Politika ve Prosedür Kılavuzları Nasıl Oluşturulur (+Ücretsiz Şablon)

İyi politikalar ve prosedürler, çalışanlarınız onları nerede bulacaklarını bilmiyorsa etkisizdir. Bu nedenle, ekip üyelerinin ihtiyaç duyduklarında kolayca erişebilecekleri bir kılavuzda saklanmaları çok önemlidir.

Politikalar ve prosedürler kılavuzu, tüm politika ve prosedürlerinizi içeren merkezi, yapılandırılmış bir belgedir. Temel bir çalışan yönetimi aracı olarak, karar vermeye rehberlik etmeye yardımcı olacak standart işletim prosedürlerini belirler. İyileştirilmiş karar alma, kuruluşunuzda daha iyi uyumluluk ve üretkenlik sağlar. Merkezileştirilmiş bir el kitabına sahip olmak, çalışanlarınızın işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları bilgiler için her zaman nereye başvuracaklarını bilmelerini de sağlar.

Bu makale, bir politika ve prosedür kılavuzunun nasıl oluşturulacağı konusunda size yol gösterir ve başlamanıza yardımcı olacak ücretsiz bir şablon sağlar.

Politika ve Prosedür El Kitabı Nedir?

Politika ve prosedürler el kitabı, çalışanlara kuruluşun en önemli politikaları ve bunlarla ilgili süreçler hakkında rehberlik eden önemli bir iş belgesidir. Dijital formatta veya basılı kopya olarak mevcut olan bu kılavuz, bir kuruluş içinde kullanım için dahili bir belgedir.

Politikalar, insan kaynakları (İK) veya teknoloji kullanımı gibi temel iş faaliyetlerine rehberlik eden daha geniş kurallardır. Çalışanların karar vermesi ve davranışı için temel rehberlik sağlarlar.

Prosedürler ise daha spesifiktir. Çalışanların izin başvurusunda bulunma veya bir iş yeri kazasını bildirme gibi görevleri tamamlamasına yardımcı olan adım adım talimatlar sağlarlar.

Bir politika ve prosedürler kılavuzu, özünde bir kuruluş için bir kural kitabıdır. Önemli kararlar alırken hem işverenlere hem de çalışanlara rehberlik eder, en iyi uygulamaları ve çalışma standartlarını belirler ve kuruluşun işgücünden beklentilerini açıklar.

Bir Politika ve Prosedür El Kitabı Neleri Kapsamalıdır?

Etkili prosedür kılavuzları genellikle işinizle ilgili bir dizi konuyu kapsar.

Örneğin, çoğu, aşağıdakileri ele alan izin haklarıyla ilgili bir bölüm içerir:

• Ücretli izin (PTO) ve hastalık izni gibi çalışanların hak kazandığı izin türleri ve miktarları
• Çalışanların izni nasıl tahakkuk eder (günlük, aylık veya yıllık)
• İzin alma koşulları
• Süreler dahil izin talebi ve onay süreci
• Kullanılmayan izin tahakkuklarına ne olur?

Eklemek isteyebileceğiniz diğer bölümler şunlardır:

• Kuruluşunuzun raporlama yapısını gösteren bir kuruluş şeması
• Kuruluşunuzun kültürünün bir açıklaması (misyonu ve temel değerleri dahil)
• işe alım politikaları
• Disiplin cezası gibi İK politikaları
• Çeşitlilik, eşitlik ve kapsayıcılık (DEI) politikanız
• Taciz ve ayrımcılık politikaları
• Dahili şikayetler
• İş sağlığı ve güvenliği kuralları
• Acil Durum prosedürleri
• çalışanlara sağlanan faydalar politikaları
• Ayrılma politikaları
• Davranış kodu
• Ödeme prosedürleri
• Banka işlemleri
• Şirket kredi kartlarının kullanımına ilişkin kurallar
• Masraf geri ödemesi ve formları
• kıyafet kodu
• teknolojinin kullanımı
• Sosyal medya kullanımı
• Evden çalışma politikaları
• yer değiştirme kuralları
• Seyahat politikaları ve formları
• Eğitim kılavuzları
• Müşteri hizmetleri politikaları
• İşyerinizle ilgili belirli süreçler - örneğin, yeni bir projeyi onaylarken veya bir hibe başvurusunda bulunurken ihtiyaç duyulanlar

Bir Politika ve Prosedür El Kitabı Neden Gereklidir?

