Eksiksiz Bordro Yıl Sonu Kontrol Listesi + Bordro Hazırlama Kılavuzu

Bordro hazırlamak en iyi zamanlarda zaman alıcı olabilir, ancak yıl sonunda daha da fazla zaman alır. Yılın son maaş bordrosu en karmaşık olanıdır ve tüm yılın maaş bordrosu bilgilerini gözden geçirmenizi ve gerekli evrakları vergi makamlarına vermenizi gerektirir.

Bu formları doldurmanız ve borcunuz olan vergileri zamanında ödemeniz önemlidir. Aksi takdirde cezalarla karşı karşıya kalabilirsiniz. Para cezaları da dahil olmak üzere başka cezalardan kaçınmak için formlarınızın doğru olması da çok önemlidir.

Bu yazıda, yılın son bordrosuna nasıl hazırlanabileceğinizi ve gelecek yılın maaş bordrosunun sorunsuz işlemesi için atabileceğiniz adımları açıklıyoruz. Son maaş bordronuzu kolayca ve hatasız tamamlamanıza yardımcı olmak için bir bordro yıl sonu kontrol listesi de ekledik.

Yıl Sonu Bordrosu Nedir?

Yıl sonu maaş bordrosu, çalışan maaşlarını, diğer tazminatları, bordro vergilerini ve yıl için yapılan kesintileri hesaplamak için işletmenizin mali ve maaş bordrosu kayıtlarını inceleme ve ardından bu kayıtları uygun vergi makamlarına bildirme sürecidir.

İşletmeler, yılsonu bordrosunu bir takvim yılının son çeyreğinde ve yeni yılın ilk çeyreğinin başında yaparlar.

Genel olarak konuşursak, yıl sonu bordrosu aşağıdaki gibi görevleri içerir:

• Çalışan bilgilerini kontrol etmek ve gerektiğinde bilgileri güncellemek.
• Çalışan tazminatı, vergilendirme ve kesintilerin toplamı.
• İlgili formların İç Gelir Servisi (IRS), Sosyal Güvenlik ile doldurulması. İdare (SSA) ile eyalet ve yerel vergi daireleriniz.
• İşletmenizin borçlu olduğu tüm vergileri ödemek.

Belirli yıl sonu bordro yükümlülükleri, işletmenizin doğasına, türüne ve büyüklüğüne bağlıdır.

Yıl sonu maaş bordrosu sırasında işletmeniz için federal, eyalet ve yerel vergi ve iş kanunları geçerli olacaktır .

Tüm yükümlülüklerinizi tam olarak anlamak için yasal tavsiye aldığınızdan emin olun. Bu, yıl sonu maaş bordronuzun doğru olmasını ve işletmenizin uyumlu kalmasını sağlamaya yardımcı olacaktır. Formları zamanında doldurmadığınız veya vergi makamlarına yanlış bilgi verdiğiniz için denetimler ve para cezaları da dahil olmak üzere cezalarla karşılaşabilirsiniz.

2023 bordro yılı ne zaman bitiyor?

Bordro yıl sonu, takvim yılının dördüncü çeyreği boyunca devam eden ve bir sonraki yılın ilk çeyreğinin başlangıcına kadar devam eden bir süreçtir.

Örneğin, 2023'teki son bordro Aralık ayında gerçekleşir. Bordro yılı sonu için gereken federal vergi formlarının çoğunun Ocak 2024'te doldurulması gerekir.

Hangi Vergi Formlarına İhtiyacınız Var?

İşverenlerin yıl sonu bordrolarının bir parçası olarak hazırlamaları ve dosyalamaları gereken bir dizi form vardır.

