10 Yaygın Faturalama Hatası (Ve Nasıl Önlenir?)

Herkes hata yapar, ancak bu, onlardan kaçınmak için elinizden gelenin en iyisini yapmamanız gerektiği anlamına gelmez. Bu, özellikle çevrimiçi faturalandırma söz konusu olduğunda geçerlidir. Optimum olmayan ödeme koşulları gibi hatalar, gelir kaybına ve nakit akışıyla ilgili sorunlara ve hatta daha kötü senaryolara yol açabilir.

Hayatın çoğu alanında olduğu gibi, bu fatura hatalarına karşı en iyi savunmanız bilgi ve hazırlıktır. Hangi hataların muhtemel olduğunu anlamak sizi tetikte tutacaktır. Ayrıca, hataları önlemek (veya ortaya çıkarsa bunlarla başa çıkmak) için bir plana sahip olmak, bunların etkilerini en aza indirmeye yardımcı olacaktır.

Bu yazıda, faturalarınızı geciktirmek, takip etmemek veya ödeme hatırlatmaları göndermemek ve şaşırtıcı ücretler dahil olmak üzere en yaygın on fatura hatasından bahsedeceğiz. Bunları tekrar etmemenizi sağlamak için hangi adımları atabileceğinizi de tartışacağız. Hadi bir bakalım!

1. Müşterilerinize Tutarsız Bir Şekilde Faturalama

Tutarsız bir şekilde fatura göndermek – örneğin, onları geciktirerek veya her ay farklı bir tarihte göndererek – yapılması kolay bir hatadır. Bu anlaşılabilir, çünkü aylık tarihler haftanın aynı gününe denk gelmiyor. Birçoğu sadece bir Pazartesi sabahı veya Cuma öğleden sonrayı seçecek ve işe başlayacak.

Ancak, bu hem müşterileriniz hem de sizin için sorunlara neden olabilir. Müşterilerin faturalarını ne zaman bekleyecekleri konusunda neredeyse hiçbir fikirleri olmayacak ve bu da ödemelerin gecikmesine neden olabilir. Çözüm, takvimden çalışmak ve fatura döneminizi her ay düzenli bir tarihe ayarlamaktır. Bu genellikle ilk veya son gündür, ancak bir orta nokta aynı derecede tutarlılık sunabilir. İleriye dönük olarak, faturalandırma döngünüz tahmin edilebilir olacağından müşterilerinizin ödemelerinize hazırlanmak için daha fazla zamanı olacaktır.

2. Borçluları Ödenmemiş Faturalarla Takip Etmemek

Fatura düzenlemek bir şeydir, ancak Gönder'e bastığınızda iş bitmez. Aslında, ödenmemiş faturaların peşine düşmek, sadece ayınızın işini bitirmekten çok daha fazlasıdır. Bunu yapmamak, büyüme yeteneğinizi ciddi şekilde engelleyebilir.

Temel düzeyde, bu hatanın çözümü daha iyi organizasyondur. Faturalarınız gönderildikten sonra, favori takvim uygulamanızda bir hatırlatıcı ayarlayabilir, böylece borçları takip etmeyi hatırlayabilirsiniz. O zaman geldiğinde, her müşteriye bir e-posta göndermek onları harekete geçirmek için yeterli olacaktır.

Ancak Hiveage kullanıcıları, fatura durumu takibinden ve her bir ödemenin mevcut durumunu yönetmenize yardımcı olacak kapsamlı bir denetim izi sağlayan hesap yaşlandırma raporundan da yararlanabilir.

Ek olarak, Hiveage gibi çoğu faturalama yazılımı, tüm müşteri tabanınız için otomatik hatırlatıcılar içerir; bu, yaşlı borçluların peşine düşmenin çok daha basit bir görev haline gelebileceği anlamına gelir.

