Öncü Temizlik Hizmetleri Uygulaması ile Temizlik Şirketinizi Ölçeklendirin

Bir temizlik şirketi kurmak kazançlı bir karar olabilir, çünkü çok talep edilen çok sayıda iş, artı düşük genel giderler ve olağan işletme maliyetlerinden hiçbiri yoktur. Bununla birlikte, bir temizlik şirketini yönetmenin kendine has zorlukları da vardır. En iyi ekibi işe almak ve eğitmek, etkili bir programı planlamak ve bozmak, kolay maaş bordrosu için zamanı doğru takip etmek, sağlıklı iç iletişimi sürdürmek, sürekli müşterilerle etkileşim kurmak ve müşteri memnuniyetini sağlamak ve liste üst üste gelebilir.

Birçok temizlik işletmesi sahibi, kalem ve kağıda ve hatta sonsuz metin mesajlarının ve dağınık WhatsApp gruplarının olduğu Excel elektronik tablolarına güvenmenin işe yaramadığını gördü. Sadece kesmiyor! Teknolojideki gelişmeler göz önüne alındığında, günlük operasyonları yönetmek için dijital bir çözüme yönelmek hiç akıllıca değil.

Yüzlerce temizlik şirketi, bir temizlik şirketi yönetmenin günlük zorluklarıyla mücadele etmek için Connecteam'i kullanıyor. Bu nedenle,zorlukların üstesinden gelmeniz ve temizlik işinizi ölçeklendirmeniz için size en iyi uygulamaları sağlamak üzere kullanımlarına dayalı bir kılavuz oluşturduk.

Connecteam'den Önce Temizlik ŞirketlerininKarşılaştığıZorluklar

• Sahadan Gelen Raporlar Genellikle Yanlış Yerleştirilir

“Bir temizlikçinin temizlik onay formu gibi bir rapor göndermesi gerektiğinde, eğer şanslıysam genellikle o günün ilerleyen saatlerine kadar bu formu alamıyorum. Ve eğer bir hata yaparlarsa veya formu imzalamayı unuturlarsa, bu bilgiyi almak için onların peşine düşmem gerekiyor, bu yüzden bilgiyi işlemem iki kat daha uzun sürüyor.”

"Bazen çalışanlarım, takibi zorlaşan ve çok dağınık olan kısa mesaj yoluyla bana onaylar gönderiyor!"

• Takip Saatleri Hatalara Neden Olabilir

"Zaman takibi ve maaş bordrosu bir veya iki günümü alabilir çünkü yüzlerce Excel sayfasını veya kağıt üzerindeki karalamaları gözden geçirmem gerekiyor ve bazen hatalar olabiliyor. Hiçbir şekilde verimli değil.”

"Bir hata yakalarsam veya çalışma saatlerimi öğrenmelerini istersem, bu çalışanlarımla bitmeyen bir masa tenisi oyunundan başka bir şey değildir."

• Vardiya Atama Saatler Sürüyor

"Bir vardiya açılırsa, onun yerini alacak birini aramam gerekir ve bu kadar çok çalışan ve yer arasında hokkabazlık yapmak, bu görevi gerçekten kaçınmak istediğim bir angarya haline getirir."

• Alışma Uzun ve Zaman Alıcıdır

"Aynı gün yeni temizlikçilerin çalışmaya başlamasına ihtiyacım var ama bunun yerine bir odaya hapsolduk ve çalışan el kitabında olanlar gibi küçük şeylerle bütün bir günü kaybediyoruz. Yeni işe alınanların yarısının ilk ay içinde işi bırakması tam bir kayıp.”

• İç İletişim Dağınık

"Acil bir güncelleme göndermem gerektiğinde, ya tüm temizlikçilerimi tek tek aramam ya da bir konferans araması düzenlemem gerekiyor ya da kısa mesaj gönderiyorum ama mesajı kimin aldığına dair hiçbir fikrim yok, hatta okuma zahmetine bile katlanıyorum."

"Temizlikçilerim bazen bana ulaşmakta zorlanıyor çünkü bir düzine farklı görevi yönetmekle o kadar meşgulüm ki, onlara döndüğümde zaten alakasız oluyor."

