Proje Yönetimi İçin Tamamlanma Süresi Nasıl Tahmin Edilir?

Planlama ve tahmin, bir projeyi tamamlamak için çok önemlidir; gerçekçi son tarihler oluşturabilmeniz, kaynakları yönetebilmeniz, uygun bir bütçe oluşturabilmeniz ve hem çalışanlar hem de paydaşlar için benzer beklentiler belirleyebilmeniz için bir projenin ne kadar süreceğini bilmeniz gerekir.

Düzgün bir planlama olmadan, birkaç hafta sürmesi gereken projeler aylarca sürüncemede kalabilir. Bu üretkenlik eksikliği, bütçenizi aşabilir, fazla işçilik maliyetleri nedeniyle işletmenizin parasına mal olabilir ve müşterilerinizi mutsuz bırakabilir.

Proje yöneticilerinin etkili bir şekilde planlamak ve tahmin etmek için kullandıkları popüler bir teknik, tahmini tamamlama süresi (ETC) projeksiyonudur. Bu kılavuzda, ETC'nin tam olarak ne olduğunu, uygun bir zaman tahmininin önemini, zamanlamanın nasıl doğru bir şekilde tahmin edileceğini ve daha fazlasını ele alıyoruz.

Tahmini Tamamlanma Süresi Nedir?

ETC, bir projeyi tamamlamak için gereken toplam süreyi tahmin etmeyi içerir. Basitçe tahmin etmekten daha doğrudur ve personel atama, bütçe belirleme ve kaynak ayırma söz konusu olduğunda size daha fazla güven verir. Ayrıca, tamamlamanız gereken görevleri planlamanıza yardımcı olur ve herkesin ne kadar çalışması gerektiğini bilmesini sağlar.

TTM, tamamlanması için gereken sürenin doğru bir tahminini elde etmek için proje yaşam döngüsünde mümkün olduğunca erken hesaplanmalıdır.

Doğru Zaman Tahminlerinin Önemi

İlk olarak, doğru zaman tahminlerini almak, ekibinizin gecikmelerden kaçınmasına ve tamamlanmış projeleri zamanında teslim etmesine yardımcı olabilir.

Hizmetlerinizi tekrar tekrar talep etmeleri için müşterileriniz veya müşterileriniz arasında güven oluşturmak için son teslim tarihlerini tutarlı bir şekilde karşılayabilmeniz gerekir. ETC, tüm görevlerin müşteri beklentilerini karşılaması veya aşması için ekibinizin zamanını verimli bir şekilde yönetmesine yardımcı olabilir.

Doğru zaman tahmini ayrıca, her bir projeyi baştan sona görmek için gerekli fonlara sahip olduğunuzdan ve ihtiyaç duyduğunuzda doğru çalışanlara sahip olduğunuzdan emin olmanıza yardımcı olabilir.

Ek olarak ETC, proje yöneticilerinin ayrıntılı çizelgeler oluşturmasına yardımcı olabilir. Bu programlar, bir kişinin veya ekibin ne yapmaktan sorumlu olduğunu ve tahminlerinize dayalı olarak proje son tarihlerini vurgulayacaktır.

Bir şeyin tamamlanmasının ne kadar süreceğini ve görevlerinden hangi çalışanların sorumlu olduğunu bilmek, ekibinizi daha etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olur.

Kötü zaman tahminleri yapmanın olumsuz sonuçları da vardır. Proje zaman çizelgelerinizi raydan çıkarma, son teslim tarihlerini zorlama ve çalışanlarınızı fazla çalıştırma riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Ayrıca, bir projeyi beklenenden daha geç tamamlamak müşterileri hayal kırıklığına uğratabilir ve itibarınıza zarar verebilir.

Uygun ETC'yi tahmin etmemek, bir projenin çok uzun sürmesi durumunda yetersiz bir bütçeye yol açarak size ve hatta müşterilerinizin parasına mal olabilir. Bazı durumlarda, projeler, yetersiz zaman tahminleri nedeniyle tamamen başarısız olabilir.

