Çalışan Disiplin Cezası Formu Nasıl Yazılır + Ücretsiz Şablon

Disiplin cezası, çalışanları yönetirken talihsiz ama gerekli bir görevdir. Sorunlu davranışı hemen ele almanızı sağlar ve çalışana davranışını düzeltme fırsatı sunar. Ancak etkili bir disiplin sürecinin adil, tutarlı ve belgelenmiş olması gerekir.

Çalışan disiplin cezası formları, çalışanların görevi kötüye kullanma durumlarını veya diğer disiplin sorunlarını kaydetmek ve bunların nasıl ele alınacağını detaylandırmak için yararlı araçlardır. Bu formlar, her bir çalışana aynı süreç uygulanacağından, disiplin süreçlerinizin ayrımcı olmamasını sağlamaya yardımcı olur.

Ayrıca, bir çalışan tarafından gelecekte herhangi bir yasal işlem yapılması durumunda bir kayıt oluştururlar. Örneğin, duruma bağlı olarak disiplin formları, bir çalışanın asılsız iddiasına itiraz etmenize yardımcı olan kanıtlar olabilir.

Bu makalede, izlenecek en iyi uygulamalar da dahil olmak üzere disiplin formunun nasıl yazılacağı konusunda size yol gösteriyoruz. Başlamanız için size kullanımı kolay bir şablon da sunuyoruz.

Çalışan Disiplin Formu Nedir?

Çalışan disiplin formu , bir çalışana davranışları hakkında yazılı bir uyarıdır . Bir çalışanın iş yerindeki davranışlarıyla ilgili endişelerini kaydeder, davranışlarını ele almak için ne yapmaları gerektiğini ana hatlarıyla belirtir ve bunu yapmamanın sonuçlarını ayrıntılarıyla anlatır.

Bu form, bir çalışan uygunsuz davrandığında veya bir şirket politikasını veya prosedürünü ihlal ettiğinde kullanılır. Örneğin, aşağıdakileri ele almak için bir çalışan disiplin formu düzenleyebilirsiniz:

• Uygunsuz davranış veya dil.
• Güvenlik ihlalleri.
• Açıklanamayan devamsızlıklar, geç varışlar veya erken ayrılmalar.
• İş kalitesi sorunları.
• İtaatsizlik.
• Kıyafet kuralı ihlalleri.
• Şirketin politikalarının veya prosedürlerinin ihlal edilmesi.

Disiplin formları genellikle çalışanın birinci amiri veya yöneticisi ya da İK tarafından hazırlanır. İleride başvurmak üzere çalışanın dosyasına bir kopya koymalısınız. Ayrıca çalışana kayıtları için bir kopyasını vermeniz gerekir.

Disiplin cezası türleri

Bir kuruluş, disiplin sürecini politika ve prosedürler el kitabında belirlemelidir. Bu, çalışanların kendilerinden ne beklendiğini anlamalarını ve uyumsuzluğun sonuçlarının farkında olmalarını sağlar.

Disiplin sürecindeki belirli adımlar, kuruluşa ve ilgili iş kanunlarına bağlı olarak değişir. Bunlar şunları içerebilir:

• Sözlü uyarı. Uyumsuzluğun ilk örneğinde veya çalışanın davranışı rahatsız ediciyse ancak ciddi bir ihlal değilse, yöneticileri onları sözlü olarak uyarabilir. Bu konuşma sırasında yönetici, çalışanı ilgili politika veya prosedüre yönlendirmeli ve davranışlarını nasıl düzeltebileceğini tartışmalıdır.
• Yazılı bildirim. Aynı davranışı içeren daha sonraki bir ihlal veya daha ciddi bir ihlal için, yönetici bir çalışanı yazılı olarak uyarabilir. Bazı kuruluşlar, bir sonraki disiplin düzeyine geçmeden önce birkaç yazılı bildirimde bulunur.
• Resmi inceleme. Tekrarlanan ihlaller veya ciddi bir ilk ihlal için, çalışan ve bir İK temsilcisi ile yapılan bir toplantıda çalışanın davranışı gözden geçirilebilir.
• Süspansiyon. Bir kuruluş, ciddi bir ihlal nedeniyle veya çalışanın tekrarlanan uyarılara rağmen davranışını düzeltmemesi durumunda, bir çalışanı ücretli veya ücretsiz olarak görevden geçici olarak uzaklaştırabilir.
• Sonlandırma. Çok ciddi bir ihlale yanıt olarak veya tekrarlanan ihlaller için son çare olarak, bir işveren işçinin iş sözleşmesini feshedebilir.

