Yeni İşe Alımlar İçin En Önemli 14 İşe Alım Belgesi

giriiş

İşe alıştırmanın amacı, yeni çalışanların kendilerini rahat, bilgili ve işe koyulmaya hazır hissetmelerine yardımcı olmaktır. Süreci basit, eğlenceli ve bilgilendirici hale getirerek, yeni ekip üyelerinizle uzun ve başarılı bir ilişkinin zeminini hazırlayacaksınız.

Verimli çalışan işe alımının büyük bir kısmı doğru belgeleri sağlamaktır.

Bu yazıda, işe alım sürecindeki işe alım belgelerinin önemini tartışıyor ve yeni işe alınanlara vermeniz gereken 14 belgeyi listeliyorum.

İyi Bir İşe Alım Süreci Neden Önemlidir?

İyi bir işe alıştırma süreci, işletmeniz için çok önemlidir çünkü bu, yeni işe alınanların hoş karşılanmalarına yardımcı olur ve yeni pozisyonlarına geçişlerini kolaylaştırır.

Yeni çalışanlar olumlu bir işe alım deneyimi yaşadığında, çalışan bağlılığı da gelişir. Personelin işlerine bağlı hissetme olasılığı daha yüksektir, bu da daha iyi performansa ve artan elde tutma oranlarına yol açabilir.

Aslında, Brandon Hall Group tarafından 2015 yılında yapılan bir araştırma , güçlü bir işe alım sürecine sahip kuruluşların %82 ​​oranında daha iyi çalışan elde tutma oranına sahip olduğunu buldu.

Katılım belgelerinin düzenlenmesi, sürecin önemli bir parçasıdır. Rol, avantajlar ve şirket politikaları hakkında açık ve özlü bilgiler içeren yeni işe alma evrakları sağlayarak, çalışanların hızla hız kazanmalarına ve yeni pozisyonlarında kendilerine güvenmelerine yardımcı olursunuz.

Bu, kafa karışıklığını azaltır, zamandan tasarruf sağlar ve daha yumuşak bir geçiş ile daha iyi üretkenlik sağlar. Hem yeni çalışan için hem de bir bütün olarak kuruluşunuz için faydalıdır!

İşe Alım Belgeleri Nelerdir?

Katılım belgeleri, yeni ekip üyelerinizi başarıya hazırlayan önemli bilgiler sağlar. Ayrıca devlet gerekliliklerini karşılamanıza yardımcı olurlar.

Aşağıda, en önemli işe alım belgelerini 4 bölüme ayırarak özetledim.

Yasal ve Vergi Formları

Bunlar zorunludur ve eyalet veya federal hükümet tarafından talep edilir. Bunlar, para cezalarından kaçınmak için bir çalışanın işe başladığı tarihten itibaren birkaç gün içinde doldurulması gereken W-4 ve I-9 formları gibi belgeleri içerir.

Firmaya Özel Belgeler

Bunlar, pozisyonu ne olursa olsun bir çalışanın bilmesi gereken tüm bilgileri kapsar. Bunlar, çalışan el kitaplarını, organizasyon şemalarını ve görev bildirimlerini içerir.

Role Özgü Belgeler

Bunlar, yeni çalışanınızdan beklentilerinizi detaylandırır ve standart çalışma prosedürleri (SOP'ler) ile politika ve prosedür kılavuzları sağlar.

Maaş ve Yan Haklar Belgeleri

Bunlar, çalışanlarınızı kendilerine nasıl ödeme yapılacağı ve hangi avantajlardan yararlanabilecekleri konusunda eğitir. Ayrıca işçilere avantajlardan yararlanmak için ihtiyaç duydukları bilgileri sağlarlar. Bu kategori, sağlık yardımı paketlerini, 401k bilgilerini, izin politikalarını, hisse senedi opsiyon belgelerini ve daha fazlasını içerebilir.

Daha fazla bilgi için Connecteam'in katılım kontrol listesi şablonunu okuyun .

14 Temel İşe Alım Belgesi

Artık işe alım belgelerinin ne olduğu konusunda bilgi sahibi olduğunuza göre, yeni işe alımlar sağlamak için en önemli 14 belgeyi tartışalım.

Yasal ve Vergi İşe Alım Belgeleri

W-4 formu

Yeni çalışanlara , vergi stopaj durumlarını ayarlamalarına olanak tanıyan bir W-4 federal gelir vergisi formu sağlamak önemlidir. Her çalışanın en son W-4 formunu takip etmek ve maaş çeklerinin güncellenmiş stopaj seçeneklerini yansıtmasını sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır.

