Çalışan Kayıt Yönetimi + En İyi Araçlar İçin Eksiksiz Kılavuz

Zaman çizelgeleri, bordro kayıtları ve performans incelemeleri arasında, çalışanların kayıtlarını yönetmek çoğu İK departmanı için ezici bir görev olabilir. Ve bunu doğru yapmak her zaman kolay değildir.

En iyi ihtimalle, zayıf kayıt yönetimi, ihtiyaç duyduğunuzda belgeleri bulmanızı zorlaştıran bir rahatsızlıktır. En kötü ihtimalle, ciddi yasal sonuçları olan bir yükümlülük haline gelir. Bu nedenle etkili bir çalışan kayıt yönetim sistemi kullanmak çok önemlidir.

İK belge yönetimi yazılımı bunun için idealdir. Kayıt tutma ve bulma süreçlerini otomatikleştirerek zamandan ve emekten tasarruf etmenizi sağlar. Uyum yükümlülüklerinize uygun olarak saklarken İK belgelerine her yerden erişmenizi sağlar. Ayrıca, çalışan belgelerini güncel ve doğru tutmayı kolaylaştırır.

Bu yazıda, bir çalışan kayıt yönetim sisteminin nasıl kurulacağını ve bunu yapmanıza yardımcı olacak en iyi dijital araçları açıklıyoruz.

Çalışan Kayıt Yönetimi Nedir?

Çalışan kayıtları yönetimi, çalışan kayıtlarının yaşam döngüsünün ilgili yasa ve yönetmeliklere göre yönetilmesini ifade eder. İK belge yönetimi olarak da anılır, çalışan belgelerinin depolanmasını, erişimini, işlenmesini ve imha edilmesini içerir.

Çalışan kayıtlarını işlemenin en iyi yolu bir belge yönetim sistemi kullanmaktır. Tipik olarak yazılım tabanlı bir belge yönetim sistemi, belgeleri elektronik olarak saklar, düzenler ve izler.

Çalışan Kayıt Türleri

Çalışan kayıtları şunları içerir:

• Tam adlar, adresler, banka hesap bilgileri ve acil durum irtibat kişileri gibi kişisel bilgiler .
• Sağlık kayıtları, doktor mektupları, engellilik bilgileri ve düzenleme talepleri dahil olmak üzere tıbbi bilgiler .
• İş tanımları, başvurular, özgeçmişler, görüşme notları, teklif mektupları ve referans kontrolleri gibi işe alım kayıtları .
• İşe alım kayıtları, işe alım bilgileri ve I-9 formları gibi istihdam geçmişleri .
• Zaman çizelgeleri, katılım kayıtları, vergi belgeleri, sağlık yardım planları ve sosyal yardım kayıt formları dahil olmak üzere maaş bordrosu ve sosyal yardımlar .
• Uyarılar veya diğer disiplin cezaları dahil olmak üzere personel kayıtları , ödüller ve çıkış görüşmeleri gibi ayrılma belgeleri.
• Performans incelemeleri, terfi ve transfer belgeleri dahil olmak üzere mesleki gelişim kayıtları .
• İstenen ve onaylanan izinler de dahil olmak üzere kayıtları bırakın .
• İstihdam sözleşmeleri, gizlilik sözleşmeleri ve imzalı çalışan el kitapları gibi sözleşmeler ve anlaşmalar
• Yazılı politikalar gibi İK belgeleri .
• Güvenlik eğitim materyalleri, olay raporları ve işçi tazminat belgeleri dahil olmak üzere güvenlik ve güvenlik kayıtları .
• Eğitim materyalleri, profesyonel lisanslar ve sertifikalar.

Etkili Kayıt Yönetimi Neden Önemlidir?

Uyumluluk amaçları için gereklidir

Bir çalışan kayıt yönetim sistemi genellikle kanunen zorunludur. İşletmeler için bir dizi kayıt tutma yasası geçerlidir. Bunlar, işverenlerin "tutma süresi" olarak bilinen belirli bir süre boyunca doğru çalışan kayıtlarını tutmasını gerektirir.

