Restoran Programı Nasıl Yapılır (+ Ekip Verimliliğini En Üst Düzeye Çıkarmak İçin İpuçları)

Hesaplamanız ve dengelemeye çalışmanız gereken birçok farklı faktör ve birbiriyle çelişen öncelikler olduğundan, restoranınız için bir program oluşturmak zor olabilir.

Çalışanlar farklı zamanlarda çalışmak isteyebilir, bazıları izin isteyebilir ve diğerleri daha fazla veya daha az saat isteyebilir. Tüm bunları yönetirken, her vardiyanın dolu olduğundan ve personelinizin olabildiğince üretken olabileceğinden emin olmanız gerekir.

İyi haber şu ki, mükemmel restoran programını oluşturmak bir güçlük olmak zorunda değil. Birkaç ipucu ve püf noktası izleyerek, sürecin oldukça kolay olduğunu göreceksiniz. Bu kılavuzda, bir restoran programının nasıl yapılacağı hakkında bilmeniz gereken her şeyi ele alıyor ve başarı için en önemli ipuçlarımızı sunuyoruz.

Restoran Planlaması Neden Bu Kadar Önemli?

Programlama, herhangi bir restoranın sorunsuz çalışması için kritik öneme sahiptir. Doğru planlamanın işletmenizin gelişmesine yardımcı olabileceği bazı temel yollara daha yakından bakalım.

Her vardiyanın kapsandığından emin olun

Restoran işinde, yoğun bir vardiya sırasında personel yetersizliğinden daha kötü çok az şey vardır. Siparişler daha uzun sürer, çalışanların morali bozulur ve müşterilerin kötü bir deneyim yaşama olasılığı daha yüksektir.

Planlamanın ana faydalarından biri , her vardiyada her rolün kapsanmasını sağlamasıdır . Herhangi bir vardiya için kaç hat şefine, otobüs personeline ve bekleme personeline ihtiyacınız olduğuna karar verebilir, ardından her vardiyada çalışması için doğru çalışanları atayabilirsiniz.

Bir seferde tüm bir hafta için programlar oluşturursanız, restoranınızın önümüzdeki günlerde tamamen dolu olacağını bilerek kendinizi güvende hissedebilirsiniz.

Çalışanların üretkenliğini en üst düzeye çıkarın

Restoran çalışanlarının mümkün olduğunca verimli olabilmesi için bir ekip olarak çalışması gerekir. Birbirinin yerini dolduran garsonlara ve çalışma tarzları örtüşen şeflere ihtiyacınız var.

Programlama, size hangi çalışanların birlikte ve ne sıklıkta çalışacağına karar verme fırsatı verir. Birlikte iyi çalışan çalışanlar daha mutlu ve daha üretken olma eğilimindedir, bu da daha iyi bir müşteri deneyimine ve daha fazla gelire yol açabilir.

İşi çalışanlar arasında eşit olarak dağıtın

Restoran endüstrisinde, bazı vardiyaların bekleme personeli için diğerlerinden daha iyi olduğu iyi bilinir. Örneğin, lüks bir restoranın hafta içi öğle yemeği sırasında hafta sonu geceleri tıklım tıklım dolu olma olasılığı çok daha yüksektir. Daha yoğun vardiyalar daha fazla bahşiş anlamına gelir, bu nedenle çalışanlar genellikle bu kazançlı vardiyalardan alabildiği kadar çok ister.

Her çalışanın eşit vardiya dağılımına sahip olmasını sağlamak için programları oluştururken bunu dikkate alabilirsiniz. Bu şekilde, çalışanların her hafta boyunca aşağı yukarı eşit bahşiş kazanma şansları olur. Kendilerine bu şekilde adil davranıldığını hisseden çalışanların restoranınızda çalışmaktan keyif alma olasılıkları çok daha yüksektir.

İşçilik maliyetlerinden tasarruf edin

Her vardiyanın kapsandığından emin olmak önemli olsa da, ihtiyacınız olmayan işçilik için ödeme yapmak istemezsiniz. Bu, fazla istihdamı ortadan kaldırmak ve fazla mesaiyi mümkün olduğunca azaltmak anlamına gelir.

