Uyumlu Zaman Takibi: Zaman Saatleri ile Doğru Anlamak

Benjamin Franklin 1748'deki makalesinde "Unutmayın, vakit nakittir" diye yazmıştı. Bu özellikle iş dünyası için geçerli;zaman kaybetmek, para kaybetmek, rekabette yenilmek ve toz içinde kalmak demektir. Bordro, çoğu işletmenin en büyük gideridir çünkü çoğu çalışana saatlik ödeme yapılmaktadır.

Ben Franklin'in makalesini yazmasından ileri sar, şimdi 2021 ve teknoloji dalgası zirvede. Sonunda akıllı bir zaman izleme yazılımı çözümü için kalem ve kağıt zaman çizelgesini takas etme zamanı. Aslında, tıpkı sizinki gibi birçok işletme geçiş yapıyor. Zaman izleme teknolojisinde eksiklik yoktur; mobil uygulamalardan bordro sistemi entegrasyonuna sahip taşınabilir biyometrik sistemlere kadar.İşletmeniz için doğru olanı seçmek gözünüzü korkutsa da, mesele yalnızca iş gereksinimlerinizi bir çözümle eşleştirmek değildir.

Zaman ve katılımın yönetimi söz konusu olduğunda, şirketinizin tüm devlet kurallarına ve düzenlemelerine uyduğundan emin olmalısınız. Ek olarak, burada insanlardan bahsediyoruz, bu nedenle seçeceğiniz çözüm, mevcut sistemlerle uyumlu olduğu kadar kullanımı kolay ve rahat olmalıdır.

Zaman izleme sistemlerinin birçok uygulamasını (ve birkaç zorluğunu) tartışmadan önce, işletmeleri alternatifler yerine bu çözümü benimsemeye iten şeyin ne olduğunu anlamamıza yardımcı olur.

İşletmenizde Neden Bir Zaman Saatine İhtiyaç Duyarsınız?

Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA), işletmelerin çalışan çalışma saatlerinin doğru kayıtlarını tutmasını gerektirir, ancak sahiplerin kendi zaman tutma yöntemlerini seçmelerine izin verir.

“İşverenler seçtikleri herhangi bir zaman tutma yöntemini kullanabilirler. Örneğin, bir zaman saati kullanabilirler, çalışanın çalışma saatlerini takip etmesi için bir zaman tutucuya sahip olabilirler veya çalışanlarına kayıtlara kendi saatlerini yazmalarını söyleyebilirler. Eksiksiz ve doğru olduğu sürece herhangi bir zaman işleyişi planı kabul edilebilir.” – DOL

FLSA Uyumluluk kuralları, çalışma süresi izleme belgelerini en az iki yıl süreyle saklamanızı gerektirir ve bu belgeler, hükümet temsilcilerinin incelemesi için kolayca erişilebilir olmalıdır.Elbette, kağıt zaman çizelgeleri veya delikli kartlar kullanabilirsiniz, ancak bunların yalnızca çok fazla idari baş ağrısına neden olmadığını, kolayca yanlış yerleştirilebileceğini veya kaybolabileceğini veya hatalar içerebileceğini unutmayın.

“Ücret hesaplamalarına esas olan kayıtlar, yani mesai çizelgeleri ve parça iş fişleri, ücret tarifeleri, çalışma ve mesai çizelgeleri, ücretlere yapılan eklemeler veya ücretlerden yapılan kesintilere ilişkin kayıtlar iki yıl süreyle saklanmalıdır. Bu kayıtlar, işverenden uzantılar, hesaplamalar veya transkripsiyonlar yapmasını isteyebilecek olan Bölüm temsilcilerinin incelemesine açık olmalıdır. Kayıtlar, istihdam yerinde veya merkezi bir kayıt ofisinde tutulabilir.” – DOL

Üstelik, bir devlet sözleşmesi üzerinde çalışıyorsanız, DCAA (Savunma Sözleşmesi Denetim Ajansı), şirketinizin DCAA gereksinimleri olarak adlandırılan gerekli zaman tutma ve muhasebe kurallarına uymasını sağlamakla yükümlüdür. Bu, DCAA Uyumluluğu olarak bilinir.

