Küçük İşletmeniz İçin Bir Çalışan El Kitabı Nasıl Oluşturulur: Nihai Kılavuz

Bir çalışan el kitabı, şirket değerlerini, politikalarını, prosedürlerini ve yasal yükümlülükleri kapsayan bir belgedir. Biri olmadan, yöneticiler soruları yanıtlamak için daha fazla zaman harcar ve çalışanlar kendilerinden ne beklendiği konusunda net değildir. Ayrıca işletme sahipleri, hassas çalışan sorunlarını ele almak için net bir süreçleri yoksa yasal sorunlarla karşılaşabilirler.

İyi yazılmış bir çalışan el kitabı, ekibinize şirket standartları, prosedürleri ve beklentileri konusunda netlik sağlar. Ayrıca, herhangi bir çalışan veya istihdamla ilgili konularda takip edebileceğiniz güvenilir, kullanışlı bir rehberiniz olacak.

Bu makalede, küçük işletme çalışan el kitabınızı oluşturma konusunda adım adım rehberlik ve ihtiyaçlarınıza göre indirip özelleştirebileceğiniz kapsamlı bir örnek çalışan el kitabı sunuyoruz.

Neden Bir Çalışan El Kitabına İhtiyacınız Var?

Bir çalışan el kitabı ile küçük işletme sahipleri ve yöneticileri şunları yapabilir:

• Uyumlu kalın. Tüm işletmelerin yerel, eyalet ve federal istihdam yasalarına uyması gerekir, bu nedenle çalışan el kitabınız yasal gereklilikler ve çalışan haklarıyla uyumlu olmalıdır. Bu, yasaları çiğnemediğinizden emin olmanın ve bir çalışanın dava açması durumunda işletmenizin korunmasına yardımcı olmanın harika bir yoludur.

• Net beklentiler belirleyin. Bir küçük işletme çalışanı el kitabı, şirket kültürünü, değerlerini ve standartlarını çalışanlarınızla paylaşmanıza olanak tanır. Ekibiniz, kendilerinden ne beklendiği ve kuralların çiğnenmesi durumunda sonuçları konusunda net olacaktır.

• Tutarlılık oluşturun. Küçük işletmeler için çalışan el kitapları açık ve tutarlı istihdam kuralları sağlar. Bunlar, departmanları, konumları veya kıdemleri ne olursa olsun şirketteki herkes için geçerlidir. Tüm çalışanların aynı muameleyi görmesini sağlamanın iyi bir yolu.

• Yasal riski azaltın. Çalışan el kitapları ayrımcılık, taciz, çalışanın işine son verilmesi ve diğer yasal gereklilikler konusunda şeffaflık sağlar. Bu sadece dava riskini azaltmakla kalmaz, aynı zamanda yasal prosedürleri takip ettiğiniz sürece dava edilmeniz durumunda sizi korur.

• Kolay katılım sunun. Yeni işe alınanlar, işletmenizin misyonunu, politikalarını, çalışanlara sağlanan faydaları ve daha fazlasını anlamak için bir çalışan el kitabını kullanabilir. Bu, hızlı bir şekilde yerleşmelerine ve işletmenizin iş uygulamaları hakkında olabilecek tüm sorularına yanıt almalarına yardımcı olur.

• Zamandan tasarruf. Kapsamlı bir çalışan el kitabı ile küçük işletme yöneticileri, çalışanlarla ilgili sorunlarla karşılaştıklarında çok zaman kazandırabilir. Bir çözüm bulmaya çalışarak değerli zamanlarını harcamak yerine, rehberlik için anında el kitabına başvurabilirler.

<< Kapsamlı Örnek El Kitabınızı İndirin >>

Küçük İşletmeniz İçin Bir Çalışan El Kitabı Nasıl Oluşturulur?

1. Adım: Temel unsurları dahil edin

Küçük işletmeler için bir çalışan el kitabı yazmanın ilk adımı, hangi konuları kapsayacağına karar vermektir. Aşağıda, dahil edilmesini önerdiğimiz temel unsurlar bulunmaktadır.

