Bilgi Yöneticisi Nedir? (Sorumluluklar ve Tam İş Tanımı)

Çoğu kuruluşta, çalışanların işlerini yapmak için bilgiye erişmesi gerekir. Öğrenme fırsatlarını düzenlemek ve bilgileri çalışanların geri alabileceği şekilde düzenlemek, özellikle çok sayıda karmaşık kaynağın paylaşılması gerektiğinde zor olabilir.

Bilgi yöneticileri bu konuda yardımcı olabilir. Bilgiyi yakalamak ve paylaşmak için sistemler ve bilgi veritabanları oluştururlar ve herkesin işini en iyi şekilde yapabilmesi için bilgi akışını sağlarlar.

Bu makalede, kuruluşunuzun bir yöneticiye ihtiyacı olup olmadığına karar verebilmeniz için bilgi yöneticisinin rolüne daha yakından bakacağız. Ardından, bir bilgi yöneticisini işe alırken aranacak nitelikleri ve rollerinde onlara yardımcı olabilecek araçları ele alıyoruz.

Bilgi Yöneticisi Nedir?

Bir bilgi yöneticisi, bir kuruluşta bilgi işleme süreci olan bilgi yönetiminden sorumludur . Bir şirketteki herkes verilerle çalışabilir veya verilere katkıda bulunabilirken, bilgi akışının sağlanmasından bilgi yöneticisi sorumludur.

Bu profesyonel, herkesin ihtiyaç duyduğu kaynaklara sahip olduğundan emin olmak için her lider ve çalışanla birlikte çalışan bir işletmenin operasyon ekibinin bir parçasıdır.

Bazen bir bilgi bankası yöneticisi olarak da bilinen bilgi yöneticisi, aynı zamanda ekip üyelerinin bilgiye eriştiği teknolojiyi denetlemekle görevlidir. Bir bilgi yöneticisi şunları yapabilir:

• Bilgi veritabanları oluşturma ve sürdürme
• Şirket içinde bilginin depolanması ve erişiminden sorumlu olmak
• Çalışanların işleri için ihtiyaç duydukları eğitim, bilgi ve kaynaklara erişebilmeleri için süreçler oluşturun
• Çalışanların bilgi ve deneyimlerini birbirleriyle ve gelecekteki çalışanlarla paylaşmalarına yardımcı olacak süreçler oluşturun

Bilgi yöneticileri, bilgi darboğazlarını azaltarak bir kuruluşun büyümesine ve genel başarısına katkıda bulunur . Bilgi yöneticileri, yalnızca birkaç çalışanın bir işin etkili bir şekilde nasıl yapılacağını anlamasını sağlamak yerine, herkesin bu bilgilere erişmesini sağlar.

Bilgi Yöneticisi Sorumlulukları

Bilgi yöneticilerinin, çalışan geri bildirimi, çalışan tarafından oluşturulan kaynaklar, nasıl yapılır makaleleri, dahili belgeler veya politikalar, eğitim programları ve videolar ve diğer materyaller dahil olmak üzere farklı türden belgelenmiş varlıklarla çalışması gerekebilir.

Kuruluşa ve ihtiyaçlarına bağlı olarak, bir bilgi yöneticisi aşağıdakilerden sorumlu olabilir:

Kurumsal bir bilgi çerçevesi oluşturma ve uygulama

"Kurumsal bilgi çerçevesi", bir kuruluşta bilgi kaynakları oluşturmak, depolamak ve dağıtmak için kullanılan süreçleri, teknolojiyi ve düşünceyi tanımlamak için kullanılan şemsiye bir terimdir. Bu, bir şirket içinde bilgilerin nasıl toplanacağına ve paylaşılacağına karar veren süreçleri ve düşünmeyi içerir. Bu bilgiler genellikle harici olarak paylaşılmaz.

Kurumsal bilgi çerçeveleri, deneyimlerini kimin ve nasıl paylaşacağını tanımlayarak işbirliğini de teşvik eder. Örneğin, bir çerçeve, çalışanların rollerinin belirli bir yönü hakkında öğrendiklerini paylaşmaya teşvik edildiği toplantılar düzenlemeyi içerebilir - örneğin, müşteri hizmetleri.

Bir bilgi tabanı oluşturma ve sürdürme

Bilgi tabanı, dahili personelin politikalara, kılavuzlara, çalışan el kitaplarına, eğitime ve daha fazlasına erişebildiği merkezi bir merkezdir . Bazı bazlar, müşteriler ve müşteriler gibi harici kullanıcıların da belirli bilgilere erişmesine izin verir. Bilgi yöneticileri, bu temelleri oluşturmaktan ve sürdürmekten sorumludur.

