12 Yaygın Çalışan Çizelgeleme Problemi ve Çözümleri

Çalışan planlaması, yöneticilerin ve işletme sahiplerinin uğraşması gereken en zorlu görevlerden biridir. Personeli çeşitli zamanlama ihtiyaçları, izin talepleri ve farklı beceri grupları ile dengelemek arasında, zamanlama son derece zaman alıcı olabilir.

Pek çok yöneticinin adil ve dengeli bir çalışma programı oluşturmak için mücadele etmesi şaşırtıcı değildir. Vardiya planlaması, bakımı oldukça uzun bir emirdir.

Özellikle çalışan programını hala manuel olarak oluşturuyorsanız, kendinizi zamanlama sorunlarına, hatalara ve çalışan memnuniyetsizliğine açarsınız.

Araştırmaya göre manuel zamanlama şunlara neden olur:

• Bir yöneticinin zamanının %20'si çalışma programını oluştururken boşa harcanır
• Manuel program oluşturmadan kaynaklanan hatalar nedeniyle %174 daha fazla devir gerçekleşir
• Manuel bir çalışma programı oluşturarak yılda 140 saat boşa harcanıyor

Hikayenin ahlaki? Çalışan planlama yazılımı gibi dijital bir çözüm kullanın.

Planlamayı otomatikleştirerek, tutarlı sonuçlar sunabilir, daha az hata yaşayabilir, maliyetleri azaltabilir, çalışan verimliliğini en üst düzeye çıkarabilir ve genel çalışan memnuniyetini artırabilirsiniz.

Otomatik Programlamanın Faydaları

• Her çalışanın uygunluk durumuna ilişkin tam görünürlük
• Fazla mesai ve sınırlamalardan kaçının
• İletişimi kolaylaştırın
• Daha verimli zamanlama
• Zamandan ve paradan tasarruf edin
• Stressiz görev delegasyonu
• Daha az devir hızı
• Kolaylaştırılmış günlük işlemler

Şimdiye kadar, muhtemelen sizi ve çalışanlarınızı mutlu edecek uygun ve adil bir program oluşturmanın tam zamanlı bir iş olduğunu öğrenmişsinizdir.

Anlaşılır bir şekilde, birçok sahip ve yönetici zarardadır, ancak her sorun için bir çözüm vardır.

Son Dakika Planlaması

İşleri son dakikaya bırakmak asla iyi bir fikir değildir. Forbes'a göre yönetici, çalışan listesini mümkün olan en kısa sürede kullanıma sunmalıdır çünkü “bu, çalışanları kişisel sorumluluklar ve iş arasında seçim yapmak zorunda bırakabilir. Diğer işletmeler, programları bir an önce değiştirecek ve bu da çalışanlara birçok soruna neden olabilir”. Yöneticiler, çalışanlarının iş-yaşam dengesini göz önünde bulundurmalıdır.

Herkese (yöneticiler dahil) kadroyu sindirmek ve çalışmaya hazır olduklarından emin olmak için vardiya programlarınızı önceden planladığınızdan emin olun. En az 2 hafta önceden tavsiye edilir ve tutarlı olduğunuzdan emin olun. Daha fazla zamanlama sorunlarından kaçınmak için, uyumluluğunuzu sürdürmek için eyaletinizin önceden zamanlama oluşturmaya yönelik yasaları olup olmadığını kontrol edin.

Çok önceden planlama yapmak baş ağrısı yaratabilir, ancak önceden yayınlanmış bir programı tamamen elden geçirmek zorunda kalmak kadar çok baş ağrısına neden olmaz.

Bunu olabildiğince basit hale getirmek için, yalnızca şirketin ihtiyaçlarına ve çalışanların uygunluk durumuna göre ayarlanması gereken bir zamanlama şablonu kullanın.

Uygun Teknoloji Eksikliği

Çalışan listesini oluşturmak ve dağıtmak için hâlâ kalem ve kağıt kullanan yöneticiler, hayatlarını yalnızca milyonlarca kat daha zorlaştırmakla kalmıyor, aynı zamanda zamanlama sorunlarına ve yanlış iletişime eğilimlidirler. Daha da kötüsü, tonlarca ileri geri arama ve mesaj zaman alıcıdır, verimsizdir ve uygunsuz mesajlaşma ve iş/yaşam ayrımının olmaması gibi diğer sorunlara yol açabilir.

