Sabit Programlar İçin Eksiksiz Yönetici Kılavuzu

Sabit çalışma programları, çalışanları yönetmenin önemli bir yönüdür.

Bir yönetici olarak ekibinizin üretken olmasını, iş ihtiyaçlarını karşılamasını ve çalışanlarınızın motive olmasını sağlayan bir çalışma programı oluşturmak önemlidir.

Bu kılavuz, sabit bir çalışma programını etkili bir şekilde oluşturmak ve yönetmek için size gerekli bilgi ve becerileri sağlamayı amaçlamaktadır.

Sabit Çalışma Programlarını Anlamak

Sabit çalışma programları, çalışanların her gün belirli bir saatte, günde belirli sayıda saat boyunca çalışmasını gerektiren yaygın bir program türüdür.

Yaygın "dokuzdan beşe" program, sabit çalışma programına bir örnektir.

Bunlar herhangi bir zamanda vardiya için ve hem tam hem de yarı zamanlı işler için kullanılabilir.

Sabit Çalışma Programı Nedir?

Sabit bir programla, çalışanlar haftada aynı gün ve saatte aynı yerde çalışırlar.

Sabit programlar tipik olarak beş gün boyunca sekiz saatlik vardiyalardır ve haftada toplam 40 saattir; öğle yemeği molası ile 08:00 AM - 17:00 PM vardiyaları gibi.

Bir işletme, faaliyetleri günün her saatinde devam ediyorsa, gündüz vardiyaları ve gece vardiyaları gibi birden fazla sabit vardiyayı bazı çakışan saatlerle kademelendirebilir.

Genel olarak organizasyon programı belirler ve çalışanların ne zaman ve ne kadar çalışacakları konusunda net beklentileri vardır.

Sabit Çalışma Programlarının İşletmelere ve Çalışanlara Sağladığı Faydalar

Sabit çalışma programları hem çalışanlara hem de işletmelere fayda sağlar.

Stresin azalması ve daha iyi ekip uyumu gibi çalışanların onlardan hoşlanma eğiliminde olan bazı nedenler, işletme için üretkenliği ve iletişimi artırır.

Öngörülebilirlik, İş-Yaşam Dengesini Sağlar

İş yerinde programa dayalı öngörülebilirliğe sahip olmak, çalışanların aile etkinlikleri, eğlence ve doktor randevuları gibi etkinlikleri planlamasını kolaylaştırır.

Sabit bir çalışma programı ayrıca çalışanların tutarlı uyku düzenlerini korumalarına ve işlevlerini yerine getirmek için ihtiyaç duydukları yüksek kaliteli uykuyu almalarına yardımcı olarak üretkenliği artırır ve sağlığı destekler.

Paylaşılan Zaman, İş Arkadaşları Arasındaki Bağlantıları Güçlendirir

Aynı vardiyalarda çalışan çalışanlar doğal olarak daha iyi takım koordinasyon becerileri geliştirirler.

Çalışan katılımı, bir ekibi yönetirken çok önemli bir faktördür.

Daha iyi iletişim, ekip uyumunu güçlendirir ve çalışanlar, ortak hedefler doğrultusunda birlikte çalışırken meslektaşlarıyla daha bağlantılı hissedebilirler.

Set Programlama, Zaman ve İşgücü Yönetimini İyileştirir

Yöneticiler, sabit program oluşturmanın, bir ayarla ve unut seçeneği olduğunu takdir ediyor.

İşletmeniz için ideal olan sabit bir çalışma programı oluşturduğunuzda, arkanıza yaslanıp programın tekrar etmesine izin verebilirsiniz.

Yalnızca izin zamanını yönetmeniz veya gerektiğinde rota düzeltmeniz gerekir. Sabit bir program, çalışan üretkenliğini ölçmeyi de kolaylaştırır.

Bonus olarak, vardiyasını seven çalışanlar etrafta dolaşmak isteyebilir.

Sabit Çalışma Programlarının İşletmeler ve Çalışanlar İçin Dezavantajları

Sabit çalışma programlarının birçok faydası olsa da, bazı olumsuz yönleri de olabilir.

