İş Yerinde Dijital İletişim Nedir? (+ Kullanılacak En İyi Yazılım)

Dijital iletişim araçları, günlük iş operasyonlarında önemli bir rol oynamaktadır. Soruları yanıtlayabilmeniz, işle ilgili güncellemeleri alabilmeniz ve daha fazlası için iş günü boyunca ekibinizle iletişiminizi sürdürmenize olanak tanırlar. Aynı zamanda çalışanlarınızın aynı odada bulunmalarına gerek kalmadan birbirleriyle konuşmalarını sağlayarak iletişimi kolaylaştırırlar.

Bu kılavuzda, işyerinde iletişim kurmak için yazılım kullanmanın faydalarını açıklıyoruz ve ekibinizi döngüde tutmak için en sevdiğimiz 3 aracı vurguluyoruz.

Dijital İletişim Nedir?

Dijital iletişim, öncelikle bir bilgisayar, akıllı telefon veya tablet gibi başka bir mobil cihazda dijital olarak gerçekleşen her türlü iletişim biçimini içerir. E-postalardan ve metin mesajlarından görüntülü aramalara ve sosyal medya etkileşimlerine kadar her şeyi içerir.

İşletmeniz muhtemelen halihazırda bazı dijital iletişim biçimlerini kullanıyor. Örneğin, bugün e-posta olmadan çalışan bir işletme bulmak nadirdir. Ve uzaktan çalışma çağında, video konferans ve anlık mesajlaşma platformları giderek yaygınlaşıyor.

Dijital iletişimin temel özelliklerinden biri, bilginin anında iletilmesidir. Bir mesaj gönderir göndermez, mesajınız ekibinize iletilir ve işlerine devam edebilirler.

Verimlilik açısından, bu, her çalışanın masasına el yazısıyla yazılmış bir not bırakmaktan veya bilgi paylaşmak için ofiste çalışanlarınızı takip etmekten çok büyük bir adımdır.

Dijital Çağ İşyerinde İletişimin Faydaları Nelerdir?

İş yerinde dijital iletişimin faydaları o kadar çoktur ki, günümüzde neredeyse hiçbir işletme tamamen analog iletişimle çalışmamaktadır. Dijital araçların sağladığı bazı önemli avantajlara daha yakından bakalım.

Anında bilgi paylaşımı

Dijital iletişim araçlarının bir numaralı faydası, anında bilgi paylaşmanıza olanak sağlamasıdır. Bir çalışanla gerçek zamanlı olarak kısa mesaj yoluyla gidip gelebilirsiniz. Ayrıca, daha karmaşık fikirleri tartışmak için bir görüntülü görüşmeye atlayabilirsiniz.

Bu yöntemlerin her ikisi de, bir çalışanla yüz yüze sohbet etmek veya onlara bir not bırakmak için ofisine gitmeniz gerektiğinden çok daha hızlı bilgi aktarır . Basitçe bilgi alışverişinde bulunabilir ve ardından hızla işinize geri dönebilirsiniz.

Artan üretkenlik

Dijital iletişimin hızının üretkenlik üzerinde büyük etkisi vardır. Çalışanlar, ihtiyaç duydukları bilgileri ihtiyaç duydukları anda alabilirler; artık yüz yüze toplantılar için boşa harcanan zaman yok.

Bilgi verimli bir şekilde iletildiğinden, iş günü boyunca daha az kesinti olur. Daha üretken çalışanlar, daha hızlı bir zaman ölçeğinde daha fazla iş yapılmasına yardımcı olabileceğinden, bunun şirketiniz için çok büyük faydaları vardır. Bu daha fazla gelir getirir, son teslim tarihlerine uymanıza ve müşteri memnuniyetini artırmanıza yardımcı olur.

Daha fazla esneklik

Dijital iletişim sayesinde, bilgileri etkili bir şekilde paylaşmak için sizin ve çalışanlarınızın aynı yerde olmanız gerekmez . Örneğin, sahadaki çalışanlarla ofiste mesajlaşabilirsiniz. Dijital iletişim araçları, uzaktan veya evden çalışan çalışanları da destekler.