Geçen yılki tüm çalışan çalışma süresi kayıtlarını bir kanalizasyon selinde kaybettiğinizi öğrenmek veya hoşnutsuz bir çalışanın iş arkadaşlarının tüm delikli kartlarını yakmasını istemezsiniz (evet, bu da olur). Veri kaybının neden olduğu rahatsızlık bir yana, bu tür bir durum, devlet görevlileri sürpriz bir denetim için uğramaya karar verdiğinde başınızı büyük belaya sokabilir.

FLSA'ya göre,çalışanlara haftada 40 saatin üzerinde çalışılan saatler için bir buçuk saat içinde ödeme yapılmalıdır .Bu süre için normal saatlik ücretler ve normal ücret oranlarının ek yarısı olarak ödeme alırlar. Fazla mesaiyi hesaplamamak ve ödememek, devlet kapıyı çalmasa bile işinize çok zarar verebilir. Tek gereken, ona haksız yere ödeme yaptığınızı düşünen hoşnutsuz bir çalışan. Hiç de alışılmadık bir durum değil; NERA'nın araştırmasına göre,ücret ve saat davalarının %42'si fazla mesai ile ilgili, bu yüzden dava edilmemeye çalışın.

FLSA düzenlemeleri, yetkili olmadığında bile fazla mesai ödemenizi talep eder ve bu çok pahalıya mal olabilir. Yetkisiz fazla mesai yapan çalışanlara karşı sizi uyaran bir sistem, size oldukça fazla para kazandırma potansiyeline sahiptir. Doğru veriler parmaklarınızın ucundayken, başka bir çalışanı işe almanın halihazırda çalıştırdığınız kişilere fazla mesai ödemekten daha uygun maliyetli olduğunu bile keşfedebilirsiniz .

İşletmenizde Neden Zaman Saati İstiyorsunuz?

Manuel zaman takibi hala var olmasına ve dünyanın bazı bölgelerinde kullanılmasına rağmen, teknolojiler çok gelişti ve en popüler zaman işleyişinin ve özellikle bordro zorluklarının ve hatalarının üstesinden gelmek için uyarlandı.

Yerel bir küçük işletmeniz varsa ve çekleri yazma zamanı geldiğinde zaman çizelgesi hesaplamalarını yönetmek için yatırım yapacak kaynaklarınız varsa, çalışanlarınızın ödenecek saatlerini elektronik tablolar veya (Allah korusun!) kağıt kullanarak takip etmek yeterli olabilir.

Her ne kadar onları yazmak kesinlikle biraz zaman alıyor olsa da. Score.org'a göre, küçük işletmelerin %17'si bordroda ayda 6-10 saat ayırırken, %11'i her ay 10 saatten fazla harcıyor.

Şimdi, işiniz çok aşırı derecede başarılı olduğu için iş gücünüz katlanarak büyüdüğünde, kucağınızda düzinelerce (veya yüzlerce) katılım raporu ve hesap makinesiyle oturmak için kutlamaları durdurmak zorunda kalmayacağınızı hayal edin.

Başarıyı hedefleyen ve gelecek için plan yapan türden bir yönetici olduğunuz için, acil hale gelmeden önce muhtemelen basit ama ölçeklenebilir bir çözüme göz atmak istersiniz.

Ayın (veya haftanın) sonunda çalışanlarınıza ne kadar ödemeniz gerektiğini genellikle çalışma programlarına bakarak ve hesap yaparak anlayabilirsiniz. Ancak, ani bir salgın her gün rastgele sayıda çalışanınızı alıp iş arkadaşlarını fazla mesai yapmaya zorladığında ne olur? Fazla mesai ve hastalık izni için ne kadar ödemeniz gerekecek, çalışanlar hasta olduklarında saat başı değişebilir .