Politikalarınızın ve prosedürlerinizin bir kılavuzunu oluşturmak, işinize ve çalışanlarınıza çeşitli avantajlar sunar.

üretkenliği artırır

İyi yazılmış bir politikalar ve prosedürler kılavuzu, kuruluşunuzda güvenilir, tek bir gerçek kaynağı haline gelir. Tüm ilgili politikalar ve prosedürler tek bir yerde saklandığından, çalışanlar gerektiğinde bunlara başvurabilir.

Bilginin kolayca erişilebilir olmasını sağlamak, ihtiyaç duyduklarını bulmak için çok sayıda kağıt belgeyi aramak zorunda kalmadıkları için, bir çalışanın dikkatinin dağılmasını sınırlar. Dijital kılavuzlar kolayca aranabilir ve çalışanlar bunlara her yerden erişebilir. İş gücünüz ihtiyaç duydukları bilgileri dakikalar içinde bulabilir ve işe başlayabilir. Bir kılavuz, yardım istemek için başka bir çalışanın işine ara verme ihtiyacını da ortadan kaldırır.

İş operasyonlarıyla ilgili politikalara ve prosedürlere kolay erişim, hata veya olay riskini azaltarak kuruluşunuza zaman kazandırır. Çalışanlar en iyi uygulamaları anlar ve bunları işlerinde uygulayabilir. Bir olay meydana gelirse, çalışanlar etkilerini ve aksamaları en aza indirmek için nasıl tepki vereceklerini bilirler.

Örneğin, bir çalışan iş yerinde yaralanırsa, yaralanmasını daha da kötüleştirmemek için önce tıbbi yardım alması gerektiğini bilir. Ayrıca olayı bir olay bildirim formu aracılığıyla mümkün olan en kısa sürede bildirmeleri gerektiğini de bilirler. Bu, kuruluşun daha geniş güvenlik konularını ele almasını sağlayarak gelecekteki olayların riskini azaltır.

Davranış standartlarını ve beklentileri belirler

Bir el kitabı, çalışanlara hem çalışmaları hem de davranışları açısından kendilerinden ne beklendiğinin net bir şekilde anlaşılmasını sağlar. Ortak hedefleri belirlemek için tek bir yetkili belgenin kullanılması, herkesin aynı hedeflere doğru çalıştığı olumlu bir çalışma ortamını teşvik eder.

Ayrıca, bir kılavuz, tüm çalışanların aynı fikirde olması için kuruluşunuzun misyonunu ve değerlerini iletmenin başka bir yoludur. Bu, çalışanların işlerinin bağlamını ve bunun daha büyük resme nasıl katkıda bulunduğunu anlamalarına yardımcı olarak bir takım çalışması duygusu yaratır.

Politikalarınızı ve prosedürlerinizi belirlemek, gerekli disiplin işlemleri için de bir temel sağlar. Bir el kitabı, politika ihlallerini ele almak için atılacak adımları özetleyerek yöneticilerin potansiyel olarak zor durumları daha etkin bir şekilde ele almalarını sağlayabilir.

Örneğin, bir çalışan sürekli olarak işe geç kalıyorsa, bir yönetici hemen disiplin cezası vermek yerine sorunu önce onlarla tartışması gerektiğini bilir. Çalışanla konuşmak, zamanında gelmekte neden güçlük çektiklerini belirlemeye yardımcı olabilir. Yönetici daha sonra sorunu çözmek için çalışanı destekleyebilir.

Uyumluluğu geliştirir

Bir politika ve prosedürler kılavuzu, işletmeniz için geçerli olan tüm yasa ve düzenlemeleri ele almak için en iyi yerdir. Bunlar, ayrımcılıkla mücadele mevzuatını, kayıt tutma gerekliliklerini ve işyeri sağlık ve güvenlik düzenlemelerini içerebilir.

El kitabınızda, ilgili tüm yasalara uygun politikalar ve prosedürler oluşturabilirsiniz. Çalışanlar bu politika ve prosedürleri ve neden var olduklarını anladıklarında, onları takip etme olasılıkları daha yüksektir. Bu, kurumsal uyumluluğun geliştirilmesine yardımcı olur.

Geliştirilmiş uyumluluk, çalışanlarınızın güvenliğini sağlayarak iş yeri kazası riskini azaltır. Ayrıca, para cezaları gibi cezalarla sonuçlanabilecek uyumluluk ihlalleri riskini de azaltır.

İşe alıştırmayı ve eğitimi kolaylaştırır

Bir kılavuz ayrıca işe alım ve eğitim süreçlerinizi de kolaylaştırır.

