2023'ün En İyi 6 Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Yayınlanan: 2023-03-29Elektronik belge yönetim sistemleri, belgelerin saklanması ve yönetilmesi için güvenli, merkezi bir konum sağlar. İşletmeniz için en iyisini seçmenize yardımcı olmak için 2023 için en iyi 6 EDMS yazılımını inceliyoruz.
Doğru araçlar olmadan, belge yönetimi zaman alıcı ve sinir bozucu bir süreç haline gelebilir. Güvenilir bir elektronik belge yönetim sistemi (EDMS) kullanmak, dosyalarınızı daha etkili bir şekilde düzenlemenize yardımcı olarak daha sorunsuz işbirliği ve daha az hata sağlar.
Modern elektronik dosya yönetimi sistemleri oldukça güvenlidir ve düzensiz, bazen pahalı olan fiziksel depolamanın yerini alır. Tüm dijital dosyalar şifreleme ve erişim kontrol izinleri ile korunur. Ayrıca çoğu platform, veri güvenliği düzenlemelerine uyumlu kalmanıza yardımcı olacak araçlarla birlikte gelir.
Daha fazlasını anlamanıza yardımcı olmak için, en iyi 6 elektronik belge yönetim sistemini ve birini seçerken nelere dikkat etmeniz gerektiğini anlatan bu kılavuzu bir araya getirdik.
Araştırmamızı okumaya vaktiniz yoksa hızlı karşılaştırma tablomuza geçin.
En İyi Seçimlerimiz
En iyi hepsi bir arada elektronik belge yönetim sistemi
Daha fazla bilgi edin
Otomatik belge dosyalama için iyi
Belgeler üzerinde işbirliği yapmak için iyi
Elektronik Belge Yönetim Sisteminde Neler Aranmalı?
En iyi belge yönetimi yazılımı, belgelerinizi depolamaktan çok daha fazlasını yapar. İşte dikkat etmeniz gereken birkaç temel özellik:
- Doküman yönetimi ve geri alma.Etiketler, kategoriler ve açıklamalar gibi meta verileri ekleme yeteneği, elektronik belgelerinizi saklamanızı ve düzenlemenizi kolaylaştırabilir. Ayrıca, arama işlevini kullanarak herhangi bir belgeyi hızla bulun ve alın.
- Özel erişim izinleri.Hassas bilgilerin güvende kalmasını sağlamak için belirli çalışanlara belirli belgelere erişim izni verin. Örneğin Connecteam, kullanıcılar ve kullanıcı grupları oluşturmanıza ve toplu izinler atamanıza olanak tanır. Bazı sistemlerde parola koruması ve şifreleme özellikleri de bulunur.
- İşbirliği özellikleri.Belgeleri kolayca paylaşın ve ekip üyeleriyle belgeler üzerinde işbirliği yapın. Birden fazla kullanıcı aynı anda belgeleri düzenleyebilir ve üzerinde yorum yapabilir, bu da ekip çalışmasını teşvik eder ve iş akışlarını kolaylaştırır.
- Sürüm kontrolü takibi.Belgelerin eski sürümlerini ve denetim amacıyla değişiklik geçmişini görüntüleyin. Bu aynı zamanda daha iyi doğrulama ve işbirliğini kolaylaştırır.
- Mevzuata uygunluk.İşletmeler veri depolama ve koruma düzenlemelerine uymak zorundadır, bu nedenle saklama politikaları ve denetim izleri gibi özelliklere sahip bir belge dosyalama sistemi arayın.
- E-imza işlevi.Önemli belgeleri kendi cihazlarından dijital olarak imzalayabilen çalışanlarla paylaşmanıza olanak tanır.
- Analizler ve raporlar.Belge etkinliği, performansı, kullanımı ve daha fazlası hakkındaki verileri görmek için raporlar oluşturun.
- Mobil uygulama.Belgelere herhangi bir cihazdan, herhangi bir yerden, herhangi bir zamanda erişin ve bunları yönetin.
