Acil Durum Planınız: Nedir ve Nasıl Yapılır?

Bir işletme sahibi olarak, köşede ne olduğu hakkında hiçbir fikriniz yok. Tamamen finansal bir yıkım olabilir (umarım olmaz) veya hatta küresel bir salgın gibi bir şey olabilir!

Felaket ne olursa olsun, bir şirketin kaderi önemli ölçüde değişebilir ve operasyonlarınızı tamamen rayından çıkarabilir.

Ve bu nedenle, bir acil durum planına ihtiyacınız var.

Yani, her bir olasılık için bir yedekleme planı.

Bir acil durum planının tam olarak ne olduğunu, faydalarını ve kendi planınızı oluşturmak için doğru araçları nasıl kullanacağınızı inceleyelim.

Acil Durum Planının Tanımı

Kısacası, bir acil durum planı şirketinizin tüm alanlarını kapsayan iyi düşünülmüş bir plandır.

Nispeten küçük hataları, tam gelişmiş felaketlere dönüşmeden önce düzeltmek için tasarlanmıştır.

Elbette, muhtemelen "B Planı" terimini zaten duymuşsunuzdur. Ve tam olarak budur. "Acil durum" planı profesyonel bir terimdir.

Düzgün bir şekilde uygulandığında, bir acil durum planı, şirketinizin kısa sürede ayağa kalkmasına yardımcı olur. Sadece bu değil, aynı zamanda benzer sorunların tekrar oluşmasını önlemek için tasarlanmıştır.

Acil Durum Planı Neden Önemlidir?

Şirketlerin sahip olduğu klasik bir yanılgı şudur: Bir hata yaparsanız, onu düzeltebilirsiniz ve bir daha asla olmaz. Ancak gerçek şu ki, bu rehavet sorunun tekrar tekrar gündeme geleceği anlamına geliyor. Bu düzgün bir şekilde ele alınmazsa, tekrar eden bu sorunlar, işyerinin kapanması da dahil olmak üzere yıkıcı sonuçlar doğurabilir.

Son birkaç yılın kanıtladığı gibi, profesyonel ve özel hayatlar çok hızlı değişebiliyor ve yine de şirketler bu değişimlere henüz hazır olmayabilir. Araştırmalar, İK profesyonellerinin şaşırtıcı bir şekilde %39'unun pandeminin başlangıcında COVID-19 ile başa çıkmak için bir acil durum planına sahip olmadığını gösteriyor. Bu, diğer çeşitli nedenlerle birlikte, hızlı düşünmenin ve acil durum planlarına sahip olmanın ne kadar önemli olduğunu gösteriyor.

• İş hasarını azaltmaya yardımcı olur - bir acil durum planı, şirketlere potansiyel zararı en aza indirerek avantajlı bir başlangıç ​​sağlar. Örneğin, perakende sektöründe çalışıyorsanız ve bir ürünün geri çağrılması gerekiyorsa, bir acil durum planı, tüm mağaza yöneticilerinin bununla ilgilenmek zorunda kalmamasını sağlayacaktır. Diyelim ki üç müşteri aynı üründen şikayetçi. Mağaza yöneticilerinin tek yapması gereken, söz konusu ürünü kaldırmak ve müşterileri ürünün kaldırıldığı konusunda bilgilendirmek. Bu acil durum planı, nihayetinde mağazanın itibarını koruyacaktır.
• Şirketiniz daha hızlı toparlanır - pandeminin hepimizi hazırlıksız yakaladığı inkar edilemez. Şirketler pandemi sonrası dönemde çeşitli iş akışlarını sıkıntıya soktuğu, toparladığı ve yeniden tasarladığı için, bu ölçekte bir olayın bir daha meydana gelmesi ihtimaline karşı acil durum planları var. Ve bu hemen hemen tüm senaryolarda geçerlidir. Bir prosedür oluşturduktan sonra, bir dahaki sefere uygulamak daha hızlı olacaktır.
• Çalışanların güveni artar – beklenmedik durum planları, en yeni çalışanın bile olası bir soruna hazırlıklı olmasını sağlar. Personel, çeşitli olasılıkları nasıl ele alacaklarını zaten bildikleri için endişe duymadan işe gelebilirler. Örneğin, inşaat sektöründe çalışıyorsanız ve bir güvenlik tehlikesi için yürürlükte olan bir acil durum planınız varsa, ekibiniz gelecekte kimsenin buna maruz kalmamasını sağlamak için bununla nasıl başa çıkacağını zaten biliyor.

Bir Acil Durum Planı Oluşturmak İçin 5 Adım

Gerçeği söylemek gerekirse, acil durum planınızı tasarlamak kolay değildir. Zaman alır ve detaylı araştırma ve beyin fırtınasının sonucudur. İşte bir acil durum planı oluştururken tüm yöneticilerin izlemesi gereken bazı temel adımlar.

İlk olarak, bir ekip olarak oturmak ve bir şirket olarak karşılaşabileceğiniz olası zorlukların neler olabileceğine karar vermek önemlidir. Bir yönetici olarak, zorluk olarak gördüğünüz şeyler, çalışanlarınızın günlük olarak karşılaştığı şeylerden farklı olabilir. Onları beyin fırtınası sürecine dahil ederek, tüm ekip üyeleri aynı sayfada olabilir. Tüm ekip üyeleri bir toplantıya katılamıyorsa, öyle ya da böyle herkesin sesinin duyulduğundan emin olmak için her zaman bir öneri kutusu açabilirsiniz.