• En İyi Müşteri Hizmetini Sağlamak Zor Olabilir

"Dışarıda çok fazla rekabet var ve gerçekten rekabet avantajı elde etmek istiyorum ama büyük resme odaklanabilmem için her şeyi yönetmeme yardımcı olabilecek bir araca ihtiyacım var."

Connecteam'in temizlik hizmeti uygulamasını bulana kadar en büyük zorluklarımız yavaş yavaş geçmişte kaldı! – BnB Temiz Hizmetler

BnB Clean Service'in Connecteam temizlik hizmetleri uygulamasıyla ilgili deneyimi hakkında buradan daha fazla bilgi edinin.

Connecteam, Temizlik Yöneticilerinin İşyerindeki Zorlukların Üstesinden Gelmesine Nasıl Yardımcı Olur?

1. Günlük Kontrol Listelerini, Raporları ve Formları Otomatikleştirin

Günlük operasyonlar, temizlik şirketinizi verimli bir şekilde yönetmenin temel işlevlerinden biridir, bu nedenle kontrol listeleri ve raporlar, günlük faaliyetlerden kaynaklanan sürtüşmeleri azaltmak, bilgi akışını otomatikleştirmek, yanıt süresini artırmak ve gözetim oluşturmak için yaygın olarak kullanılır.

Aşağıda, temizlik şirketlerinin düzenli olarak oluşturduğu kontrol listeleri ve form örnekleri yer almaktadır:

• Temizlik onay formu
• Günlük temizlik kontrol listeleri
• Haftalık temizlik kontrol listeleri
• Aylık temizlik kontrol listeleri
• Site veya tesis denetimi
• Ekipman iadesi ve ekipman siparişi
• Onarım siparişi bileti
• sorun bildir
• Envanter sayımı kontrol listesi
• Stok sipariş formu (adet ve miktar)
• Stok bırakma formu
• müşteri hizmetleri onayı
• Olay raporu
• Masraf geri ödemesi
• Çalışan performans incelemesi

Tüm kontrol listeleri, raporlar ve formlar dijital olarak kaydedilir, kolayca PDF olarak paylaşılabilir veya Excel'e aktarılabilir. Ek olarak, kaç belgenin saklanacağı konusunda bir sınırlama yoktur ve gönderim sayısı fiyatlandırmayı etkilemez.

Üstelik, ihtiyaçlarının karşılandığını daha iyi hissetmeleri için bunları müşterilerinizle paylaşabilirsiniz.

2. Saatleri Doğru Takip Edin

Bir çalışanın akıllı telefonunda zaman takibi mevcuttur, bu nedenle zaman takibini ve bordro tablolarını doğru bir şekilde yönetmeniz çok daha kolaydır.

• GPS konum damgası ile basit saat girişi ve çıkışı
• Çalışanların işe zamanında girip çıkmasını sağlamak için otomatik hatırlatıcılar gönderme
• Her müşteri veya iş türü için tam olarak ne kadar zaman ayrıldığını bilmek için etiketleri, vardiya eklerini ve notları kullanma
• İzin ve izin taleplerini yönetmek ve onaylamak için
• Bordro tablolarını vardiya başına veya toplam olarak dışa aktarma.
• Kolay ve anlaşılır bordro işleme için QuickBooks Online ve Gusto ile entegrasyon

3. Vardiyaları ve Servis Çağrılarını Kolayca Atayın

Bir hizmet kullanıcısının çağrılarını göndermek ve yönetmek için temizlik şirketleri, ilgili tüm bilgileri temizlik görevlilerine kolayca ve tek bir yerden sağlamak için Connecteam'in iş planlama özelliğine güvenir:

• Farklı gereksinimlere göre hizmetler için temizleyici atama
• Her yer ve müşteri için zaman, adres ve özel talimatlar dahil olmak üzere ilgili tüm bilgileri sağlamak.
• Temizlikçilerin zamanında varmasını sağlamak ve ayrıca birisinin geç kalması durumunda yöneticiyi bilgilendirmek için hatırlatıcılar ve bildirimler göndermek.
• Giriş ve çıkış saatlerinin ve yerlerinin kayıtlarını tutmak ve ek bilgiye ihtiyaç duyulduğunda vardiya notlarını ve yorumları etkinleştirmek.
• Çalışanların bir vardiyaya ne zaman girip tamamlandığını öğrenin - ayrıca, çalışanlar gerekirse her vardiya için resim ve yorum ekleyebilir.
• Çalışanların vardiyaları kabul etmesine veya reddetmesine izin verme (isteğe bağlı – devre dışı bırakılabilir).

