Bir Çalışan Nasıl Yazılır + Ücretsiz Çalışan Yazım Formu

Bir yönetici olarak, ekip üyelerinizin kendileri için belirlenen beklentileri karşılamasını sağlamaktan siz sorumlusunuz. Ancak bazen, bir çalışan işyerinde uygun şekilde davranmadığında disiplin cezası almanız gerekir.

Bunu yapmanın bir yolu, çalışanı yazmaktır.

Çalışan yazıları, çalışanın kabul edilemez davranışının resmi kayıtlarını sağlar. Bir çalışanı yazarken tutarlı belgeler kullanmak çok önemlidir. Bu, işletmenizde adil bir yapının korunmasına yardımcı olur ve zaman içinde çalışan davranışının yazılı bir kaydını oluşturur.

Doğru yapıldığında, bir çalışanı yazmak, davranışlarını iyileştirmeye yardımcı olabilir ve beklentileri ve standartları karşıladıklarından emin olabilir.

Bu yazıda, bir çalışana nasıl yazı yazılacağını ve bir yazı yazma toplantısında ne söylemeniz gerektiğini açıklıyoruz. Ayrıca çalışan yazı formu için ücretsiz bir şablon da sağlıyoruz.

Çalışan Yazısı Nedir?

Çalışan raporu , bir çalışanın kabul edilemez davranış, davranış veya performansının resmi, yazılı bir kaydıdır . Bir çalışana davranışlarının beklentileri karşılamadığını bildirir ve onlara neyi değiştirmeleri veya iyileştirmeleri gerektiği konusunda geri bildirim sağlar. Ayrıca gelişmemenin sonuçlarını da detaylandırır.

Çalışan yazıları, bir disiplin toplantısı gerektirmeyen ancak yine de kabul edilemez olan küçük sorunlar için kullanılır. Örneğin, sık gecikme, kabalık gibi rahatsız edici davranışlar veya küçük kıyafet kuralı ihlalleri.

Bir çalışan yazısı, genellikle disiplin sürecinizin ilk aşaması olarak hizmet eder. Ancak, bunu bağımsız bir çalışan disiplini yöntemi olarak da kullanabilirsiniz.

Yazışma ve disiplin toplantısı arasındaki fark

Yazışmalar ve disiplin toplantıları, çalışan disiplininin iki yöntemidir. Yöneticiler ve gözetmenler, beklentileri karşılayamayan çalışan davranışlarını ele almak için bunları kullanır. İki yöntem benzer olsa da, farklı amaçlara hizmet ederler.

Bir yazı, bir çalışanın kabul edilemez davranışını belgelemek için bir "kağıt izinin" parçası gibi davranır. Genellikle resmi bir disiplin sürecinin ilk adımıdır.

Disiplin toplantısı, bir çalışan ile yöneticisi veya amiri arasında gerçekleşen resmi bir toplantıdır. Genellikle çalışanın davranışı ciddi şekilde uygunsuz olduğunda olur. Örneğin, ayrımcılık, taciz, hırsızlık, güvenlik ihlalleri veya ciddi itaatsizlik.

Disiplin toplantıları , bir çalışanın raporu aldıktan sonra davranışında bir gelişme olmadığında da kullanılabilir. Örneğin, bir çalışana kıyafet kuralı ihlali için yazı yazdığınızı ancak üniformasını doğru şekilde giymemeye devam ettiğini varsayalım. Bu durumda, bir disiplin toplantısı ile ilerleyebilirsiniz.

Disiplin toplantıları ve yazıları, belirli bir davranış türü hakkında bir çizgi çizmeniz, düzeltmeniz ve birlikte ilerlemeniz için bir fırsat sağlar. Aldığınız ton ciddi ama destekleyici olmalıdır.

Bir Çalışanı Ne Zaman Yazmalısınız?

Genellikle, bir çalışan küçük disiplin meseleleri için yazılır. Aşağıda, bir yazı yazılmasını gerektirebilecek davranış türlerine ilişkin bazı örnekler verilmiştir:

• Kalıcı gecikme.
• İtaatsizlik anlamına gelmeyen yıkıcı veya profesyonel olmayan davranış. Örneğin, bir toplantı sırasında küfür etmek veya iş arkadaşlarına kaba davranmak.
• Devam veya üretkenlik sorunları. Örneğin, mesai saatlerinde sosyal medyayı kullanmak veya üretkenliği azaltan diğer dikkat dağıtıcı şeylerle uğraşmak.
• Uygun politika veya prosedürlere uyulmaması. Örneğin, gerekli evrakları düzgün bir şekilde tamamlamamak.
• Küçük kıyafet kuralı ihlalleri.
• Küçük konularda geri bildirim uygulamamak.

