İş Süreçleri Otomasyonu – Faydalar, uygulamalar, örnekler ve otomatikleştirme adımları

Çalışanların görevleri gereksiz yere tekrar etmemesini veya görevleri tamamlamadan terk etmemesini, ayrıntıları gözden kaçırmamasını veya iş akışlarındaki adımları atlamamasını sağlamak için işletmeler standartlaştırılmış süreçler oluşturur. Bu iş süreçleri, bir şirketin nasıl çalıştığına uygunluk ve uygunluk sağlar. Bu nedenle, iş süreçlerinin tekrarlayan uygulamalar yerine tutarlı kalması gerekir. İş süreci otomasyonunun (BPA) devreye girdiği yer burasıdır.

BPA, verimliliği en üst düzeye çıkarmak, maliyetleri azaltmak ve sorunsuz operasyonlar sağlamak için günlük BT süreçlerini ve iş işlevlerini otomatikleştirmeye odaklanır. Markets and Markets tarafından hazırlanan bir rapora göre , küresel iş süreci otomasyonu pazar büyüklüğünün 2020'de 9,8 milyar ABD dolarından 2026'ya kadar 19,6 milyar ABD dolarına ulaşması ve %12,2'lik bir CAGR'de büyümesi bekleniyor.

BT altyapılarını buluta geçirmeyi planlayan kuruluşlar , iş sürekliliğini artırma ve iş operasyonlarını iyileştirme gibi çeşitli faktörler , kuruluşlar arasında BPA'nın geniş çapta benimsenmesine yol açmıştır.

Aşağıdaki makalede, iş süreçlerinde otomasyonu uygulama adımları ile birlikte iş süreci otomasyon metodolojisinin faydalarını tartışacağız .

Ancak buna girmeden önce, konsepte daha fazla açıklık getirmek için iş süreci otomasyonu ile robotik süreç otomasyonu arasındaki farkları anlayalım.

O halde lafı daha fazla uzatmadan konuya girelim!

BPA vs RPA – Fark nedir?

İş süreci otomasyonu genellikle robotik süreç otomasyonu ile karıştırılır, ancak her ikisi de kendi yollarıyla farklıdır. Ancak birbirlerini tamamlarlar ve şirket genelinde dijital dönüşümü sorunsuz bir şekilde uygulamanıza yardımcı olabilirler.

Robotik süreç otomasyonu ile yazılım kullanıcıları , öğrenebilen, taklit edebilen ve ardından kural tabanlı iş süreçlerini yürütebilen yazılım robotları veya botlar oluşturur. RPA otomasyonu, kullanıcıların dijital insan eylemlerini gözlemleyerek botlar oluşturmasını sağlar. Her bot , tek bir belirli görev için tasarlanmıştır.

Örneğin, bir sistemde oturum açmak, verileri kopyalamak ve ardından bu verileri bir elektronik tabloya yapıştırmak için bir bot oluşturulabilir.

BPA ise iş süreçlerini baştan sona optimize etmek ve otomatikleştirmek için bütünsel bir yaklaşımdır. BPA, tüm iş süreçlerini otomatikleştirmek için uçtan uca bir çözümdür ve RPA, sağlam bir BPA yaklaşımının tamamlayıcısıdır. Ek olarak, BPA, RPA'da bulunmayan bir dizi yetenek sunar. Bunlar, işbirliğini geliştiren ve süreç performansına ilişkin veri ve öngörüler sağlayan özellikleri içerir.

Artık RPA ve BPA arasındaki temel farkları incelediğimize göre, BPA'nın işletmelere nasıl fayda sağladığını ve manuel süreçleri otomatikleştirmeye çalışırken neden ideal bir yaklaşım olduğunu daha iyi anlayalım.

İş süreci otomasyonunun faydaları

Bu bölümde, iş dünyasında otomasyonun temel avantajlarını ve kuruluşunuzun genel verimliliğini nasıl iyileştirebileceğini tartışacağız .