Planlama yazılımı ile her vardiyada ihtiyaç duyulan kapsamı tahmin edebilir ve uygun sayıda çalışanı programlayabilirsiniz. Ayrıca, her çalışanın bir hafta boyunca kaç saat programlandığını izleyebilir ve fazla mesai saatlerini azaltmak için ayarlamalar yapabilirsiniz.

Restoran Çalışan Planlaması Nasıl Çalışır?

Restoran çalışanı planlaması, yöneticilerin işletmenin operasyonel ihtiyaçlarını ve en yoğun zamanlarını ve ayrıca çalışanların müsaitlik durumunu, becerilerini ve vardiya tercihlerini belirlemesiyle başlar. Yöneticiler daha sonra, genellikle kalem ve kağıt, çevrimiçi bir elektronik tablo veya dijital bir personel planlama aracı kullanarak bu faktörleri hesaba katan bir program oluşturacaktır .

Programlar daha sonra gerektiğinde değişiklik talep edebilecek çalışanlarla paylaşılır. Yöneticiler, zamanlama çakışmalarını ve yetersiz veya fazla personel çalıştırma gibi sorunları önlemek için vardiyaları gerektiği gibi güncelleyecektir. Hem yöneticilerin hem de çalışanların, programları etkileyebilecek devamsızlıklar konusunda özellikle esnek ve iletişimsel olmaları gerekir.

Çoğu restoran işletmecisi için çalışan programları oluşturmanın en iyi yolu, özel personel planlama yazılımı kullanmaktır. Bu, her günü vardiyalara ayırmanıza ve bu vardiyalara hangi çalışanlarınızın atanması gerektiğine karar vermenize olanak tanır.

Connecteam gibi bazı planlama platformları, programları oluşturmak için bir sürükle ve bırak arabirimi sunar. Bu yararlıdır, çünkü bir başlangıç ​​programı oluşturabilir, ardından vardiyaları ve çalışanları takviminizde hareket ettirerek değişiklikler yapabilirsiniz. Ayrıca bir programı bir haftadan diğerine çoğaltabilirsiniz, bu da restoranınızın personel ihtiyaçları nispeten tutarlıysa zaman kazandırır.

Tabii ki, yine de her vardiya için hangi kapsama ihtiyacınız olduğunu bilmeniz gerekiyor. Bu bilgiler genellikle kendi deneyimlerinize dayanmaktadır, bu nedenle restoranınızda en yoğun günlerin ve saatlerin neler olduğunu düşünün ve oradan gidin. Gelecekteki programlarınızda gerektiğinde ayarlamalar yapabilmek için her gün personelinizin kalitesi hakkında notlar almak da iyi bir fikirdir.

Personel Takvimi Nasıl Oluşturulur

Artık restoran planlamasının temellerini öğrendiğinize göre, restoran programı nasıl yapılır konusuna geçelim. Bunu 6 adıma ayıracağız.

1. Adım: Vardiyalarınızı düzenleyin

Bir restoran çalışan programı oluşturmanın ilk adımı aynı zamanda en karmaşık olanıdır. Hangi vardiyalara ihtiyacınız olduğuna ve her vardiyanın kapsayacağı saatlere karar vermelisiniz.

Bir sonraki bölümde en yaygın restoran vardiya programlarından bazılarını açıklayacağız. Birçok restoran işletmecisi, 4 ve 8 saatlik vardiyaların bir karışımını kullanır, bazıları 12 saatlik vardiyaları kullanır ve diğerleri saat başı planlar.

Hangi vardiya yapısını kullanırsanız kullanın, vardiya düzeninizi haftadan haftaya aynı tutmak genellikle yararlıdır. Bu, çalışanlar için kafa karışıklığını azaltır ve planlama sürecini basitleştirir.

Ayrıca restoranınızdaki her görev için kaç çalışana ihtiyacınız olduğuna da karar vermelisiniz. Yani, mutfakta kaç kişiye ihtiyacınız var? Kaç personel bekliyor? Kaç kişi ve kaç otobüs personeli?