Yazmaları kullanarak performans sorunları veya sık devamsızlıklarla başa çıkabilirsiniz, ancak bunlar genellikle bu sorunları çözmek için en iyi araç değildir. Bunun yerine, performans sorunları şirketinizin yetenek politikası aracılığıyla ele alınabilir. Sık devamsızlıklar, devamsızlık politikanız aracılığıyla yönetilebilir.

Benzer şekilde, bazı konular bir çalışanın rapor yazmasını gerektirmeyecek kadar ciddi olabilir. Bunlar şunları içerebilir:

• Çalınması.
• Bir meslektaşa, yöneticiye veya müşteriye yönelik fiziksel şiddet.
• Cinsel taciz.
• Zorbalık.
• Ciddi sağlık ve güvenlik ihlalleri.
• Ciddi itaatsizlik.

Disiplin politikanız, hangi tür davranışların disiplin sorunu olarak kabul edileceğini ve hangilerinin tutanak altına alınabileceğini açıkça belirtmelidir.

Bir Çalışan Yazısına Neler Dahil Edilmeli?

Bir çalışan yazısına neleri dahil etmeniz gerektiğine dair herhangi bir yasal gereklilik olmasa da, bir form işinizde bir yapı oluşturmanıza yardımcı olabilir.

Formunuza nelerin dahil edileceğine dair bazı örnekler:

• Şirketin adı ve logosu.
• Yazılış tarihi.
• Çalışanın adı ve iş unvanı.
• Yöneticinin adı ve iş unvanı.
• Görevi kötüye kullanmanın ayrıntılarını belgelemek için bir alan. Bu, ne olduğunu, ilgili tarihleri, saatleri ve tanıkları açıklamayı içerir.
• Çalışanla yaptığınız tartışmanın notları için bir alan. Bunlar konuşmayı özetleyen kısa notlar olmalıdır. Konuşmayı kelimesi kelimesine yakalamak için baskı hissetmeyin.
• İyileştirme planı yazmak için bir alan. Bu, çalışanın iyileştirmek için hangi düzeltici eylemi yapması gerektiğini ve davranışlarını iyileştirmezse sonuçların ne olabileceğini içermelidir.
• Hem yöneticinin hem de çalışanın belgeyi imzalaması için bir alan.

Kabul edilemez davranışı fark ettikten kısa bir süre sonra bir çalışan yazısını tamamlamalısınız.

Çalışan yazı formunu doldurduktan sonra yapılması gerekenler

Formu onlara sunmak ve endişelerinizi açıklamak için çalışanınızla gayrı resmi bir toplantı planlayın . Bu noktada, tartışmanın kısa notlarını toplayabilir, ileriye dönük eylemler üzerinde anlaşabilir ve ardından çalışanınızdan formu imzalamasını isteyebilirsiniz.

Bir çalışan, haksız veya yanlış olduğunu düşünürse yazıyı imzalamayı reddedebilir . Davranışları hakkında belirtilenlere katılmamak için yazıyı aldıklarını kabul etmek için imzaladıklarını hatırlatın.

Yine de formu imzalamayı reddederlerse, reddettiklerini imza kutularına not edin. Basit bir "çalışan imzalamayı reddetti" bunu kapsayacaktır. Yazılı tutanağı imzalamayı reddeden bir çalışan , belgeyi geçersiz kılmaz veya gelecekteki disiplin işlemlerinde kullanılmasını engellemez.

Daha sonra imzalı veya imzasız yazının bir kopyasını oluşturmalısınız . Bir kopyasını çalışanınıza verin ve diğerini personel dosyasında saklayın. Çalışan kopyasını almayı reddederse, her iki kopyayı da kendiniz saklayın. Çalışanın onlarla bir kopya almadığını açıklayan bir not ekleyin.

Ayrıca, kullanıyorsanız, İK yönetim yazılımı çözümünüze yazının dijital bir kopyasını da yükleyebilirsiniz. Bu, orijinalin kaybolması veya hasar görmesi durumunda her zaman formun bir kopyasına sahip olmanızı sağlayacaktır.