Azaltılmış maliyetler

İş süreçleri manuel olarak yürütüldüğünde, önemli miktarda kaynak israf edilir ve verimsizlik olasılığı daha yüksektir. Bir rapora göre kuruluşlar verimsiz süreçler nedeniyle her yıl gelirlerinin %20-30'unu kaybediyor. Manuel işlemlerden otomatik işlemlere geçiş, hataların en aza indirilmesine olanak tanır. Bu şekilde, sorunları çözmek için zaman ve para harcanmasına gerek kalmaz. Ayrıca kaynaklar optimum şekilde kullanılır ve israf ortadan kalkar.

Avrupa'nın önde gelen sigorta sağlayıcılarından Generali, en iyi iş süreci otomasyonu örneklerinden biridir . Onlara zaman ve paraya mal olan kağıt tabanlı süreçlerden otomatik iş süreçlerine geçti. Bu, karmaşık görevleri üstlenme süresini yarı yarıya azalttı ve yeniden kullanılabilir süreçlerle %90'a varan tasarruf sağladı.

Gelişmiş müşteri deneyimi

BPA'nın en heyecan verici avantajlarından biri, müşterileriniz üzerindeki olumlu etkisi , onların işletmenizle ilgili deneyimleri ve onlara hizmet etme şeklinizdir.

BPA ile müşterilerinize etkin ve hızlı yanıt verebilir, müşterilerinizin zamanına saygı duyabilir ve aynı zamanda istek ve sorgularını başarıyla yanıtlayabilirsiniz.

Eskiden birkaç saat hatta günler süren işlem şimdi sadece dakikalar alıyor. Bu, elbette, sipariş işleme dahil olmak üzere herhangi bir sayıda müşteri etkileşimine uygulanabilir.

Bu, olumlu ağızdan ağza iletişim ve daha güçlü çevrimiçi incelemeler yoluyla kitleniz arasında şirketinizin itibarını artıracaktır.

Geliştirilmiş operasyonel verimlilik

İş süreci otomasyon yazılımının uygulanması, bir dizi operasyonel fayda sağlar. Başlangıç ​​olarak, otomatikleştirilmiş süreçler büyük ölçüde elle tutulur, bu da süreçteki bir görevin diğerine ilerlediğinden kişisel olarak emin olmanız gerekmediği anlamına gelir.

Ek olarak, iş süreci otomasyonu, iş akışlarındaki hataları ve darboğazları belirlemeyi ve düzeltmeyi de sağlar. Bu, genel olarak daha yüksek süreç verimliliğine katkıda bulunur.

Örneğin Adidas, süreçlerini standart hale getirmek ve finans, pazarlama, e-ticaret ve perakende dahil olmak üzere çeşitli departmanları otomatikleştirmek için iş süreci otomasyon yazılımı uyguladı. Oldukça başarılı olan girişim, geleneksel kurum içi geliştirmeye kıyasla pazara sunma süresini üçte iki oranında azalttı ve operasyonel verimliliği %60 oranında artırdı.

Görünürlük ve şeffaflık

Otomasyonla, organizasyon genelinde süreçlerin görünürlüğü, özelleştirilebilir gösterge panoları aracılığıyla iyileştirilebilir. Belirlenen temel performans göstergeleri (KPI'ler), birden fazla süreç için kolayca izlenebilir. Süreç performansının derinlemesine raporları, iyileştirilmesi gereken alanlara ilişkin değerli bilgiler sağlayabilir.

Otomasyon ayrıca iş süreçlerinde şeffaflığı da kolaylaştırır. Bu, ekiplerin atanan görevler hakkında bilgi sahibi olmasına yardımcı olur ve hesap verebilirliği teşvik eder.