Neden Çalışan Disiplin Formu Kullanmalısınız?

Disiplin sürecinizin bir parçası olarak bu formları kullanmanız için çeşitli nedenler vardır.

Olumsuz çalışan davranışlarıyla ilgilenir

Çalışanların kötü davranışlara veya düşük performansa devam etmesine izin vermek, bireysel çalışanın yanı sıra daha geniş iş gücünüzü de olumsuz etkileyebilir.

Örneğin, bir çalışan güvenlik prosedürlerine uymadığında hem kendisini hem de iş arkadaşlarını yaralanma riskiyle karşı karşıya bırakır. Bir çalışanın kötü davranışı, işyeri kültürünüzü ve diğer çalışanların moralini de etkileyebilir.

Disiplin formu, bir çalışanı davranışlarının kabul edilemez olduğu konusunda uyarır ve bu durumu nasıl ele alacaklarını anlamalarına yardımcı olur. Düşük performans veya politika ihlalleri gibi sorunları ele alarak tüm iş gücünüz için daha pozitif ve güvenli bir çalışma ortamı yaratmanıza yardımcı olursunuz.

Ciroyu azaltır

Uygunsuz davranışların ele alınması, çalışan devir hızının azaltılmasına da yardımcı olur. Çalışanlara disiplin cezası formu vermek, davranışlarını düzeltmelerini sağlar. Bu, aksi takdirde bir çalışanın sözleşmesinin feshedilmesiyle sonuçlanabilecek daha fazla işlem yapma gereksiniminizi azaltır.

Yazılı bir uyarı verme süreci, çalışanın davranışının veya düşük performansının altında yatan nedenleri de belirleyebilir. Bu size çalışanı destekleme ve ayrılmaya karar vermeden önce müdahale etme fırsatı verir.

Örneğin, bir çalışan ihlal ettiği güvenlik yönetmeliğinin farkında olmadığını söylerse, ona daha fazla iş yeri güvenliği eğitimi sunabilirsiniz. Bu, sorunun temel nedenini ele alır ve çalışanı sorunu kendi başına çözmeye bırakmak yerine destekler.

Disiplin cezasını belgeler

Kuruluşunuzdaki disiplin cezalarını belgelemek önemlidir. Çalışan disiplin formları, ne zaman ve neden alındığını açıklayan disiplin cezasının anında bir kaydını oluşturur. Ayrıca, çalışanın davranışını yanıtlamak ve düzeltmek için sahip olduğu fırsatların yanı sıra kuruluşunuzun onları desteklemek için attığı adımları da belgeler.

Bu kayıt, kuruluşunuzu çalışan disipliniyle ilgili herhangi bir şikayete veya yasal işleme karşı korumak için gereklidir.

Bu formlar, bir çalışanın sizi örneğin ayrımcılık veya haksız işten çıkarma nedeniyle dava etmesi durumunda kanıt görevi görebilir. Çalışanın iddialarına yanıt vermenize veya asılsız iddiaları çürütmenize yardımcı olabilirler.

Disiplin formları, disiplin sürecinizi tüm çalışanlara tutarlı ve adil bir şekilde uyguladığınızı gösterebileceğiniz için, herhangi bir ayrımcılık önerisine karşı da yardımcı olabilir.

Disiplin cezalarının tutarlı ve profesyonel olmasını sağlar

Disiplin cezanızı belgeleyerek, süreci tüm çalışanlar için tutarlı bir şekilde uyguladığınızdan emin olabilirsiniz. Her seferinde aynı tür bilgileri kaydedersiniz.

Bu ayrıntıları yazılı hale getirmek ve bir kopyasını çalışana vermek de şeffaflığı teşvik eder. Çalışanlara, disiplin süreçlerinizin gizli veya onların katılımı olmadan yürütülmekten ziyade dürüst ve açık olduğunu gösterir.

Bir form kullanmak ayrıca yöneticilere, gözetmenlere ve İK'ya çalışanları profesyonel bir şekilde disipline etmek için bir çerçeve sağlar. Çalışanla tartışmalarını eldeki konuya odaklamalarına yardımcı olur.

Disiplin formları ayrıca çalışana adalet sağlar. Çalışan, neden disiplin altına alındığını açıkça anlayabilir ve görevi kötüye kullanma iddialarına yanıt verme şansı verilir.

Çalışan Disiplin Formuna Neleri Dahil Etmeniz Gerekir?

Kuruluşunuzun ihtiyaçlarına ve ilgili iş kanunlarına uygun bir disiplin formu oluşturabilirsiniz.