Ayrıca dijital iletişim araçları ile çalışanların aynı anda çalışması gerekmemektedir . Eşzamansız iletişim platformları, çalışanlara daha sonra zamanları olduğunda yanıt verebilecekleri bir mesaj, sesli not veya video göndermenizi sağlar.

Geliştirilmiş bilgi saklama

Dijital iletişim araçlarının bir diğer faydası da bilgilerin saklanmasını kolaylaştırmasıdır. Karıştırma sırasında bir kağıt notun kaybolabileceği yerde, dijital bir mesaj sonsuza kadar sürer.

E-postaları ve diğer dijital iletişimleri klasörler halinde düzenleyebilir ve bunlar arasında daha sonra arama yapabilirsiniz. Bu, bilgilerin işletmenizde daha sonra ihtiyaç duyabilecek herkes için korunmasını sağlar. Ayrıca, belirli belgeleri veya iletişim kayıtlarını kaydetmenizi gerektiren çalışma düzenlemelerine uyumu kolaylaştırır.

Daha iyi müşteri deneyimi

Dijital iletişim, çalışanlarınıza yardım etmenin yanı sıra müşterilerinize de yardımcı olur.

Dijital platformlar, müşterilerin işletmenize sorularla daha kolay ulaşmasını sağlar. Bir sohbet robotundan anında yanıt alabilir veya ekibinize e-posta yoluyla sorular gönderebilirler.

Ayrıca mesajlaşma uygulamaları gibi dijital iletişim platformları aracılığıyla müşterilerle işbirliği içinde çalışabilirsiniz. Örneğin, ekibinizi ve müşterinizin işletmesinden temsilcileri içeren bir paylaşımlı mesajlaşma kanalınız olabilir. Bu, müşterilerinize işletmenizin onlar için yaptığı işlerde daha fazla söz hakkı verir.

Kolaylaştırılmış işbirliği

Dijital iletişim, ekibiniz içindeki işbirliğini birkaç önemli şekilde geliştirir.

İlk olarak, çalışanların aynı odada bulunmadan gerçek zamanlı olarak birlikte çalışmasını sağlar. Çalışanlar, mesajlar veya grup e-postaları yoluyla bir proje hakkında bilgi paylaşabilir veya video konferanslar aracılığıyla beyin fırtınası yapabilir veya sorunları çözebilir.

Ek olarak, dijital araçlar çalışanların eşzamansız çalışmasını sağlar . Tüm çalışanların bir toplantı için zaman ayırmasını istemek yerine, programlarına en uygun olan zamanda ortak bir proje üzerinde çalışabilirler.

Dijital iletişim platformları, iletişimi farklı görevler ve projeler etrafında organize etmenin yollarını da sunar. Bu, birden fazla projede birlikte çalışan çalışanların önemli bilgileri takip etmesini kolaylaştırır.

Yüz Yüze İletişim ve Dijital İletişim

İş yerinde dijital iletişimin birçok faydası olmasına rağmen, dijital alışverişler yine de yüz yüze iletişimin yerini tam olarak alamaz . Bir araştırmaya göre, yüz yüze iletişim, beyindeki nörolojik bağlantılar üzerinde sanal iletişimden farklı ve daha güçlü bir etkiye sahip. Yani yüz yüze iletişim, beyin fırtınası için sanal iletişime göre daha etkilidir.

Ancak, her bilgi alışverişinin yüz yüze olması gerekmez . Aslında, bir dereceye kadar yüz yüze etkileşimleri sürdürürken çoğu iletişimi dijital olarak tutmak genellikle çok daha verimlidir. Örneğin, bir ekip olarak büyük kararlar almak için yüz yüze toplantılar ayarlayabilirsiniz.

Teknoloji ilerledikçe, dijital ve yüz yüze iletişim arasındaki çizgi bulanıklaşıyor. Video konferans son birkaç yılda çok yol kat etti. Ek olarak, yeni sanal gerçeklik teknolojisi, yakın gelecekte uzaktan toplantıları yüz yüze toplantılar gibi hissettirebilir.

İşyerindeki Dijital İletişim Kanallarına Örnekler

Metin kanalları

Metin kanalları, çoğu insanın aşina olduğu dijital iletişim türüdür. Metin mesajları, e-postalar ve iş sohbeti uygulamalarında gönderilen mesajları içerir.