Yeni çalışanlar genellikle ilk birkaç haftalarında aşırı bilgi yüklemesi yaşarlar. Bir kılavuz, kuruluşu tanımalarına yardımcı olmak için işe alım materyallerine dahil edilebilecek mükemmel bir kaynaktır. Yeni personeli öncelikli politika ve prosedürlere yönlendirebilirsiniz ve geri kalanını kendi hızlarına göre okuyabilirler.

İş gücünüze bir kılavuz sağlamak, çalışanların eğitim süresini de azaltır. Çalışanlar, her bir politika ve sürecin tüm ayrıntılarıyla ilgili tekrar eden eğitim oturumları sağlamak yerine, ihtiyaç duyduklarında kılavuza başvurabilirler.

Kullanıcı Dostu Bir Politika ve Prosedür El Kitabı Nasıl Oluşturulur

İlk araştırmanızı yapın

Etkili bir prosedür kılavuzu oluşturmak ancak sağlam araştırmalarla mümkündür. Ne tür politika ve süreçleri dahil etmeniz gerektiğini değerlendirerek süreci başlatın. En çok hangi departmanları kullandıklarını öğrenmek ve çalışanlarının yaşadığı sorunları anlamak için her departmanla konuşun. Bu ayrıca, kılavuzunuzda ele almanız gereken bilgi eksikliklerini belirlemenize de yardımcı olur.

Her küçük prosedürün el kitabınızda olması gerekmez. Departman veya ekipler, örneğin ekip üyelerinin ne zaman ara vereceklerini ayarlamak gibi, zaman içinde doğal olarak gelişen günlük gayri resmi süreçleri kullanabilir.

El kitabınız, kapsamlı olmakla ezici olmamak arasında bir denge kurmalıdır. Güvenli bir çalışma ortamı yaratmak için tasarlanmış olanlar gibi çok önemliyse bir süreci dahil edin. Yazılı hale getirmek bir süreci önemli ölçüde iyileştirecekse, onu da dahil edin.

Örneğin, karmaşık, rutin veya yakın zamanda güncellenen prosedürler genellikle yazılı olmaktan yararlanır. Ayrıca, büyük ölçüde kurallara dayalı veya tutarlılık gerektiren tüm süreçleri el kitabınıza koymak iyi bir fikirdir.

bir takım oluştur

Bir kılavuz oluşturmak genellikle tek kişilik bir işten daha fazlasıdır. Kılavuzun her bir bölümünü oluşturmaya yardımcı olacak bir ekip oluşturmak yararlıdır. Her departmandan sözcüleri dahil edin ve temsil edilen bir dizi deneyim ve uzmanlık olduğundan emin olun.

Ardından, içeriği araştırmak ve yazmak, kılavuzu düzenlemek ve düzenli olarak gözden geçirmek dahil olmak üzere çeşitli görevlerde yardımcı olmaları için kişiler atayabilirsiniz.

içeriği araştır

Daha sonra politikaların içeriğini araştırmanız gerekir. Günlük işlerinde her süreci kullanan işçilerle konuşun. Ayrıca, son derece teknik veya yasal politikalar ve prosedürlerle ilgili olarak konunun uzmanlarından tavsiye almalısınız.

Bu adımın önemli bir kısmı, işletmeniz için geçerli olan ilgili yasa ve düzenlemeleri anlamaktır. Uyumluluk yükümlülükleriniz hakkında şirket içi veya şirket dışı yasal tavsiye alın. Bu bilgiler, uyumlu politikalar ve prosedürler geliştirmenizi sağlar.

içeriği tasarla

Hazırlığınızın ardından artık kılavuzunuz için politika ve prosedürleri yazabilirsiniz. Bu bölümleri yazarken bu noktaları göz önünde bulundurun.

• Her politika veya süreç, referans kolaylığı için bir başlık içermelidir . Örneğin, “Geceleme seyahat politikası”.

• Politikanın açıklamasını ekleyin. Ne yapmak için tasarlandı? Örneğin, "Bu politika, potansiyel olarak toksik maddelerle çalışırken tüm çalışanların izlemesi gereken güvenlik prosedürlerini belirler."

• Her politikanın başında amacını açıklayın . Örneğin, bir sağlık ve güvenlik politikasının amacı "tüm çalışanlara mümkün olan en güvenli çalışma ortamını sağlamak" olabilir. Çalışanlar bir politikanın arkasındaki amacı anladıklarında, onu destekleme olasılıkları daha yüksektir.