ABD'de, işverenlerin çalışan kayıtlarını tutmasını zorunlu kılan birkaç federal yasa vardır. Bunlar şunları içerir:

• Yaş Ayrımcılığı Yasası
• Eşit Ücret Yasası
• Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA)
• Aile ve Tıbbi İzin Yasası (FMLA)
• İş Sağlığı ve Güvenliği Yasası (İSG Yasası)
• Medeni Haklar Yasası Başlık VII

Örneğin, FLSA kapsamında işverenler, zaman çizelgeleri ve programları da dahil olmak üzere maaşı hesaplamak için kullanılan tüm kayıtları iki yıl boyunca saklamalıdır.

Eyalet ve yerel düzeylerde kayıt tutma yasaları ve düzenlemeleri de vardır. Bunlar, farklı saklama süreleri ve depolama gereksinimleri belirler.

Cezalardan kaçınmak için çalışan kayıtlarıyla ilgili yasal yükümlülüklerinizi anlamanız çok önemlidir. Bu, karmaşık bir yasal çerçeve içerebilir, bu nedenle işletmeniz için geçerli olan yasalar hakkında profesyonel tavsiye almalısınız.

Hassas bilgileri güvenli bir şekilde saklar

Çalışan belge yönetimi, çalışanların kişisel bilgilerinin işlenmesini içerir. Buna banka hesap bilgileri, vergi bilgileri ve tıbbi belgeler dahildir. Bu hassas belgeler genellikle kişisel veri koruma yasalarına tabidir. Bu nedenle, bunları güvenli bir şekilde saklamanız ve yalnızca uygun kişiler tarafından erişilebildiğinden emin olmanız önemlidir.

İyi bir kayıt yönetim sistemi, gizli belgeleri korumak için idealdir. Özellikle dijital belge yönetim sistemleri bir dizi güvenlik özelliği sunar. Bunlar, parola koruması, şifreleme, izin denetimleri ve erişim geçmişini içerir.

Bunun gibi özellikler, belgelere yalnızca ‌onaylı kişiler tarafından erişilebilmesini sağlar. Ayrıca, belgenin ne zaman oluşturulduğunu, belgeye kimin eriştiğini ve ne zaman eriştiğini gösteren, belgenin geçmişinin dijital bir haritasını oluştururlar.

Erişim kontrolleri ve şifreleme gibi güvenlik önlemleri, siber saldırı veya veri ihlali riskini azaltmaya yardımcı olur. Sürüm kontrolleri, belge yönetim sisteminize yönelik hack girişimlerini de algılayabilir ve hızlı bir şekilde yanıt vermenizi sağlar.

Verimliliği artırır ve işletmenizin uyumlu kalmasını sağlar

Manuel kayıt yönetimi zaman alıcı olabilir. Aradığınızı bulmak için yüzlerce veya binlerce belge içeren dosya dolaplarını veya depolama birimlerini aramayı içerir. Bir Wakefield Research anketinde, yanıt verenlerin %54'ü ihtiyaç duydukları belgeleri aramak için e-postalara veya mesajlara yanıt vermekten daha fazla zaman harcadıklarını söyledi.

Kayıt yönetimi yazılımı, belge saklama ve geri alma sürecini dijitalleştirir. Merkezi bir yerde saklanan ve düzenlenen dijital dosyalarla ihtiyacınız olan belgeleri hızlı ve kolay bir şekilde bulabilirsiniz. Bu şekilde, daha önemli işler için zamanınız serbest bırakılır.

Belgelere hızlı erişim, denetim raporları veya diğer düzenleyici amaçlar için belge üretmek için de önemlidir. Ayrıca şikayetlere veya davalara yanıt vermekle de ilgilidir. Bu durumlarda genellikle son tarihler vardır, bu nedenle hızlı belge alımı çok önemlidir.

Dijital kayıt yönetimi ayrıca kayıt yönetimi sürecinin bazı aşamalarını otomatikleştirmenize olanak tanır; örneğin, belgelerin sınıflandırılması ve dosyalanması. Bu, işi evrak işlerini manuel olarak halletmekten daha hızlı yapar. Ayrıca, belgelerin kazara imha edilmesi de dahil olmak üzere insan hatası risklerini de azaltır.