Şirketinizin intraneti, metin iletişimleri için bir kanal görevi de görebilir. Örneğin, intranetinize gönderilen dijitalleştirilmiş bir çalışan el kitabı, bir dijital iletişim biçimidir.

sesli notlar

Sesli notlar, bilgileri hızlı bir şekilde iletmenin bir yolu olarak giderek daha popüler hale geliyor. Akıllı telefon SMS uygulamaları ve iş sohbet uygulamaları gibi metin mesajlarını destekleyen birçok platform artık sesli notları da destekliyor.

Video konferans

Video konferans araçları çeşitli yetenekler sunar. 2 yönlü görüntülü görüşme veya daha büyük bir toplantı düzenleyebilirsiniz. Ayrıca bir web semineri düzenleyebilir veya bir video kaydedip e-posta veya sohbet uygulaması aracılığıyla paylaşabilirsiniz.

Sosyal medya

Kişisel yaşamınızda en çok sosyal medyaya alışkın olabilirsiniz, ancak müşterilerle bağlantı kurmak için çok yararlı bir kanal olabilir. Önemli duyuruları paylaşmak için işletmenizde sosyal medya tarzı bir besleme de kullanabilirsiniz.

Anketler

Anketler, çalışanlarınızdan geri bildirim veya fikir toplamak için etkili bir dijital araçtır. Connecteam gibi bir platformla, anketlerin isimsiz mi yoksa çalışanların isimlerinin mi ekleneceğine karar verebilirsiniz.

Proje yönetimi araçları

Birçok proje yönetimi aracı, ekibinizin devam eden işler hakkında iletişim kurmasına yardımcı olan özellikler içerir. Örneğin, bir göreve belgeler ve notlar ekleyebilir ve bunu, yeni bir ataması olduğuna dair bir bildirim alacak olan bir çalışana atayabilirsiniz.

Bu İlginizi Çekebilir:

2023 için en iyi ücretsiz görev yönetimi yazılım araçları kılavuzumuza göz atın.

Takvimler

Takvimler, toplantılar, son tarihler ve diğer etkinlikler hakkında iletişim kurmanın bir yolunu sunar. Örneğin, yaklaşan bir video konferans hakkında çalışanlara bir takvim daveti gönderebilirsiniz.

İşyeri Dijital İletişim Yönergeleri

İş yerinizde dijital iletişimden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olmak için, takip etmeniz gereken birkaç yönergeyi burada bulabilirsiniz.

İletişim kurmak için birden fazla kanal kullanın

Ekibinizle iletişim kurmak için birden fazla kanal kullanmak size daha fazla esneklik sağlar ve bilgileri daha etkili bir şekilde paylaşmanıza olanak tanır. Örneğin, bir çalışanla basit bir karşılıklı görüşme için kısa mesaj kullanabilir, ancak beyin fırtınası yapmak veya ekip olarak karar vermek için video konferansı tercih edebilirsiniz.

Genel bir kural olarak, ekibiniz için en uygun olan 2 ila 4 iletişim kanalını kullanmaya odaklanın.

Eğitime zaman ayırın

Kullandığınız dijital iletişim araçlarına bağlı olarak alışmaları biraz zaman alabilir. Bu nedenle, çalışanlarınızı bunları nasıl düzgün kullanacakları konusunda eğitmek için zaman ayırmanız önemlidir. Eğitim, yalnızca bir yazılımın nasıl çalıştığını açıklamayı değil, aynı zamanda ekip üyelerinizin onu gün boyunca nasıl kullanmasını beklediğinizi de içerebilir.

Çalışanları bildirimlerle aşırı yüklemeyin

Bazı araçlar, iletişimi o kadar kusursuz hale getirir ki, çalışanları bildirimlerle aşırı yüklemek kolaydır. Bundan kaçınmanın bir yolu, mesajlarınızı bir parça bilgiye ihtiyaç duyan belirli çalışanlara hedeflemektir. Bir konu çok fazla karşılıklı mesajlaşma gerektiriyorsa, hızlı bir sesli veya görüntülü aramaya geçmek daha kolay olabilir.

