımı en kolay platformdur. Küçük ve orta ölçekli işletmeler için en iyi hepsi bir arada çözüm olarak derecelendirilen Connecteam, İK, işe alım ve işleme için mükemmeldir. Çalışanların gerekli belgeleri tek bir yerden yüklemesine ve kişisel dosyalarını güvenli bir şekilde yönetmesine olanak tanır. Bu, işe alım süresini en aza indirir ve çalışanların daha hızlı çalışmasını sağlayarak diğer önemli görevler için zaman kazandırır.
Süre Sonu ve Uyarılar
Çalışan kayıtlarınızın her zaman güncel olmasını sağlamak için otomatik uyarı ile belgeler için son kullanma tarihleri belirleyebilirsiniz. Örneğin, kayıtlarınızı güncelleyebilmeniz için çalışan uyumluluk belgelerinin, lisanslamanın veya sertifikaların süresinin dolmak üzere olduğunu size bildirecek bildirimler ayarlayabilirsiniz.
Veri Silolarını Ortadan Kaldırın
Tüm belgelerinize tek bir uygulamadan erişebildiğiniz için veri silolarını ve belge yönetimi kanallarını ortadan kaldırabilirsiniz. Artık bir şeyleri takip etmek ve bir şeyin nerede saklandığı konusunda endişelenmek için e-posta, Google Drive veya Dropbox kullanmaya gerek yok.
Sağlam Erişim Yönetimi
Sakladığınız herhangi bir belgeyi anında alabilir, kullanıcılara izin verebilir ve verileri yalnızca yetkili kullanıcılarla sınırlayabilirsiniz. Bu, yalnızca yetkili kullanıcıların erişime sahip olmasını sağlarken ekip üyeleriyle belge paylaşımını kolaylaştırır.
Bilgi Merkezleri
Dahili ekipler için kapsamlı bilgi merkezleri oluşturmak ve istediğiniz kadar dosya eklemek için Connecteam'i de kullanabilirsiniz . Örneğin, tüm işe alım bilgilerinizi, eğitim belgelerinizi, şirket el kitaplarınızı, ilkelerinizi ve SSS'lerinizi yeni çalışanlar için oluşturulmuş bir alanda saklayabilirsiniz. Bu aynı zamanda küresel değişiklikler yapmayı kolaylaştırarak herkesin en son bilgilere erişmesini sağlar.
Belgeleri Sohbetlerde, Gruplarda veya Doğrudan Kolayca Paylaşın
Ekipler, ekip sohbetlerinde belgeleri doğrudan diğer ekip üyeleriyle paylaşabilir veya belgeleri gruplara atayabilir. Connecteam, bir ofis bilgisayarına veya kurumsal e-postaya düzenli erişimi olmayan "masasız çalışanlar" için özellikle iyi çalışıyor.
Ana Özellikler
Belgeleri toplayın, saklayın ve düzenleyin
Güçlü belge yönetimi ekipleri
Dijital formlar ve kontrol listeleri
Görev yönetimi
Bilgi merkezi işlevselliği
Çalışan eğitimi
Artıları
Sezgisel araçlarla kullanımı kolay
Minimum depolama alanı kullanır
Diğer DMS çözümlerine uygun fiyatlı alternatif
Mükemmel müşteri desteği
Eksileri
Şu anda belge işbirliğini desteklemiyor
Fiyatlandırma
İlk 30 kullanıcı için ayda sadece 29 ABD dolarından başlayan fiyatlarla 14 günlük ücretsizdeneme Ücretsiz plan mevcut
14 günlük ücretsiz deneme, kredi kartı gerekmez
ÜCRETSİZ deneme sürümünü başlatZoho Docs — Dosya oluşturmak ve düzenlemek için uygundur
şu tarihte mevcut:
- ağ
- iOS
- Android
Zoho WorkDrive, belgeleri merkezi bir depoda oluşturmanın ve depolamanın ötesine geçen başka bir alternatif belge yönetim yazılımıdır. Basit ve kullanımı kolay, güvenli, paylaşılan bir çalışma alanı sağlar. Ayrıca e-posta, sohbet, çağrılar ve görev yönetimini aynı alanda bir araya getirir.
Zoho, bağımsız belge yönetimi projesi Zoho Docs'u 2023'ün başlarında durdurdu, ancak özellikleri Zoho WorkDrive'a aktardı. Kullanıcıların gerçek zamanlı olarak dosyalara bağlanmasını, iletişim kurmasını, incelemesini, yorum yapmasını veya düzenlemesini sağlayan Zoho Docs'un tüm yerleşik işbirliği araçlarını içerir . Yazılım ayrıca görevlerin belirli ekip üyelerine veya gruplara atanmasını da kolaylaştırır.
