Çalışan Personel Dosyaları Nasıl Düzenlenir

Çalışan personel dosyaları, vergi belgeleri, performans incelemeleri, iş sözleşmeleri ve daha fazlası gibi çalışanlarınız hakkında önemli bilgiler içerir.

Personel dosyaları için net bir organizasyon yapısı olmadan, önemli veriler kaybolabilir veya yanlış yere konabilir. Bu, insan kaynakları (İK) çalışanlarının, bordro yöneticilerinin ve yöneticilerin ihtiyaç duydukları bilgileri bulmalarını zorlaştırır. Ek olarak, çalışan verilerinin izini kaybetmek, şirketinizi eyalet ve federal iş kanunlarına uymamasına neden olabilir. Ayrıca belgelerin ne zaman güncellenmesi veya değiştirilmesi gerektiğini bilmeyi de zorlaştırır.

Bu kılavuzda, bir çalışan özlük dosyasında nelerin yer aldığını açıklayacağız ve çalışan özlük dosyalarının nasıl düzenleneceğine ilişkin beş ipucu sunacağız.

Personel Dosyası Nedir?

Bir çalışan personel dosyası, bir çalışanın şirketinizdeki görev süresiyle ilgili belgelerin bir koleksiyonudur. Bir işe başvurdukları andan işten ayrıldıkları ana kadar istihdamlarının bir kaydı olarak hizmet eder.

Personel dosyaları, çeşitli dahili iş amaçları ve yasal gereklilikler için önemlidir. Bir çalışanla ilgili tüm idari, yönetsel, sözleşme ve telafi edici, gelişimsel ve disiplin soruları için bir referans noktası görevi görürler.

Çalışan dosyaları da mevzuata uygunluk açısından önemlidir ve genellikle işverenlerin yasalarca saklaması gereken verileri içerir. Buna, IRS tarafından zorunlu kılınan Form W-4 gibi çalışan vergi belgeleri ve Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA) tarafından zorunlu kılınan tazminat kayıtları dahildir.

Ayrıca çalışan dosyaları, iş sözleşmeleri ve rekabet etmeme sözleşmeleri gibi yasal belgeler için güvenli bir yer sağlar. Bir iş anlaşmazlığı durumunda şirketinizin bu belgelere kolayca erişebilmesi önemlidir.

İK Dosyalarının Düzenlenmesinden Kim Sorumlu?

İK yöneticileri genellikle insan kaynakları dosyalarını düzenlemekten ve personel dosyalarındaki belgeleri günlük olarak işlemekten sorumludur. Ayrıca belgelerin güncel olmasını sağlamaktan ve ihtiyaç duyanların dosyalara erişimini sağlamaktan da sorumludurlar.

Yöneticiler, çalışan dosyalarına performans incelemeleri gibi belgeler eklemekle de görevlendirilebilir. Bu durumda, dosya organizasyon sistemi hakkında çalışan bir anlayışa sahip olmalıdırlar.

Çalışan Personel Dosyasına Neler Girer?

İK dosyalarının nasıl düzenleneceğini öğrenmenin ilk adımı, bunlara hangi formların ve verilerin dahil edilmesi gerektiğine karar vermektir. İnsan kaynaklarının tipik olarak personel dosyalarında tuttuğu bazı yaygın belgeleri listeleyeceğiz.

Uyumluluk belgeleri

Uyumluluk belgeleri, işletmenizin federal yasa veya eyalet yasalarına göre saklaması gereken, çalışanlarla ilgili belgelerdir. Bunlar şunları içerir:

• IRS vergisi stopaj formları (W-4 ve W-9 formları gibi)
• Göçmenlik belgeleri (I-9 formları gibi)
• Çalışan zaman çizelgeleri, ödeme koçanları ve diğer bordro kayıtları
• Demografik veriler (isim, sosyal güvenlik numarası, cinsiyet ve adres dahil)
• Her çalışanın pozisyonu için iş tanımı
• Çalışan hakları kayıt formları (401(k) kayıt formları gibi)
• İşçi tazminat belgeleri
• COBRA sigortası ve işsizlik belgeleri dahil fesih verileri

Şirket belgeleri

Şirket belgeleri, şirketiniz tarafından dahili olarak kullanılan veya bir çalışanın şirketinizle olan geçmişinin kaydını sağlayan herhangi bir dosyadır. Bunlar şunları içerebilir:

