Organize Olun: Çalışan Uygunluk Formu + Ücretsiz Şablon

İşçilerin iş programlarını yönetmek meşakkatli bir görev olabilir. Tek bir hata, yetersiz personele, kaçırılan son tarihlere ve zarar görmüş müşteri ilişkilerine yol açabilir. Ayrıca, son dakika boşluklarını doldurmaya çalışmak da zahmetli olabilir. Diğer çalışanların programlarını engelleyebilir, üretkenliği azaltabilir ve kızgınlığa yol açabilir.

Bu nedenle ekip programlarını önceden planlamak çok önemlidir. Çalışan uygunluk formu, çalışanlarınızın tercihlerini ve uygunluk durumunu toplamanıza yardımcı olur. Bu bilgilere önceden sahip olmak verimli vardiya programları oluşturmayı kolaylaştırır.

Bu makalede, çalışan müsaitlik formlarını, neden önemli olduklarını ve nasıl oluşturabileceğinizi daha derinlemesine inceleyeceğiz. Ayrıca size ücretsiz bir şablon sağlıyor ve onu uygulamaya yönelik en iyi uygulamaları paylaşıyoruz.

Çalışan Uygunluk Formu Nedir?

Çalışan müsaitlik formu, işverenlerin çalışanlarının müsaitlik durumu hakkında bilgi toplamasına yardımcı olan bir belgedir. Üretim, inşaat, sağlık hizmetleri ve daha fazlası gibi sektörlerde kullanılır.

Bir iş uygunluğu formu genellikle şunları kapsar:

• Kullanılabilirlik. Form, işçilerden haftanın kesinlikle çalışmaya müsait oldukları günleri ve saatleri belirtmelerini ister.
• tercihler Bazı formlar, çalışanların isteklerini ve tercihlerini paylaşmasına izin verir. Örneğin, bir çalışan Cuma günleri çalışmak için uygun olabilir, ancak Cuma günleri de tercih ettikleri izin günü olabilir.
• Kısıtlamalar. Formda ayrıca çalışanların herhangi bir zamanlama kısıtlamasını girebilecekleri bir alan vardır. Örneğin, bir birey, o sırada çocuk bakımı bulunmaması nedeniyle sabah vardiyasında çalışamayabilir.

Neden Önemli?

Sağlam bir iş uygunluğu formu size şu konularda yardımcı olur:

İş hedeflerini karşılayın

Doğru zamanda doğru yerde doğru insanlara sahip olmak, iş ihtiyaçlarınızı karşılamanın ve üretkenliği en üst düzeye çıkarmanın anahtarıdır. Çalışma programınızdaki çalışan müsaitliğini izlemek, projelerinizin yeterli kapsama sahip olmasını sağlar.

Ayrıca, belirli çalışanlar müsait olmadığında vardiyaları önceden ayarlamanıza olanak tanır. Bu, yetersiz personel alımını önler. Ayrıca düşük kaliteli iş, tamamlanmamış görevler ve kaçırılan teslim tarihleri ​​riskini de azaltır.

Esnek çalışmayı destekleyin

Harvard Business Review, ABD çalışanlarının %96'sının işte esneklik istediğini bildirdi. Ancak masa başı olmayan çalışanlara uzaktan çalışmayı teklif etmek zordur çünkü onların işleri için fiziksel olarak hazır bulunmaları gerekir. Bununla birlikte, çalışan kullanılabilirlik formuyla, ön saflardaki ekiplerinize esnek zamanlama sunabilirsiniz.

Çalışanların tercihlerini önceden belirlemek, onları dikkate alan programlar oluşturmanıza olanak tanır. Vardiya değişimi, siz veya ekibiniz o gün veya gerekli saatlerde başka kimin müsait olduğunu bildiğinizde de mümkündür.

Çalışan tükenmişliğini önleyin

Ekip kullanılabilirliğini anlamak, çalışanlara üretkenliği engellemeden hak ettikleri kapalı kalma sürelerini vermenizi sağlar. Örneğin sözleşmeli mesai saatleri dışında çalışanlara bir gün veya birkaç saat izin vermek isteyebilirsiniz. Boşluğu başka kimin doldurabileceğini bilmek, bunu yapmanızı kolaylaştırabilir. Enerjik çalışanlar daha üretkendir ve hastalanma olasılığı daha düşüktür.

Devamsızlığı azaltmak

Çalışanlar uygunluk durumlarını belirttiğinde, iş kişisel taahhütleriyle çelişmez. Bu, devamsızlık ve geç kalmanın azaltılmasına yardımcı olarak iş operasyonlarındaki kesintileri en aza indirir.

Öngörülemeyen durumların maliyetlerini azaltın

Son dakika program değişiklikleri kaçınılmazdır. Ancak işçilerin uygun olup olmadığını önceden bilmek, sorunu çok daha kolay çözmenize yardımcı olur.