Yönetmeliklere uymak için, bu vergi belgelerini, hangisi daha sonraysa, istihdam vergisinin ödendiği veya ödendiği tarihten itibaren en az 4 yıl boyunca her çalışan için dosyada saklamanız gerekir.

Düzenli kalarak ve doğru kayıtlar tutarak, işletmenizin yasalara uygun olmasını ve çalışanlarınızın ücretlerinin doğru şekilde ödenmesini sağlayabilirsiniz.

I-9 formu

İstihdam I-9 formu , işe alınan yeni bir kişinin Amerika Birleşik Devletleri'nde çalışmaya uygunluğunu doğrulamak için kullanılan önemli bir belgedir.

Bir işveren olarak, yeni işe aldığınız kişinin vatandaşlık, vize, ikamet ve göçmenlik statüsüne göre ülkede yasal olarak çalışma yetkisine sahip olmasını sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır. Vatandaşlar ve vatandaş olmayanlar için I-9 formları gereklidir.

I-9 süreci iki temel adımı içerir:

• Yeni işe alım, uygunluklarını beyan eden bir form ve durumlarını doğrulamak için kullanılabilecek belgeleri doldurmalıdır .
• Yeni işe alınan kişi, işverenin incelemesi gereken işe uygunluk belgelerini sunmalıdır . Tipik olarak, bir şirketin insan kaynakları departmanı, belgelerin IRS'nin kabul edilebilir belgeler listesine uyup uymadığını doğrular. Bu belgeler, örneğin pasaportlar, doğum belgeleri veya daimi ikamet kartları olabilir.

Yeni işe alınan kişinin vatandaşlığını doğruladıktan sonra, şirketiniz için çalışmaya başlayabilirler.

İstihdam I-9 formunu veya doğrulama belgelerini göndermenize gerek yoktur, ancak bir göçmenlik memuru tarafından istenirse bunları hazır bulundurmalısınız.

Devlet vergileri için formlar

Bazı eyaletlerde temel vergi stopaj formları vardır. Bu işe alım evraklarını tamamlamak için çalışanlara ihtiyacınız olup olmadığını öğrenmek için yerel yönetiminize danışmalısınız.

Halihazırda, 31 eyalet bir eyalet vergi stopaj sertifikası talep etmektedir . Bunlar:

• Alabama
• arizona
• Arkansas
• Kaliforniya
• Connecticut
• Columbia Bölgesi
• Gürcistan
• Hawaii
• Illinois
• Indiana
• Iowa
• Kansas
• Kentucky
• Louisiana
• Maine
• Maryland
• Massachusetts
• Michigan
• Mississippi
• Missouri
• New Jersey
• New York
• Ohio
• oklahoma
• oregon
• Pensilvanya
• Rhode Adası
• vermont
• Virjinya
• Batı Virginia
• Wisconsin

Uyuşturucu testi ve arka plan kontrolleri

Şirketiniz uyuşturucu testi gerektiriyorsa, uyuşturucu testi politikanızın bir kopyasını işe alım evraklarınıza eklemelisiniz.

Hükümet veya endüstri düzenlemelerine uymak için test sonuçlarının ve geçmiş kontrollerinin kayıtlarını tutmak da önemlidir.

Tavsiyem: Özel formları ve belge yüklemeyi destekleyen bir dijital çevrimiçi çalışan yönetimi sistemi kullanmak, şirketinizin tüm çalışan dosyalarını tek bir yerde tutabileceğiniz anlamına gelir.

Connecteam, çalışanların W-4, I-9 ve diğer ayrıntıları her yerden doldurmalarına olanak tanır. Bu, işe alım süreçlerinizi düzene koymanıza ve basitleştirmenize yardımcı olabilir. Bu özellikleri ve daha fazlasını test etmek için ücretsiz deneme için kaydolun.

Şirket Yerleştirme Belgeleri

Rekabet yasağı sözleşmesi

Rekabet etmeme anlaşmaları, çalışanların rakipler için çalışmasını yasaklar veya şirketinizden ayrıldıktan sonra belirli bir süre için benzer işlere başlamak, örneğin 6 ay.

Bu anlaşmalar, başarıları için kritik öneme sahip özel bilgiler veya müşteri ilişkileri geliştirmeye önemli miktarda kaynak yatırımı yapan şirketler için yararlı olabilir.

