Bordro Saatleri Nasıl Hesaplanır ve Kullanılacak Farklı Araçlar

Saatlik çalışanlarınız için bordro hesaplama, kaç saat çalıştıklarını takip etmekle başlar. Saatleri manuel olarak izleyebilirsiniz, ancak el yazısı zaman çizelgeleri ve manuel zaman saatleri, maliyetli olabilecek insan hatalarına eğilimlidir.

Neyse ki, artık zamanı izlemenize ve maaş bordrosu için saatleri doğru bir şekilde hesaplamanıza yardımcı olabilecek birçok dijital zaman saati platformu var. Bu kılavuzda, maaş bordrosu saatlerinin nasıl hesaplanacağını açıklıyor ve işletmenizin bugün kullanabileceği en iyi 3 zaman takip uygulamasını vurguluyoruz.

Çalışılan Saatlerin Takibi İçin Farklı Yöntemler

Bir çalışanın kaç saat çalıştığını hesaplamak için öncelikle hafta boyunca çalışma saatlerini takip etmeniz gerekir. Alabileceğiniz birkaç farklı yaklaşım var.

El yazısı zaman çizelgeleri

El yazısıyla yazılmış zaman çizelgeleri, zamanı takip etmenin en basit yoludur, ancak aynı zamanda hataya en açık olanıdır. El yazısıyla yazılmış zaman çizelgeleriyle, her gün çalıştıkları saatleri bir kağıda yazmak, çalışanların veya yöneticilerin işidir.

Bu yöntem problemlidir çünkü çalışanların saatlerini yazmayı unutması kolaydır . Unuturlarsa, geri dönüp giriş ve çıkış zamanlarını hafızadan doldurmak zordur.

Çalışanlarınız saatlerini %100 doğrulukla kaydetseler bile, elle yazılmış zaman çizelgeleri yine de sorun teşkil eder. Her çalışanın saatlerini elle saymanız gerekecek, bu da bordro saatlerini hesaplarken hatalara neden olabilir.

Ayrıca federal vergi düzenlemelerine uymak için bu fiziksel zaman çizelgelerini en az 3 yıl saklamanız gerekir. Bu, ofisinizde daha iyi kullanıma sunulabilecek yer kaplar.

Manuel zaman saatleri

Manuel zaman saatleri, çalışanların işe giriş ve çıkışlarını izlemek için delikli kartlar, kaydırmalı kartlar veya biyometrik okumalar (parmak izi taramaları gibi) kullanır. Bu zaman saatleri tipik olarak, çalışanların yanlarından geçmek zorunda olduğu merkezi bir alanda bulunur ve bu da çalışanların saatlerini takip etmeyi unutmasını zorlaştırır.

Avantajlar

Manuel zaman saatlerinin bir avantajı , çalışanların giriş veya çıkış yapmak için zaman saatinde fiziksel olarak bulunmaları gerekmesidir . Bu, bir çalışanın işe varmadan önce veya işten ayrıldıktan sonra fazla mesai yaptığı durumlarda meydana gelen zaman hırsızlığının azaltılmasına yardımcı olabilir.

Dezavantajları

Manuel zaman saatlerinin en büyük dezavantajı , zamanlarının çoğunu sahada geçiren çalışanlar için iyi çalışmamasıdır . Bir çalışan ofise veya merkezi bir işyerine gelmezse, işe girip çıkmanın bir yolu olmayabilir.

Manuel zaman saatlerinin bir başka dezavantajı, tipik olarak kağıt zaman çizelgeleri üretmeleridir. El yazısıyla yazılmış zaman çizelgeleri gibi, bunlar da çalışanlarınızın çalışma saatlerini manuel olarak toplamanızı gerektirir ve ofisinizde saklanmaları gerekir.

E-tablolar

Elektronik tablo, fiziksel zaman çizelgelerine temel bir dijital alternatif sunar. Microsoft Excel veya Google E-Tablolar gibi platformları kullanarak elektronik tablolar oluşturabilirsiniz.

Avantajlar

Dijitalleşmenin sayısız avantajı var. İlk olarak, bilgisayarınızdan veya mobil cihazınızdan dijital zaman çizelgelerine erişmek kolaydır . Evrak karmaşasında dijital bir zaman kartının kaybolma riski yoktur.

