2023'ün En İyi 7 Belge İş Akışı Yazılımı

Yayınlanan: 2023-12-24

Belge yönetimi iş akışı yazılımı, belge akışının otomatikleştirilmesine ve yönetilmesine yardımcı olur ve verimliliği ve organizasyonu artırmak için süreçleri kolaylaştırır.

Her gün çeşitli belgelerle uğraşmak zor olabilir. Sözleşmeleri, faturaları, raporları veya teklifleri yönetiyor olsanız da, bunları verimli ve güvenli bir şekilde oluşturmalı, incelemeli, onaylamalı ve saklamalısınız.

Manuel, kağıda dayalı iş süreçleri, belgelerin kaybolmasına, son teslim tarihlerinin kaçırılmasına veya paraya mal olan veya itibara zarar veren diğer hatalara yol açabilir. Bu arada, temel dijital dosyalama sistemleri veya yarı otomatik e-posta dağıtım araçları gibi bazı dijital çözümler, gelişen ihtiyaçlarınızı karşılamada başarısız olabilir.

Etkili bir belge iş akışı yazılımı, üretkenliğinizi, güvenliğinizi ve uyumluluğunuzu artırırken kuruluşunuz içindeki belge akışını otomatikleştirmenize ve optimize etmenize yardımcı olabilir.

Bu yüzden en iyi 7 belge iş akışı yazılımının bir listesini araştırdım ve derledim. Temel özelliklerini, fiyatlarını, artılarını ve eksilerini araştırıyorum. Bu şekilde ihtiyaçlarınıza en uygun olanı seçebilirsiniz.

Araştırmamızı okuyacak vaktiniz yoksa hızlı karşılaştırma tablomuza geçin.

En Çok Tercih Edilenlerimiz

En iyi hepsi bir arada belge iş akışı yazılımı
Daha fazla bilgi edinin Ücretsiz başlayın
Yapay zeka odaklı veri yakalama için iyi
Sürükle ve bırak form oluşturucu için iyi

En İyi Belge İş Akışı Yazılımını Nasıl Seçtim?

En iyi belge iş akışı yazılımı listemi derlerken aşağıdaki temel özelliklere sahip platformlara odaklandım.

Olması gereken özellikler

Öncelikle şu temel özelliklere sahip olduklarından emin oldum:

Doğrudan yazılım içerisinde basit tasarım ve düzenlemeyi mümkün kılmak içinbelge oluşturma ve düzenleme.
Özellikle işbirlikçi ortamlarda değişiklikleri izlemek ve belge bütünlüğünü korumak içinsürüm kontrolü .
Belgeleri otomatik olarak doğru kişiye veya ekibe yönlendirmek için otomatik iş akışı yönlendirme , manuel çabayı azaltır ve çalışanların belgeyle ilgili görevleri hızlı ve doğru bir şekilde tamamlamasını sağlar.
Veri güvenliğine yönelik erişim kontrolü ve izinler , hassas bilgilerin yalnızca yetkili personel tarafından erişilebilir olmasını sağlar.
Yorum yapma ve gerçek zamanlı düzenleme gibi özellikler de dahil olmak üzere ekiplerin belgeler üzerinde etkili bir şekilde birlikte çalışmasına yönelik işbirliği araçları .
Belgeleri verimli bir şekilde düzenlemek ve almak için belge depolama ve alma .

Ayrıca yazılımın sunduğundan da emin oldum:

Yazılımın kullanımını kolaylaştıran, benimseme oranlarını artıran ve öğrenme eğrisini azaltan kullanıcı dostu arayüz .
Bütçe bilincine sahip işletmeler için uygun fiyatlandırma .
Her yerden erişilebilirliğe izin veren bulut işlevi .

Son olarak belge iş akışı yazılımını mükemmel kılan belirli özellikleri kontrol ettim :

Gerçek zamanlı birlikte yazma ve entegre sohbet işlevleri gibi temel düzenleme ve yorum oluşturma özelliklerinin ötesinde gelişmiş işbirliği araçları .
Meta verileri, etiketleri ve tam metin aramasını kullanan güçlü arama ve alma yetenekleri , belge alımını hızlı ve verimli hale getirir.
Tüm eylemlerin, süreç optimizasyonunun ve uyumluluk amaçlarının ayrıntılı takibi için kapsamlı denetim izlerive raporlama .
Rutin görevlerin otomasyonu ve akıllı belge analizi ve kategorizasyonu içinotomasyon ve yapay zeka (AI) özellikleri.
Büyüyen işletmeler için yüksek ölçeklenebilirlik , performans düşüşü olmadan daha fazla kullanıcıya ve daha büyük veri hacimlerine uyum sağlar.
Uyumlu bir iş akışı sağlamak için entegrasyonlar .
Esneklik ve uzaktan erişim için mobil erişilebilirlik .