Zoho Belgeleri hakkında daha fazla bilgi edininAna Özellikler
- Belge sınıflandırması
- Elektronik İmzalar
- Sürüm Kontrolü
- Denetim İzi
Artıları
- Ekip işbirliği ve iletişimi için güvenli, paylaşılan çalışma alanı
- Hızlı yanıt ve kullanımı basit
Eksileri
- Nerede saklandıklarını bilmiyorsanız dosyaları bulmak zor olabilir
- Giriş ve orta seviye seçeneklerinde iki faktörlü kimlik doğrulama (2FA) yoktur.
Fiyatlandırma
Kullanıcı başına aylık 5 ABD dolarından başlar Deneme: Evet Ücretsiz Plan: Evet
Kutu — Dosya depolama ve paylaşımını kolaylaştırmak için iyidir
şu tarihte mevcut:
- ağ
- iOS
- Android
- pencereler
- Mac
Box for Business, belgeleri kuruluşunuz genelinde kolayca yüklemenize ve paylaşmanıza olanak tanır. Özel dosyaları barındırabilir ve göndermeden önce doğrudan bağlantılar gönderebilir veya içerik indirebilirsiniz. Box for Business ayrıca, görüntüleme veya düzenleme izinleri vermek ve parola korumalı bağlantılar oluşturmak için bağlantıları özelleştirmenize olanak tanır. Bağlantılar, özel bir URL içerebilir ve belirli bir aralıktan sonra otomatik olarak sona erecek ve belgelerin indirilmesine izin verecek veya engelleyecek şekilde ayarlanabilir.
Kullanıcılar, dosya depolama için sezgisel bir arabirimle hızla çalışmaya başlayabilir. Ancak, bazı kullanıcılar izinleri ve yönetici kurulumunu biraz zorlayıcı bulmaktadır.
Çevrimdışı olarak da düzenleyebilirsiniz; senkronize edilen belgeler çevrimiçi olduğunda otomatik olarak güncellenecektir. Ancak, biraz gecikme süresi var. İstemciler ve müşteriler gibi harici kullanıcılara yalnızca salt okunur ayrıcalıklar verilir ve belgeleri düzenleyemezler, bu da işbirliğini karmaşıklaştırabilir.
Kutu hakkında daha fazla bilgi edininAna Özellikler
- Sürükle ve bırak işlevi
- özelleştirilebilir şablonlar
- İş akışı yönetimi
- Arşivleme ve saklama
Artıları
- Sınırsız veri depolama
- Hatırlatıcılar ve onaylar gibi görev otomasyonu
Eksileri
- Optik karakter tanımayı desteklemiyor
- Konumu bilmiyorsanız belgeleri bulmak zor olabilir
Fiyatlandırma
20 $/kullanıcı/ay'dan başlar Deneme Sürümü: Evet — 14 Günlük Ücretsiz Plan: Hayır
Microsoft Sharepoint — Paylaşılan çalışma ortamları için Microsoft 365 kullanıcıları için uygundur
şu tarihte mevcut:
- ağ
- iOS
- Android
Microsoft SharePoint, tek başına bir ürün olarak veya Microsoft 365 aboneliğinizin bir parçası olarak çalışır. İçerik işbirliği ve gelişmiş arama yetenekleri sunar. Bazı kullanıcılar, gezinmeyi karmaşık ve zor bulmaktadır. Bununla birlikte, Microsoft 365 konusunda bilgiliyseniz, büyük olasılıkla bir öğrenme eğrisi çok daha az olacaktır. Belge depolamanın yanı sıra, kullanıcıların bilgi paylaşımı, görev planlaması ve kişiler için intranet siteleri oluşturmasına da olanak tanır.
SharePoint, Microsoft 365'te yerleşik olduğundan, birçok işletme için popüler bir seçimdir. SharePoint, belgeleri yönetmenize, güvenlik düzeylerini ve izinleri ayarlamanıza ve tarama ve yakalama araçlarıyla tümleştirmenize olanak tanır. Ayrıca kullanıcıların belge meta verilerini girmesine ve yönetmesine olanak tanır.
