Dijital Belge İş Akışı Açıklaması

Dijital belge iş akışı tanımı: Belge yönetimi ve dijitalleştirmenin anlamı, esas olarak, yalnızca dijital araçlara dayanan bir işletmede belge iş akışları oluşturmak için kullanılan yöntemlere ve süreçlere atıfta bulunur. Bu, belgeyle ilgili süreçlerde verimliliği artırmak için genellikle bulut teknolojisini ve otomasyonu içerecektir.

Dijital belge iş akışı, birkaç yıldır KOBİ'lerin özlemi olmuştur.

Kuruluşlar iş süreçlerini dijital olarak dönüştürmenin faydalarını görmeye başladıkça bunun nedenleri daha belirgin hale geldi.

Halihazırda CIO'ların dijitalleşmeden kaynaklanan rekabetçi avantajlardan yararlanmak için stratejilerine dahil etmeye çalıştıkları bir dizi dijital çözüm ve teknoloji var.

KOBİ'lerin dörtte üçü, dijital teknolojinin iş ortamını değiştirdiği konusunda hemfikir ve %48'i iş kapsamlarına dönüştürücü önlemler eklemek için ek yollar arıyor.

İş akışlarını dönüştürmek, Kuzey Amerika'da benzersiz bir önceliğe sahip olan önemli bir dijital trenddir.

İlgili Vaka Çalışması: Yeni Belge Yönetim Prosedürü, Sigorta Şirketinin AP'yi ve Hasarları Yeniden Düzenlemesine Yardımcı Oluyor

Bölgedeki işletmeler, Avrupalı ​​meslektaşlarının neredeyse iki katı kağıt tüketiyor.

İş akışlarını dijital olarak dönüştürmek sadece kağıt tabanlı süreçleri değiştirmekle ilgili olmasa da, modası geçmiş iş süreçlerine harcanan zaman ve paranın işletmeler için önemli bir itici faktör olduğuna dair çok az şüphe var.

Bugün, işletmenizin kaliteli bir dijital belge iş akışından neler elde edebileceğine ve ne tür kazançlar beklenebileceğine bir göz atacağız.

Doküman Yönetimi ve Sayısallaştırma Anlamı

Belge yönetimi ve dijitalleştirme anlamı: Belge yönetimi ve dijitalleştirme, dijital belge iş akışını oluşturan aynı süreçleri ifade eder.

Belge yönetimi ve dijitalleştirme, kuruluşların ister PDF ister kağıt dosya olsun belgeleri yakalamak, izlemek ve depolamak için kullandığı çözüm olarak düşünülebilir.

Dijital belge iş akışları hakkında konuştuğumuzda, bunu yaparken ana bileşen olarak belge yönetimi ve dijitalleştirmeyi düşünebiliriz.

Zayıf Dijital Belge İş Akışının Sorunları

Çalışanların bilgiye erişmek için çok uzun zaman harcaması

Dijital dönüşüm söz konusu olduğunda her zaman olduğu gibi, eldeki ana konu üretkenliktir.

İster üretim ister konaklama olsun, her sektörden işletme, ticari operasyonlarını düzene koymak ve üretkenliklerini artırmak için dijital dönüşüm stratejilerini kullanıyor.

Çalışanlar her gün veri aramak ve toplamak için her gün ortalama 1,8 saat harcıyor; bu, aksi takdirde daha değerli bir şey yapmak için harcanabilecek olan haftada 9 saat demektir.

Günümüzde işletmelerde ne kadar veri olduğunu düşündüğünüzde, bunların ele alınabileceği ve paylaşılabileceği araçları geliştirmek çok önemlidir. Bunu bir perspektife oturtmak gerekirse, dünyadaki tüm verilerin %90'ı son iki yılda üretildi.

Ve böylece, çalışanların sürekli olarak gözden geçirmek zorunda olduğu, giderek artan miktarda bilgi var. Henüz dijital çözümlerden yararlanmamış bir kuruluşta bu, ihtiyaç duydukları şeyi arayan çalışanlar tarafından boşa harcanan çok zaman anlamına gelir.

Çalışanların kolayca erişemeyeceği bilgiler

Bu sorunları daha da ileri götüren şey, birçok KOBİ'de çalışanların, uygun belge iş akışıyla kendilerine hemen ulaşamayan verilere erişmekte zorlanmasıdır.

Bunun çeşitli nedenleri olabilir, ancak en yaygın olarak bunun nedeni, bir şirketteki departmanların farklı veri yönetim sistemlerine sahip olmasıdır - tipik olarak şirketin geri kalanından ayrılan eski sistemler.

Bu, bir departmandaki birinin erişimi olmadığı için diğerinden veri almasının fiilen imkansız olabileceği anlamına gelir.