2023 Yılının En İyi 7 Belge İş Akışı Yazılımı

Connecteam — En iyi hepsi bir arada belge iş akışı yazılımı
Şu tarihte mevcut:

ağ
iOS
Android
Ücretsiz başlayın
Connecteam, bir belge iş akışı platformu olarak öne çıkan çok yönlü bir çalışan yönetimi yazılımıdır. Çeşitli belgelerin oluşturulmasını, yönetimini ve dağıtımını kolaylaştırarak verimli belge yönetimi için özel olarak tasarlanmış çeşitli özellikler sunar.
Neden Connecteam'i seçtim : Connecteam'in çekiciliği basit iş akışı oluşturma araçlarında yatıyor.Verimli operasyonların sürdürülmesine yardımcı olan kullanımı kolay formlar sunar. Ayrıca, belgeyle ilgili kolay görev atamalarına ve günlük operasyonel görevlere yardımcı olacak bir şablon kitaplığına olanak tanır.

Aşağıda Connecteam'in belgeleri ve ilgili iş akışlarını yönetme yeteneklerini geliştiren temel özelliklerini inceliyorum .
Gelişmiş belge yönetimi ve kontrolüyle kağıt karmaşasını ortadan kaldırın
Connecteam'in belge yönetim sistemi, tüm belgeleri ve formlarıher yerden, her zaman erişilebilen güvenli, bulut tabanlı bir depoda saklamanıza olanak tanır .Sezgisel arayüzü, politikalar, kılavuzlar, standart işletim prosedürleri veya ekip belgeleri olsun, belgeleri kolayca kategorilere ayırmanıza ve almanıza olanak tanır . Temel belgelerinizin her zaman güncel olmasını sağlamak için son kullanma tarihlerini bile ayarlayabilirsiniz.

Sistemçeşitli dosya formatlarını destekleyerek mevcut belgelerinizle uyumluluk sağlar.Dosyaları sürükleyip bırakabilir veya toplu olarak yükleyebilir, ardından bunları verimli bir şekilde almak için kategorilere ayırabilir ve etiketleyebilirsiniz. Gelişmiş arama işlevleri dosyaların hızla bulunmasını sağlar.
Platform,sürüm kontrolü sağlar , hassas belge düzenlemelerini korur ve geçmişi günceller.Bu özellik zaman içindeki değişiklikleri izlemek için hayati öneme sahiptir. Ayrıca ekibinizin her zaman en yeni belgelerle çalıştığından emin olmak için dosyaları otomatik olarak senkronize edebilirsiniz. Ayrıca ayrıntılı kullanıcı izinleriyle belgeleri kimlerin görüntüleyebileceğini, düzenleyebileceğini ve silebileceğini denetleyebilirsiniz.

Connecteam'in belge yönetimi çözümü, mevcut İK veya müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımınızlasorunsuz bir şekilde bütünleşerek uyumlu bir iş akışı ortamı oluşturur.
Akıllı Gruplar ve sezgisel görev yönetimiyle belge iş akışlarını optimize edin
Connecteam'in otomatik sistemi belge iş akışı süreçlerini düzene sokarak manuel hataları azaltır ve verimliliği artırır. Çalışanları rol, departman veya beceri seti gibi kriterlere göre otomatik olarak gruplara ayıran Akıllı Gruplar oluşturabilirsiniz. Daha sonra sistem belgeleri otomatik olarak doğru gruba yönlendirebilir .
Connecteam'in belgeyle ilgili görevlerin tamamlanmasına nasıl rehberlik ettiğini de takdir ediyorum. Connecteam'in çalışan görev takibi sayesinde, belge görevlerinin içine net talimatlar yerleştirerek doğru takip sağlayabilirsiniz .Ayrıca, karmaşık süreçleri yönetilebilir sıralara ayırabilir ve ilerleme durumunu merkezi kontrol panelinizden izleyebilirsiniz.

