Çalışan İzin Talep Formu + Ücretsiz Şablon Nasıl Yazılır

Bir yönetici olarak, tüm ekibiniz için izin isteklerini takip etmek gerçek bir baş ağrısı olabilir. Uygun personel alımını sağlayarak, çalışanların bireysel ihtiyaçlarını karşılamakla uğraşmak zorundasınız. Bu nedenle, açıkça tanımlanmış bir izin talebi sürecinin yürürlükte olması çok önemlidir.

Daha geniş bir izin politikasının parçası olan çalışan izin talep formları, bu süreci standartlaştırmak için harika bir araçtır. Çalışanlara izin istemek için resmi bir yol sağlar ve sizin veya diğer insan kaynakları (İK) personelinin istekleri onaylamasını veya reddetmesini kolaylaştırır.

Ayrıca her forma onay veya ret kaydı yapabilirsiniz. Bu şekilde, bir bakışta kime ve ne kadar izin verildiğini görebilirsiniz.

Bu yazıda, çalışan izin talep formlarının ne olduğunu, neden önemli olduklarını ve izin politikasına nasıl uyduklarını açıklıyoruz. Ayrıca, ücretsiz bir şablon sunuyoruz ve talep formlarını kuruluşunuzda en iyi şekilde nasıl uygulayabileceğinizi açıklıyoruz.

İzin Talep Formu Nedir?

Çalışan izin talep formu, ekip üyelerinin ihtiyaç duyabilecekleri her türlü izin talebinde bulunmalarına olanak tanıyan yazılı bir belgedir. İzin türleri, diğerlerinin yanı sıra şunları içerir:

• Tatil günleri
• doğum izni
• Tıbbi izin
• Hasta günler
• askeri izin
• ölüm izni
• Yaralanma izni
• Aile ve Tıbbi İzin Yasası (FMLA) kapsamında izin
• Diğer nedenlerle genel ödenmemiş veya ücretli izin (PTO)

Bu formlar daha sonra her talebi onaylayan veya reddeden yöneticilere, ekip liderlerine veya İK personeline gönderilir.

Ancak, tüm kuruluşlar izin talep belgelerini kullanmaz. Bazıları çalışanlardan e-posta, sözlü talepler veya dijital bir platform kullanarak izin talep etmelerini ister.

Genel olarak, bu formlar bir işletmenin daha geniş izin politikasının bir parçasıdır ve izin talebi sürecini standartlaştırmaya yardımcı olur.

Neden Önemli?

İyi bir izin politikası ve çalışanlar için izin talep formu kuruluşunuza şu konularda yardımcı olabilir:

uyma

İşverenler, hastalık izni veya aile izni gibi belirli izin türlerini sağlamak için yasal gerekliliklere tabidir. Örneğin, Aile ve Tıbbi İzin Yasası (FMLA), işverenlerin hastalık iznine ihtiyacı olan veya kronik hasta bir aile üyesine bakması gereken işçilere 12 haftalık iş korumalı ücretsiz izin vermesini gerektirir.

Bir izin talep formu kullanarak, işletmenizin yasal gerekliliklere uymasını sağlayabilir ve çalışanların izin taleplerini tutarlı ve güvenilir bir şekilde belgeleyebilirsiniz.

Ayrıca, çalışanların izin taleplerinin ve onaylarının bir kaydına sahip olmak, şirketinizin izin politikasının çalışma ve kayıt tutma düzenlemelerine uygun olduğunu göstermeye yardımcı olabilir.

Çalışan izinlerini ve işgücü ihtiyaçlarını yönetme

Talep formları, kimin ücretli izinlerini (PTO) kullandığını görmenizi sağlar. Personel açığı riskini azaltmak için önceden plan yapmanıza olanak tanırlar. Formlar ayrıca izin için kimlerin onaylandığını takip etmenize ve hiçbir izin talebinin göz ardı edilmediğinden emin olmanıza olanak tanır.

Çalışanlarınızı desteklemek

Amerikalı işçiler, özel sektördeki çalışanların %20'sinden fazlasının PTO'ya erişimi olmadığı için, dünyanın en fazla çalışan işçileri arasındadır. Bu, onları tükenmişlik ve işten ayrılma gibi sorunlara katkıda bulunabilecek zayıf bir iş-yaşam dengesi ile baş başa bırakır.

İyi bir izin politikası, çalışanların çok ihtiyaç duydukları kapalı kalma sürelerine erişmelerini sağlar ve standartlaştırılmış formlar, çalışanların çok daha kolay izin talep etmelerini sağlar. Buna karşılık çalışanlar, kendilerini yeniden şarj etmek ve tazelemek için işten uzakta zaman ayırmanın net bir yolunun olduğunu bildikleri için desteklendiklerini hissediyorlar.