Bunu doğru yapmak biraz deneme yanılma gerektirir. Varsa geçmiş programlarınızı gözden geçirin ve belirli bir gün ve saatte restoranınızın genellikle ne kadar meşgul olduğunu düşünün. Fazladan müşteri getirebilecek tatilleri düşünmeyi unutmayın.

2. Adım: Programınızın uzunluğuna karar verin

Bir program yapmak için oturduğunuzda, muhtemelen aynı anda bir günden fazla vardiya planlayacaksınız. Aksi takdirde, her gün program oluşturmak için zaman harcamak zorunda kalacaksınız ki bu pek verimli olmaz.

Ancak kaç gün için program yapmalısınız?

Birçok restoran için cevap, her seferinde 2 haftadır . 2 haftalık vardiyaları yayınlamak, çalışanların ileriyi planlamasını sağlar, ancak aynı zamanda geleceğe çok fazla eğilmez. İki haftada bir programla, her yıl 26 program oluşturmanız ve yayınlamanız gerekir.

Bazı restoran işletmecileri aylık programlar oluşturmayı tercih eder. Bu, her yıl yapmanız gereken program sayısını 12'ye düşürür. Ancak, çalışanlar bir veya daha fazla ayı planlamakta zorlanabilirler. Bu, daha fazla son dakika mola talebiyle ve hatta gelmemeyle sonuçlanabilir.

Haftalık programlar da bir seçenektir. Haftalık bir programdaki vardiyalar hemen köşede olduğundan, çalışanların beklenmedik izin süreleri veya işe gelmelerini engelleyen başka sorunlar yaşama olasılığı daha düşüktür.

Bununla birlikte, çalışanların hayatlarını haftalık bir program etrafında planlamaları zor olabilir ve bu da morallerinin düşmesine neden olabilir. Bir restoran müdürü olarak vardiyaları bir hafta önceden planlamak da stresli olabilir.

3. Adım: Taslak bir program oluşturun

Tüm programınız boyunca vardiyalarınızı belirledikten sonra vardiyalara çalışan eklemeye başlayabilirsiniz. Bu aşamada kaba bir taslak oluşturuyorsunuz, bu nedenle fazla mesaiyi en aza indirme veya her çalışan için saatleri dengeleme konusunda çok fazla endişelenmeyin. Amaç, tüm vardiyalarınızı basitçe doldurmaktır.

Önceki 2 haftalık bir döneme ait bir programınız varsa, taslak programınızı oluşturmak için bunu çoğaltabilirsiniz.

4. Adım: Programınıza ince ayar yapın

Artık tüm vardiyalarınızı doldurduğunuza göre, biraz ince ayar yapma zamanı.

İlk olarak, tüm vardiyaların uygulanabilir olup olmadığını iki kez kontrol edin. Bir vardiyaya atadığınız her çalışan, atanan rolünü yerine getirmek için nitelikli olmalıdır. Ayrıca planladığınız vardiyaların çalışanların izin talep ettiği saatlerle çakışmadığını da kontrol etmelisiniz.

Ardından, her çalışanın atandığı saatleri sayın. Her birinin kabaca tipik olarak çalışmayı planladıkları saat sayısına sahip olmaları gerekir. Herhangi bir çalışan fazla mesai için planlanmışsa, fazla mesai maliyetlerinizi en aza indirmek için onları vardiyalarda değiştirmek isteyebilirsiniz.

Son olarak, her bir çalışana atadığınız vardiyaların dengeli olup olmadığını kontrol edin. Yani, her çalışanın kendisine atanan yaklaşık olarak aynı sayıda kazançlı vardiyası (hafta sonu akşamları gibi) olmalıdır. Bu, tek bir program içinde mümkün değilse, her program oluşturduğunuzda hangi çalışanların daha uygun bir program alacağını değiştirdiğinizden emin olun.

5. Adım: Programınızı yayınlayın

Programınız hazır olduğunda, onu yayınlayabilir ve çalışanlarla paylaşabilirsiniz.

Programınızı en azından programın uzunluğu kadar önceden yayınlamak iyi bir fikirdir. Yani, iki haftalık programlar oluşturuyorsanız, her yeni programı 2 hafta önceden yayınlayın . Aylık programlar için bir ay önceden yayınlayın.