• Politikanın kapsamını ve kime uygulanacağını tanımlayın. Tüm çalışanlar, bir departman veya belirli iş görevleri olan bir grup çalışan için geçerli mi? Ayrıca, politika veya süreçle ilgili olası muafiyetleri veya hariç tutmaları da belirtmelisiniz.

• Politikayı uygulamaktan ve muafiyetleri onaylamaktan kimin sorumlu olduğunu belirleyin. Bu, İK gibi bir departman veya itfaiye müdürü gibi belirli bir kişi olabilir. Örneğin, işyeri tacizini ele alırken kılavuz, bir çalışanın yardım almak veya resmi bir şikayette bulunmak için kime gidebileceğini belirlemelidir.

• Prosedürel adımları olabildiğince kısa ve öz bir şekilde birer birer yazın .

• Ekip üyelerinizin politikayı veya prosedürü anlamalarına yardımcı olacak faydalı belgelere bağlantılar ekleyin . Bunlara formlar, şablonlar, mevzuat veya ilgili politikalar ve prosedürler dahildir. Dijital bir kılavuza dahili bağlantılar eklemek, çalışanların bölümler arasında kolayca gezinmesine yardımcı olur.

• Gerekirse, bir politikanın sonunda çalışanlara daha fazla destek sağlayın . Politika veya prosedür hakkında daha fazla bilgi edinmek için veya bir soruları olursa nereye gidebilirler? Bu başka bir kaynak, bir kişi veya departman olabilir.

İçeriği düzenleyin

İçeriğinizi aldıktan sonra, onu bir kılavuzda birleştirmeniz gerekir. Daha geniş, daha büyük resim bölümleriyle liderlik etmek genellikle iyi bir yaklaşımdır.

Örgüt kültürü, şirket misyonu ve genel İK politikası daha geniş konulardır. Kılavuz, daha sonra ödeme prosedürleri veya kıyafet kuralları ile ilgili olanlar gibi daha spesifik politika ve prosedürleri ele alabilir.

İçeriğinizi düzenleyerek, kullanıcıların kılavuzda kolayca gezinmesine yardımcı olan mantıksal olarak yapılandırılmış bir içindekiler tablosu oluşturabilirsiniz.

Taslağı gözden geçirin ve kesinleştirin

Kılavuzu sonlandırmadan önce, hakkında geri bildirim almak önemlidir. Kılavuzdan sorumlu daha geniş ekip, ilk içgörülerini verebilir, ancak yönetimden de girdi almalısınız. Politikayı uygulamaktan veya süreci denetlemekten sorumlu kişi veya departmana da danışmalısınız.

Teknik ve yasal bölümlerin doğru olduğunu doğrulamak için konu uzmanlarınıza geri dönün. El kitabınızın anlaşılmasının ne kadar kolay olduğunu öğrenmek için birkaç çalışandan okunabilirlik konusunda geri bildirim de alabilirsiniz.

Kılavuzda son haline getirmeden önce prosedürlerinizden bazılarını, özellikle de yenilerini test etmek isteyebilirsiniz. İlgili ekip veya departmana prosedürleri uygulatın ve herhangi bir sorun hakkında geri bildirimde bulunun. Bu, kılavuzu şirket genelinde kullanıma sunmadan önce gerekli değişiklikleri yapmanızı sağlar.

İçeriği sonlandırdıktan sonra, son sürümü onaylamak için liderlikten onay alın.

Çalışanlarınıza dağıtın

Ardından, kılavuz etrafında çalışan farkındalığı oluşturmak önemlidir.

Kılavuzun tüm ekip üyeleri tarafından kolayca erişilebilir olduğundan emin olun. İntranetinize bir bağlantı ekleyin, dahili bilgi bankanız aracılığıyla kullanılabilir hale getirin ve işe alıştırma ve eğitim programlarınıza dahil edin. Çalışanlara kılavuza nasıl erişebileceklerini bildirmek için şirket çapında bir e-posta veya bildirim gönderin.

Dijital bir kılavuz oluşturmak, politikaları ve prosedürleri güncellemeyi kolaylaştırır. Çalışanları kılavuzdaki bir değişiklikten haberdar etmek için bildirimler göndererek çalışanların en son sürüme erişmesine yardımcı olabilirsiniz.