Ek olarak, rekabet etmeme anlaşmaları, eski çalışanların bilgi ve uzmanlıklarını rakiplerle paylaşmalarını önleyerek şirketlerin rekabet avantajını korumalarına yardımcı olabilir. Ayrıca çıkar çatışmalarından kaçınmaya da yardımcı olabilirler. Bu anlaşmalar, çalışanların mevcut iş sorumluluklarına odaklanmalarını ve şirket içindeki konumlarını rakip bir işletmeye fayda sağlamak için kullanmamalarını sağlamaya yardımcı olur.

acil durum iletişim formu

Çalışanlar için bir acil durum iletişim formuna sahip olmak, herhangi bir şirketin risk yönetimi planının önemli bir parçasıdır. Form, acil bir durum veya kaza durumunda şirketinizin bir çalışanın belirlediği acil durum irtibat kişisiyle hızlı ve kolay bir şekilde iletişim kurmasını sağlar.

Acil durum iletişim formunun olması da çalışan memnuniyetini artırır . İşverenlerinin acil durum irtibat bilgilerinin dosyalarında olduğunu ve acil bir durumda kendilerine ulaşılabileceğini bilmek, çalışanlara gönül rahatlığı verebilir ve kendilerini değerli ve önemsendiklerini hissetmelerine yardımcı olabilir. Olumlu bir şirket kültürü oluşturmada ve çalışanlar arasında bir topluluk ve destek duygusu geliştirmede uzun bir yol kat edebilecek basit bir adımdır.

çalışan el kitabı

Bir çalışan el kitabı, çalışanlar için şirket politikaları, beklentileri ve prosedürleri hakkında bir rehber kitap görevi görür. Çalışanlardan ne beklendiği ve şirketten ne bekleyebilecekleri konusunda net ve özlü bir genel bakış sağlar . Ayrıca şirketin yasal olarak korunmasına yardımcı olur.

Bir çalışan el kitabında yer alması gereken bazı temel unsurlar şunlardır:

• Şirkete genel bakış: Şirkete, misyonuna ve kültürüne genel bir bakış sağlayan bir girişle başlayın. Bu, çalışanların kuruluşa bağlı hissetmelerine ve kuruluşun değerlerini ve hedeflerini anlamalarına yardımcı olabilir.

• İstihdam politikaları: Çalışan sınıflandırmaları, iş tanımları, çalışma programları ve yan haklar gibi.

• Davranış kuralları: Kılık kıyafet yönetmeliği, işyerinde davranış ve ayrımcılık ve tacizle mücadele politikalarıyla ilgili politikalar da dahil olmak üzere şirketin çalışan davranışına yönelik beklentilerini ana hatlarıyla belirtin.

• Emniyet ve güvenlik: Acil durum prosedürleri, işyeri güvenlik kuralları ve BT güvenlik politikaları gibi emniyet ve güvenlikle ilgili politikaları dahil edin.

• Performans yönetimi: Performansın nasıl değerlendirildiği, geri bildirim ve disiplin prosedürleri dahil olmak üzere şirketin performans yönetimi sürecini tanımlayın.

• Fesih ve istifa: Bildirim gereklilikleri ve çıkış görüşmeleri dahil olmak üzere şirketin fesih ve istifaya ilişkin politika ve prosedürlerini açıklayın.

Ayrıca çalışanların imzalaması için bir onay formu ekleyin. Bu, el kitabını alıp okuduklarını ve içeriğini anladıklarını gösterir.

Ayrıca, dili basit ve kolay anlaşılır tutmayı unutmayın ve el kitabının politika veya prosedürlerdeki değişiklikleri yansıtacak şekilde düzenli olarak güncellendiğinden emin olun.

Organizasyon şeması

Yeni işe alınanlara bir organizasyon şeması sağlamak , çalışanların şirketin yapısını , hiyerarşisini ve raporlama ilişkilerini anlamasına yardımcı olur .

Ayrıca yeni işe alınanların iş arkadaşlarıyla daha etkili iletişim kurmasına yardımcı olabilir. Meslektaşlarının rollerini ve sorumluluklarını daha iyi anlayarak işbirliği yapmayı ve ortak hedeflere ulaşmayı kolaylaştırırlar. Bir organizasyon şeması, çalışanların soruları veya endişeleri ile kime yaklaşacaklarını ve kimin belirli kararlar alma yetkisine sahip olduğunu belirlemelerine de yardımcı olabilir.

Marka yönergeleri

Bir marka kılavuz belgesi , çalışanların şirketin marka kimliğini ve onu tutarlı bir şekilde nasıl temsil edeceklerini anlamalarını sağlar . Bu belge, şirketin sesinin ve imajının tüm iş gücü genelinde tutarlı kalmasını garanti eder.

