CRM nasıl başarılı bir şekilde uygulanır? Adım adım bir süreç

Bir CRM sistemi uygulamak, herhangi bir işletmeye önemli faydalar sağlayabilecek katma değer yaratan büyük bir süreçtir. Bir kuruluşun mevcut ve potansiyel müşterileriyle olan iletişimini izlemek ve yönetmek için CRM yazılımını seçme, yükleme ve kullanma sürecidir.

Ancak CRM uygulaması büyük bir harekettir. Doğru CRM'i bulmak ve uygulamak, çalışanlara ihtiyaç duydukları bilgileri doğru zamanda sağlamak için çok önemlidir. Ayrıca, yeni bir CRM planlandığında, önemli bir özelliği kaçırmamak için her departmanın ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmak akıllıca olacaktır. CRM'niz herkes için çalışmıyorsa, bu tüm şirket için bir sorundur.

Ama acele etmeyin – bu makalede, bir CRM sistemini başarılı bir şekilde uygulamak için adım adım bir süreç sunacağız.

O halde lafı fazla uzatmadan başlayalım!

CRM uygulamasındaki adımlar nelerdir?

Doğru CRM çözümünü seçmek çok önemlidir, ancak işiniz için işe yaraması için önemli adımlar gereklidir. İster eski bir CRM sistemini değiştiriyor olun, ister ilk kez bir kullanıcı olun, uygulama stratejiniz çok önemlidir.

Doğru CRM stratejisi, yalnızca satış sürecinizi kolaylaştırmakla kalmayacak, aynı zamanda müşteri deneyimini iyileştirecek ve hem satış görevlileri hem de yöneticiler için iş akışını optimize edecektir.

İşte CRM uygulama sürecinde yer alan adımlar.

Adım 1: CRM uygulama stratejinizi tanımlayın

Her başarılı uygulama, sağlam bir CRM stratejisi oluşturmakla başlar. CRM ile ulaşmak istediğiniz amaç ve hedefleri ve sistemin nasıl kullanılmasının beklendiğini içerir.

Örneğin, satışlarınızı büyütmeyi ve yeni pazarlara açılmayı hedefliyorsanız, satış gücü otomasyonu özellikleri en büyük önceliğiniz olmalıdır. Sonuç olarak, CRM sistemi uygulamanız için öncelikli bir temel işlevsellik kümesine sahip olacaksınız.

Ayrıca, CRM yazılım uygulaması ile ulaşılacak somut ve ölçülebilir hedef ve hedeflerin atanması tavsiye edilir. Baştan hedefler belirlemek, istenen sonuçlara ulaşmayı kolaylaştırır.

2. Adım: Bir çekirdek ekip oluşturun

CRM'inizin doğru kullanıldığından ve kuruluş genelinde başarıyla benimsendiğinden emin olmak için özel bir CRM ekibine sahip olmak çok önemlidir. Ekip ayrıca, uygulama sonrası ilerlemeyi izleyecek ve CRM yazılımının şirket için en iyi şekilde çalışmasını sağlamak için geri bildirim alacak.

Aşağıda, CRM ekibinizde ihtiyaç duyduğunuz kilit üyeler bulunmaktadır:

• Proje Müdürü
• geliştiriciler
• Bilgi Teknolojileri Yöneticisi
• satış ekibi yöneticisi
• QA test kullanıcıları
• Yönetici sponsoru
• yazılım analisti
• yazılım test mühendisi

Teknik bilgi birikimine sahip kurum içi uzmanlarınız yoksa, güvenilir bir kurumsal yazılım geliştirme şirketi ile ortak olabilirsiniz. Profesyoneller, baştan sona CRM uygulama sürecinde size rehberlik edecek.

[ Ayrıca Okuyun : Özel bir CRM sistemi nasıl oluşturulur? ]

Çekirdek bir CRM ekibine sahip olmanın yanı sıra, tanımlanmış tüm son kullanıcıları bir araya getirmek çok önemlidir. En çok hangi özelliklere ihtiyaç duyduklarını, ne kadar eğitime ihtiyaç duyacaklarını ve yeni sistemi kolaylıkla tanıtmanıza yardımcı olacak çeşitli diğer veri noktalarını belirlemek için onlardan geri bildirim almak çok önemlidir.