Akıllı bir zaman saati yazılımı, işçi ücretlerinin giderlerini gerçek zamanlı olarak hesaplamanıza ve haftalık veya aylık toplamları otomatik olarak hesaplamanıza yardımcı olabilir; böylece bütçenizi buna göre ayarlayabilir ve ödeme zamanı geldiğinde istenmeyen sürprizlerden veya fazla ödeme yapmaktan kaçınabilirsiniz. hata.

Giriş-Çıkış İşlemlerinden Daha Fazlası

Günümüzün zaman izleme çözümleri, büyükbabanızın bir fabrika katındaki yumruk saati değildir. Günümüzde sistemler, çalışanlarınızın çalışma saatlerini doğru bir şekilde raporlamasını ve sizin için devam ve verimliliği izlemenizi ve yönetmenizi kolaylaştırmayı amaçlayan çeşitli özellik ve yetenekler içerir.

En iyi 15 zaman izleme çözümünün ne olduğunu burada öğrenin.

İşletmenizde dağıtılacak çözümü seçmeden önce, işletmenizin ihtiyaçlarını ve çalışanlarla olan ilişkisinin doğasını göz önünde bulundurun.Örneğin, kendini işine adamış ve dürüst çalışanlardan oluşan görece küçük bir ekibiniz varsa, havalı ve fütüristik görünse de, biyometrik bir zaman saati sistemi kullanmak büyük bir para kaybı olacaktır .

Uyumluluk veya belirli iş gereksinimlerinden bağımsız olarak bazı özellikler çoğu işletme için dikkate alınmaya değerdir.

Zaman saatleri uygulamalarının ana avantajlarından biri, çalışanların çalışma saatlerini gerçek zamanlı olarak yaptıklarında doğru bir şekilde kaydetme olasılıklarının daha yüksek olmasıdır. Ancak ofiste mesai saatinde sıraya giremeyen sahada çalışanlarınız, masasız çalışanlarınız veya uzaktan çalışanlarınız olduğunda ne olur?

Günümüzde sunulan zaman saati çözümlerinin çoğu, zaman izleme sistemlerine kanallar arası güvenli erişim sağlayarakçalışanların mobil cihazlarındanveya masaüstü bilgisayarlarından (varsa) giriş ve çıkış yapmalarına izin verir. Hatta bazıları, yalnızca çalışanın ne zaman işe giriş yaptığını değil, aynı zamanda bunu yalnızca belirlenmiş bir konumdan yapabilmeleri için coğrafi sınırlama sunar.

Fiziksel bir zımba saati kullansanız bile, sisteme uzaktan erişebilmek yardımcı olur. Çalışanlar, unuttukları takdirde mesaiyi kapatmak için bir uygulama kullanabilirler ve yöneticiler, o anda hangi çalışanların giriş yaptığını gerçek zamanlı olarak kontrol edebilirler. Ek olarak, çoğu çevrimiçi zaman saati, çalışanın GPS konumunu da etiketler, böylece 8 mil uzaktaki Starbucks'ta bir kahve içmek yerine, giriş ve çıkış yaptıklarında gerçekten sahada olduklarından emin olabilirsiniz.

Büyüyen bir iş gücünü yönetmek söz konusu olduğunda, bordro sürecini mümkün olduğunca otomatik hale getirmek bir öncelik haline gelir.Zaman saatiniz ve diğer İK sistemleri arasında sorunsuz bir bağlantıya sahip olmak zamandan ve paradan tasarruf sağlar , ancak sadece bu değil.Bilgi akışının sorunsuz olmasını ve süreçlerin sistemde net bir şekilde tanımlanmasını sağlamak, veri kaybını, mükerrer kayıtları ve olası çalışan müdahalesini önleyebilir.

Artı, zaman çizelgelerini teslim etmek için çalışanlarınızın peşinden koşmak zorunda kalmamak, gerçeğe dönüşmüş mükemmel bir rüya gibi geliyor. Bir zaman saati uygulaması kullanmak, tüm süreci daha hızlı, daha doğru ve daha az zaman alıcı hale getirir.