Örneğin, bir çalışan hasta olduğunu bildirirse, iş gücünüzden uygun bir yedek bulmak için uygunluk bilgilerini kullanabilirsiniz. Bu olmadan, işi bitirmek için bir müteahhit kiralamak veya mevcut işçilere fazla mesai ödemek zorunda kalabilirsiniz. Bunu yapmanın maliyeti çok yüksek olabilir.

Ayrıca, öngörülemeyen devamsızlıklar takımın moralini riske atabilir. Devam etmeyen çalışanları değiştiremediğinizde, ekip üyeleri daha az kaynakla son teslim tarihlerini karşılamakla yükümlü kalır. Bu, ekip içinde kızgınlık yaratabilir. Ayrıca, son tarihler kaçırıldığında başkalarını suçlama kültürünü de teşvik edebilir.

Çalışan müsaitlik formları ile ekibiniz için yeterli kapsam ve desteği sağlayarak bunu önleyebilirsiniz.

Etkili bir şekilde işe alın

Beceri boşluklarını doldurmaya ek olarak, şirketler genellikle vardiya boşluklarını doldurmak için işe alır. Tüm kullanılabilirlik formları tamamlandıktan sonra, hangi vardiyaların yetersiz kaynak bulunma riski altında olduğunu belirleyebilirsiniz. Ardından, o süre içinde çalışmaya özel olarak uygun olan çalışanları işe alabilirsiniz.

Sessiz bırakmayı tanımlayın

Çalışanların zaman içinde kullanılabilirliğini izlemek, sessizce işi bırakanların belirlenmesine yardımcı olabilir. Bunlar, kendilerine verilen görevleri tamamlayan ancak rollerinin ötesine geçmeyen işçilerdir.

Çalışanların zaman içinde daha az kullanılabilirlik gösterdiği kalıpları arayın. Bunlar, zihinsel olarak kontrol etmiş veya bir yan koşuşturmaya giren sessiz pes edenler olabilir.

Daha sonra onlara eğitim, performans iyileştirme planları veya diğer destek biçimlerini sağlayabilirsiniz. Her şey başarısız olursa, onları vardiyalarını almaya uygun başka bir çalışanla değiştirebilirsiniz.

Çalışan Uygunluk Formuna Neler Dahil Edilmeli?

İyi bir çalışan uygunluk formu şunları içermelidir:

Geçerlilik

Formun hangi dönem için geçerli olduğunu belirtin; örneğin, yılın ilk çeyreği. Bu şekilde çalışanlar, yalnızca belirli bir süre için uygunluklarını ve tercihlerini sağlayabilirler.

çalışan iletişim bilgileri

En azından çalışanın tam adı, e-posta adresi ve telefon numarası için boşluk bırakın. Onlarla iletişim kurmak ve program değişikliklerini bildirmek için buna ihtiyacınız olacak.

Talimatları temizle

Formu nasıl dolduracağınıza dair net talimatlar verin. Çalışanlara kutuları işaretlemeleri veya işaretlemeleri gerekip gerekmediğini söyleyin. Veya tercihlerini belirtmek için "mevcut" veya "mevcut değil" gibi belirli terimleri kullanmalarını isteyebilirsiniz. Ayrıca, herhangi bir yanlış anlaşılmayı önlemek için saat tercihlerini belirtirken AM ve PM eklemelerini hatırlatın.

Müsaitliği planla

Formun etkili planlama için önemli olan bu bölümü, çalışanların iş uygunluklarını girebilecekleri yerdir. Bu bölümü renklendirebilecekleri veya metin ekleyebilecekleri bir tablo olarak biçimlendirebilirsiniz. Ya da, müsait oldukları zamanı ve günü işaretlemek için kullanabilecekleri bir kontrol listesi ekleyin.

Hangi formatı seçerseniz seçin, onu basit ve sezgisel tutun . Çalışanların yanıtlarının nasıl görünmesi gerektiğini anlamalarına yardımcı olmak için bir örnek ekleyebilirsiniz.

Tercih edilen vardiyalar

Çalışanlara, tercih ettikleri mesai saatleri veya günleri olup olmadığını belirtmeleri için alan sağlayın. Ayrıca, kaçınmak istedikleri günler veya zaman aralıklarıyla ilgili tercihler de ekleyebilirler.

Kullanılabilirlik ve tercih arasındaki fark, tercihlerin çalışanların sahip olması güzel şeyler olmasıdır. Tüm istekleri yerine getiremeyebilirsiniz, ancak uygun olduğunda bunları değerlendirebilirsiniz.

izin

Çalışanlar, belirli bir tarih veya saati zaten biliyorlarsa, herhangi bir tatil, tıbbi randevu, kişisel gün vb. paylaşmak için bu bölümü kullanabilirler. Ancak bu isteğe bağlıdır ve çalışanların tüm ücretli izin taleplerini önceden paylaşmalarını gerektirmez.