Artık bir ekibiniz olduğuna göre, ayrıntılı CRM uygulama planına göre hedeflerini gerçekleştirmesi gerekecektir.

3. Adım: Bir CRM uygulama planı oluşturun

Bir CRM uygulama planı, CRM yazılımının başarılı bir şekilde benimsenmesi için ekibinizin ve işletmenizin atması gereken aşamaları özetlemektedir. Bir CRM uygulama planı geliştirirken, hedeflerinize ulaşmak için mümkün olduğunca kısa ve düzenli olmak çok önemlidir.

Bir CRM uygulama planı aşağıdaki unsurları içermelidir:

Hedefler: Hedefler , CRM'nin şirketinizin hedefleriyle nasıl uyumlu olduğunu tanımlamalı ve çalışanların onu kullanmaktan nasıl yararlanacağını açıklamalıdır. Bu aynı zamanda ekibinizin uygulama sonrası yazılımın başarısını ölçmesine de yardımcı olacaktır.

Anahtar oyuncular: Bu, CRM sistemlerinin başarılı bir şekilde uygulanmasından sorumlu olacak tüm kilit oyuncuları içerir. Ekip üyelerinin rollerini, katılım düzeylerini ve temel sorumluluklarını not edin.

Bütçe: Bütçe, büyük ölçüde CRM platformunun maliyetini içerecektir. Ayrıca özellik yükseltmeleri, dışarıdan işe alınanlar veya danışmanlar ve özelleştirme veya veri geçişi ile ilgili gelişmiş yapılandırmalarla ilgili diğer olası masrafları da hesaba katın.

Zaman Çizelgesi: CRM yazılımını kurmak, çalışanları yazılımın nasıl kullanılacağı konusunda eğitmek ve lansman sonrası ilerlemeyi izlemek için bir zaman çizelgesi planlayın.

Bir CRM'yi uygulamak için geçen süre şirketinizin büyüklüğüne, taşınması gereken veri hacmine ve yazılımın karmaşıklığına bağlıdır. Teknik zorluklar ve hata ayıklama ile ilgili olası aksilikler için ekstra zaman kazanabilirsiniz.

4. Adım: CRM ayarlarını özelleştirin

Bir sonraki önemli adım, CRM uygulama planınızda özetlenen hedeflere dayalı olarak CRM ayarlarını özelleştirmektir. Neredeyse her yazılım, kullanıcıların aşağıdaki öğeleri özelleştirmesine olanak tanır:

• Şirket profili ve ayarları
• Özel Alanlar
• izinler
• Düzenler
• varlıklar
• Panolar
• iş akışları
• Uygulama entegrasyonları
• boru hatları
• Yönetici ayarları

Lansmandan önce ekibiniz, istenen tüm özelleştirmelerin yerinde olduğundan emin olmalıdır.

Adım 5: Hangi verilerin taşınması gerektiğini belirleyin

Veri taşıma, verileri bir yazılımdan diğerine taşıma işlemidir. Ya e-tablolardan ya da önceki CRM'nizden veri aktaracaksınız. Kolay bir işlem gibi görünse de, tüm bilgilerin yeni CRM yazılımına düzgün bir şekilde taşınmasını sağlamak için veri aktarımı dikkatli yapılmalıdır.

Verileri aşağıdaki üç yolla aktarabilirsiniz:

Veri taşıma aracı: Bir veri taşıma aracı, eski sisteminizden yeni sisteme veri aktarımına yardımcı olur. CRM yazılımınızla uyumlu aracı seçtiğinizden emin olun.

Yerel CRM entegrasyonu: Bu yöntemi kullanarak verilerinizi bir CSV dosyası olarak kaydeder ve doğrudan yeni CRM'ye yüklersiniz. Bu genellikle zaman alan bir süreçtir.

Özel veri taşıma: Bu yöntem, önemli bir etkinlik geçmişine (çağrı kayıtları ve e-postalar gibi) sahip büyük miktarda veri veya dosya aktarır.