Günümüzde sunulan zaman takip çözümlerinin çoğu, belirli koşullar altında çalışanlara ve/veya yöneticilere otomatik bildirimlerin gönderilmesine olanak sağlamaktadır. Örneğin,bir çalışan bu hafta 40 saatin üzerinde çalıştıysa ve artık fazla mesai yapıyorsa yönetici bilgilendirilebilir.Çalışanlar, önceden belirlenmiş vardiya sürelerinin dışında çalıştırılırlarsa bilgilendirilebilirler .

Bu bildirimler e-posta, mobil uygulama bildirimi veya kısa mesaj yoluyla iletilebilir ve çalışılan saatleri sayma zamanı geldiğinde potansiyel olarak tutarsızlıkları ve hataları önleyebilir.

Bahsedildiği gibi, modern zaman saatlerigiriş ve çıkış delikli kart sistemlerinin çok ötesine geçer.Bazı çözümler göreve dayalı zaman takibi sunarak farklı görevler için farklı ücretler ödemenize, çalışan verimliliğini ölçmenize ve iş gücünüzü optimize etmenize olanak tanır.

İnsan Faktörünü Yönetmek

Teknolojik olsun ya da olmasın, zaman ve katılımla ilgili sorunların ana kaynağı insanlardır. Biz insanlar doğamız gereği kusurluyuz, kaygılıyız ve bazen dürüst değiliz. Elbette, elinizden gelenin en iyisini yaparsınız ve çalışanlarınızdan asla ödün vermezsiniz. Buna rağmen, akıllı zaman saati entegrasyonuna giden yolda bazı yaygın engeller vardır.

İnsanlar gözetlendiklerini hissetmekten hoşlanmazlar. Kendi çalışma saatlerini bildirmeye alışkın olan veya iş yeri için değerlerinin saatlik olarak ölçülmesinden hoşlanmayan çalışanlar, yeni tanıtılan zaman saatinedirenç gösterebilir. Ek olarak, zaman saatleri genellikle çalışandan çok işveren için daha faydalı olarak algılandığından, birçok çalışan onları gereksiz görmektedir. Bu sorunla başa çıkmanın birkaç yolu vardır.

İlk olarak, işletmeniz için bir zaman saati politikası oluşturun ve çalışanlarınızın işe alım süreçlerinin bir parçası olarak okuyup imzalamalarını sağlayın. Ayrıca, akıllı bir zaman izleme sisteminin onlara sunduğu faydaları anlatarak çalışanların endişelerini gidermeye çalışın.

Son olarak ve en önemlisi, büyük şirketlerin bunu nasıl yaptığına bakın. Binlerce çalışanı olan büyük şirketler için en büyük zorluklardan biri, organizasyonlar arası bir değişiklik uygulamaktır. Binlerce çalışanın bir şeyleri yapma şekillerinde bir değişikliği benimsemesini nasıl sağlayacaksınız?

Aslında, organizasyonel değişimi teşvik etmek için en iyi uygulamaları yaratmak için değişim yönetimi adı verilen bütün bir disiplin geliştirilmiştir.Sonuç olarak, çalışanlarınızı yeni bir zaman saatine veya bu konudaki herhangi bir değişikliğe alıştırmak istiyorsanız, önce çalışanları meşguletmeliveonlarınşirketinize ve onun hedeflerinebağlı hissetmelerini sağlamalısınız . Bağlı çalışanlar daha üretken ve daha mutlu çalışanlardır.

Sağduyu bu kadar. Ancak, bağlı çalışanlar aynı zamanda "değişim elçileri" olabilir ve organizasyonel değişimi desteklemenize yardımcı olabilir.

Facebook'un popülaritesinin arkasındaki mantık budur. Tüm arkadaşlarınız yeni sosyal medyayı benimsediğinde, geride kalmak istemezsiniz. İlkçalışan grubunu, değişim elçilerinizi dahil edebilirseniz, yeni zaman ve devam yazılımı çalışanlarınızın geri kalanı tarafından geride bırakılmayacaktır.

