Olay Raporu Formlarını Dijitalleştirin ve İşyeri Olaylarını Dönüştürün

İster küçük bir işletme ister büyük bir işletme olun, iş kazası ve kazalar, ölümcül veya küçük ramak kalalar, çevresel vakalar, tesis veya çalışma ortamı kusurları gibiişyeri olaylarından her zaman kaçınmak ve bir adım önde olmak istersiniz .Bunun da ötesinde, daha güvenli bir iş yeri oluşturmak ve iş yeri ortamını sürekli olarak nasıl iyileştireceğinizi belirlemeye yardımcı olmak için iyi bir olay raporlama kültürünü teşvik etmelisiniz.

Çalışanınızın güvenliğini sağlamanın yanı sıra,işletmenizin her zaman OSHA'nın düzenleyici standartlarına uygun olduğunu da garanti etmelisiniz.Bir yönetici olarak, bir işyeri olayını önlemek için mümkün olan her şeyi yaptığınızı ve meydana geldiğinde hangi adımları attığınızı göstermek için yeterli belgeye sahip olmalısınız.

Tüm bunlar, özellikle işyeri olaylarını halletmek için hala kalem ve kağıt kullanıyorsanız, aşağıdaki sorulara yol açar:

• Ama bir olay meydana geldiğinde süreciniz nedir?
• Bir çalışan olayı nasıl bildirir?
• Gerçek zamanlı olarak işleniyor mu?
• Çalışanların başvurabilecekleri ve buna göre hareket edebilecekleri bir el kitabı var mı?
• Bir yönetici olarak olayı diğer çalışanlarla nasıl hızlı bir şekilde paylaşabilirsiniz?
• Ve TÜM çalışanlarınızın mesajı aldığından nasıl emin olabilirsiniz?
• Hepsinden öte, yeni çalışanlar eski olayları nasıl öğrenebilir?

Yukarıdaki sorulardan ve güvenlik prosedürlerinizin ne kadar katı olması gerektiğinden, tehlikeleri ve olayları ele almanın bir yolu olduğu inkar edilemez ve aşağıda detaylandıracağımız şey de budur.

Tehlikeler ve Olaylar Nasıl Ele Alınır?

Bir Olaydan Önce:

Daha bir kaza bile olmadan, çalışanlarınızın olası bir tehlike hakkında sizi uyarmasını istersiniz!Örneğin, çökmüş bir merdiven, ıslak bir zemin veya açıkta kalan kablolar - bunlar, gelecekteki kazaları önlemeye yardımcı olacağı için önceden bilmek isteyeceğiniz tehlikelerdir.

Bir Olay Sırasında:

Bir çalışan bir kazaya karışırsa, çalışanınızın her bir olay türü için ne yapması gerektiğini bilmesi için her kaza türü için bir kontrol listesi hazır olmalıdır.

İlk adım, kontrol listesini gözden geçirmek, bir ambulans çağırmak ve ilgili acil durum irtibat kişisine haber vermektir. Ardından, olay raporu formunu doldurun. (Tabii ki, belirli bir işyeri olayı meydana geldiğinde ne yapılması gerektiğine dair etkili bir kontrol listesi oluşturmaktan sorumlusunuz.) Verileri mümkün olan en kısa sürede, örneğin tehlikenin ve çevrenin resimleri gibi bilgilerle birlikte almak önemlidir. bir GPS konumu ile.

Bir olay raporuna dahil edilmesi gereken önemli unsurlar

• Spesifik, olgusal ayrıntılar ve açıklamalar, ancak tarafsız kalın - çalışan bilgileri, olayın tarihi, saati ve koşulları.
• GPS konumu.
• Olaya ne yol açar.
• Olayın ve çevrenin fotoğraflarını ekleyin.
• Hangi vücut bölümünün yaralandığını ve hangi tedaviye ihtiyacınız olacağını ayrıntılı olarak açıklayın.
• Hasarlı ekipman, malzeme vb.
• Mümkün olduğunda tanık ifadelerine yer verin.
• Bazı bilgileri gizli tutun.
• Tüm ilgili tarafların imzaları.

