Kurumsal İçerik Yönetimi İşletmeniz İçin Neden Önemlidir?

Kurumsal İçerik Yönetimi çözümü, şirketlerin sevk irsaliyeleri ve faturalar, özgeçmişler, vergi belgeleri, e-postalar ve toplantı notları gibi yapılandırılmamış bilgilerini dijitalleştirmelerine, kontrol etmelerine ve otomatikleştirmelerine yardımcı olur.

Bir ECM sistemi, anlaşılabilirliğini artırmak için bilgileri yakalayacak, okuyacak ve indeksleyecektir; personele bilgileri düzenleme veya açıklama ekleme yeteneği vermek; ve doğru bilgilerin doğru ellere zamanında ulaşmasını sağlamak için kapsamlı iş akışı araçları ve otomasyonu sağlayın.

Bu sistem içerisinde dokümanlar güvenli bir şekilde ve uyumluluk yönetmeliklerine göre oluşturulabilir, yönetilebilir, işlenebilir ve arşivlenebilir.

Ofis çalışanlarının %88'i, işlerini daha iyi yapmalarına yardımcı olacak güvenilir, birleşik bir veri arama platformuna ihtiyaç duyduklarını söylüyor.

Mobil veya kurum içi tüm personel tarafından kullanılabilirler ve daha iyi organizasyon ve adli tıp için tüm belge erişimi, değişiklikleri ve hareketleri kaydedilir.

Müşteriler, tedarikçiler ve taşeronlarla olan iletişim de dahil olmak üzere tüm iletişim akıllıca yönetilir ve daha iyi iş akışları ve sürekli süreç iyileştirme için kolayca alınabilir.

Kurumsal İçerik Yönetimi Çözümü Neden Kritiktir?

Modern işletmeler, dijital süreçlere her zamankinden daha fazla odaklanıyor ve başarıyı sağlayan türde bir dijital dönüşümü uygulamaya koyuyor.

Bulut teknolojisi, mobil yetenekler, makine öğrenimi ve otomasyon dahil olmak üzere bir dizi teknolojik gelişme, değişiklikleri teşvik ediyor ve fırsatlar yaratıyor.

Sosyal medya platformları, ses ve video, işletmelerin müşterilerden ve iş süreçlerinden uğraşmak zorunda olduğu yığınla veriye ek olarak, işletmelerin başa çıkması için daha fazla yapılandırılmamış veri oluşturduğundan, yeni içerik biçimleri yükselişte.

2020 yılına kadar, günlük oluşturulan küresel veri miktarı 44 trilyon gigabayta ulaşacak ve bu verilerin çoğu yapılandırılmamış olacak.

Kurumsal içerik yönetim sistemi, bilgileri performansı optimize edecek ve hatayı en aza indirecek şekilde düzenlemenin yollarını sağlayarak işletmelerin bu hızlı ve üretken değişikliklerle başa çıkmasına yardımcı olan bir çözüm sunar.

Ek olarak, artan dolandırıcılık ve siber saldırılar, veri yönetiminin ve düzenlemelere uyumun her zamankinden daha kritik olduğu anlamına geliyor.

Bir ECM, verilerin etkin yönetimine ve - daha da önemlisi - bilgileri kayıptan korumak için mevcut iş analitiği ile entegrasyona izin verir.

Son olarak, giderek daha rekabetçi hale gelen bir pazarda, işletmeler avantajlarını korumak için üretkenliğin gücünden yararlanmalıdır.

Çalışanların %81'i şirket belgelerine mobil erişim ihtiyacını belirtiyor

Bir ECM, kritik bilgileri arşivlemek için güvenli ve mantıklı bir şekilde organize edilmiş bir yol sağlar, böylece iş akışlarını düzene sokmak ve verilerinizle verimliliği artırmak için kullanılabilir.

Yıkmak: Kurumsal İçerik Yönetimi Nedir?