Zamanı Doğru Tahmin Etmenin İpuçları

Yanlış zaman tahmini maliyetli ve tehlikeli olabilir, bu yüzden zamanı doğru tahmin ettiğinizden emin olmanız için bazı ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

Bir projeyi tamamlamak için ihtiyacınız olan her şeyin farkında olun

Bir projeyi tamamlamak için görevlerin, toplantıların ve diğer gereksinimlerin tam listesi olmadan, tamamlanma süresini tahmin etmekte zorlanacaksınız.

Bir projenin başarısı için kritik olan her şey kaydedilmeli ve açıklanmalıdır. Eksik şeyler, tahmininize kolayca günler veya haftalar ekleyebilir ve bu da zaman çizelgenizi bozabilir. Eylem öğelerini ve proje gereksinimlerini uygun sırayla (kronolojik olarak, önceliğe göre veya her ikisi) listelediğinizden emin olun.

Daha büyük projeleri parçalara ayırmak ve yapılması gereken her şey hakkında net bir fikir edinmek için iş kırılım yapısı gibi bir teknik kullanmayı düşünebilirsiniz.

Ayrıca, proje öncesi testleri gerçekleştirmenin, çalışanlar ve müşterilerle iletişim kurmanın ve tamamlanma süresini tahmin ederken projeleri düzenlemenin ne kadar süreceğini göz önünde bulundurmayı unutmayın.

Geçmiş projelerin verilerini gözden geçirin

Geçmiş projelere ait geçmiş verileri kullanmak, mevcut tahminlerinize ince ayar yapmanıza yardımcı olabilir. Ne kadar sürdüğünü anlamak için geçmiş zaman çizelgelerinizi ve proje görevlerinizi gözden geçirin, ardından bu bilgileri ETC tahminlerinize rehberlik etmesi için kullanın.

Analiz ettiğiniz bilgilerin ilgili ve yararlı olduğundan emin olmak için benzer projeleri gözden geçirdiğinizden emin olun.

Bazı durumlarda, benzer projeleri tamamlamış diğer şirketlerin geçmiş verilerini inceleyebilirsiniz. Ancak buna erişmek bazı durumlarda zorlayıcı ve pahalı olabilir.

Belirli görevlerin ve projelerin ne kadar sürdüğünü tam olarak görebilmek için çalışanların çalıştığı süreyi takip ettiğinizden emin olun. Bu, mevcut projenizi takip etmenize yardımcı olacak ve ayrıca gelecekteki tahminleri çok daha kolay hale getirecektir.

Ekibinizi tahminlere dahil edin

Oluşturduğunuz tahminlere ekip üyelerini dahil etmek için çaba gösterin. Başkalarına danışmak, tahminlerinizin makul olmasını ve ekibinizin projeleri tamamlaması için geçen süreyi doğru bir şekilde yansıtmasını sağlamaya yardımcı olabilir.

Ek olarak, ekibinizi dahil etmek, çalışan memnuniyetini artırmanıza yardımcı olabilir. Görüşlerini istemek, çalışanların kendilerini değerli ve yetenekli hissetmelerini sağlayarak onları daha meşgul kılar. Ayrıca, oluşturulmasına yardımcı oldularsa, çok çalışmak ve bir projenin zaman çizelgesine bağlı kalmak için daha fazla motive olacaklar.

Ayrıca, uzmanlara veya benzer projelerde çalışmış uzmanlara ulaşmaktan çekinmeyin. Taze bir çift göz harikalar yaratabilir. Uzmanlaşmış deneyime ve bilgiye sahip kişiler, bir projenin ne kadar sürmesi gerektiği konusunda size daha iyi bir fikir verebilir ve etkili proje yönetimi konusunda size ek bilgiler sağlayabilir.

Risklerin farkında olun

Doğru bir zaman tahmini oluşturma çabalarınızda, risklerin farkında olmanız gerekir. Riskler gecikmeler ve bütçe sorunları gibi projeleri durma noktasına getirebilecek sorunlara yol açabilir.

Riskler, bir proje için ihtiyaç duyduğunuz finansmana sahip olamamak veya çalışanların beklenmedik bir şekilde işten ayrılması gibi içsel olabilir. Sizi bir çalışma sahasının dışında tutan sert hava koşulları gibi dış riskler de bir projeyi yoldan çıkarabilir.