Siz ve çalışanlarınız aynı zamanda dijital bir zaman çizelgesine erişimi paylaşarak ekibinizin birbirinize not veya yorum bırakmasını sağlayabilirsiniz.

Ek olarak, elektronik tablolar, çalışanların giriş ve çıkış saatleri dışındaki bilgileri de takip etmelerini sağlar. Örneğin, hangi görev üzerinde çalıştıklarına dair notlar verebilirler. Bu, çalışanlarınızın ne kadar üretken olduğunu ve belirli bir projeyi tamamlamanın ne kadar sürdüğünü anlamak için çok yararlı olabilir.

Dijital zaman takibinin bir diğer avantajı da saatleri otomatik olarak toplayabilmenizdir . Çoğu elektronik tablo yazılımı, bordro saatlerini hesaplarken hataları ortadan kaldırmaya yardımcı olan bir toplam işlevi sunar.
Son olarak, dijital zaman çizelgelerinin saklanması kolaydır . Ofisinizde değerli bir yer kaplamak yerine bir sabit sürücüde veya şirketinizin bulut deposunda yaşayabilirler. Bu, fiziksel zaman çizelgelerine kıyasla dijital zaman çizelgelerinin kaybolma ihtimalinin daha az olması nedeniyle, kayıt tutma gerekliliklerine uyum açısından da faydalıdır.

Dezavantajları

E-tablolar manuel zaman saatleri ve el yazısı notlara göre önemli avantajlar sunarken, yine de dezavantajları vardır.  

İlk olarak, bir e-tabloda zaman bilgilerini yanlış girmek kolaydır , bu da maaş bordrosunda hatalara yol açabilir.

Çalışanların, tıpkı elle yazılmış zaman çizelgelerinde olduğu gibi saatlerini manuel olarak girmeyi de hatırlamaları gerekir.

Ayrıca, bir çalışanın bir zaman izleme elektronik tablosuna girdiği saatleri doğrulamanın yerleşik bir yolu yoktur . Bu, işletmenizde zaman hırsızlığı olaylarını artırabilir ve size paraya mal olabilir.

Dijital zaman saati yazılımı

Dijital zaman saati yazılımı, çalışanların zamanını takip etmek ve bordro için saatleri hesaplamak için en iyi çözümdür .

Avantajlar

Bu yazılım, dijital zaman takibinin tüm avantajlarını sunar ve elektronik tabloların bazı önemli eksikliklerini giderir.

Zaman takibi uygulamaları, bir çalışanın ne yaptığına bağlı olarak zaman takibini otomatik olarak başlatabilir ve durdurabilir . Örneğin, bir zaman izleme uygulaması, bir çalışan e-postasını açtığında zamanı izlemeye başlayabilir. Connecteam gibi bazı seçenekler de çalışanlara bir iş sahasına vardıklarında zaman saatlerini başlatmaları için hatırlatıcılar gönderir.

Dijital zaman saati yazılımının diğer bir avantajı da tipik olarak zaman hırsızlığını önleyecek özellikler içermesidir. Örneğin, çalışanlardan bir başkasının onlar adına çalışmasını engelleyen bir selfie çekmeleri istenebilir.

Zaman saati yazılımını, çalışanların giriş veya çıkış yapmak için fiziksel olarak hazır bulunmaları gereken merkezi bir kiosk üzerine de kurabilirsiniz . Bu, manuel zaman saatlerinin en önemli avantajlarından birini tekrarlar.

Ek olarak, birçok zaman saati uygulaması bordro saatlerini otomatik olarak hesaplayarak , çalışanlarınızın saatlerini toplamanıza gerek kalmaz.

Ayrıca bordro yazılımınızla doğrudan entegre olabilirler. Böylece, bütün bir günü saatleri saymakla ve matematiğinizi tekrar kontrol etmekle harcamak yerine birkaç tıklamayla maaş bordrosunu çalıştırabilirsiniz.

Bordro Saatleri Nasıl Hesaplanır?