3. Belirsiz Ödeme Koşulları Sağlamak

Faturalarınızı işlemek için atananların, muhasebeyle ilgili tüm çeşitli terimlere ve jargona aşina olacağını düşünmeniz affedilebilir. Tabii ki, hiçbir finans çalışanı, sektörle ilgili temel bilgiden yoksun olmazdı. Ancak, belirsiz ödeme koşulları sağlamak, ödeme sürecini yine de kesintiye uğratabilir.

Örneğin, ödeme tarihi: kaç işletmenin 'net 15' ödeme koşulları sunduğunu düşünün. Bu, ödemenin fatura düzenlendikten sonra 15 gün içinde yapılması gerektiği anlamına gelir. Ancak, finans zinciri boyunca bir yerde yanlış anlaşılabilecek kadar belirsiz bir mesaj.

Örneğin, 'net 15' yalnızca iş günlerini mi içerir ve şirketin hala açık olduğu hafta sonu günlerini hariç tutar mı? '15 iş günü' gibi net, sabit bir terim sunmak daha mantıklı ve herkes tarafından anlaşılacak kadar doğrudan. Neyse ki Hiveage, belirli bir Fatura Son Tarihi belirlemenize olanak tanır, böylece bu karışıklıkları temelli olarak önleyebilirsiniz.

4. Faturanıza Fatura Hatalarının Eklenmesi

Vicdanlıysanız, çıktılarınızın hiçbirine bilerek hata eklemezsiniz. Ayrıca, göndermeden önce çalışmanızın uygun bir standartta olup olmadığını mutlaka kontrol ediyorsunuz.

Özellikle zamanında ödeme almak istiyorsanız, faturalarınızda da aynı özen gösterilmelidir. Aksi takdirde, hata yaptığınız şey müşterilerinizin parası ve işidir. Bir faturada madde dağılımını veya (daha da kötüsü) parasal tutarsızlıkları görmek, özen ve dikkat eksikliğini gösterir. Bunun gibi faturalama hatalarından endişe duyan müşterilerin alternatif bir tedarikçi aramasını beklemek hayal gücünde bir sıçrama değil.

Müşterilerinizin güvenini korumak için faturalarınızı özenle oluşturmanız gerekir. Hiveage varsayılan olarak zaman izleme özelliklerini içerse de, ilk etapta doğru ayrıntıları girmenin yerini hiçbir şey tutamaz. Teslim ettiğiniz iş gibi, faturalarınızı da gönderilmeden önce iki kez kontrol etmek büyük fark yaratabilir.

5. Müşterilerinizin Ödemesini Zorlaştırmak

Diğer her şeyi doğru yapabilirsiniz, ancak müşterilerinizin ödemeleri için sorunsuz bir yol sağlayamazsanız, birçoğunun yaşlı borçlu listenize katıldığını görebilirsiniz. Bunu önlemenin kolay bir yolu, birden fazla ödeme seçeneği sunmaktır.

Buradaki avantajlar için seni satmak zorunda kalmamalıyız. Özetle, tüm faturalandırma süreciniz, müşterilerinizin tüm ay tamamlaması gereken en kolay görev olan ödeme yapmaya yönelik olmalıdır. Karmaşık talimatlar ve ayrıntılar içeren karmaşık bir ödeme süreci ile gecikmiş bir ödeme arasında doğrudan bir ilişki vardır.

Bununla başa çıkmanın birçok yolu olsa da, yinelenen ödemeler için sistemimizle gurur duyuyoruz:

Bu özellik ile her ay aynı saatte otomatik fatura düzenlemesi ayarlayabilir ve belirli sayıda 'oluş' seçebilirsiniz. Dahası, ekleyebileceğiniz çok sayıda farklı ödeme seçeneği vardır ve tümüne doğrudan gönderdiğiniz faturadan tek bir tıklamayla erişilebilir.