Potansiyel riskleri göz önünde bulundurarak ve bir acil durum planı uygulayarak, gecikmeleri minimumda tutabilir ve tek bir sorunun projenin başarısız olmasına yol açmasını önleyebilirsiniz.

Biraz esneklikle çalışın

Proje planları oluştururken ve zamanlamayı hesaplarken, ihtiyaç duymanız durumunda ek süre planlamak önemlidir. Örneğin, işgücü sıkıntısı, ekipman arızası, elektrik kesintileri, sert hava koşulları ve hatta belirli kaynakların kullanılamaması gibi zorlukları ele almak için fazladan zamanı hesaba katın.

Esnekliğe izin vermeyen, kısa geri dönüş sürelerine sahip planlar, yalnızca tek bir sorun ortaya çıktığında başarısız olabilir. Üzgün ​​olmaktansa güvende olmak daha iyidir ve biraz beklenmedik durum eklemek hayat kurtarıcı olabilir.

Ayrıca, projeler üzerinde çalışırken diğer şeylere harcadığınız zamana dikkat edin. Hiçbir takım her zaman %100 verimli değildir ve bunun için plan yapmanız gerekir. Siz ve ekibiniz en önemli projeler üzerinde çalışırken bile birbirinizle sohbet etmek, soru sormak ve cevaplamak, bir şeyler yiyip içmek veya başka bir şekilde dikkatinizin dağılması kaçınılmazdır.

Zaman israfından tamamen kaçınmak gerçekçi değildir, bu yüzden bunu toplam tahmininize dahil etmek daha iyidir.

Proje tamamlandıktan sonra daima zaman çizelgenizi gözden geçirin

Bir proje tamamlandığında, zaman çizelgesini ayrıntılı olarak gözden geçirin. Bu, tahmininizle karşılaştırıldığında gerçek proje süresine net bir bakış sağlayabilir. Tahmin ile sonuç arasındaki farkları kolayca belirleyebilir ve bir sonraki projenizde bunları nasıl ele alacağınıza dair kararlar alabilirsiniz.

Ek olarak, her proje boyunca ilerlemeyi izlemek için çaba göstermelisiniz. Herhangi bir sorun çıkması durumunda zaman çizelgenizi anında ayarlayabilirsiniz.

İzleme ayrıca, bir projenin nasıl ilerlediği konusunda her zaman güncel olmanızı sağlar. Kontrol listeleri, hareket halinde görev atamaları ve doğrudan çalışanların cihazlarına gönderilen görev bildirimleri gibi doğru görev yönetimi araçlarına (en iyi görev yönetimi uygulamaları incelemesi) erişim sahibi olmak bunu kolaylaştırabilir.

İlerlemeyi izleyerek, gelecekteki tahminleri daha doğru hale getirmek için işlerin gerçekte nasıl gittiğini tahmin ettiğiniz şekilde karşılaştırabilirsiniz. Projelerinizi analiz etmek ve anlamak için ne kadar çok çalışırsanız, ileriye dönük tahminleriniz o kadar doğru olacaktır.

Süreyi Tahmin Etmenin En İyi Yöntemleri

Gerekli bilgilere sahip olduğunuzda ve bir projenin gerektirdiği her şeyin farkında olduğunuzda, tahminlerinizi yapmaya başlayabilirsiniz. Bir proje için süreyi nasıl tahmin edeceğinize mi takıldınız? İşte izleyebileceğiniz en iyi ve en popüler yöntemlerden bazıları.

Aşağıdan yukarıya tahmin

Aşağıdan yukarıya tahmin yöntemi, görevleri ayrı ayrı analiz etmeyi ve her birinin ne kadar zaman alacağını gözden geçirmeyi içerir. Ardından, tek tek görevlerin sürelerini toplarsınız ve tüm proje için toplam tahmini elde edersiniz.

Bu, sizi önce belirli bir göreve sonra da bir bütün olarak projeye bakmaya zorladığından, projeler için saatleri tahmin etmenin çok doğru bir yolu olabilir.

Bu yöntem genellikle daha fazla zaman ve çaba gerektirir, ancak sonuçta büyük bir projeyi daha yönetilebilir bireysel görevlere bölerek zamanı tahmin etmenin stresini ortadan kaldırmaya yardımcı olur.