Bir çalışanın zaman çizelgesine sahip olduğunuzda, bordro için çalışılan toplam saatleri hesaplayabilirsiniz. Bunu nasıl yapacağınız, zamanı manuel olarak mı yoksa zaman takip yazılımı mı kullandığınıza bağlıdır.

Yöntem 1: Çalışılan saatleri manuel olarak hesaplayın

Zamanı fiziksel zaman çizelgeleri veya bir elektronik tablo ile izliyorsanız, çalışılan saatleri manuel olarak hesaplamanız gerekir.

Tüm saatleri öö/ös biçiminden 24 saat biçimine çevirerek başlayın. Örneğin, 15:00 15:00 olur. Bu, bir çalışanın başlangıç ​​zamanını bitiş zamanından çıkarmayı çok daha basit hale getirir.

Ardından, dakikaları ondalık biçime dönüştürün . Bunu, her zaman girişinin dakikasını 60'a bölerek yapabilirsiniz. Örneğin, 14:15, 14,25 olur (15/60, 0,25'e eşittir).

Artık çalışanın başlangıç ​​saatini bitiş saatinden çıkarabilirsiniz . Bir çalışan sabah 9:05'te işe başlar ve 17:15'te biterse, bu 17,25 – 9,08 = 8,17 saat çalışır.

Son olarak, çalışanın gün içinde aldığı molaları çıkarmayı unutmayın. Örneğin, 45 dakikalık bir öğle yemeği molası verseler, 8,17 – 0,75 = 7,42 saat çalışıldığını hesaplarsınız.

Yöntem 2: Bir bordro hesaplayıcıyla çalışılan süreyi hesaplayın

Saatleri elle hesaplamak yerine ücretsiz bir bordro hesaplayıcı kullanabilirsiniz .

Bu zaman kartı hesaplayıcı, bir çalışanın her gün başlangıç ​​ve bitiş saatini girmenize olanak tanır ve günlük saatlerini otomatik olarak hesaplar. Bir seferde 1 veya 2 haftalık saatleri hesaplayabilirsiniz.

Bir çalışanın ücret oranını ve fazla mesai eşiğini girerseniz, hesaplayıcı aynı zamanda ödeme dönemi için çalışanın ücretini de belirleyecektir. Zaman çizelgesini yazdırabilir veya indirebilir ve bordro yazılımınıza aktarabilirsiniz.

Yöntem 3: Çalışılan saatleri otomatik olarak hesaplayın

Bir zaman saati uygulaması kullanarak zamanı takip ediyorsanız, yazılımınız çalışılan saatleri otomatik olarak hesaplayacaktır . Yukarıdaki tüm hesaplamaları perde arkasında gerçekleştirir ve her gün çalışılan saatleri görüntüler.

Pek çok zaman saati uygulaması, bir çalışanın zaman çizelgesindeki tutarsızlıkları da vurgular. Örneğin, bir çalışan bir gün içinde herhangi bir saat girmediyse, yazılım incelemeniz için bunu işaretleyebilir. Bu size, bordro çalıştırmadan önce çalışana zaman saatini etkinleştirmeyi unutup unutmadığını veya başka sorunları tespit edip etmediğini sorma fırsatı verir.

Brüt ücreti hesaplamak için çalışılan saatleri kullanma

Bir çalışanın bir haftada çalıştığı toplam saati öğrendikten sonra brüt ücretini hesaplayabilirsiniz.

Bir çalışan 40 saat veya daha az çalıştıysa , brüt ücretini belirlemek için haftalık saatlerini temel ücret oranıyla çarpmanız yeterlidir.

Bir çalışan haftada 40 saatten fazla çalışıyorsa , ona fazla mesai ödemeniz gerekir. Bunu nasıl yapacağınız aşağıda açıklanmıştır:

1. Çalışanın taban ücret oranını 40 ile çarpın ve ardından bu sayıyı yazın.
2. Bir çalışanın çalıştığı fazla mesai saatlerinin sayısını taban ücret oranıyla çarpın, ardından fazla mesai ücretini hesaplamak için 1,5 ile çarpın.
3. Çalışanın brüt ücretini belirlemek için ilk sayıyı ve fazla mesai ücretini toplayın.