Örneğin, küresel bir varlık yönetimi şirketi olan Insight Investment, şeffaflık oluşturmak için iş süreçlerini belgelemek, keşfetmek ve dijitalleştirmek istedi. Verileri görselleştirmek için özelleştirilebilir panolar kullanarak, karmaşıklığı azaltan, üst yönetime görünürlük sağlayan ve iş teslimini daha güvenilir hale getiren bir raporlama sisteminin temelini oluşturdular.

İyileştirilmiş çalışan morali

İş süreci otomasyon metodolojisinin önemli bir avantajı , daha yüksek çalışan moralidir. Otomasyon ile çalışanlar, işi verimli bir şekilde yapmak için sorunsuz bir şekilde çalışırlar. Onaylar daha hızlıdır, bu da ekiplerin yöneticilere beklemek ve hatırlatmak için zaman harcamasına gerek olmadığı anlamına gelir.

Süreçlerdeki şeffaflık, yüksek performans gösterenlerin hak ettikleri tanınmayı elde etmelerine yardımcı olur. Otomasyon tarafından serbest bırakılan bant genişliği, çalışanları yenilik yapmaya ve işin yapılma şeklini iyileştirmeye motive edebilir.

Artık iş süreci otomasyonunun ne olduğunu anladığımıza ve iş süreci otomasyonu örnekleriyle birlikte başlıca avantajların üzerinden geçtiğimize göre, kurumsal süreç otomasyonunun temel kullanım durumlarına dalmanın zamanı geldi .

İş süreci otomasyonunun temel uygulamaları

İş süreci otomasyonu kullanım senaryoları , işe alımdan bütçe onaylarına ve satış ve pazarlamaya kadar çok çeşitli operasyonel alanları kapsayabilir. Bunlardan birkaçına daha yakından bakalım.

İşe Alım ve İK

İşe alım ve İK, yönetilmesi gereken süreçlerin ve evrak işlerinin sayısı nedeniyle otomasyon gerektiren kilit alanlardır.

Yerleştirme ve işe alma genellikle sıkıcı ve zaman alıcı bir süreçtir. Bununla birlikte, otomasyonun uygulanmasıyla, iş ilanları yayınlamak veya yeni çalışanlar için uygunlukları gözden geçirmek gibi manuel çalışma yöntemleri otomatikleştirilebilir.

İK, çoğu otomatikleştirilebilen çok sayıda manuel evrak işi gerektiren başka bir departmandır. Bu görevlerden bazıları, çalışanların zaman çizelgesini izleme, çıkış görüşmeleri, performans yönetimi ve daha fazlasını içerir. Süreçleri otomatikleştirerek kazanılan zaman, İK personelinin daha önemli görevlere konsantre olmasına yardımcı olacaktır. İK ekipleri, çalışanların eğitimini, kültürünü ve sağlığını daha etkin bir şekilde yönetebilir.

Fatura işleme

Numaralandırılabilir faturaların takibi manuel olarak yapıldığında yorucu olabilir ve hatalara neden olabilir. BPA ile faturaların işlenmesini otomatikleştirebilir ve satıcılarınız için zamanında ödeme yapılmasını sağlayabilirsiniz. Bu aynı zamanda ödeme sürecindeki insan hatasını ve yanlışlığı da azaltacaktır.

Otomasyon ile hesap ekibiniz için çok zaman kazanabilir ve bütçe karar verme ve tahminler gibi yüksek öncelikli görevlere odaklanabilirler.

Satın alma siparişleri

Satın alma siparişleri, genel satın alma sürecinde çok önemli bir rol oynar. Kuruluşların işletmek için ihtiyaç duydukları mal ve hizmetleri tedarik etmelerine izin verir. Ancak, bu süreç, fiziksel formlar ve manuel veri girişi ile karıştırılmaktadır. Çalışanlar, her hafta saatlerinin çoğunu aynı satınalma siparişlerini doldurmak gibi tekrarlayan görevlere harcarlar.