Çalışanlar, örneğin şirketin intraneti veya bilgi tabanı aracılığıyla genellikle mobil cihazlarında dijital bir kılavuza erişebilirler. Bu, çalışanların herhangi bir zamanda herhangi bir yerden ona başvurmasını sağlayan kullanışlı bir özelliktir.

Bir Kılavuz Oluşturmak İçin En İyi Uygulamalar

El kitabınızı oluştururken aklınızda bulundurmanız gereken birkaç en iyi uygulama daha burada verilmiştir.

Basit, anlaşılması kolay bir dille yazın

El kitabınız ne kadar okunabilir olursa, iş gücünüzün onu anlama ve takip etme olasılığı o kadar artar.

Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:

• Özellikle adım adım talimatlar verirken, yazınızı daha ilgi çekici hale getirmek için aktif ses kullanmak . Örneğin, “form HR'ye gönderilmelidir” (pasif ses) yazmak yerine, “formu HR'ye gönder” (aktif ses) yazın.

• Kılavuzda kullanılan tüm kısaltmaları veya şirkete özgü jargonu açıkça açıklamak . Başlangıçta bir tanımlar veya kısaltmalar bölümü, bunu yapmanın iyi bir yoludur.

• Belgeyi temiz ve tutarlı bir şekilde biçimlendirme. Kısa paragraflar ve madde işaretleri kullanın ve uygun olan yerlerde diyagramlar veya grafikler ekleyin.

Bölümlere öncelik ver

Kılavuzlar, genellikle büyük miktarda bilgi içeren uzun belgelerdir. Nereden başlayacağınızı bilmek bunaltıcı olabilir, bu nedenle önce hangi bölümleri yazacağınıza karar verin.

Başlamak için iyi bir yer, yasaların gerektirdiği veya çalışanlarınız tarafından en sık kullanılan politikalar veya prosedürlerdir. Karmaşık politika ve süreçlerin erken bir aşamada üstesinden gelmek de yararlıdır. Daha sonra el kitabınızın geri kalanını zaman içinde oluşturabilirsiniz.

Düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin

El kitabınız yaşayan bir belge olmalıdır. İşletmenizin veya çalışanlarınızın yasaları veya ihtiyaçları değiştikçe güncellemeniz gerekir. Bu nedenle, ekibiniz kılavuzu düzenli olarak gözden geçirmeli ve gerektiğinde içeriğini güncellemelidir.

Çalışanlara eğitim sağlamak

Yönetime ve çalışanlara, kılavuza ve içeriğine aşina olmalarına yardımcı olmak için eğitim oturumları sunun. Ekip üyeleri kılavuzunuzda ne kadar rahat gezinir ve anlarlarsa, onu kullanma olasılıkları o kadar artar.

Eğitim oturumları, çalışanların kılavuzla ilgili sorularını sormalarına da olanak tanır. Bu eğitim oturumlarını şahsen veya çevrimiçi olarak yürütebilirsiniz; örneğin, personelin kendi hızlarında tamamlayabileceği eğitim modülleri aracılığıyla.

Bir şablon kullanın

El kitabınızın taslağının hazırlanmasına rehberlik edecek politika ve prosedür şablonları oluşturmak, her bölümün tutarlı olmasını ve gerekli tüm bilgileri ele almasını sağlar. Başlangıç ​​noktası olarak, kullanmanız için kullanışlı ve ücretsiz bir şablon hazırladık.

Çalışanlarınız İçin El Kitabınızı Oluşturun

Politikalar ve prosedürler kılavuzu, tüm politikalarınızı ve prosedürlerinizi tek bir yerde tutar ve çalışanların ihtiyaç duydukları bilgileri bulmalarını kolaylaştırır. Politika ve prosedür kılavuzunuzu yazarken ekip üyelerinizi ön planda tutmanız önemlidir. Açık ve okunması kolay olduğundan ve çalışanların çalışmalarıyla ilgili tüm temel bilgileri içerdiğinden emin olun.

Etkili bir el kitabı oluşturmak için, onu araştırmaya ve taslak haline getirmeye zaman ayırmanız gerekir. İş gücünüz için üretkenliklerini artırmaya yardımcı olacak önemli bir referans noktası olacaktır, bu nedenle buna uygun zaman ve çabayı ayırmak isteyeceksiniz. Bir kılavuz, beklenen çalışma standartlarını belirleyerek kuruluşunuzdaki uyumluluğu da artırır. Çalışanlarınızın en iyi performansı gösterebilmeleri için güvenli ve destekleyici bir çalışma ortamı yaratmanıza yardımcı olur.