Şirket değerleri ve misyon beyanı

Çalışanlarınızın işinize bağlı kalmaları için, şirketin misyonu, hedefleri ve temel ilkeleri ile ilişki kurmaları gerekir. Çalışanların bu unsurların ne kadar önemli olduğunu bilmeleri ve bunlara kolayca erişebilmeleri için el kitabının başında bunlara öncelik verin.

Bu ilk bölüm, şirketinizin misyon beyanıyla başlamalıdır. Görev beyanınızın açık, öz ve işinizin genel amacını yansıttığından emin olun. Çalışanlara, müşterilere ve diğer paydaşlara ilham vermeli ve onları motive etmelidir.

Ardından, işletmenizin temel değerlerini ve ilkelerini (örneğin, mükemmellik, dürüstlük ve yenilikçilik) ana hatlarıyla belirtmelisiniz. Bunların her birini net bir şekilde tanımlayın, şirket için neden önemli olduklarını açıklayın ve günlük operasyonlara nasıl yansıdıklarını tartışın. Bu şekilde çalışanlar, işlerinde bu değerleri nasıl sergilemelerinin beklendiğini bilirler.

Genel istihdam politikaları ve bilgileri

Küçük işletmeler için tüm çalışan el kitaplarında genel bir istihdam politikaları bölümü bulunur. Burada çalışanlar, aşağıdakiler de dahil olmak üzere işletmedeki istihdam uygulamaları hakkında kritik bilgiler bulabilir:

işe alım politikaları

Başvuru süreci, işe alım gereksinimleri ve özgeçmiş kontrolü de dahil olmak üzere şirketinizdeki işe alma süreci hakkında çalışanları bilgilendirmek için bu alt bölümü kullanın.

Ek olarak, işletmenizin isteğe bağlı istihdam gibi ne tür istihdam sunduğunu açıklamak için bu alanı kullanın. Bu, sizin veya çalışanlarınızın iş sözleşmesini herhangi bir zamanda herhangi bir neden göstermeksizin ve bildirim süresi olsun veya olmasın feshedebileceği zamandır.

Son olarak, burası yeni işe alınanlar için deneme sürelerini tartışmak için iyi bir yerdir. Denetimli serbestlik süresinin yanı sıra, denetimli serbestlik süresi boyunca izin ve sosyal haklara sahip olup olmadıklarını tartışın.

Çalışma saatleri

Tam zamanlı ve yarı zamanlı çalışanlar için çalışma saatlerini net bir şekilde tanımlayın. İkisi arasındaki istihdam durumu, sosyal haklar ve izin politikaları arasındaki farklılıkları ana hatlarıyla belirtmeyi unutmayın.

Molalar ve yemekler

Yasa, tipik olarak, işverenlerin işçilere çalışma saatleri içinde yemek saatleri ve dinlenme araları sağlamasını gerektirir. Çalışan el kitabınız, molalar için minimum ve maksimum süreleri özetlemelidir. Bu molaları nasıl ve ne zaman vermek istediğinizi de belirtebilirsiniz; örneğin, bir çalışanın vardiyasının ortasında veya tüm çalışanların aynı anda mola vermemesi için kademeli molalarda.

Ayrıca, dinlenme molalarında çalışanlara ödeme yapılıp yapılmadığı konusunda şeffaf olun. Ayrıca, mola verirken belirli bir alanda veya iş sahasında kalma gibi başka kısıtlamaları olup olmadığını netleştirin.

İzin ve devamsızlık izinleri

Çalışanlar, izin sürelerinin ne olduğu konusunda net olmalıdır. Buna tatil zamanı, hastalık günleri, ölüm izni, jüri görevi için izin günleri veya kişisel günler gibi ücretli izinler dahildir.

Çalışanların, işletmenizin sunduğu daha uzun izinleri de anlamaları gerekir. Bunlar arasında askeri izin, uzatılmış tıbbi izin, ücretli izinler veya ebeveyn izni yer alabilir.

İzin ve devamsızlık durumlarında da yasal gerekliliklere uyduğunuzdan emin olun. Örneğin, bazı eyalet yasaları, işletmeniz belirli sayıda çalışana ulaşırsa doğum izni vermenizi gerektirir.