Çalışanlar daha fazla esneklik veya daha iyi vardiyalar isteyebilir ve yöneticiler, popüler olmayan vardiyalarda personel bulmakta veya deneyimli çalışanlar için zamanı adil bir şekilde dağıtmakta sorun yaşayabilir.

Daha Az Esneklik Çalışan Anlaşmazlığına Neden Olur

Sabit bir programa sahip işçiler, yaşam durumları değiştiğinde ve vardiyaları öylece değiştiremediklerinde daha az kıpırdama alanına sahip olurlar.

Bazıları aynı yerde aynı anda aynı şeyi yapmaktan sıkılır ve dönüşümlü veya esnek programları tercih eder. Ek olarak, son veriler, birçok işçinin çalışma programlarında esnekliği tercih ettiğini göstermektedir.

Popüler Olmayan Vardiyalar Ciroyu Artırıyor

Mümkün olan en adil sabit çalışma programını geliştirseniz bile, her çalışanın ideal vardiyasını alması olası değildir.

Bazıları daha az arzu edilen vardiyalarda çalışmak zorunda kalacak, bu da memnun olmayan işçiler daha uygun vardiyalar peşinde koşarak gemiden atladıkça yüksek çalışan devir hızına yol açabilir.

Belirlenmiş Programlarda Verimlilik Düşebilir

Tipik olarak, daha fazla kıdeme sahip çalışanlar daha iyi vardiyaları tercih eder, bu da istemeden en deneyimli işçilerle yığılmış belirli vardiyalara yol açabilir.

Bu, daha deneyimli liderlere ihtiyaç duyan bazı değişimlere yol açabilir.

Bazı yüksek verimli çalışanlar, belirlenen görevlerini vardiyaları sona ermeden önce bitireceklerdir.

Yöneticiler çıktıyı yakından izlemiyorsa, bu zaman kaybına ve çalışanların canını sıkabilir.

Etkili Bir Sabit Çalışma Programı Geliştirmek

İdeal sabit çalışma programı, hem iş gereksinimlerinize hem de çalışanlarınızın gereksinimlerine uygun olmalıdır.

Sabit çalışma programlarının artılarının eksilerinden daha ağır bastığından emin olduğunuzda, şirketiniz için bir tane özelleştirme zamanı gelmiştir, ancak birkaç hususu aklınızda tutmanız gerekir.

İş Gereksinimlerini Değerlendirme

Sabit bir çalışma programı, diğer faktörleri karşılamadan önce iş ihtiyaçlarınızla uyumlu olmalıdır.

Tüm operasyonların sorunsuz çalışması için tüm dahili süreçlerinizi tamamlamak için gereken beceri düzeyini ve işgücünü göz önünde bulundurun.

Bu size kimin ne zaman çalışmasına ihtiyacınız olduğunu söyleyecektir.

Çalışan Uygunluğunun ve Tercihlerinin Belirlenmesi

Operasyonel sürtüşmeleri önlemek için çalışan müsaitliğini dikkatlice gözden geçirin.

Çalışanların mevcudiyeti ve kişisel durumları hakkında varsayımlarda bulunmayın, onları tanıyın.

İnsanlar her zaman insan gibi davranılmayı takdir ederler, bu nedenle herkesin kişisel tercihlerine uymak için işin ihtiyaçlarından fedakarlık edemezsiniz, ancak zamanlama kararları hakkında net iletişim sağladığınızdan emin olun.

Vardiyaları Planlama ve Görev Atama

Her vardiyadaki görevlerin beceri ve emek taleplerini göz önünde bulundurun.

Verimliliği artırmak ve beceri açığı veya iş gücü eksikliğinden kaynaklanan gecikmeleri önlemek için en yetenekli ve deneyimli çalışanlarınızı farklı vardiyalara dağıtmak istiyorsunuz.

Çizelgenin Çalışanlara İletilmesi

Çalışanlarınızı uygulamaya koymadan önce sabit programınız hakkında bilgilendirmek, size geri bildirimlerini değerlendirme şansı verir ve hızlı ve sorunsuz bir şekilde uyum sağlamalarına olanak tanır.

