Daha İyi İşyeri İletişimi için Çalışan Mesajlaşma Sistemi Nasıl Kullanılır?

Günümüzün dağınık ve masasız çalışan ortamında, çalışanlarınızla verimli bir şekilde iletişim kurmak her zamankinden daha zordur. Çoğu çalışan günün büyük bir bölümünde sahada veya farklı saat dilimlerinde çalışıyor, bu nedenle geleneksel iletişim yöntemleri her zaman işe yaramıyor. Bir çalışan mesajlaşma sistemi, nerede ve ne zaman çalışırlarsa çalışsınlar iş gücünüze ulaşabilmeniz için bu zorlukların üstesinden gelmenize yardımcı olabilir.

Çalışan Mesajlaşma Sistemi Nedir?

Çalışan mesajlaşma sistemi, merkezi bir platform kullanarak kuruluşunuzdaki herkesle iletişim kurmaya yönelik bir araçtır. Bir çalışan mesajlaşma sistemi ile anlık mesajlar, sohbetler, sesli aramalar, bülten panoları, sosyal beslemeler ve daha fazlasıyla iletişim kurabilirsiniz. Çalışanlar kolayca bilgi paylaşabilir, işbirliği yapabilir ve günlük görevleri yönetebilir.

Etkili Bir Çalışan Mesajlaşma Sisteminin Özellikleri

Tüm çalışan mesajlaşma sistemleri eşit derecede yararlı değildir. Sizinkinden en iyi şekilde yararlanmak için aşağıdaki özelliklere sahip bir çözüm arayın:

Kullanıcı dostu arayüz

Mesajlaşma sisteminizin kullanıcı arayüzü kullanışsız ve modası geçmişse, çalışanlarınızın onu kullanmasını sağlamakta zorlanacaksınız. İyi bir mesajlaşma sistemi, hemen hemen her iş akışının ayrılmaz bir parçası olacaktır, bu nedenle kullanımı kolay olanı seçmek en önemli öncelik olmalıdır.

İdeal olarak, sistemin sezgisel bir tasarımı olmalıdır — herkes panodan veya erişim noktasından sistemin nasıl çalıştığını anlayabilmelidir. Çalışanlarınıza sisteminiz hakkında biraz eğitim vermeniz gerekebilir, ancak bu, değdiğinden daha fazla sorun yaratacak kadar karmaşık olmamalıdır.

Mobil Erişim

İnsanlar, özellikle masasız çalışanlar olmak üzere, dizüstü veya masaüstü bilgisayarlardan çok daha fazla mobil cihaz kullanıyor. Çalışanlarınızın üzerinde muhtemelen her zaman bir mobil cihaz bulunur, bu nedenle etkili bir sistem, onların telefonlarında veya tabletlerinde iletişim kurmalarına ve bildirimler almalarına olanak tanır.

Entegrasyonlar

Mesajlaşma sisteminiz günlük rutininize dahil edilmelidir, böylece çalışanlar iş günü boyunca zahmetsizce kullanabilirler. İyi bir sistem, halihazırda kullandığınız e-posta ve proje yönetimi yazılımı gibi araçlarla entegre olacaktır.

özelleştirme

Her işletme farklıdır ve çalışan mesajlaşma sisteminizin, platformu özelleştirmenize izin vererek bu farklılıkları karşılayabilmesi gerekir. Projelere, konulara hatta ortak ilgi alanlarına göre farklı kanallar veya gruplar kurabilmeniz sisteminizi daha kullanışlı hale getirecektir.

Arama İşlevselliği

Daha eski mesajlar, yenileri onları gömerken mutlaka önemini kaybetmez, bu nedenle "gitti", "unutuldu" anlamına gelmemelidir. Geçmiş projeler hakkında bilgiye ihtiyaç duyduğunuzda, eski sohbetler arasında arama yapmak son derece yararlıdır.

Dosya paylaşımı

Çalışanlarınız bir proje üzerinde işbirliği yaparken, mesajlaşma sistemi içinde dosya paylaşabilmek ilerlemeyi hızlandırabilir.