21. yüzyıl ve teknoloji yöneticilerin hayatlarını çok daha kolay hale getirdi. Connecteam gibi güçlü ve kullanımı kolay bir çalışan planlama yazılımıyla, planlama sorunlarını ve iletişimi kolaylaştırabilirsiniz.

• Sürükle ve bırak, yinelenen vardiyalar, zamanlama çakışma uyarıları, fazla mesai, sınırlama uyarıları vb. gibi gelişmiş yeteneklerle dakikalar içinde tamamen özelleştirilebilir çalışan programları oluşturun.
• Yöneticiler tam bir zamanlama denetimine sahiptir ve çalışanların programı otomatik uyarılar ve bildirimlerle almasını ve görüntülemesini sağlayabilir.
• Çalışanlar uygunluklarını paylaşarak yöneticilere tonlarca zaman kazandırır.
• Çalışanların vardiyalarına vardıklarında tam olarak ne yapacaklarını bildiklerini vardiya notları, konumlar ve ekli dosyalarla onaylayın.
• Vardiya değiştirme sınırlamaları belirleyin ve yalnızca belirli çalışanların niteliklerine göre belirli vardiyaları almasına izin verin.
• Tüm vardiyaların kapsandığından emin olmak için çalışanların açık vardiyaları almasına ve otomatik uyarılar almasına izin verin.
• Uygulama içi iletişim, yanlış iletişimi, ileri geri aramayı ve kafa karışıklığını azaltır.
• Yöneticiler, uygulama içi mesajları kimin okuyup okumadığını gerçek zamanlı olarak denetler; cevapsız mesajların veya aramaların olduğu günler geride kaldı.
• Bir ekip veya departmanla kolayca iletişim kurmak için hedeflenen 1:1 mesajlar gönderin veya gruplar oluşturun.

Bu özellikler ve yetenekler, işyeri organizasyonunu artırır ve planlama sorunlarını daha ortaya çıkmadan durdurur. Çalışan planlama yazılımına yatırım yaparak işinizi başarıya hazırlamak önemlidir. Kolaylaştırılmış işgücü yönetimi sağlayacaktır.

Çalışan Karışıklığı

İş vardiya olduğunda çalışanlar arasında kafa karışıklığı, vardiyaların öngörülemezliği ve son dakika değişiklikleri de dahil olmak üzere birçok nedenden dolayı ortaya çıkabilir.

Tutarlılık yoksa veya insanlar her şeyi takip edecek bir sistem olmadan vardiyalarını bir hevesle değiştiriyorsa, bu iş yerinde ortalığı kasıp kavurabilir.

Bu zamanlama sorunlarından kaçınmak en iyi çözümdür, o yüzden bunun nasıl yapılacağına bir göz atalım.

1. Tutarlılık : Bir çizelge şablonunu yinelenen bir çizelge olarak kullanın ve yalnızca çalışanların izin alması gerektiğinde veya şirketin personel değişikliği yapması gerektiğinde ayarlamalar yapın. Bu şekilde, çalışanlar yaklaşan vardiyalardan önemli ölçüde haberdar olacaklar ve değişiklik yapılması gerekiyorsa, vardiyanın kapsanmasını sağlamak onların sorumluluğundadır.
2. Vardiya değiştirme : Vardiya değiştirme mutlaka bir sorun değildir, ancak takasları takip etmek karmaşıklaşabilir, bu nedenle çalışanlar gerçekte kimin planlandığını bilemezler. Bu zamanlama sorununu ortadan kaldırmak için çalışan zamanlama yazılımını kullanın. Çalışanların yalnızca diğer kalifiye çalışanlarla vardiya değiş tokuşu yapabileceğinden ve yönetici onayı gerektirdiğinden emin olun; değişim onaylandığında program otomatik olarak güncellenecektir.

Hem tutarlı bir program oluşturmak hem de zamanlama yazılımı kullanmak, çalışanların kafasının karışmamasını sağlar, böylece doğru yerde ve doğru zamanda ortaya çıkarlar.

kapatmak

'Clopen', 'close' ve 'open' kelimelerinden türetilmiş bir terimdir. Etkili bir şekilde çalışanınızın günün son vardiyasına ve ertesi gün ilk vardiyasına sahip olduğu anlamına gelir. Bu, çalışanınızın eve gidip biraz uyumak zorunda kalmadan arka arkaya iki vardiya çalışabileceği anlamına gelebilir. Bu genellikle hastanelerde, restoranlarda ve diğer 24 saat hizmet veren kuruluşlarda görülür.