Ek Yorumlar

Çalışanların uygunlukları hakkında başka bilgiler vermeleri için alan sağlayın. Örneğin, birisi yalnızca alternatif çarşamba günleri müsait olabilir. Bu bölüm, kullanılabilirlik bölümüne uymayan nüansları yakalar.

teşekkürler

Çalışanın doğru bilgi verdiğini teyit eden bir beyan ekleyin. Ayrıca, herhangi bir değişiklik hakkında sizi bilgilendirmekten sorumlu olduklarını belirtin. Formu imzalamaları için boşluk bırakın ve imza tarihini ekleyin.

Nasıl Oluşturulur (Serbest Form Şablonu Dahildir)

Microsoft Word, Google Docs veya benzeri araçları kullanarak bir çalışan uygunluk formu şablonu oluşturabilirsiniz. Formu çalışanlara göndermeden önce değiştirilememesi için PDF formatında kaydedin.

Sıfırdan bir form oluşturmanın zaman alıcı olabileceğini biliyoruz. Bu nedenle, kendinizi zahmetten kurtarmak için ücretsiz çalışan uygunluk formu şablonumuzu kullanın. İhtiyaçlarınıza uyacak şekilde ayarlayabilirsiniz.

Ücretsiz Çalışan Uygunluk Formu Şablonu

Örnek Çalışan Uygunluk Formu Bu form ________ ile _______ tarihleri ​​arasında geçerlidir. Tam Ad: ____________________________E-posta adresi: __________________________Telefon numarası: _________________ Talimatlar: Çalışmaya uygun olduğunuz vardiyalara bir onay işareti () ekleyin. Çalışamayacağınız vardiyalar için lütfen alanı boş bırakın . Vardiya/Gün tercihleri: Belirli günler veya vardiyalar için herhangi bir tercihiniz var mı? * Not: İş yüküne, son teslim tarihlerine ve diğer çalışanların uygunluğuna bağlı olarak bunları karşılamak için elimizden gelenin en iyisini yapacağız. Tüm tercihlerin nihai programa yansıtılacağını garanti edemeyiz. İzin bilgileri: Kalkış yapmak istediğiniz veya isteyeceğiniz belirli günler veya saatler var mı? *Not: Bu bölüm isteğe bağlıdır. Yalnızca emin olduğunuz bilgileri ekleyin. Ek açıklamalar: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Teşekkür: Ben, ________________ (Baskı Adı), bu formda çalışma durumum hakkında doğru bilgiler verdiğimi onaylıyorum. Müsaitliğimdeki herhangi bir değişiklik hakkında şirketi bilgilendirmenin benim sorumluluğumda olduğunu anlıyorum. Ayrıca, tercihlerim dikkate alınsa da, programımın bunları yansıtacağının her zaman garanti edilmediğini de onaylıyorum. Çalışan İmza Tarihi

Çalışan Uygunluk Formlarını Etkili Bir Şekilde Uygulamaya Yönelik En İyi Uygulamalar

Limit değişiklikleri

Çalışanların formlarında ne sıklıkta değişiklik yapabileceğini sınırlayın. Bir kişinin uygunluğundaki sık değişiklikler, tüm ekibin programında basamaklı bir etkiye sahip olabilir. Bu sinir bozucu ve yönetimi zor olabilir.

Formları mevcut çalışanlara ve yeni işe alınanlara dağıtın

Mevcut ekibinizin uygunluk durumunu toplamanın yanı sıra, tüm yeni katılanlardan formu doldurmalarını isteyin. Bu, tüm ekibiniz için programları daha verimli bir şekilde planlamanıza ve düzenlemenize yardımcı olabilir.

Formları güncel tutun

Çalışanlardan formlarını düzenli aralıklarla, örneğin üç ayda bir veya 6 ayda bir gözden geçirmelerini ve güncellemelerini isteyin. Tercihler değiştiğinde, sizi bilgilendirmek onların sorumluluğundadır.

Formun önemini vurgulayın

Çalışan müsaitlik formunu doldurmanın ve güncellemenin önemini düzenli olarak iletin. Çalışan el kitabınızda bunu standart şirket beklentilerinin bir parçası haline getirin. Herkes formlarını tamamlayana kadar çalışanları takip edin. Bir çalışanın formu bile eksik, eksik veya güncelliğini yitirmişse, tüm uygulamanın etkinliğini engelleyebilir.

Adil çalışma uygulamalarını sağlamak

Esneklik sunarken adil ve tarafsız olun. Herkesin tercihlerinin eşit olarak dikkate alındığından emin olun. Herhangi bir kayırmacılık belirtisi, kırgınlık yaratabilir ve hatta sizi ayrımcılığa karşı yasal risk altına sokabilir.