4. Her Seviyede Uyumluluğu Sağlayın

Uyum, çoğu temizlik şirketi için bir zorunluluktur, bu nedenle 'Oku ve imzala' formları ve periyodik tazeleme eğitim kursları olağandır. Tüm belgeler günlüğe kaydedilir ve uygulama aracılığıyla önceden tanımlanmış e-postalara otomatik olarak bir PDF kopyası olarak gönderilir, ayrıca herhangi bir form özelleştirilebilir ve özet raporlar herhangi bir zamanda dışa aktarılabilir.

• Çalışan el kitabı onayı
• Tehlikeli maddeler kullanmak
• Sağlık ve güvenlik
• Tek tip anlaşma
• Cinsel taciz politikası
• Olay bulguları raporu
• Diğer belgeler okunur ve imzalanır.

5. Personelinizi Verimli Bir Şekilde Yerleştirin ve Eğitin

Temizlik şirketleri genellikle yüksek bir personel devir oranıyla karşı karşıya kalır ve her iş için en üst hizmet düzeyine sahip olması gerekir, bu nedenle işe alım sürecinizi kolaylaştırmak için Connecteam'i kullanmak önemlidir. Uygulama ile her şey daha verimli ve hızlı.

• Resmi bir mektup gemiye hoş geldiniz mektubu
• Yeni çalışan kontrol listesi
• Kişisel bilgi formu
• Geçmiş ve güvenlik kontrolü uyum formları
• Çalışan üniforma sipariş ve sözleşme formu
• Gizlilik sözleşmesi
• Önceden rezerve edilmiş tatillerin beyanı
• Uygun formları Okuyun ve İmzalayın

İşe almanın yanı sıra, bilgi eksikliği olmaması için temizlikçilerinizi gerektiğinde eğitmek önemlidir. Temizlik şirketleri, bir çalışanın ilerlemesini izlemek ve aşağıdakiler gibi konularda eğitim materyali oluşturmak için Connecteam'i kullanır:

• Sağlık ve güvenlik eğitimi
• Tehlikeli maddelerin doğru kullanımı eğitimi
• Cinsel taciz eğitimi
• Ekipman kullanımı ve bakımı
• Test ve sınavlar.

Temizlik personeliniz için etkili eğitim hakkında buradan daha fazla bilgi edinin.

6. Dahili İletişimi Geliştirin

Çalışanlarınız dağıldığında ve tek bir yerde oturmadığında, iç iletişimi sağlamak o kadar kolay değildir. Bu nedenle Connecteam, aşağıdaki gibi özellikler ekleyerek bu zorluğun üstesinden gelmeyi kolaylaştırır:

• Çalışan dizini: Bir çalışanın veya müşterinin iletişim bilgilerini yalnızca adı, konumu, unvanı ve daha fazlasını arayarak bulmak kolaydır.
• Sohbet grupları ve kanalları: herkesin iletişim halinde kalmasını kolaylaştırmak için iş konumları veya küçük ekip için dahili bir grup oluşturun.Çalışanlar, bir yolun kapalı olup olmadığını veya ellerinde bir ürünün kalmadığını ve yakınlarda yardım için birinin olduğunu birbirlerine bildirebilirler.
• Gerçek zamanlı anlık bildirimler ve güncellemeler : İK güncellemeleri, CEO'dan bir mektup, çalışanların tanınması veya şirket politikasıyla ilgili güncellemeler vb. gibi hem resmi hem de gayri resmi duyurular için.Bir adım daha ileri götürün ve moralinizi yükseltmeye yardımcı olmak için bir müşteriden tüm çalışanlarınıza harika geri bildirimler gönderin.