Kurulum ve bakım zaman alıcı olabilir — kullanıma hazır bazı işlevler dahil edilmiş olsa da, bazı özelliklerin oluşturulması için deneyimli bir kullanıcı veya geliştirici gerekir. Ancak, belge yönetimi temelleri açısından küçük işletmeler için uygundur.
Microsoft Sharepoint hakkında daha fazla bilgi edininAna Özellikler
- Işbirliği araçları
- İş akışı yönetimi
- Yorum ve notlar
- Microsoft 365 ile bütünleşir
Artıları
- özelleştirilebilir şablonlar
- Özel intranet siteleri oluşturabilir
Eksileri
- Sürüm kontrolünü veya denetim izini desteklemiyor
- Elektronik imzaları desteklemiyor
Fiyatlandırma
Kullanıcı başına aylık 4,59 ABD dolarından başlayan fiyatlarla Deneme: Ücretsiz Plan Yok: Hayır
SmartVault — Belge depolama ve paylaşma için uygundur
şu tarihte mevcut:
- ağ
- iOS
- Android
- pencereler
SmartVault , uyumluluğu ve iş akışını vurgulayan güvenli, bulut tabanlı belge yönetimi ve depolama için tasarlanmıştır. Markalı müşteri portalları oluşturmak da dahil olmak üzere müşterilerle belge paylaşmak için iyidir. Belgeleri SmartVault'ta düzenleyemeseniz de, standartlaştırılmış şablonları kullanarak süreçleri kolaylaştırabilirsiniz.
SmartVault, belgeleri tüketici sınıfı bulut uygulamalarından daha yüksek bir seviyede korumak için "banka düzeyinde güvenliği" öne sürüyor. Müşteri etkileşimlerine izin verirken, müşterilerin platformdaki herhangi bir belgeye erişmek için bir hesabı olmalıdır.
SmartVault hakkında daha fazla bilgi edininAna Özellikler
- Şifreli belge yönetimi
- Işbirliği araçları
- Sürükle ve bırak işlevi
- İş akışı yönetimi araçları
Artıları
- Güçlü erişim kontrolleri ve izinleri
- Otomatik denetim izleri
Eksileri
- Belgeler SmartVault'ta düzenlenemez
- Gerçek zamanlı belge senkronizasyonunu desteklemiyor
Fiyatlandırma
Minimum 5 kullanıcıyla kullanıcı başına aylık 20 ABD dolarından başlar Deneme Sürümü: Evet — 14 gün Ücretsiz Plan: Hayır
Google Drive — Dosya depolama ve ortak çalışma için iyi
şu tarihte mevcut:
- ağ
- iOS
- Android
Google Drive dosyalara şifreli erişim sağlar ve Google Dokümanlar, Google E-Tablolar ve Google Slaytlar dahil olmak üzere Google Suite ile sorunsuz çalışır. Ekip üyeleriyle gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmanızı sağlar. Temel dosya depolama ve merkezi arşiv olarak iyi çalışır , ancak bazı işletmelerin ihtiyaç duyduğu sağlam dosya yönetimi ve belge yönetimi sistemlerini sağlamaz. Örneğin uyumluluk , gelişmiş sürüm kontrolleri veya otomatikleştirilmiş iş akışları için destek sunmaz . Ancak, temel belge yönetimi ve dosyalar için merkezi, işbirliğine dayalı bir yere sahip olmak için sağlam bir seçimdir.
Google Drive, Microsoft Office dosyalarıyla da çalışır, böylece Word, Excel veya PowerPoint belgelerini dönüştürmeden çevrimiçi olarak yükleyebilir ve düzenleyebilirsiniz.
Google Drive hakkında daha fazla bilgi edininAna Özellikler
- Sürükle ve bırak arayüzü
- Arama ve filtreleme özellikleri
- İşbirliği ve izleme araçları
- Sürüm kontrolü
Artıları
- Kullanım kolaylığı
- Ayrıca çevrimdışı belge erişimi sağlar
Eksileri
- Elektronik imzaları desteklemiyor
- İş akışı yönetimini desteklemiyor
Fiyatlandırma
İlk 15 GB Deneme Sürümü için Ücretsiz: Ücretsiz Plan Yok: Evet
2023'ün Küçük İşletmeler İçin En İyi 6 Belge Yönetim Sistemi
| Başlık |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Yorumlar |   | | | | | |
| Fiyatlandırma | İlk 30 kullanıcı için ayda sadece 29 ABD dolarından başlayan fiyatlarla | 5 $/kullanıcı/ay'dan başlar | 20 $/kullanıcı/ay'dan başlar | 4,59 $/kullanıcı/ay'dan başlar | En az 5 kullanıcıyla kullanıcı başına aylık 20 ABD dolarından başlar | İlk 15 GB için ücretsiz |
| Ücretsiz deneme | Evet 14 günlük | Evet | Evet 14 günlük | HAYIR | Evet 14 gün | HAYIR |
| Ücretsiz Plan | Evet 30 kullanıcıya kadar | Evet | HAYIR | HAYIR | HAYIR | Evet |
Küçük İşletmeler için Doküman Yönetim Sistemi Nedir?