Bilgi paylaşımını geliştirir

İyi düzenlenmiş ve erişilebilir belgeler, kuruluşunuzdaki doğru kişilerle bilgi paylaşımını kolaylaştırır.

Merkezi bir yerde saklanan belgelerle, çalışanlar işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları belgelere her zaman erişebilirler. Aynı zamanda iş tekrarını da önler. Çalışanlar, bir belgeyi oluşturmadan önce var olup olmadığını kontrol edebilir.

Ayrıca, etkili bir belge yönetim sistemi, çalışanların işbirliği yapmasını kolaylaştırır. Belgeleri gerçek zamanlı olarak paylaşabilir ve güncelleyebilirler.

Ayrıca ekibinizin daha iyi iş kararlarını daha hızlı almasına yardımcı olur. Bilgiye dayalı kararlar vermek için herkesin parmaklarının ucunda en güncel bilgiler vardır.

Dijital Doküman Yönetim Sistemi Nasıl Kurulur?

İK belgelerinizi kategorilere ayırın

Doküman yönetim sisteminizi kurarken ilk adım, ne tür İK dosyalarını saklaması gerektiğini belirlemektir. Dosyalamaya yardımcı olması için bunları kategorilere ayırın. Örneğin, personel kayıtları, güvenlik kayıtları, eğitim kayıtları ve şikayetler.

Belgeleri bu şekilde düzenlemek, özellikle kayıt yönetimi yazılımınızın otomatik dosyalama özelliği varsa, bunları kolayca dosyalamanıza yardımcı olur. Ayrıca belgelerin ayrı olarak saklanmasını sağlayarak bunlara erişim hakları atamayı kolaylaştırır.

Erişim izinlerini ayarla

Ardından, her bir belge türüne kimin erişmesi gerektiğine karar verebilirsiniz. Genel bir kural olarak, kayıtlar ne kadar hassassa, bunlara erişmesi gereken kişi o kadar az olur.

İK yöneticileri genellikle çok çeşitli çalışan kayıtlarına erişebilir. Örneğin, maaş kayıtlarının yanı sıra çalışanların kişisel ve tıbbi bilgilerini görebilmeleri gerekir.

Öte yandan bir vardiyalı çalışanın bu bilgilere erişmesi gerekmez. Bunun yerine formlara, güvenlik raporlarına ve İK politikalarına erişmeleri gerekir.

İzinleri ayarlayarak, kimin hangi belgeye erişimi olduğunu kontrol edebilirsiniz. Böylece İK departmanındaki herkes ücret ve çalışan kayıtlarını görebilirken, diğer tüm çalışanların bunları açmasını engelleyebilirsiniz.

Belge izinleri ile ilgili ilgili mevzuatın kontrol edilmesi önemlidir. Bazı yasalar, çalışan kayıtlarında yer alan belirli belgelere veya bilgilere kimlerin erişebileceğini belirtir.

Saklama sürelerini tanımlayın ve olayları tetikleyin

Ardından, belge türlerini ne kadar süreyle tutacağınızı ve saatin bu süre içinde işlemeye başlayacağı zamanı (ör. tetikleyici olay) belirleyin. Örneğin, tetikleyici olaylar bir kaydın oluşturulmasını, performans incelemesinin tarihini veya bir çalışanın işten çıkarılmasını içerebilir.

Tutma süreleri ve tetikleyici olaylar genellikle kanunla tanımlanır. Örneğin, ABD'de federal düzeyde, işverenlerin aşağıdakilere uyması gerekir:

• 1 yıllık iş başvuruları ve özgeçmişler .
• Bordro kayıtları oluşturulduktan sonra 3 yıl boyunca.
• Mesleki Güvenlik ve Sağlık İdaresi (OSHA) kayıtları, kayıtların ilgili olduğu yıldan sonra 5 yıl boyunca.

İşletmeniz için geçerli olan hem federal hem de eyalet düzeyindeki yasa ve yönetmelikleri kontrol edin.

Kayıtları yasal saklama sürelerinin ötesinde tutmayı seçebilseniz de, süresi dolmuş kayıtları düzenli olarak silmek en iyisidir. Kayıtları gereksiz yere tutmak, belge yönetimini daha zor hale getirebilir. Belge depolama maliyetlerini artırabilir ve belgelerin, özellikle basılı kopyaların alınmasını yavaşlatabilirler.