En basit haliyle, ECM'ler (modern çözümler tipik olarak bulut tabanlı ECM'lerdir), iş amaçları için yapılandırılmamış bilgileri kataloglamak ve depolamak için kullanılan çok işlevli sistemlerdir.

Bununla birlikte, bir işletmenin süreçlerine, üretkenliğine ve karlılığına getirdikleri gerçek değeri ayırt etmek için açıkça anlaşılması gereken yapılarına, işlevlerine ve faydalarına giren çok şey vardır.

Kurumsal İçerik Yönetimi Çözümünün Bileşenleri

Kurumsal içerik yönetiminin beş temel bileşeni vardır: yakalama, yönetim, depolama, koruma ve teslim.

Ele geçirmek

Hem dijital hem de baskı bilgilerini yakalamak için bir ECM'nin hem tarama hem de optik karakter tanıma (OCR) özelliklerine sahip olması gerekir.

Bazıları, elle yazdırılan metnin kolayca yorumlanıp yakalanmasını sağlayan bir akıllı karakter tanıma (ICR) biçimi olan el izi tanıma teknolojisini (HCR) bile kullanabilir.

Bu, insan hatasını azaltmak için veri girişi görevlerini otomatikleştirmeye yardımcı olur ve büyük hacimli verilerin izlenmesine olanak tanır.

Yönetmek

Yönetim araçları her işletmenin gereksinimlerine göre değişiklik gösterecektir. Tipik olarak şunları içerirler:

• İçerik işbirliğine izin veren araçlar
• İş süreci yönetimi için iş akışı araçları
• Dizin oluşturmayı, saklamayı ve temizlemeyi basitleştirmek için arşiv ve dosya yönetimi araçları

Diğer araçlar, web içeriği yönetimi veya belge yönetimi araçlarını içerebilir.

Depolamak

Kurumsal içerik yönetimi çözümünde depolama çözümlerinin üç temel öğesi vardır:

Öncelikle; dosyaları toplamak için bir depo var.

İkinci; yakalama ve yönetme dizisinden geçen dosyaları alan bir kitaplık aracı.

Nihayet; sunucular, bulut tabanlı depolama, optik diskler ve daha fazlası gibi dosyaları ve yazılımları geri almak için tutan donanımlar.

koruma

Depolama bileşeninin kısa süreli deposunun aksine koruma, kritik dosyaların uzun süreli depolanmasını veya arşivlenmesini sağlar.

Uygun arşivleme sağlayabilecek birçok medya seçeneği vardır, ancak medya türlerinin uzun süreli kullanım için gelişen teknolojilerle uyumlu olmasını sağlamak önemlidir.

Teslimat

İçeriği sisteminizde uygun kullanıcılara aktarabilmek için, bilgileri uygulamadan uygulamaya taşımaya yardımcı olan ara katman yazılımına ihtiyacınız olacaktır.

Teslimat süreci, son kullanıcılar tarafından web siteleri, sosyal medya, intranet ve hatta basılı belgeler aracılığıyla erişim için medya dağıtımını içerebilir.

Veriler bir yerden bir yere taşınırken yetkisiz düzenlemelerin ve erişimin yasaklanması için güvenlik, sürecin bu bölümünde kritik öneme sahiptir.

ECM Nasıl Çalışır?

Temel ECM süreci, verilerin yaşam döngüsü boyunca önemli iş süreci bilgilerini düzenlemek ve yaymak için birlikte çalışan beş ECM bileşeninin tümüne sahiptir. Kısacası:

• Veriler yakalanır
• Bilgiler dahili olarak veya bir şirket web sitesinde yayınlanır
• Bilgiler otomatik ve güvenli bir şekilde arşivlenir
• Yer kazanmak için eski, güncel olmayan veya kullanılmayan bilgiler periyodik olarak silinir

İşletmeler, ECM'yi kullanmaya başlamak için genellikle kuruluş içinde kullanılan her tür içeriği tanımlar ve bunları bir iş sürecine ve hatta belirli personele atar.