Belge yönetim sistemi (DMS), belgeleri depolamak, yönetmek ve paylaşmak için kullanılan çevrimiçi bir platformdur. Bir DMS, belge yönetiminizi merkezileştirmenize ve fiziksel dosyaları dijital dosyalara dönüştürmenize olanak tanır. Bu, zaman alan manuel belge dosyalama ve alma işlemlerini azaltarak yetkili kullanıcılarla paylaşmayı mümkün kılar.
Seçtiğiniz DMS'ye bağlı olarak, elektronik imzalar ve çevrimiçi işbirliği gibi modern araçları düzenleyebilir ve bunlardan yararlanabilirsiniz .
Küçük İşletmeler İçin Doküman Yönetimi Yazılımı Nasıl Çalışır?
Doküman yönetim yazılımı, dokümanları merkezi bir veri tabanında dijital olarak yakalamanıza ve saklamanıza olanak tanır. En iyi belge yönetimi çözümleri, herhangi bir bağlı ve yetkili kullanıcıya erişim sağlamak için bulut tabanlıdır.
Kullanıcılar belgelere erişebilir ve belgeler üzerinde işbirliği yapabilir, belgeleri diğer yetkili kullanıcılarla paylaşabilir ve iş akışlarını otomatikleştirebilir. Ayrıca verimliliği artırmak için belge yönlendirme, onaylar ve uyarılar için araçlara erişimleri vardır.
Çoğu DMS çözümü, belgelerin eski sürümlerini arşivleyebilir ve bir denetim izi sağlamak için değişikliklerin izlenmesine yardımcı olabilir.
Doküman Yönetimi Yazılımının Faydaları
Doküman yönetimi yazılımı, küçük işletmelerin iş akışını ve işlemleri kolaylaştırmasına yardımcı olur. Avantajlar şunları içerir:
- Azaltılmış depolama alanı : Belgeleri depolamak için fiziksel dosyalama dolapları, kutular ve ciltlere olan ihtiyacı ortadan kaldırırsınız.Bu sadece ihtiyacınız olan belgeleri bulmanızı kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda zemin alanını da azaltır.
- Organizasyon : Belge yönetimi yazılımında belgeleri bulmak, depolamak ve aramak çok daha kolaydır.
- Belge yedekleme ve kurtarma : Bir yangın veya sel durumunda, fiziksel belgeler kaybolabilir veya yok edilebilir.Bir DMS, iş sürekliliği ve olağanüstü durum kurtarma için otomatikleştirilmiş yedekleme sağlar.
- İyileştirilmiş iş akışı : Yakın zamanda yapılan bir araştırma, tüm işletmelerin neredeyse yarısının belgeleri bulmakta ve paylaşmakta zorlandığını ve yaklaşık üçte birinin sürüm oluşturma konusunda endişeleri olduğunu gösterdi.Küçük işletmeler için en iyi belge yönetimi yazılımı bu sorunları çözebilir.
- Uyum : Gelişen endüstri ve resmi düzenlemelere uyum sağlamak zor olabilir.Doğru DMS uyumluluğu sağlayacaktır.
- Güvenlik : Güvenli, şifrelenmiş bir DMS, belgelerinizi güvende tutar.
- Paylaşım ve işbirliği : DMS araçları, uzaktan çalışanları, dağıtılmış iş güçlerini ve müşterileri destekleyerek paylaşımı ve işbirliğini kolaylaştırır.
- Daha fazla erişim : Fiziksel belgeler yalnızca tek bir yerde saklanır ve erişim sınırlı olabilir.Dijital depolama, beklemeye gerek kalmadan erişim yetkisi olan herkesle paylaşmaya olanak tanır.
Kağıt dosyaları yönetmek ve sürdürmek artık pratik değil. Dosya dolaplarında ve kutularda dosya ve klasör aramak, daha verimli bir şekilde kullanılabilecek çok zaman alabilir. Tüm dosyalarınız çevrimiçi olsa bile, düzgün yönetilmezlerse onları düzenli ve erişilebilir tutmak zor olabilir.
