Dikkate Alınması Gereken 5 Kurumsal İçerik Yönetimi Kullanım Örneği

Kurumsal içerik yönetimi (ECM) çözümüne yatırım yapıp yapmamayı düşünürken düşünmeniz için beş içerik yönetimi kullanım örneğini bir araya getirdik.

Bunlardan dördü, Impact Networking'in teknoloji ortaklarından biri olan DocuWare'e aittir. Daha fazla DocuWare vaka çalışması okumak için lütfen bu bağlantıyı takip edin.

Neden Kurumsal İçerik Yönetimi?

Günümüzde kuruluşlar neden operasyonları için bir ECM sistemine ihtiyaç duyuyor?

Kurumsal içerik yönetimi, şirketlerin faturalar, özgeçmişler, vergi belgeleri, e-postalar ve daha fazlası gibi yapılandırılmış ve yapılandırılmamış bilgiler için iş akışlarını dijitalleştirmesine, denetlemesine ve otomatikleştirmesine yardımcı olur.

Tahmin edebileceğiniz veya zaten bildiğiniz gibi, bu bilgiyi merkezi bir çözüm aracılığıyla etkin ve verimli bir şekilde yönetebilmek, dijital yeteneklerini geliştirmeye odaklanan modern bir kuruluş için önemlidir.

Günümüzde küçük işletmelerde bile mevcut olan veri hacmiyle, onu düzgün bir şekilde yönetme gerekliliği artıyor ve ECM'ler gibi çözümlerle kolaylaştırılan iş akışlarına duyulan ihtiyaç her yıl daha belirgin hale geliyor.

İlgili Yazı: Kurumsal İçerik Yönetimi İşletmeniz İçin Neden Önemlidir?

Kullanım Örneği 1: Avance (kar amacı gütmeyen)

Avance, San Antonio merkezlidir ve San Antonio ve diğer şehirlerde yaklaşık 30 çocuk eğitim merkezi işletmektedir.

Bu eğitim merkezlerinin büyük miktarda malzeme (ister mama, ister çocuk bezi veya mobilya olsun) sipariş etmesi gerekiyor ve sonuç olarak, takip edilmesi gereken çok sayıda sipariş var.

Bir ECM'yi uygulamadan önce, kuruluş yalnızca kendi kabulleriyle onay ve satın alma sürecini yavaş ve verimsiz hale getiren kağıt tabanlı süreçlere güveniyordu.

Çoğunlukla kağıt satın alma siparişi formlarıyla ilgili olan bu kağıt tabanlı süreçlerin, ofisler arası posta veya FedEx aracılığıyla gönderilmesi gerekir - her ikisi de inanılmaz derecede zaman alıcı uygulamalardır.

Bu süreçleri bir içerik yönetim sistemi ile dijitalleştirdikten sonra, tüm bekleyen satın almaları hesaplamak ve raporlamak için bir otomasyon komut dosyası kullanıldı ve kuruluşun bekleyen siparişlerin ve kalan hibe fonlarının doğru ve güncel bir resmine sahip olmasını sağladı.

Ayrıca, çok sayıda yeni gereksiz dosya dolabını çıkardıktan sonra önemli miktarda fiziksel alandan tasarruf ederek işyerlerine ve onları kullanan çalışanlara fayda sağladılar.

Kullanım Örneği #2: Avantaj Kredisi (finans)

Advantage Credit, ipotek kredisi verenlere, brokerlere ve bankalara kredi raporlama hizmetleri sunar.

Avance gibi dijitalleşmeden önce şirket, büyük ölçüde kağıt tabanlı süreçlere bağımlıydı.

Bu nedenle kuruluş, çalışanlara uzaktan çalışma konusunda herhangi bir esneklik sunamadığı için çalışanları elde tutma konusunda büyük zorluklar yaşadı.

Bunun sonucu, endüstride on yıldan fazla bir süre sonra daha da kötüleşen ve birçok olgunlaşan işçinin esneklik istemesiyle sorunlu bir çalışan devri düzeyi oldu.

Bu işgücü endişelerini gidermek amacıyla bir dijital dönüşüm stratejisi arandı ve bir kurumsal içerik yönetim sisteminin tanıtılması bunun merkezi bir yönü oldu.

Advantage, güvenli ve kağıt belgeleri alma, paylaşma ve işbirliği için dijitalleştirme yeteneğine sahip bir belge yönetimi çözümüne ihtiyaç duyuyordu.

ECM sisteminin devreye alınmasının ardından şirket tüm bu hedeflere ulaşmış ve bunun sonucunda çalışanlara uzaktan çalışma imkanı sunabilmiştir.

Advantage Credit, iş gücünün %90'ını uzaktan çalışmaya kaydırarak ofis kira maliyetlerini %65 azalttı, üretkenliği %50 artırdı ve en önemlisi çalışanları elde tutma oranını %100 artırdı.

Kullanım Durumu #3: Ewart-Ohlson (üretim)

Ewart-Ohlson Machine Company, havacılık, enerji, çelik ve otomotiv endüstrileri için parçalar üreten bilgisayarlı sayısal kontrol (CNC) makineleri ile çalışır.

Şirket 1942'de kuruldu ve verileri ve bilgileri için uzun yıllardır AS9100 uyumluluk düzenlemelerini izliyordu.