Acil Durum Planınız İçin Önerilerde Bulunması İçin Personeli Güçlendirin

Daha fazla bilgi edin

Temel zorlukları/riskleri belirledikten sonra, bunların neden olduğunu anlamaya başlayabilirsiniz. Daha sonra, bir daha yaşanmaması için bu sorunlara beyin fırtınası yapabilirsiniz. Gelecekteki herhangi bir olaya hazırlık olarak, personelin araması gereken acil durum irtibat kişilerini not edin. Acil durum planının prosedürlerini ve her biri için hangi kaynaklara ihtiyaç duyabileceğinizi de not edebilirsiniz.

Acil durum planınızın prosedürlerini listeledikten sonra, öncelik sırasına göre listelemeniz gerekecektir. Sektör ne olursa olsun, güvenlik her zaman listenin başında olmalıdır. Örneğin inşaat sektöründe çalışıyorsanız iskelenin nasıl kurulması gerektiğine karar vermeniz gerekiyor. İskele yetersiz bir şekilde inşa edilmişse, güvenlik prosedürü acil durum planına göre yürütülecektir. İşçileri önceden uyarmak, onları tehlikeye maruz kalmaktan koruyacak ve bu süreçte potansiyel olarak hayat kurtaracaktır.

Acil durum planınızın mümkün olduğu kadar etkili olması için, yöneticilerin doğru prosedürleri bulmasının saatlerini alan büyük bağlayıcılardan kurtulmanın zamanı geldi. Connecteam gibi uygulamalar, personelinizin beklenmedik durum prosedürlerine kolayca erişebilmesi ve olası zorluklar ortaya çıkmadan önce diğer ekip üyelerini uyarabilmesi için ihtiyacınız olan her şeye sahiptir.

• Ekip üyeleri, acil durum planı için fikir göndermek üzere öneri kutusunu kullanarak çalışan katılımını artırabilir.
• Connecteam'in bilgi merkezi ile tüm prosedürlerinizi resimler, videolar vb. ile birlikte yükleyebilirsiniz. Bu, ekibinizin bir durum meydana geldiğinde tam olarak ne yapması gerektiğini bilmesine yardımcı olacaktır. Çalışanlar, telefon görüşmelerinde yöneticilerle gidip gelmek zorunda kalmadan ne yapacaklarını görsel olarak görebilirler. Aksi takdirde, iç iletişim yoluyla (1:1 veya grup sohbeti) yöneticileriyle iletişime geçebilirler.

• Ekip üyelerinin prosedürleri izleyerek acil durum planını yürütmesine izin vermek için görev yönetimini kullanın.
• Acil durum planının okumaya hazır olduğunu ve gerekirse takip edildiğini tüm ekibinize bildirmek için güncellemeler gönderin. Çalışanlar, devam etmeden önce her sayfayı okumalı ve herkesin okuyup anladığından emin olmalıdır.
• Vardiya planlaması, zihinsel yükü ve insan hatası olasılığını ortadan kaldırır. Örneğin, bu özellik çalışanları otomatik olarak çatışmalara karşı uyarır. Yöneticiler, en kötü durum senaryosu gerçekleştiğinde kimin müsait/müsait olmadığını görebilir ve gerekli tüm vardiyaların doldurulmasını sağlayabilir.
• İnsan hatası olasılığını en aza indirerek her şeyin önceden kontrol edildiğinden emin olmak için formları/kontrol listelerini kullanın. Risk değerlendirme formlarını çalışanlara kolayca gönderin. Bu özellikle güvenlik ve sağlık çalışanları için faydalıdır.

Acil durum planınız yayınlanmaya hazır olduğunda bile, onu yeniden gözden geçirmek ve olabildiğince etkili ve verimli olduğundan emin olmak önemlidir. Şirketiniz büyüdükçe, acil durum planınız da büyümelidir. Bu, zamanla değerlendirilmesi ve düzenlenmesi gereken, devam eden bir çalışmadır.

Örneğin, doğal afetler ve küresel salgınlar, yöneticilerin prosedürleri sağlık ve güvenlik protokolüne uygun olarak değiştirmesini gerektirebilir.

Acil Durum Planlarının Sonuçları

Her şey söylenip yapıldığında, bir acil durum planının, çalışanların saatlerce eğitim almasını gerektirecek bir şey olması gerekmez. Ayrıca, tüm çalışanlarınızı tek bir odada toplamayı gerektirmez; bu, masasız çalışanlar için özellikle zorlayıcı olabilir.

Gerçek şu ki, acil durum planınızı bir yığın kağıda yazdırmanız gerekmeyecek. Bunun yerine, planınızı harekete geçirmek ve ilerledikçe ilgili değişiklikleri yapmak için hepsi bir arada bir uygulama kullanın.

Connecteam'i kullandığınızda, artık kendinize bir acil durum planının ne olduğunu veya çok çeşitli gelecekteki sorunları nasıl çözeceğinizi sormayacaksınız. Kendinize şunları soracaksınız: "Neden daha önce bir tane yaratmadım?"