Yukarıdan aşağıya tahmin

Yukarıdan aşağıya tahmin, aşağıdan yukarıya tahminin tersidir. Bir proje üzerinde çalışmak için ne kadar zamanınız olduğunu hesaplamayı ve ardından bu zamanı onun görevleri arasında bölmeyi içerir.

Tüm projenin ne kadar sürmesi gerektiğine dair bir fikir edinmek ve tahminlerinizi oradan yapmak için geçmiş verileri kullanmayı düşünebilirsiniz. Veya bir müşterinin özelliklerine göre tamamlama süresini tahmin edebilirsiniz.

Genel olarak, her göreve ayrıntılı olarak değil, projenin tamamına daha fazla odaklandığınızdan, yukarıdan aşağıya tahmin daha hızlı ve daha basit bir yaklaşım olabilir.

Üç noktalı tahmin

Adından da anlaşılacağı gibi, üç noktalı tahmin yöntemi, proje süresi hakkında üç tahmin yapmayı içerir: en iyi durum senaryosu, en kötü durum senaryosu ve en olası senaryo.

En iyi durum senaryosu tahmini, her şeyin sıfır sorunla plana göre gidip gitmediğidir ve en kötü durum tahmini, ters gidebilecek her şeyin ters gitmesidir. En olası tahmin, yol boyunca yalnızca birkaç hıçkırık oluşturan tahmindir.

Üç noktalı tahmin, bir proje nasıl giderse gitsin hazırlıklı olmanızı sağlamaya yardımcı olduğundan, genellikle zamanlamayı tahmin etmenin en güvenli yoludur. Bununla birlikte, çok çaba gerektirir. Birçok proje yöneticisi, gerçek bir tahmine varmak için üç senaryonun da ortalamasını kullanır.

parametrik tahmin

Bu yöntem, tek bir görev için gereken süreyi bulmayı ve ardından bu süreyi projede yer alan benzer görevlerin sayısıyla çarpmayı içerir. Bir projedeki birçok görev benzerdir ve bu yöntem, her birini analiz etmek zorunda kalmadan doğru tahminler yapmanızı sağlar.

Parametrik tahmin, proje süresini tahmin etmek için benzer görevleri bir arada gruplandırmanızı gerektirdiğinden, özellikle görevler başlangıçta düşündüğünüz kadar benzer değilse, bazı farklılıklar olabilir. Yine de, görevleri ve neleri gerektirdiğini bildiğiniz sürece bu yöntem yardımcı olabilir.

karşılaştırmalı tahmin

Karşılaştırmalı tahmin (benzer tahmin olarak da bilinir), geçmiş projelerin ne kadar sürdüğünü incelediğiniz ve ardından bu içgörüleri mevcut projenize uyguladığınız zamandır. Örneğin, siz ve ekibiniz geçmişte benzer bir proje için dört ay harcamışsanız, mevcut bir projenin tamamlanmasının dört ay süreceğini varsaymak mantıklıdır.

Bu yöntemi kullanarak zamanı hızlı ve kolay bir şekilde tahmin edebilirsiniz, ancak geçerli proje ve atıfta bulunduğunuz geçmiş projenin farklı gereksinimleri varsa doğruluk zarar görebilir.

Çözüm

Bir proje için süreyi nasıl tahmin edeceğinizi bilmeden başarısız projeler, hatalı bütçeler ve programlarınızla ilgili sorunlar yaşayabilirsiniz. Çalışanlar uzun saatler çalışmak zorunda kalabilir ve teslim tarihleri ​​kaçırılabilir. Zayıf zaman tahmini, bir ton zaman ve para israfına yol açar ve müşterileri pek de heyecanlandırmaz.

İşletmeniz ne tür projeler üstlenirse üstlensin, tahmini tamamlama süresi (ETC) projeksiyonunu kullanmak, son teslim tarihlerini karşılamanıza, daha iyi programlar oluşturmanıza, zamanı düzgün bir şekilde yönetmenize ve bütçe dahilinde kalmanıza yardımcı olabilir. Çalışanlarınız ne yapmaları gerektiğini ve ne zamana kadar yapmaları gerektiğini daha iyi anlayacak ve projeleri tutarlı bir şekilde zamanında teslim ederek güçlü bir itibarınızı koruyacaksınız.