Daha da önemlisi, uzun süreli izinlerin tüm farklı türleri için izin verilen günleri, çalışanların bunları ne zaman kullanabileceklerine ve izinlerin ücretli mi ücretsiz mi olduğuna ilişkin kısıtlamaları belirtin.

Son olarak, bu bölüm devamsızlıkların nasıl talep edileceği, devamsızlık uygunluk kriterleri ve işe dönüş sürecine ilişkin bilgileri de içermelidir.

Performans yönetimi prosedürleri

Küçük işletmeler, çalışan el kitaplarına performans yönetimi süreçleri ve prosedürlerini dahil etmelidir. Bu, performans beklentilerini, terfi kriterlerini ve performans inceleme ve temyiz sürecini kapsamalıdır.

Performans iyileştirme sürecinizi de açıklamanız gerekir. Düşük performans gösteren çalışanları tekrar yoluna sokmak için hangi adımları attığınızı ve hangi sorunların iş akdinin feshine yol açabileceğini tartışın.

Emniyet ve güvenlik prosedürleri

Küçük işletme çalışanları için herhangi bir çalışan el kitabı, iş istasyonları veya şantiyeler için emniyet ve güvenlik kurallarını kapsayacaktır. Buna yangın tatbikatları, tahliye prosedürleri ve tıbbi acil durumlar hakkında güvenlik bilgileri dahildir. El kitabınızın Mesleki Güvenlik ve Sağlık İdaresi (OSHA) ve İşçi Tazminatı düzenlemelerinin ilgili düzenlemelerine uyduğundan emin olun.

Ayrıca güvenlik prosedürleri, veri koruma, parola politikaları ve güvenli alanlara erişim gibi fiziksel güvenlik önlemlerini de kapsayabilir.

İstifa ve fesih işlemleri

Çalışan el kitapları, istifa ve fesih prosedürleri hakkında açık yönergeler sağlamalıdır. Çalışanların nasıl istifa edeceklerini ve ihbar sürelerini bilmeleri gerekir. Ayrıca devir teslimler, çıkış görüşmeleri ve şirket mülkünün iadesi hakkında bilgiler de ekleyebilirsiniz.

Fesihler için, sözleşmelerin neden feshedilebileceğine ilişkin ayrıntıları sağlayın; örneğin, suistimal, düşük performans veya işten çıkarma.

Ayrıca, ne kadar kıdem tazminatı bekleyebilecekleri, nasıl hesaplanacağı ve ödeme koşulları dahil olmak üzere işletmenizin kıdem tazminatı politikasını da ekleyin.

Son olarak, çalışanlara istihdam referans mektuplarına nasıl erişebileceklerini veya şirket mezunlarına nasıl katılabileceklerini anlatmak için de bu bölümü kullanabilirsiniz.

İfşa etmeme veya gizlilik sözleşmesi

Bu, herhangi bir çalışan el kitabı şablonunda bulacağınız bir konudur. İfşa etmeme veya gizlilik anlaşmaları, çalışanların hassas iş bilgilerini harici taraflarla paylaşmasını veya bu bilgileri kişisel kazanç için kullanmasını engeller. Bu, ticari sırları, iş planlarını, müşteri verilerini veya diğer özel bilgileri içerebilir.

El kitabı, ifşa etmeme anlaşmasının ne kadar süreceğini, ihlalin sonuçlarını ve kanunen ifşanın gerekli olduğu durumlar gibi istisnaları belirtmelidir.

Ayrımcılık ve taciz karşıtı yasalar

Çalışan el kitabının bu bölümü federal yasa tarafından zorunludur ve işyerinde ayrımcılığı ve tacizi önlemeyi amaçlar. Aynı zamanda ilgili tüm eyalet kanunu gerekliliklerini de karşılamalıdır.

Yasaklanmış davranışlar da dahil olmak üzere işletmenizin ayrımcılığı ve tacizi nasıl tanımladığını net bir şekilde açıklayın. Bu, cinsel tacizi, cinsiyet ayrımcılığını, ırk ayrımcılığını veya diğer ayrımcılık ve taciz biçimlerini içerebilir.

