İşyerinde Etkili İletişim İçin 10 İpucu

Günümüzde neredeyse tüm işler, bilgi paylaşımını ve başkalarıyla iletişim kurmayı içerir. Çalışanlara performans geri bildirimi sunmak, telefon görüşmesi yapmak, bir ekip toplantısına katılmak veya şirket güncellemeleri hakkında e-posta göndermek olsun, çalışanların %97'si iletişimin her gün iş görevlerini (ve işlerini yapma becerisini) etkilediğini söylüyor.

Peki etkili iletişim nedir ve iş yerinizde nasıl görünebilir? İyi iletişim, bağlantı kurmak ve ilgili bilgilerin doğru ekip üyelerine doğru zamanda ulaştığından emin olmakla ilgilidir. Herkesin işlerini halletmek için soru sorabildiğini ve etkili bir şekilde iletişim kurabildiğini hissetmesini sağlamak ve çalışanların desteklendiğini hissetmelerini sağlamakla ilgilidir.

İş Yeri İletişiminizi Neden İyileştirmelisiniz?

İşyerinde etkili iletişim, bilginin sorunsuz bir şekilde akmasını ve herkesin işine bağlı hissetmesini ve işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları kaynaklara sahip olmasını sağlayarak şirket kültürünü güçlendirebilir. Bu, daha iyi iş sonuçlarına dönüşebilir: sosyal teknolojiyi kullanarak, iletişimi geliştiren işyerleri, üretkenliğin %25'e kadar arttığını görebilir.

Harika Ekip İletişiminin Önündeki Bazı Engeller Nelerdir?

ABD'de ankete katılan çalışanların yalnızca %7'si kuruluşlarındaki iletişimin açık, zamanında ve güvenilir olduğunu kabul etti. İletişim sorunları, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli faktörlerden kaynaklanabilir:

• Değişen iş yerleri: 2020 sonrası iş yeri, masasız, hibrit ve uzaktan çalışanlara daha fazla odaklanıyor. Şu anda, işgücünün yaklaşık %9'u büyük ölçüde uzaktan çalışıyor ve %11'i tamamen uzaktan çalışıyor. 2,7 milyar işçi veya küresel iş gücünün yaklaşık %80'i masasız. Bu çalışanların farklı iletişim ihtiyaçları vardır. Görevler üzerinde çalışırken çok bağımsız olabilirler ve işlerini yapmak için daha fazla bilgiye (muhtemelen eşzamansız olarak sağlanan) ihtiyaç duyabilirler.
• Ekip üyeleri arasında farklı iletişim ihtiyaçları: Yöneticiler e-postayı tercih ederken, bazı çalışanlar yüz yüze görüşmeleri tercih edebilir. Bazı çalışanlar daha kişiselleştirilmiş geri bildirim almak isteyebilirken, diğerleri iş beklentileri hakkında daha genel bilgiler isteyebilir. Bazı ekip üyeleri çok fazla iletişim isterken, diğerleri "bilinmesi gerekenler" temelinde verilen bilgilerle en az teması tercih eder. Bir takımdaki iletişim tercihleri ​​kişiliğe, yaşa, geçmişe, kültüre ve diğer faktörlere bağlı olarak değişebilir ve her zaman herkesi memnun etmek zor olabilir.
• Zor konuşma ihtiyacı: İşyerinde iletişim için büyük bir zorluk, bir yöneticinin veya liderin zor bir konuşma yapması gerektiği zamandır. Bir çalışana performans incelemesinin iyileştirme ihtiyacını gösterdiğini söylese de, iş gücünü azaltma ihtiyacını iletse de, kötü haberlerle yapılan konuşmalar çalışanların kendilerini ilgisiz veya üzgün hissetmelerine neden olabilir. Bu tür bir iletişim hassas bir şekilde ele alınmadığında çalışanlar mutsuz olabilmekte hatta örgütten ayrılmak isteyebilmektedir.

İşyerinde oluşabilecek iletişim sorunlarıyla daha fazla ilgileniyorsanız, Connecteam'de çözümler bulmanıza yardımcı olacak bir sorun giderme kılavuzu vardır.

Şimdi şirketinizde güçlü iletişim uygulamalarını nasıl oluşturabileceğinizi inceleyelim.

Harika Ekip İletişimini Nasıl Oluşturabilirsiniz?

