İstihdam Doğrulama Mektubu Nasıl Yazılır + Ücretsiz Şablonlar

Bir işveren olarak, çalışanlarınız sizden ipotek kredisi verenler, ev sahipleri ve hatta başka bir işveren için istihdamlarının ayrıntılarını doğrulamanızı isteyebilir.

İstihdam doğrulama mektupları genellikle kısa ve hazırlaması kolay olsa da, onları doğru şekilde hazırlamak önemlidir.

Yanlış bir adım atmak şirketinizi olumsuz etkilemekle kalmaz, aynı zamanda bir çalışanın kredi, konut veya yeni bir iş bulma yeteneğini de etkileyebilir.

Bu kılavuzda, hangi bilgilerin kapsanacağı da dahil olmak üzere bir istihdam doğrulama mektubunun nasıl hazırlanacağı konusunda size adım adım yol gösteriyoruz.

Size yardımcı olmak için bazı istihdam doğrulama mektubu örneklerini de ekledik ve kullanıma hazır iki şablon hazırladık.

Ücretsiz şablonlarınızı buradan indirin

Çalışan doğrulama formu – Mevcut çalışan

Çalışan doğrulama formu – Eski çalışan

İstihdam Doğrulama Mektubu Nedir?

Bir iş doğrulama mektubu, birinin mevcut veya önceki istihdamının kanıtıdır. Bir çalışanın şirketiniz için çalıştığını veya çalıştığını onaylar ve çalışma tarihleri, rolü ve maaşı gibi ayrıntıları içerir.

Bir istihdam doğrulama mektubuna bazen şu adlar da verilir:

• çalışma belgesi
• istihdam mektubunun kanıtı
• iş doğrulama mektubu
• maaş doğrulama mektubu
• gelir belgesi belgesi
• istihdam doğrulama formu

Bu mektuplar, üçüncü şahıslar için temel istihdam detaylarının bağımsız olarak doğrulanmasını sağlar. Mektup talebi, bir çalışan aracılığıyla veya doğrudan banka, ev sahibi, devlet kurumu veya başka bir işveren gibi üçüncü bir taraftan gelebilir.

İş doğrulama mektupları, bir çalışanın bir rolde ne kadar iyi performans gösterdiğini açıklayan referans mektuplarından veya tavsiye mektuplarından farklıdır. Bunun yerine, istihdam kanıtı mektupları, bir çalışanın şirketinizle geçirdiği zaman hakkında tarafsız bilgiler sağlar.

Çalışan Doğrulama Mektubu Talepleri Nereden Geliyor?

Maaş doğrulama mektubu talepleri, daha sonra bilgiyi talep eden üçüncü tarafa iletecek olan bir çalışandan gelebilir.

Çalışanlar mektubu neden istediklerini size söylemek zorunda değiller. Ancak, üçüncü bir taraf adına bir mektup talep ettiklerinde, hangi bilgileri içereceklerini size söylemeleri gerekir.

Talepler doğrudan üçüncü kişilerden de gelebilir. Bunlar şunları içerir:

• Finansal Kurumlar. Örneğin, bir çalışan bir ipotek veya başka bir kredi için başvurduğunda, bankanın çalışanın geri ödeme yapabilecek durumda olduğunu doğrulaması gerekir. Bir çalışan, mevcut bir krediyi yeniden yapılandırmak veya mali zorluk nedeniyle ödemeleri ertelemek için başvuruda bulunursa, bankanın, başvurusunu kabul edip etmeyeceğine karar vermeden önce genellikle gelirini de doğrulaması gerekir.
• Ev sahipleri. Bir çalışan bir mülk kiralamak için başvurduğunda, ev sahibi kirayı, depozitoyu ve diğer hizmet ücretlerini ödeyebilecek durumda olduğunu görmek isteyebilir.
• Diğer işverenler. Bir çalışan başka bir şirkete iş başvurusunda bulunursa, olası işveren, çalışanın özgeçmişindeki bilgileri çapraz kontrol etmek için bir iş doğrulama mektubu talep edebilir.
• Göçmenlik avukatları, bir çalışan veya aile üyesi için vize başvurusu hazırlarken bir işverenden mektup talep edebilir. Örneğin, bir çalışanın bir aile üyesinin daimi ikamet başvurusuna sponsor olma becerisinin kanıtı olarak bir maaş doğrulama mektubu kullanılabilir.
• Borç tahsilat kurumları bazen ödemeyi teşvik etmek için iş doğrulama mektupları talep eden işverenlerle iletişime geçer. Bu tür taleplere yanıt verme konusunda yasal tavsiye almalısınız, çünkü kanunen genellikle yalnızca sınırlı bilgi verebilirsiniz.
• Devlet kurumları, sosyal güvenlik dolandırıcılığı olaylarını tespit etmek veya mahkeme kararı için maaşları teyit etmek için istihdam mektubunun doğrulanmasını talep edebilir. Böyle bir talep alırsanız, rehberlik için bir avukatla konuşmak en iyisidir.