Güvenlik ve Gizlilik

Mesajlaşma sisteminizde gizli iş bilgilerini tartışacaksınız, bu nedenle gizliliğinizi koruyan ve gelişmiş güvenlik özellikleri sağlayan bir sistem seçtiğinizden emin olun.

Doğru Çalışan Mesajlaşma Sistemi Nasıl Seçilir?

Şirketiniz benzersizdir ve iletişim ihtiyaçlarınız da öyle. Satıcıları değerlendirmeye başlamadan önce, şu anda nasıl iletişim kurduğunuzu ve mevcut iletişiminizi nasıl iyileştirebileceğinizi düşünün. Çalışanlarınızın tamamı genellikle aynı ofisteyse, sizden farklı özelliklere ihtiyacınız olacaktır.

Çalışanlarınıza mevcut sisteminiz hakkında ne düşündüklerini ve nasıl iletişim kurmayı tercih edeceklerini sorun. Sistemin seçiminde söz sahibi olduklarını hissettiklerinde, onu uygulamaya koyma ve kullanırken meşgul olma olasılıkları daha yüksektir.

Çalışanlarınızın ne istediğini ve hangi özelliklerin iletişiminizi geliştirmenize yardımcı olabileceğini anladığınızda, satıcıları karşılaştırmaya başlayabilirsiniz. En önemli olarak tanımladığınız özellikleri arayın, verilerinizin korunacağından emin olun ve ihtiyacınız olan planların fiyatlarını karşılaştırın. Birçok şirket sadeleştirilmiş ücretsiz sürümler sunar, ancak bunlar en iyi seçenek olmayabilir.

Daha İyi İşyeri İletişimi için Çalışan Mesajlaşma Sistemleri Nasıl Kullanılır?

Sisteminizi kurduktan sonra, günlük iş operasyonlarınızı düzene sokmak için kullanabileceğiniz bazı yollar şunlardır:

İşe Alım ve Oryantasyon

Çalışanlarınızın sizinle çalışmaya başladıklarında öğrenecekleri çok şey vardır. Nereden kahve doldurulacağından yeni rollerinde ustalaşmaya kadar, başarılı katılım, yalnızca bazı İK formlarını imzalamaktan ve birkaç eğitim videosu izlemekten daha fazlasını gerektirir. İşe yeni alınanların işin inceliklerini öğrenirken şirketinizin kültürünü ve değerlerini benimsemelerini istiyorsunuz. Ayrıca birinin onlara bundan sonra ne yapacaklarını söylemesini beklemelerini de istemezsiniz.

Çalışan mesajlaşma sisteminiz işe alım sürecini basitleştirebilir ve yeni çalışanların çalışma ekiplerine uyum sağlamasını kolaylaştırabilir. Yeni işe alımlarda birçok farklı departmanın yer alması gerekir.

Mesajlaşma sisteminizdeki işe alım iş akışı, farklı departmanların işe alım ve oryantasyon etkinliklerini izlemesini kolaylaştırabilir. Bu şekilde, çalışanlar kendilerinden ne beklendiğini ve bundan sonra ne yapmaları gerektiğini tam olarak bilecekler ve yöneticiler ve İK departmanınız, her çalışan için çalışmalarını tekrarlamak zorunda kalmayacak.

Mesajlaşma sistemleri ayrıca çalışanların yeni ekip üyelerini tanımalarını ve mentorları ve amirleri ile görüşmelerini kolaylaştırır. Bir soruları varsa, bir mesaj göndermek, e-posta göndermekten veya amirlerini fiziksel olarak aramaktan daha hızlı ve kolaydır.

Takım İşbirliği

Çalışanlarınız birbirleriyle hızlı bir şekilde fikirleri, güncellemeleri ve dosyaları paylaşarak işbirliği yapmak için mesajlaşma sistemlerini kullanabilir. Mesajlaşma sistemleri gerçek zamanlı iletişim sağlar, böylece ekipleriniz uzun, uzun e-posta dizilerine veya yüz yüze toplantılara ihtiyaç duymadan sorunları anında tartışabilir ve çözebilir.