İşyerinde etkili iletişim, çalışanların desteklendiğini hissettikleri ve bilgi ve fikirlerin doğru bir şekilde aktığı bir çalışma ortamı yaratmaya dayanır. İşyerinde bu tür bir iletişimi teşvik etmenin on yolu vardır:

1. Açık, Basit İletişim Yolları Oluşturun

Ekibinizden birinin belirli bir bilgiye ihtiyacı varsa, onu bulmak için nereye gideceklerini veya kime başvuracaklarını biliyorlar mı? İyi bir iletişim, ekibinizle sohbet, e-posta, sunumlar, toplantılar, performans incelemeleri veya başka herhangi bir yolla ilişki kurduğunuz tüm yolları tanımlamakla başlar. Ardından, iletişim kurmak için neye ihtiyacınız olduğunu düşünün. Ekip üyelerinin programlarını ve vardiyalarını anlamalarına yardımcı olmanız mı gerekiyor? İşçilerin işlerini yapmalarına yardımcı olmak için eğitim ve kontrol listeleri sunmanız mı gerekiyor?

Şansınız, şirketinizde iyi bir iletişim, birçok etkileşim türünü içerir. Kuruluşunuzda paylaşmanız gereken tüm bilgilerin ve şu anda nasıl iletişim kurduğunuzun bir listesini yapmak yardımcı olabilir. Birçok iletişim aracı ve platformu kullanıyorsanız, düzene koymak yardımcı olabilir. Örneğin Connecteam gibi bir çözüm, program geliştirmenize, eğitim sunmanıza, güvenli bir uygulamada çalışanlarla sohbet etmenize ve daha fazlasını, çalışanlarınızın bilgisayarı veya mobil cihazı olan her yerden erişilebilen tek bir platformda yapmanıza olanak tanır. Bu şekilde, çalışanlarınız ihtiyaç duydukları tüm bilgileri tek bir yerden alabileceklerini her zaman bilirler. Bir sistem veya minimum sayıda sistem, daha az şeyin kaybolması anlamına gelir ve çalışanların nereye dönebilecekleri konusunda daha fazla netlik vardır.

Çalışanların belirli bilgi türlerini nerede bulabileceklerini arayabilecekleri grafikler veya bir kaynak sayfası oluşturmak da yararlı olabilir. Bu şekilde, bir İK formunu, belirli bir çevrimiçi eğitim kaynağını nerede bulacaklarını veya yaşadıkları belirli bir sorun hakkında kiminle konuşmaları gerektiğini belirlemeleri gerektiğinde ekibinizin dönebileceği belirlenmiş bir yer vardır.

2. İki Yönlü İletişimi Teşvik Edin

En iyi iletişim şekli, paylaşmayı ve dinlemeyi içerir. Uzak veya masasız çalışanlarınız olsa bile, geri bildirim istemek ve yüz yüze veya video konferans yoluyla görüşmek için zaman ayırın.

Ekibinizle iletişim kurarken aktif dinlemeye katılın. Bu fikir ilk olarak 1957'de Carl Rogers ve Richard Farson tarafından geliştirildi ve somutlaşmış, olumlu ve tamamen mevcut bir şekilde dikkat etmeyi içeriyor. Aktif dinleme ile ekip üyelerine iletişime odaklandığınızı, saygı duyduğunuzu ve açık fikirli olduğunuzu göstererek çalışan bağlılığını artırabilirsiniz. Ekip olarak birlikte aktif dinleme alıştırması yapabilirsiniz. Bu yöntem şunları içerir:

• İki yönlü iletişime geçmeden önce tüm dikkat dağıtıcı şeyleri ortadan kaldırmak.
• Dikkatini tam olarak vermek ve konuşan kişiyi dinlemek.
• Konuşmacı konuşmayı tamamen durdurana kadar yargılamaktan kaçınmak ve araya girmekten veya konuşmaktan kaçınmak.
• Cevap vermeden önce bir dakika geçmesine izin vermek.
• Konuşma sırasında omuzların gerilmesi gibi herhangi bir tepkiniz olup olmadığını görmek için vücudunuzu kontrol edin. Bu sizi reaktif olmaktan alıkoyabilir. Vücudunuzun gerildiğini fark ederseniz, kendinize nefes almak için fazladan bir dakika verin ve ardından iletişimi keyifli ve profesyonel kılmak için çalışın.
• Size aktarılanı anladığınızdan emin olmak için, söylenenleri kendi kelimelerinizle yeniden ifade ederek özetleyin ve netleştirin.
• Sadece konuşmacının fikirlerini ve bakış açılarını anladığınızı hissettiğinizde kendi fikirlerinizi ve yanıtlarınızı tanıtın.

Masasız veya uzak çalışanlarınız varsa, iki yönlü iletişim erişime dayanır. Connecteam Chat gibi güvenli bir uygulama, çalışanların ihtiyaç duyduklarında sizinle iletişim kurmasına ve çevrimiçi bire bir sohbetlerde ve grup sohbetlerinde aktif dinleme alıştırması yapmanıza olanak tanır.