Peki, çalışanlarınızın korkunç kopenden kaçınmasını nasıl sağlayabilirsiniz? Zamanlama yönetimi için aşağı kaynar.

Çakışan vardiyalar veya birbirine çok yakın olanlar gibi zamanlama sorunlarını tespit etmek için zamanlama yönetimi yazılımına sahip olmak. Aksi takdirde, ilgili yöneticinin programın son gösterimlerini yaparken clopen için keskin bir göze sahip olması gerektiği anlamına gelir.

Programın farklı bölümlerinden farklı yöneticiler sorumluysa (belki de bir gece vardiyası müdürü ve gündüz için başka bir müdür vardır). Bu zamanlama sorununu önlemek ve çalışanlarınızın mutlu kalmasını sağlamak için, çalışanların hak ettikleri molayı almalarını sağlamak için yöneticilerin birbirleriyle bağlantı kurması çok önemlidir. Yine, doğru yazılımı yüklemek, işletmenin bu sorunları tespit etmesine yardımcı olabilir.

Kontrolden Çıkan Fazla Mesai

Çalışanlarınız fazla mesai yaparken hala üretken mi? Cevap 'evet' ise, mevcut durumu değiştirmeye gerek yoktur.

Bununla birlikte, fazla mesai genellikle bir sorun olabilir ve üretkenliği olumsuz etkiler. Aynı zamanda işletme için ekstra bir maliyettir, bu nedenle mümkün olduğunda kaçınılmalıdır.

Şirket fazla mesai gerektiriyorsa, çalışanların fazla mesai avantajlarından yararlanmamaları için fazla mesai için onaylanan saat sayısını sınırladığınızdan emin olun. Bu, bir zamanlama uygulaması kullanılarak yapılabilir. Belirli bir fazla mesai miktarını onaylayın; Bu, eyaletlerin fazla mesai miktarına bağlı olarak farklı miktarlarda ödeme gerektirdiğinden, hükümetin uyumluluğunu da sağlar.

Çağrı Zamanlama

Müşteri talebi tahmin edilemez olabilir, bu nedenle bazı şirketler çalışanları beklemede veya çağrıda bulundurmayı tercih eder. Bu uygulama, çalışanların ihtiyaç olup olmadığını belirlemek için vardiyaları başlamadan önce aramalarını içerir.

Vardiya sessiz olarak ayarlanırsa, çalışanlara vardiyalarına gelmemeleri söylenebilir.

Bu uygulama, plan yapamadıkları için çalışanlar için sinir bozucu oluyor ve düzenleyiciler de giderek bu konsepte karşı çıkıyor.

Kahve zinciri Starbucks ve perakendeciler Gap ve Abercrombie & Fitch (A&F), uygulamayı kaldırma sözü veren şirketlerden sadece birkaçı.

Çağrı üzerine zamanlama sorunlarına yönelik çözümler mevcuttur - yöneticilerin geçmiş eğilimleri anlayabilmek ve zamanlama tahminleri yapabilmek için verilere ihtiyacı vardır. Tam olarak bu konuda yardımcı olmak için iş planlama yazılımı mevcuttur, çağrı üzerine planlama ihtiyacını ortadan kaldırır ve çalışan memnuniyetini artırır.

Eşitsiz Vardiya Dağılımı

Dükkanı kapatmak veya açmak gibi belirli görevleri yapmak için seçilmiş birkaç çalışana güvenmek yaygındır. Objektif olmaya çalışsanız bile, her zaman favori çalışanlar olacaktır.

Ancak dikkatli olmazsanız, yanlış mesajı, yani Susan Smith'i diğer çalışanlara tercih ettiğinizi veya John McDonald'ın para kazanma zamanı geldiğinde orada olma görevine bağlı olmadığını düşündüğünüzü gönderebilirsiniz.

Doğru rota yazılım sistemine sahipseniz, bu senaryolardan tamamen kurtulabilirsiniz. Doğru yönetim yazılımını seçmek, zamanlama sorunlarınızı kolaylaştıracak ve iş kanunlarına uyumu sağlayacaktır.