• Özgeçmiş ve iş başvurusu kapak mektubu
• İmzalı iş teklif mektubu
• İş sözleşmesi
• Performans inceleme belgeleri
• Terfi ve zamların kaydı
• Çalışan el kitabınız da dahil olmak üzere şirket politikalarının imzalı onayı
• Rekabet etmeme veya ifşa etmeme anlaşmaları
• disiplin kayıtları
• İstifa mektubu ve çıkış mülakatı belgeleri

Gizli Çalışan Dosyaları

Daha da önemlisi, şirketinizin büyük olasılıkla ana çalışan dosyalarınızdan ayrı bir veya daha fazla sayıda gizli personel kaydı tutması gerekecektir.

Bu gizli dosyalardaki belgelere yalnızca onları görüntüleme ihtiyacı olan İK yöneticileri erişebilmelidir . Yöneticiler tarafından erişilebilir olmamalı ve bunları görüntüleme süreci sıkı bir şekilde kontrol edilmelidir.

Bir çalışanın gizli dosyasına girmesi gereken dosyalar şunları içerir:

• Geçmiş kontrolleri
• uyuşturucu testi sonuçları
• Çocuk nafakası belgeleri
• Maaş haczi kayıtları
• Faydalanıcı Bilgisi
• Devam eden dava ile ilgili tüm kayıtlar

Tıbbi bilgileri içeren çalışan dosyalarını nasıl saklayacağınızı da düşünmeniz gerekir. Tıbbi veriler, Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Hesap Verebilirlik Yasası (HIPAA) kapsamında korunmaktadır. Diğer gizli veri türlerinden ayrı olarak kendi gizli tıbbi dosyasında saklanmalıdır.

Tıbbi dosyalar şunları içerebilir:

• Sağlık, diş ve görme sigortası kayıt formları
• Hayat sigortası kayıt formları
• Sigorta talepleri ve doktor notları
• Tıbbi izin talebi belgeleri
• Engelli konaklama talepleri

Kağıt ve Elektronik Çalışan Dosyaları

Vermeniz gereken büyük bir karar, kağıt mı yoksa elektronik dosyaları mı kullanacağınızdır.

Onlarca yıldır, çalışan dosyalarının tamamı kağıt kayıtlardı. Çoğu işletme, yalnızca İK yöneticilerinin erişebildiği kilitli dosya dolaplarına sahipti. Her çalışanın, zaman içinde kademeli olarak kağıt belgelerle dolacak olan kendi manilla zarfı vardı.

Bu günlerde, kağıt kayıtları tutan şirketlere nadiren rastlıyoruz. Çalışan dosyalarını düzenlemenin en iyi yolu elektroniktir. Dijital çalışan dosyaları genellikle daha kullanışlıdır ve birçok önemli avantaj sağlar.

İlk olarak, elektronik belgeler aranabilir. Yalnızca dosya yöneticinizde veya belge yönetim sisteminizde çalışanın adını arayarak, belirli bir çalışanın en son performans incelemesini hızlı bir şekilde alabilirsiniz. Bu, bir dosya dolabını karıştırıp belirli bir kağıt parçasını aramaya kıyasla çok zaman kazandırır.

Ayrıca , elektronik kayıtları tutmak daha fazla maliyet ve yerden tasarruf sağlar. Ana ofisinizde büyük bir dosya dolabıyla değerli gayrimenkulleri almanıza gerek yok. Baskı veya parçalama maliyeti de yoktur.

Ayrıca elektronik kayıtlar, kağıt kayıtlardan daha güvenli olabilir. İK yöneticileri, yöneticilerin yalnızca doğrudan raporları için çalışan dosyalarını görebilmesi için erişim izinlerini yapılandırabilir. Bu izinler, çalışan dosyalarının, onları görüntüleme yetkisi olmayan biri tarafından görülebileceği riskini ortadan kaldırır.