2023'ün En İyi 6 Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Connecteam — En iyi hepsi bir arada elektronik belge yönetim sistemi
şu tarihte mevcut:
- ağ
- iOS
- Android
Connecteam, en iyihepsi bir arada elektronik belge yönetim sistemi olarak listemizin başında yer alıyor .Dosyaları korumak için şifreleme ve erişim kontrolleri gibi güvenlik özellikleri sunar ve şık, kullanıcı dostu bir arayüze sahiptir.
Aşağıda, belgelerinizi kolaylıkla yönetmenize yardımcı olacak Connecteam'in göze çarpan özellikleri bulunmaktadır.
Merkezileştirilmiş bir gösterge panosu aracılığıyla kolaylaştırılmış belge yönetimi
Connecteam iletüm şirket belgelerinizi tek bir yerde saklayabilir ve yönetebilirsiniz.Çalışanlar, sertifikalar, formlar, kişisel ve düzenleyici dosyalar ve daha fazlası dahil olmak üzere belgeleri doğrudan yükleyebilir. Her şey, teknoloji konusunda pek bilgili olmayanlar için bile gezinmesi kolay olan merkezi bir panoda görüntülenebilir.
Connecteam'in mobil uygulamasını kullanarak , siz ve ekip üyeleriniz istediğiniz zaman, istediğiniz yerden belge yükleyebilir ve belgelere erişebilirsiniz.Kullanıcı dostu arayüz, görüntülemeniz gereken herhangi bir belgeye gitmeyi kolaylaştırır.
Hepsinden iyisi, Connecteamsınırsız depolama sunar .Bu, yükleyebileceğiniz ve saklayabileceğiniz belgelerin sayısıveyaboyutu konusunda herhangi bir sınırlama olmadığı anlamına gelir .
Hassas bilgileri güvende tutmak için güvenli depolama ve kullanıcı izinleri
Connecteam, tüm belgelerinizi son derece güvenli bir bulutta depolar veuçtan uca veri şifrelemeye sahiptir .Bu, yetkisiz üçüncü tarafların, siz belgeleri yüklerken, düzenlerken veya görüntülerken belgelerinize erişmesini önler. Connecteam ayrıca endüstri standardı 256 bit SSL şifrelemesi kullanır.
Ayrıca Connecteam, şirketinizdeki tüm kullanıcılar içinözel izinler belirlemenize olanak tanır.Hangi çalışanların hangi belgelere erişebileceği ve bunları düzenleyip düzenleyemeyeceği konusunda tam kontrole sahipsiniz. Bu, hassas bilgilere yalnızca uygun kişilerin erişebilmesini sağlar.
Son kullanma tarihlerini ayarlayarak uyumlu kalın ve belgeleri güncel tutun
Connecteam, yüklediğiniz belgeler için tüm son kullanma tarihlerini size gösterecektir. Ayrıca giriş veya türe göre belgeler üzerinde özel son kullanma tarihleri belirleyebilirsiniz.
Ayrıca,belgelerin süresi dolmak üzereyken Connecteam sizi otomatik olarak bilgilendirir .Bu şekilde, önemli belgelerin ve sertifikaların hiçbir zaman güncelliğini kaybetmemesini sağlamak için hızlı bir şekilde harekete geçebilirsiniz. Ayrıca , belge saklamayla ilgili ilgili yasa ve yönetmeliklere uyumlu kalmayı kolaylaştırır .
Anında dosya paylaşımı ile daha sorunsuz katılım
Connecteam'in belge yönetimi özellikleri, işe alım sürecini de kolaylaştırabilir. Yeni işe aldığınız kişiler,gerekli belgeleri ve sertifikaları doğrudan mobil cihazlarından yükleyebilir.Bunlar vergi formlarını, imzalanmış sözleşmeleri, kişisel dosyaları ve daha fazlasını içerebilir. Bunlara anında erişebilecek ve cihazınıza tek bir dokunuşla çalışanlardan ek belgeler talep edebileceksiniz.