Küçük işletme sahibi olarak, çalışanlarınızın tercih ettikleri vardiyaları almaları ve sonuçta kârları artıran deneyimi de hesaba katmaları için zamanlamayı optimize ettiğinizde çalışan memnuniyetinde büyük değişiklikler fark edeceksiniz.

Dağınık Vardiya Değiştirme

İşçilerin vardiya değiştirmesine izin vermenin artıları ve eksileri vardır.

Çalışanların kendi zamanlarını yönetmelerine izin vermek, sizin için daha az sorumluluk anlamına gelebilir, ancak değişiklikler düzgün bir şekilde iletilmezse, çalışanlar arasında kaos ve kafa karışıklığı gibi zamanlama sorunlarına neden olabilir.

Takaslar, çalışanların yeni vardiyalarını unutmalarına neden olabilir veya kalifiye bir çalışanın genç bir çalışanla değiştirdiği ve görevde deneyimli işçi eksikliği olduğu bir duruma düşebilirsiniz.

Dağınık vardiya değişimini önlemek için birkaç kolay çözüm var.

1. Vardiya değiştirmek isteyen çalışanların vardiya değişiminin onaylanması için yönetimle temasa geçmelerini gerektiren bir prosedür uygulayabilirsiniz.
2. Vardiya değişimini denetleyebileceğiniz sağlam bir çalışan planlama yazılımı kullanın.

Connecteam gibi zamanlama yazılımı, çalışanların vardiyaları değiştirmesine izin verir, ancak yalnızca diğer kalifiye çalışanlarla ve yönetici onayı gerektirir. Vardiya değişimi onaylandıktan sonra program güncellenir, böylece herkes değişikliklerden haberdar olur ve birisi vardiyasını unutursa, kiminle iletişime geçeceğinizi bileceksiniz.

Çalışan Eksikliği

Vardiyaları karşılayacak yeterli çalışanınız yoksa, zamanlama sorunları kaçınılmazdır.

Yalnızca vardiyaları karşılayacak yeterli sayıda çalışanınız olması gerekmez, aynı zamanda birisi hastalandığında veya tatile gittiğinde çalışanları da kapsamanız gerekir.

Personeliniz yetersizse, müşteriler daha kötü hizmet alacak ve çalışanlar kendilerini çok fazla çalışmış ve tatminsiz hissedeceklerdir.

Kağıt üzerinde bu sorunun çözümü oldukça basittir, daha fazla tam zamanlı veya yarı zamanlı çalışanı işe alın. Ancak hayat her zaman bu kadar basit değildir. Birçok nedenden dolayı bu uygun bir seçenek olmayabilir. Bu nedenle, sahip olduklarınızla çalışarak müşterileri memnun etmenin ve çalışanları mutlu etmenin bir yolunu bulmanız gerekir.

Şu anda limonlardan limonata yapmak zorunda olduğunuz iş gücünü optimize etmek için yazılımı kullanabilirsiniz. İş gücü yönetimi optimizasyonu, süreçleri otomatikleştirmeye, uyumluluğu sürdürmeye ve temel iş sorunlarını çözmeye yardımcı olur.

Son Dakika Çalışan Devamsızlıkları

Hepimiz insanız ve bazen işe gitmeyi imkansız kılan şeyler ortaya çıkar.

Forbes, “ortalama olarak, tam zamanlı maaşlı çalışanların %3'ü düzenli olarak iş günlerine gelmemektedir. %2,1'i hastalık veya yaralanma nedeniyle yokken, %0,9'u başka nedenlerle yok”.

Çalışanların sık devamsızlıklarına müsamaha gösterilmesi gerektiğini söylemiyoruz, ancak bir çalışan herhangi bir nedenle işe gidemiyorsa, zamanlama sorunlarına neden olur.

Peki, son dakika çalışan devamsızlıklarını nasıl kolayca çözebilirsiniz? Bu zamanlama sorununun birkaç çözümü var.