Bir Çalışan Yazarken Ne Yapmalısınız?

Yazma sırasında söylemeniz gerekenler, çalışanın davranışının doğasına bağlı olacaktır. Bununla birlikte, yazının içeriği ne olursa olsun, izlenecek yaygın en iyi uygulamalar vardır.

Açık ve eksiksiz olun

Bir çalışanı yazmak zor olabilir, ancak açık ve eksiksiz olması çok önemlidir.

Yazılı notta, fark ettiğiniz davranışın kabul edilemez olduğunu ve bu nedenle bir yazı aldıklarını açıkça açıklayın. Tam olarak hangi davranıştan bahsettiğinizi, ne zaman olduğunu ve neden kabul edilemez olduğunu ayrıntılandırın. Davranış diğer çalışanları etkiliyor olabilir veya davranış kurallarınıza aykırı olabilir. Başka herhangi bir önemli nedenden dolayı da olabilir.

Yazılı toplantı sırasında çalışanınız soru sorarsa, bunları forma not edin ve sonunda yanıtlayın. Soruya nasıl cevap vereceğinizden emin değilseniz, bir cevap uydurmayın. Çalışana kontrol edeceğinizi ve onlara geri döneceğinizi söyleyin. Emin değilseniz başka bir yöneticiden destek istemekten çekinmeyin.

"Ben" ifadelerini kullanın

Bir "Ben" ifadesi , konuşmacının inançlarına veya duygularına odaklanan bir iletişim aracıdır. Adından da anlaşılacağı gibi, bu ifadeler "siz" yerine "ben" ile başlar.

Bir "Ben" ifadesi kullanmak, çalışanları onlara söylediklerinize daha açık hale getirebilecek küçük bir dil değişikliğidir. Bu, suçlamayı önler ve konuşmanın amacını korumasına yardımcı olur. "Ben" ifadelerini kullanmak, siz ve çalışanınız arasında güven oluşmasına da yardımcı olur.

Örneğin:

• "Bu hafta üçe geç kaldığını fark ettim." "Bu hafta çok geç kaldın" yerine,
• "Ekip toplantıları sırasındaki davranışlarının rahatsız edici olduğundan endişeleniyorum." "Toplantılarda çok kabasınız" yerine.
• "Geçen hafta size verdiğim geri bildirimde eyleme geçilmediği için hayal kırıklığına uğradım." "Geçen hafta beni dinlemedin" yerine.

anlayışlı ol

Bir yazı, çalışanınızı cezalandırmakla ilgili değildir. Bu, kötü davranışları adil ve tutarlı bir şekilde belgelemek ve ele almakla ilgilidir. Bu, çalışanların davranışlarının beklentileri karşılamadığını bilmelerine yardımcı olmanın ve ileride nasıl başarılı olabileceklerine dair rehberlik paylaşmanın bir yoludur.

Toplantının tonu ciddi ama aynı zamanda destekleyici ve anlayışlı olmalıdır. Çalışanlarınıza şüphe avantajı sağlamak ve davranışlarını değiştirerek onları desteklemek önemlidir.

Bir çalışanı yazarken anlayışlı olmanın yolları şunlardır:

• Yargılayıcı olmayan bir dil kullanın. Örneğin, "Son ekip toplantımızda davranışlarında tamamen profesyonelce değildin" yazmayın. Bunun yerine, "Son ekip toplantımızda meslektaşlarınız hakkında konuştuğunuzu ve onların katkılarını yarıda kestiğinizi fark ettim. Bu davranış rahatsız ediciydi.”
• Açıklamanızda bağlam sağlayın. Örneğin, çalışan sık sık geç kalıyorsa, işe zamanında gitmenin neden önemli olduğunu formda açıklayın. Geç kalmanın üretkenliği, ekip moralini veya işletmenin müşteriler nezdindeki itibarını etkilediğini fark edebilirsiniz.
• Kaynak ve destek sunun. Örneğin, bir çalışan üretkenlik beklentilerini karşılamakta zorlanıyorsa, ona daha fazla eğitim veya çalışan el kitabını yenileme gibi ek destek sunun.

Çatışma için hazırlıklı olun

Bir çalışanın raporu, bir çalışanın davranışını ve performansını iyileştirmek için bir fırsat olsa da, hiç kimse kendisine iyi bir iş çıkarmadığının söylenmesinden hoşlanmaz.