Kanunen istihdam kanıtı mektubu taleplerine ne zaman yanıt vermeniz gerektiğini anlamak için yasal tavsiye almanız da önemlidir.

Genellikle bunu yapmak zorunda değilsiniz. Bununla birlikte, örneğin bir ipotek almasına, kira kontratını imzalamasına veya yeni bir iş bulmasına yardımcı olarak bir çalışanı destekliyorsa, bir mektup sağlamak iyi bir fikir olabilir.

Devlet kurumlarından gelen talepler genellikle bunun istisnasıdır. Kanunen bunlara yanıt vermeniz gerekebilir ve talepte genellikle ilgili düzenleme veya yasa belirtilir.

İstihdam Mektubu Doğrulamasına Neler Dahil Edilmelidir?

Bir istihdam doğrulama mektubu yazarken her zaman eklemeniz gereken bazı temel bilgiler vardır. Spesifik ayrıntılar, talebin yanı sıra şirketinizin politikasına ve ilgili yasa ve yönetmeliklere bağlıdır.

Mektubunuzun şunları içerdiğinden emin olun:

• Mektubun yazıldığı tarih , böylece alıcı içindeki bilgilerin güncel olduğunu bilir.
• Şirketinizin adı ve adresi.
• Kutlama. Alıcının ayrıntılarını biliyorsanız, onlara doğrudan hitap edebilirsiniz. Bunu yapmazsanız, "Bunun kiminle ilgili olabileceği"ni kullanın.
• Çalışanın tam adı.
• Başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​de dahil olmak üzere istihdam tarihleri . Çalışan hala şirketinizde çalışıyorsa bitiş tarihini “mevcut” olarak not edebilirsiniz.
• Alıcının herhangi bir sorusu olması veya daha fazla bilgiye ihtiyaç duyması durumunda adınız ve iletişim bilgileriniz .
• İmzan.

Özellikle talep edilmesi ve kanunen izin verilmesi halinde, şunları da eklemeniz gerekebilir:

• Biliniyorsa, alıcı şirketin adı ve adresi.
• Çalışanın iş unvanı ve bölümü.
• Çalışanın görevlerinin kısa bir açıklaması.
• Çalışanın maaşı.
• Maaş koçanları veya zaman çizelgeleri gibi maaşlarına ilişkin destekleyici kanıtlar.
• Ödeme sıklığı—örneğin, haftalık veya aylık.
• Çalışanın bir hafta veya ayda çalıştığı saat sayısı.
• İstihdam türleri (tam zamanlı, yarı zamanlı veya sözleşmeli)
• Neden istihdamları sona eriyor.
• Çalışmalarının devam edip etmeyeceği bekleniyor.
• Çalışanın yeniden işe alınmaya uygunluğu.

İsteğe bağlı olarak, iş mektubunun onayını dijital veya basılı kopya biçiminde sağlayabilir ve posta, e-posta veya faks yoluyla gönderebilirsiniz.

İstihdam Belgesi Mektubu Nasıl Biçimlendirilir

Mektubu şirket antetli veya kırtasiye kağıdına şirketinizin logosu ile hazırlayın. Bu, alıcı için orijinalliğini onaylar.

Bu mektupları sunmanın en iyi yolu iş mektubu formatındadır.