Veriye dayalı kuruluşların müşteri edinme olasılığı 23 kat, müşteri elde tutma olasılığı 6 kat ve sonuç olarak kârlı olma olasılığı 19 kat daha fazladır.

Buna veri silosu denir ve işletmelerde verimsizliğe önemli bir katkıda bulunurlar.

Bu, üretkenlik söz konusu olduğunda bir sorundur ve tahminler, BT departmanlarının zamanlarının %80'ini doğrudan veya dolaylı olarak veri silolarının neden olduğu sorunlar üzerinde çalışarak geçirdiğini göstermektedir.

İlgili Müşteri Deneyimi: Yazılım Robotları Üretim Ofisine Gelişmiş Verimlilik Getiriyor

Sürekli olarak önemsiz görevleri yerine getirmekten memnuniyetsizlik

Bir çalışma, bir çalışanın zamanının %22'sinin tekrarlayan görevlere harcandığını buldu. Bir yıl boyunca, artık otomatikleştirilebilen manuel görevlere zaman harcayan işçiler tarafından ne kadar para harcandığını hayal edebilirsiniz.

Belge iş akışları için henüz dijital dönüşümü uygulamayan işletmeler arasında rutin, manuel görevler yaygındır.

Bu görevler tipik olarak veri girişi veya rutin veri işleme etrafında dönecektir.

Örneğin, İK'da bir çalışanın çalışanlara sağlanan fayda verilerini manuel olarak girdiğini veya tüm müşteri faturalarınızı ve makbuzlarınızı manuel olarak girdiğinizi görebilirsiniz.

Bunlar, şirketlerin bu önemsiz görevleri sadece ticari faaliyetlerinin bir parçası olarak kabul etmeye alıştıkları durumlardır.

İlgili e-Kitap: Şirketinizin İş Süreçleri Otomasyonundan Yararlanması Gereken 5 Neden

Ancak gerçek şu ki, dijital belge iş akışı nedeniyle bunlar genellikle tamamen önlenebilir.

Net sonuç, çalışanların dijital belge iş akışları (veya eksikliği) üretkenliklerine yardımcı olmadığı için hayal kırıklığına uğramasıdır.

Etkili bir şekilde dijitalleştirilebilecek bir iş yapıyorlar, bu durumda enerjilerini müşteri sorguları gibi insan dokunuşu gerektiren bir şeye odaklama fırsatına sahip olacaklar.

Standartların altında dijital belge iş akışları, işletmenizin parasına ve çalışanlarınızın zamanına mal olur.

Kötü Dijital Belge İş Akışının Nedenleri

Veri siloları

Veri siloları, bağlantısız dijital konumlarda bulundukları için işletmenin geri kalanından etkin bir şekilde ayrılmış veri gruplarıdır.

Bu kasıtlı olabilir, ancak çoğu zaman farklı departmanların uzun bir süre boyunca sistemleri değiştirmesinin bir sonucu olarak neredeyse her zaman kasıtsızdır.

Bunun sonucu, şirket verilerinin yapılandırılmamış ve kullanılmasının zor olmasıdır - modern bir KOBİ için çok önemlidir.

Kuruluşların %87'si düşük analitik ve iş zekası olgunluğuna sahiptir, bu da verilerin kullanılmadığı anlamına gelir

Dijital dönüşüm, kesintisiz bilgi akışıyla yaşar ve ölür ve bir işletmenin belge iş akışlarını yönetme becerisinde geri kalması durumunda ele alınması gereken şey budur.

İlgili Yazı: Veri Silolarını Yıkmak: İş Verilerinizi Birleştirin

Veri silolarına müsamaha gösteren herhangi bir şirket, kendi üretkenliğini engelliyor.

Zayıf dijital belge iş akışından kaynaklanan veri silosu sorunlarına birkaç örnek:

• Veri analizi: Silolar, bilgilerin genellikle tutarsız dosya biçimleri olarak farklı yerlerde depolandığı anlamına gelir. Bu, iş kararları için analizi çok daha zor hale getirir.
• Erişim: İzinler ve erişim sorunları silolarda yaygındır. Sonuç olarak, çalışanlar ihtiyaç duydukları verileri yeterince hızlı alamamakta ve iş süreçlerini önemli ölçüde yavaşlatmaktadır.
• Gereksiz çalışma: Bir işletme genelinde sınırlı görünürlük, ortak erişim ve siloların kaldırılmasının zaman ve enerji tasarrufu sağlayacağı durumlarda, genellikle farklı ekiplerin aynı işi birlikte yapması anlamına gelir.

Zayıf iletişim

Bir kuruluş içindeki alt düzeyde iletişim ve eksik bir dijital belge iş akışı el ele gider.

İlgili Yazı: Departmanlar Arası İletişim DX'iniz İçin Neden Önemlidir?