Çalışanlarınıza yeni bir zaman saatini bu şekilde başarılı bir şekilde tanıtabilirsiniz:

1. Yeni zaman saatini çalışanlarınızın duyarlı olacağını düşündüğünüz bir örneğine tanıtın.
2. Kısa bir deneme süresi için zaman saatini test etmelerini sağlayın.
3. Deneme deneyiminden öğrenin.
4. İlk pilot için "seçilmeyen" diğer çalışanlarınızla yeni zaman saati için beklenti oluşturun.
5. Yeni zaman saatini tüm çalışanlarınıza başlatın.

Bu adımları izleyin ve çalışanlarınızın yeni zaman saati çözümünü benimseyeceğini garanti ediyoruz.

Bildirilen çalışma saatleri ile hile yapan çalışanlarla hiç karşılaşmadıysanız, "arkadaş yumruklamanın" bir "Dövüş Kulübü" kod adı olduğunu düşünebilirsiniz. Değil ama "Dövüş Kulübü" gibi, "arkadaş yumruk atma"nın ilk kuralı, çalışanlarınarkadaş yumruk atma ve diğer zaman hırsızlığı teknikleri hakkında konuşmamasıdır.

Kelimenin tam anlamıyla sizden çalma girişiminde bulunan bir iş arkadaşınız için içeri ve dışarı yumruk atma uygulamasıyla mücadele etmenin birçok yolu vardır:

1. Zaman damgasındaki adın ve resimdeki yüzün eşleştiğinden emin olmak için, içinde saat tutmak için özçekimler gerektirebilirsiniz.
2. Geofencing veya canlı kırıntı coğrafi izlemeyi zaman izleme rutininizin bir parçası olarak düşünebilirsiniz.
3. Biyometrik zımbalı saatleri kullanacak kadar ileri gidebilirsiniz.
4. Saat hırsızlığını önlemek için giyilebilir zaman saatleri tanıtın.

Deneyimlerimize göre,en iyi çözüm teknik değil, kültürel çözümdür. Çalışanların imzaladığı zaman takibi politikasında arkadaş yumruklama gibi yasak zaman takibi uygulamalarının net bir tanımı ve işe devam veher türlü zaman hırsızlığı içinsıfır tolerans politikası, gidilecek en iyi yoldur.

Bununla birlikte, bir zaman saati uygulamasının, çalışanın giriş ve çıkış yaptıklarında konumunu etiketleyebileceğini ve ek olarak, uygulamanın bir saniye veya bir dakikayı tamamlamadığını unutmayın. Saatler, çalışanınızın çalışmaya başladığı andan işten çıktığı saniyeye kadar hesaplanır.

İyi çalışanlar, çalışma saati raporlamalarının kesinliğinden çok işlerinin kalitesiyle ilgilenirler. Bu nedenle, en özverili çalışanların bile, şirketin zaman saati politikası gereği yapmaları gerektiğini bildikleri halde bazen yumruk atmayı veya yumruk atmayı ihmal etmelerine şaşmamalı. Bu, giriş ve çıkış süreci yeterince düzgün olmadığında veya atlaması kolay olmadığında, çok sayıda çalışanınız olduğunda ve birisinin saati yumruklamayı unutma olasılığı yüksek olduğunda dağınık bir hal alabilir…

Buna "zaman sızıntısı" denir ve aslında birçok işletme için çok büyük bir sorundur - potansiyel faturalandırılabilir gelirin %38'inden fazlasının e-postalarda, toplantılarda ve zaman çizelgelerinin doldurulmasındaki gecikmelerle harcanan izlenmeyen süre nedeniyle kaybedilmesiyle, bu sorunu çözebilecek işletmeler Sorunu sorun ve çözün, %61'e varan bir gelir artışıyla cömertçe kazanç sağlayabilirsiniz.

Çevrimiçi zaman izleme çözümlerinin çoğu, yöneticilerin ve/veya çalışanların gerektiğinde kayıtları güncellemek ve değiştirmek için (tabii ki izinlere göre) sisteme giriş yapmasına izin verir. Bu sistemler ayrıca uyumluluk amacıyla genellikle bu tür değişikliklerin geçmiş kaydını tutar.