7. Şirket Protokollerine Kolay Erişim

Yönetim kurulu genelinde uyumluluğu sağlamak için, tüm şirket protokollerinin bir düğme tıklamasıyla erişilebilir olması şarttır. Ayrıca, bir protokolü güncellediğinizde, bunu dijital temizlik hizmetleri uygulamasında yalnızca bir kez yapmanız yeterlidir ve herkes güncellenmiş sürüme sahip olur. Artık düzinelerce fiziksel kopya basmak ve çalışanları rahatsız etmek yok.

• Standart Çalışma Prosedürleri (SOP'ler)
• Güvenlik ve acil durum protokolleri
• Halı temizleme prosedürleri
• çalışan el kitabı
• etik kurallar
• Cinsel taciz politikası
• Tek tip politika

8. İşyeri Güvenliğini Artırın

Temizlik şirketleri güvenlik standartlarını yükseltir ve çalışanların gerçek zamanlı olarak raporlama yapmasına, güvenlik bilgilerini kullanıma sunmasına ve güvenlikle ilgili konuları iletmesine izin vererek 'önce güvenlik' farkındalığı yaratır. En iyi uygulamalardan bazıları şunlardır:

• Hızlı ve kolay raporlama: gerçek zamanlı olarak, çalışanların tehlikeler veya olaylar hakkında raporlar göndermesi kolaydır ve ilgili süpervizör daha fazla değerlendirme için raporu hemen alır.
• Güvenlik dijital kaynakları: "Öğrenilen dersler", olay bulguları ve periyodik güvenlik ipuçlarıyla birlikte tüm güvenlik protokollerinin, ipuçlarının ve kaynakların bir tıklamayla erişilebilir olmasını sağlamak.
• Devam eden güvenlik eğitimi: Bilgi eksikliği olmamasını ve çalışanların belirli güncellemelerden haberdar olmasını sağlamak için çalışanlara düzenli olarak eğitim materyali göndermek, ayrıca içeriğin anlaşıldığından emin olmak için sınavlar göndermek kolaydır.Yönetici ilerlemeyi takip edebilir ve eğitimi tamamlamak için bir hatırlatma gönderebilir.
• Önce güvenlik iletişimi: Bir dokunuşla, olay bulma raporları, güncellemeler ve tehlikeli madde ve ekipman kullanımına ilişkin kılavuzlar, gerçek zamanlı güncellemeler ve daha fazlası gibi güvenlikle ilgili güncellemeleri ve protokolleri dağıtabilir ve iletebilirsiniz.

9. İnsan Kaynakları İhtiyaçlarını Kolaylaştırın

İK ekipleri ve yöneticiler, süreçleri otomatikleştirmeyi ve iş gücüyle ilgili sorunlar üzerinde daha iyi kontrol elde etmeyi tercih ediyor:

• Bir arkadaşa tavsiye et: İşe alım erişimini artırmaya yardımcı olmak için arkadaşlarını şirketteki bir pozisyona yönlendirmek kolaydır.
• Tatil veya hastalık izni talebi yönetimi: Çalışanlar, bir talep onaylanırsa veya reddedilirse anında güncelleme alır.
• Kişisel bilgi formu: Yeni işe alımlarda kişisel bilgileri, iletişim bilgilerini, acil durumda iletişim kurulacak kişiyi, vergi formları gibi belgeleri, fotoğraflı kimlik belgesini ve daha fazlasını elde etmek kolaydır.
• İletişim bilgilerini güncelleme: Bir çalışanın adı, adresi, banka hesabı ve daha fazlası gibi bilgileri için anında güncelleme alın.
• Çalışan memnuniyeti anketleri veya performans incelemeleri.

Connecteam, işletmenizi ölçeklendirmek için çok sayıda yetenek içeren gerçek bir hepsi bir arada yönetim çözümüdür. Ayrıca, fiyatlandırma arka cebinizde bir delik açmaz. Ücretsiz planınızı bugün başlatın!