Bir Olaydan Sonra:

Mümkün olan en kısa sürede, ıslak zemin veya kırık bir merdiven gibi benzer bir olaya maruz kalabilecek tüm çalışanlarla olayla ilgili bir güncellemeyi (ne olduğu ve nasıl önlenebileceği) paylaşın. Bu şekilde benzer olayların bir daha yaşanmasının önüne geçebilirsiniz.Olaydan birkaç gün sonra, meydana gelmesi durumunda bu olayın nasıl ele alınacağına ilişkin prosedürle ilgili yeni ve ayrıntılı bir güncelleme paylaşabilirsiniz.

Ancak, hala kalem ve kağıt gibi eski olay raporu formları kullanıyorsanız, geçiş yapma zamanı!2021'de kağıt kontrol listeleri ve prosedürler alakasız, mobile geçmelisiniz.

Yukarıdakilerin tümü vurgulanmışken, şirketlerin bir olay raporu doldurduğunu bilmeniz de önemlidir, çünkü bu aşağıdakileri kanıtlar:

• Şirket olayı kabul ediyor
• Şirket olayı araştırdı
• Şirket, olayla ilgili eyalet veya federal düzenlemelere uymak için gerekli tüm adımları attı.
• Şirket, olaya karışan herkesin olay raporuna dahil edildiğinden ve raporlarının kabul edildiğinden emin oldu.
• Şirket, olayın neden meydana geldiğini öğrenmek için bir kök neden analizi yaptı.
• Şirket, bunun tekrarlanmaması için gerekli adımları attı.

Ve bunu kristal netliğinde yapmamışsak, kalem ve kağıt gibi modası geçmiş yöntemler kullanmak artık yeterli olmayacaktır.

MobilOlay Bildirim Formlarına Geçmek NedenZorunlu?

Bir mobil olay raporu formu kullanırken, günlük görevlere öncelik vermenize ve operasyonları kolaylaştırmanıza olanak tanıyan bir dijital çözüm kullanıyorsunuz. Bu, evrak yığınlarıyla boğulmayacağınız, bunun yerine işinizi akıllı telefonunuzdan verimli bir şekilde yürütebileceğiniz anlamına gelir. Hareket halindeyken her şey izlenebilir ve yönetilebilir; dijital kontrol listeleri ve raporlar, günlük etkinliklerden kaynaklanan sürtüşmeleri azaltmaya, bilgi akışını otomatikleştirmeye ve daha iyi bir gözetim elde etmenize yardımcı olur.

Başka neden bir mobil olay bildirim formuna geçmelisiniz? Aşağıdakiler biraz daha ışık tutmalıdır.

• Tehlikeler ve olay raporları hakkında bilgi göndermek kolaydır. Ayrıca, her şey gerçek zamanlı olarak raporlanır.
• Sadece fotoğraf ve GPS konumu ekleyin. Bir resim bin kelimeye bedelse uzun uzun açıklama yazmaya gerek yok.
• Tüm çalışanlara erişilebilir ve her zaman kontrol listelerine ve formlara erişebilirler.
• Güncellenmiş bir prosedürün gönderilmesi tek bir tıklama alır.
• Tüm veriler ölçülebilir ve güvenli bir şekilde saklanır.
• Ekipmanı doğru bir şekilde nasıl kullanacağınıza ve tehlikeleri ve olayları nasıl ele alacağınıza dair videolar paylaşın.
• Kimin ne yaptığını görebileceğiniz gibi %100 uyumluluk.
• Dokümanlara, eğitim ve düzenleyici talepler için her zaman erişilebilir ve her güncellendiklerinde, tüm çalışanlar anında en son sürüme sahip olur.
• Olay raporu formlarını gerektiği gibi düzenli olarak iyileştirin ve güncelleyin.

Yukarıdakilerin tümü göz önünde bulundurularak, olay raporu yazılımı söz konusu olduğunda nelere dikkat etmeniz gerektiğini bilmelisiniz. Yalnızca sunduğu özellikler ve fiyattan çok daha fazlasıdır – her ikisi de önemlidir, ancak önemli olana odaklanabilmeniz için fazladan yol kat edebilecek bir olay raporu yazılımına ihtiyacınız vardır.

Olay Raporu Yazılımında Nelere Bakmalı?

• Cep telefonunda mevcut

Bu şekilde, çalışanlarınız her zaman tehlikeleri ve olayları raporlamanın doğasına bağlı kalır, çünkü bunu yapmak uygun ve çok kolaydır. Masası olmayan çalışanlarınız olduğunda, sizi bir olay veya tehlike hakkında bilgilendirmek için bilgisayar başında oturacak zamanları olmaz. Ancak doğrudan akıllı telefonlarında mevcut olduğunda, bu, hareket halindeyken her şeyin üstünde olabilecekleri anlamına gelir.