Ayrıca kişilere veya gruplara görevler atayabilirsiniz ve sistem, görev ilerleme durumunu günceller. Birden fazla kullanıcı , canlı değişiklikler, yorumlar ve @bahsetmeler sayesindebelgeler üzerinde gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabilir .Ayrıca merkezi bir kontrol paneli aracılığıyla iş akışı ilerlemesine ilişkin gerçek zamanlı uyarılar ve güncellemeler alırsınız ve her aşamada her belgenin durumu hakkında sizi bilgilendirirsiniz.
Bir diğer öne çıkan işbirliği özelliği, Connecteam'in çalışanlar ve yöneticiler arasında doğrudan, iki yönlü iletişime olanak tanıyangöreve özel iletişim kanalıdır .Bu özellik, belgeyle ilgili görevlerdeki yanlış anlamaları gidermenize yardımcı olarak çalışanların bu görevleri etkili ve doğru bir şekilde yürütmesini sağlar.

Özelleştirilebilir formlarla verimliliği ve veri toplamayı artırın
Connecteam'in sezgiselsürükle ve bırak oluşturucusu, kağıtlardan kurtulup özel dijital formları ve iş akışlarını dakikalar içinde oluşturmanıza olanak tanır; kodlamaya gerek yoktur.Metin, onay kutuları ve açılır menüler gibialanlar ekleyebilirsiniz .Ayrıca formları daha ilgi çekici ve bilgilendirici hale getirmek için resimler ve videolar gibi öğeleri de ekleyin.
Üstelik Connecteamdinamik, uyarlanabilir formlar oluşturmanıza olanak tanır .Bu formlar, kullanıcılara önceki yanıtlarına göre ilgili bilgi ve alanları sunmak için koşullu mantığı kullanır. Farklı senaryolar için çeşitli statik formlar oluşturmak yerine (farklı departmanlar için birden fazla anket gibi), yalnızca tek bir dinamik form oluşturabilirsiniz.

Ayrıca Connecteam,sürecinizi hızlı bir şekilde başlatmak için önceden tasarlanmış çeşitli formlar sunarak form oluşturma sürecinizi bir şablon kitaplığıyla zenginleştirir .Bu özellik zamandan tasarruf sağlar ve farklı veri toplama türleri arasında tutarlılık sağlar.
Veri toplama sürecini kolaylaştırarak formları platform aracılığıyla verimli bir şekilde dağıtabilir, tamamlayabilir ve gönderebilirsiniz. Yazılım aynı zamandaelektronik imzaları da destekleyerek formlarınıza ekstra bir doğrulama ve özgünlük katmanı ekler.Gönderilen formlar,şirketin bilgi tabanında otomatik olarak depolanır ve düzenlenir ; böylece toplanan verilere erişim ve analizler kolaylaşır.