Ardından, ECM yazılımı, depolama fazlalıklarını azaltmak için yinelenen içeriği hedefler ve daha sonra bilgileri merkezi bir havuzda ve buna ihtiyaç duyan kişiler tarafından hızlı ve verimli bir şekilde erişilmesine olanak tanıyan meta verilerle birlikte düzenler.

Bu onaylı kullanıcılar, daha sonra okuyabilecekleri, düzenleyebilecekleri veya yazdırabilecekleri gerekli içeriği bulmak için tam metin aramalarını kullanabilir.

Kullanıcılar ayrıca belgeleri aramak için anahtar sözcükleri veya tümcecikleri kullanabilir, bu da alma süresini kısaltır ve üretkenliği artırır.

Bu basit ama güçlü araçlar, departmanların veya tüm işletmelerin şunları yapmasına olanak tanır:

• Kağıt bağımlılığını azaltın
• İş akışlarını kolaylaştırın
• Riski azaltmak
• Verimliliği artırın
• Olağanüstü müşteri hizmeti sağlayın

Kritik bilgilere kolay erişim, işletmelerin daha iyi kararlar almasına, projeleri daha hızlı tamamlamasına ve daha fazla verimlilik için zahmetsizce işbirliği yapmasına yardımcı olur.

ECM İşletmenize Nasıl Fayda Sağlar?

Kurumsal içerik yönetim sistemi, verilerin yayılması, depolanması ve yönetimi için birleşik bir platform sağladığından, işletmelerin olağanüstü risk yönetimi için güvenlik ve uyumluluk gereksinimlerini karşılayacak şekilde verileri işlemesine yardımcı olabilir.

Diğer avantajlar şunlardır:

• Check-in/check-out ve iş akışı gözetimi dahil denetim yetenekleri
• Sürüm kontrolü yoluyla kolaylaştırılmış erişim ve azaltılmış bilgi darboğazları
• En aza indirilmiş genel masraflar için azaltılmış depolama, kağıt ve posta ihtiyaçları
• Optimize edilmiş güvenlik
• Manüel süreçlerin otomasyonu yoluyla azaltılmış maliyetler ve hata potansiyeli
• Gerçek zamanlı görünürlük sayesinde iyileştirilmiş müşteri hizmetleri

Bir ECM'nin karmaşık araçlara erişimi, iş süreçlerine sağlam işlevsellik getirir.

Örneğin, veri madenciliği, ECM sistemi tarafından sağlanan ve parametrelerin ve arama aralıklarının daha hızlı ve daha doğru aramalar için tam olarak belirlenmesine izin veren araçların kullanımıyla daha basit ve daha doğru hale gelir.

İleriye dönük olarak, ECM sistemleri hızla değişen bir dünyada artan çeviklik, entegrasyon ve rekabet avantajı arayan işletmelerin ihtiyaçlarını hedefledikçe gelişmeye ve değişmeye devam ediyor.

Dijital hız arttıkça, ECM'ler, etkinliği en üst düzeye çıkarmak için özellikler eklemeye ve makine öğrenimi ve yapay zeka gibi gelişen teknolojileri birleştirmeye devam ediyor.

Ve büyük ve küçük işletmeler, kendilerini pazarda daha sağlam bir şekilde konumlandırmak için bu sistemlerin avantajlarından yararlanıyor.

ECM Hangi Ağrı Noktalarını Hafifletir?

uyma

Birçok kuruluş için, özellikle gıda dağıtımı, imalat ve sağlık gibi sektörlerdeki karmaşık uyumluluk düzenlemeleriyle uğraşmak zorunda olanlar için, bir ECM, kayıt yönetimine büyük ölçüde yardımcı olabilir.

Bir ECM kullanarak, işletmelerin uyumluluğu sürdürmesi önemli ölçüde daha kolaydır. Örneğin, denetim durumunda, iş verilerinizi depolamak için bir ECM kullanmak, gerektiğinde bilgilere güvenli uzaktan erişim sağlanabileceği anlamına gelir; bu, zorunlu denetimlerin maliyetlerini önemli ölçüde hızlandırır ve işletmelere iç rahatlığı sağlar.