3. Düzenli Olarak Kontrol Edin

Etkili iletişim sadece nasıl iletişim kurduğunuzla değil, aynı zamanda ne sıklıkta iletişim kurduğunuzla da ilgilidir. Çalışanların duyulduğunu, desteklendiğini ve meşgul olduğunu hissettirmek için yeterince sık iletişim kurabilmek için bir denge kurmak istiyorsunuz, ancak sık sık yapılan toplantılar nedeniyle iş görevleri kesintiye uğradığı için çalışanların rahatsız olduğu kadar sık ​​değil. Zamanında etkili bir şekilde iletişim kurmak için birkaç tür iletişim kanalı kurmak isteyeceksiniz:

• Eşzamansız kanallar: Ekibinizin işlerini yapmak için ihtiyaç duyduğu günlük bilgiler, eğitimler, güncellemeler ve belgeler için herkesin ihtiyaç duyduğu şeyi ihtiyaç duyduğu anda kolayca bulabileceği bir çevrimiçi veya yüz yüze yeriniz olsun. Çalışanlarınızın ihtiyaç duyduklarını kolaylıkla bulabilmeleri için her öğe açıkça etiketlenmeli ve etkili bir şekilde düzenlenmelidir. Eski, modası geçmiş materyalleri emekliye ayırın veya arşivleyin, böylece ekibiniz her zaman yalnızca ihtiyaç duydukları şeye sahip olur.
• Gerçek zamanlı iletişim ve işbirliği: Herkesi güncel tutmak, büyük değişiklikleri duyurmak ve projeler üzerinde işbirliği yapmak veya performans geri bildirimi vermek için şirket toplantıları, ekip toplantıları ve bireysel toplantılar gerekebilir. Ekibinizin büyüklüğüne ve ihtiyaçlarınıza bağlı olarak, üç ayda bir, ayda bir veya daha sık gerçek zamanlı toplantılar planlamak isteyebilirsiniz.
• Zamana duyarlı iletişim: Bazen, bir kesinti, ani son teslim tarihi veya işi etkileyebilecek hava koşulları hakkında acil iletişime ihtiyaç duyulur. Aciliyet stres yaratabilir, bu nedenle mümkünse anında yanıt gerektiren mesajların sayısını azaltmaya çalışın. Zamana duyarlı bir şey göndermeniz gerekiyorsa, sohbet uygulaması gibi gerçek zamanlı bir iletişim sistemi düşünün ve önemli bilgilere ihtiyaç duyan herkese ulaştığından emin olmak için mesajı e-posta ve push mesajları gibi birden çok kanal üzerinden gönderin. .

4. Şirket İletişimi Hakkında Geri Bildirim Alın

Bir organizasyon olarak iletişim becerilerinizi geliştirirken, iletişim ihtiyaçları ve stilleri hakkında geri bildirim alın. Ekibinize ne görmek isteyebileceklerini sorun - daha fazla check-in mi, daha az check-in mi? İhtiyaç duydukları ancak görmedikleri belirli bilgi veya iletişim türleri olup olmadığını sorun. Herkes iletişim tarzından memnun mu yoksa hala çözülmesi gereken sorunlar mı var? Herkesin endişelerini gideremeyebilirsiniz, ancak bir modelin ortaya çıktığını görürseniz değişiklik yapmak isteyebilirsiniz.

En önemlisi, ekip iletişimini düzenli olarak ölçmek isteyeceksiniz. Daha az karışıklık, daha az hayal kırıklığı ve daha fazla verimlilik mi görüyorsunuz? Daha az bilgi parçası çatlaklardan mı düşüyor? Doğru değerlendirmek için şirket iletişiminizi ölçme kılavuzumuzu okuyun.

5. İletişim Stillerini İnsan Öncesi Hale Getirin

Daha etkili iletişim kurmanın bir yolu, jargonu ortadan kaldırmak ve hem yüz yüze hem de metin olarak iletişimlerinizi daha yakışıklı hale getirmektir. Madde işaretleri ve parçalı ifadeler kullanmak yerine tam cümleler kullanın. "Paradigma kayması" veya "geri daire içine al" gibi jargon kullanmak yerine, "değiştir" veya "tekrar tartış" gibi daha basit ve net bir dil kullanın. Kısaltmalar kullanmanız gerekiyorsa, önce bunları heceleyin ve ardından kısaltmayı şu şekilde ekleyin: "Çeşitlilik, Eşitlik ve Dahil Etme (DEI)." Hedef kitlenizi düşünerek yazmak ve profesyonel bir kişiyle kullanacağınız dili kullanmak, ses tonunuzu daha sıcak ve daha ilgi çekici hale getirebilir. Ayrıca mesajınızı daha net hale getirebilir.