Kusursuz entegrasyonu ve hareket halindeyken erişilebilirliği kolaylaştırın
Connecteam , Google Drive, Dropbox ve OneDrive gibi çeşitli bulut depolama platformlarıyla entegre olarak dosya erişilebilirliğini ve işbirliğini geliştirir.
Başka bir fayda mı? Connecteam , hem iOS hem de Android için kullanılabilen bir mobil uygulama olarak çalışır .Bu, size ve çalışanlarınıza belgelere doğrudan mobil cihazlarınızdan erişme, bunları inceleme, düzenleme ve paylaşma olanağı sağlar.
Ek olarak,mobil yakalama yetenekleri , telefonun kamerasını kullanarak belgelerin kolayca taranmasına ve yüklenmesine olanak tanıyarak belge yönetimi sürecini daha da kolaylaştırır.
Son olarak, anlık bildirimler sizi belge güncellemeleri ve onaylar hakkında bilgilendirerek görevlerin zamanında tamamlanmasını sağlar.
Ve daha fazlası
Connecteam, birincil özelliklerinin ötesinde, çalışan planlama , çalışan zaman saati ve daha fazlasını içeren bir dizi ek araç sunarak onu çok yönlü bir iş gücü yönetimi çözümü haline getiriyor .
Connecteam aynı zamanda ücretsiz bir yaşam planı da sunuyor – Şimdi Başlayın!
Ana Özellikler
Gelişmiş belge yönetimi ve kontrolü
İş akışı otomasyonu
Özelleştirilebilir formlar
E-imza ve multimedya entegrasyonu
Sürüm kontrolü
Görev yönetimi
Artıları
Özelleştirilebilir
Tüm işletmeler için uygun fiyatlı
Mobil cihazlar üzerinden erişilebilir
Diğer platformlarla entegre olur
Eksileri
Daha fazla entegrasyon yolda
Fiyatlandırma
Yaşam boyu ücretsiz plan mevcut Premium planlar 30 kullanıcı için ayda 29 ABD dolarındanbaşlıyor
14 günlük ücretsiz deneme, kredi kartına gerek yok
ÜCRETSİZ deneme sürümünü başlat
Atlamak
En Çok Tercih Edilenler
Connecteam DocuPhase Jotform M dosyaları Fluix DocuSign DocuWare
Tüm SSS'leri Karşılaştırın
DocuPhase — Yapay zeka odaklı veri yakalama için iyi
Şu tarihte mevcut:
- ağ
- pencereler
- Mac
DocuPhase , öncelikle borç hesapları otomasyonu, yapay zeka odaklı veri yakalama ve çeşitli kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemleriyle entegrasyon ile finansla ilgili süreçleri otomatikleştirmeye odaklanan bir yazılım şirketidir.
Neden DocuPhase'i seçtim : Manuel işleri önemli ölçüde azaltmak için finansal operasyonları kolaylaştırır.İş akışı otomasyonu ile belge onayını, incelemesini ve yönlendirmesini özelleştirebilirsiniz. Ek olarak, süreçlerin gecikmeden ilerlemesini sağlamak için otomatik tetikleyiciler (belge gönderimi gibi belirli olaylarda etkinleştirilen önceden ayarlanmış eylemler) oluşturabilirsiniz.
Özellikle yararlı bulduğum özelliklerden biri, kullanıcıların kağıt dosyaları dijitalleştirmesine ve elektronik belgeleri içe aktarmasına olanak tanıyan yapay zeka odaklı veri yakalamadır . Belgelerin indekslenmesini ve sınıflandırılmasını destekleyerek belgelerin verimli bir şekilde düzenlenmesini ve alınmasını sağlar.
Yazılım, web formlarını ve e-imzaları, BT müdahalesi olmadan özelleştirilebilir iş akışı otomasyonunu ve entegre satıcı ödemelerini içerir. Ayrıca daha iyi karar vermek için verileri çeşitli ERP sistemleriyle senkronize eder.
Ancak öncelikle finans odaklı olduğundan daha geniş kurumsal ihtiyaçları karşılamayabilir. Üstelik kurulumu karmaşık olabilir ve bazı işletmeler için maliyetli olabilir.
DocuPhase hakkında daha fazla bilgi edinin
Ana Özellikler
- Belge yakalama
- İş akışı otomasyonu
- E-imzalar
- Belge indeksleme
Artıları
- Özelleştirilebilir iş akışları sunar
- Diğer araçlarla bütünleşir
Eksileri
- Karmaşık
- Bazı işletmeler için maliyetli
Fiyatlandırma
250$'dan Başlayan Deneme Sürümü: Evet Ücretsiz Plan: Hayır
Jotform — Sürükle ve bırak form oluşturucu için iyi
Şu tarihte mevcut:
- ağ
- iOS
- Android