Dijitalleştirmeden önceki tüm belgeler manuel olarak temin edildiğinden, fiziksel bir yerde, tipik olarak yerinde bir dosya dolabında saklanmaları ve güvence altına alınmaları gerekiyordu.

Personelin örneğin kalite kontrol amaçları veya müşteri talebi gibi bir belgeye başvurması gerektiğinde, belge araması emek yoğun ve yavaştı.

Her hafta dosyalanması gereken 300 sayfa kadar belgeyle, bunun neden büyüyerek er ya da geç halledilmesi gereken bir sorun haline geldiğini anlamak kolay.

Bir içerik yönetim sistemini uyguladıktan sonra, Ewart-Ohlson artık sadece personel için değil, müşteriler için de gerekli belgelere çok daha etkili erişim sağlayabildi. Kısacası, 30 dakikalık bir iş şimdi birden az zaman alıyor.

Buna ek olarak, ECM gerekli düzenlemelere bağlı kalabildi, böylece bilgiler uyum içinde kalırken işlenebilir, erişilebilir ve paylaşılabilirdi.

Kullanım Örneği 4: Oakfield Kasabası (hükümet)

Oakfield, New York eyaletinde bir kasabadır ve Oakfield Kasabası ofisi tarafından yönetilir.

Bir dijital dönüşüm planına başlamadan önce, Town of Oakfield tüm resmi belgeleri ofislerinde manuel olarak saklamaya güveniyordu.

Yalnızca kağıt kayıtların tutulması, ofisin bunları depolamak için sürekli olarak fiziksel alan eklemesi gerektiği anlamına geliyordu ve bu amaçla bir kayıt saklama odası eklemek için 300.000 dolarlık bir fiyat teklif edildi.

Bunun gelecekte yalnızca daha fazla harcama ve genişleme gerektirecek bir durum olduğunu bilen Oakfield Kasabası, alternatif olarak bir dijitalleşme yoluna karar verdi.

Bir kurumsal içerik yönetimi çözümünü benimsedikten sonra, şehrin yerel yönetimi mevcut belgelerinin 40.000'den fazlasını bulut depolama alanında depolayabildi.

Her ay sisteme yaklaşık 300 yeni belge taranıyor ve şimdi bulut depolama sistemi sayesinde, Town of Oakfield devlet dairesi hassas ve hassas olmayan verileri güvenli bir şekilde dosyalayabiliyor ve bunlara kolaylıkla erişebiliyor.

Kullanım Örneği 5: Amerika'nın Watertech'i

Watertech of America, Wisconsin, Minnesota, Iowa ve kuzey Illinois'de su arıtma programları sunmaktadır.

Watertech, müşterileri için sürdürülebilirliği verimlilikle birleştirmeye çalışan “pratik çevrecilik” olarak adlandırdığı şeye büyük önem vermektedir.

Ne yazık ki, Watertech'in dokümantasyon sistemleri sürdürülebilir değildi ve çok geçmeden küçük ofisleri kağıt dokümanlarla dolu yaklaşık 40 dosya dolabını barındırıyordu.

Bu, şirketin operasyonel süreçlerinde büyük ölçüde verimsizliğe neden oluyordu ve bu nedenle bu sıkıntıyı hafifletmek için bir içerik yönetim sistemi aradılar.

Impact Networking, bir keşif denetimi gerçekleştirdikten ve Watertech'in doküman yönetimi stratejisini uygulamaya koymak için uygun tavsiyelerde bulunduktan sonra, bir ECM uygulandı ve şirketin dokümantasyon süreçleri dijitalleştirildi.

Bu, kuruluşun yalnızca kağıt tabanlı süreçleri kullanmaktan uzaklaşmasını ve bunun yerine veri ve bilgileri yakalamak ve depolamak için daha verimli ve güvenli bir dijital havuza geçmesini sağladı.

Şüphesiz, DocuWare with Impact'in uygulanmasının, şirkette yaptığımız 12 yıldaki en iyi şeylerden biri olduğunu düşünüyorum. – Jon Tiegs, Watertech of America Başkan Yardımcısı.

Sonuç olarak

Bir şirketin kurumsal içerik yönetimi benimsemesi için bir strateji uygulama kararını bildirebilecek birkaç kullanım durumu vardır.

Birincil ve en belirgin kullanım, rutin olarak işletmelere zaman ve paraya mal olan kağıt tabanlı, manuel, zaman alıcı görevlerin azaltılmasıdır.

ECM, operasyonel süreçleri dijitalleştirerek yalnızca verimliliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda daha da ileri gitmek için otomasyon iş akışları eklenebilir ve modern çözümlerle veri uyumluluk standartlarına kolayca ulaşılabilir.

Ayrıca, verilerin nasıl ele alınabileceğine ilişkin artan esneklik gibi manuel süreçlere bağımlılığın azaltılması dışında kullanım durumları, ECM sistemlerini uygulayan kuruluşların modern ve verimli bir iş akışı süreç yapısından yararlanabileceği anlamına gelir.

Bu içerik yönetimi kullanım örneklerinin, işletmelerin ECM'leri neden uyguladıklarını anlamanızı sağladığını ve daha fazla içerik yönetimi kullanım örneği için ortağımız DocuWare'i ziyaret etmenizi teşvik ettiğini umuyoruz.

İş teknolojisi hakkında aylık bilgiler almak ve pazarlama, siber güvenlik ve diğer teknoloji haber ve trendlerinden haberdar olmak için blogumuza abone olun .