Ciro ve devamsızlığın azaltılması

Benzer bir kayda göre, 1.000 profesyonelle yapılan bir Deloitte anketi, tüm çalışanların %42'sinin ve Millennial çalışanların neredeyse yarısının tükenmişlik nedeniyle bir işi bıraktığını bildirdi. Harvard Business Review , çalışanlar fazla çalıştığında şirketlerin daha yüksek ciro, daha fazla devamsızlık ve daha yüksek sigorta maliyetleri yaşadığını bildiriyor.

İstek formları ile ekip üyeleri ihtiyaç duyduklarında kolayca izin talebinde bulunabilirler. Bu şekilde, işi kaçırma ya da daha kötüsü işi bırakma konusunda daha az istekli olabilirler.

Mola Talep Formuna Neler Dahil Edilmeli?

İşte iyi bir izin isteği formunun içerebileceği şeyler.

Form için talimatlar

Bunlar işçiye formun nasıl doldurulacağını açıklamalıdır. Ayrıca, çalışanların ne kadar önceden izin talebinde bulunmaları gerektiğini de belirtmek isteyebilirsiniz.

talep tarihi

İK ekipleri ve yöneticilerin, formu zamanında onaylayabilmeleri veya reddedebilmeleri için bir çalışanın ne zaman izin istediğini görmesi önemlidir.

Çalışan bilgileri

Form, çalışanın adını ve imzasını içermelidir. Kuruluşa bağlı olarak, şirketin çalışanı tanımlamasına yardımcı olmak için çalışan sayısını, rolünü ve departmanını da içerebilir.

İstenen tarihler ve neden

Formda, bir çalışanın tam olarak izin istediği gün veya saatleri ve talep ettiği toplam gün veya saati belirtebileceği bir bölüm bulunmalıdır.

Bir işçinin neden izin istediğini takip etmek de önemlidir. Bu, İK'nın izin taleplerini onaylayıp onaylamama konusunda karar vermesine yardımcı olabilir.

Çalışan talebi hakkında daha fazla bilgi sağlamak isterse, bu bölüm ek yorumlar için bir alan da içerebilir.

İsteğin onaylanıp onaylanmadığını takip etmek için bir bölüm

İK personelinin talebin onaylanıp onaylanmadığını belirtebileceği bir alan bulunmalıdır. Bu bölümde ayrıca yönetici veya İK personelinin imzası için bir alan bulunmalıdır.

Ücretsiz Çalışan İzin Talebi Şablonu

Google Docs, Adobe Acrobat, Microsoft Word veya başka bir kelime işlemciyi kullanarak izin talep formu oluşturabilirsiniz. Şirket logonuzu ve renklerini ekleyebilir, ardından formu PDF formatında kaydedebilirsiniz . Bu formatta dijital olarak doldurmak daha kolay olduğundan, formu PDF olarak kaydetmeniz önerilir.

Formunuzu oluştururken sade ve özlü bir dil kullanın . Bu, çalışanların formu daha hızlı doldurmasına yardımcı olacak ve herhangi bir karışıklığı önleyecektir. Ayrıca biraz resmi bir ton benimsemek isteyeceksiniz. Çalışma ortamınız gündelik olsa bile, resmi ve gerçeklere dayalı bir ton, belgenin önemini aktarır.

Sıfırdan bir form oluşturmak zor olabilir, bu nedenle izin talebi formu şablonumuzu indirin ve başlangıç ​​noktası olarak kullanın. İhtiyaçlarınıza göre özelleştirebilirsiniz.

>> Boş Zaman İzin Talep Formu Şablonunuzu İndirin <<

Çalışan İzin Talep Formlarını Etkili Bir Şekilde Uygulamaya Yönelik En İyi Uygulamalar

Yürürlükte bir izin politikasına sahip olun

İzin talep formunuz, isteklerin adil bir şekilde ele alınmasını sağlamak için daha geniş bir izin politikasının parçası olmalıdır. İzin politikanız çalışanlar tarafından kolayca erişilebilir olmalıdır. Çalışan el kitabınıza ekleyin ve ekip üyelerinin kolayca başvurabileceği bir yerde saklayın.