• kullanımı çok kolay

Uzun bir eğitim sürecinden geçmenize gerek yok, 1-2-3 kadar basit olmalı (özellikle teknolojiden daha az anlayan çalışanlarınız varsa). Hiç kimse bir uygulamanın nasıl kullanılacağını öğrenerek zaman kaybetmek istemez, sadece bunun çok karmaşık olduğunu öğrenmek için. Raporlama yapmak kolay değilse, çalışanlarınız bunu kullanmak için motive olmayacaktır!

• Uygulaması kolay

Bir uygulamanın indirilmesi saniyeler sürer ve karmaşık bir işlem değildir, böylece zamandan tasarruf edersiniz ve yeni olay raporlama yazılımını hemen kullanmaya başlayabilirsiniz.

• İletişim özelliklerini içerir

Çeşitli konularda özel veya grup sohbetleri açabildiğiniz için siz ve çalışanlarınız hiçbir anı kaçırmazsınız. Mesajın iletildiğinden ve kimsenin çok fazla bildirimle rahatsız olmadığından emin olmak için yorum özelliklerine sahip veya yorumsuz güncellemeler gönderin.

• Dijital formlar mevcuttur

Bir şablon arasından seçim yapın veya kendi özelleştirilmiş dijital formunuzu oluşturun.Bu, formların şirketin görünümüne ve hissine benzer olmasını sağlar , böylece çalışanlarınız gafil avlanmaz.

• Ekonomik

Şirketinizin büyüklüğüne bağlı olarak şirketiniz ve cüzdanınız için en mantıklı olan yazılımı seçmeniz gerekiyor.

Tüm bunları göz önünde bulundurarak, doğru olay raporu yazılımını nasıl seçersiniz? Kolları sıvadık ve sizin için işi hallettik! Aşağıda, şirketinize mükemmel uyum sağlayabilecek 12 olay raporu yazılımı seçeneği bulacaksınız.

En İyi 12 Olay Raporu Yazılım Çözümü

1. Bağlantı ekibi

Connecteam'in kullanımı kolay, hepsi bir arada mobil uygulaması, bir olayın raporlanmasını ve işlenmesini hızlı ve kolay hale getirir. Bir kaza olmadan önce (ıslak bir zemin gibi) bir rapor oluşturun, bir kazadan sonra bir olay rapor formu doldurun, bir olaydan sonra yapmanız gerekenlerin kontrol listesini görmek için bir kitaplık açın ve yeni protokolü dakikalar içinde herkese gönderin, bir olaydan günler veya haftalar sonra değil. Ek olarak, tüm iş numaraları Connecteam'deki çalışan dizininde saklanır, böylece belirlenen acil durum irtibat kişisine hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.

• Sağlam özellik seti: Sezgisel sürükle ve bırak düzenleyici, herhangi bir formu dakikalar içinde oluşturmayı kolaylaştırır. Görüntüler, imzalar, konum damgaları, açılır listeler, ses kayıtları, dosya ekleri vb. gibi gelişmiş yeteneklerle masasız ekibinizden bilgi alın.
• 7/24 erişim: Hareket halindeyken, ekibiniz herhangi bir formu doldurmak ve göndermek için uygulamaya erişebilir, böylece evrak işleri ve dağınık el yazısı, eski formlarla uğraşmak zorunda kalmazsınız ve günlerce (hatta haftalarca) beklemekten kurtulursunuz. doldurulması gereken önemli evraklar.
• Gerçek zamanlı bildirimler: Ekibiniz tarafından yapılan her girişte gerçek zamanlı olarak bildirim alın ve akıllı telefonunuzdan veya ofisten inceleyin. Ayrıca, tamamlama oranlarını takip edin, otomatik hatırlatıcılar ayarlayın ve formu doldurmayan herkesi takip edin.
• Hızlı bilgi işleme: Bir yönetici olarak farkında olmanız gereken şeyler, gelişmiş filtreleme ve aranabilir bir arayüz ile bir bakışta gerçekleşir. İstisnaları işaretleyin, geçmiş verileri analiz edin ve gerektiğinde bilgileri dışa aktarın. Ayrıca, önceki tüm girişler belgelenir ve ihtiyaç duyduğunuz her an kullanılabilir.
• İş akışını otomatikleştirin: gerektiğinde Excel raporlarını otomatik olarak indirin ve gönderin, her giriş için bir PDF kopyası alın ve ekibinizi ve şirketinizi düzenli ve proaktif tutabilmeniz için daha fazlasını yapın.
• Döngüyü tamamlayın: Her giriş için notlar ve renk koordinasyonlu durumlar ile ekibinize gönderimleri hakkında anında ve doğrudan geri bildirim sağlayın.
• Hepsi bir arada: İşinizi otomatik pilotta yürütmek için daha fazla ödeme yapmanız gerekmez, Connecteam işinizi kolaylaştırmak için daha da fazla özellik sunar. Çalışan dizini, uygulama içi sohbet, anlık bildirimler, şirket güncellemeleri aracı, özel görev yönetimi aracı ve çok daha fazlasından yararlanın.