Mektubun sol üst köşesine şirketinizin adını ve adresini, tarihi ve (biliniyorsa) alıcının adresini yazın. Ardından selamlamanızı, mektubunuzun içeriğini ve "içtenlikle" veya "saygılarımla" gibi resmi bir imza ekleyin. İmzanız, adınız ve rolünüz takip etmelidir.

İş Doğrulama Mektubu Politikası ve Prosedürü

Bir işveren olarak, çalışanlarınız düzenli olarak istihdam doğrulama formu talep edebilir. Bu nedenle, bir iş mektubu doğrulama politikası oluşturmak ve bunları talep etme ve hazırlama prosedürünü belirlemek faydalıdır.

Bir politika ve prosedür oluşturmak, şirketinizin istihdam mektuplarının kanıtına tutarlı bir yaklaşım benimsemesini sağlar.

Politikalar ve prosedürler ayrıca size ve çalışanlarınıza zaman kazandırır. Çalışanlarınızın kolayca bulması için bunları politika ve prosedürler kılavuzunuza ekleyebilirsiniz. Adımları net bir şekilde belirleyerek, ileri geri gitmek zorunda kalmadan ihtiyacınız olan tüm bilgileri çalışandan alırsınız.

Politika

Bir çalışan doğrulama formu politikası, mektup taleplerinin nasıl ele alınacağını ve bunları hazırlamaktan kimin sorumlu olduğunu belirler.

Politikanızı yazmadan önce, yasal yükümlülüklerinizi hem federal hem de eyalet düzeyinde doğrulamanız önemlidir. İstihdam mektuplarının doğrulanması, hassas çalışan bilgilerinin üçüncü taraflara açıklanmasını içerir.

Hangi çalışan bilgilerinin açıklanıp yayınlanamayacağı ve bunu yapma süreciyle ilgili genellikle yasalar ve düzenlemeler vardır. Örneğin, bazı ABD eyaletlerinde işverenler maaş geçmişini üçüncü taraflarla paylaşamaz.

İstihdam mektubunu sağlamadan önce çalışanın bilgilerini ifşa etmek için imzalı onay almanız gerekebilir. Taleplerin yazılı olarak talep edilmesi de iyi bir fikirdir. Yazılı talepler ve imzalı muafiyet formları, örneğin bir çalışanın ifşa ettiğiniz bilgilere itiraz etmesi gibi daha sonra çıkabilecek ihtilaflar için bir kayıt oluşturur.

Bu nedenlerden dolayı, İnsan Kaynakları (İK) genellikle çalışan doğrulama mektubu taleplerine yanıt vermekle görevlendirilir. Daha sonra mektubun şirketin iç politikasına ve ilgili yasalara uygun olmasını sağlayabilirler.

Yöneticiler veya amirler de çalışan doğrulama formları hazırlayabilir. Ancak İK, gönderilmeden önce bunları incelemelidir.

prosedür

İstihdam mektuplarının doğrulanmasını talep etmek için standart bir prosedür oluşturmak size ve çalışanlarınıza zaman kazandırır. Çalışanlar kime talepte bulunacaklarını ve hangi bilgilerin gerekli olduğunu bilirler.

Prosedürünüzde şunları açıklayın:

• Çalışanların ve üçüncü şahısların kimlere talepte bulunması gerektiği.
• Mektupları hazırlamaktan kim sorumlu?
• Mektubu hazırlamak için hangi bilgilere ihtiyaç vardır?
• Mektubun dijital mi yoksa basılı kopya mı gerektiği ve nereye gönderileceği.
• İsteklere yanıt verme süreleri.
• İlgili tüm politikalara veya formlara bağlantılar.

Çalışanların mektup istemek için kullanabilecekleri örnek bir form oluşturmak faydalı olabilir. Formu politika ve prosedürler kılavuzunuza veya çalışan el kitabınıza eklemek, çalışanlarınızın formu bulmasını kolaylaştırır. Sadece gerekli bilgileri doldurup ilgili kişiye veya departmana gönderiyorlar.

Profesyonel ipucu: Tüm önemli çalışan belgelerini ve bilgilerini kolayca yönetmek için Connecteam gibi özel bir İK belge yönetim sistemi kullanın.

Connecteam'i bugün ücretsiz deneyin

İş Doğrulama Mektubu Hazırlamak İçin İpuçları

Bir maaş doğrulama mektubu yazarken, bu noktaları aklınızda bulundurun.