Ayrıca, yeni işe alınanlara belge yüklemeleri içinhatırlatıcılar gönderebilir ve katılım sırasında işaretlemeleri için kontrol listeleri oluşturabilirsiniz .Bu, hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlar, böylece yeni çalışanlar işe alım sürecini daha hızlı tamamlayabilir.
Daha iyi iletişim için uygulama içi sohbet ve şirket haber akışı
Connecteam'in yerleşik sohbet özelliği ile nerede ve ne zaman çalışıyor olurlarsa olsunlar ekip üyeleriyle gerçek zamanlı iletişim kurabilirsiniz.Saniyeler içinde güvenli bire bir veya grup sohbetleri kurun ve konuşmaları güvenli ve bağlam içinde tutmak için özel kullanıcı izinleri oluşturun.
Mesajlarda resimler, videolar, sesli notlar ve diğer dosyaları gönderebilirsiniz. Ayrıca, anında iletme bildirimleri, mesajlarınızın hiçbirinin kaçırılmamasını sağlar.
Connecteam'de aynı anda tüm ekibinizle güncellemeleri ve duyuruları paylaşmak için kullanabileceğiniz sosyal medya tarzı birşirket haber akışı da vardır.Gönderileri mükemmel zamanda çıkacak şekilde planlayın, gönderilerinizi kimlerin görüntülediğini görün ve duyuruları GIF'ler, resimler ve daha fazlasıyla özelleştirin.
Doküman yönetimi ile ilgili olarak, bu özelliklerdokümanlar hakkında anında iletişim kurmanızı sağlar .Çalışanlardan belge göndermelerini isteyin, önemli bir sertifikanın süresinin dolmak üzere olduğunu onlara bildirin veya tüm ekipten aynı anda belge isteyin.
Ve daha fazlası
Connecteam, bir elektronik belge yönetimi çözümünden daha fazlasıdır. Ayrıca eğitim , görev yönetimi , çalışan planlaması , ödüller ve tanınma ve çok daha fazlası için özelliklere sahiptir .
Connecteam, 10 veya daha az çalışanı olan ekipler içinsonsuza kadar ücretsiz bir Küçük İşletme Planı sunar .Ücretli planlar, 30 kullanıcıya kadar ayda yalnızca 29 ABD dolarından başlar ve kullanabileceğiniz ücretsiz bir deneme sürümü de vardır.
Ana Özellikler
Belgeleri depolamak, düzenlemek ve yönetmek için merkezi konum
Sınırsız belge depolama
Özel belge erişim kontrolleri
Belgelerdeki son kullanma tarihleri
Anında dosya paylaşımı
Bireysel ve grup mesajlaşması için yerleşik sohbet
Artıları
Daha az teknoloji meraklısı kullanıcılar için bile kullanımı kolay
Hareket halindeyken belgeleri yükleyebilmeniz ve belgelere erişebilmeniz için mobil uygulama
10 kişiye kadar olan ekipler için ömür boyu ücretsiz
Hepsi bir arada iş yönetimi çözümü
Eksileri
Daha fazla entegrasyon gelecek
Fiyatlandırma
İlk 30 kullanıcı içinayda sadece 29 ABD dolarından başlayan fiyatlarla 14 günlük ücretsizdeneme Ücretsiz plan mevcut
14 günlük ücretsiz deneme, kredi kartı gerekmez
ÜCRETSİZ deneme sürümünü başlatRubex by eFileCabinet — Otomatik belge dosyalama için iyi
şu tarihte mevcut:
- ağ
- iOS
- Android
Rubex by eFileCabinet, otomatik belge dosyalama, ekip işbirliği ve daha fazlası için özelliklere sahip bulut tabanlı bir belge yönetim sistemidir. Belge onay süreçlerini otomatikleştirebilir ve belge verilerinin görselleştirilmesini sağlar. Rubex, belgelere tarihe veya anahtar kelimeye göre erişmek ve almak için arama işlevi sunar. Bir mobil veya web uygulaması olarak kullanılabilir.