JotForm , belgelerle ilgili süreçleri kolaylaştırmak için çeşitli özellikler sunan çevrimiçi bir form oluşturucu, iş akışı ve belge yönetimi yazılımıdır .
Neden Jotform'u seçtim : Öne çıkan özelliği, anketlerden kayıt formlarına kadar çeşitli formların kolayca oluşturulmasına olanak tanıyan sezgisel form oluşturucudur.Formları koşullu mantığı destekler.
Ayrıca Jotform, formlara imza alanları eklemenizi sağlar. Ayrıca Google Drive, Dropbox, Slack ve Zapier gibi birçok iş aracıyla da entegre olur. Bu, veri toplama ve yönetim süreçlerinin kolaylaştırılmasına yardımcı olur.
Karşılaştığım bir diğer yararlı özellik ise hemen hemen her form türü için bir başlangıç noktası sunan geniş şablon kitaplığıdır. Ancak JotForm'un formlara odaklanması, gelişmiş belge iş akışı yönetimi yeteneklerini sınırlayabilir.
Jotform hakkında daha fazla bilgi edinin
Ana Özellikler
- Sürükle ve bırak form oluşturucu
- Koşullu mantık
- Şablon kütüphanesi
- İş akışı otomasyonu
Artıları
- Esnek ve ölçeklenebilir
- Uygun maliyetli
Eksileri
- Sınırlı belge yönetimi yetenekleri
- Sınırlı özelleştirme
Fiyatlandırma
25 Form Denemesine kadar ayda 34 ABD dolarından başlar : Ücretsiz Plan Yok: Evet — Evet, 5 Form'a kadar
M dosyaları — Belgeleri yapay zekayla anlamak için kullanışlıdır
Şu tarihte mevcut:
- ağ
- iOS
- Android
- pencereler
- Mac
M-Files, çalışan süreçlerinin otomatikleştirilmesine odaklanan bir belge yönetimi iş akışı sistemidir . Belge oluşturma , yönetim, süreç otomasyonu ve harici işbirliği dahil olmak üzere bir dizi özellik sunar .
Neden M-Files'ı seçtim : M-files'ın üretken yapay zeka teknolojisi M-Files Aino beni etkiledi.Çalıştığı her belge türünü belirlemek için bağlamı (belge meta verileri gibi) kullanır . Ayrıca talimatlara dayalı olarak özetler, raporlar ve e-postalar gibi çeşitli içerik formatları oluşturur. Bunları çeşitli dillere de çevirebilmektedir.
M-Files'ın iş akışları, belge özelliklerine ( belge türü gibi) veya meta verilere (proje adı veya sorumlu departman gibi) bağlı olarak belgeleri otomatik olarak doğru gözden geçirenlere, onaylayanlara veya hedeflere yönlendirebilir. Ayrıca sürüm kontrolü, denetim izleri ve diğer sistemlerle entegrasyon sunar .
Ancak M-Files'ın fiyatlandırma yapısı küçük işletmeler için daha az bütçe dostu olabilir. Ayrıca, klasör tabanlı sistemlere alışkın olan kullanıcılar, meta veri odaklı yaklaşımı daha az sezgisel bulabilirler.
M dosyaları hakkında daha fazla bilgi edinin
Ana Özellikler
- Meta veriye dayalı belge organizasyonu
- İş akışı otomasyonu
- Sürüm kontrolü
- Bağlamsal arama ve gezinme
Artıları
- Verimli belge sınıflandırması
- Gelişmiş güvenlik ve uyumluluk
Eksileri
- Potansiyel olarak yüksek fiyatlandırma
- Meta veriye dayalı yaklaşım için öğrenme eğrisi
Fiyatlandırma
Fiyat için satıcıyla iletişime geçin Deneme: Evet Ücretsiz Plan: Hayır
Fluix — Saha ve ofis çalışanları için ideal
Şu tarihte mevcut:
- ağ
- iOS
- Android
Fluix , şirketlerin belge süreçlerini dijitalleştirmesine ve rutin görevleri otomatikleştirmesine yardımcı olan bulut tabanlı bir platformdur. Güvenlik ve uyumluluğu ön planda tutarken hızlı ve güvenli veri toplama sağlamayı amaçlayan ofis ve saha ekiplerine hizmet verir.
Neden Fluix'i seçtim : Kağıt belgeleri dijital belgelere dönüştürmek için belge yakalama ve sayısallaştırma araçlarının yanı sıra doğrudan belgelere yorum ve işaretleme eklemek için açıklama özellikleri sunar .
Fluix ayrıca güvenli onaylar için e-imzaları destekleyerek belge onayı ve yönlendirme için özel iş akışlarının oluşturulmasına da olanak tanır. Saha operasyonlarını kolaylaştırmak için denetim ve denetim özellikleri sunar. Güvenlik ve uyumluluğa odaklanması önemli bir artı.
