Robotik Süreç Otomasyonu: KOBİ'ler için Uygulama Yolculuğu

'Robot' kelimesini duyduğunuzda aklınıza gelen ilk şey nedir?

Muhtemelen yürüyen, konuşan, insansı, hatta sentetik bir pinpon partneri. Ancak bugün bahsettiğimiz robotlar ikisi de değil. Elbette yazılım robotlarından veya RPA'dan bahsediyoruz; işyerinde herkesin işini çok daha kolay hale getiren basit ve karmaşık görevleri yerine getirebilmek.

Ama RPA nedir? Ve RPA yazılımı bir işletmenin büyümesine nasıl yardımcı olabilir? Potansiyel bir dijital dönüşüm stratejisi için seçeneklerini değerlendiren her karar vericinin ağzındaki soru budur. Basitçe söylemek gerekirse, RPA, veri girişinden müşteri sorgularına kadar çeşitli süreçleri otomatikleştirmek için yapay zekadan yararlanır.

RPA sistemlerinin uygulanması KOBİ'ler için giderek daha yaygın bir fikstür haline geldiğinden, bir işletme için RPA yolculuğunu, hedeflerin neler olduğunu ve kuruluşunuzun işleyiş şeklini değiştirecek bir yola nasıl çıkılacağını özetlemek istedik.

Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerde RPA'nın Yükselişi

Yapay zeka teknolojilerinin gelişmişliği arttıkça, iş dünyasında kullanımları ve benimsenmesi son yıllarda çarpıcı bir şekilde arttı. İlk uygulaması esas olarak, geleneksel olarak pahalı yazılımların faturasını ödeyecek fonlara sahip olan büyük şirketler arasında desteklendi; Maliyetler uygun bir orana düştüğü için artık KOBİ'ler için yasal olarak uygun bir seçenek.

İş dünyasında RPA için pazar ve ana akım farkındalık önemli ölçüde arttı; tam olarak KOBİ'ler için erişilebilirliği nedeniyle. Birçokları için, tekrarlayan, manuel süreçleri otomatikleştirme ve daha karmaşık görevler için tasarruf edilen emeği kullanma fırsatı zorlayıcı bir olasılık. Ayrıca, RPA'nın teknik hedeflere ulaşmada hayati bir bileşen olarak hareket etmesiyle, BT departmanlarının yeteneklerini geliştirmek temel bir amaç haline geldi.

RPA satıcı endüstrisinin kendisi, düşen maliyetler ve satın alınabilirlik ve teknolojinin yaygın kullanımı sayesinde hızla büyüyen bir endüstridir. Satıcılar, çözümlerini şimdiye kadar geniş bir başarı ile küçük-orta ölçekli işletmelere pazarlamaya başladılar. Pazarın 2016'da 271 milyon dolardan büyüdüğü ve 2022'de 3 milyar dolara ulaşmasının beklendiği düşünüldüğünde bunu öğrenmek çok şaşırtıcı değil.

RPA'yı İşyerine Uygulama Aşamaları

1. Otomatikleştirilme potansiyeli olan süreçleri değerlendirin

Herhangi bir RPA uygulama sürecindeki ilk aşama, hangi süreçlerin otomasyona uygun olduğunu belirlemek için mevcut eski iş akışlarınızı denetlemektir. Denetim prosedürü kesinlikle çok önemlidir ve kaçınılmamalıdır.

İşletmelerin ihtiyaç duymadıkları otomasyon yazılımlarını uygulamaya koymaları, yalnızca bütçeyi aşmaları ve son teslim tarihlerini geride bırakmaları yaygın ve maliyetli bir hatadır.

İlk RPA projelerinin tahmini %30-50'si, uygulamanın ilk aşamalarında başarısız oluyor. Bu, bir RPA sisteminin etkinliğine ilişkin bir suçlama değil, bir şirketin süreçlerinin ve iş akışlarının doğru bir şekilde (veya hiç) denetlenmediğinin bir göstergesidir.

Bu, esasen yanlış bir 'teşhise' neden olur ve gereksiz yazılımların uygulanmasına yol açar. Impact'te, bir RPA uygulamasına geçmeden önce resmi bir değerlendirme yoluyla iş sistemlerinin ve iş akışlarının tam bir resmini elde etmenin ne kadar kritik olduğunu anlıyoruz.

2. RPA değişimini en çok görmek istediğiniz öğelere öncelik verin

Bir öncelikler listesi oluşturun ve işletmenizin hangi yönünün otomasyona en çok ihtiyaç duyduğunu belirleyin. RPA'nın işinizi geliştirmek için önemli bir hedef olmasının çeşitli nedenlerinden biri olabilir:

• Maliyet/gelir : Artan kâr potansiyelinin iyileştirilmesi
• İş akışı süreçleri : Çalışanların tekrarlayan ve zaman alan iş yüklerini hafifleterek paranızın karşılığını daha fazla alma
• Hatasız : Botlar, mükemmel sonuçlarla haftanın yedi günü, günde 24 saat birden fazla işlemi gerçekleştirme yeteneğine sahiptir. Yorulmazlar ve asla hata yapmazlar, bu da onları büyük miktarda veriyi rutin olarak sıralamak ve girmek için mükemmel adaylar haline getirir.
• Ölçeklenebilirlik : Botlar düzensiz saatlerde çalışabilir ve iş yüküne bağlı olarak ölçeği büyütüp küçültebilir. İnsanlarda, süreçler en yüksek talepte veya düşük talep olduğunda çalışmak çok zahmetli olabilir - bir bot için böyle bir sorun yoktur.