Bilgi tabanları genellikle self servistir. Kullanıcıların nerede olurlarsa olsunlar arayabilecekleri ve erişebilecekleri bilgileri düzenleyen ve depolayan bir kitaplık gibidirler.

Arama sistemi kurmak

Bilgi yöneticileri, çalışanların bilgiye erişmesini ve onu nasıl bulacağını anlamasını sağlamaya yardımcı olur. Bu, bilgi yöneticisinin rolünün bir kısmının aranabilir kaynaklar oluşturmayı ve test etmeyi ve çalışanları bu kaynakları nasıl bulacakları ve kullanacakları konusunda eğitmeyi içerdiği anlamına gelir.

Gerekli bilgileri belirleme

Bu, kuruluşun hangi kaynaklara ihtiyaç duyduğunu, bu bilgilerin hangi biçimde olması gerektiğini ve bu verileri paylaşmanın en erişilebilir ve en basit yollarının neler olabileceğini belirlemek için liderler ve personel ile çalışmayı içerebilir.

Şirket liderleri ve iş arkadaşları ile işbirliği yapmak

Bilgi yöneticilerinin bilgi depolama ve dağıtımını optimize etmesi gerekir. Paylaşılabilecek yazılı kaynaklar ve bilgilendirici videolar oluşturmak ve geliştirmek için liderler ve iş arkadaşlarıyla konuşmaları gerekebilir.

Örneğin, bir evde bakım kuruluşunun yüzlerce hastaya yardım eden deneyimli hemşireleri olduğunu varsayalım. Bu hemşireler, kendi alanlarındaki en iyi uygulamalar hakkında birçok bilgiye sahiptir. Bilgi yöneticileri, eğitim videoları veya toplantılar oluşturmak için bu hemşirelerle çalışmak isteyebilir.

Ek olarak, bu hemşirelerin ne bildiklerini öğrenmek için onlarla röportaj yapmak isteyebilirler, böylece bu bilgiler yeni işe alınanlara aktarılabilir. Yöneticiler, mentorluk programları oluşturmak için hemşirelerle işbirliği yapmak bile isteyebilir.

Bu düzeyde bir işbirliği, önemli bilgilerin şirketteki yalnızca birkaç kişi tarafından anlaşılmamasını sağlar. Bunun yerine, yeni işe alınanları ve mevcut çalışanları daha verimli hale getirmek için paylaşılabilir. Deneyimli bir çalışan ayrılırsa bu süreç, içgörülerinden bazılarının ekibe fayda sağlamak için kullanılmaya devam etmesini sağlar.

Tüm çalışanların önemli bilgilere erişiminin sağlanması

Bu, çalışan kılavuzlarının, nasıl yapılır bilgilerinin, SSS'lerin ve gerekli tüm formların paylaşılmasını ve güncellenmesini sağlamayı içerebilir. Ayrıca, çalışanların işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları bilgileri nasıl ve nerede bulacaklarını bilmelerini sağlamak anlamına da gelebilir; örneğin, bilgi tabanında.

Bilgi yöneticilerinin sorumluluklarının bir parçası olarak özel bilgilerin gizli kalmasına da yardımcı olmaları gerekir. Üçüncü tarafların hassas kaynaklara erişememesini sağlamak için bilgi tabanında kullanıcı erişim izinlerini ayarlarlar.

Bilgi paylaşımı kültürünün teşvik edilmesi

Bu, yeni misyon beyanları veya bilgi paylaşımını içeren bir şirket vizyonu oluşturmak anlamına gelebilir.

Ayrıca, çalışanların en iyi uygulamaları ve deneyimlerini paylaşmaları için fırsatlar oluşturmak anlamına da gelebilir, örneğin:

• Daha deneyimli çalışanların daha yeni ekip üyelerini desteklemesine olanak tanıyan akran liderliğindeki eğitim oturumları ve Soru-Cevap
• Çalışanların projelerde birlikte çalışabilecekleri işbirliği fırsatları
• Çalışanların ihtiyaç duydukları kaynakları istemelerine izin veren bir açık kapı politikası
• Başkaları tarafından kullanılabilecek kaynaklar yaratarak çalışanlardan bilgilerini paylaşmalarını istemek
• Mentorluk programları ve yeni işe alınanların daha deneyimli çalışanları gölgelemesine izin verecek programlar oluşturmak
• Çalışanları bildiklerini paylaşmaya teşvik eden ödül programları

Çalışanları şirketin kaynakları hakkında eğitmek

Bilgi yöneticilerinin ekipleri bilgi yönetimi sistemlerinin nasıl kullanılacağı konusunda eğitmesi gerekir. Ayrıca, genel çalışan iş eğitimi ve beceri geliştirme fırsatlarının oluşturulmasından da sorumlu olabilirler. Süreçler ve en iyi uygulamalar değiştikçe bu, yeni bilgileri anladığından emin olmak için çalışanlarla kontrol etmek anlamına gelebilir.