Buna ek olarak, yakaladığınız ve sakladığınız verilerin kuralları ve uygun yönetimi, mevzuata uyumu başka şekillerde de çok daha kolay hale getirir.

Örneğin, artık bilgilerin manuel olarak silinmesine gerek yoktur; siz işinize devam ederken ECM'nizin veri uyumluluğunuzla ilgilenmesi için otomatik kontroller kurulabilir.

Kontrol

Denetim, uyumluluk için son derece önemli olduğu gibi, genel ticari işlemlerde de büyük bir rol oynar ve bir ECM, bilgi üzerinde kontrolün sağlanmasında büyük bir rol oynayabilir.

Bir ECM ve merkezi bir veri deposu olmadan, şirketlerin merkezi olmayan ve organize olmayan verilere sahip olması yaygın bir durumdur.

Bu pratik anlamda ne anlama geliyor?

Bu, iş açısından kritik belgelerin farklı sürümlerini kullanan çalışanlar anlamına gelebilir; eski bir satış sözleşmesi veya sipariş formu kullanan bir temsilci anlamına gelebilir.

Bir Nintex anketinde, görüşülen kişilerin %39'u kuruluşlarında bozuk bir belge sürecini gözlemlediklerini iddia etti:

• %49'u belgeleri kolayca bulamadıklarını söyledi
• %43'ü belgeleri paylaşırken ve belge onayı isterken mücadele ettiğini iddia etti
• %33'ü belge sürümü oluşturmada sorun yaşadı

Merkezi bir bilgi havuzu ve verileri düzenlemek için bir ECM ile, belgelenmiş iş akışları size kimin ne gönderildiğini gösterebilir; kimin bir poliçeye imza attığını ve kimin imzalamadığını; kendilerine gönderilmemiş bir belgeye kimin ihtiyacı var - fikri siz anlarsınız.

İş açısından kritik verilerin güncellenmesi, dağıtılması ve izlenmesi, merkezi bir veri sistemi ve özünde bir ECM ile çok daha etkili bir şekilde yapılabilir.

üretkenlik

İşletmelerin kurumsal içerik yönetim sistemlerini uygulamak istemelerinin başlıca nedenlerinden biri tamamen üretkenliğe bağlıdır.

Şirketler genellikle mevcut doküman yönetimi süreçlerinin eksik olduğunun farkındadır.

AIIM anketine göre, bilgi aramak ve yönetmek için harcanan toplam ortalama süre 45 dakikadır, bu bir iş gününün yaklaşık %8'idir.

Eski veri yönetimi yöntemleriyle, çalışanlar belge aramak gibi temel görevleri yapmak için gerekenden daha fazla zaman harcarlar.

Bu, yalnızca her yerden anında erişebilecekleri bir şey aramak için zaman harcamak zorunda kalan çalışanları hayal kırıklığına uğratmakla kalmaz, aynı zamanda iş parasının kötü bir şekilde kullanılmasına da mal olur.

Bir ECM'yi benimsemek, bu israfı hafifletmeye ve bir bütün olarak iş operasyonlarınızın üretkenliğini artırmaya yardımcı olur.

IHS, ECM'nin orta ölçekli işletmeler (100-999 çalışan) için ayda kullanıcı başına belge bulamamayla ilgili maliyetleri yaklaşık 200 dolardan 10 dolara indirebileceğini iddia ediyor.

Yeterlik

Elbette, operasyonlarınızın üretkenliğini artırmak, belge iş akışlarınız için daha verimli bir süreç yürütmekle el ele gider.

ECM sistemlerinin uygulanması hakkında konuştuğumuzda, doküman iş akışı gündemin en üst sıralarına yakındır.

