Verimlilik Paketi Nedir ve İşletmenize Nasıl Yardımcı Olabilir?

Verimlilik Paketlerini Uygulama

Bir yedekleme ve iş sürekliliği planı oluşturmanın ve verilerinizin güvenliğini sağlamak için uzaktan çalışma güvenliği politikanızın gerekli standarda uygun olduğundan emin olmanın öneminden daha önce bahsetmiştik.

Bu hafta, bir üretkenlik paketi uygulayarak işgücünüzün elinden gelenin en iyisini yapmasını nasıl sağlayacağınıza bir göz atacağız.

Verimlilik paketinin ne olduğu, iş gücünüzün verimliliği için neden önemli oldukları ve zor zamanlarda etkin bir şekilde yanıt vermeniz için size operasyonel esnekliği nasıl sağlayabilecekleri hakkında konuşacağız.

Verimlilik Paketi Nedir?

Bir üretkenlik paketi, bir kelime işlemci, bir sunum uygulaması ve elektronik tablolar oluşturmak için bir uygulama gibi uygulamaları içeren bir dizi uygulamadır; bu üç uygulama genellikle herhangi bir üretkenlik paketinin temel dayanaklarıdır.

Çoğu insan, piyasadaki en büyük iki üretkenlik paketine aşina olacaktır; Google'ın G Suite ve Office 365 (Microsoft 365 olarak yeniden adlandırıldı).

Tabii ki, insanlar yıllardır Microsoft Word ve Excel kullanıyor - belki de masaüstlerinizden birinde dolaşan bir Word 2003 yüklemeniz bile var.

Ofis çalışanlarının %88'i, işlerini daha iyi yapmalarına yardımcı olacak güvenilir, birleşik bir veri arama platformuna ihtiyaç duyduklarını söylüyor.

Bir üretkenlik paketini tanımlayan şey, tipik olarak:

• Abonelik bazında işlev, yani tek seferlik satın alma yok
• Otomatik olarak en son sürüme güncelleyin, yani hiçbir zaman eski yazılımlara sahip olmayacaksınız
• Tüm uygulamaları tek bir tutarlı arayüzde birleştirin
• Verilerinizi buluta yedekler ve her kullanıcıya çevrimiçi olarak tahsis edilmiş miktarda depolama alanı sağlar

Yükselişte Üretkenlik Süitleri

Yeni on yılın başlangıcı, ülkenin her yerindeki KOBİ'ler için muazzam bir zorluk olsa da, üretkenlik süitleri, işletmelerin ilgisinde muazzam bir artış görülen bir çözümdür.

G Suite, yalnızca Şubat ve Mart 2020 arasında 5 milyondan 6 milyona yükselen müşteri tabanına bir milyon işletme daha ekledi.

Bu arada Microsoft'un COVID-19 pandemisinden girdiklerinden daha güçlü çıkması bekleniyor ve Microsoft'un Slack'e yanıtı olan Teams uygulaması, günlük aktif kullanıcılarını iki katından fazla artırarak dünyanın en popüler iş iletişimi uygulaması haline geldi. Kasım 2019'da 20 milyondan Mart 2020'de 44 milyona ve ardından Ekim 2020'de 115 milyon DAU'ya yükseldi.

Microsoft ve Google neden üretkenlik paketlerine bu kadar artan bir talep görüyor?

Cevap oldukça basit: Salgın, ofis alanlarından toplu bir göçe neden oldu ve çalışanların ihtiyaç duydukları uygulamalarla birlikte gelen ve evden hiç ayrılmamış gibi çalışmaya devam etmelerini sağlayan güvenilir bir bulut çözümüne ihtiyaçları var.

O zamandan beri birçok işçi ofise geri dönmüş olsa da, birçoğu hala ya evden ya da belirsiz koşullarda çalışıyor. İşletmelerin gelecek için korumaya çalıştıkları şey bu belirsizliktir.

İşbirliği içinde çalışan ekipler, bir göreve yalnız giden ekiplere göre %64 daha fazla zaman harcıyor

Ancak KOBİ'lerin bu çözümleri sadece güncel olaylar nedeniyle aldığını düşünüyorsanız; tekrar düşün.

Verimlilik süitleri birkaç yıldır yükselişteydi; kriz başlamadan çok önce.

Aslında, şimdiye kadar yatırım yapmak için bekleyen kuruluşların çoğu, her durumda yatırım yapacaklarını anlayacaklardı.

Bir Üretkenlik Paketi İşime Nasıl Yardımcı Olur?

Diğer işletmelerin üretkenlik paketi abonelikleri satın alarak nasıl yanıt verdiğinden bahsetmek iyi ve güzel, ancak gerçekten bilmek istediğiniz şey neden buna ihtiyacınız olduğudur.

Bir işletmenin bir üretkenlik paketi uygulaması için iki ana neden vardır; verimlilik ve işbirliği.

Yeterlik

Herhangi bir üretkenlik paketi olmayan kuruluşlar için, çalışanlarının işlerini gerçekleştirmek için eski uygulamaları kullanması muhtemeldir.

Eski uygulamalarda kendi başlarına yanlış bir şey yoktur, ancak iş ortamlarında veri siloları oluşturmaya yönelik iyi belgelenmiş bir eğilime sahiptirler ve bu da iş gücünüzün üretkenliğini önemli ölçüde engeller.