1. Ayrıca, son dakikaya gelmeme olaylarından mümkün olduğunca kaçınabilmeniz için, çalışan el kitabınızın çalışan devamsızlıkları için net politikalar, prosedürler ve sonuçlar içerdiğinden emin olabilirsiniz. Ancak, bir çalışan hastalandığında ve çalışamayacak durumda olduğunda bu politikalar işinize yardımcı olmaz. Politikalar, çalışanları aramaktan korkacak, bu da aramama/kullanmama durumu yaratabilir.
2. Her vardiyada, bir çalışanın son dakikada müsait olmaması durumunda çalışmaya hazır en az bir yedek çalışanın olmasını sağlayabilirsiniz. Yedek bir çalışana ihtiyaç duyulursa, işe gelmelerini otomatik olarak bildirmek için yazılımı kullanabilirsiniz.

Çalışan planlama yazılımıyla, bu son dakika çalışan devamsızlıklarını kapatmak daha az zor olacaktır. Ekip üyeleri, tek adamla uğraşmak yerine yöneticilerden ve iş arkadaşlarından destek aldıkları için minnettar olacaktır.

Kontrol veya Gözetim Yok

Kontrol eksikliği veya zamanlama gözetimi, İK yöneticisi veya çalışan listesini oluşturmaktan sorumlu olan kişi için büyük baş ağrılarına neden olabilir. Birçok yönetici, çalışanlarına mesajları ve güncellemeleri iletmek için kişisel telefonlarına güvenir. Bu çağrılar ve mesajlar yanıtsız kalabilir veya görüntülenmeyebilir ve yöneticilere çok az kontrol ve gözetim bırakabilir.

Bu zamanlama sorunlarına hızlı bir çözüm nedir?

1. Çalışanların programlarıyla ilgili bir sorunları varsa izlemeleri gereken net şirket politikaları ve prosedürleri belirleyebilirsiniz. Örneğin, mesajlaşmak yerine, çalışanların vardiyalarını karşılayacak birine ihtiyaçları olduğunda veya geç geleceklerse aramalarını isteyebilirsiniz. Yönetici cevap vermezse, işe gelmeleri gerekir.
2. Çalışanın vardiya için bir yedek bulmasını isteyebilirsiniz ve bir yedek bulamazlarsa vardiyaya gelmeleri gerekecektir.
3. Bununla başa çıkmak için çalışan planlama yazılımına yatırım yapın. Connecteam gibi yazılımlar, yöneticilere tam bir gözetim ve zamanlama kontrolü sağlar. Yöneticiler programları yayınlayabilir, çalışanların açık vardiya talep etmelerine izin verebilir ve vardiya değişimlerini onaylayabilir. Değişikliği onaylaması veya reddetmesi için gerçek zamanlı bildirimler yöneticiye iletilir ve bir karar verildiğinde çalışana bilgi verilir ve program güncellenir. Sınırlamalar, yalnızca kalifiye çalışanların diğer çalışanlarla vardiya talep etmelerine veya vardiyaları değiştirmelerine izin verecek şekilde ayarlanabilir.

Hareket Halindeyken Çalışma Programını Yönetememe

Yöneticilerin hareket halinde olması nadir değildir. Hareket halindeki yöneticilerin bile zamanlama sorunları, çakışmalar ve güncellemelerle ilgilenmesi gerekir.

Bu durumu olabildiğince sorunsuz ve verimli bir şekilde yönetmek için, yöneticilerin programlara ve çalışan bilgilerine her yerden erişmesi önemlidir.

Bu yaygın zamanlama sorunlarının çözümü kolaydır: çalışan zamanlama yazılımını kullanın. Connecteam ile hareket halindeyken kolayca ve hızlı bir şekilde yeni vardiyaları düzenleyebilir veya oluşturabilirsiniz. Yöneticiler ayrıca uygulama içi sohbet aracılığıyla vardiya bilgilerini görebilir ve ilgili çalışanlarla doğrudan mobil cihazları aracılığıyla, avuçlarının içinden iletişim kurabilir.

Çalışan Planlama Sorunları Üzerine Son Söz

Zamanlama sorunları %100 önlenebilir olmasa da yönetilebilirler. Sonunda, hepsi iletişim ve organizasyona bağlı.

Tek bir tıklamayla zaman çizelgeleri oluşturmanıza, değiştirmenize ve yayınlamanıza izin veren zamanlama yazılımını şiddetle tavsiye ediyoruz. Sonsuz excel elektronik tablo günleri sona erdi. Bir çalışan planlama uygulaması kullanmak size çok zaman kazandıracak, böylece işinizde gerçekten önemli olan şeylere odaklanabilirsiniz.