Kısa ve öz tutun

Bu mektupların uzun veya karmaşık olması gerekmez. Sadece istenen bilgileri tarafsız bir şekilde sunmaları gerekir. Bu mektuplar, örneğin bir çalışanın performansı veya karakteri hakkında görüşlere girmemelidir.

Mektubunuzu göndermeden önce düzeltin

Herhangi bir harici iletişim gibi, istihdam kanıtı mektubu işinizin bir yansımasıdır. Hatasız ve profesyonel olmalıdır.

Ayrıca, mektubun istenen tüm bilgileri içerdiğini kontrol edin. Bir çalışan için ipotek, konut veya gelecekteki bir iş bulmalarına yardımcı olan önemli bir belgedir. Eksik bilgi verilmesi başvurularını yavaşlatabilir.

Mektupta yer alan bilgilerin doğru ve gerçek olduğundan emin olun

Mektubunuzdaki ayrıntılar İK kayıtlarına dayanmalıdır. Üçüncü şahıslar, mektubunuzu, bir çalışanın aile üyesine vize vermek veya reddetmek gibi, çalışanınızla ilgili ciddi kararlar almak için kullanabilir.

Doğruluk ayrıca, sağladığınız bilgilerden memnun olmayan çalışanlardan gelecek şikayetlere karşı korunmanıza da yardımcı olur.

Mektubu zamanında verin

Çalışan doğrulama mektubu istekleri genellikle zamana duyarlıdır. Örneğin, bir ipotek başvurusunu değerlendiren bir banka, bilgileri iki iş günü içinde isteyebilir.

Bir çalışan bir istihdam onay mektubu talep ettiyse, ona mümkün olan en kısa sürede yanıt vermeye çalışmalısınız. Geri dönüş süresini politika ve prosedürünüzde belirtebilirsiniz. Çalışanlar daha sonra isteklerini ne kadar önceden yapmaları gerektiğini anlarlar.

İstihdam Doğrulama Mektubu Örnekleri

Aşağıda, hem mevcut hem de eski çalışanlar için iki iş doğrulama mektubu örneği bulunmaktadır.

Mevcut istihdam mektubu şablonunun bu doğrulaması, resmi bir iş mektubu gibi biçimlendirilmiştir. Metni, ilgili bilgilerinizle eşleşecek şekilde özelleştirin. Referans olması için bir kopyasını kaydedin ve gelecekteki istihdam doğrulama yazışmalarınızı hızlı, açık ve öz tutun.

Mevcut İstihdam Mektubu Şablonunun Doğrulanmasını İndirin

Google Dokümanlar

Geçmiş istihdam mektubu şablonunun bu doğrulaması, resmi bir iş mektubu gibi biçimlendirilmiştir. Metni, ilgili bilgilerinizle eşleşecek şekilde özelleştirin. Referans olması için bir kopyasını kaydedin ve gelecekteki istihdam doğrulama yazışmalarınızı hızlı, açık ve öz tutun.

Geçmiş İstihdam Mektubu Şablonunun Doğrulanmasını İndirin

Google Dokümanlar

Süreci Basitleştirin

Çalışanlarınızın düzenli olarak çalışan doğrulama formlarına ihtiyacı olabilir, bu nedenle taleplerini yerine getirmek için bir politika ve prosedüre sahip olmak faydalıdır. Bu, süreci standartlaştırarak mektupları zamanında göndermenize yardımcı olur. Ayrıca çalışanın rolü, iş tanımı ve maaş gibi gerekli bilgileri eklemenizi sağlar.

Profesyonel ve doğru istihdam doğrulama formları yazarak çalışanlarınızın kendi evlerini satın almalarına, kalacak yer kiralamalarına ve gelecekte iş bulmalarına yardımcı olabilirsiniz.

Adım adım kılavuzumuzu takip edin ve talep üzerine profesyonel istihdam kanıtı mektuplarını kolayca oluşturmak için istihdam doğrulama mektubu şablonlarımızı kullanın.

Daha Fazla Harika Makaleyi Doğrudan Posta Kutunuza Almak İster misiniz? Abone olun