• Form W-2 : Çalışan ücretlerini ve vergi stopajlarını Sosyal Güvenlik Kurumu'na (SGK) beyan etmek için her çalışan adına dosyalanır. Yetkililer bu bilgileri Sosyal Güvenlik ve Medicare yardımlarını hesaplamak için kullanır. Kişisel vergi beyannamelerinde kullanmaları için çalışanlara da bir kopya vermelisiniz.
• Form W-3 : Form W-2'deki bilgileri özetler ve Form W-2'ye iliştirilerek SSA'ya sunulur.
• Form 1099-NEC : Bağımsız sözleşme gelirini bildirir. İşverenler, bir takvim yılında 600$'ın üzerinde ödedikleri her bağımsız yüklenici için bu formun bir kopyasını dosyalamalıdır. İşverenler ayrıca kişisel vergi kayıtları için yükleniciye bir kopya vermelidir.
• Form 1096: Basılı bir sürüm kullanıyorsanız, Form 1099'u özetlemek ve Dahili Gelir Servisi'ne (IRS) göndermek için kullanılır.
• Form 940: 1 veya daha fazla çalışanı olan işletmeler tarafından dosyalanır. Bu form, işletmenin Federal İşsizlik Vergisini (FUTA) hesaplamak için bir işverenin yıllık bordrosunu detaylandırır.
• Form 941 : Federal gelir vergileri, Sosyal Güvenlik ve Medicare (FICA) vergileri dahil olmak üzere vergileri beyan etmek için kullanılan üç aylık bir form.
• Form 943: Gelir, Sosyal Güvenlik veya Medicare (FICA) vergilerine tabi olan tarım işçilerine ücret ödeyen işletmeler tarafından dosyalanır.
• Form 944: Stopaj federal gelir vergisi ve FICA'sı 1.000 ABD Doları veya daha az olan yıllık vergi yükümlülüğü olan işverenler tarafından dosyalanmıştır. Bu, üç ayda bir değil yıllık olarak vergi ödemelerini sağlar.
• Form 1095-B ve 1095-C: IRS'ye çalışanlara sunulan sağlık sigortası kapsamı hakkında ayrıntılar sağlar. 50'den az tam zamanlı çalışanı olan işverenler Form 1095-B'yi kullanır. Form 1095-C, 50'den fazla tam zamanlı çalışanı olan işverenler içindir.

Bu Yılın Yıl Sonu Bordrosuna Nasıl Hazırlanılır?

İşte işletmenizin bu yılın son maaş bordrosuna hazırlanmasına yardımcı olmak için atabileceğiniz adımlar.

İşletmenizin vergi bilgilerini kontrol edin

İşletmenizin eyalet ve federal işveren kimlik numaraları (EIN), şirket adı ve adresi gibi ayrıntıları onaylayın. Geçen yıl herhangi bir değişiklik olduysa bunları güncelleyin.

Çalışan bilgilerini onaylayın

Çalışanlarınızın bordro bilgilerinin doğru olduğundan emin olun. Tam yasal adlarını, iletişim adreslerini, Sosyal Güvenlik numaralarını ve diğer iletişim bilgilerini onaylayın ve gerekirse güncelleyin.

Bu aynı zamanda iş gücünüzdeki herhangi bir değişikliği güncellemek için de iyi bir zamandır; örneğin, bir çalışanın yıl içinde uzun süreli izne çıkması, işine son verilmesi veya vefat etmesi.

Bunu yapmak, vergi belgelerinin çalışan kopyalarını doğru yere göndermenize ve IRS'ye güncel bilgiler vermenize yardımcı olur. Bunu yapmadığınız takdirde cezalandırılabilirsiniz. Örneğin, bir Form W-2'de yanlış bir çalışan adı veya Sosyal Güvenlik numarası gönderdiğiniz için para cezasına çarptırılabilirsiniz.

Yıl sonu ikramiye hesaplama

Uygun şekilde vergilendirilebilmeleri için çalışanlarınızın son maaş çeklerine yıllık ikramiyeleri dahil edin.

İkramiyeleri işletmenizin vergilerinden nasıl ve ne zaman düşeceğiniz , nakit mi yoksa tahakkuk esaslı bir muhasebe yöntemi mi kullandığınıza bağlıdır.

Nakit muhasebesi yöntemiyle ikramiyeleri ödendikleri vergi yılı boyunca işletme gideri olarak düşebilirsiniz. Tahakkuk esaslı yöntemle‌, ödenip ödenmediklerine bakılmaksızın kazanıldıkları yılda ikramiyeleri düşebilirsiniz.

Ücretleri, vergileri ve avantajları doğrulamak için ödeme dönemlerini inceleyin

Son maaş çeklerini verene kadar yıl sonu raporları çalıştıramazsanız da, daha önceki ödeme dönemlerini önceden kontrol etmek ve hazırlamak yararlıdır.

İlk olarak, her çalışanın bordro durumunun doğru olduğunu onaylayın. Örneğin, bir önceki yılda aktif, izinli, işine son verilmiş veya vefat etmiş olup olmadığına dikkat edin.

Ayrıca, federal gelir vergisinden muaf olup olmadıklarını doğrulamak için çalışanların dosyalama durumunu kontrol edin. Bu bilgi genellikle Form W-4'te (stopaj sertifikası) bulunur.