Ayrıca, izlediğiniz belirli politikalar da dahil olmak üzere, planlamanızın arkasındaki mantığı da açıklayabilirsiniz.

Sabit Çalışma Programlarını Yönetme

İşletmeniz için en uygun sabit çalışma programını geliştirirken, aynı zamanda program çakışmalarını önceden planlamak ve devam ve üretkenliği izlemek de dahil olmak üzere, onu desteklemek için politikalar oluşturmanız gerekir.

Program Değişiklikleri için Çalışan İsteklerini Ele Alma

Bir çalışanın program talebi, en yaygın çalışan planlama sorunlarından biridir, ancak çözümün karmaşık olması gerekmez.

Dijital zamanlama yazılımı, hem planlamayı hem de ayarlamalar yapmayı kolaylaştırabilir.

Sonunda talebi karşılayamasanız bile, çalışanlara duyulduklarını ve dikkate alındıklarını hissettiklerinden emin olmak için değişiklik talep etmeleri için net bir yol verin.

Değişikliğin işletme için işe yarayıp yaramadığına karar vermek için, değiştirmek istedikleri ve kapatmayı umdukları vardiyadaki mevcut kaynaklarınızı göz önünde bulundurun.

Çalışan müsaitliğini personel gereksinimlerinizle dengelemeniz gerekir.

Diğer vardiya ekstra elleri veya ek deneyimi kullanabilirse, isteklerini yerine getirmek mantıklı olabilir.

Ancak, popüler bir vardiya ise, personel bulmakta sorun yaşamıyorsunuz, tercihlerini karşılamak için nelerin değişmesi gerektiğini dikkatlice düşünmek isteyeceksiniz.

Bir çalışanın talebine evet yanıtı verilirse, sürükle-bırak işlevine sahip dijital planlama araçlarını kullanarak vardiyaları dakikalar içinde yeniden düzenleyebilirsiniz.

Cevap hayır ise, nedenlerini ve ilgili politikaları ana hatlarıyla belirtin. "Belki bir gün" bu değişimi gerçekleştirebileceklerine dair boş umutlar vermekten kaçının.

Gelecekte program değişikliği yapma şansınız varsa - örneğin, vardiyaları düzenli olarak yeniden değerlendiriyorsanız veya belirli bir görev süresine ulaşan çalışanlar öncelikli değerlendirme için uygun hale gelirse - bu süreci çalışana açık bir şekilde iletin.

Zamanlama Çakışmalarını Yönetme

Hasta günlerinin ve tatil günlerinin ayrı olup olmadığı da dahil olmak üzere, çalışanların ne zaman ve nasıl izin isteyebileceğini tanımlayan politikalar oluşturun.

Çalışanların kolayca başvurması için bu politikaların çalışan el kitabında açıkça belirtildiğinden emin olun.

Operasyonel tarafta, personel kapsamı için bir plan belirleyin.

Bir kişi dışarıdayken iş faaliyetlerinizi sürdürebilir misiniz veya başka bir çalışanı korumaya çağırabilir misiniz?

Çalışanlarınıza vardiya değişimlerini doğrudan koordine etmenin kolay bir yolunu sağlamak mantıklı olabilir.

Politikalarınızın yerel iş kanunları ve düzenlemelerine uyduğundan emin olun ve tüm çalışanlara adil davranılmasını sağlamak için bunlara bağlı kalın.

Çalışan Performansını ve Devamını İzleme Stratejileri

Çalışanların ortaya çıktığından ve işi tamamladığından emin olmanız gerekir, ancak onların özerklik duygularından taviz vermek istemezsiniz.

İşyerinde devamsızlık, herhangi bir iş gününde çalışanların %3'ünden biraz fazlasının işe gelmemesiyle, yöneticilerin çözmesi gereken gerçek bir sorundur.

Yine de birçok çalışan, mikro düzeyde yönetildiğini veya gözetlendiğini hissetmekten içerliyor, bu nedenle şeffaf olun ve iş yeri izleme politikanızı net bir şekilde iletin.

Çalışanların giriş ve çıkış yapmasına olanak tanıyan ve maaş bordrosu ve İK sistemlerinizle sorunsuz bir şekilde entegre olan, entegrasyonu kolay bir katılım yönetim sistemi arayın.