Poliçenizde aşağıdakileri açıklayabilirsiniz:

• Hastalık izni, aile izni, PTO vb. gibi farklı devamsızlık türleri.
• Çalışanların ne zaman izin alabileceği.
• Çalışanlar nasıl izin talep edebilir?
• İzin talep formlarının uygun kullanımı.
• İzin talep formuna izin vermeyen bir son dakika acil durumu veya hastalığı olduğunda çalışanların yapması gerekenler.
• Aynı anda kaç işçi işe gelmeyebilir. Bu, bir ekibin veya bölümün %20'si gibi bir yüzde olarak ifade edilebilir.
• İstekleri kim inceler, onaylar ve reddeder.
• İzin talepleri hakkında soruları olan çalışanların nereye başvurmaları veya kiminle iletişime geçmeleri gerektiği.
• Talepleri reddedilirse işçiler ne yapabilir?

İzin politikanız ayrıca şunları da detaylandırmalıdır:

İstekler için bildirim süresi/süreleri

İşçiler , ne kadar önceden izin talebinde bulunmaları gerektiğini anlamalıdır. Bazı şirketler izin için en az 2 hafta ila 1 ay önceden bildirimde bulunmak istiyor.

Ne kadar bildirim isteyeceğiniz, şirketinizin programının ne kadar esnek olduğuna bağlı olabilir. Örneğin, işçilerden 4 hafta veya daha uzun süreli izinler için en az 2 ay önceden size haber vermelerini isteyebilirsiniz.

Önemli bir bildirime sahip olmak, çalışan programlarını buna göre planlamanıza yardımcı olur. Ayrıca, gerekirse geçici bir yedek kiralamak için size zaman verir.

Yanıt zaman çizelgeniz

İdeal olarak, izin talep formlarına 3 gün veya daha kısa sürede yanıt verebilmeniz gerekir. Bir haftadan fazla sürmemelidir. Çalışanlarınızın çevrimiçi bir platform üzerinden dijital olarak talep göndermelerini sağlarsanız, taleplere daha hızlı yanıt verebilirsiniz.

İstekleri değiştirme kuralları

Bir çalışanın planları değişirse talep formlarını değiştirmekle ilgili kuralların neler olduğunu düşünün. Ekip üyelerinin, formlarını değiştirmeleri için belirli bir yöneticiye veya İK ekibi üyesine e-posta göndermesini isteyebilirsiniz. Veya, çalışanlardan yeni bir talep formu göndermelerini isteyebilirsiniz.

İzin talebini reddetme prosedürü

İzin isteklerini reddederken yöneticilerin veya İK personelinin izlemesi gereken resmi bir prosedür oluşturun. Ardından, izin politikanızda bunu ana hatlarıyla belirtin.

Örneğin, talebi reddeden kişiden kararını açıklamak için doğrudan çalışanla iletişime geçmesini isteyebilirsiniz. Politikada, yöneticilerin veya İK'nın çalışanlara uzlaşma olarak alternatif günler veya saatler izin vereceğini not edebilirsiniz.

Ya da çalışanlardan biri reddedildikten sonra belirli sayıda ek talep göndermelerini isteyebilirsiniz, örneğin 1 veya 2. Çalışanlarınızın sonraki talep formlarında farklı gün veya saatler listelemelerini isteyebilirsiniz.

Dijital izin yönetimi çözümü kullanın

Connecteam gibi dijital izin yönetimi yazılımı, kolayca bir izin politikası oluşturmanıza ve izin taleplerini yönetmenize yardımcı olabilir.

Connecteam, iş gücünüzü daha verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olmak için tasarlanmış bir dizi özellik sunan kapsamlı bir çalışan yönetimi çözümüdür.

Connecteam'in izin yönetimi özelliğini kullanarak, çalışanlarınız izin taleplerini mobil cihazlarından gönderebilir ve yöneticiler, yalnızca birkaç tıklamayla istekleri onaylayabilir veya reddedebilir. Sistem tüm izin isteklerini ve onaylarını otomatik olarak takip eder, böylece istekleri manuel olarak takip etmeye veya elektronik tablo kullanmaya gerek kalmaz.

Ayrıca en iyi çalışan pto izleyicileri hakkındaki derinlemesine incelememizi de okumalısınız.

Connecteam ile çalışanların ne kadar izin alabileceği, ne kadar önceden bildirimde bulunmaları gerektiği ve yılın belirli dönemlerinin izin talepleri için karartılıp kapatılmayacağı konusunda kurallar belirleyebilirsiniz.

Hepsinden iyisi, Connecteam'in izin yönetimi özelliği, Connecteam platformunun geri kalanıyla sorunsuz bir şekilde entegre edilmiştir ve iş gücünüzü tek bir platformdan tüm yönleriyle yönetmenize olanak tanır. Bu, tek bir merkezi konumdan vardiya planlamayı, çalışanlarla iletişim kurmayı ve zamanı ve devamı takip etmeyi kolaylaştırır.