Yöneticiler, belirli kullanıcıların belirli belgelere erişmesini veya bunları düzenlemesini engellemek için kullanıcı izinleri ayarlayabilir. Rubex ayrıca sürüm kontrol özellikleri, belge şablonları, e-imzalar, dosya paylaşımı ve dosya istekleri sunar.
Rubex by eFileCabinet hakkında daha fazla bilgi edininAna Özellikler
- e-imzalar
- Otomatik belge dosyalama
- Mobil ve web uygulamaları
- Kullanıcı izinleri ve sürüm kontrolü
Artıları
- Üçüncü taraf yazılımlarla entegrasyon sunar
- Eksik belgeleri arayabilir
Eksileri
- Fiyatlandırma herkese açık olarak listelenmemiş
- Temel ücretli planda sınırlı özellikler
Fiyatlandırma
Fiyat için satıcıyla iletişime geçin Deneme: Evet Ücretsiz Plan: Hayır
Zoho Docs — Dokümanlar üzerinde işbirliği yapmak için uygundur
şu tarihte mevcut:
- ağ
- iOS
- Android
Zoho WorkDrive, ekip işbirliğine odaklanan bulut tabanlı bir belge yönetim sistemidir. Ekip Klasörleri özelliği ile kullanıcılar belgeleri gerçek zamanlı olarak birbirleriyle paylaşabilir. Birden çok kullanıcı aynı anda belgeler üzerinde birlikte çalışabilir.
Kullanıcılar belgeleri çevrimdışı olarak yedekleyebilir ve internete yeniden bağlandıklarında veriler eşitlenir. Ayrıca belgeleri klasörler ve alt klasörler halinde düzenleyebilir ve bunları konuma, türe, anahtar sözcüklere veya ada göre arayabilirler.
Yazılım ayrıca sürüm kontrolü, erişim izinleri ve denetim izleri ve dosya erişimiyle ilgili istatistikler dahil olmak üzere raporlar sunar. Ayrıca güvenlik özelliklerine sahiptir ve kullanıcılara Zoho Office Suite'e erişim sağlar.
Zoho WorkDrive, Android ve iOS cihazlar için mobil uygulamaların yanı sıra bir masaüstü uygulamasına sahiptir. Ne yazık ki, ücretsiz bir plan yok.
Zoho Belgeleri hakkında daha fazla bilgi edininAna Özellikler
- Takım Klasörleri
- Sürüm kontrolü ve erişim izinleri
- Çevrimdışı veri yedeklemeleri
- Mobil uygulamalar
Artıları
- Klasörleri "genel" veya "özel" olarak ayarlayabilir
- Belgeleri hızlı bir şekilde almak için arama işlevi
Eksileri
- Ücretsiz plan yok
- Daha düşük seviyeli planlarda dosya yükleme limitleri kısıtlayıcı olabilir
Fiyatlandırma
Kullanıcı başına aylık 5 ABD dolarından başlar Deneme: Evet Ücretsiz Plan: Evet
PandaDoc — E-imzaları kabul etmek için uygundur
şu tarihte mevcut:
- ağ
- iOS
- Android
Pandadoc , e-imza ve sözleşme yönetimi araçları içeren bulut tabanlı bir belge yönetimi programıdır. İşverenler, kendi belgelerini oluşturmak için sürükle ve bırak belge oluşturma araçlarını kullanabilir. Çeşitli belge türleri için başlangıç noktası sağlayan bir şablon kitaplığı vardır.
İşverenler ayrıca dosya geçmişlerini görüntüleyebilir ve zaman içindeki değişiklikleri izlemek için sürüm izlemeyi kullanabilir. Uygulama içinde dosya paylaşımı mevcuttur. Kimin hangi dosyaları görüntüleyebileceğini kısıtlamak için erişim kontrolleri oluşturulabilir.