Saklama sürenizin sonunda belgeleri nasıl imha edeceğinize de karar vermeniz gerekir. Dijital kayıt yönetimi çözümleri genellikle bu süreci otomatikleştirir. Elektronik kayıtları son kullanma tarihlerinde yeniden oluşturulamayacak şekilde güvenli bir şekilde imha ederler.

Ayrıca fiziksel kayıtlarınız varsa, belgeleri atıp atamayacağınızı veya güvenli bir şekilde imha edilmeleri gerekip gerekmediğini düşünün. Kişisel çalışan verilerini içerenler gibi hassas belgeleri toplamak, parçalamak ve imha etmek için katı gözetim zinciri prosedürlerine sahip bir belge imha şirketiyle anlaşmanız gerekebilir.

Ekstra güvenlik önlemleri ekleyin

Son olarak, belge yönetim sisteminize ekstra güvenlik eklemenin yollarını düşünün.

Dijital kayıt yönetim sistemi ile belge türüne göre erişim izinlerini ayarlayabilirsiniz. Ancak çalışan kayıtlarının şifrelenip şifrelenmediğini de kontrol etmelisiniz. Bu, çalışanlarınız bunları kullanırken, paylaşırken veya yüklerken üçüncü bir taraf bunlara erişirse okunmaya veya düzenlenmeye karşı korundukları anlamına gelir.

Ek bir güvenlik katmanı olarak, belirli belgelere erişen kullanıcılar için parolalar veya iki faktörlü kimlik doğrulama eklemek isteyebilirsiniz.

Çalışan kayıtlarınızı düzenli olarak yedeklemek, sisteminizin çökmesi durumunda da önemlidir. Dijital yedekleri güvenli şirket içi veya bulut tabanlı sunucularda depolamak için şifrelenmiş dosyaları kullanın. Basılı kopya yedekleri kilitli dosya dolaplarında veya kilitli bir saklama alanında tutulmalıdır.

Çalışan doküman yönetim sisteminizi korumanın bir başka yolu da çalışanlarınızı veri güvenliği konusunda eğitmektir; örneğin çevrimiçi eğitim kursları aracılığıyla. Bu, riskleri ve çalışan kayıtlarını tehlikeye atabilecek potansiyel siber tehditleri nasıl belirleyeceklerini anlamalarına yardımcı olur.

Akılda Tutulması Gereken Diğer En İyi Uygulamalar

Çalışanlarınızın haklarını anlayın

Belge saklama ve saklama süreleriyle ilgili yasaların yanı sıra, çalışanların kayıtlarıyla ilgili haklarını anlamak önemlidir.

Kişisel veri koruma yasaları, çalışanlara kişisel bilgilerinin nasıl toplandığını, işlendiğini ve paylaşıldığını bilme hakkı verir. Hem İK departmanınızın hem de çalışanlarınızın bu konuda eğitim aldığından emin olun. Örneğin, kişisel verilerin korunmasına ilişkin bir dizi web semineri düzenleyin ve bu konuyu çalışan el kitabınızda ele aldığınızdan emin olun. Bu, kuruluşunuzdaki herkesin kişisel veri koruma haklarını ve yükümlülüklerini anlamasına yardımcı olur.

Çalışanların kişisel bilgilerine erişim veya değişiklik talebinde bulunmaları için, örneğin çevrimiçi bir form aracılığıyla süreçler oluşturmak da önemlidir. Politika ve prosedürler el kitabınızda, bundan hangi kişinin veya departmanın sorumlu olduğunu tanımlayın, böylece çalışanlar kime soracaklarını bilir.

Net, yazılı belge yönetimi politikaları ve süreçleri geliştirin

Doküman yönetim planınız yazılı politikalar ve süreçlerle desteklenmelidir. Bunlar, İK departmanınıza çalışan kayıtlarının nasıl oluşturulacağı, organize edileceği ve saklanacağı konusunda rehberlik eder.

Yazarken, farklı çalışan belgeleri türlerini, bu belgelerin nasıl dosyalanacağını, bunlara kimlerin erişebileceğini ve bunların ne zaman ve nasıl imha edilmesi gerektiğini açıkladığınızdan emin olun.