Bilgi yönetimi sistemlerini ilgili tutmak

Bilgi yöneticilerinin sistemleri zaman içinde başarılı tutması gerekir, bu da bir organizasyon değiştikçe sistemleri uyarlamanın yanı sıra yeni bilgi edinme ve onu operasyonlara entegre etme anlamına gelebilir. Aynı zamanda, güncelliğini yitirmiş bilgilerin veritabanlarından kaldırılması ve bilgilerin kolay bulunabilmesi için düzene sokulması anlamına da gelebilir.

Açık iletişim hatlarını sürdürmek

Bilgi yöneticileri, bilgi tabanını ve kurumsal bilgi çerçevesini daha etkili hale getirmek için ayarlayabilmek için liderlerden ve personelden bilgi aramak ve bunlara göre hareket etmek isteyebilirler.

Çalışan anketleri, çalışanların hangi bilgilere ihtiyaç duyduğunu ve deneyimli çalışanların hangi en iyi uygulamalarının ekiple en alakalı olduğunu bulmanın iyi bir yoludur. Bu, hangi bilgilerin paylaşılacağını ölçmek için yararlı bir yol olabilir.

Biliyor musun?

Connecteam, güvenli bir ekip sohbeti ve şirket güncellemeleri akışı aracılığıyla ekibinizle hızlı ve kolay bir şekilde iletişim kurmanıza olanak tanır.

Connecteam'i bugün ücretsiz kullanmaya başlayın!

Örnek Bilgi Yöneticisi İş Tanımı

[Şirket adı], [konum]'un hemen dışında hızla büyüyen bir teknoloji şirketidir. B2C ve B2B alanı için teknoloji ürünleri geliştiriyoruz ama aynı zamanda her gün büyümek ve birbirimizden bir şeyler öğrenmek için çok çalışıyoruz.

Şu anda operasyon departmanımıza tam zamanlı bir Bilgi Yöneticisi eklemek istiyoruz. Bu rolde, CEO'dan yeni işe alınanlara kadar ekibimizdeki herkesle birlikte çalışacak ve her çalışanın rolü için ihtiyaç duyduğu bilgileri paylaşmamıza, bulmamıza ve depolamamıza yardımcı olacaksınız.

Meraklı, kendi kendine başlayan ve harika bir iletişim kuran birini arıyoruz. Tek başınıza veya ekipler halinde çalışarak, teknoloji çözümleri oluşturmak ve politikalar veya girişimler geliştirmek konusunda eşit derecede rahat olmalısınız.

Şirketimiz şu anda eğitim videoları ve kılavuzlar da dahil olmak üzere bazı bilgi varlıklarına sahiptir, ancak sıfırdan bir bilgi paylaşım kültürü oluşturmayı hedefliyoruz. Hangi kaynaklara ihtiyacımız olduğunu belirleyebilecek, bu kaynakları geliştirebilecek ve bilgilerin erişilebilir ve her zaman güncel olmasını sağlayacak bir sistem oluşturabilecek birini arıyoruz.

İş yeterlilikleri:

• Bir bilgi bankası yöneticisi veya bilgi yöneticisi olarak önceki deneyim
• Bilgiyi düzenlemek için bilgi tabanları ve çevrimiçi platformlarla ilgili deneyim
• Mükemmel proje yönetimi ve iletişim becerileri
• Eğitim oturumları yürütme deneyimi
• Yaratıcı düşünce
• Organizasyon becerileri
• Eğitim materyalleri ve kaynakları oluşturma, düzenleme ve güncelleme becerisi
• Rapor yazma yeteneği
• Ekiplerle çalışma becerileri
• BT, işletme yönetimi veya ilgili alanda lisans derecesi bir artıdır
• Bilgi yönetimi sertifikası bir artıdır

Sorumluluklar şunları içerir:

• Şirket bilgi tabanını oluşturmak, düzenlemek ve güncellemek
• Ekip üyelerini deneyimlerini ve en iyi uygulamalarını paylaşmaya teşvik edecek girişimler geliştirmek
• Yeni kaynaklar geliştirmek için politikalar ve süreçler oluşturmak
• Bilgi paylaşımı inisiyatiflerindeki ilerlemeyi açıklamak için liderlerle toplantı
• Yeni işe alınanları eğitmek
• Mentorluk, iş gölgeleme ve benzeri programların geliştirilmesi

Tecrübeye bağlı olarak yılda 80.000-90.000 ABD Doları arasında ödeme yapılır.