6. Faturada Şirket Markası Kullanılmaması

Ardından, önemli bir etkisi olmasına rağmen genellikle düşük öncelik verilen bir faturalandırma unsuruna bakacağız. Marka bilinci oluşturma, işletmenizin müşteriye yönelik her yönü için önemlidir ve buna faturalarınız da dahildir.

Pratik bir bakış açısından, faturalarınızı markalamak, müşterinizin kim olduğunuzu hemen bilmesi ve umarız faturanın neyle ilgili olduğunu anlaması anlamına gelir. Etkileyici bir logo ve net bir genel marka bilinci oluşturma, faturalarınızın yığın içinde fark edilmesini sağlamaya yardımcı olur, bu da müşterilerinizin faturaları gözden kaçırma olasılığının düşük olduğu anlamına gelir. Dahası, markalı bir faturanın doğasında var olan, tanınırlığınızı ve duruşunuzu iyileştirebilecek profesyonel bir hava vardır.

Neyse ki Hiveage, özel fatura şablonları oluşturmanıza ve özel gereksinimlerinize göre marka öğeleri eklemenize yardımcı olacak işlevselliğe sahiptir:

Pratik olarak her öğe zevke göre özelleştirilebilir. Bu size birlikte çalışmak için harika bir temel ve marka bilinirliğini artırmak için başka bir fırsat sunar.

7. Açıklık ve Öğelendirme Sunmamak

Bir müşteri tabanı oluşturmak, kaçınılmaz olarak bir dereceye kadar ciro ile sonuçlanacaktır. Öyle olsa bile, büyük olasılıkla özünüzde uzun vadeli müşterileriniz olacak ve bunlar defterlerinizde kaldıkça faturalandırmanızın 'gevşek' hale gelmesi tehlikesi var. Sonuç olarak, bu aşinalık, toplam veya tamamlananın belirsiz bir açıklamasını içeren bir fatura göndermenizi sağlayabilir.

Bu anlaşılabilir, çünkü ikiniz de hangi işin tamamlandığını ve ne kadara mal olacağını biliyorsunuz. Bununla birlikte, netliği yüksek tutmak ve her işi detaylandırmak, müşteri-iş ilişkisini profesyonel bir temelde tutar. Bu, özellikle iş bazında ödeme almanın büyük bir kuruluştan daha fazlasını ifade ettiği küçük işletmeler için geçerlidir. Ayrıca, çalışma şekliniz olarak her faturada daha fazla ayrıntı düzeyiyle, ortaya çıkabilecek sorgular için daha az kapsam vardır.

Bize göre bu bir örgütlenme sorunudur. Üstlendiğiniz işi net bir şekilde etiketlediğinizden ve her yönü detaylandırdığınızdan emin olmak, projenin başlangıcında başlar. Bir kelime öbeği seçmenizi (örneğin, "Ana sayfanın yeniden tasarımı") ve ona sürekli atıfta bulunmanızı öneririz. Bu, e-postalarınızın konusu olarak, herhangi bir dahili belgede ve en önemlisi müşterinizin faturasındaki giriş olarak kullanılmasını içerir.

8. Yanlış Kişiye Fatura Göndermek

Burada açık sözlü olacağız ve yanlış kişiye fatura göndermenin, özellikle olası sonuçlar göz önüne alındığında, muhtemelen yapabileceğiniz en büyük faturalandırma hatalarından biri olduğunu söyleyeceğiz.

Bunu müşterinizin bakış açısından düşünün. Bir projeyi yürütmek için zaman ayırdınız, ancak ödeme bilgilerini doğru kişiye bile gönderemiyorsunuz. Bu daha küçük görevde bu kadar bariz bir hata yaptıysanız, işinizde başka hangi sorunların ortaya çıkabileceğini merak edecekler. Bu listedeki diğer birçok faturalandırma hatası gibi, basit bir hatanın da ciddi sonuçları olabilir.