Bu politikaları ve süreçleri çalışanlarınızla paylaşmanız da önemlidir. Bunu, bunları politika ve prosedürler el kitabınıza dahil ederek, işe alım sürecinize dahil ederek ve çalışanlara kayıt tutma prosedürlerini hatırlatmak için şirket çapında düzenli e-postalar göndererek yapabilirsiniz.

Bu kılavuzu yazmak ve ekibinize iletmek, kuruluşunuzun kayıt yönetimi genelinde tutarlılık sağlar. Ayrıca İK departmanınıza, çalışan kayıtlarını işlerken doğru kararlar verebilmeleri için kolay bir referans noktası sağlar.

Yasal uyum ile güncel kalın

Kayıt yönetimi ile ilgili yasa ve yönetmelikler sık ​​sık değişir. Bu, özellikle dijital kayıt yönetimi etrafında gelişen teknoloji söz konusu olduğunda doğrudur.

Bu değişikliklerden haberdar olduğunuzdan ve politikalarınızı ve prosedürlerinizi gerektiği gibi ayarladığınızdan emin olun. Bunu yaparak, para cezaları veya yasal işlem gibi cezalarla sonuçlanabilecek uyumsuzluk riskini sınırlayabilirsiniz.

Çalışan kayıtlarınızı düzenli olarak gözden geçirin

Çalışan bilgileri, genellikle işten ayrılma, terfiler ve kişisel durumlardaki değişikliklerin bir sonucu olarak düzenli olarak değişir. Doğru bilgiler içerdiğini doğrulamak için çalışan kayıtlarınızı düzenli olarak gözden geçirecek sistemleri devreye sokun.

Dijital kayıt yönetimi araçları genellikle bu konuda yardımcı olacak özelliklere sahiptir. Örneğin, ekip üyelerine kişisel ve acil durum irtibat bilgilerini güncellemeleri için yinelenen bir yıllık hatırlatıcı ayarlayabilirsiniz.

En İyi 3 Çalışan Belge Yönetim Aracı

Mevcut bir dizi çalışan kayıt yönetimi yazılımı ile işletmeniz için en iyisine karar vermek zor olabilir. İşte en iyi üç belge yönetimi aracı için önerilerimiz.

Connecteam, her türlü çalışan belgesinin oluşturulmasından imhasına kadar yönetimi kolaylaştırır. Connecteam'in belge yönetimi özellikleri, hassas belgeleri güvenli bir şekilde depolar, işlemlerinizi basitleştirir ve uyumlu kalmanıza yardımcı olur.

Connecteam'in tam özellikli mobil uygulamasını kullanarak, siz ve çalışanlarınız hareket halindeyken belge yükleyebilirsiniz. Ardından, çalışan kayıtlarına merkezi bir pano aracılığıyla güvenli konumlarından erişebilirsiniz.

Ayrıca Connecteam sınırsız depolama alanı sunar. Gerektiği kadar saklayın ve belgelerinizi yasaların gerektirdiği süre boyunca saklayın.

Yerleşik bir ekip sohbeti ile Connecteam, çalışanlarınızla gerçek zamanlı olarak belgeleri paylaşmanıza ve tartışmanıza da olanak tanır. Belgelerinizi güncel ve doğru tutmak için kullanabileceğiniz gelişmiş bildirim özellikleri de vardır. Örneğin, Connecteam iş sözleşmelerinin sona erme tarihi geldiğinde sizi bilgilendirebilir.

Erişim izinleri ve uçtan uca şifreleme, hassas çalışan belgelerini daha da koruyarak veri ihlallerini önler.

Connecteam ayrıca sezgisel bir arayüze ve kapsamlı müşteri desteğine sahiptir. Ekibiniz için başlamak kolaydır ve soruları veya endişeleri varsa müşteri hizmetleri ile kolayca iletişime geçebilirler.

Ancak Connecteam, bir çalışan kayıt yönetimi uygulamasından çok daha fazlasıdır. Programlama, iletişim, çalışan tanıma ve eğitim özellikleri içeren hepsi bir arada bir dijital çalışan yönetimi çözümüdür.