Genel olarak, bu formlar şunları içerir:

• Çalışanın tam adı.
• Rolleri.
• Çalışanın amiri veya yöneticisinin adı.
• Formun doldurulduğu ve çalışana verildiği tarih.
• ihlal türü. Örneğin, katılım, güvenlik, iş kalitesi, itaatsizlik, taciz veya diğer.
• Tarihler, saatler, yerler ve tanıkların ayrıntıları dahil olmak üzere sorunun veya ihlalin ayrıntılı bir açıklaması . Bu spesifik olmalı ve ayrıntılı bilgi sağlamalıdır. Örneğin form, “Çalışan işyeri güvenlik politikasını ihlal etti” demek yerine, politikayı nasıl, ne zaman ve nerede ihlal ettiğini ve davranışın diğer çalışanlar veya kuruluş üzerindeki etkisini açıklamalıdır.
• Çalışanın davranışının ihlal ettiği politika ve/veya prosedür . Bu, çalışanın uyarının içeriğini ve beklenen davranış standartlarını anlamasına yardımcı olur.
• Yakın tarihli ve ilgili ihlallerin ayrıntıları . Son ihlaller genellikle son 5 yıl içindeki ihlallerdir.
• Davranışı ele almak için çalışanın atması gereken adımlar ve bunu yapmak için gereken zaman dilimleri. Örneğin, "Çalışan önümüzdeki 4 hafta içinde 6 saatlik ek güvenlik eğitimi almalıdır." Bu eylemlere genellikle ilgili şirket politikaları doğrultusunda çalışanın yöneticisi, İK veya her ikisi tarafından karar verilir.
• Önerilen herhangi bir takip. Örneğin, 2 ay sonra bir check-in toplantısı.
• Çalışan davranışını ele almazsa olası sonuçlar . Örneğin, "Çalışan ekstra güvenlik eğitimine katılmaz veya güvenlik politikasını daha fazla ihlal ederse, İK ile bir gözden geçirme toplantısına katılması gerekir."
• Örneğin, formda zaten bulunan ayrıntıları genişletmek veya bir çalışanın formu imzalamayı reddetmesini not etmek için Yöneticinin yorumları .
• Çalışanın yorumları . Çalışanın uyarıya yazılı olarak yanıt vermesine izin vermek, onları sürece dahil eder ve görüşlerinin duyulmasını sağlar. Yorumları, davranış veya sorunla ilgili bağlam sağlayabilir ve çalışanı desteklemenin yollarını belirlemenize yardımcı olabilir. Örneğin, çalışan çocuk bakımı sorunları nedeniyle birkaç vardiyaya geç kaldığını söylerse, daha sonraki vardiyaları almak için çalışanla konuşabilirsiniz.
• Çalışanın formu okuduğunu, bir kopyasını aldığını ve düzeltici eylemi yapmayı kabul ettiğini belirten imzası .
• Müdürün imzası . Alternatif olarak, bir İK temsilcisi gibi disiplin cezalarından sorumlu başka bir kişinin imzası.

Bir çalışan disiplin formunu imzalamayı reddederse ne yapılmalı?

Bir çalışan, örneğin ihlalin meydana geldiğine itiraz ettiği veya önerilen düzeltici eyleme katılmadığı durumlarda bir disiplin formu imzalamayı reddedebilir.

Bu durumlarda, formu imzalamaları için çalışanın onayını pozisyonunu yansıtacak şekilde değiştirmek isteyebilirsiniz.

Örneğin, onay, çalışanın formun bir kopyasını aldığını ancak uyarıya katılmadığını doğrulayabilir. Çalışanın, anlaşmazlığını açıklayarak yazılı olarak yanıt vermesine de izin verebilirsiniz . Daha sonra beyanlarını forma ekleyebilirsiniz.

En azından, formun bir kopyasının alındığını onaylamak için çalışanın imzasını almak önemlidir.

Disiplin Formu Yazmanın İpuçları

Hemen harekete geçin

İhlal meydana geldikten veya sorun ortaya çıktıktan hemen sonra yazılı bir uyarı vermek önemlidir. Bu, çalışanın sorunu daha da kötüleştirmesine izin vermek yerine hemen çözmek için adımlar atmasına olanak tanır.

Hemen yanıt vermek, çalışanın ihlal ile disiplin cezası arasındaki bağlantıyı anlamasına da yardımcı olur. Bu bağlantıyı açık hale getirmek, çalışanın uyarının misilleme veya taciz olduğunu öne sürme şansını azaltır.