Bir Bilgi Yöneticisi Neden Önemli Bir Roldür?

Harris Poll tarafından yürütülen araştırmalar, çalışanların çalışma haftalarının ortalama dörtte birini iş görevlerini tamamlamak için ihtiyaç duydukları kaynakları arayarak geçirdiklerini ortaya çıkardı. Yaklaşık %43'ü süreci o kadar sinir bozucu buluyor ki, ihtiyaç duydukları şeye erişmenin kolay bir yolunu bulamazlarsa işlerinden ayrılmayı düşünüyorlar.

Bir bilgi yöneticisi, şirketlerin doğru bilgilere sahip olmasını sağlayarak ve bu kaynakları kolayca erişilebilir kılmak için çalışarak çalışanların hayal kırıklığını ve verimsizliğini azaltabilir .

Rekabetçi kalabilmek için kuruluşların aynı zamanda bilgiyi paylaşabilmeleri gerekir. Bir çalışanın bir işi daha etkili bir şekilde yapma deneyimi varsa, bu bilgiyi diğer çalışanlarla paylaşarak tüm şirket daha etkili hale gelebilir .

Genel olarak, bilgi yöneticileri şirketlerde eğitim ve bilgi paylaşımını ayarlar. Çalışanların işlerinde daha iyi olmaları ve yüksek kaliteli iş ve müşteri memnuniyeti sağlamaları için en iyi ve en güncel bilgilere sahip olmalarını sağlarlar. Tüm bunlar nihayetinde kuruluşların daha karlı hale gelmesine ve güçlü itibarlarını korumasına yardımcı olur .

Hangi Nitelikler Harika Bir Bilgi Yöneticisi Yapar?

şefkatli merak

Bilgi yöneticileri her gün bilgi ve kaynaklarla çalışır, bu nedenle meraklı olmalı ve öğrenmeyi sevmelidirler. Ayrıca, her çalışanın ihtiyaçlarını karşılayacak kadar organizasyondaki herkesi önemsemeleri gerekir.

Güçlü önceliklendirme becerileri

İyi yöneticiler, hızlı bir şekilde bir bilgi paylaşım sistemi oluşturmaya başlayabilmeleri için önce neye odaklanacaklarını bilirler.

Pozitif şirket kültürünü pekiştirme yeteneği

Alışılmışın dışında düşünen bilgi yöneticileri, çalışanları öğrenme konusunda heyecanlandırmanın yollarını arar. Bir bilgi paylaşım kültürü oluşturarak, bilgi paylaşımının her gün gerçekleşmesini sağlamanın yollarını buluyorlar.

Güçlü iletişim becerileri

Bu profesyonellerin, kaynakların ve bilgi paylaşımının önemini tüm paydaşlara açıklayabilmeleri gerekir.

Ayrıca, tüm çalışanların bunları nasıl kullanacaklarını anlayabilmesi için bilgi veritabanlarını ve diğer sistemleri açık ve düzenli bir şekilde açıklayabilmeleri gerekir.

Destek sağlama yeteneği

Bilgi yöneticilerinin, çalışanların ve liderlerin kaynaklar, bilgi veritabanları ve bilgi paylaşım sürecinin diğer bölümleri hakkındaki sorularını yanıtlamaya hazır olması gerekir.

Büyük proje yönetimi becerileri

Bu kişilerin yeni bir bilgi tabanı veya çalışan eğitimi gibi girişimler başlatması gerekebilir. Proje yönetimi becerileri, bu projeleri bir zaman çizelgesinde ve bütçe dahilinde tutacaktır.

Yeni bilgileri yakalama yeteneği

İyi bilgi yöneticileri, kuruluşlarına yardımcı olabilecek yararlı bilgiler ve kaynaklar için keskin bir göze sahiptir. Liderlere ve ekip üyelerine yeni fikirler ve yeni bilgi türleri getirmek için kendi yollarından çıkarlar.

Kolları sıvama isteği

Son olarak, bu yöneticiler bilgiyi paylaşmak için teknolojiyi nasıl kuracaklarını ve kullanacaklarını bilirler. Dalmaya, güncellemeler yapmaya ve platformların ve eğitim sistemlerinin tüm özelliklerini kullanmaya isteklidirler.

Bilgi Yönetimi için Connecteam'in Bilgi Merkezini Kullanma

Kadrodaki en iyi bilgi yöneticisine sahip olsa bile, kuruluşların bilgi ve kaynakları depolamak ve paylaşmak için güvenilir araçlara ihtiyacı vardır. Connecteam'in bilgi merkezinin yardımcı olabileceği yer burasıdır.