İş süreci otomasyon yazılımının yardımıyla, tüm bu süreci zahmetsizce düzenleyebilirsiniz. Satın alma siparişi formlarınızı dijitalleştirebilir ve hatta müşteri bilgilerini çekmek için bunları bir SQL veritabanına bağlayabilirsiniz.

gider talepleri

Masraf raporlamasını manuel olarak yönetmek, daha uzun işlem süresi sağlar ve kuruluşu gider sahtekarlığına karşı savunmasız bırakır. Örneğin, çalışanlar şişirebilir veya sahte iddialarda bulunabilir. BPA ile her adımı kolaylaştıran ve insan hatası riskini azaltan otomatik bir iş akışı oluşturursunuz.

Çalışanlar elektronik formları hızla doldurabilir ve hatta makbuzları dahil edebilir. Bir gider talebi gönderildiğinde, form otomatik olarak yöneticilerine yönlendirilir ve bu yönetici daha sonra onu hemen gözden geçirebilir.

Bu süreç boyunca çalışanlar gider taleplerini takip edebilirler. Otomatik süreç ayrıca çalışanların geri ödemeyi zamanında almasını sağlar ve net bir iz olduğu için gider sahtekarlığını azaltır.

Bütçe onayları

Bütçe onayları, finansal planlama söz konusu olduğunda önemli belgelerdir. Kuruluşların bütçelerini etkin bir şekilde yönetmelerini ve gelecek için plan yapmalarını sağlar. Ancak, bütçe onaylarını manuel olarak yönetmek, özellikle bunları gözden geçirip onaylaması gereken finans ekibi için sıkıcı ve zaman alıcı olabilir.

Otomasyon yazılımını kullanarak bütçe onayları için kolayca özelleştirilmiş formlar oluşturabilirsiniz. Yazılımı, tüm formları doğru onaylayanlara yönlendiren otomatik bir iş akışı oluşturmak için de kullanabilirsiniz.

Satış ve Pazarlama

İş süreçleri otomasyonu çözümlerinden büyük fayda sağlayacak bir diğer önemli alan da satış ve pazarlamadır. Satış temsilcileri ve BPA çözümleri birlikte çalışırsa kaynak tahsisini, satış tahminini, idari görevleri ve daha fazlasını iyileştirebilirler. Satış temsilcileri, müşteriyle yüz yüze kalma sürelerini ve müşteri deneyimini artırarak daha müşteri odaklı hale gelebilir .

İş süreci otomasyon çözümleri, pazarlama departmanlarına uygulandığında, e-posta pazarlaması ve müşteri adayı yönetiminde büyük bir potansiyele sahiptir. Maliyet etkinliği sunar ve istenen iş sonuçlarını sunar. Ayrıca müşteri adayı yetiştirme, müşteri adayı yakalama, müşteri adayı niteliği ve müşteri adayı puanlama konusunda yardımcı olur. Ayrıca, otomatik yanıtlar/müşteri desteği ile de yardımcı olur.

izin talepleri

Çalışanlar, kişisel acil durumlar veya hastalık nedeniyle izin talebinde bulunabilirler. Bu istekleri yerine getirmek, fiziksel formlar veya e-postalar ile oldukça zor olabilir. BPA ile bu süreci düzene sokabilir ve çalışanların izin taleplerini göndermelerini kolaylaştırabilirsiniz. Bu, sürece görünürlük kazandırarak onayları hızlandırır.

Ayrıca, izin talepleri için bir sürecin olması, yöneticilerin çalışanları uygun şekilde tazmin etmesi için önemlidir.

Fiyat teklifleri

Potansiyel müşteriler bir teklif istediğinde, sizinle iş yapmakla oldukça ilgilendikleri anlamına gelir. Ancak, bilinçli bir karar vermelerine yardımcı olmak için yine de ayrıntılı fiyatlandırma bilgilerine ihtiyaç duyarlar. Bu süreçteki herhangi bir gecikme potansiyel olarak size bir potansiyele mal olabilir.