Hiveage kullanıcıları için bu sorun geçmişte kaldı. Müşterilerinizin her birinin, belirlediğiniz bir e-posta adresine bağlı olan kendi profili vardır. Bu nedenle faturaları yanlış kişiye göndermenin hiçbir mazereti olamaz. Bu iyi bir haber, çünkü onları doğru yere götürmek, potansiyel olarak çok daha hızlı ödeme alabileceğiniz anlamına geliyor.

9. Faturalarınızı Yedeklememek

Web sitenizi yönetmeyle ilgili herhangi bir makale okuduysanız, içeriğinizi her fırsatta yedeklemeniz için tavsiyelerle karşılaşmış olabilirsiniz. Bu çok önemlidir, çünkü onu geri yüklemenin bir yolu olmadan çöken bir web sitesi boşa giden paradır.

Faturalarınızın yedeklenmesi de bir o kadar önemlidir, çünkü (yetki alanınıza bağlı olarak) yasal olarak onları belirli bir süre dosyada tutmakla yükümlüsünüz. Ayrıca, talep üzerine bir müşteri fatura arşivi sağlayabilmek, hesaplarını doğru yönettiğinizi gösterir.

Neyse ki Hiveage, dosyalarınızın güvenli ve sağlam olduğundan emin olmak için yedekli depolama alanı kullanan otomatik bir yedekleme seçeneği sunar. Yedeklemeler günlük olarak yapıldığından, işletmenizin büyüklüğü ve faturalama sıklığı ne olursa olsun bilgileriniz güvende olacaktır.

10. Gizli veya Şaşırtıcı Ücretlerin Faturanıza Eklenmesi

Faturalandırma hatalarımızın bu sonuncusu, ödeme aşamasına gelmeden önce bile önlemek isteyeceğiniz bir hatadır. Gizli maliyetleri kimse sevmez ve bunları bir faturaya dahil etmek, size çok fazla iş maliyetine mal olabilecek kötü bir biçimdir.

Şaşırtıcı ücretlerin kurbanı olduysanız, müşterilerinizin nereden geldiğini bilirsiniz. Açıkça söylemek gerekirse, büyük bir dolandırıcılık kokusuna beklenmedik bir suçlama eklendi. En azından artık oyunda bir güven sorunu var. Bu genellikle bir müşterinin rakiplerinizden birine gitmesi, asla geri dönmemesi ve yol boyunca size kötü sözler söylemesi ile sona erer.

Cevap, tüm ücretleri müşterinize önceden bildirmektir. Bu, aldatıcı bir şekilde basit görünen bir çözümdür. Yalnızca proje maliyetlerinizi değil, tüm 'öldürme ücretlerini', eklentileri, vergileri ve daha fazlasını ayrıntılandırmanız gerekir:

Vergiler söz konusu olduğunda, Hiveage, maliyetleri kaleme almanıza ve her müşteri için özel kurulumu kaydetmenize yardımcı olacak esnek bir özellik bile içerir. Bu, faturalandırma sürecinizi önemli ölçüde hızlandırabilir.

Sonuç: Faturalandırma Sürecinizde Hatalardan Kaçının

Faturalandırma, özellikle serbest çalışanlar ve küçük ekipler için iş yapmanın merkezi bir parçasıdır. Zamanında ödeme almak, iyi ve kötü bir ay arasındaki fark olabilir, bu nedenle faturalandırma sürecinizin su geçirmez olduğundan emin olmak çok önemlidir.

Bu yazıda, yanlış kişiye göndermek veya marka bilinci oluşturmaktan vazgeçmek gibi sözde küçük faturalandırma hatalarının ödeme alma yeteneğinizi nasıl engelleyebileceğini inceledik. Çözüm, Hiveage gibi güçlü bir çevrimiçi faturalandırma çözümü seçmek ve en iyi yaptığınız işe geri dönmektir.

Bu listede gözden kaçırdığımız herhangi bir faturalandırma hatası yaptınız mı? Aşağıdaki yorumlar bölümünde bize deneyimlerinizi anlatın!