İlgili Yazı: Dijital Belge İş Akışı Açıklaması

Bilgi çalışanlarının %42'si kağıt tabanlı iş akışlarının günlük görevlerini daha az verimli, daha maliyetli ve daha az üretken hale getirdiğini kabul ediyor.

Kurumsal içerik yönetimi, özellikle veri silolarının parçalanmasına yardımcı olduğu için iş verimliliğini artırmada son derece yararlı bir araçtır.

Bir kuruluş içinde - genellikle entegre olmayan sistemleri kullanan departmanlar arasında - ortaya çıkan ayrı veri havuzlarına atıfta bulunan veri siloları, verimlilik söz konusu olduğunda büyük bir darboğazdır.

Bu sıkıntılı nokta, tüm departmanlardaki iş verilerini bir ECM ile birleştirerek ve gerektiğinde ve faydalı olduğunda verilere şirket çapında erişim sağlayarak önemli ölçüde hafifletilebilir.

Kağıt atığı

Bir ECM çözümünün çözdüğü en belirgin sorunlardan biri, işletmelerin kağıda harcadığı miktar ve bununla ilişkili çevresel kaygılardır.

Kağıtsız çalışmanın çevresel faydaları, iş açısından tamamen ikna edici olmasa da takdire şayan bir nedendir, ECM'yi uygulamak için bir nedendir.

Ancak hafife alınmaması gereken bir durum. Pandemiden ortaya çıkan daha ilginç gelişmelerden biri, tüketicilerin müşteri deneyimine daha fazla önem vermeye başlamasıydı. hatta fiyat ve kaliteden daha yükseğe yerleştirmek.

Bunu akılda tutarak, bir ECM'yi takip etmek ve müşterilere belirli konulardaki duruşunuzu göstermek için kağıda olan bağımlılığı azaltmak aslında faydalıdır. Belirli bir işletmenin müşterileri çevreciliği büyük ölçüde önemsiyorsa, yalnızca dijital bir yaklaşım benimsemek aslında şirket için önemli bir pazarlama aracı olarak işlev görebilir.

IBM'e göre, dünya çapındaki tüketicilerin %81'i iki alışverişçi segmentinden birine ait: İyi değer isteyen değer odaklı tüketiciler (%41) ve değerleriyle uyumlu ürün ve hizmetler arayan Amaç odaklı tüketiciler (%40).

Tabii ki, kağıt israfı söz konusu olduğunda, müşteriler olsun ya da olmasın, işletmeler için acil endişeler vardır - bu, şirketlerin bugün her zamankinden daha fazla baskı yapmasıdır ve bu kağıt tabanlı maliyetler KOBİ'ler için birikmektedir.

İlgili İnfografik: Kağıt İşinize Ne Kadar Maliyetli?

Ortalama bir KOBİ'ye ne kadar kağıt maliyeti olduğunu görmek için bağlantılı infografikteki bu istatistiklerden bazılarına göz atın:

1. Ortalama bir çalışanın baskı alışkanlıkları şirketlere yılda 725 dolara mal oluyor
2. Çalışanlar günde ortalama 34 sayfa yazdırıyor ve bunların %17'si okunmuyor
3. Şirketlerin %90'ı baskı maliyetlerini takip etmiyor
4. Baskı maliyetlerini belirlemek için tahminde bulunan şirketler ortalama olarak %40 oranında hafife alıyor
5. BT departmanları, zamanlarının ortalama %15'ini baskıyla ilgili sorunları çözmek için harcıyor
6. Son 20 yılda ABD'deki kağıt tüketimi 92 milyon tondan 208 milyona çıktı - %126'lık bir artış
7. Ortalama bir işletmenin kağıt tüketimi her yıl %22 artar, yani üç buçuk yıldan kısa bir süre içinde tüketiminiz iki katına çıkacaktır.

Bu bağlamda değerlendirdiğinizde, baskı maliyetlerinin artmakta olduğu ve -henüz değilse bile- işletmeler için sürdürülemez hale geleceği açıktır.