Verimli bir DMS, tam dosya türünü, adını veya konumunu bilmeden sözcükleri veya tümceleri kullanarak arama yapmanızı sağlar. Bir anket, ofis çalışanlarının yarısından fazlasının dosyalar üzerinde çalışmaktan daha fazla zaman harcadığını bildirdi. Aynı çalışma, bilgiye hemen ihtiyaç duyulduğunda bunun ne kadar zor olabileceğini gösterdi — ankete katılan ofis çalışanlarının %81'i, patronları veya müşterileri acilen bir şeye ihtiyaç duyduğunda önemli bir belgeyi bulamadıklarını söyledi.
Nerede çalışırsa çalışsın bilgiye erişmesi gereken uzak ve hibrit çalışanlar için bu durum daha da zor hale geldi.
Küçük İşletmeler İçin Doküman Yönetim Sistemlerinin Maliyeti Ne Kadardır?
Küçük işletme belge yönetim sistemleri, seçtiğiniz erişim düzeyine ve plana bağlı olarak sınırlı sayıda kullanıcı için ayda birkaç yüz dolara kadar ücretsizdir.
Örneğin, Connecteam'in küçük işletme paketi ilk 10 kullanıcı için %100 ücretsizdir. Biraz daha büyük bir ekibiniz olsa bile — 30 kişiye kadar — Connecteam'in Temel planı ayda yalnızca 30 ABD dolarıdır .
Karşılaştırıldığında, SmartVault'a sahip 10 kullanıcının aylık maliyeti 400 ABD dolarıdır. En ucuz Microsoft SharePoint planı, 10 kullanıcı için aylık 50 ABD Doları veya Microsoft 365 E3 lisansının bir parçası olarak aylık 230 ABD Doları olacaktır.
SSS
Doküman yönetim sistemi türleri nelerdir?
İçerik ve kayıt yönetimi, iş akışı yönetimi, İK belge yönetimi ve belge görüntüleme dahil olmak üzere çeşitli belge yönetim sistemi türleri mevcuttur . Bir DMS'yi değerlendirirken, işletmeniz için ihtiyaç duyduğunuz araçları içerdiğinden emin olmak istersiniz.
Belgeleri yönetmenin en iyi yolu nedir?
Bulut tabanlı bir belge yönetim sistemi kullanmak, belgeleri depolamayı, düzenlemeyi ve paylaşmayı kolaylaştırır. Aramayı ve işbirliğini kolaylaştırarak tüm belgeleriniz için merkezi bir konum sağlar.
Bir doküman yönetim sisteminde nelere dikkat etmelisiniz?
Küçük işletmeniz için en iyi belge yönetimi yazılımı, çözümleri iş yapma şeklinize göre özelleştirmenizi sağlar. DMS'nizin kullanımının kolay olduğundan, sağlam güvenlik ve uyumluluk sunduğundan, iş akışı otomasyonunu desteklediğinden ve mevcut teknoloji yığınınızla entegre olduğundan emin olun.
Bulut tabanlı belge yönetim sistemleri güvenli midir?
Evet, bulut tabanlı belge yönetim sistemleri güvenlidir. Belgelerin otomatik olarak şifrelenmesini sağlayan ve erişim yönetimi ile gizlilik araçlarına izin veren bir çözüm arayın. Bulut yönetim sistemleri aslında şirket içi hizmetlerden daha güvenlidir çünkü platform sağlayıcıları güvenliği izler ve yazılım yamaları ile güncellemelerinin uygulanmasını sağlar.
Küçük İşletmeler için Doküman Yönetim Sistemlerinin Sonuçları
Küçük işletmeler için sağlam ve güvenli bir belge yönetim sistemi, iş akışını düzene sokabilir, belge saklamayı ve almayı basitleştirebilir ve ekip üyeleri ve müşterilerle paylaşıma izin verebilir. İhtiyaç duyduğunuz araçları sağlayan ve kuruluşunuzun üretkenliğini artırmak için kullanımı kolay bir DMS arayın.
Connecteam, belge yönetimini iyileştirmek isteyen küçük ve orta ölçekli işletmeler için en iyi seçimdir. Connecteam ile bugün kendiniz için küçük ve işletmeniz için büyük bir adım atın . İşletmenizi yönetmek için ihtiyacınız olan her şey için Connecteam'in Küçük İşletme Planına göz atmayı unutmayın .