Mevcut sistemlerinizden tüm verileri taşımanız gerekmez. Özellikle CRM'nizde bir amaca hizmet etmeyeceklerse, bazılarını geride bırakmayı seçebilirsiniz. Güncel olmayan satış raporlarını ve müşteri ayrıntılarını ve kötü biçimlendirilmiş elektronik tabloları içerebilir.

[Ayrıca Okuyun: İşletmeler için Veri Bilimi ve Analitiği Üzerine Eksiksiz Bir Kılavuz]

6. Adım: Üçüncü taraf uygulamaları ve araçları entegre edin

CRM yazılımınızı Slack ve Facebook gibi üçüncü taraf araçlar ve uygulamalarla entegre etmek, kuruluşunuzun genel verimliliğini en üst düzeye çıkarır. Bu, ekibinizin CRM platformundan ayrılmadan önemli müşteri verilerini toplamasını sağlar.

CRM'ler genellikle yüzlerce üçüncü taraf entegrasyonu sunar, bu nedenle bunlara ekibiniz için neyin daha önemli olduğuna göre öncelik verin.

Popüler entegrasyonlardan bazıları şunlardır:

• Müşteri adayı oluşturma araçları
• Sosyal medya uygulamaları
• E-posta uygulamaları
• Proje yönetimi araçları
• Canlı sohbet programları
• Pazarlama ve e-posta otomasyon programları
• Yardım masası uygulamaları
• Analitik araçlar

7. Adım: Performans ve güvenlik için CRM'yi test edin

Bir sonraki önemli adım, CRM yazılımının düzgün çalışıp çalışmadığını ve gereksinimlerinize uygun olup olmadığını doğrulamak için test etmektir. Tek tek bileşenlerin birlikte nasıl çalıştığını öğreneceğiniz ve amaçlandığı gibi çalıştıklarından emin olmak için müşteri temas noktalarını değerlendireceğiniz ancak test yoluyla olur.

CRM'yi test ederken en çok dikkat etmeniz gereken temel alanlar şunlardır:

Taşınan veriler: Yinelenen bilgi olmadığından ve verilerin doğru şekilde eşlendiğinden ve sıralandığından emin olun.

Performans: CRM, herhangi bir gecikme ve güçlük çekmeden görevleri yerine getirebilmelidir. Performans testi, bir CRM yazılımının yanıt süresini, yoğun saat kullanımını ve sunucu kullanımını hesaba katar.

Entegrasyonlar: Doğru şekilde bağlandıklarından emin olmak için şirketinizin tüm entegre araçlarını ve uygulamalarını inceleyin.

Güvenlik: CRM yazılımınız, şifreleme gibi özellikler aracılığıyla müşterinizin bilgilerini koruyabilmelidir.

Her şey yeterince yapılandırılıp kontrol edildikten sonra, artık CRM'yi şirketin geri kalanına tanıtabilirsiniz.

8. Adım: Kullanıcılarınızı eğitin

Yeni CRM yazılımınız artık resmi olarak personel tarafından kullanıma hazır. Ekibinizin CRM eğitiminden geçmesi ve yeni sistemin nasıl kullanılacağını öğrenmesi gerekiyor. Sistemin kullanımıyla ilgili engelleri ve sorunları en aza indirmek için onlardan düzenli olarak geri bildirim almak da önemlidir.

9. Adım: Dahili kullanım yönergeleri oluşturun

CRM'yi kullanmak için ortak yönergeler oluşturun ve bunu ekip üyelerinizle paylaşın. Bu, tüm süreci herkes için çok daha pürüzsüz ve kolay hale getirecektir.

CRM yönergelerinin sistemdeki değişiklikleri yansıtacak şekilde güncellenmesi gerekir. Nasıl, ne ve ne zaman sisteme girilmesi gerektiği de dahil olmak üzere her şey kılavuzlarda açıkça tanımlanmalıdır.