Kişi veya ekiplerle iletişim kurarken, öncelikle iletişim kurduğunuz kişiyi kontrol ederek mesajlarınızı kişiselleştirin. Örneğin, bir ekip üyesiyle toplantıya başlıyorsanız, gerçekten “Nasılsın?” Diye sorarak başlayın. ve cevabı tamamen dinliyorum. Kitlenizi ve ihtiyaçlarını tanıdıkça ekibiniz için özgün bir özenle ilişki kurmak, iletişimi kolaylaştırabilir.

6. Takım Olarak Birlikte Kişisel Beceriler Üzerinde Çalışın

Duygusal zeka, konuşma becerileri ve yazma becerileri gibi beceriler üzerinde toplu olarak çalışmak, fikirleri ve bilgileri ekip olarak daha etkili bir şekilde paylaşmanıza yardımcı olabilir. İletişim becerilerinizi geliştirmek ve birlikte iletişim kurmak için yönergeler oluşturmak için tasarlanmış oturumlar yürütmek için eğitmenler tutabilirsiniz. Çalışan eğitim uygulamaları, iletişim becerilerine odaklanan kurslar oluşturmanıza ve hatta katılımı izlemenize olanak tanır.

7. Kapsayıcı İletişim Yaratın

Engelli Amerikalılar Yasası'nın (ADA) I. Başlığı uyarınca, ABD'deki işverenlerin engelli yaşayan işçiler için makul düzenlemeler yapması gerekir, bu da iletişiminizi erişilebilir kılmakla yükümlü olabileceğiniz anlamına gelir. Tüm çalışanların bilgilere erişebilmesi için toplantı kayıtlarına altyazı ekleyebilir ve konuşmalardan veya sözlü iletişimden sonra yazılı, çevrimiçi notlar sunabilirsiniz. Birleşmiş Milletler, iletişimi kapsayıcı hale getirmek için ek fikirlerle dolu bir çevrimiçi kılavuza sahiptir ve ADA, etkili iletişime ilişkin bir genel bakışa sahiptir.

8. İletişim Kurduğunuz Tüm Yolları Adresleyin

Dört ana iletişim türünü göz önünde bulundurarak kapsayıcı ve etkili işyeri iletişimi hakkında da düşünmek isteyebilirsiniz:

Çağrılar, sunumlar ve kişilerarası konuşmalar dahil sözlü iletişim

Çağrıları ve sunumları önceden ve zamanında uygulayabilir ve hiçbir dilin kimseyi dışlamadığından emin olmak için bunları gözden geçirebilirsiniz. Tüm çalışanların bilgileri tekrar gözden geçirmesine veya gerektiğinde başvurmasına izin vermek için slayt desteleri veya sunumun yazılı bir versiyonunu sunun.

E-postalar, mektuplar ve raporlar dahil yazılı iletişim

Yazarken, iyi yazma görgü kurallarının farkında olun: örneğin tüm büyük harflerden veya aşırı ünlem işaretlerinden kaçının. Göndermeden önce her zaman, hedef kitlenizin bazılarını rahatsız edebilecek hata veya ifadeler içermediğinden emin olmak için materyalinizi kontrol edin. Örneğin, kökenleri ırksal önyargılara dayandığından ve bazı insanların kendilerini dışlanmış hissetmelerine neden olabileceğinden, "pow-wow" ve "dedenin babası" gibi terimleri kullanmaktan kaçının. Irkçı, engelli, yaş ayrımcılığı veya başka şekilde zararlı olabilecek herhangi bir ifadeye karşı tetikte olun. Dil sürekli değiştiği için yazarken bir rehbere başvurmak faydalı olabilir; Amerikan Psikoloji Derneği, kapsayıcı dil hakkında faydalı bir genel bakışa sahiptir. Mümkünse, paylaşmadan önce herhangi bir sorun için yazılı materyalinizi gözden geçirin.

Yazılı bilgi gönderirken, görme engelli birinin bilgiye nasıl erişebileceğini düşünün. Çalışanların kullanabileceği, yazılı notları yüksek sesle okuyan bir yazılım veya uygulama var mı? Bu sadece görme bozukluğu yaşayanlara değil, diğer ekip üyelerine de yardımcı olabilir. Bilgiye erişmenin birden fazla yolu olduğundan, çalışanlar en çok işe yarayan ve kendileri için en rahat hissettikleri yolu seçebilirler.