Ardından, her çalışana yıl boyunca doğru şekilde ödeme yapıldığından emin olmak için önceki bordro dönemlerini gözden geçirin . Örneğin, onlara doğru maaş, ikramiye ve fazla mesai ödendiğini onaylayın. Ayrıca, özellikle zorunlu maaş çekleri gerektiren bir durumdaysanız, çalışanlara her ödeme dönemi için bir maaş çeki verildiğinden emin olun.

Ayrıca vergi oranları, muafiyetler, kesintiler, sosyal yardım ödemeleri ve masraf geri ödemeleri gibi diğer çalışanların ödeme ayrıntılarını tekrar kontrol edin.

Bunu yapmanın bir yolu, ilgili bordro raporlarını çalıştırmaktır . Örneğin, bordro özet raporu size brüt ve net ücretler, vergi stopajları, kesintiler ve diğer ödeme ayrıntıları hakkında genel bir bakış sunar. Çalışan özet raporları size her çalışan hakkında daha ayrıntılı bilgi verir.

Daha büyük işletmeler, bunu yapmak için genellikle bordro yazılımı veya bordro hizmeti kullanır. Küçük işletmelerin bu bordro işlemlerini manuel olarak yürütmesi gerekebilir. Bu, önce her çalışan için maaş bordrolarını ve yıl için ödeme dönemini incelemeyi içerir. Bir sonraki adım, işgücü genelinde ve ayrıca her bir çalışan için brüt ve net ücretleri, stopajları ve kesintileri manuel olarak toplamaktır.

Çalışanların izin bakiyelerini kontrol edin

İşletmeniz çalışanlara ücretli izin (PTO) sunuyorsa, kalan izin bakiyelerini kontrol edin. Ardından, PTO politikanıza göre bunlarla ilgilenin.

Özellikle şirketiniz, çalışanların yeni yılda birikmiş izinlerini kullanmalarını engelleyen bir “kullan ya da kaybet” politikası uyguluyorsa, çalışanlara izinlerini kullanmaları için bir hatırlatma göndermek isteyebilirsiniz.

Kanunen gerekliyse veya çalışanların tahakkuk eden PTO'larını ödemeyi seçerseniz, bunu son maaş bordronuzda yapın, böylece bu tutarlar vergi amaçlarıyla rapor edilebilir.

Gerekli vergi formlarını sipariş edin

Kağıt formları IRS ve SSA'ya gönderiyorsanız, geçerli yılın sürümlerini almanız önemlidir. Bordro sağlayıcınız size bunları verebilir. Aksi takdirde, onları IRS'den talep edebilirsiniz.

Basılı formların elinize ulaşması yaklaşık 10 iş günü sürebilir, bu nedenle bunları son teslim tarihlerinden çok önce talep ettiğinizden emin olun.

W-2 ve 1099 Formlarını gönderin

Bordro bilgilerinizi tekrar kontrol edip hazırladıktan sonra, yıl sonu bordronuzu tamamlayabilirsiniz.

Form W-2'ler 31 Ocak'a kadar tüm çalışanlara gönderilmelidir. Form 1099'lar ayrıca 31 Ocak'a kadar bağımsız yüklenicilerinize gönderilmelidir.

Çalışanlarınızın kabul etmesi durumunda bu belgeleri elektronik ortamda sağlayabilirsiniz.

Vergi makamlarına ilgili formları gönderin ve vergileri ödeyin

Gerekli tüm formları IRS ve SSA'nın yanı sıra eyalet ve yerel vergi makamlarına gönderin. Bunlar için son tarihler değişiklik gösterir, bu nedenle bunları önceden onayladığınızdan emin olun.

Birçok federal vergi formunun bir sonraki yılın 31 Ocak tarihine kadar doldurulması gerekir. Bunlar şunları içerir:

• W-2'yi oluşturun.
• W-3'ü oluşturun.
• Form 1099-NEC.
• Form 1096.
• Form 940.
• Form 941.
• Form 944.

Ayrıca, bu formları doldurmanızın bir sonucu olarak borcunuz olan ödenmemiş vergileri ödemek için son tarihi kontrol etmeniz de önemlidir. Küçük işletmeler için dosyalama tarihlerinin bir listesini IRS web sitesinde bulabilirsiniz. Şahıs şirketleri, ortaklıklar, şirketler, S şirketleri, limited şirketler (LLC'ler) ve uluslararası işletmeler için vergi bilgilerini IRS web sitesinde de bulabilirsiniz.

Eyalet vergi beyannameleri ve yerel vergi beyannameleri için farklı beyanname verme ve ödeme son tarihleri ​​geçerli olabilir. Bu ayrıntılar için eyalet ve yerel vergi dairenizin web sitelerini kontrol edin . Veya yardım için finans ekibinizle veya muhasebecinizle konuşun.

