Güvenli Dahili İletişim Platformlarının Temel Özellikleri

Doğru dahili iletişim araçları, nerede olurlarsa olsunlar ekibinizin bağlı ve üretken kalmasını sağlar.

Bu yazıda, etkili ve güvenli dahili iletişim platformlarının beş temel özelliğine bakıyoruz.

İç İletişim Nedir ve Neden Önemlidir?

İç iletişim platformu, kuruluşunuz içinde bilgilerin paylaşılmasını sağlayan bir sistemdir. Yöneticilerin ve çalışanların bilgi ve güncellemeleri paylaşmasına, soru sorup yanıtlamasına ve önemli görevleri yönetmesine olanak tanır.

Güvenli bir dahili iletişim platformu kullanmanın birçok faydası vardır:

• Görüşmelerin kontrollü bir ortamda gerçekleşmesini sağlayarak hassas verileri korur . Kullanıcı izinleri, geri alınabilir erişim ve uygunsuz içeriği kaldırma özelliği, görüşmeleri profesyonel ve gizli tutar.
  
• Çalışanların ihtiyaç duydukları bilgilere sahip olmalarını sağlayarak iş yeri üretkenliğini artırır . Kontrol listeleri, formlar, vardiya notları ve bilgi bankası makaleleri gibi özellikler hataları sınırlar, verimliliği artırır ve çalışanların hayal kırıklığını azaltır.
  
• Grup tartışmaları, şirket çapında güncellemeler ve tutarlı belgeler aracılığıyla güçlü bir iş yeri kültürüne katkıda bulunur. Bu, şirket kültüründen kopuk hissetmeye eğilimli olan masasız çalışanlar için özellikle önemlidir.
  
• Hareket halindeki ve yalnız çalışanların güvenliğini sağlamaya yardımcı olur. İnşaat ve ulaşım gibi sektörlerde güvenlik en önemli önceliktir. Gerçek zamanlı güncellemeler, masasız çalışanları bilgilendirir ve güvende tutar.

Güvenli Dahili İletişimin Farklı Yöntemleri

İşletmeler, iç iletişimlerinin çeşitli şekillerde güvende tutulmasını sağlayabilir.

• Veri şifreleme. Cihazda ve bulutta şifreleme, konuşmaların ve şirket varlıklarının yetkisiz kişilerce görüntülenememesini sağlar.
  
• Güvenli anında mesajlaşma, yöneticilerin ve çalışanların, kişisel metin mesajlarının dikkat dağıtma veya güvenlik sorunları olmadan dosya alışverişinde bulunmalarına ve işle ilgili konuları tartışmalarına olanak tanır.
  
• Kullanıcı izinleri, kimlerin hangi varlıkları ve konuşmaları ne zaman görebileceğini tanımlar. Çalışanları şantiyeye, projeye veya rütbeye göre gruplandırma yeteneği özellikle yararlıdır.
  
• Bulut tabanlı çözümler, çalışanların cihazlarında hangi bilgilerin depolanacağını sınırlar ve tüm şirket varlıkları üzerinde daha fazla kontrol sağlar.

Dahili İletişimlerin Güvenliğine Yönelik Yaygın Tehditler

Doğru yazılım, birçok yaygın güvenlik endişesini hafifletmeye yardımcı olabilir. Bununla birlikte, işletmelerin, özellikle insan hatası söz konusu olduğunda, güvenlik konusunda dikkatli olmaları gerekir.

Yaygın tehditler şunları içerir:

• Yetkisiz erişim Yanlış kişilerin şirket bilgilerine erişebildiği yerler. Yöneticiler, kullanıcı izinlerini düzenli olarak denetlemeli ve şirketten ayrılan çalışanların erişiminin iptal edildiğinden emin olmalıdır.
  
• Kimlik avı saldırıları . Bu, çalışanlar bilgileri ifşa etmeleri veya bir mesajdaki bir bağlantıya tıklamaları için kandırıldığında ortaya çıkar. Çalışanlar, bu saldırıları belirlemelerine ve bunlardan kaçınmalarına yardımcı olmak için düzenli olarak güvenlik eğitimi almalıdır. Konuşmaları günlük e-posta veya mesajlaşma yerine güvenli bir uygulamayla sınırlamak da yardımcı olur. Özel bir grup görüşmesi, çalışanların şüpheli e-postaları yönetime ve birbirlerine bildirmelerine olanak tanır.
  
• İçeriden bilgi kötüye kullanımı . Hassas verilerin çalışanlar tarafından kasıtlı olarak kötüye kullanılması tatsız bir gerçektir. Yalnızca çalışanların işlerini yapmak için ihtiyaç duyduğu kadar bilgi paylaşın ve kötü niyetleri büyük ölçüde sınırlayabilen iyi bir şirket kültürü oluşturmaya odaklanın.

Güvenli Dahili İletişim için En İyi Uygulamalar

Şirketinizin güvenliğine yönelik tehditleri bilmek sadece başlangıçtır. Bilgilerinizi güvende tutmak için bir iç iletişim politikasının olmazsa olmazları şunlardır.

• Özel verileri şifreleyin. Çalışan kayıtları, müşteri verileri, finansal raporlar ve diğer hassas verilerin tümü şifrelenmelidir. Kullandığınız herhangi bir yazılım bunu varsayılan olarak yapmalıdır.
  
• Güvenli uygulamalar kullanın. İş için tasarlanmış uygulamalarda yerleşik güvenlik özellikleri bulunur. Yetkili personele kontrol ve iletişimleri izleme yeteneği verirler.
  
• Özel bilgilere erişimi sınırlayın. Yalnızca hassas bilgilere erişmesi gereken çalışanlar buna sahip olmalıdır. Verilerin kötüye kullanılmasını önlemek için hassas dosyalara kimlerin eriştiğini izleyin.
  