Çatışma, çalışan yazılarının doğal bir parçasıdır. Çalışan, cezalandırılıyormuş gibi, hatta kararın adaletsiz olduğunu hissedebilir. Çalışanınızın duygularını aktif olarak dinleyin ve yanıtlayın.

Yazma işlemi sırasında, çalışan şunları yapabilir:

• Herhangi bir yanlış yapmayı reddedin. Bir çalışan, onlara söylediğinizi inkar edebilir, bilgilerin doğru olmadığını iddia edebilir veya konuşmayı kapatmaya çalışabilir. Bu nedenle toplantıya kanıtlarla hazırlanmış olarak gelinmesi önemlidir. Önlerinde kanıt varken yazının içeriğini makul bir şekilde inkar edemezler.
• Toplantıyı bozmak. Çalışan bağırabilir, küfür edebilir, ağlayabilir veya odadan ayrılabilir. Bu olursa, sakin ve objektif kalın. Onlara bir bardak su verin veya odadan çıkın ve çalışan sakinleşene kadar bekleyin.
• Suçu bir iş arkadaşınıza yöneltin. Çalışanınız, meslektaşlarının kötü davranışlarından dolayı gerçekten hatalı olduğunu iddia etmeye çalışabilir. Örneğin, bir çalışanın sürekli olarak teslim tarihlerini kaçırdığını varsayalım. İş arkadaşlarının dikkatlerini dağıttığını ve işlerini yapmalarını zorlaştırdığını iddia edebilirler. Çalışanı kendi eylemlerine odaklanmaya teşvik edin. Örneğin, “Yolda kalmanıza ve hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak stratejiler geliştirmeye odaklanalım” diyebilirsiniz.
• Suçu size veya şirkete yükleyin. Çalışan, kabul edilemez davranışlarının nedeni olarak konuşmayı size veya şirkete saldırmaya yönlendirmeye çalışabilir. Savunmaya geçmekten veya tartışmaya girmekten kaçının. Sakin olun ve sohbeti eldeki belirli davranış sorununa yönlendirin.

Çalışan Yazmaları İçin En Önemli İpuçları

Sakin ve objektif kalın

Bunları yazmanız gerektiğinde, çalışanınıza karşı hayal kırıklığına uğramanız, üzülmeniz ve hatta kızmanız anlaşılabilir. Ancak, kızgın veya üzgünken bunları asla yazmamalı veya toplantı düzenlememelisiniz. Bu duygular adil ve objektif olmayı zorlaştırır.

Sakinleşmek için biraz zaman ayırın. Yürüyüşe çıkın veya biraz su için. Ya da "Her zaman geç kalıyorsun!" gibi duygusal ifadeleri "Ben" ifadelerine dönüştürme alıştırması yapabilirsiniz. Bu, duygularınızı dağıtmanıza ve sizi net bir kafa ile yazma sürecine başlamanıza hazırlamanıza yardımcı olacaktır.

Sakinleştiğinizi hissettiğinizde, yazma formunu kendi hızınızda doldurun. Zor duygular tekrar alevlenirse, 10 dakikalık bir ara verin. Ardından yazmaya devam edin. Yazım formunu bir olaydan sonraki gün doldurmanın sorun olmadığını unutmayın.

Sorunları ayrıntılı olarak belgeleyin ve kaydını tutun

Yazıya mümkün olduğunca fazla ayrıntı ekleyin . Bu, yazıyı destekleyen tüm tarihler, saatler veya diğer kanıtları içerir. Hazırlıklı olmak, toplantıyı yaparken kendinize güvenmenizi sağlayacak ve kendiniz ve çalışanınız için mümkün olan en iyi sonucu almanıza yardımcı olacaktır.

Yazma formunu doldurup çalışanınızla toplantıyı yaptıktan sonra, yazının orijinal kopyasını ileride başvurmak üzere saklayın . Bu belge, çalışanın yasal bir anlaşmazlık gündeme getirmesi durumunda kullanışlı olabilir.

Yazılanların kaydını aşağıdakiler için tutmak da önemlidir:

• Daha fazla disiplin işlemi için bir kağıt izi oluşturun
• Promosyonlar veya yanal değişikliklerle ilgili gelecekteki kararları destekleyin
• İş performansının resmi bir kaydını tutun.