Veriler tek bir kişi veya departman tarafından tutulduğunda ve başkaları tarafından erişilemediğinde bir veri silosu oluşur.

Bu, modern bir işletme için büyük bir sorundur ve ne pahasına olursa olsun kaçınılması gereken bir şeydir.

Veri siloları zaman, para ve verimlilik kaybına neden olur.

Örneğin; birisi eski bir sistem kullanıyor ve bir dosyayı başka birine aktarmak istiyor; bunu kendilerine e-postayla göndermeye çalışırlar, ancak dosya boyutu çok büyüktür - bir USB çubuğuna koyup fiziksel olarak kişiye taşımaya indirgenirlerse, bu zaman ve emek açısından büyük bir kaynak israfı olur.

Office 365 gibi bir üretkenlik paketiniz varsa, ilişkili uygulamalardaki tüm verileriniz anında şirketinizdeki herkesle paylaşılabilir, bu da bir iş günü içinde çok daha fazlasını yapmanıza olanak tanır.

Sadece bu da değil, ofiste olsanız da olmasanız da bu uygulamaları herhangi bir cihazda kullanabilir ve erişebilirsiniz - özellikle uzaktan çalışanlarınız varsa kullanışlıdır.

İşbirliği

Çoğu karar verici, işlerinde işbirliği ve iletişimin ne kadar önemli olduğunu bilecektir.

Herhangi bir dijital dönüşüm stratejisinin en önemli yönlerinden biri, iletişim engellerinden kurtulmaktır - bu engelleri yıkmak için farklı departmanların kullandığı uygulamalar birleştirilmelidir.

CFO'ların %69'u, bilgileri departmanlarda saklamanın günümüzde şirketlerin yaptığı en büyük veya en yaygın finansal hata olduğunu söyledi.

Kesintisiz iletişim, bunu gerçekleştirmenin çok önemli bir parçasıdır.

Üretkenlik paketi, yalnızca Office'in en son sürümüne işletme çapında bir abonelik almakla ilgili değildir; iş gücünüzü bir araya getiren iletişim uygulamaları da aynı derecede önemlidir.

Az önce kısaca bahsettiğimiz gibi, Microsoft'un Teams uygulaması, öncelikle çalışanlarına yardımcı olmak için bir iletişim ve işbirliği uygulamasına ihtiyaç duyan işletmeler tarafından tahrik edilerek geçen yıldan bu yana hızla yükseldi.

Teams ile diğer şeylerin yanı sıra şunları yapabilirsiniz:

• Anlık ileti bireyleri ve grupları
• Dosyalar Paylaş
• Görüntülü ve sesli konferans görüşmesi
• Aramaları kaydet

Tahmin edebileceğiniz gibi, kullanıcıların bunları tek bir arayüz üzerinden yapmasına izin veren uygulamalar iyi bir nedenle popüler ve işletmeler bunları yüklemek için can atıyor.

Bu tür uygulamalar için endüstri terimi, Hizmet Olarak Birleşik İletişim veya UCaaS'dir.

İlgili Mesaj: Hizmet Olarak Birleşik İletişim Nedir?

UCaaS, iletişim verimsizliklerini azaltmaya ve şirketleri içindeki işbirliğini geliştirmeye çalıştıkları için son birkaç yıldır kuruluşlar arasında inanılmaz derecede popüler olmuştur.

Ayrıca, tüm iletişimlerini tek bir yerde tutmalarına izin verdiği için, uzaktaki çalışanları bir araya getirmek için son derece kullanışlıdır; artık iş arkadaşlarıyla iletişim kurmak için Facebook Messenger veya WhatsApp'ı kullanmalarına gerek yoktur.

Ekipler, özellikle Slack ve Google Hangouts gibi diğer iletişim platformlarının çoğunda bulunmayan uçtan uca şifrelemesi nedeniyle aranır.

Artık her yerden cihazlar arasında çalışan özel bir iş iletişimi platformunuz var.

Alt çizgi

Bulut tabanlı çözümler, son on yılın son yarısında ve bu dönemin başlangıcında KOBİ'ler için bir nimet olmuştur.

Bu çözümlerin güvenlik, iş sürekliliği ve iş operasyonlarının diğer yönleri için çok yararlı olduğu kanıtlanmıştır; ve üretkenlik süitleri de bu serinin bir parçasıdır.

Microsoft 365 gibi bir üretkenlik paketi kullanmak, personelinizin evlerinden ofisteymiş gibi çalışmasına olanak tanıyan araçları ve esnekliği sağlar.

Artık bu uygulamaya veya bu uygulamaya erişimleri olup olmadığı konusunda endişelenmenize ve bir ofis masaüstüne yüklenen eski yazılımların boşa gitmesine ilişkin endişelere son.

Bu kriz süresince, normal çalışma koşulları ve gelecekteki zorluklar için bir üretkenlik paketi, operasyonlarınızı önemli ölçüde kolaylaştırmaya yardımcı olacaktır.

Verimlilik paketleri, modern bir işletmenin vazgeçilmez bir parçasıdır ve çalışanların işlerini verimli bir şekilde yürütmelerine olanak tanır ve işletmelere, uzaktan çalışan çalışan sayısındaki artış gibi zor durumlara yanıt verme esnekliği sağlar.

Bulutun işletmenizin gelecek için iyi durumda olmasını nasıl sağlayabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için "İşiniz İçin Hangi Bulut Seçeneği Doğru?" başlıklı e-Kitabımızı indirin.