Mesajlarınızı düzenleyin

Birçok iş sohbeti uygulaması, konuşmalarınızı kanallar halinde düzenlemenize olanak tanır. Siz ve çalışanlarınızın üzerinde çalıştığınız her proje veya ekip için yeni bir kanal oluşturabilirsiniz . Bu, yalnızca bilgileri daha sonra bulmayı kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda mesajlarınızın yalnızca bilgilerin ilgili olduğu çalışanlara gitmesini sağlar.

Şirket çapında bir iletişim politikası geliştirin

Her işletmenin net bir iletişim politikası olmalı ve sizinki, çalışan el kitabınıza dahil edilmelidir.

İletişim politikanız, hangi iletişim araçlarını ne zaman kullanacağınızı düzenleyebilir. Ayrıca, iş iletişimlerinizde hangi tür konuşmalara izin verildiği ve hangi konuların yasak olduğu konusunda yönergeler oluşturabilir . Bu, iş yerinizin tüm çalışanlar için kapsayıcı hissetmesini sağlamak için önemlidir.

2023 Yılının En İyi Dijital İletişim Araçları ve Yazılımları

İş yerinde dijital iletişim için düzinelerce platform var ve bunları en iyi 3 seçimimize göre daralttık.

Connecteam, ekibinizle iletişim kurmak için tonlarca özellik içeren hepsi bir arada bir iş operasyonları platformudur .

Başlamak için Connecteam, doğrudan uygulamanın içine yerleştirilmiş, kullanımı kolay bir sohbet özelliği sunar. Mesajlar, sesli notlar, fotoğraflar ve videolar, ekler ve daha fazlasını gönderebilirsiniz. Hem bire bir hem de grup görüşmelerini destekler ve sohbetlerinizi görev veya ekip tabanlı kanallar halinde düzenleyebilirsiniz.

Connecteam'i diğer sohbet uygulamalarından ayıran bir şey, yöneticilere sağladığı kontrol düzeyidir. Hangi çalışanların katılıp hangi kanallarda paylaşımda bulunabileceğine siz karar verirsiniz ve konu ile ilgili ve profesyonel kalmalarını sağlamak için konuşmaları yönetebilirsiniz.

Departman veya şirket çapındaki duyurular için Connecteam, sosyal medya tarzı güncellemeler beslemesi . Yorumları ve beğenileri destekler, ancak bunları herhangi bir gönderi için kapatma seçeneğiniz de vardır. Gönderileri önceden planlayabilir ve güncellemelerinizi kimlerin görüntülediğini de takip edebilirsiniz.

Connecteam ayrıca özelleştirilebilir anketler ve yoklamalar ile çalışanlardan geri bildirim toplama sürecini kolaylaştırır. Anketler anonim yanıtları destekler ve anında geri bildirim toplamak için canlı anketler bile düzenleyebilirsiniz.

Connecteam'deki diğer iletişim özellikleri arasında bir çalışan dizini, bilgi merkezi ve etkinlik takvimi bulunur. Bilgi merkezi, çalışan el kitabınız, operasyon belgeleri ve daha fazlası gibi önemli belgeleri saklamanıza olanak tanır.

Ayrıca Connecteam, çalışanların devam eden görevler hakkında notlar paylaşmasını sağlayan proje yönetimi araçları içerir.

Connecteam , 10 çalışana kadar olan işletmeler için tamamen ücretsizdir . Daha büyük işletmeler için, fiyatlandırma 30 kullanıcıya kadar ayda sadece 29 ABD dolarından başlar.

Connecteam'i bugün ücretsiz kullanmaya başlayın!

Zoom, uzak ekiplerin işbirliği yapmasına yardımcı olabilecek, yaygın olarak kullanılan bir video konferans çözümüdür. Yöneticiler bire bir toplantılar düzenleyebilir veya aynı anda 1.000'e kadar katılımcıyı ağırlayabilir. Kullanıcılar, toplantılar sırasında canlı anketler düzenleyebilir veya sunumlar için ekranları paylaşabilir.

Zoom toplantıları, kullanıcıların fikirlerini paylaşmasına ve birlikte karar vermesine olanak tanıyan sanal beyaz tahtaları içerir. Beyaz tahtalar eşzamanlı düzenlemeyi destekler ve fikir oluşturma sürecini hızlı bir şekilde başlatmaya yardımcı olmak için şablonlarla özelleştirilebilir.