Düzenleyici bir bakış açısıyla , kağıt ve elektronik belgeler büyük ölçüde eşdeğerdir. Şirketiniz, formları tamamen çevrimiçi olarak doldurmak ve imzalamak için yazılım kullanabilir veya dijital kopyalar oluşturmak için kağıt formları tarayabilir. Çoğu durumda, bir belgenin dijital kopyasını oluşturduğunuzda, orijinal kağıt kopyayı atmakta özgürsünüz. Mesleki Güvenlik ve Sağlık İdaresi'nin gerektirdiği şekilde, röntgen görüntüleri gibi birkaç dikkate değer istisna mevcuttur.

İster kağıt ister dijital çalışan dosyaları tutmayı seçin, yedekleri korumak iyi bir fikirdir. Kağıt kayıtlar için bu, tüm belgelerinizin kopyalarını tesis dışında, örneğin ticari bir belge depolama tesisinde depolamak anlamına gelir.

Dijital kayıtlar için, yedekleri bir sabit sürücüye kaydedebilir veya Google Drive gibi bir hizmeti kullanarak bulutta saklayabilirsiniz. Connecteam gibi belge depolama sunan birçok İK yönetim sistemi, çalışan dosyalarınızı otomatik olarak buluta yedekler.

2023'ün en iyi belge yönetim sistemlerine ilişkin derinlemesine incelememizi okuyun

Çalışan Dosyaları Nasıl Düzenlenir: 5 İpucu

Artık bir personel dosyasının ne olduğunu yanıtladığımıza ve bir dosyaya ne ekleyeceğinizi bildiğinize göre, çalışan dosyalarını elektronik olarak nasıl düzenleyeceğiniz konusunda 5 ipucumuz var.

İnsan kaynakları dosyalarının nasıl organize edileceğine dair ilk ipucumuz tamamen tutarlılıkla ilgilidir. Dosyalarınızı nasıl organize etmeye karar verirseniz verin, bunu tüm İK sisteminizde yapın.

Tek tek dosyalar düzeyinde , belgeleri adlandırmak için standartlaştırılmış bir yaklaşım kullanın. Örneğin, aşağıdaki formülü kullanarak belgeleri adlandırabilirsiniz:

[Çalışan Soyadı] [Çalışan Adı] – [Belge Adı] – [Yıl]

Bu adlandırma şeması, bir belgenin kime ait olduğunu, belgenin ne olduğunu ve kaç yaşında olduğunu görmeyi kolaylaştırır.

Çalışan klasörleri düzeyinde benzer bir standardizasyon uygulayabilirsiniz. Örneğin, her çalışanın kendi adının veya çalışan numarasının bulunduğu bir klasörü olabilir. Bu klasörde, "İşe Alım", "Bordro", "Performans İncelemeleri" vb. etiketli alt klasörleriniz olabilir. Ardından, her çalışan için bu alt klasörlerin her birine aynı türde belgeler koyun.

Belgeleri düzenlemek için özel bir uygulama kullanmak, çalışan dosyalarını yönetmeyi önemli ölçüde kolaylaştırabilir. Belge yönetim sistemleri, dosyaları klasörler arasında sürükleyip bırakmanıza, belgeleri ada veya içeriğe göre aramanıza ve çok daha fazlasına olanak tanır.

Connecteam gibi bazı belge yönetim sistemleri, çalışanların gerekli İK belgelerini sisteminize güvenli bir şekilde yüklemelerini de sağlar. Yazılım, her çalışan personel dosyasını ve formunu olması gereken yere koymak için otomasyonlar kullanır, zamandan tasarruf sağlar ve hataları azaltır.

Connecteam ayrıca yöneticilerin ve çalışanların belgeleri görüntülemesi için bir self-servis portalı sunar. Örneğin, yöneticilerin çalışan performans incelemelerini ve çalışanların maaş koçanlarını görüntülemesine izin vermek isteyebilirsiniz. Bu, İK ekibinizin sürekli olarak belge taleplerine yanıt vermekten daha önemli görevlere odaklanmasını sağlar.

14 günlük ücretsiz Connecteam denemenizi şimdi başlatın

Çalışan dosyalarının elektronik olarak nasıl düzenleneceğini öğrenmenin önemli bir kısmı, erişim izinlerini ayarlamaktır. Erişim izinleri, şirketinizde kimlerin hangi çalışan dosyalarını görebileceğini belirler. Hassas çalışan verilerinin yalnızca onu görmesi gereken kişiler tarafından görülebilmesini sağlamak için gereklidirler. İzinler ayrıca dosyaların yanlışlıkla taşınmasını, düzenlenmesini veya silinmesini önlemeye yardımcı olur.