Bordro Yıl Sonu Kontrol Listesi

• İşletme bilgilerini onaylayın
• Çalışan bilgilerini onaylayın
  • Çalışan durumunu gerektiği gibi güncelleyin
• Yıl sonu ikramiyelerini hesaplayın ve bunları nihai bordroya dahil edin
• Ödeme dönemlerini inceleyin
  • Çalışanın bordro durumu doğru mu?
  • Çalışanlar muaf veya muaf olmayan olarak doğru bir şekilde sınıflandırılmış mı?
  • Çalışanların maaşları, kesintileri, stopajları ve sosyal yardım ödemeleri doğru mu?
• Çalışan PTO bakiyelerini kontrol edin
  • Çalışanlara ödeme yapmak şirket politikasıysa, tahakkuk eden PTO'yu son maaş bordrosuna dahil edin
• gerekli formları sipariş edin
• W-2 ve 1009 Formlarını çalışanlara ve bağımsız yüklenicilere gönderin
• Gerekli formları ilgili vergi makamlarına iletin
• Ödenmemiş vergileri ödeyin

Gelecek Yılın Bordrosuna Nasıl Hazırlanılır?

Yıl sonu maaş bordronuzu tamamladıktan sonra, gelecek yılın maaş bordrosunun sorunsuz işlemesini sağlamak için atabileceğiniz birkaç adım vardır.

Herhangi bir yasal güncelleme olup olmadığını kontrol edin

Vergilendirme ve iş kanunları sürekli değişmektedir. Gelecek yılın maaş bordrosunu etkileyecek yaklaşan değişikliklerden haberdar olmak çok önemlidir.

Daha da önemlisi, çalışanların tazminatını gerektiği gibi ayarlayabilmeniz için herhangi bir asgari ücret artışı olup olmadığına bakın. Bu güncellemeler genellikle federal, eyalet ve yerel çalışma bakanlığı web sitelerinde yayınlanır. Asgari ücret artışları genellikle yeni yılın 1 Ocak'ında başlar, bu nedenle değişiklikten önceden haberdar olmanız gerekir.

Vergi oranları ve raporlama gereklilikleri de değişir, bu yüzden bunlara da dikkat edin.

Gelecek yılın tazminatını gözden geçirin

Önümüzdeki yıl çalışanların ücretlerinde herhangi bir değişiklik olup olmadığını veya bazı personel için zam olup olmadığını belirleyin, böylece maaş bordronuzu buna göre güncelleyebilirsiniz.

Ek olarak, gelecek yılın maaş bordrosunun çalışanlara sağlanan faydalarda planlanan değişiklikleri yansıttığından emin olun.

Ayrıca, çalışanların devredemeyeceği birikmiş izinler de dahil olmak üzere, PTO tahakkuklarını sıfırlamak için iyi bir zaman.

Bordro politikalarını ve süreçlerini gözden geçirin

Bordro politikalarınızı gözden geçirmeniz ve gerektiğinde güncellemeniz önemlidir. Bu, ödeme dönemlerini ayarlamayı, maaş bordrolarını yeniden biçimlendirmeyi veya yeni bordro yazılımına geçişi içerebilir.

Bu inceleme, özellikle önemli ölçüde büyüyen işletmeler için önemlidir. Örneğin, daha büyük bir işgücünü barındırmak için ödeme dönemleri, ödeme yöntemleri, maaş bordrosu biçimlendirmesi ve bordro işlemlerinin güncellenmesi gerekebilir.

Yeni yıl için ilgili tarihleri ​​kontrol edin

Yeni yıl için bordro planınızı ayarlamanıza yardımcı olması için ilgili federal, eyalet ve yerel vergi dairesi web siteleri aracılığıyla üç aylık kapanış tarihlerini ve dönem sonlarını kontrol edin .

Bunları takviminizde işaretleyin, böylece gerekli belgeleri ve dosyalamaları hazırlamak için zaman ayırabilirsiniz. Ayrıca, önceden plan yapabilmek için hafta sonlarına veya tatil günlerine denk gelen tarihleri ​​dikkate alın. Bu, devam eden bordro yükümlülüklerinizin üstesinden gelmenize ve yıl sonuna hazırlanmanıza yardımcı olur.

Dijital Bir Uygulamayla Bordronuzu Kolaylaştırın

Yılın son bordrosu da dahil olmak üzere bordro süreçlerinizi kolaylaştırmanın en iyi yollarından biri Connecteam gibi bir uygulama kullanmaktır.