Fluix'in öncelikli olarak mobil cihaz kullanımına odaklanmasının, masaüstü platformlara büyük ölçüde bağımlı olan kuruluşlarla uyumluluğunu sınırlayabileceğini unutmamak önemlidir.
Fluix hakkında daha fazla bilgi edinin
Ana Özellikler
- Belge yakalama ve dijitalleştirme
- Ek açıklama araçları
- Özelleştirilebilir iş akışı otomasyonu
- E-imzalar
Artıları
- Mobil cihaz uyumluluğu
- Saha çalışanları için gelişmiş işbirliği
Eksileri
- Masaüstü merkezli kuruluşlara hitap etmeyebilir
- Öğrenme eğrisi gerektirir
Fiyatlandırma
Kullanıcı başına aylık 20 ABD dolarından başlar Deneme: Evet — 14 günlük Ücretsiz Plan: Hayır
DocuSign — E-imzalar ve sözleşme yönetimi için iyi
Şu tarihte mevcut:
- ağ
- iOS
- Android
DocuSign , e-imzalar ve sözleşme yönetimi konusunda uzmanlaşmış popüler bir belge iş akışı yazılımıdır . E-imza, elektronik noter tasdiki, sözleşme analitiği ve belge oluşturma gibi özellikler sunar. Esas olarak finansal hizmetler, sigorta ve gayrimenkul sektörlerine hitap etmektedir.
Neden DocuSign'ı seçtim : DocuSign'ın temel özelliği, belgeleri yüklemenize, alıcılar için imza alanları eklemenize ve bunları elektronik imza için göndermenize olanak tanır.İmzalayanlar dünyanın herhangi bir yerindeki herhangi bir cihazdan belgelere erişebilir ve bunları imzalayabilir.
DocuSign'ın güvenliği ve uyumluluğu ne kadar ciddiye aldığını takdir ediyorum. Veri gizliliğini sağlamak ve çeşitli düzenleme gerekliliklerini karşılamanıza yardımcı olmak için sektör lideri şifreleme ve güvenlik protokollerini kullanır.
Özellikle yararlı bulduğum bir diğer özellik de, belge hazırlama ve müzakereden onay, yürütme ve imza sonrası analize kadar tüm sözleşme yaşam döngüsünü yöneten sözleşme yaşam döngüsü yönetimidir (CLM).
Ancak DocuSign'ın öncelikli olarak e-imza ve sözleşme yönetimine verdiği önem, onun işletmeler için daha kapsamlı bir belge iş akışı çözümü olarak uygunluğunu sınırlayabilir.
DocuSign hakkında daha fazla bilgi edinin
Ana Özellikler
- E-imzalar
- Sözleşme Yönetimi
- Belge güvenliği
- İş akışı oluşturucu
Artıları
- Çeşitli entegrasyonlar
- Küresel erişilebilirlik
Eksileri
- E-imzaların ötesinde sınırlı kapsam
- Küçük işletmeler için pahalı olabilir
Fiyatlandırma
Kullanıcı başına aylık 10 ABD dolarından başlar Deneme: Evet Ücretsiz Plan: Evet
DocuWare — Yapay zekayla otomatik kategorizasyon için iyi
Şu tarihte mevcut:
- ağ
- iOS
- Android
- pencereler
DocuWare , belgelerin AI destekli sınıflandırılmasını, görev yönetimini ve e-imzaları sunan bulut tabanlı bir belge yönetimi yazılımıdır . Microsoft Teams ve Outlook gibi araçlarla iyi entegre olur.
Neden DocuWare'i seçtim : Platform, belgelerin içe aktarılması ve düzenlenmesinden onay süreçlerinin kolaylaştırılmasına kadar belge yönetimi için kapsamlı bir paket sunuyor.Elektronik formları ve Outlook entegrasyonu, iletişim ve belge iş akışlarını yönetmek için özellikle etkilidir.
Öne çıkan bir diğer özellik ise, belgeleri içeriklerine göre otomatik olarak düzenlemek için yapay zekayı kullanan akıllı indekslemedir. Belgelerdeki önemli bilgileri tanıyıp etiketleyerek belge alımını ve yönetimini basitleştirir.
DocuWare'in potansiyel sınırlamalarından biri de maliyetidir; bu da küçük işletmeler veya sınırlı bütçeli kuruluşlar için engel teşkil edebilir.
DocuWare hakkında daha fazla bilgi edinin
Ana Özellikler
- İndeksleme ve kategorizasyon
- Barkod tanıma
- İş akışı otomasyonu
- E-imzalar
Artıları
- Kullanıcı dostu tasarım
- Çeşitli entegrasyonlar
Eksileri
- Karmaşık ilk kurulum
- Sınırlı özelleştirme
Fiyatlandırma
Fiyatlandırma için satıcıyla iletişime geçin Deneme: Hayır Ücretsiz Plan: Hayır