Bu nedenle, bu maliyetli sıkıntıyı hafifletmek için bir ECM sistemine yatırım yapmak, bir kuruluşun bu israf ve gereksiz harcamalarla etkin bir şekilde mücadele etmesi için iyi bir yoldur.

Kurumsal İçerik Yönetimi Bir İşletmede Nerelerde Uygulanabilir?

Çoğu işletme, organizasyonları içindeki belirli iş süreçleri için bir ECM'yi kullanır. ECM'nin bazı yaygın uygulamalarına bir göz atalım.

Sözleşmeleri yönetme

Çok sayıda sözleşmeyle uğraşıyorsanız, bunları yönetmenin zahmetli olabileceğini bilirsiniz ve bir ECM çözümü bu tür iş akışlarında gerçekten yardımcı olabilir.

ECM, belgeyi gözden geçirme veya düzenleme sırası onlara geldiğinde sözleşmeleri gerekli paydaşlara teslim etmek için otomasyonu kullanarak, sözleşmelerin doğru kişiler tarafından doğru zamanda incelendiğinden emin olmanızı sağlar.

İnsan kaynaklarını otomatikleştirme

İşe alma ve işe almanın tüm aşamaları, eskisinden çok daha akıcı bir İK süreci oluşturmak için otomatikleştirilebilir.

Çevrimiçi formlar, daha sonra otomatik bir iş akışı aracılığıyla işe alım yöneticilerine gönderilen başvuruları yakalamak için kullanılabilir.

Aynı ilke, politika ve prosedür yönetimi, I-9 uyumluluğu ve felakete hazırlık (bilgileri fiziksel olarak dosyalamak yerine bulutta koruma altında tutmak) gibi İK'nın diğer birçok yönüne birkaçını saymak gerekirse uygulanabilir.

Borç ve alacak hesaplarının otomatikleştirilmesi

AP ve AR, ECM uygulamasıyla önemli ölçüde geliştirilebilir.

AP ve AR, kuruluşlardaki en kağıt yoğun süreçlerden ikisidir. Faturaların ve faturalandırmanın ne kadar hızlı ve etkin bir şekilde işlenebileceği, bu alanlardaki operasyonlarınızın ne kadar verimli olduğunu belirleyecektir.

Bir ECM ile AP ve AR, geleneksel kağıt yöntemlerinden çok daha akıcı yakalama, depolama, erişim ve yönetim ile tamamen dijitalleştirilebilir.

paket servisler

• Bir kurumsal içerik yönetimi çözümü, bilgileri yakalar, okur ve indeksler; personele düzenleme veya açıklama ekleme yeteneği vermek; ve kapsamlı iş akışı araçları ve otomasyon sağlar.
• Bir ECM'nin beş temel bileşeni vardır: yakalama, yönetim, depolama, koruma ve teslim.
• Kurumsal içerik yönetim sistemi, işletmelerin olağanüstü risk yönetimi için güvenlik ve uyumluluk gereksinimlerini karşılayacak şekilde verileri işlemesine yardımcı olan bir çözümdür.
• Diğer faydalar arasında denetim yetenekleri, kolaylaştırılmış erişim ve azaltılmış bilgi, azaltılmış depolama, kağıt ve minimum genel gider maliyetleri için postalama ihtiyaçları, optimize edilmiş güvenlik, azaltılmış uzun vadeli harcamalar yer alır.

Küçük işletmeler için kurumsal içerik yönetimi: MSP'ler, ister bulut hizmetleri ister bir dizi yeni teknoloji uyguluyor olsun, bir dönüşüme rehberlik etmeye yardımcı olacak araçları ve uzmanlığı sağlar. Baskı ve belge yönetim sistemlerinin size nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için “ Verimli İş Akışlarının Anahtarları“ adlı e-Kitabımızı indirin. Kurumsal içerik yönetimi danışmanlığına ihtiyacınız varsa, bir Etki uzmanıyla iletişime geçin, size yardımcı olalım.