Mesajlaşma sisteminizi, tüm ekip üyelerinin erişebileceği mevcut projelerle ilgili belgeler ve diğer bilgiler için merkezi bir konum olarak kullanın. Herkesi gelişmelerden haberdar ederek yanlış anlamaları ve çelişen öncelikleri önleyebilirsiniz. Güçlü bir mesajlaşma sistemi, hareket halindeyken bir proje yönetimi aracı olarak hizmet verecek ve çalışanların ilerleme konusunda güncel bilgilere sahip olmalarını ve bir sonraki adımlarını planlamalarını sağlayacaktır.

Çalışan Geri Bildirimi

Açık iletişim, çalışanların bağlı olduğu ve kendilerini değerli hissettikleri pozitif bir çalışma kültürü yaratmak için esastır. Geri bildirim, yöneticiler ve çalışanlar arasında ve meslektaşlar arasında daha açık, dürüst iletişimi teşvik etmenin bir yoludur.

Birden çok düzeyde geri bildirimi kolaylaştırmak için dahili iletişim kanallarınızı kullanmak, şirketinizdeki herkese rollerindeki performanslarını iyileştirmek için ihtiyaç duydukları içgörüyü sağlar. Yöneticiler, iyi yapılmış bir işi takdir etmek ve iyileştirilmesi gereken alanları belirtmek için çalışanlara geri bildirim verebilir. Mesajlaşma sistemleri, bire bir görüşmenin mümkün olmadığı durumlarda idealdir. Daha resmi bir performans incelemesinden sonra takip etmek için de harikalar.

Meslektaşlar, birileri yukarıda ve öteye gittiğinde bunu kabul etmek için birbirlerine geri bildirimde bulunabilirler. Yöneticiden çalışana ve eşler arası geri bildirim gerekli olsa da, yöneticiler ve şirket politikaları hakkında çalışanlardan geri bildirim almanın önemini göz ardı etmeyin.

Çalışanları değiştirmek pahalıdır - maaşlarının ortalama yarısı ila iki katına mal olur. Çalışanlarınızdan geri bildirim talep ettiğinizde ve buna göre hareket ettiğinizde, kendilerini değerli hissetme eğilimindedirler ve şirkete ve işlerine daha fazla bağlıdırlar. Bunu mesajlaşma sisteminizle çeşitli şekillerde yapabilirsiniz.

1. Bir şirket akışı, çalışanlara olaylara ve iletişime gerçek zamanlı olarak tepki verme şansı verir. Mesajlara yorum ve emoji bırakabilirler, böylece duyurularınızla ilgili çalışan duyarlılığını hissedebilirsiniz.
2. Basit nabız kontrollerinden daha kapsamlı çalışan memnuniyeti anketlerine kadar her şeyi içeren anketler oluşturmak ve göndermek için mesajlaşma sisteminizi kullanabilirsiniz. Çalışanlarınızın iş deneyimini iyileştirmek için bilinçli kararlar almak için anketlerinizden oluşturulan verileri kullanarak takip edin.

Acil Durum İletişimi

Neyse ki, çoğu işletme için gerçek acil durumlar nadirdir. Ancak ortaya çıktıklarında, dahil olan herkesi korumak için hızlı eylem talep ederler. Bir krizin ortasında karmaşık bir acil durum iletişim sistemini çözmeye çalışmak istemezsiniz.

Bunun yerine, acil durum iletişimi için mesajlaşma sisteminizi kullanabilirsiniz. Acil müdahale prosedürlerini ve güvenlik protokollerini önceden ayarlamak, acil bir durum meydana geldiğinde sizi oyunun önüne geçirecektir. Bir kriz veya doğal afet sırasında hangi önlemleri almaları gerektiği konusunda çalışanları bilgilendirebileceksiniz. Ayrıca uyarılar gönderebilir ve bir yangın alarmı veya tahliyeden sonra herkesin nerede toplanacağını bildiğinden emin olabilirsiniz.