En İyi Belge İş Akışı Yazılımlarını Karşılaştırın

Başlık	Ücretsiz başlayın
Yorumlar	4.8	4.5	4.6	4.2	4.8	4.7	4.6
Fiyatlandırma	İlk 30 kullanıcı için ayda sadece 29$' dan başlıyor	250$'dan başlıyor	25 Form'a kadar ayda 34 ABD dolarından başlayan fiyatlarla	Fiyat için satıcıyla iletişime geçin	Kullanıcı başına aylık 20$'dan başlıyor	Kullanıcı başına aylık 10$'dan başlıyor	Fiyatlandırma için satıcıyla iletişime geçin
Ücretsiz deneme	Evet 14 gün	Evet	HAYIR	Evet	Evet 14 gün	Evet	HAYIR
Ücretsiz Plan	Evet Ücretsiz 10 kullanıcıya kadar	HAYIR	Evet Evet, en fazla 5 Form	HAYIR	HAYIR	Evet	HAYIR

Belge İş Akışı Yazılımı Nedir?

Belge iş akışı yönetimi yazılımı, bir kuruluş içindeki belge akışını optimize etmek için tasarlanmış dijital bir araçtır. Raporlar, sözleşmeler ve faturalar gibi belgelerin oluşturulmasını, düzenlenmesini, paylaşılmasını ve saklanmasını otomatikleştirmeye yardımcı olur .

Bu yazılım genellikle belge yönlendirme, sürüm kontrolü, onay iş akışları, e-imzalar ve belge izleme gibi özellikler sunar. Birincil hedefi verimliliği artırmak, manuel görevleri azaltmak, uyumluluğu sağlamak ve ekip üyeleri arasındaki işbirliğini geliştirmektir .

Doküman Yönetim İş Akış Sistemleri Nasıl Çalışır?

İş akışı ve belge yönetimi yazılımı, görevleri sırayla yürüterek belge yönetimini kolaylaştırır. Yöneticiler, yazılım içerisindedijital bir çalışma alanı veya platform kurarak ve erişim kontrollerini kurarak süreci başlatır .Bu adım, yalnızca yetkili personelin belirli belgelere erişebilmesini, düzenleyebilmesini veya bunlar üzerinde işlem yapabilmesini garanti eder.

Kurulum sırasında yöneticiler sıklıkla iş akışı şablonlarını da tanımlar. Bu şablonlar, çeşitli süreçler için önceden belirlenmiş talimat setleri olarak hizmet vererek iş akışlarının oluşturulmasını basitleştirir.

Yazılım hazır olduğunda,proje yöneticisi bunu belge iş akışlarını başlatmak için kullanır. Bu süreç genellikle uygun bir iş akışı şablonunun seçilmesini, görevlerin atanmasını ve görev yürütme sırasının belirlenmesini içerir.

Bir görev atamasının ardından yazılım, atanan kişilere otomatik olarak bildirimde bulunarak onları gerekli eylemler konusunda yönlendirir.Çalışanlar daha sonra yazılım içindeki ilgili belgelere erişir , görevlerini tamamlar ve gerekirse geri bildirimde bulunur.

Yöneticiler belge sürümlerini denetler ve belirli aşamalara ulaşıldığında güncellemeler alarak süreç akışının sorunsuz olmasını sağlar. Bu gözetim, düzenlemelere uyumu ve iş uygulamalarında tutarlılığı sağlar.

Doküman Yönetimi İş Akışı Yazılımının Faydaları

İş akışı ve belge yönetimi yazılımı aşağıdaki avantajları sunar.

Geliştirilmiş üretkenlik

Bir belge yönetimi iş akışı sistemi , rutin görevleri otomatikleştirerek manuel müdahaleyi azaltır ve çalışanların işlerinin daha kritik yönlerine odaklanmasına olanak tanıyarak genel üretkenliği artırır.

Daha düşük maliyetler

Bu yazılım çözümleri, belge işlemeyi kolaylaştırarak ve fiziksel depolama ve kağıt ihtiyacını azaltarak operasyonel maliyetleri önemli ölçüde azaltır.

Gelişmiş işbirliği

Gerçek zamanlı erişim ve birlikte yazma yetenekleri daha iyi ekip çalışmasını ve iletişimi teşvik ederek belge oluşturma ve inceleme döngülerini hızlandırır .