Ne yazık ki, Pandadoc daha büyük ekipler için oldukça pahalı hale gelebilir. Kullanıcı başına aylık 19 ABD dolarından başlar. Bu, 100 kişilik bir ekip için ayda 1.900 ABD dolarına eşittir.
PandaDoc hakkında daha fazla bilgi edininAna Özellikler
- Sürükle ve bırak belge oluşturma
- Sürüm geçmişi
- Erişim kontrolleri
- Dosya paylaşımı
Artıları
- Kullanımı kolay
- Büyük şablon kitaplığı
Eksileri
- Yüksek fiyatlar
- biraz yavaş olabilir
Fiyatlandırma
Kullanıcı başına aylık 19 ABD Doları'ndan başlayan Deneme Sürümü: Evet — 14 Günlük Ücretsiz Plan: Evet
DocuWare — Fatura yönetimi için iyi
şu tarihte mevcut:
- ağ
- iOS
- Android
- pencereler
DocuWare , faturalama ve e-imza araçları içeren otomatik bir belge yönetim sistemidir. İşverenler, dosyaları düzenlemek için merkezi yönetim kontrol panelini kullanabilir. Depolanan tüm bilgiler şifrelenir ve diğer güvenlik uygulamalarıyla korunur ve bazı üçüncü taraf entegrasyonları vardır.
Çalışanlar, müşteriler ve erişim izinleri olan diğerleri, belgeleri görüntülemek ve düzenlemek için mobil uygulamayı kullanabilir. Yöneticiler, son tarihler içeren eylem öğelerini belirleyebilir. Yerleşik bir dosya araması vardır ve belgeler dosya türüne göre sıralanabilir. Doğru kişilerin doğru belgeleri görebilmesini sağlamak için ayrıntılı erişim kontrolü mevcuttur.
Olası sorunlardan biri, DocuWare'in tüm planlarının depolama limitleriyle birlikte gelmesidir. En üst düzey paketler bile, 100 kullanıcıya kadar paylaşılan yalnızca 250 GB depolama alanı sunar.
DocuWare hakkında daha fazla bilgi edininAna Özellikler
- Güvenli belge depolama
- Parçalı erişim denetimleri
- Dahili dosya arama
- Üçüncü taraf entegrasyonları
Artıları
- İyi erişim kontrolleri
- Kullanımı kolay mobil uygulama
Eksileri
- Tüm planların depolama sınırları vardır
- Ücretsiz deneme veya ücretsiz plan yok
Fiyatlandırma
Fiyatlandırma için satıcıyla iletişime geçin Deneme Sürümü: Ücretsiz Plan Yok: Hayır
Oneflow — Sözleşme yönetimi için iyi
şu tarihte mevcut:
- ağ
Oneflow , özel bir sözleşme yönetimi programıdır. İşverenler, sözleşme oluşturucu ile sıfırdan dijital sözleşmeler oluşturabilir ve özelleştirilebilir şablonlar vardır. Erişim izinleri, yalnızca ilgili kişilerin sözleşmeleri görüntüleyebilmesini ve sözleşmelerle etkileşim kurabilmesini sağlar.
İş belgelerini gerçek zamanlı olarak düzenleme yeteneği de dahil olmak üzere işbirliği araçları da vardır. Yapılandırılabilir bildirimlerle herkes güncel kalabilir ve e-imza aracıyla Oneflow sözleşmeleri çevrimiçi olarak imzalanabilir.
Ana dezavantajı, Oneflow'un özellikle sözleşme oluşturma ve yönetimi için tasarlanmış olmasıdır. Daha genel belge yönetimi için kullanışlı değildir.