Dijital belge iş akışları yeterince kullanılmadığında, genellikle yalnızca verilerin değil, kültürün de silolandığını görebilirsiniz.

İşletme içindeki departmanlar, kendi verileri ve süreçleri ile bağımsız olarak çalışmaya başlar.

Impact olarak, hem müşterilerimiz hem de kendimiz için başarı sağlamak için güçlü bir kültüre sahip olmanın dijital dönüşümün ne kadar önemli olduğunu defalarca gördük.

Belge iş akışlarınızı ihmal ederek, kültürün tutarsız olduğu ve bölümlerin çok fazla özerklikle hareket ettiği bir tuzağa düşmek çok kolaydır.

Zaman alan kağıt iş süreçleri

Çalışanların sıradan, manuel görevleri yerine getirmek zorunda kalmalarının genellikle nasıl engellendiğinden bahsettik.

Bunlar genellikle manuel veri girişi işleriyle ilgilidir, ancak kağıt işlemleri başka bir yaygın suçludur.

İş gücüne mal olan sıkıcı veri girişi gibi, kağıt da çifte kötüdür.

Ağırlıklı olarak kağıda dayalı süreçlerle çalışan şirketlerde, personelin fiziksel belgeleri işlemek için değerli zaman harcaması gerekir.

Bu, kağıdın kendisine harcanan büyük meblağlara ek olarak.

Ortalama bir ofis çalışanı yılda 10.000 sayfa kağıt işliyor

Bunun gibi şirketler genellikle zamandan ve paradan tasarruf sağlayan harika bir dijital belge iş akışı pahasına çalışır.

Kötü Belge İş Akışı Maliyeti Ne Kadardır?

Yetersiz belge yönetimi nedeniyle ortaya çıkan yukarıdaki sorunların bazılarında belirttiğimiz gibi, bunların çoğu “gizli” maliyetler olarak tanımlanabilecek maliyetlerdir ve bunların çoğu kabul etme eğiliminde oldukları için işletmeler tarafından büyük ölçüde fark edilmez. sabit olarak.

Bunun en iyi örneği, ortalama bir çalışanın baskı alışkanlıklarının şirketlere yılda 725 dolara mal olduğu kağıt tüketimidir.

İlgili İnfografik: Kağıt İşinize Ne Kadar Maliyetli?

Kağıt kullanımının yılda ortalama %22 arttığını düşündüğünüzde, kağıt maliyetleri her 3,3 yılda bir kabaca ikiye katlanıyor.

Çoğu işletme için bu tür harcamalar, özellikle tek başına kağıt tüketimi maliyetlerini önemli ölçüde azaltabilecek hazır dijital alternatifler olduğunda, giderek daha az uygulanabilir hale geliyor.

Kötü belge iş akışının işçilik maliyetleri üzerindeki etkilerini de göz önünde bulundurduğunuzda, yani çalışanların ihtiyaç duydukları belgeleri bulmak ve bunlara erişmek için gerekenden çok daha fazla zaman harcaması, dijitalleştirilmiş bir belge yönetim sistemi argümanı çok daha net hale gelir.

Belge İş Akışı: Bilmeniz Gereken Maliyet İstatistiklerini Yazdırma

Belge yönetiminiz için teknoloji uygulamanız gerekip gerekmediğini düşünürken bu yazdırma istatistiklerini aklınızda bulundurun.

Baskı, bir şirketin kaynakları üzerinde yaygın bir şekilde tüketilen bir durumdur ve baskı malzemesinin önemli bir bölümünün (neredeyse beşte birinin) çalışanlar tarafından okunmaması ve kullanılmaması gerçeğiyle daha da kötüleşir.

• Şirketlerin %90'ı baskı maliyetlerini takip etmiyor
• Baskı maliyetlerini belirlemek için tahminde bulunan şirketler ortalama olarak %40 oranında hafife alıyor
• BT departmanları, zamanlarının ortalama %15'ini baskıyla ilgili sorunları çözmek için harcıyor
• Son 20 yılda ABD'de kağıt tüketimi 92 milyon tondan 208 milyon tona çıktı.
• Basılı belgelerin %17'si okunmuyor

Kaynak

Zayıf Dijital Belge İş Akışına Çözüm

Otomasyon

Robotik süreç otomasyonunun kullanımı, her türden işletme arasında artıyor.

Örneğin Deloitte, kuruluşların yaklaşık üçte ikisinin pandeminin maruz kaldığı modası geçmiş süreçlere yanıt vermek için RPA'ya yatırım yaptığını bildirdi.

Bunun nedenleri son derece açıktır: Otomasyonu kullanmak çok fazla zaman ve kaynak israfından tasarruf sağlar.