Daha küçük acil durumlar için bile, iletişim sisteminiz bir cankurtaran olabilir. Çalışanlarınıza, buzlu yollarda işe arabayla gitmek konusunda endişelenmeleri gerekmediğini bildirin veya kasırga mevsiminde acil durumlara hazırlık için ipuçları gönderin.

Vardiya Planlaması ve Hatırlatıcılar

Değişen programlara ayak uydurmak hem çalışanlar hem de yöneticiler için zordur. İletişim sisteminiz, vardiyaları ve programları merkezi bir konumda sağlayarak herkesin takip etmesine yardımcı olabilir.

Yöneticiler hızlı bir şekilde program taslağı hazırlayabilir ve çalışanlara vardiyalarının yakında başlayacağına dair hatırlatmalar gönderebilir. Çalışanlar, yöneticilerden geçmek zorunda kalmadan doğrudan vardiya değiştirebilirler. Çalışanlar ayrıca doğrudan mesajlaşma sistemi üzerinden izin talebinde bulunabilirler, böylece herhangi bir hata veya yanlış anlaşılma olmaz. Tekrarlayan işlerden kaçınmak için programları çoğaltabilir ve yeni bir program yayınlandığında herkese bildirim gönderebilirsiniz.

Masa Dışı Çalışanlarla İletişim

İletişime öncelik vermezseniz, masasız çalışanlar kendilerini ekibin geri kalanından kopmuş gibi hissedebilirler. Masasız çalışanlar yeni olmasa da, teknoloji artık onlarla her zamankinden daha etkili iletişim kurmanın yollarını sunuyor. Sağlık, restoran hizmeti, üretim ve inşaat sektörlerindeki çalışanlar, ofis çalışanlarının sahip olduğu e-postalara her zaman kolay erişime sahip değildir, bu nedenle daha hızlı iletişim biçimlerine ihtiyaç duyarlar.

Mesajlaşma sistemleri, masasız çalışanlarla doğrudan iletişim sağlayarak güncel kalabilmelerini ve şirket etkinliklerine dahil olduklarını hissetmelerini sağlar. Ayrıca sorularını veya endişelerini hızlı bir şekilde kontrol edebilir ve telefon görüşmeleri yapmadan amirlerine ilerlemeleri hakkında bilgi verebilirler.

Oylama ve Bilgi Paylaşımı

Çalışanlarınıza aşağıdakiler gibi şirket etkinlikleri hakkında bilgi verin:

• İş Fırsatları
• Yeni politikalar
• Avantaj kayıt tarihleri
• Sosyal olaylar

Bir etkinlik planlıyorsanız herkesin fikrini almak için hızlı bir anket gönderin. Örneğin, bir şirket Noel partisi planlıyorsanız, seçenekler sunun - çalışanlarınız bir yemek mi, kurabiye takası mı yoksa karaoke için dışarı çıkmak mı ister? Öğrenmek için hızlı bir anket başlatın.

Çalışan Tanıma ve Moral Yükseltme

Şirket akışınızı çalışan tanıma ve duyurular için de kullanabilirsiniz. Herkes yaptığı işe değer verildiğini hissetmekten hoşlanır ve bir tanınma kültürü oluşturmak çalışanların elde tutulmasını artıracaktır.

Etkili olabilmesi için tanımanın zamanında ve şirket değerleriyle bağlantılı olması gerekir. İyi bir çalışmadan aylar sonra gelen tanınma, hemen yapılan bir duyuru kadar etkili olmayacaktır. En iyi performans gösterenlerinizi hemen tanımak ve ödüllendirmek için şirket akışınızı kullanın.

Ayrıca, bir çalışan ödül programı oluşturarak çalışanların birbirlerini ödüllendirmelerini sağlayabilirsiniz. Yöneticiler ve çalışanlar, hediye kartlarıyla takas edilebilecek ödüller verebilir.