Fiyat: Sabit bir aylık ücret karşılığında, Connecteam size paranızın karşılığını en iyi şekilde verir.Fiyatlandırma ayda sadece 29 dolardan başlıyor. Şaşırtıcı yeteneklerini test etmek için Connecteam'in ömür boyu ücretsiz planıyla başlayın.

2. Yazı biçimi

Çoğunluğu bilgisayar başında olan ofis çalışanlarınız varsa, Typeform çok uygundur. Google Formlar'a benzer ve şirkete özel değildir. Çalışanlarınızın bir olay raporu formu doldurabilmesi için önceden var olan bir form şablonu arasından seçim yapın.

Fiyat: Typeform'un sunduğu üç fiyatlandırma planı vardır: ücretsiz (ciddi şekilde sınırlıdır), 1 kullanıcı için ayda 35 ABD doları Pro ve 1 veya daha fazla kullanıcı için aylık 70 ABD doları Pro+.

3. Taze servis

Freshservice, bulutta bir BT hizmet yönetimidir (ITSM). Sorun, değişiklik, sürüm ve varlık yönetimi gibi diğer ITSM süreçleriyle entegre olabilen bir dizi olay yönetimi kabiliyetine ev sahipliği yapar. E-posta, destek portalı, sohbet vb. gibi çeşitli kanallardan bilet açın. Şirketinizin BT departmanı, destek talebi atamalarını otomatik hale getirebilir ve hazır yanıtlar verebilir.

Fiyat: 21 günlük ücretsiz bir deneme başlatın ve ardından Freshservice'in sunduğu dört aylık plan arasından seçim yapın.Dört fiyatlandırma planı arasında aylık 29 ABD Doları, ayda 59 ABD Doları ve büyük ekipler ve işletmeler için ayda 99 ABD Doları olmak üzere iki plan bulunmaktadır.

4. A1 İzleyici

Bu olay yönetimi yazılımını şirketinizin görünümüne ve tarzına uyacak şekilde özelleştirin. Pano ölçümleri ve çizelgeleri, bir web portalı, Olay Raporları, kayıp çalıştırmaları ve daha fazlasını elde etmek için kolayca uygulayın. Olayları, vakaları, sözleşmeleri, sigortaları, hasarları, yaralanmaları, bordro verilerini ve varlıkları izlemek için modüller de sunabilirsiniz.

Fiyat: Aylık veya yıllık maliyetlerin ne olduğunu öğrenmek için bir müşteri hizmetleri temsilcisiyle görüşün.

5. ServiceDesk Artı

ServiceDesk Plus ile elde edeceğiniz şey, bir yardım masası ve varlık yönetimi yazılımıdır. Ayrıca sorun bildirimi, satın alma, sözleşme yönetimi, self servis portalı vb. gibi bir olay yönetimi paketi içerir.

Fiyat: ServiceDesk Plus fiyatlandırması hakkında daha fazla bilgi edinmek için bir müşteri hizmetleri temsilcisiyle iletişime geçmeniz gerekecektir.

6. Incy.io

Bir olay raporu veya gözlem yayınlamak için cep telefonunuzda, bilgisayarınızda veya tabletinizde Incy.io'yu kullanın. Olay raporu formunu özelleştirebilir, resimler ekleyebilir, riskleri ve eğilimleri analiz edebilirsiniz ve tüm veriler gerçek zamanlı olarak sunulur.