Örnek olarak, bir çalışanın saat başına 10 ABD doları taban ücretle 46 saat çalıştığını varsayalım. Şunu hesaplarsınız: (40 x 10 USD) + (6 x 10 USD x 1,5) = 490 USD.

Çalışan Saatlerini İzlemek İçin En İyi Yazılım

Dijital zaman saati yazılımı, çalışanların çalışma saatlerini takip etmek ve bordro saatlerini hesaplamak için en iyi çözümdür.

Bugün işletmenizin kullanabileceği en iyi 3 zaman saati platformuna daha yakından bakalım.

Connecteam, yerleşik bir dijital zaman saati ve çalışma saatlerini izlemenize, maaş bordrosunu yürütmenize ve işinizi kolaylaştırmanıza yardımcı olacak tonlarca özelliğe sahip, hepsi bir arada bir iş yönetimi çözümüdür.

Zaman saati otomatiktir ve saniyesine kadar doğrudur . Ancak çalışanlar giriş veya çıkış yapmayı unuturlarsa manuel olarak da zaman girişleri ekleyebilirler.

Platformumuz web üzerinde ve mobil cihazlar için mevcuttur, böylece çalışanlar ofiste veya hareket halindeyken saatlerini kolayca takip edebilirler.

Connecteam ayrıca merkezi bir zaman bilgi noktası sunar. Connecteam'i paylaşılan bir tablette veya akıllı telefonda kurabilir ve çalışanların bu merkezi cihazda giriş ve çıkış yapmasını zorunlu kılar.

Zaman hırsızlığını azaltmak için, çalışanlardan işe başladıklarında selfie çekmelerini de isteyebilirsiniz.

Ek olarak, coğrafi sınırlar ayarlayabilirsiniz ofisinizin veya şantiyenizin çevresinde. (Oluşturabileceğiniz coğrafi sınır sayısında bir sınır yoktur.) Connecteam, çalışanların yalnızca coğrafi çitle çevrili alan içinden giriş yapabilmesini sağlamak için GPS konum izlemeyi kullanır. Çalışanlar, bir iş sahasına vardıklarında işe başlamaları için bir hatırlatma alacaklardır.

GPS konum izleme özelliği, çalışanların 24 saat konumlarını doğrulamak için de kullanışlıdır.

Ayrıca, çalışanlar fazla mesai yapmak üzereyse bir uyarı alırsınız. Bu, gereksiz fazla mesaiyi azaltmanıza ve maaş bordrosunda tasarruf etmenize yardımcı olabilir.

Sözü açılmışken, Connecteam maaş bordrosu için saatleri hesaplamayı kolaylaştırır. Yazılımımız mola süresini, devamsızlığı, fazla mesaiyi ve ücretli izni otomatik olarak hesaplar ve saniyeler içinde otomatik dijital zaman çizelgeleri oluşturur. Ayrıca hatalı zaman girişlerini işaretler ve yöneticilerin herhangi bir cihazdan zaman çizelgelerini onaylamasına veya reddetmesine olanak tanır.

Bordro çalıştırmaya hazır olduğunuzda, zaman çizelgelerinizi birkaç tıklamayla dışa aktarabilirsiniz. Connecteam, daha da hızlı bordro için QuickBooks Online ve Gusto ile doğrudan entegrasyonlar sunar.

Connecteam'in topladığı tüm zaman verileri, otomatikleştirilmiş raporlar ve merkezi bir pano aracılığıyla görüntülenebilir. Hatta çalışanların izin bakiyelerini takip ederek çalışanlarınızın PTO isteklerini yönetmeyi kolaylaştırır.

Connecteam , 10 çalışana kadar olan işletmeler için tamamen ücretsizdir . Daha büyük işletmeler için fiyatlandırma, 30 çalışana kadar ayda sadece 29 ABD dolarından başlar.

Çalışma saatlerini takip etmenize ve maaş bordrosunu kolaylıkla yürütmenize nasıl yardımcı olabileceğini görmek için Connecteam'i 14 gün boyunca ücretsiz deneyin .

Timely, çalışanların farklı üretkenlik uygulamalarında ne kadar zaman harcadıklarını otomatik olarak yakalayan yapay zeka destekli bir zaman izleme yazılımıdır. Hangi işin hangi projeyle ilişkili olduğunu öğrenir ve platformu ne kadar çok çalışan kullanırsa o kadar doğru olur.