Bu belge aşağıdakilerle ilgili yönergeleri içermelidir:

• Pazarlama materyallerinde ses ve tonlama
• logo kullanımı
• Kullanılacak fontlar ve tipografi
• Dahil edilecek renk şemaları ve şekiller
• Fotoğraf ve sanat eserlerinin kullanımına ilişkin yönergeler

Role Özgü Belgeler

İstihdam teklif mektubu

İstihdam teklif mektubu , yeni çalışanın rol beklentilerini, ücretini ve faydalarını ana hatlarıyla belirtir . Çalışan, teklif mektubunu dikkatlice inceleyip imzaladıktan sonra, herhangi bir olası sorun olması durumunda ileride başvurmak üzere dosyasında saklanmalıdır.

Çalışan sözleşmesi

Çalışan teklif mektubundan daha fazla ayrıntıya giren ayrı bir çalışan sözleşmeniz olabilir.

İstihdam sözleşmeleri aşağıdakiler hakkında daha fazla ayrıntı içerebilir:

• İş unvanı ve görevleri
• Çalışma programı
• Tazminat
• Sonlandırma politikaları ve prosedürleri
• Fikri mülkiyet
• Gizlilik
• Uyuşmazlık çözümü politikaları ve prosedürleri
• Faydalar

Tavsiyem: Çalışan sözleşmenizde, ücret ve çalışma saatleri gibi role özgü ayrıntılara yer verin. Çalışan el kitabına tüm çalışanların uyması ve bilmesi gereken daha genel kurallar ve bilgiler koyun. Çalışan sözleşmesindeki çalışan el kitabına başvurabilirsiniz.

Süreç ve prosedür kılavuzları

Pratik işe alıştırma ve işe alıştırma arkadaşından alınan eğitimin yanı sıra, çalışanlara resmi prosedür kılavuzları sağlamanızı tavsiye ederim. Bunlar, yeni işe alınan kişinin sorumlu olacağı farklı görevler için ayrıntılı talimatlar içermelidir. Ayrıca, ortaya çıkabilecek zorlukların üstesinden gelmek için yükseltme prosedürlerini de ana hatlarıyla belirtmelidirler.

Çalışanlar, ilk katılım sürecini tamamladıktan sonra bu kılavuzlara kolayca geri dönebilir .

Maaş ve Yan Haklar Belgeleri

Doğrudan para yatırma formu

Birçok çalışan maaşlarını banka hesaplarına doğrudan yatırma yoluyla almayı tercih eder. Bu süreci kolaylaştırmak için, yeni çalışanınıza banka hesap bilgilerini ve para yatırma tercihlerini girebilecekleri bir doğrudan para yatırma formu sağlamanız gerekir.

Avantajlara genel bakış belgesi

Çalışanlar için sağlanan faydalara genel bakış belgesi, şirket tarafından sunulan sosyal yardım paketinin kapsamlı bir özetini sağlamalıdır.

Belge şunları içermelidir:

• Sağlık sigortası: Plan türleri, teminat tutarları ve primler gibi çalışanların kullanabileceği seçenekleri açıklayın.

• Emeklilik planları: 401(k) planı veya emeklilik planı gibi şirketin sunduğu emeklilik planlarını detaylandırın. Çalışan katkı gerekliliklerini ve işveren eşleştirme katkılarını dahil edin.

• İzin politikaları: Şirketin tatil zamanı, hastalık izni, kişisel günler ve tatillerle ilgili politikalarını ana hatlarıyla belirtin.

• Diğer sigorta: Hayat sigortası, maluliyet sigortası veya görme ve diş sigortası gibi ek sigorta avantajlarını ayrıntılandırın.

• Sağlık programları: Şirketin spor salonu üyelikleri, sağlık taramaları veya stres azaltma programları gibi sunduğu sağlık programlarını açıklayın.

• Çalışan yardım programları: Danışmanlık hizmetleri, finansal planlama veya yasal yardım gibi şirket tarafından sunulan tüm çalışan yardım programlarını açıklayın.

• Ek avantajlar: Şirketin sunduğu çalışan indirimleri, öğrenim ücreti geri ödemesi veya ulaşım yardımı gibi ek avantajları ayrıntılandırın.

Açık ve kapsamlı bir sosyal haklara genel bakış belgesi sağlamak, çalışanların yan hak paketlerinin değerini anlamalarına ve seçenekleri hakkında bilinçli kararlar vermelerine yardımcı olabilir.

Özet

Etkili işe alım, herhangi bir yeni işe alımın başarısı için çok önemlidir. Şirketteki deneyimlerinin tonunu belirler ve olumlu bir istihdam ilişkisi için temel oluşturur.

Onboard evrak işleri bunda büyük rol oynar. Belgeleri açık ve düzenli bir şekilde sunarak, işverenler yeni işe alım sürecindeki stresi ve kafa karışıklığını azaltır ve onları yeni rollerinde başarıya hazırlar.