Satış ekibiniz, BPA yazılımını kullanarak fiyat tekliflerini hızla bir araya getirebilir ve bunları incelemesi için otomatik olarak bir yöneticiye gönderebilir.

Fiyat tekliflerini otomatikleştirmek, müşteriler üzerinde harika bir ilk izlenim yaratmaya yardımcı olabilir. Tek yapmanız gereken müşterilerinize fiyat teklifine bir bağlantı göndermek ve onlar belgeyi hemen imzalayabilirler - e-postalar ile uğraşmaya gerek yok.

İş süreci otomasyonunu uygulama adımları

Bir ankete göre , kuruluşların %75'i BPM ve teknolojilerin kuruluşlarının hedeflerine ulaşmasına yardımcı olduğuna inanıyor. Ek olarak, %73'ü, kuruluşlarının BPM'ye olan ilgi düzeyinin son birkaç yılda ılımlı veya hızlı bir şekilde arttığını bildirmektedir.

Bu istatistikler, dünyanın dört bir yanındaki kuruluşların üretkenliklerini artırmak ve iş süreçlerini iyileştirmek için otomasyona nasıl geçtiğini gösteriyor.

Bu bölümde, kuruluşunuzda kurumsal süreç otomasyonunu başarıyla uygulamanıza yardımcı olacak birkaç adımı listeledik.

Öyleyse, doğrudan konuya girelim.

Tekrarlayan görevleri tanımlayın

İş süreci otomasyon hizmetlerini tercih ederken ilk adım, işletmenizde iyileştirme fırsatları olabilecek tekrarlayan görevleri ve alanları belirlemektir.

Bu tür alanları ve sorunları belirlemek için işi derinlemesine anlamak çok önemlidir. En iyi seçenek, akış diyagramlarının yardımıyla mevcut iş akışınızın görsel bir sunumunu yapmak olacaktır. Bu, işinizi daha iyi anlamanıza ve tekrar eden görevleri belirlemenize yardımcı olacaktır.

Bu, sürecin gerçek kullanıcıları ve kilit paydaşlarla yakın işbirliği içinde yapılması gereken hayati bir adımdır.

Ayrıca , etkin maliyet tasarrufu ve tasarruf edilen zaman açısından net iş süreci otomasyonunun faydalarını da göz önünde bulundurmalısınız. Bu, bu iş süreçlerinin otomasyonunu desteklemek için net bir iş gerekçesi sunmaya yardımcı olacaktır.

Hedeflerinizi tanımlayın

Bir sonraki adım, mevcut iş akışını kıyaslama olarak kullanarak iş hedeflerinizi ve hedeflerinizi tanımlamaktır. Hedefiniz, e-posta oluşturma ve gönderme, ekip üyelerini bilgilendirme veya görev durumlarını güncelleme gibi günlük görevleri otomatikleştirmek olabilir.

Ayrıca, iş gücünüzün veri girişine çok fazla zaman harcamak yerine süreç içgörülerine ve optimizasyona daha fazla odaklanmasını isteyebilirsiniz.

Muhtemelen herhangi bir şey olabilir, ancak otomasyon kullanarak hedeflerinize nasıl ulaşacağınızı ve bunları nasıl ölçeceğinizi ve performansınızı nasıl takip edeceğinizi gerekçelendirebilmelisiniz.

Doğru otomasyon çözümünü seçin

İş süreçlerini otomatikleştirmek için özel kodlama yazılımlarına milyonlarca dolar harcamanıza gerek yok. Piyasada şirketlerin iş süreçlerini tasarlamasına ve otomatikleştirmesine yardımcı olabilecek çok sayıda iş süreci otomasyon hizmeti ve veri analizi hizmeti bulunmaktadır. Bir yazılım seçin veya kuruluşunuz için ideal olacak özel bir yazılım yaptırın. Bir demo talep edin ve otomasyon araçlarının iş hedeflerini nasıl destekleyebileceğini keşfedin.