Ek olarak, bir zaman saati uygulaması, çalışanlarınıza işe başlamaları gereken saatten yarım saat önce veya seçtiğiniz herhangi bir saatte bir anında iletme bildirimi göndermenize olanak tanır, böylece onlara bunu yapmaları hatırlatılır!

Connecteam gibi güçlü ve sağlam bir zaman izleme çözümü, işletme sahiplerine, canlı Breadcrumbs coğrafi izleme ve veri planları veya pil ömrü üzerinde minimum etki ile gün boyunca meşgul olan çalışanları izleme yeteneği sağlar. Bu, hareket halindeki çalışanlara gün boyunca başlarına bir şey gelmesi durumunda yedek bir güvenlik ağı sağlar ve yöneticilere ve işletme sahiplerine çalışanlarının nerede (ve ne zaman) bulunduğu konusunda tam bir gözetim sağlar.

Uyumlu Zaman Takibi Üzerine Sonuç

Farklı işletmelerin farklı gereksinimleri olduğu doğrudur (ve oldukça açıktır). Bazılarının sahada çalışan ve uzaktan giriş çıkış yapan çalışanları vardır. Diğerleri, iş gününün sonunda yumruk saatinde sıraya girmeyi bırakmak istiyor, çalışanlar mesai bitimine kadar sıralarını bekliyor.

Bir zaman saati seçmeden önce aklınızda bulundurmanız gereken birkaç şey daha var. Özellikle bir devlet sözleşmesi kapsamında çalışıyorsanız, mevzuata uyumlu olmanız gerektiğini hatırlamanız önemlidir. Ek olarak, sağlam bir zaman saati, fazla mesaiyi kaydetme ve hatta bir çalışanın fazla mesaiye yaklaştığını yöneticilere bildirme yeteneğine sahip olacaktır. Hatta çalışanlarınıza fazla mesaiye gitmeden önce mesailerini bitirmelerini hatırlatmak için gerçek zamanlı push bildirimleri gönderebilirsiniz. Doğru zaman saatini seçerek, özellikle Connecteam'in QuickBooks Online ve Gusto entegrasyonuyla, zaman çizelgelerini ve bordroları daha verimli ve hızlı bir şekilde işlemeniz daha kolay olacaktır. Ayrıca, çalışan saatlerini gerçek zamanlı olarak dijital olarak hesaplayabileceğiniz için sürpriz olmayacak. Böylece manuel kalem ve kağıt hatalarını veya kayıp zaman çizelgelerini azaltır.

Güçlü bir zaman saati, yönetimin bir çalışanın görevlere harcadığı zamanı izlemesine olanak tanıyarak, çalışanların saatte nasıl zaman harcadıkları hakkında yönetime değerli bilgiler sağlar. Doğru zaman saati ile arkadaş delmeyi ve zaman hırsızlığını tamamen ortadan kaldırabilirsiniz. Böylece şirketinize çalınan zamandan çok para kazandırmış olursunuz.

Çalışanlarınız yeni zaman takip sisteminize uyum sağlamakta zorlanıyorsa, çalışanlarınızın gerçekleşecek yeni değişikliği dört gözle beklemelerini ve heyecanlanmalarını sağlamak için yukarıda belirtilen adımları gözden geçirin. Yeni sistemi yalnızca birkaç çalışanla deneyin, yeni teknoloji için coşku ve beklenti yaratın ve ardından tüm çalışanlarınıza yeni zaman saatini tanıtın.

Unutmayın, “herkese uyan tek bir beden” yoktur, ancak tercih ettiğiniz zaman izleme çözümlerinde zilleri ve ıslıkları ve ekstra özellikleri aramıyor olsanız bile, yine de federal iş yasalarına uymanız gerekir. Çevrimiçi zaman saati çözümleriyle çok daha kolay hale getirilen bir görev.

Connecteam ile Çalışan Saatlerini Doğru Bir Şekilde Takibe Bugün Başlayın!

14 günlük ücretsiz deneme, kredi kartı gerekmez.

ÜCRETSİZ deneme sürümünü başlat