• Veri güvenliği eğitimi sunun. Çalışan eğitimi, çalışanlarınızı veri güvenliği tehditleri konusunda eğitecek ve onlara sohbet ederken ve şirket varlıklarını paylaşırken en iyi uygulamaları öğretecektir.
  
• Güvenlik ilkeleri oluşturun, düzenli olarak güncelleyin ve gözden geçirin Bunlar, çalışanlara yazılımı güvenli bir şekilde nasıl kullanacaklarını ve yükümlülüklerinin neler olduğunu söyler.
  
• Çok faktörlü kimlik doğrulama kullanın. Çok faktörlü kimlik doğrulama, kullanıcıların parola girmenin yanı sıra kimliklerini (örneğin cep telefonlarına gönderilen bir kodu girerek) kanıtlamalarını gerektirir.
  
• Yazılımınızı güncelleyin. Şirket yazılımını her zaman en son sürüme güncelleyin. Alternatif olarak, her zaman güncel olan Connecteam gibi bir Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) platformu kullanın.

Güvenli Bir Dahili İletişim Platformu Nasıl Seçilir?

Güvenli bir dahili iletişim platformu seçerken bu özellikleri arayın.

Veri şifreleme, kullanıcı izinleri ve bulut tabanlı depolama

Güvenli Yuva Katmanı (SSL) şifrelemesi, iletim sırasında verilerin güvenliğini sağlamak için altın standarttır. Dahili iletişim platformunuzun bunu desteklediğinden emin olun.

Ek olarak, kimin hangi verilere erişimi olduğunu kontrol etmenizi sağlayan bir platform seçin. Dokümanlar, sohbetler ve diğer şirket varlıkları için kullanıcı ve grup izinleri ayarlayabilmeli ve anında erişimi iptal edebilmelisiniz.

Son olarak, şirket verileri asla çalışanların cihazlarında tutulmamalıdır. Örneğin, Connecteam'de gerçekleşen sohbetler bulutta güvenli bir şekilde saklanır ve çalışanlar tarafından indirilemez veya paylaşılamaz.

Bütçe ve ölçeklendirme

Kullanıcı başına yüksek fiyatlandırma modeline sahip platformlara karşı dikkatli olun. Kullanıcı başına 10 ABD doları çok görünmeyebilir, ancak 15 kişilik küçük bir şirket için bile ayda 150 ABD doları. Bu, ölçeklendirmeyi zorlaştırır. Maliyet etkin çözümler mevcut olduğundan, bu aynı zamanda tamamen gereksiz bir maliyettir.

Örneğin Connecteam, 10 kullanıcıya kadar ücretsiz olan bir Küçük İşletme Planı sunar. Ücretli planlar, 30 kullanıcıya kadar ayda 29 ABD dolarından ve bundan sonra kullanıcı başına 0,50 ABD dolarından başlar.

Son olarak, ayrı operasyonlar, iletişimler ve insan kaynakları yazılımları için ödeme yapmak yerine hepsi bir arada bir platform seçin. Sadece daha ucuz olmakla kalmayacak, aynı zamanda çok daha güvenli olacak.

Kullanılabilirlik ve uyumluluk

Dahili iletişimin güvenliğini sağlamaya yönelik en büyük tehditlerden biri zayıf kullanılabilirliktir.

Çalışanlar, kullanımı zor olan ve sonuç olarak kişisel metin mesajlaşma gibi daha az güvenli yöntemleri benimseyen araçlardan hızla bıkıyorlar. Bu yetkisiz uygulamaların kullanılması, şirket varlıklarını önemli ölçüde riske atar.

Kullandığınız herhangi bir platform aynı zamanda mevcut yazılımınızla uyumlu olmalı ve mevcut iş akışlarına ve günlük operasyonlara uymalıdır. Özelleştirilebilirlik bu nedenle önemli bir özelliktir. Hepsi bir arada platformlar ayrıca uyumluluk sorununun çözülmesine ve sorunsuz işlemler yapılmasına yardımcı olur.

Çözüm

Güvenli iç iletişim, günlük operasyonlar sorunsuz bir şekilde yürütülürken şirket varlıklarının güvende kalmasını sağlar. Connecteam, ekipleri uyumlu ve üretken tutmaya yönelik araçlarla bugün mevcut olan en iyi dahili iletişim ve ekip yönetimi uygulamasıdır.

Çalışanlar için ilgi çekici, yönetimi basit ve son derece güvenli olan zengin bir uygulama içi sohbet deneyimi sunar. Yöneticiler projeler, müşteriler, vardiyalar ve daha fazlası için sohbet grupları oluşturabilir ve sohbete kimlerin dahil olduğu üzerinde tam kontrole sahip olabilir. Sohbetler asla çalışan cihazlarında saklanmaz ve bir çalışan işten çıkarıldığında şirket bilgilerine erişimi derhal iptal edilir.

Çalışanlardan geri bildirim toplamak ve bilgiye dayalı kararlar almak için anketleri kullanabilirsiniz. Çalışanlarınız seslerini duymaktan memnun kalacak ve siz de çalışanlarınızın deneyimlerine ilişkin güçlü içgörüler elde edeceksiniz.

Son olarak, Connecteam etkinlikleri düzenlemenize, bilgileri ve şirket bilgilerini güvenli bir şekilde paylaşmanıza, güncellemeleri tek tek ekiplerle veya kuruluşunuzla paylaşmanıza ve daha pek çok şeye yardımcı olacak araçlara sahiptir.

Sorunsuz ve güvenli ekip yönetimi için tüm dahili iletişimlerinizi, operasyonlarınızı, İK'nızı ve daha fazlasını Connecteam ile yönetebilirsiniz.