3. İhtiyaçlarınız için doğru satıcıyla ortak olun

İyi bir satıcı, sınırlamalarınıza saygı gösterirken ihtiyaçlarınızın dürüst bir değerlendirmesini yapmalıdır. Bir KOBİ'deki herhangi bir karar vericinin bileceği gibi, teknoloji harcamalarını bütçelemek zor bir iştir ve çoğu zaman maliyetli bir değerlendirmedir.

RPA uygulama yolculuğunuz için net bir yol haritasına sahip olmak, başarısızlığı önlemenin önemli bir yoludur. Karar vericiler çoğu zaman endüstri rekabeti tarafından ihtiyaç duymadıkları ve gerçekleştiremeyecekleri bir plana dalmak için baskı hissedebilirler, bu da kaçınılmaz olarak hat boyunca mücadelelere neden olacaktır. Impact gibi deneyime sahip güvenilir bir ortakla ortaklık kurmak, beklentileri belirlemenize ve uzun vadeli hedeflerinizi gerçekleştirmenize yardımcı olabilir.

4. Geliştirin, uygulayın ve değerlendirin

İlerlemek için net bir çerçeveye sahip olduğunuzda, ihtiyaçlarınıza ve hedeflerinize en uygun RPA sistemini programlama ve uygulama sürecine başlayabilirsiniz. Bunun kurum içinde mi, bir satıcıyla mı yoksa bir MSP ile mi yapılacağı bağlıdır.

Uygulama döneminin her adımında ve sonrasında size yardımcı olacak uzmanlığa sahip bir ortakla çalışmanızı tavsiye ederiz. Küçük bir sorun olsa bile bir şeylerin ters gitme olasılığı vardır - bu yüzden yardıma ihtiyacınız olduğunda bir planınız olduğundan emin olun.

Uygulama döneminde, sürecin tepeden yönetilmesi ve yeni teknolojiden etkilenecek tüm departmanların yerleşik olması ve iş akışlarında yapılan değişiklikleri anlaması önemlidir. Yeni süreçler için olumlu bir kültür oluşturmak çok önemlidir.

RPA sisteminin ilerlemesini değerlendirmek için sağlam KPI'larınız olduğundan emin olun. Bu, RPA'dan istediğinizi aldığınızdan emin olmak için uygulama ve ötesi için yol haritasının önemli bir bileşenini oluşturacaktır.

RPA KPI'ları şunları içerebilir:

• Atanan süreçleri gerçekleştirirken kazanılan zaman
• İnsanlar için iş yükü
• Rutin görevleri gerçekleştirme hızı

Robotlardan ve İnsanlardan Oluşan Hibrit Bir İş Gücü Çalıştırmanın Zorlukları

Bir işyerinde RPA sistemlerinin uygulanmasıyla, neredeyse kesinlikle çalışanlardan bir tür direniş olacaktır. Yerleşik uygulamalardan sapma konusundaki isteksizlik veya iş güvenliği endişesi nedeniyle, RPA'nın faydalarını işgücünüze iletmek zorunludur.

Değişim için olumlu bir ortam oluşturmak, çalışanları değişime alıştırmak için uzun bir yol kat edecektir. Bir liderlik pozisyonundan itibaren doğru bir şekilde desteklenirseniz, RPA'nın işlerini kolaylaştıracağı ve verimliliği artıracağı mesajını iletebilirsiniz.

Bir işletme, işgücünü robotlar ve insanlardan oluşan bir melez olarak konumlandırmaya başladığında, başarılı uygulamalar genellikle işyerinin uygun yapıya sahip olmasını ve işgücünün sürece dahil olmak için yeterli bilgiye sahip olmasını sağlamaya yönelik çabalarla belirlenir.

KOBİ'ler için RPA'nın Geleceği ve Nereye Gideceği

RPA daha uygun fiyatlı hale geldikçe, gelecekte bot harcamalarını artırmaya devam eden KOBİ'ler için ortak bir varlık olacaktır. Deloitte'a göre, işletmelerin %53'ü RPA uygulama sürecini başlattı ve bu sayının iki yıl içinde %72'ye çıkması bekleniyor.

Bu amaçla, bir RPA yolculuğunun neye benzemesi gerektiğini ve KOBİ'lerin buna nasıl yaklaşması gerektiğini anlamak, satıcılar, MSP'ler ve işletmeler için birincil düşünce olacaktır. İleriye dönük birçok karar verici için geliştirme, kurulum ve bakım için sağlam bir yol haritası sağlayabilecek güvenilir bir ortağa sahip olmak, işletmelerinin geleceğe yönelik otomasyon hedefleri için zorunlu olacaktır.

RPA'nın Gelecek İçin Ne Anlama Geldiği Hakkında Daha Fazla Bilgi Edinin

Robotik süreç otomasyonu, şirketlerin sektörlerinde rekabet avantajı elde etmelerine ve sürdürmelerine yardımcı olur. Şirketler, personel üretkenliğini artıran ve maliyetleri azaltan mevcut araçlardan yararlanarak, üstün müşteri deneyimi sunarken daha yüksek işletme kapasitesinin keyfini çıkarabilir.

RPA, günümüzün sürekli gelişen ortamında küçük işletmelerin çalışma şeklini değiştiren dijital dönüşümün yalnızca bir yönüdür. Kuruluşunuzu nasıl modernize edebileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için Yönetilen BT ekibimize ulaşın ve uzmanlarımızdan biriyle bugün konuşun!