Connecteam'i bugün ücretsiz kullanmaya başlayın!

Darboğazları ve sorunları önceden planlayın

Büyük etkinlikler sırasında ve tatillerde, birçok çalışanın aynı süre için izin talep etmesi yaygın bir durumdur.

Kimin çalışmak istediğini öğrenmek için tatilden bir ay veya daha önce çalışanlarınızla iletişim kurarak bunu önceden planlayabilirsiniz. Bu dönemde yararlanabileceğiniz bir çalışan bankası oluşturun . Bu işçilere bir sonraki tatilde izin vermeyi de düşünebilirsiniz. Bu şekilde, çok fazla günü veya saati kapsayacak şekilde aynı çalışanlara güvenmezsiniz.

Ayrıca asgari bir personel seviyesi belirlemelisiniz . Her vardiya için personelinizin yüzde kaçına ihtiyacınız olduğunu düşünün. Ayrıca, bu sayıda çalışanın müşterilerinizin yılın diğer zamanlarında beklediği hizmet kalitesini sunabilmesini sağlayın.

Kuruluşunuz tatillerde çalışıyorsa veya herkesin izin istemesi nedeniyle daha yoğunsa, boşlukları doldurmak için tatillerden önce geçici personel çözümleri ayarlamak isteyebilirsiniz.

Ayrıca, popüler tatil zamanlarında izin taleplerinin adil bir şekilde ele alındığından emin olmanın birkaç yolu vardır. Talepleri kıdeme göre, ilk gelen alır esasına göre veya kimin en az boş zamana sahip olduğuna bakarak önceliklendirmeyi bir politika haline getirebilirsiniz. Hatta büyük tatillerde çalışmak isteyen çalışanlara ikramiye bile teklif edebilirsiniz.

Hastalık ve acil durumlar

Çalışanlar aniden hastalanabilir veya acil bir durum yaşayabilir. Bu durumlarda, genellikle bir talep formu ile günler veya haftalar öncesinden izin istemek için zamanları olmaz. Bu nedenle , son dakika izinleri için bir politikanızın olması önemlidir.

Politikanız şunları içermelidir:

• Neyin hastalık veya acil durum oluşturduğunun tanımı.
• Çalışanınızın bu durumlarda kiminle iletişime geçmesi gerektiğine dair bir açıklama; bu kişi siz, başka biri veya bir İK üyesi olabilir.
• Çalışanın iş günü başlamadan önce vermesi gereken asgari bildirim miktarı. Örneğin 2 saat.
• Çalışanın geri dönmesi durumunda hastalık raporuna ihtiyacı olup olmadığı. Birçok kuruluş, 3 günlük bir aradan sonra hastalık raporu ister.
• Son dakika izin ücretinin ödenip ödenmediği.

Ek olarak, son dakika devamsızlıklarıyla başa çıkmak için dahili bir politika oluşturmak isteyeceksiniz. Bir vardiyada ani bir boşluğu nasıl dolduracağınızı bilmelisiniz. Son dakikada gelmek için iletişime geçebileceğiniz nöbetçi çalışanların bir listesine sahip olabilirsiniz. Ayrıca, birisinin müsait olup olmadığını öğrenmek için çalışanlarınıza bir grup metni veya e-posta isteği gönderebilirsiniz.

Mola isteklerine derhal yanıt vermek için bir alım süreci oluşturun

Çalışanlar izin istediğinde, muhtemelen hevesle bir yanıt bekliyorlar. İşletmenizin ayrıca, devamsızlıktan etkilenen tüm programları veya vardiyaları doldurabilmeniz için hangi isteklerin onaylandığını bilmesi gerekir.

Bir alım süreci yardımcı olabilir. Bu sadece istek formlarının gönderilmesi ve işlenmesi için bir süreç anlamına gelir. İzin politikanızla el ele gider.

Alım sürecinizi oluştururken şunları hesaba katmalısınız:

• Formların nereye ve nasıl gönderildiği.
• Bunları gözden geçirmekten kim sorumludur.
• İzin kararları nasıl alınır?
• Doldurulmuş formlar nasıl dosyalanır.

Örneğin, çalışanlardan doldurulmuş formları e-posta yoluyla veya şahsen - size, atanmış bir ekip üyesine veya İK departmanınıza - göndermelerini isteyebilirsiniz. Ayrıca çalışanlardan bir çevrimiçi iş yönetimi platformu veya bir dosya paylaşım yazılımı çözümü aracılığıyla formları dijital olarak göndermelerini isteyebilirsiniz.