Bilgi merkezi, özelleştirilebilir ve kolayca aranabilir bir dijital kitaplıktır . Kuruluşunuzun henüz bir bilgi yöneticisi olmasa bile dosyaları, kılavuzları, nasıl yapılırları, videoları, işle ilgili formları ve çok daha fazlasını karşıya yükleyebilirsiniz.

Connecteam'in bilgi merkezinde bilgi aramak, arama çubuğuna anahtar sözcükler yazmak kadar basittir. Anında, bu anahtar sözcükleri içeren dosyalar görünür. Kullanımı kolaydır ve teknolojiden daha az anlayan çalışanlarınız bile birkaç dakika içinde alışacaktır.

Ayrıca, uçtan uca şifreleme ve hiçbir depolama sınırlaması olmayan Connecteam, ihtiyacınız olduğu kadar bilgiyi güvenli bir şekilde yüklemenizi ve depolamanızı sağlar.

Ayrıca , dosyalara kimlerin erişebileceği üzerinde de tam denetime sahipsiniz. Çalışanların hassas dosyalara göz atmadan yalnızca kendileriyle ve rolleriyle ilgili bilgileri görüntülemesi için özel erişim izinleri ayarlayın. İzinler verildikten sonra ekibiniz, nerede olurlarsa olsunlar herhangi bir mobil cihazdan bilgi merkezine erişebilir.

Ayrıca, Connecteam'in bilgi merkezi dosyaları otomatik olarak senkronize eder , böylece yeni bir kılavuz, eğitim belgesi veya dosya yüklediğinizde herkes en son sürümü alır. Eski bilgilere elveda diyebilirsiniz.

Dahası, bilgi merkezi sadece başlangıçtır. Connecteam, size yardımcı olan özelliklerle bir bilgi paylaşımı kültürü oluşturmayı kolaylaştırır:

• Bültenleri ve güncellemeleri paylaşın
• Çalışanları işe alma ve eğitme
• Bilgi boşluklarının nerede olabileceğini öğrenmek için çalışan anketleri oluşturun

Connecteam'in bilgi merkezi, bilgi yöneticileri için güçlü bir araç olabilir. Dosyaları ve kaynakları kolayca kullanılabilir hale getirmek ve gerektiğinde yeni bilgiler eklemek için kullanabilirler. Tekerleği yeni bir sistemle yeniden icat etmeye ihtiyaç duymak yerine, ekiple iletişim kurmalarına, özel eğitim oluşturmalarına, bilgi paylaşmalarına ve daha pek çok şeye olanak tanıyan teknolojiye sahip olacaklar.

Çözüm

Bilgi yöneticileri, kuruluşunuzun arşivcileri ve tercümanlarıdır; bilgi ve kaynakların ihtiyaç duydukları yere akmasını ve herkes tarafından anlaşılmasını sağlamaya yardımcı olurlar.

Doğru bilgi yöneticileri meraklıdır, öğrenme konusunda tutkuludur ve kaynakların 7/24 ilgili ve erişilebilir kalmasını sağlamak için çevrimiçi bilgi tabanı araçlarıyla çalışır. Her ekip için değerli varlıklardır, herkesin üretken kalmasını sağlar ve şirketin kârlılığını artırır.

Bilgi yönetimi ve kuruluşunuz için neler yapabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek mi istiyorsunuz?

Bilgi yönetimi kılavuzumuza ve Connecteam'in bilgi merkezi başlangıç ​​kılavuzumuza bir göz atın.

Connecteam'i bugün ücretsiz kullanmaya başlayın!

SSS

Bir bilgi yöneticisi hangi niteliklere sahip olmalıdır?

En iyi bilgi yöneticileri genellikle işletme, BT veya benzeri alanlarda en az bir lisans derecesine sahiptir. Bazıları yönetim veya bilgi yönetimi alanında sertifika veya çevrimiçi sınıflar arar.

Bir şirket ne zaman bir bilgi yöneticisini işe almalıdır?

Her organizasyon için farklıdır. Genel olarak, çalışanlar iş veya ilerleme için ihtiyaç duydukları şeyi bulamadıklarını bildirdikten sonra, bir bilgi merkezi kullanmaya başlamak (Connecteam'in sunduğu gibi) ve hatta onu organize etmesi için özel bir bilgi yöneticisi tutmak isteyebilirsiniz.

Daha Fazla Harika Makaleyi Doğrudan Posta Kutunuza Almak İster misiniz? Abone olun