Belgeleri düzenlemek için bir dosya yönetimi uygulamasıyla, erişim izinlerini oluşturmak basit olmalıdır. Başlamak için iyi bir yer, yöneticilere yalnızca doğrudan raporları için gizli olmayan dosyalara erişim vermektir. Üst düzey yöneticilerin, iki kademe aşağı raporlar için dosyalara erişmesi gerekebilir.

Yalnızca kıdemli İK yöneticileri ve yan haklar yöneticilerinin çalışanlara sağlanan yan haklar bilgilerine ve diğer gizli belgelere erişimi olmalıdır. Devam eden davalarla ilgili dosyalara yalnızca şirketinizin hukuk ekibinin üyeleri erişebilir.

Personel dosyalarının nasıl organize edileceğine ilişkin başka bir ipucu da, Connecteam'de bulunanlar gibi formları ve kontrol listelerini kullanmaktır. Bunlar, çalışanların doldurmaları gereken her belgeyi doldurmalarını sağlar.

Hem formlar hem de kontrol listeleri, özellikle işe alım sırasında ve her yılın başında, çalışanların sunacakları çok sayıda belgeye sahip olduklarında faydalıdır. Önemli bir dosyanın veya formun eksik olup olmadığını hem çalışanlar hem de İK yöneticileri kolayca görebilir.

Çalışan dosyalarını yönetmenin en zor yönlerinden biri , form yenilemeleri ve sertifika sürelerinin dolmasını takip etmektir . Soru, çalışanların personel dosyalarını, çalışan formlarınızın her zaman güncel olduğundan emin olabileceğiniz şekilde nasıl düzenleyeceğinizdir.

Bir kez daha, bir belge yönetim sistemi kullanmak yardımcı olabilir. Bir İK yöneticisi bir belge yüklediğinde belgeye bir son kullanma tarihi atayabilir. Bu, formun yüklendiği günden, sertifikanın sona erme tarihinden veya yılın son gününden itibaren bir yıl olabilir.

Örneğin Connecteam, belge girişi veya tür başına son kullanma tarihlerini belirlemenize olanak tanır. Son kullanma tarihlerini türe göre atamak (örneğin, bir yıl veya 18 ay), sizi her belge için bunu manuel olarak yapmaktan kurtarır.

Doküman yönetim sisteminiz, bir son kullanma tarihi yaklaştığında sizi veya çalışanı otomatik olarak bilgilendirecektir. Bu, dosyaların ve formların süreleri dolmadan yenilenmesini sağlar, böylece uyumlulukta herhangi bir aksama olmaz.

Özet

Çalışan dosyalarının nasıl düzenleneceğini anlamak, işletmenizin İK operasyonlarında büyük bir fark yaratabilir. İyi organize edilmiş çalışan dosyaları, İK yöneticilerinin ve müdürlerin ihtiyaç duydukları bilgileri bulmalarını kolaylaştırır. İşletmenizin vergi ve iş kanunlarına uygun kalmasını sağlamak için de kritik önem taşırlar.

Çalışan dosyalarını düzenlemenin en iyi yolu elektronik olarak, ideal olarak Connecteam gibi özel bir İK belge yönetim sistemi kullanmaktır. Standartlaştırılmış bir dosya adlandırma sistemi oluşturabilir, erişim izinlerini kontrol edebilir, belge sürelerini kolayca takip edebilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz.

Connecteam ile Çalışan Personel Dosyalarını Kolayca Yönetin

Connecteam, çalışan özlük dosyalarını yönetmek için nihai çözümdür. Özel İK yönetimi platformumuz, gizli bilgiler için güvenli belge depolama, kolay erişim ve gelişmiş izinler sunar.

Connecteam, çalışan sözleşmeleri ve performans incelemelerinden eğitim sertifikalarına ve tatil taleplerine kadar İK süreçlerinizi kolaylaştırmaya yardımcı olur, böylece en önemli şeye, yani işinize odaklanabilirsiniz.

14 günlük ücretsiz deneme için bugün kaydolun ve Connecteam'in avantajlarını kendiniz deneyimleyin.