Uyumlu kalın

Bazı yargı bölgelerinde, işverenlerin çalışma programlarını değiştirirken işçilere bildirimde bulunmaları gerekir. Şirketiniz için geçerli olan yasaları anladığınızdan ve bunlara uyduğunuzdan emin olun.

Etkinliği değerlendirin

Uygunluk formunuzun ne kadar iyi çalıştığını analiz edin. Devamsızlık, vardiya değiştirme ve diğer program değişiklikleri hakkında veri toplayarak bunu yapın. Formu nasıl geliştirebileceğinizi düşünün. Örneğin, daha sık güncellemeniz mi gerekiyor? Veya mevcut formda eksik olan bir bilgiyi mi istemeniz gerekiyor?

Connecteam ile Tüm Süreci Otomatikleştirin

Çalışan uygunluk bilgilerini toplamak ve kullanmak zahmetli bir iştir. Ancak Connecteam gibi yazılımlar güçlükleri ortadan kaldırır .

Kullanılabilirliği ve tercihleri ​​güncel tutar

Çalışanlar Connecteam'in mobil uygulamasını kullanabilir kullanılabilirliklerini herhangi bir zamanda ve herhangi bir yerden güncellemek için. Bu, sizi her bir yanıtı tek bir ekip uygunluk belgesinde manuel olarak bir araya getirmek zorunda kalmaktan kurtarır. Ayrıca, bilgiler gerçek zamanlı olarak güncel tutulduğundan, süreci birkaç ayda bir gözden geçirip tekrarlamanız gerekmez.

Kolay ve esnek zamanlama sunar

Connecteam'in sürükle ve bırak programlama aracını kullanarak çalışanların konumlarına, müsaitlik durumlarına ve daha fazlasına göre vardiyalar oluşturabilir ve atayabilirsiniz.

Tercihler daha uzun süre geçerli olduğunda, yeniden kullanılabilir vardiya şablonlarını kullanabilir ve günlük, haftalık veya aylık olarak yinelenecek ortak vardiyaları veya programları ayarlayabilirsiniz.

Çalışanlar, tüm ekibin uygunluğunu paylaşılan bir programda görebilir ve bu da gerektiğinde vardiya değiştirmeyi kolaylaştırır. Bu, vardiyaları değiştirmeye istekli birini bulmak zorunda kalmadan zaman kazandırır.

Akıllı uyarılar, notlar, dosyalar ve daha fazlasını sağlar

Tüm vardiya değişikliklerini gerçek zamanlı olarak görebilir ve onaylayabilirsiniz. Ayrıca, vardiyaları değiştiğinde çalışanlara akıllı uyarılar gönderilir, bu nedenle etkilenen tüm çalışanlarla iletişime geçerek onları bilgilendirmeniz gerekmez. Bu, tüm süreci basitleştirir ve kolaylıkla esneklik sunmanıza olanak tanır.

Daha az kalifiye bir çalışan bir vardiyaya atandığında da size akıllı uyarılar gönderilir. Connecteam ayrıca vardiyalara dosyalar, notlar ve ekler eklemenizi sağlar. Böylece, daha az kalifiye bir kişinin son dakikada bir iş arkadaşının yerini doldurması gerekirse, işi bitirmek için ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri bulabilir.

Connecteam programları yönetmek, müsaitlik durumunu takip etmek ve çok daha fazlası için en iyi tek adrestir. Zaman izleme, uygulama içi sohbet, şirket dizini ve daha fazlası dahil olmak üzere tüm özelliklerini kontrol etmek için ücretsiz deneme için kaydolun .

Özet

Çalışan mevcudiyeti, etkili iş planlaması ve iş taleplerinin karşılanması için çok önemlidir. Çalışanların müsait olup olmadığını bilmek, esneklik sunmanıza, öngörülemeyen devamsızlıklarla başa çıkmanıza ve operasyonların sorunsuz bir şekilde devam etmesini sağlar.

Çalışan müsaitlik formu, çalışanların müsaitlik durumu ve tercihleri ​​hakkında bilgi toplamaya yardımcı olur. Ücretsiz şablonumuzu kullanarak şirketiniz için bir tane oluşturabilirsiniz. Bu makalede, kullanılabilirlik formlarını yönetmeye ve güncellemeye yönelik en iyi uygulamalarla ilgili ipuçlarını da paylaştık.

Yararlı olmasına rağmen, kullanılabilirlik formlarını toplama ve sürdürme uygulaması manuel ve zaman alıcıdır. Connecteam gibi yazılımlar, tüm süreci basitleştirmek ve otomatikleştirmek için teknolojiyi kullanır. Zaman kazanmak ve zamanlama çakışmalarını ve hatalarını azaltmak için bugün kontrol edin.