Herkese açık ödüllerin muazzam bir değeri olsa da, kişisel takdir mesajları göndermek de önemlidir. Masasız bir çalışma ortamı, çalışanların sürekli hareket halinde olduğu anlamına geldiğinden, övgülerinizi iletmek için bir çalışana rastlamanız pek olası değildir. Yöneticileri, ilişki kurmaya yardımcı olmaları için bireyleri teşvik edici özel mesajlar göndermeye teşvik edin.

Yeni İşe Alınanlarla İletişim

Yeni bir işe alışmak bunaltıcı olabilir ve yeni çalışanlarınız ilk birkaç haftasında özellikle savunmasızdır. Mesajlaşma sisteminiz aracılığıyla yakın temasta kalarak süreci kolaylaştırın.

Yeni işe aldığınız kişilerin mesajlaşma sistemini nasıl kullanacaklarını bilmelerini sağlayın ve bir topluluk duygusu geliştirmek için onları ekiplerinin bulunduğu tüm kanallara ekleyin. Yöneticiler, eğitim süresi boyunca yakın teması sürdürerek, çalışanların sahip oldukları soruları sorabilmelerini ve işe alım faaliyetlerinde beklendiği gibi ilerleme kaydettiklerini sağlamalıdır.

Belirli tetikleyicilere dayalı olarak yeni işe alınan kişilerle iletişim kurmak için otomatik mesajlar ayarlayın. Örneğin, oryantasyon eğitimini tamamladıklarında ödülle birlikte bir tebrik notu gönderebilirsiniz. Ancak yöneticilerinin kişiselleştirilmiş mesajlar da gönderdiğinden ve sık sık kontrol ettiğinden emin olun.

Çalışan Metin Mesajlaşma Sistemlerini Kullanmak İçin En İyi Uygulamalar

Çalışan mesajlaşma sistemleri güçlü iletişim araçlarıdır. Ancak, herhangi bir araç gibi, kötüye kullanılabilirler. Sizinkinin hem şirketinize hem de çalışanlarınıza fayda sağlayacak şekilde kullanıldığından emin olmak için onu kullanmak için en iyi uygulamaları oluşturmalısınız.

Net Yönergeler Belirleyin

Çalışanlarınızla iletişim kurabilme ayrıcalığını kötüye kullanmamaya çalışın. Kuruluşunuzun net çalışma saatleri varsa, mesajlaşma sisteminizi mesai saatleri dışında kullanmayın. İşletmeniz uzun saatler boyunca çalışıyorsa, çalışanlarınızın mesai saatleri dışında mesajlarını kontrol etmelerinin veya yanıtlamalarının beklenmediğini bildiklerinden emin olun.

Mesajlaşma sisteminin kullanımını yalnızca iş konuşmalarıyla sınırlamak istemezsiniz — ortak ilgi alanları için kanallar oluşturmak, topluluğu ve yeniliği teşvik etmenin harika bir yoludur — ancak tüm mesajların saygılı ve profesyonel olmasını beklemelisiniz. Beklentileri netleştirin ve herkesin bunu amirlerinin önünde söylemezlerse mesajlaşma sisteminde de söylememeleri gerektiğini bilmelerini sağlayın.

Gizliliği ve Güvenliği Koruyun

Yalnızca gizli şirket bilgilerini korumanız gerekmez, aynı zamanda çalışanlarınızın da gerektiğinde iletişimlerinin gizli tutulacağını bilmeleri gerekir. Bir çalışan, yöneticisine kişisel bir mesele hakkında bir mesaj gönderirse, bunun gizli bir şekilde ele alınacağına güvenebilmelidir.

Dikkatinizi dağıtmaktan kaçının

Mesajlaşma sisteminiz, çalışanların üretkenliğini azaltmamalı, iyileştirmelidir. Sisteminizi aşırı kullanmaktan ve çalışanlarınızın asıl işlerini yapmalarını engellemekten kaçının. İnsan beyni çoklu görevler için tasarlanmamıştır, bu nedenle çalışanlarınızın yüksek değerli görevlere konsantre olmasına izin verin.