El kitabı, işletmenizin ayrımcılık ve tacizi ele alma prosedürlerini özetlemelidir. Bu, şikayetlerin nasıl bildirileceğini, hangi soruşturmaların yapıldığını ve suçlular için sonuçlarının ne olduğunu kapsamalıdır. Ayrıca, işletmenizin çalışanları işyerinde ayrımcılık ve taciz konusunda eğitme yaklaşımını tartışmayı seçebilirsiniz.

Son olarak, eşit fırsatlar sunan bir işverenseniz, burası bunu vurgulamak için iyi bir yerdir. Ayrım gözetmeksizin çalışanları işe alma, terfi ettirme ve ücretlendirme konusundaki yaklaşımınızı tartışın.

Davranış kodu

Çalışan el kitabının bu bölümü, çalışan davranışına ve bir işletme içindeki davranışa odaklanmaktadır. Çalışanlardan davranış kurallarında belirtilen kurallara uymaları beklenir. Kodu kırmanın sonuçlarını da vurguladığınızdan emin olun.

Şunları dahil etmelisiniz:

• Profesyonellik: Çalışanlar iş arkadaşlarına, müşterilere ve işteki diğer kişilere nasıl davranmalıdır?

• Kıyafet kodu: Çalışanların işte giyebilecekleri ve giyemeyecekleri. Ameliyat eden doktorların ve hemşirelerin uzun kollu giysiler veya oje giymelerinin kısıtlanması gibi her türlü özel kısıtlamayı dahil edin.

• Etik: Sahtekârlık, dolandırıcılık ve yasa dışı davranışlarla ilgili şirket tanımları ve standartları.

• Uyuşturucu ve alkol kullanımı: İş içinde ve dışında uyuşturucu ve alkol kullanımına ilişkin kurallar. Kuralları çiğnemenin sonuçlarını vurgulayın.

• Teknoloji kullanımı: Çalışanların şirket cep telefonlarını, iş e-postalarını, bir iş istasyonunda veya iş sahasında interneti veya işle ilgili uygulamaları nasıl kullandıklarına ilişkin kurallar.

• Sosyal medya politikası: Çalışanların işletmeniz veya işleri hakkında sosyal medyada neleri paylaşmasına izin verilir ve verilmez. Buna, işletmenin sosyal medya hesaplarında nefret söylemi veya uygunsuz yorumlar yapan çalışanlara müsamaha göstermemesi gibi başka kısıtlamalar da dahil olabilir.

• Çıkar çatışmaları: Şirketin, bir çalışanın kişisel veya finansal çıkarlarının şirketin çıkarlarına en uygun şekilde hareket etme becerilerini engellediği durumlara ilişkin politikası.

Bu, müşterilerden, olası çalışanlardan veya satıcılardan hediye kabul etmeye ilişkin politikaları içermelidir. Ayrıca, çalışanlar, müşteriler veya diğer paydaşlar arasındaki romantik ilişkiler ve akrabaların, arkadaşların, eski iş arkadaşlarının veya tanıdıkların işe alınması konusundaki işletmenizin duruşunu da içermelidir.

Ayrıca, şirkette finansal mülkiyete sahip çalışanlar veya işletme ile rekabet eden faaliyetlerde bulunan çalışanlar konusunu da kapsamalıdır.

• Tecavüz: Rüşvet , kişisel kazanç için diğer çalışanlara veya müşterilere hizmet satmaya çalışma veya çalışanlar yeni bir şirkete geçerken iş arkadaşlarını yeni bir şirkete kaçırma dahil olmak üzere her türlü taleple ilgili işletmenizin politikası.

• Masraflar ve geri ödemeler: İşle ilgili masrafları talep etme süreci. Seyahat veya eğitim gibi işle ilgili gider sayılan şeyler konusunda net olun.

• İhlallerin bildirilmesi: Çalışanların şirket politikası veya kurallarının ihlallerini nasıl bildirmesi gerektiği ve bunların nasıl ele alınacağı.

Tazminatlar ve kazançlar

Çalışanlar sıklıkla tazminat ve yan haklar bölümüne başvuracaktır. Çalışanların maaşları ve şirket hakları hakkında önemli bilgiler sağlar.