Ayrıca, çalışanların projeleri hızlı ve bütçe dahilinde bitirmelerine yardımcı olan etkili görev yönetimi yazılımıyla performansı izleyebilirsiniz.

Kontrol listelerini ve belirlenmiş görevleri kullanmak, işleri yönetmeyi kolaylaştırır ve verimliliği artırır.

Sabit Çalışma Programlarını Yönetmek İçin En İyi Uygulamalar

İhtiyaç duyduğunuz yerde insanlara sahip olduğunuzdan emin olmak için programları basitçe yönetmek ile programları iyi yönetmek arasında bir fark vardır.

En iyi uygulamalar arasında güçlü iletişim, yasal uyumluluk, çalışan girdisi ve iş-yaşam dengesi bulunur.

Çalışanlarınızla İletişim Kurun

Açık iletişim hatları, hangi tür planlamayı kullanırsanız kullanın, moral ve üretkenliği korumak için hayati önem taşır.

İş akışınıza şeffaf iletişim ve katılım özellikleri eklemek, bir güven kültürünü besleyebilir.

Değişiklik yapmanız gerektiğinde, nedenlerinizi net bir şekilde iletin ve çalışanlara bunları yerine getirmeleri için mümkün olduğunca önceden haber verin.

İş Kanunu ve Mevzuatına Uyumun Sağlanması

Programlama politikalarınızı oluştururken bunların ilgili federal, eyalet ve yerel iş kanunları ve yönetmelikleriyle uyumlu olduğundan emin olun.

Diğer hususların yanı sıra fazla mesai planlamasına ve ödemeye, tatillere, yemek ve dinlenme aralarına ve çalışanları programları hakkında bilgilendirmek için zaman çerçevesine uymanız gerekecektir.

Çalışan Geri Bildirimlerini ve Önerilerini Teşvik Edin

Kimin rollerinde mutlu ve başarılı olduğunun ve kimin hüsrana uğradığının nabzını tuttuğunuzdan emin olmak için erkenden ve sık sık çalışanlarınızdan geri bildirim alın.

Sorunların nerede olduğunu bildiğinizde, onları daha kolay çözebilirsiniz.

Eski moda bir anket kutusunun göz ardı edilmesi muhtemeldir, ancak zaten dijital çözümler kullanıyorsanız, kişiselleştirilebilir anketler ve şablonlar, canlı anketler ve sohbet işlevleri dahil olmak üzere birden fazla iletişim kanalına izin veren bir çalışan geri bildirim aracını kolayca entegre edebilirsiniz. hızlı ve doğrudan giriş.

İş-Yaşam Dengesini Destekleyin

İş ve özel yaşam arasında iyi bir denge sağlamak, çalışanlar arasında yaygın bir sorundur.

Bir McKinsey araştırmasına göre, çalışanların yaklaşık yarısı tükenmişlik belirtileri gösteriyor.

İş ve ev yaşamının ayrılmasıyla, çalışanlar işten kopmak ve gençleşmek için sağlıklı bir zaman kazanıyor.

Yöneticiler, belirlenmiş çalışma alanları ve cihazlara sahip olmak, işle ilgili mesajları okumak ve yanıtlamak için makul sınırlar, sağlıklı alışkanlıklar ve öngörülebilir bir program dahil olmak üzere bu dengeyi korumaya yönelik stratejiler konusunda çalışanlara koçluk yapabilir.

Sabit Çalışma Programlarını Yönetmek için Araçlar

İşgücü planlaması, sabit çalışma programlarının göreli kararlılığına rağmen karmaşık bir girişimdir.

Pek çok çalışanı farklı sabit programlarda yönettiğinizi varsayalım.

Bu durumda, önceden planlama yapmak için daha fazla zaman harcarsınız ve programlar ayarlandıktan sonra, esnek programlar gibi diğer bazı planlama türleri kadar fazla izleme gerektirmezler.

Sabit çalışma çizelgelerini yönetmeye yönelik iki ana yaklaşım, manuel vardiya çizelgeleme ve çizelgeleme yazılımını içerir.