Oneflow hakkında daha fazla bilgi edininAna Özellikler
- Sözleşme Yönetimi
- Sözleşme oluşturucu
- Erişim kontrolleri
- Işbirliği araçları
Artıları
- Hızlı sözleşme oluşturma
- Özelleştirilebilir sözleşme şablonları
Eksileri
- Sözleşme yönetimi ile sınırlı
- nispeten pahalı
Fiyatlandırma
Kullanıcı başına aylık 18,42 ABD dolarından başlayan fiyatlarla Deneme: Evet Ücretsiz Plan: Evet
En İyi Elektronik Belge Yönetim Sistemlerini Karşılaştırın
| Başlık |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Yorumlar |   | | | | | |
| Fiyatlandırma | İlk 30 kullanıcı için ayda sadece 29 ABD dolarından başlayan fiyatlarla | Fiyat için satıcıyla iletişime geçin | 5 $/kullanıcı/ay'dan başlar | 19 $/kullanıcı/ay'dan başlar | Fiyatlandırma için satıcıyla iletişime geçin | 18,42 $/kullanıcı/ay'dan başlar |
| Ücretsiz deneme | Evet 14 günlük | Evet | Evet | Evet 14 günlük | HAYIR | Evet |
| Ücretsiz Plan | Evet 30 kullanıcıya kadar | HAYIR | Evet | Evet | HAYIR | Evet |
Elektronik Belge Yönetim Sistemleri Nedir?
Elektronik belge yönetim sistemi (EDMS), kuruluşlarınönemli belgeleri dijital olarak depolamasına, yönetmesine ve erişmesine olanak tanıyan bir tür bulut tabanlı yazılımdır .
Bu sistemler, kağıt belgeleri bir dosya dolabında saklamak gibi fiziksel depolama çözümlerinin yerini alır. Bunun yerine belgeleri depolamak için güvenli, merkezi bir konum sağlarlar. Bunu, erişimin ve geri almanın basit olduğu elektronik dosya yönetimi gibi düşünün. İşletmeler, faturalar ve sözleşmelerden çalışan kayıtlarına ve eğitim materyallerine kadar her şeyi ve çok daha fazlasını depolayabilir.
EDMS yazılımı, onay ve inceleme süreçleri gibi belge iş akışlarını da otomatik hale getirir. Bu, üretkenliği artırmaya ve işletmelere zaman kazandırmaya yardımcı olabilir. Ayrıca, bu sistemler genellikle belirli belgelere erişimi kontrol eden ve belgelerde yapılan düzenlemeleri izleyen özelliklere sahiptir. Bu, veri güvenliğini artırmaya yardımcı olur.
Ayrıca bu sistemler kağıt kullanımını azaltır ve kaybolan veya yanlış yere konan belgeleri ortadan kaldırır. Bu, işletmelerin uzun vadede tasarruf etmesini sağlar.
Elektronik Belge Yönetim Sistemleri Nasıl Çalışır?
Elektronik belge yönetim sistemleri, bir işletme çalışanlarının yüklediği tüm belgeleri güvenli bir şekilde saklayarak çalışır .
Bu sistemlerden birini kullanmak için işletmelerin öncelikle EDMS yazılımını indirmesi gerekir. Çoğu, mobil ve/veya masaüstü uygulamaları olarak mevcuttur. Bazıları web tarayıcıları aracılığıyla da kullanılabilir. Çalışanlar, uygulamayı doğrudan mobil cihazlarına indirebilir veya yazılıma masaüstü bilgisayarlarından erişebilir.
İşletmelerin daha sonra çalışanları sistemin nasıl kullanılacağı konusunda eğitmesi ve belgeleri yüklemek ve düzenlemek için bir süreç geliştirmesi gerekir. Hem çalışanlar hem de yöneticiler belge yükleyebilir ve işverenler, çalışanların yükleyebileceği belge türleri için özel kurallar belirleyebilir.