Ayrıntılı ve spesifik olun

Formlarınızdaki bilgilerin yeterince ayrıntı sağladığından emin olun. Konu veya olayı tarif etme söz konusu olduğunda bu özellikle önemlidir. Açık bir açıklama, çalışanın ele alması gereken davranışı ve bunun neden kabul edilemez olduğunu anlamasını sağlar.

Örneğin, formda çalışanın "işten erken ayrıldığını" söylemek yerine, "Çalışan 1 Nisan 2023'te önceden onayı veya yöneticisine haber vermeden 2 saat erken ayrıldı" ifadesi yer alabilir. Bu, genç personeli denetimsiz bıraktı ve güvenlik olayları riskini artırdı.”

Olayın anlatımı da objektif olmalıdır. Daha sonra, bir çalışanın şirkete karşı yasal işlem başlatması durumunda, ne olduğunun gerçek zamanlı bir açıklaması olarak kullanılabilir.

Ayrıntılı bilgi vermek önemli olmakla birlikte, yalnızca sorunla doğrudan ilgili bilgileri forma eklemelisiniz. Daha geniş konulara girmeyin. Bu çalışanınızın kafasını karıştırabilir.

Doldurulmuş formları güvenli bir şekilde saklayın

Disiplin işlemleri genel olarak - ve özel olarak disiplin biçimleri - gizli kalmalıdır. Doldurulan formlar bir çalışanın kaydına eklenmelidir. Yalnızca gerekli kişilerin bunlara erişebilmesi için bu kayıtları güvenli bir şekilde saklamak önemlidir.

Kayıtları dijital olarak saklamak, disiplin formlarının güvenli bir şekilde tutulmasını ve kuruluşunuzdaki yalnızca belirli kişilerin bunlara erişebilmesini sağlamanın harika bir yoludur. Dijital kayıt yönetimi, ihtiyaç duyduğunuzda belgeleri bulmanızı da kolaylaştırır.

Alternatif olarak, çalışanlarınızın dosyalarındaki formların basılı kopyalarını kilitli bir dosya dolabında veya güvenli saklama tesisinde saklayabilirsiniz.

En iyi belge yönetim sistemlerine ilişkin derinlemesine incelememizi okuyun

Bir şablon oluştur

İş gücünüzün boyutuna bağlı olarak, yarı düzenli olarak disiplin formları kullanmanız gerekebilir. Herhangi bir sorunun veya olayın tutarlı bir şekilde kaydedilmesi için kuruluşunuz genelinde kullanılacak bir şablon oluşturmak yararlıdır. Şablonunuzun ilgili iş kanunlarına uygun olduğundan emin olmanız da önemlidir. Bu, disiplin sürecinizin benzer şekilde gerekli yasa ve yönetmeliklere uygun olmasını sağlar.

Bir şablon ayrıca size zaman kazandırır. Formu her seferinde sıfırdan yazmak yerine gerekli alanları doldurmanız yeterlidir. Şablonu politika ve prosedürler kılavuzunuza veya çalışan el kitabınıza ekleyerek, yöneticiler ve gözetmenler şablona her zaman kolayca erişebilir.

Size yardımcı olmak için başlangıç ​​noktası olarak kullanmak üzere bir disiplin cezası formu şablonu oluşturduk. Formu şirketinizin ihtiyaçlarına ve yasal gerekliliklere göre uyarladığınızdan emin olun.

Ücretsiz Çalışan Disiplin Cezası Formunuzu İndirin

Google Dokümanlar

Disiplin Ceza Formları Sizi ve Çalışanlarınızı Korur

Disiplin formları, bir kuruluşun disiplin sürecinin önemli bir parçasıdır. Çalışanların görevi kötüye kullanma veya politikaya uymama durumlarını kaydederler ve bunları ele almak için atılan adımları belgelerler.

Bu sadece yasal bir anlaşmazlık veya itiraz durumunda gerekli olmakla kalmaz, aynı zamanda disiplin sürecinin çalışanlarınız için adil, tutarlı ve şeffaf olmasını sağlayarak onları önyargı ve ayrımcılığa karşı korur.

Çalışan disiplin formlarınızın, çalışanın ayrıntıları, davranışın açıklaması ve kararlaştırılan düzeltici eylem dahil olmak üzere sorun veya olayla ilgili tüm bilgileri içermesi gerekir. Ayrıntılı disiplin kayıtları tutarak, kuruluşunuz içinde bir sorumluluk kültürü oluşturabilirsiniz; bu da daha güvenli, daha pozitif bir çalışma ortamına yol açar.

Daha Fazla Harika Makaleyi Doğrudan Posta Kutunuza Almak İster misiniz? Abone olun