Özel ihtiyaçlarınıza bağlı olarak, üç ila beş tedarikçiyi kısa listeye alabilir ve ardından en iyisini seçmek için karşılaştırmalı bir analiz yapabilirsiniz. Seçilen yazılımın basit ve kullanıcı dostu olduğundan ve kullanıcılarınız tarafından kolayca uyarlanabildiğinden emin olun.

Kullanıcıları eğitin

Otomasyon aracını kuruluşunuza uyguladıktan sonraki adım, yeni yazılımı kullanmak için iş gücünü eğitmek olacaktır.

Yönetim tarafından getirilen herhangi bir yeni değişiklik, genellikle gereksiz buldukları için çalışanlar tarafından dirençle karşılanır. Bu nedenle, son kullanıcıları ilk adımdan dahil etmek zorunludur. Süreci daha iyi anlayabilmeleri ve fikirlerini ve geri bildirimlerini paylaşabilmeleri için onları tartışmalarınızın bir parçası haline getirin.

Mevcut manuel süreçten yeni otomatik sisteme net bir geçiş yolu sağlamak ve onlara yeterli eğitim vermek, bu geçişi başarılı kılmak için uzun bir yol kat edecektir.

İlerlemenizi takip edin

Yeni otomatik sisteminizi kullanmaya başladığınızda, KPI'ları takip etmeye ve iş akışı sistemini iyileştirmeye devam etmeniz önemlidir .

Kullanıcılarınız süreç hakkında değerli geri bildirimler sağlayacaktır; sorunları düzeltmek ve mevcut iş akışını iyileştirmek için bu geri bildirimi uyguladığınızdan emin olun.

Otomatik iş akışınızın sürekli izlenmesi ve ölçülmesi, darboğazların belirlenmesine ve iyileştirme alanları önermesine yardımcı olacaktır. Yeni yükseltilen iş akışınızın sürekli değerlendirilmesi, ekibinizin daha verimli olmasına yardımcı olacaktır.

Son düşünceler

İş sürecini otomatikleştirmek, bir işletmenin doğrusaldan daha hızlı büyümeye geçmesine yardımcı olabilir. Envanter yönetiminden personelin işe alınmasına ve temel süreçlerin dijitalleştirilmesine kadar , modernize edilmiş otomatik sistemlerin manuel işlemeyi, kaygan, hatasız işlemler lehine kestiğini göreceksiniz.

Karmaşık manuel süreçlerin maliyetlerini azaltmak ve iş süreçlerinizi düzene sokmak istiyorsanız, Appinventiv gibi tanınmış bir yapay zeka yazılım geliştirme şirketiyle iletişime geçebilirsiniz. Appinventiv, iş süreçlerinizi verimli bir şekilde otomatikleştirmek için gereken tüm karmaşık teknolojileri ele alma konusunda tamamen ustadır.

Örneğin, yakın zamanda küresel bir bankanın yapay zeka ve makine öğrenimi teknolojilerini kullanarak bankacılık süreçlerini otomatikleştirmesine yardımcı olduk. İş otomasyonu çözümlerimiz, müşteri şikayetlerini gerçek zamanlı olarak çözmek ve çalıntı kredi kartları vakalarını bildirmek gibi karmaşık görevleri yerine getirmelerine yardımcı oldu.

Otomasyon, müşteriyi elde tutma oranında %20 artışa ve manuel süreçlerde %35 azalmaya yol açtı.

Bu nedenle iş süreçlerinizi otomatikleştirme konusunda yardıma ihtiyacınız olursa bizimle iletişime geçebilirsiniz . Uzmanlarımız, uygun maliyetli ve kullanımı kolay kapsamlı bir çözüm sunacak. Ayrıca, yazılımınıza ekleyebileceğiniz iş süreci otomasyonunun önemli özellikleri konusunda size rehberlik edeceklerdir.