Uygun olduğunda, başkalarının yorum yapmasına, metne ekleme yapmasına veya metni düzenlemesine izin verdiğiniz canlı belgeler oluşturun. Bu, herkese katılma şansı veren ve ekip üyelerine başka bir iletişim seçeneği sunan eşzamansız geri bildirime olanak tanır.

Videolar ve fotoğraflar dahil görsel iletişim

Fotoğraf ve görsel paylaşırken, görselin rahatsız edici olup olmadığını göz önünde bulundurun. Başkasının pahasına yapılan şakalar var mı? Ekipteki herkesin bir fotoğrafı veya videosuysa, herkesin paylaşma izniniz var mı?

Görsel iletişimi paylaşırken, görme bozukluğu yaşayanlara yardımcı olmak için altyazı veya hareketsiz fotoğrafların açıklamasını kullanın. Bunu yapmak, daha yavaş bir İnternet bağlantısı kullanan ve yavaş yüklenen resimlere kolayca bakamayan herkese de yardımcı olur.

9. Sözsüz İletişim İpuçlarını Adresleyin

Duruşunuz, beden diliniz ve yüz ifadeleriniz de dahil olmak üzere sözsüz iletişim, mesajınızın %55'ini oluştururken, yalnızca %7'si kullandığınız kelimelerden oluşur. Yine de, çok az profesyonel, yaratabilecekleri izlenimin farkındadır.

Diğer katılımcıların izniyle, ses tonunuzu, perdenizi, jestlerinizi ve beden dilinizi değerlendirmek için toplantıları ve sunumları videoya kaydedin. Bir koçtan veya ekibinizdeki diğer kişilerden geri bildirim alın. Sözsüz iletişiminiz mesajınızı anlamayı veya etkileşim kurmayı zorlaştırıyor mu?

Bir koçla çalışmak sizi daha etkili bir konuşmacı yapabilir. Bir medya koçu, daha iyi sözlü ve sözlü olmayan iletişim için beden dili, yüz ifadesi ve özgüven konusunda uzmanlaşmanıza da yardımcı olabilir.

10. Kendi İç İletişiminizin Farkında Olun

Şirket iletişimi hakkında konuştuğumuzda iç iletişim genellikle tartışılmaz, ancak bazen farkında olmadığınız şekillerde başkalarıyla nasıl etkileşimde bulunduğunuzu etkileyebilir. Hepimizin yaşadıklarımız hakkında “hikayeler” yaratma eğilimi vardır. Örneğin, birinin kolları kapalıysa, durum böyle olmasa bile, bunu birinin üzgün olduğu şeklinde yorumlayabiliriz. Bu varsayımı farkında olmadan yapabilirsiniz ve diğer kişiyle olan etkileşiminiz bilinçaltı yorumunuzdan etkilenebilir.

Kendinize hikayeler anlattığınızın farkına varmak biraz pratik gerektirir. Biriyle iletişim kurarken edinebileceğiniz iyi bir alışkanlık, kendinize sık sık (ve sessizce) birkaç soru sormaktır:

• Bu durumla ilgili gerçekler nelerdir?
• Gerçekten gerçekler mi yoksa varsayımlar mı?
• Bu durum hakkında kendime hangi hikayeyi anlatıyorum?
• Kendime anlattığım hikaye doğru mu, yoksa başka bir olası açıklaması var mı?

Kendinizi gerçeklere bağlı kalmak yerine kendinize bir hikaye anlatırken yakalarsanız, başkalarının en iyi niyetlerini varsaymak ve sonra netleştirmek faydalı olabilir. Bazen, bu şekilde yoldan çıktığınızı fark ederseniz, şunun gibi bir şey söyleyerek giriş yapabilirsiniz: “Seni doğru duyuyorsam, demek istiyorsun. . .ama kendimi bazı şeyleri şöyle yorumlarken buluyorum. . . Aynı sayfada olduğumdan emin olmak için lütfen açıklığa kavuşturabilir miyiz?” Bu doğrudan yaklaşım, yanlış iletişimi azaltabilir, bu nedenle tüm ekibinize bunu benimsemeyi öğretmek isteyebilirsiniz.

Son kelime

Gününüzün çoğu muhtemelen ya bilgi almakla ya da başkalarıyla paylaşmakla geçiyor. Bağlantılar koptu, aramalar kesildi ve yanlış yorumlar olabilir, ancak kuruluşunuzdaki etkili iletişim teknikleriyle ekip üyelerinin ihtiyaç duyduklarında netlik, zamanında bilgi ve güvenilir kaynakları deneyimledikleri bir iş yeri olabilirsiniz.