Daha iyi uyumluluk ve güvenlik

Belge iş akışı yazılımı, kayıt tutma gereksinimleri de dahil olmak üzere düzenleyici standartlara uyumu sağlar. Aynı zamanda veri güvenliğini de geliştirerek işletmelerin uyumluluk risklerini etkili bir şekilde yönetmelerine yardımcı olur.

Daha hızlı karar alma

Düzenli ve güncellenmiş belgelere hızlı erişim, ilgili bilgilerin ihtiyaç duyulduğunda hazır olması nedeniyle daha hızlı karar alınmasını sağlar.

Belge İş Akışı Yazılımının Maliyeti Ne Kadardır?

Belge iş akışı yazılımının fiyatlandırması, çözümün özelliklerine, işlevselliğine ve ölçeklenebilirliğine bağlı olarak değişir. Bazı satıcılar bulut tabanlı veya şirket içi dağıtım seçenekleri sunarken diğerleri her ikisini de sağlar. Bazı satıcılar kullanıcı başına, aylık veya yıllık olarak ücret alırken, diğerleri belge sayısına, iş akışına veya depolama alanına göre ücret alır.

DocuPhase kullanıcı başına aylık 25 ABD Doları civarında başlarken Jotform ve M-Files ayda 50 ABD Doları ve hatta 100 ABD Doları'nın üzerine çıkabilir. Daha düşük giriş noktalarıyla bilinen Fluix ve DocuSign bile gelişmiş planlar için kullanıcı başına 30-40 ABD dolarına ulaşabilir. Şirket genellikle özel fiyat teklifleri gerektirdiğinden DocuWare'in fiyatlandırması o kadar şeffaf değil.

Connecteam, ihtiyacınız olan tüm temel belge iş akışı özelliklerine sahip, maliyetin çok altında bir maliyetle modern, kullanıcı dostu bir platform sunar. Küçük işletme planı 10 kullanıcıya kadar tamamen ücretsizdir . Ücretli planları bile rakiplerinin çoğundan çok daha uygun fiyatlı ve bazı endüstri devleriyle karşılaştırıldığında kullanıcı başına %70'e varan tasarruf sunuyor.

SSS

Belge iş akışı yazılımı sektör düzenlemelerine uyumu nasıl sağlar?

Belge iş akışı yazılımı genellikle denetim izlerini , erişim kontrollerini ve veri şifrelemeyi içerir. Bu özellikler , veri bütünlüğünü, gizliliğini ve eylemlerin izlenebilirliğini sağlayarak, kayıt tutma gereksinimleri ve çalışan verilerinin korunması gibi endüstri standartlarına ve düzenleyici gereksinimlere uymanıza yardımcı olur.

Belge iş akışı yazılımı, işletme büyüdükçe veya değiştikçe ölçeklendirilebilir mi?

Evet, belge iş akışı yazılımı genellikle bir işletmenin gelişen ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde ölçeklenebilir. Örneğin Connecteam, işletmeniz büyüdükçe büyüyen bir kullanıcı tabanını, daha fazla belgeyi ve karmaşık görevleri kolayca halledebilir. Bunu genellikle büyük değişikliklere ihtiyaç duymadan yapar ve büyümeyi daha sorunsuz ve daha verimli hale getirir.

Belge İş Akışı Yazılımının Son Noktası

Belge iş akışı yazılımı, kuruluşlar içindeki belgelerin işlenmesini kolaylaştırmak ve optimize etmek için hayati öneme sahiptir. Verimliliği önemli ölçüde artırır, belge işlemede tutarlılık sağlar, uyumluluğu artırır ve kağıt tabanlı sistemlere bağımlılığı azaltır.

Çeşitli pazar seçeneklerini inceledikten sonra Connecteam'i tüm işletme boyutları için en iyibelge iş akışı yazılımı olarak öneririm . Gelişmiş belge yönetimi, kolaylaştırılmış iş akışı otomasyonu ve özelleştirilebilir formlar gibi gelişmiş özellikler sunar . Mobil erişilebilirliğe ve güçlü entegrasyon yeteneklerine odaklanan Connecteam, modern belge yönetimi ihtiyaçları için kapsamlı ve uygun maliyetli bir çözümdür.

Connecteam'i bugün ücretsiz deneyin!