Size zaman ve para kazandırmak için tasarlanan Connecteam, çalışanların çalışma saatlerini saniye saniye kaydetmelerine olanak tanıyan kullanışlı bir Zaman Saati özelliği içerir. Bu, vardiya bilgilerinin bordro amaçları için kesin olmasını sağlar.

Seçtiğiniz ödeme dönemini ayarlamak için Zaman Saatini de kullanabilirsiniz. Bu, herhangi bir ödeme dönemi hakkında hızlı bir genel bakış sağlar ve bu, özellikle yılın son maaş bordronuz için raporlar hazırlarken yararlıdır.

Connecteam ayrıca doğrudan Zaman Saatinden dijital zaman çizelgeleri oluşturmanıza da olanak tanır. Bu zaman çizelgelerini uygulama aracılığıyla kolayca görüntüleyebilir, değiştirebilir ve onaylayarak ön bordro sürecini kolaylaştırabilirsiniz.

Ardından, doğru ve güvenilir zaman bilgileri içerdiğini bilerek, onaylanmış zaman çizelgelerini doğrudan bordro sisteminize aktarabilirsiniz. Connecteam, QuickBooks Online ve Gusto dahil olmak üzere çeşitli bordro sağlayıcılarıyla entegre olur.

En iyi yanı, Connecteam'in hepsi bir arada bir uygulama olmasıdır. Bordro işlevlerinin yanı sıra, Connecteam'i çalışanlarınızla iletişimde kalmak, dakikalar içinde ekip programları oluşturup paylaşmak ve çalışan eğitiminizi takip etmek için kullanabilirsiniz.

Connecteam'in işletmenize nasıl yardımcı olabileceğini öğrenmek ister misiniz? Sonsuza kadar ücretsiz Küçük İşletme Planımız da dahil olmak üzere uygun fiyatlı planlarımıza göz atın. Veya bugün ücretsiz deneme sürümüyle başlayın.

Çözüm

Yıl sonu maaş bordrosunu doğru bir şekilde almanız ve vergi makamlarına doğru bilgileri zamanında sağladığınızdan emin olmanız önemlidir. Yukarıdaki yıl sonu maaş bordrosu kontrol listemizi bir rehber olarak kullanmak, başlamak için iyi bir yerdir. Connecteam gibi bir iş yönetimi uygulaması, bordro kayıtlarınızın doğru olduğundan emin olmak için çalışan saatlerini, yan hakları ve PTO'yu kaydetmenize de yardımcı olur.

Ancak, her kuruluşun maaş bordrosu ihtiyaçlarının benzersiz olduğunu ve işletmenizin türü ve büyüklüğüne, gelir düzeylerine, sektöre vb. göre değişiklik gösterdiğini unutmayın. herhangi bir cezadan kaçının.

SSS

Bordro yıl sonu sorumlulukları nelerdir?

Bir işletme olarak, maaş bordrosu için ana yıl sonu sorumluluklarınız şunları içerir:

• İşletmenizin ve çalışanlarınızın bilgilerinin güncel olduğunu doğrulamak.
• Ücret ve stopajların bildirilmesi için gerekli vergi formlarının hazırlanması ve dosyalanması.
• Herhangi bir vergi yükümlülüğünü ödemek.

En yaygın bordro kesintileri nelerdir?

Bir çalışanın maaşından almanız gereken belirli kesintiler birkaç faktöre bağlıdır. Bununla birlikte, bazı yaygın zorunlu kesintiler arasında federal ve eyalet gelir vergisi, Sosyal Güvenlik vergisi ve Medicare vergisi bulunur.

Feragatname

Yılsonu bordrosu ile ilgili olarak bu internet sitesinde sunulan bilgiler sadece bilgilendirme amaçlı özet niteliğindedir. Bordro ve vergi kanunları ve prosedürleri düzenli olarak değişir ve bireysel koşullara bağlı olarak değişebilir. Sağlanan bilgilerin güncel ve güvenilir olmasını sağlamak için her türlü çabayı göstermiş olsak da, eksiksizliğini, doğruluğunu veya sizin özel durumunuza uygulanabilirliğini garanti edemeyiz. Bu nedenle, okuyucuların yürürlükteki yasa ve düzenlemelere uyum sağlamak için finans departmanlarından, muhasebecilerinden veya mali danışmanlarından yardım almalarını önemle tavsiye ederiz. Bu web sitesinde sunulan bilgilere dayanarak yapılan veya yapılmayan herhangi bir işlemden sorumlu tutulamayacağımızı lütfen unutmayın.

Daha Fazla Harika Makaleyi Doğrudan Posta Kutunuza Almak İster misiniz? Abone olun