Bu bölümde, çalışanlara nasıl ödeme yapıldığını açıklayın; örneğin, saatlik, günlük, haftalık veya aylık. Tatil veya ödemeyi geciktirebilecek diğer koşullar olması durumunda çalışanların ne zaman ödeme almayı bekleyebileceklerini de açıklamalısınız. Örneğin, maaş gününün resmi tatile veya haftasonuna denk gelmesi durumunda, işçilere bir sonraki iş günü ödeme yapılır.

Ayrıca, ücretlerin nasıl hesaplandığını da ele alın; örneğin, saatlik çalışan çalışanların zamanlarını ve çalışma saatleri için ücret oranlarını nasıl kaydetmeleri gerektiği. Asgari ücret, fazla mesai ücreti ve dinlenme molası politikaları gibi yasal gerekliliklere uyduğunuzdan emin olun.

Doğrudan para yatırma, çekler veya ödemeli kartlar gibi mevcut farklı ödeme yöntemlerini de ekleyebilirsiniz.

Ayrıca, çalışanların maaş çeklerinden ne gibi kesintiler bekleyebileceklerini ana hatlarıyla belirtin. Bunlar, federal ve eyalet vergileri gibi gerekli kesintiler veya sağlık tasarruf hesapları gibi yardımlar için gönüllü kesintiler olabilir. Ayrıca, işletmenizin hastalık izni veya diğer devamsızlıklar için ödeme yapıp yapmadığını belirtmek çok önemlidir.

Sunduğunuz her avantajın ayrıntılarını listelemeniz gerekmese de, temel bilgileri ele almalısınız. Örneğin, hangi sağlık sigortası planlarının sunulduğunu, bakmakla yükümlü olunanların kapsanması durumunda ve yıllık açık kaydın ne zaman gerçekleştiğini belirtin.

Benzer şekilde, ücretli izin (PTO), emeklilik planları, hayat sigortası, spor salonu indirimleri vb. dahil olmak üzere diğer avantajlarla ilgili temel bilgileri düzenleyin. Bu, çalışanların nelere uygun olduklarını bilmelerini sağlamanın ve sunduğunuz iş başında avantajları sergilemenin harika bir yoludur.

Disiplin ve ağır suistimal politikaları

İşverenler, çalışanlar şirket kurallarını ihlal ettiğinde genellikle disiplin cezasına başvurmak zorunda kalır. El kitabı, disiplin sürecinin ne olduğunu açıkça belirtmelidir. Soruşturma sürecini ve sözlü ve yazılı uyarılar veya ağır suistimal durumlarında fesih dahil olmak üzere beklenen sonuçları açıklayın.

Hırsızlık, uyuşturucu kullanımı, ayrımcılık vb. gibi ağır suiistimal olarak sayılan davranışlara örnekler verin. Ek olarak, ihbar süresi, gelecekteki istihdam referansları ve ödenmemiş ikramiyeler açısından ağır suiistimal nedeniyle işten çıkarmanın ne anlama geldiğini belirtin.

Feragatname ve imza

Çalışan el kitabının bir sözleşme olmadığını belirten bir sorumluluk reddi beyanı ekleyin. Bu, el kitabı prosedürlerine uyulmaması durumunda çalışanların sizi dava etmesini önleyecektir.

Küçük işletme çalışanları için örnek bir çalışan el kitabında isteğe bağlı bir imza bölümü de bulabilirsiniz. Burası, çalışanların el kitabının bir kopyasını aldıklarını ve okuyup anladıklarını imzalamak için imzalayabilecekleri yerdir. Yine bu, bir çalışanın şirket kurallarını bilmediği iddiasıyla haksız bir dava açması durumunda işletmenin korunmasına yardımcı olur.

2. Adım: Şirket kültürünü yansıttığından emin olun

Çalışan el kitabınız, işletmenizin neyi temsil ettiğini ve çalışanların şirket kültüründen neler bekleyebileceğini göstermek için harika bir araçtır.