Çalışanlar, Timely'nin oluşturduğu zaman girişlerini faturalandırılabilir veya faturalandırılamaz saat olarak işaretleyebilir. Yöneticiler bir projede harcanan tüm faturalandırılabilir saatlerin bir raporunu alabildiğinden, bu, müşteri faturaları oluşturmak için kullanışlıdır. Yöneticiler, üretkenliği izlemek ve hangi projelerin daha fazla insan gücünden fayda sağlayabileceğini görmek için de bu verileri kullanabilir.

Timely, zaman çizelgelerini otomatik olarak oluşturabilir, ancak yerleşik bir onay sistemine sahip değildir. Çalışanların zaman çizelgelerini yöneticilere manuel olarak göndermeleri ve zaman girişleriyle ilgili tüm soruların Timely dışında çözülmesi gerekir.

Timely, kullanıcı başına aylık 9 ABD dolarından başlar.

Harvest, serbest çalışanlar ve küçük ekipler için tasarlanmış bir zaman izleme yazılımıdır. Kullanıcıların web'de, masaüstünde veya mobil cihazlarda zamanı takip etmelerini sağlar. Kullanıcılar, zaman izleyiciyi başlatmayı ve durdurmayı asla unutmamalarını sağlamak için özel hatırlatıcılar da oluşturabilir.

Harvest, kullanıcıların zaman girişlerini projelerde düzenlemesine ve saatleri faturalandırılabilir veya faturalandırılamaz olarak etiketlemesine olanak tanır. Yazılım, müşteri faturalarını otomatik olarak oluşturabilir ve müşterilerin çevrimiçi ödeme yapmasını sağlamak için PayPal ve Stripe ile entegre olabilir. Hasat ayrıca QuickBooks Online ve Xero ile entegre olur.

Özellikle Harvest, çalışanlar için zaman çizelgeleri oluşturmaz. Çalışanların toplam saatlerini içeren özelleştirilebilir raporları destekler, ancak yöneticilerin bu saatleri bordro yazılımlarına manuel olarak girmeleri gerekir.

Harvest, 2 projeye kadar bireysel bir kullanıcı için ücretsizdir. Ekipler için hasat, kullanıcı başına aylık 10,80 ABD dolarından başlar.

Çözüm

Çalışanların çalışarak geçirdikleri süreyi doğru bir şekilde takip etmek, bordro saatlerini hesaplamanın anahtarıdır. Zamanı manuel olarak takip edebilir ve çalışanların saatlerini toplayabilirken, dijital zaman saati yazılımı zamandan tasarruf sağlayan ve maliyetli hataları ortadan kaldıran üstün bir yaklaşımdır .

Günümüzün en iyi dijital zaman saati uygulaması Connecteam'dir. Bir mobil zaman saati, merkezi bir zaman bilgi noktası, saha çalışanları için uyarılar, yöneticiler için merkezi bir raporlama panosu ve çok daha fazlasını sunar. Tüm iş yönetimi ihtiyaçlarınız için her şeyi yapabilen bir çözümdür.

Connecteam'i bugün ücretsiz kullanmaya başlayın!

SSS

Excel'de çalışılan saatleri nasıl hesaplarsınız?

Excel'de bir çalışanın giriş ve çıkış saatlerine sahipseniz, giriş saatini çıkış saatinden kolayca çıkarabilirsiniz. Hesaplamanın doğru olması için, zaman girişlerinin Excel'de metin veya sayı olarak değil, zaman verileri olarak biçimlendirilmesi gerekir.

Bordro saatlerini hesaplamanın en iyi yolu nedir?

Bordro saatlerini hesaplamanın en iyi yolu, zaman saati uygulamaları olarak da bilinen dijital zaman izleme yazılımını kullanmaktır . Bu araçlar, çalışanların çalışma saatlerini doğru bir şekilde izlemenize yardımcı olur ve bordro için otomatik olarak zaman çizelgeleri oluşturabilir.

Daha Fazla Harika Makaleyi Doğrudan Posta Kutunuza Almak İster misiniz? Abone olun