Talep formlarıyla ilgilenecek olan İK personeli ile paylaşmak için adım adım bir dizi talimat oluşturarak alım sürecinizi manuel olarak oluşturabilirsiniz. Ancak bu zor ve zaman alıcı olabilir.

Connecteam gibi bir dijital platform kullanarak izin talebi sürecinin çoğunu otomatik hale getirebilirsiniz. Çalışanlar herhangi bir cihazdan izin isteyebilir ve siz de istekleri gerçek zamanlı olarak alabilirsiniz. Bu platformlar, çalışanların izin taleplerini anında incelemenizi sağlar.

Ayrıca, talepleri üzerine bir karar verildiğinde çalışanları bilgilendirirler. Ayrıca, bir bakışta kimin izin talebinde bulunduğunu ve kimin talebinin hala ele alınması gerektiğini görebilirsiniz.

Bazı dijital platformlar ayrıca doğrudan planlama özelliklerine bağlanır, böylece vardiyaları ve programları hızlı bir şekilde güncelleyebilir, ekip üyelerine gelmeyen bir çalışanı kimin karşılayabileceğini sorabilir ve bir vardiyada daha fazla çalışan gerekiyorsa bildirim alabilirsiniz.

Uyum için izin politikanızı gözden geçirin

Herhangi bir yasayı ihlal etmediğinden emin olmak için izin politikanızı bir avukatla gözden geçirmek isteyebilirsiniz.

Örneğin, çoğu durumda işverenlerin bir çalışanın FMLA iznini reddetmesine izin verilmez. Ancak, bir işverenin 50'den az çalışanı olması veya izin isteyen işçinin şirkette 1.250 saatten veya 12 aydan az çalışması durumunda izin hakkı olmayabilir. Bu yasanın ayrıntılarını anlamak önemlidir.

Şirketinizde izin hakkında karar veren herkes, izin taleplerinin ne zaman onaylanması gerektiğini ve çalışanların ne zaman izne hak kazanamayacaklarını anlamalıdır.

İzin talep formlarınızın etkinliğini değerlendirin

İzin talep formları devamsızlıkları ve aramayan, gelmeyen çalışanları azaltmalıdır. Vermezlerse veya çalışanlar formları rutin olarak düzgün bir şekilde göndermiyorsa, politikanızı yeniden değerlendirin .

Çalışanlardan ekstra bilgi talep etmeniz gerekip gerekmediğini düşünün. Veya çalışanların talep formlarını düzgün bir şekilde doldurmasına ve zamanında göndermesine yardımcı olmak için formlarda sağlayabileceğiniz ek talimatlar olup olmadığına bakın.

Örneğin, formlarınız çok karmaşıksa, çalışanlar bunları doldurma konusunda kendilerine güvenmeyebilirler. Talep formlarını 1 ila 2 sayfa olacak şekilde düzenlemek ve basit bir dil kullanmak yardımcı olabilir. Formda ek notlar için bir alan sağlamak, çalışanlara neden izin almaları gerektiğini kendi sözleriyle açıklama şansı verebilir.

Çok sayıda son dakika devamsızlığınız varsa, zaman çizelgenize daha yakından bakmak da isteyebilirsiniz. İşçilerin aylarca önceden haber vermesini istiyor musunuz? Bazı çalışanlar o kadar önceden plan yapmıyor olabilir. İşçilerin birkaç hafta önceden haber vererek izin talep etmelerine izin vermek daha fazla esneklik sunabilir.

Özet

Bir izin talep formu, çalışanların tatil zamanına, hasta günlerine veya başka herhangi bir izin türüne ihtiyaç duyduklarında iletişim kurmasına yardımcı olur. Ayrıca, bu istekleri öncelik sırasına koymanıza ve çalışanları belirli günlerde izin alıp alamayacaklarını ve ne zaman alabileceklerini bilgilendirmenize olanak tanır.

Etkili bir çalışan izni talep formu, çalışanlar ve yönetim arasındaki kafa karışıklığını ve yanlış anlaşılmaları da azaltabilir ve yasal gerekliliklere uyumu sağlayabilir.

Ücretsiz şablonumuzu ve bu makalede özetlenen en iyi uygulamaları kullanarak, izin taleplerini yönetmenin stresini üzerinizden atabilir ve işletmeniz için mükemmel şekilde çalışan bir talep formu oluşturabilirsiniz.

Daha Fazla Harika Makaleyi Doğrudan Posta Kutunuza Almak İster misiniz? Abone olun