Fiyat: Yalnızca yıllık bir ücret sunarlar ve size kuruluşunuzun büyüklüğüne bağlı olarak bir fiyat teklifi sunması için bir müşteri hizmetleri temsilcisiyle iletişime geçmeniz gerekir.

7. Çağrı Görevi

PagerDuty kendilerini "BT departmanları için bir SaaS olay müdahale platformu üreten bir bulut bilişim şirketi" olarak tanımlıyor. Olay yönetimi hakkında hızlı ve kolay bir şekilde SMS bildirimleri gönderin - ekipler veya bireyler için özelleştirin.

Fiyat: PagerDuty fiyatlandırması yalnızca 6 kullanıcı için ayda 6 ABD doları, ayda 35 ABD doları, ayda 47 ABD doları ve ayda 119 ABD dolarından başlar.

8. VictorOps

VictorOps çağrı üzerine temel bilgiler, ekipler arası işbirliği ve basit görünürlük ile övünür. Otomatik uyarıyı öne çıkarmak için BT ve DevOps sistemini kullanırlar, bilgileri entegre eder ve önemli belgeleri barındırır.

Fiyat: Fiyatlandırma, kullanıcı başına aylık 9 ABD doları, kullanıcı başına aylık 29 ABD doları ve aylık 49 ABD dolarından başlar veya tüm olay raporu ihtiyaçlarınız için özel bir fiyatlandırma planı alın.

9. SAI Global'den Uyumluluk 360

Olay raporu özellikleri söz konusu olduğunda, Compliance 360 ​​denetim takibini, düzeltici eylemleri, olay raporlamayı, temel neden teşhisini ve görev yönetimini destekler.

Fiyat: Fiyat teklifi almak için bir müşteri hizmetleri temsilcisi ile görüşmeniz gerekecektir.

10. Adashi Sistemleri

Acil servis kuruluşları, tüm olay raporu ihtiyaçları için Adashi Sistemlerini kullanır. İlk müdahale ekipleri tüm olayları güvenli ve hızlı bir şekilde raporlayabilir, yanıtlayabilir ve yönetebilir.

Fiyat: Fiyatlandırma planları hakkında bir müşteri hizmetleri temsilcisiyle görüşün.

11. ProcessMAP Olay Yönetimi

ProcessMAP Olay Yönetimi, çevre, yaralanma/hastalık, mülk ve filo olaylarını araştırmak, raporlamak ve ayrıca analiz etmek için çalışan web tabanlı bir çözümdür.

Fiyat: Fiyatlandırma hakkında bir ProcessMAP Olay Yönetimi müşteri hizmetleri temsilcisiyle sohbet edin.

12. OnPage – Olay Yönetim Sistemi

Denetim izi, temel neden tanılama, felaket kurtarma, olay raporlama, güvenlik yönetimi, görev yönetimi ve çağrı yönetimi - işte bu nedenle OnPage Olay Yönetim Sistemi bir olay durumunda destekler. Denetim izleri ve raporları ile olay raporlarının gerçek zamanlı ve otopsi sorgulamasına izin verebilirsiniz. OnPage ayrıca RMM ve PSA çözümleri ve Slack gibi sohbet araçlarıyla da entegre olur.

Fiyat: OnPage'in 7 günlük ücretsiz denemesi vardır, aksi takdirde fiyatlandırma hakkında daha fazla bilgi edinmek için bir müşteri hizmetleri temsilcisiyle iletişime geçmeniz gerekir.

Olay Raporu Yazılım Çözümlerinde Sonuç

İşyeri olaylarını ve tehlikelerini yönetme ihtiyacı göz ardı edilemez ve muhtemelen bunu zaten biliyorsunuzdur. Bununla birlikte, süreci gerçekten pürüzsüz ve acısız hale getirmek için (amaçlanan kelime oyunu), eğrinin önünde kalmak için modern araçlar kullanmalısınız. Güvenli ve keyifli bir çalışma ortamı yaratmak ZORUNLUDUR.

Verilere gerçek zamanlı erişim sayesinde, olayları gerçekleşmeden önce tespit edebilir ve güvenli bir iş yeri kültürünü teşvik etmenin şirketinizin DNA'sına işlemesi için herkesi kolayca aynı sayfada tutabilirsiniz. Bu nedenle, en iyi 12 olay raporu yazılım çözümü listemizi gözden geçirin ve işletmeniz ve çalışanlarınız için en iyi seçimi yapın.