RPA'nın kullanılabileceği görevlerden bazıları şunlardır:

• Veri çıkarma: İhtiyacınız olanı kolaylıkla bulmak için büyük miktarda veri trol edilebilir
• Veri yönetimi: Veri toplama ve iyileştirme
• Operasyonel faaliyetler: Lojistik ve operasyonel destek
• Procure-to-öde: Fatura işleme ve raporlama
• Envanter ve tedarik zinciri: Kategorizasyon ve yönetim

Kısacası, otomasyonu küçük bir dereceye kadar kullanan şirketler, dijital belge iş akışlarında büyük gelişmeler görebilir.

Bulut

Şirket verilerinizi bulutta birleştirmek, birçok kuruluşun dijital stratejilerinde hayati bir adımdır.

Geçen yıl dünya çapında genel bulut hizmeti pazarı 182 milyar dolardı, 2022'de 331 milyar dolar olacak

Dijital belge iş akışlarınızı kolaylaştırmak ve işletmeniz genelinde erişimi iyileştirmek için bulutu kullanmak, süreçleri yükseltmenin nispeten basit ve etkili bir yoludur.

Bulut tabanlı sunucuların güvenliğiyle ilgili tarihsel endişeler son yıllarda kapandı.

Bunun nedeni çoğunlukla veri merkezlerinin gördüğü büyük gelişmedir.

Özellikle Tier IV veri merkezleri, şirket içi sunuculardan daha güvenli ve hatta daha güvenlidir.

Dokümantasyon Dijitalleştirme İş Akışlarının Avantajları

Bu blog gönderisinde belirttiğimiz gibi, bilgi ve veri için dijital belge işlemenin yetersiz olmasından kaynaklanan bir takım sorunlar vardır.

Bu sorunları düzeltmek, ilk olarak, belge oluşturmanın temel bir iş işlevi olduğunu ve bu belge oluşturmanın —yakalama, depolama ve iş akışı açısından— nasıl ele alındığını anlamakla başlar, dijital belgelerin yararlarını ve avantajlarını gerçekleştirmek için çok önemlidir.

İşte bu avantajlardan birkaçı:

Basılı belgelere olan bağımlılığın azaltılması

Bir şirketin kağıt tabanlı süreçleri terk etmesinin büyük bir değişiklik olabileceği gerçeğini göz ardı etmiyoruz.

Ancak birçoğu için dijital belge iş akışlarını bir dereceye kadar benimsemek gerekli bir değişiklik.

Kurumsal içerik yönetim sistemi (ECM) kullanmak, iş akışlarınızın üretkenliğini önemli ölçüde artırabilir.

Bu, fiziksel kağıt tabanlı eşdeğerlere göre size zaman ve malzeme kazandıracaktır.

Ayrıca, şirketinizden geçen belgeler ve veriler üzerinde size çok daha fazla görünürlük ve kontrol sağlayarak, iş akışınızı tam tersi şekilde belirlemenize olanak tanır.

Daha İyi Harcanan Zaman

Verileri ve bilgileri aramak, depolamak ve işlemek için daha az zaman harcayarak çalışanlar, belge akışı otomasyonu ve kaliteli belge yönetimi prosedürleri uygulandığında zamanlarını daha iyi kullanabilirler.

Bu, şirkete ve çalışana fayda sağlar; işveren personele artık anında erişebilecekleri belgeleri aramak için aşırı miktarda zaman harcamazken personel daha az zaman harcar.

Uyum için hazırlanıyor

Beğenin ya da beğenmeyin, uyumluluk günümüzde işletmeler için ciddi bir değerlendirme alanıdır.

CCPA, SHIELD gibi yasalar ve HIPAA gibi sektöre özel yasalarla birlikte, kuruluşların elindeki bilgileri, yeni ortaya çıkan yasalara uygun düzenlemelerle uyumlu kalacak şekilde düzenlemeleri hızla zorunlu hale geliyor.

Müşteriler hakkında, özellikle hassas veya tanımlayıcı veriler olmak üzere önemli bilgilere sahip olan işletmeler için, bilgileri etkin bir şekilde güvenli bir şekilde depolayan bir belge dijitalleştirme iş akışına sahip olmak akıllı bir yatırımdır.

paket servisler:

• Kötü dijital belge iş akışları, verimliliğe ve memnuniyetsizliğe yol açar
• Bunlar, silolanmış veriler, zayıf iletişim ve zaman alan kağıt süreçlerinden kaynaklanır.
• Otomasyon, bulut ve kuruluşunuz içinde kağıda olan bağımlılığın azaltılması, operasyonel süreçlerinizi ve verimliliğinizi önemli ölçüde iyileştirebilir.

İş teknolojisi hakkında daha fazla bilgi almak ve pazarlama, siber güvenlik ve diğer teknoloji haberleri ve trendlerinden haberdar olmak için blogumuza abone olun (endişelenmeyin, sizi rahatsız etmeyeceğiz).