Sıcak veya resmi gibi işletmenizin kimliğine uyan bir ses tonu kullanın. Ayrıca, politikalarınızı şirket değerleriyle uyumlu olacak şekilde oluşturun. Örneğin, ayrımcılığa sıfır tolerans gösterebilirsiniz, ancak kıyafet kurallarınız konusunda daha hoşgörülü olabilirsiniz. El kitabının işletmenizi ve kültürünü gerçekten temsil etmesi için her bölümü ilerledikçe ayarlayın.

3. Adım: İş kanunlarına uygun olup olmadığını kontrol edin

İnsan kaynakları veya işletme sahipleri tarafından yazılan çalışan el kitapları yasal incelemeden yararlanabilir. Bunun nedeni, düzenlemelerin işin yeri, çalışan sayısı ve işçi türleri gibi faktörlere göre değişmesidir. Belgeyi inceleyen bir avukat, ilgili tüm federal, eyalet ve yerel yasaları kapsadığından emin olabilir. Bu, bir dava durumunda işletmenizin korunmasına yardımcı olur.

4. Adım: Okumayı ve bulmayı kolaylaştırın

Özellikle küçük işletme sahipleri için işletmenizin kullanmayacağı sözcük ve deyimleri içerebilecek ücretsiz bir çalışan el kitabı şablonu kullanıyorsanız, aşırı jargona ve diğer karmaşık terimlere karşı dikkatli olun. El kitabınızın okunması basit ve anlaşılması kolay olmalıdır.

Ayrıca, el kitabını erişilebilir hale getirin. Çalışanların kolayca bulabileceği bir ortak sürücüde saklamayı düşünün.

Connecteam, önemli şirket belgelerini depolamak ve paylaşmak için harika bir uygulamadır. Çalışan el kitabınızı güvenli bir şekilde saklamak için kullanabilirsiniz. Dahası, çalışanlarınız buna cep telefonlarıyla herhangi bir yerden erişebilecek. Bunu ve diğer birçok güçlü operasyon, İK ve iletişim aracını test etmek için ücretsiz deneme sürümüne kaydolabilirsiniz.

5. Adım: Yayınlayın ve düzenli olarak gözden geçirin

El kitabınızı inceledikten ve nerede saklayacağınıza karar verdikten sonra, çalışanlarınızın okuması için yayınlayabilirsiniz.

Ek olarak, çalışan geri bildirimlerine ve değişen yasalara göre el kitabını düzenli olarak gözden geçirmek ve güncellemek için atanmış bir sahip veya ekibe sahip olmanızı öneririz.

6. Adım: Desteği kullanın—kapsamlı örnek el kitabımızı indirin!

Bir çalışan el kitabı oluşturmak bunaltıcı olabilir. Neyse ki, sıfırdan bir tane yazmanıza gerek yok. Referans olarak diğer şirketlerin el kitaplarına bakabilir veya ücretli bir profesyonelden sizin için bir tane yazmasını isteyebilirsiniz.

Bununla birlikte, bir el kitabı oluşturmanın en etkili yolu, küçük işletmeler için ücretsiz bir çalışan el kitabı şablonu kullanmaktır. Aşağıdaki kapsamlı şablonumuzu indirin ve işletmenizin kural ve prosedürlerine göre özelleştirin.

<< Kapsamlı Örnek El Kitabınızı İndirin >>

Özet

Bir çalışan el kitabı oluşturmak, herhangi bir küçük işletme için önemli bir adımdır. Çalışanlar için net beklentiler belirlemenize yardımcı olur ve yerel, eyalet ve federal düzenlemelere uymanızı sağlar.

İyi bir çalışan el kitabı, istihdam bilgileri, tazminat ve yan haklar, ayrımcılık ve taciz politikaları, çalışan davranışı ve daha fazlasını kapsayan kapsamlı olacaktır. Okuması ve anlaması basit, ayrıca her yerden erişimi kolay olmalıdır. Ayrıca, bir avukatın çalışan el kitabınızı gözden geçirmesi ve her zaman yasal gereksinimler ve iş politikalarıyla uyumlu olması için düzenli olarak güncellemesi için atanmış bir sahip ataması önerilir.

Etkili bir çalışan el kitabı oluşturarak, çalışanlarınız için bir şeffaflık ve güvenlik kültürü geliştirebilir ve küçük işletmenizi yasal risklerden koruyabilirsiniz.