Dokümanlar sisteme yüklendikten sonra, çalışanlar bu dokümanlara istedikleri zaman, istedikleri yerden erişebilirler. Belgeleri başlığa, tarihe, yazara, anahtar kelimeye veya diğer kriterlere göre arayabilirler. Bu sistemler ayrıca çalışanların belgeler üzerinde birbirleriyle işbirliği yapmasına olanak tanır. Birkaç çalışan aynı anda aynı belge üzerinde çalışabilir ve sistem her kullanıcının yaptığı değişiklikleri izleyebilir.
Yöneticiler, belgelerin güvenli bir şekilde saklanmasını sağlamak ve bunlara ihtiyaç duyan çalışanların erişimini sağlamak için bu sistemleri kullanabilir.
Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Faydaları
Kolay erişilebilirlik ve alma
Bu sistemler, belgelere her yerden, her zaman hızlı ve kolay erişim sağlar. Bu, sizin ve çalışanlarınızın belgelere erişmesini ve birbirinizle paylaşmanızı kolaylaştırır.
Benzer şekilde, EDMS yazılımı, kullanıcıların tam olarak aradıkları belgeleri hızlı bir şekilde aramaları için araçlar sunar. Anahtar kelime, başlık, yazar, tarih ve diğer çeşitli kriterlere göre arama yapabilirler. Artık aradığınızı bulmak için bir yığın belgeyi karıştırmanıza gerek yok.
Zaman tasarrufu
Elektronik belge yönetim sistemleri, belge iş akışlarının zaman alan birçok bölümünü otomatik hale getirir. Manuel belge inceleme, onaylama ve işleme ihtiyacını ortadan kaldırırlar. Bu, daha önemli işlere geri dönebilmeniz için zamanınızı boşaltabilir.
Gelişmiş işbirliği ve geliştirilmiş üretkenlik
Bu sistemler, çalışanların belgeler üzerinde işbirliği yapmasını kolaylaştırır. Birden çok kişi belgeleri aynı anda düzenleyebilir ve EDMS yazılımı her kullanıcının yaptığı benzersiz değişiklikleri otomatik olarak izler.
İşbirliğini iyileştirerek ve belge iş akışlarını kolaylaştırarak, bu sistemler sonuçta üretkenliği de artıracaktır.
Geliştirilmiş güvenlik
Çoğu EDMS yazılım çözümü, belirli belgeler ve/veya kullanıcılar için özel erişim izinleri ayarlamanıza izin verir. Bu, hassas ve hatta gizli materyallere yalnızca yetkili kişilerin erişebilmesini sağlar. Benzer şekilde yazılım, kullanıcıların belgelerde yaptığı değişiklikleri izleyebilir. Bu şekilde, belirli değişikliklerden kimin sorumlu olduğunu görmeniz kolaydır.
Gelişmiş uyumluluk
Bu sistemler, belgeleri ilgili yasa ve yönetmeliklere göre sakladığınızdan ve yönettiğinizden emin olmanızı kolaylaştırır. Belgeleri saklamanın ve belgelere erişmenin güvenilir bir yolu ile doğru, güncel kayıtları tutabilir ve gerektiğinde bunları anında üretebilirsiniz.
Düşük maliyetler
EDMS yazılımıyla, kağıt belgeleri yazdırmak ve saklamak için para harcama konusunda endişelenmenize gerek kalmayacak. Bu sistemler, belgeleri dijitalleştirerek ve elektronik olarak saklayarak, pahalı olabilen fiziksel depolama alanı ihtiyacını da ortadan kaldırır. Bu, işletmenize uzun vadede çok para kazandırabilir.
Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Maliyeti Ne Kadardır?
Çoğu sistem kullanıcı başına, aylık olarak fiyatlandırılır. Örneğin, Panadoc kullanıcı başına aylık 19 ABD doları ücret alır. Öte yandan Zoho WorkDrive, temel planı için kullanıcı başına ayda 3 doların biraz üzerinde ücret alıyor. Ancak, tüm özelliklerine erişimi içermez. Ek araçlar için ayda daha fazla ödeme yapmanız gerekir.