şirket politikasına bakın

Şirket politikanız, bir çalışanı yazma kararınızı desteklemelidir.

Bir çalışanı politikanız dışındaki nedenlerle yazarsanız, çalışanlar haksız muamele iddiasında bulunabilir veya size karşı dava açabilir.

Politika, hangi davranışların kabul edilebilir olduğunu, nelerin yazılmasını gerektirebileceğini ve nelerin suiistimal veya ağır suiistimal teşkil edebileceğini ana hatlarıyla belirtmelidir. Bunu bir liste veya tablo biçiminde yapabilirsiniz.

Bunu biçimlendirebileceğiniz farklı yollara bazı örnekler:

Liste formu

yazı

• kalıcı gecikme
• Kıyafet kurallarına aykırı
• saygısız davranış
• Devam etti…

Suistimal

• itaatsizlik
• İzinsiz devamsızlık (AWOL)
• Belgeleri tahrif etmek
• Devam etti…

Ağır suistimal

• Çalınması
• Ciddi sağlık ve güvenlik ihlalleri
• taciz
• Devam etti…

Tablo formu

Ayrıca şirket politikanız, çalışanların politika kapsamına girmeyen kabul edilemez davranışlar sergilemesi durumunda tüm esasları kapsayan bir maddeye yer vermelidir.

Örneğin, “Aşağıdaki davranış ve eylemler, normalde görevi kötüye kullanma olarak kabul edilecek ve Disiplin Prosedürümüz kapsamında ele alınacak konulara örnektir. Bu liste bir rehber niteliğindedir ve kapsamlı değildir.”

Bu maddeyi disiplin politikanıza dahil etmek için insan kaynakları ekibinizle konuşun.

Çalışanınızla takip edin

Yazım formunu doldurduktan, çalışanınızla görüştükten ve belgeleri saklamak üzere dosyaladıktan sonra, çalışanınızla konuyu takip etmeniz önemlidir.

Bu, yazıldıklarından beri ne durumda olduklarını görmek veya yazı formundaki hedeflere ulaşıp ulaşmadıklarını kontrol etmek için rastgele bir kontrol olabilir.

Bir takip toplantısı, çalışana yanlış yaptıklarını hatırlatmak için bir fırsat değildir. Bunun yerine, davranışlarını iyileştirmek için daha fazla desteğe veya rehberliğe ihtiyaçları olup olmadığını sorma şansı .

Bir kontrol yeterli olacaktır. Ancak, toplantıda başka noktalar ortaya çıkarsa, çalışanınızı desteklemek için ek toplantılar planlamanız gerekebilir.

Çalışan Yazmalarının Sonuçları

Çalışan yazıları, çalışan davranışını yönetmek, düzeltici geri bildirim vermek ve beklentileri iletmek için etkili bir araçtır. Çalışanları cezalandırmak için bir fırsat değil, bunun yerine çalışanların davranışlarını nasıl geliştirebileceklerini anlamaları için bir şans.

Yazılı notlar genellikle saygısız davranış, ısrarlı gecikme veya küçük bir kıyafet kuralı ihlali gibi küçük suistimaller için kullanılır. Disiplin sürecinizin bir parçasını sözlü bir uyarı olarak oluşturabilirler veya bağımsız bir araç olarak hizmet edebilirler.

Yazılar, disiplin politikanızda belirtilen davranışlarla sabitlenmelidir. Yazılı formlar mümkün olduğu kadar çok ayrıntıyla doldurulmalı, resmi olmayan bir toplantı sırasında çalışana sunulmalı, imzalanmalı ve ileride başvurmak üzere güvenli bir şekilde saklanmalıdır.

Ücretsiz Çalışan Yazma Şablonu

Bu örnek çalışan-yazma formu, kuruluşunuz tarafından kullanılmaya hazırdır. İlgili bilgilerinizle eşleşmesi için logoyu ve metni özelleştirin. Referans olması için imzalı bir kopyayı saklayın ve diğer sürümü yazılmakta olan çalışana verin.

Ücretsiz Çalışan Yazım Şablonunuzu İndirin

Örnek Yazım

Şablonun nasıl biçimlendirilmesi gerektiğinden emin değilseniz, ilham almanız için örnek bir yazı hazırladık.

Daha Fazla Harika Makaleyi Doğrudan Posta Kutunuza Almak İster misiniz? Abone olun