Adım 10: Uygulama sonrası performansı izleyin

CRM yazılımını kullanıma sunduktan hemen sonra, çalışanlarınızın onu etkin kullanıp kullanmadığını izlemek önemlidir. Aşağıda, hedeflenen son kullanıcılar arasında yüksek benimseme oranları sağlamak için atabileceğiniz birkaç adım yer almaktadır:

Sürekli eğitim sunun: CRM eğitimi devam eden bir süreç olmalıdır. Özellikle CRM yazılımındaki herhangi bir değişikliğin ışığında, düzenli çevrimiçi seminerler ve yüz yüze dersler sunun.

Geri bildirimi teşvik edin: Çalışanlardan sürekli geri bildirim alın. Yazılımı yeterince sağlam bulmazlarsa veya kullanmayı zor bulurlarsa, onları dinleyin ve uygulanabilir değişiklik için uygun adımları atın.

Doğrudan yöneticilerin dahil olduğundan emin olun: Acil denetçileri bir CRM'nin faydalarını tanıtırsa ve aynı zamanda kendi iş akışlarına dahil ederse, son kullanıcılar yeni yazılımı kullanmaya daha yatkın olacaktır.

Kullanıcı katılımı ve genel uygulama sürecini değerlendirerek, yeni CRM'nin şirketinize değer katıp katmadığını belirleyebilirsiniz.

Şimdi en önemli soruyu yanıtladık – CRM uygulamasının adımları nelerdir – CRM uygulama süreciyle ilgili birkaç zorluğu tartışalım.

CRM uygulama zorlukları ve hesaba katılması gereken riskler

CRM gibi üst düzey yazılımların geniş çapta uygulanması, zorluklar olmadan olmayacaktır. Ancak bu risklerin farkında olmak ve bunlara önceden hazırlanmak tüm süreci kolaylaştırabilir.

CRM sistemlerinin uygulanmasındaki en büyük zorluklardan biri, hedef kullanıcılar arasında düşük benimseme oranıdır. Yazılım çok karmaşıksa veya kullanıcılar uygulamanın arkasındaki nedeni anlamıyorsa, onu kullanmama ihtimalleri yüksektir. Ayrıca, yeni CRM'nizin öğrenilmesi ve kullanılması karmaşıksa, yeni sistemi öğrenene kadar satış ekibi genelinde verimliliğin düşmesine neden olabilir.

Doğru CRM, işletmeniz büyüdükçe ölçeklenecektir. Ancak yanlış CRM'yi seçmek, ihtiyaç duyduğunuz özellikler için ek maliyetlerle büyümeyi durduracaktır. Ek olarak, yeni CRM'niz sürekli geliştirilmiyor veya güncellenmiyorsa, hızlı bir şekilde zamanın gerisinde kalacak ve ekibiniz için bir yük haline gelecektir.

Son düşünceler

CRM yazılımı uygulama süreci zor olabilir. Ancak, biraz dikkatli planlama ile uygulama sürecinizi büyük bir başarıya dönüştürebilirsiniz! Yatırımınızı en üst düzeye çıkarmak için uygulamanın, yapılandırmanın ve testin uygun şekilde planlandığından ve yapıldığından emin olun.

Appinventiv'de uzmanlarımız, yalnızca işiniz için en iyi CRM yazılımını geliştirme konusunda usta olmakla kalmaz, aynı zamanda yeni entegre edilmiş CRM sisteminizle ilgili entegrasyon, özelleştirme, eğitim ve geri bildirim toplama konusunda da eğitimlidir. Ekibimiz, CRM uygulamasındaki varsayımları tamamen ortadan kaldırır ve diğer önemli iş süreçlerine odaklanabilmeniz için zamandan tasarruf etmenize yardımcı olur.

Önde gelen bir kurumsal yazılım geliştirme şirketi olarak, birçok işletmenin farklı iş ihtiyaçlarını karşılamaları için başarılı CRM uygulamalarına yardımcı olduk.

Bu nedenle, işinizde bir CRM sistemi de uygulamak istiyorsanız, tüm süreç boyunca size rehberlik edecek ve size sınıfının en iyisi CRM çözümünü sunacak profesyonellerimizle iletişime geçin.