Ek olarak, gereğinden fazla mesaj yazarsanız, personeliniz sizi görmezden gelmeye başlayacaktır. Her şey önemli olduğunda, hiçbir şey önemli değildir. Her küçük sorunla ilgili sonsuz bildirimler etkilerini kaybeder. Şirket beslemesinde küçük güncellemeler yapın ve bildirimleri gerçekten önemli mesajlarla ve zamana duyarlı bilgilerle sınırlayın.

En İyi 3 Çalışan Mesajlaşma Sistemi

Connecteam, gelişmiş sohbet özelliklerine sahip, hepsi bir arada bir çalışan mesajlaşma sistemidir, böylece nerede olurlarsa olsunlar ekibinizle iletişim halinde kalabilirsiniz. Connecteam ile sesli mesajlar, videolar, resimler ve dosyalar gönderebilirsiniz. Coğrafi konum özelliği, çalışanlarınızın çalışırken tam olarak nerede olduklarını bilmenizi sağlar.

Bir web uygulaması ve mobil erişim sayesinde iletişimde kalmak için herhangi bir özel ekipmana ihtiyacınız yoktur, bu da Connecteam'i masasız çalışanlar için ideal hale getirir.

Katıştırılmış çalışan dizinindeki ölçütlere göre özel akıllı gruplar oluşturabilirsiniz. Belirli bir ekibin tüm üyelerini bir grup sohbetine ve tüm yöneticileri diğerine ekleyin. Kişileri teker teker manuel olarak eklemenize gerek yoktur.

Bir moderatör atayarak konuşmaları yolunda ve profesyonel tutun. Yönetici, uygunsuz içeriği kaldırabilir ve belirli özelliklere erişimi kısıtlamak için kontroller ayarlayabilir.

Gelişmiş güvenlik özellikleriyle Connecteam, mesajlarınızı ve diğer verilerinizi güvende tutar. Çalışanlar kuruluşunuzdan ayrıldığında otomatik olarak Connecteam'e erişimlerini kaybederler. Veriler tek tek cihazlara indirilmez ve bilgiler sistemden kaydedilemez veya dışa aktarılamaz.

Connecteam, mesajlaşmanın çok ötesine geçer ve eksiksiz bir çalışan yönetim sistemi sağlar. Planlama, İK, proje yönetimi ve iletişimi aynı uygun fiyatlı platformdan halledebilirsiniz.

Slack, iş iletişimi için tasarlandı. İş akışı ve sohbet özellikleri, gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmanızı ve iletişim kurmanızı sağlar. Slack'te projeye, konuma, takıma veya başka herhangi bir kategoriye göre farklı kanallar kurabilirsiniz.

Slack ile grup sohbetleriniz, net bir yapının ana hatlarını çizen başlıklar halinde düzenlenir. Mesajları düzenleyebilir, silebilir ve hızlı yanıtlar gönderebilirsiniz. Slack, diğer yaygın iş araçlarıyla entegre olur ve ücretsiz bir abonelik sunar.

WhatsApp, Meta'ya ait ücretsiz bir mesajlaşma sistemidir. WhatsApp, iki faktörlü kimlik doğrulaması, şifrelemesi ve kaybolan mesajları nedeniyle genellikle güvenli iletişim için kullanılır. Metinler, sesli notlar, dosyalar, fotoğraflar ve videolar göndermek için grup sohbetleri oluşturabilirsiniz. WhatsApp, kimin çevrimiçi olduğunu ve mesajlarınızı kimlerin gördüğünü bilmenizi sağlar.

WhatsApp'ın ücretsiz planlarına ek olarak, dahili iletişim ve çalışanlarınızla toplu metin mesajlaşmasının yanı sıra müşterilerle doğrudan mesajlaşma için bir iş planı da vardır.