Manuel Vardiya Planlaması

Ekipteki bir yönetici veya başka biri, manuel olarak planlanan vardiyalar için çalışma programlarını belirler.

Tipik olarak, çalışanların uygunluğunu ve tercihlerini işletmenin gereksinimlerine göre tartmak için karmaşık bir elektronik tablo kullanırlar ve bir orta yol bulmaya çalışırlar.

Bazı insanlar uygulamalı yaklaşımı ve tercihleri ​​dikkate almanın insan unsurunu sever, ancak insan unsuru da insan hatasına yer bırakır.

Bir avuçtan fazla çalışanınız varsa, kurmak ve izlemek zaman alan bir süreçtir ve verileri manuel olarak analiz etmek başlı başına bir angaryadır.

Programlama Yazılımına Giriş

Planlama yazılımı, iş gücü planlamasının zaman yükünü hafifletir.

Connecteam'in hepsi bir arada iş planlayıcı uygulaması, vardiya yönetiminizi optimize etmenize ve daha az güçlükle en yüksek üretkenliğe ulaşmanıza yardımcı olabilir. Verimliliği ve doğruluğu artırır ve aynı zamanda otomatik raporlamayı da içerir.

Connecteam, aşağıdakileri sağlayan özelliklerle sürekli operasyonel verimlilik sağlayarak tüm çalışan yönetimini ve iş planlama görevlerini kolaylaştırmanıza yardımcı olur:

• Ekip hatırlatıcıları ve durum güncellemeleri gibi rutin çalışan yönetimi görevlerini dijitalleştirme
• Bir zaman saati uygulaması kullanarak çalışanları izleme
• Masasız ekiplerinizle anında program oluşturma ve paylaşma
• Çevrimiçi raporlar, kontrol listeleri, formlar ve talepler oluşturarak çalışanlarınızdan bilgi toplamak

SSS

Sabit çalışma programı ile esnek çalışma programı arasındaki fark nedir?

Sabit bir çalışma programında, çalışanlar genellikle aynı haftalık vardiyalarda, aynı sayıda saat ve çalışılan gün için çalışırlar. Yine de, tüm işler katı bir zaman çizelgesi gerektirmez.

Esnek çalışma programları daha az katıdır ve çalışanların haftada veya günde belirli sayıda çalışma saati yapmasına izin verir, ancak bu vardiyalar mutlaka aynı saatlerde olmak zorunda değildir.

Sabit çalışma programlarına bazı alternatifler nelerdir?

Yöneticilerin dikkate alabileceği en az 15 tür çalışma programı vardır. Diğer yaygın çalışma programları, çalışanların ve işverenlerin bir çalışanın ne kadar çalışacağını belirlemek için işbirliği yaptığı esnek programları, işçilerin gece ve gündüz vardiyaları arasında geçiş yaptığı dönüşümlü vardiyalı çalışma programlarını, çalışanların bir günde iki zaman diliminde uzun süreli olarak çalıştıkları bölünmüş vardiyaları içerir. çalışanların gerektiği gibi çalıştıkları nöbetçi ve nöbetçi vardiyalar arasında ara verin.

Sabit çalışma programlarının çalışanların morali üzerindeki etkisi nedir?

Her çalışan farklıdır ve bazıları kişisel zamanlarını çalışma saatlerinden ayırmalarına izin veren sabit bir programın öngörülebilirliğini takdir ederken, diğerleri programlarının tekrar eden doğasından sıkılabilir veya sevmedikleri bir vardiyada hüsrana uğrayabilir.

Sabit çalışma programımın tüm çalışanlar için adil ve eşitlikçi olmasını nasıl sağlayabilirim?

Tüm zamanlama politikaları hakkında önceden net iletişim sağlamak ve bu politikalara bağlı kalmak, çalışanlara adil ve eşit bir çalışma programı sağlamanın en iyi yoludur.

Tercih edilen programlar ve izin taleplerini değerlendirirken adil olun ve görev süresi ile performansı nasıl hesaba kattığınız konusunda tutarlı olun. Önyargılı karar verme olasılığını en aza indiren planlama yazılımı kullanmayı düşünün.