Yazılım ayrıca toplantı sahiplerinin bir toplantı sırasında katılımcıları ara odalarına ayırmasına da olanak tanır. Bu, çalışanların küçük ekipler halinde fikirler üzerinde çalışmasını ve ardından tüm gruba rapor vermesini sağlar.

Ek olarak, Zoom bir e-posta istemcisi, paylaşılan bir takvim ve bir ekip sohbeti içerir.

Zoom, kullanıcıları 40 dakikalık toplantılarla sınırlayan ücretsiz bir plan sunar. Ücretli planlar, kullanıcı başına aylık 15,99 ABD dolarından başlar.

Google Workspace; Google Drive, Gmail, Meet ve daha fazlasını içeren bir üretkenlik paketidir. Drive, ekipler arasında işbirliğini kolaylaştırması nedeniyle bir iletişim aracı olarak özellikle ilgi çekicidir.

Google Drive ile birden çok çalışan aynı dokümanı, e-tabloyu veya sunuyu aynı anda düzenleyebilir. Ayrıca bir belge içinde yorum bırakabilirler.

Yorumlama, çalışanların eşzamansız olarak çalışmasına olanak tanır ve bu, birden çok saat dilimine dağılmış ekipler için yararlıdır. Yorumlar, çalışanların karşılıklı konuşmalar yapabilmesi için dizilmiştir.

Ayrıca, Google Drive, Google Workspace'in bir parçası olduğu için çalışanlar, bir görevi daha ayrıntılı olarak ele almaları gerektiğinde Meet ile görüntülü görüşmeler başlatabilir.

Google Drive, kullanıcıların dosyaları klasörler halinde düzenlemesine ve bunları çalışan gruplarıyla paylaşmasına da olanak tanır. Yöneticiler, dosya paylaşırken bir not bırakabilir ve bir dosyanın içeriğini kimin düzenleme iznine sahip olduğunu denetleyebilir.

Google Workspace, kullanıcı başına aylık 6 ABD dolarından başlar.

Çözüm

Dijital iletişim, mesajlaşmayı, sosyal medyayı, video konferansı ve çok daha fazlasını içerir. İş yerinde dijital iletişim araçları, çalışanların işbirliği yapmasını kolaylaştırabileceği gibi, üretkenliği artırmaya yardımcı olabilir ve bilgileri organize etmenize yardımcı olabilir.

Sayısız seçenek var ama işletmeler için favori dijital iletişim araçlarımızdan üçü Connecteam, Zoom ve Google Workspace. 3 platform karşılaştırıldığında, Connecteam en iyi hepsi bir arada çözüm olarak öne çıkıyor. 10 veya daha az çalışanı olan işletmeler için ücretsiz bir planın yanı sıra her büyüklükteki ekip için uygun fiyatlı ücretli planlar sunar.

SSS

digitalcommunication'nin tanımı nedir?

Dijital iletişim, elektronik olarak, genellikle internet üzerinden gerçekleşen her türlü iletişimdir. E-posta, anlık mesajlaşma, görüntülü arama ve sosyal medyayı içerir.

İş yerinde en yaygın dijital iletişim türü nedir?

İş yerinde yaygın olarak kullanılan dijital iletişim türleri arasında e-posta, anlık mesajlaşma ve video konferans yer alır. Çok az işletme e-posta olmadan çalışabiliyor ve giderek artan sayıda işletme, bilgileri hızlı bir şekilde paylaşmak için ekipler içinde anlık mesajlaşmaya güveniyor. Bu arada, video konferanslar ekiplerin sanal olarak buluşmasını sağlar.

Dijital iletişim işletmeler için neden önemlidir?

İş yerinde dijital iletişimin birçok faydası vardır. Her şeyden önce, dijital iletişim araçları işletmelerin bilgileri hızlı bir şekilde paylaşmasını sağlar. Müşterilerle iletişim kurmak, çalışanlar arasındaki işbirliğini kolaylaştırmak ve üretkenliği artırmak için de gereklidirler. Bugün neredeyse tüm işletmeler dijital iletişime güveniyor.

Daha Fazla Harika Makaleyi Doğrudan Posta Kutunuza Almak İster misiniz? Abone olun