Aynı zamanda çok uygun fiyatlı bir belge yönetimi çözümüdür. Connecteam'in sonsuza kadar ücretsiz Küçük İşletme Planı, çalışan belge yönetimi de dahil olmak üzere en popüler özelliklerine 10 kullanıcıya kadar erişim sağlar. Ücretli planlar, 30 kullanıcıya kadar ayda 29 ABD dolarından başlar, ardından her ek kullanıcı için aylık yalnızca 0,50 ABD dolarından başlar.

Fiyatlandırma

• İlk 30 kullanıcı için ayda sadece 29 ABD dolarından başlayan fiyatlarla
• 14 günlük ücretsiz deneme
• Ücretsiz plan mevcut

DynaFile, çalışan dosya yönetimi için kullanılabilen bir bulut belge yönetimi yazılımıdır. Merkezi web tabanlı depolama sağlar ve işletmelerin kayıt yönetimi süreçlerini dijitalleştirir.

Çok sayıda belgenin toplu olarak taranmasını destekleyen otomatik bir tarama özelliği içerir. Kullanıcılar ayrıca genel veya özel belge bağlantıları aracılığıyla dosya paylaşabilir.

DynaFile, tarama sırasında dosyalara daha sonra kayıtları bulmak için kullanılabilecek barkodlar atar. Ayrıca belgelerin otomatik olarak dosyalanmasını sağlayan bir özellik sunar.

Diğer özellikler, kullanıcı erişim izinlerini, yönetici denetimlerini ve elektronik imzaları içerir. Ancak DynaFile bir mobil uygulama sunmaz.

Fiyatlandırma

• Fiyat için satıcıyla iletişime geçin
• Deneme: Hayır
• Ücretsiz plan: Hayır

Avokaado, sözleşme yaşam döngüsü yönetimi için dijital bir araçtır. Kullanıcıların sözleşmelerini hazırlamasına, müzakere etmesine, imzalamasına ve yönetmesine yardımcı olur.

Kullanıcılar, madde tabanlı otomasyona ve şablonlara dayalı olarak sözleşme taslağı hazırlayabilir. Ayrıca son tarih takibini otomatikleştirebilir ve yenileme tarihleri ​​gibi belgelerle ilgili önemli tarihler hakkında hatırlatıcılar ayarlayabilirler.

Avokaado, özel bulut depolama kullanır. Bu, işverenlerin orijinal veya şablon tabanlı sözleşmeleri izlemesine ve bunlar üzerinde işbirliği yapmasına olanak tanır. Platform ayrıca kullanıcıların dosya erişimini yönetmesine ve sözleşmelere elektronik imza eklemesine olanak tanır.

Avokaado bağımsız bir sözleşme yönetim sistemidir. Ancak, kullanıcıların Persona ve Salesforce dahil olmak üzere mevcut yazılımlarıyla entegrasyon sunar.

Fiyatlandırma

• Ayda 312,40 ABD Dolarından başlayan fiyatlarla (Fiyatlandırma yalnızca Euro cinsinden listelenmiştir: 290 €/ay)
• Deneme: Evet
• Ücretsiz plan: Evet

Daha fazla bilgi için, en iyi 10 İK belge yönetimi yazılımı hakkındaki makalemize göz atın.

İşletmeniz için Dijital Kayıt Yönetimi Çözümü

Çalışan kayıtları yönetimi yazılımı, çalışanlarınızın kayıtlarını saklamanın ve bunlara erişmenin en iyi yoludur. Manuel veri işlemenin erişemeyeceği bir güvenlik düzeyiyle bunu hızlı ve kolay bir şekilde yapmanızı sağlar.

Çalışanlarınızın kayıtlarını yönetmenin en önemli yönlerinden biri, yasal yükümlülüklerinizi anlamaktır. Hangi kayıtları tutmanız gerektiğini, bunları ne kadar süreyle saklamanız gerektiğini ve bunlara kimin erişebileceğini öğrenmek için federal ve eyalet düzeyindeki yasa ve yönetmelikleri kontrol edin.

Ardından sadece ilgili yasalara uygun değil, işletmenizin ihtiyaçlarını da karşılayan bir dijital doküman yönetim sistemi kurabilirsiniz.