Bazı çözümler fiyatlandırma planlarını herkese açık olarak listelemez. Bu, fiyatlandırma bilgileri için doğrudan satıcıyla iletişime geçmeniz gerekeceği anlamına gelir.
Connecteam, fiyatlandırma konusunda şeffaftır ve her büyüklükteki işletme için uygun fiyatlı seçenekler sunar. 10 kişiye kadar olan ekipler Connecteam'i ömür boyu ücretsiz kullanabilir. Daha büyük ekipler , 30 kullanıcıya kadar ayda sadece 29 ABD dolarından başlayan ücretli bir plandan yararlanabilir .Bundan sonra, ek kullanıcıların aylık maliyeti yalnızca 0,50 ABD dolarıdır.
Connecteam ayrıca , ücretli bir plana geçmeden önce denemek için kullanabileceğiniz ücretsiz birdeneme sunar.
SSS
Elektronik belge örneği nedir?
Elektronik belge, elektronik olarak oluşturulabilen, düzenlenebilen ve saklanabilen herhangi bir belgedir. Bazı örnekler arasında PDF dosyaları, Excel elektronik tabloları ve Microsoft Word belgeleri yer alır. Belgelerinizi dijital olarak saklamak ve yönetmek için Connecteam gibi elektronik belge yönetim sistemlerini kullanabilirsiniz.
Elektronik belge yönetim sistemine bir örnek nedir?
Dışarıda birçok elektronik belge yönetim sistemi var, ancak bazı örnekler Microsoft SharePoint, Google Drive ve Alfresco'dur. Ancak bunların hiçbiri Connecteam kadar çok özellik sunmaz. Connecteam, planlama, etkinlik planlama , katılım ve eğitim ve çok daha fazlası için araçların yanı sıra belge yönetimi için güçlü özelliklere sahiptir .
EDMS ve ERMS arasındaki farklar nelerdir?
Elektronik belgeleri saklamak ve yönetmek için bir elektronik belge yönetim sistemi (EDMS) kullanılır. Bir elektronik kayıt yönetim sistemi (ERMS) daha kapsamlıdır ve yaşam döngüleri boyunca kayıtları yönetmek için kullanılır. Elektronik kayıtlar yalnızca belgeleri değil aynı zamanda e-postaları, resimleri, sosyal medya gönderilerini ve daha fazlasını içerir.
Kısacası, EDMS belge depolama ve yönetimine odaklanmıştır. Bu arada ERMS, belgeleri de içerebilen kayıtları yönetmek için daha gelişmiş özelliklere sahiptir.
Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde Sonuç
Elektronik belge yönetim sistemleri (EDMS), her türlü dijital belgeyi depolamayı, yönetmeyi ve üzerinde işbirliği yapmayı kolaylaştırır. Kullanıcılar bunlara her zaman, her yerden erişebilir ve bunları alabilir.
İşletmeler, EDMS yazılımını kullanarak zamandan tasarruf, azaltılmış maliyetler ve geliştirilmiş üretkenlik ve işbirliğinden faydalanabilir. Ayrıca, yazılımın işlerini uyumlu ve verilerini güvende tuttuğunu bildiklerinden emin olabilirler.
Piyasada pek çok EDMS yazılım çözümü vardır, ancak Connecteam en iyisidir .Şık bir merkezi kontrol paneli, dosya paylaşım özellikleri, uygulama içi sohbet ve çok daha fazlasıyla Connecteam, işletmenizin belgeleri kolayca yönetmek için ihtiyaç duyduğu her şeye sahiptir. 30 kullanıcıya kadar aylık sadece 29$'dan başlayan fiyatlarla. Ve 10 kullanıcıya kadar olan işletmeler Connecteam'e ömür boyu ücretsiz olarak erişebilir.
Connecteam'in değerini kendiniz görmek için 14 günlük ücretsiz denemeye kaydolun .