6. Adım: Ayarlamalar yapın

Kaçınılmaz olarak, yeni programı yayınladıktan sonra çalışanlar değişiklik isteyecektir. Değişiklikleri barındırmanın birkaç yolu vardır.

İlk olarak, onayınız ile çalışanların birbirleriyle vardiya değiştirmesine izin verebilirsiniz . Vardiya değiştirme, ayarlamalar için görece kolay bir seçenektir, çünkü her vardiyanın kapsandığından emin olunmasına yardımcı olabilir ve hangi değişikliklerin onlar için işe yarayacağına karar vermeyi çalışanlara bırakır.

Başka bir seçenek de bir çalışanı vardiyadan çıkarıp açık bırakmaktır. Nitelikli herhangi bir çalışan, onayınızı alarak açık vardiyayı talep edebilir. Bu, onları almak için fazladan saat isteyen çalışanlar için bir yol sunar.

Son dakika program değişiklikleri için, programı değiştirdikten sonra nelerin değiştirildiğini bildirmek için çalışanları mümkün olan en kısa sürede aradığınızdan veya onlara mesaj attığınızdan emin olun.

Restoran Çalışma Programı Türleri

Restoranınız için en uygun programı oluşturmakta özgürsünüz, ancak çoğu restoran işletmecisi birkaç ortak program yapısı üzerinde birleşti.

sabit vardiya

Sabit vardiyalarda, çalışanlar her hafta aynı programda çalışır. Bu avantajlı olabilir çünkü planlamayı kolaylaştırır ve çalışanlarınız tutarlı ekipler halinde çalışır.

Sabit vardiyaların dezavantajı, çok esnek olmamalarıdır. Yoğun dönemlere uyum sağlamayı zorlaştırabilirler. Ayrıca, bazı çalışanların diğerlerine göre tekrar tekrar daha kazançlı vardiyalarda çalıştığı dengesiz programlara da yol açabilirler.

Dönen vardiyalar

Dönen vardiyalarla, bir çalışanın programı haftadan haftaya değişir. Genellikle, vardiyalar öngörülebilir bir modelde döner. İşte en yaygın dönüşümlü vardiya programlarından 3 tanesi:

5-2-2-5 programları

5-2-2-5 programı, çalışanların 5 gün çalışmasını, 2 gün izin yapmasını, 2 gün çalışmasını ve ardından 5 gün izin yapmasını gerektirir. Vardiyalar tipik olarak 12 saattir, ancak 8 saatlik ve 4 saatlik bloklara da bölünebilir.

2-2-3 programları

2-2-3 vardiya programları genellikle 7/24 açık olan restoranlar tarafından kullanılır. Çalışanlar 2 gün çalışıyor, 2 gün izin yapıyor ve ardından 3 gün çalışıyor. Ertesi hafta 2 gün izin, 2 gün çalışma ve ardından 3 gün izin çalışıyorlar. Vardiyalar genellikle 12 saattir.

5-4-9 programları

5-4-9 programları, haftanın 5 günü açık olan birçok restoran tarafından kullanılmaktadır. Çalışanlar bir hafta boyunca günde 4 9 saat ve günde 1 8 saat, sonraki hafta 4 gün 9 saat ve 1 gün izinli olarak çalışmaktadır.

Bölünmüş vardiyalar

Uzatılmış bir mola ile bölünen herhangi bir vardiya, bölünmüş vardiya olarak bilinir. Çalışanların öğle yemeği saatlerinde çalışıp, birkaç saat izin alıp akşam yemeği servisine dönmesi için kullanılabilirler.

Bölünmüş vardiyalar, restoran trafiğinin yavaş olduğu zamanlarda çalışanların çalışmak için harcadıkları zamanı azaltır. Ancak, çalışanların sağlıklı bir iş-yaşam dengesi kurmasını zorlaştırabilirler. Kaliforniya da dahil olmak üzere bazı eyaletlerde, bölünmüş vardiyalarda çalışan çalışanlar ekstra tazminat alma hakkına sahiptir.

Restoran Planlama İpuçları

İşte restoranınızın her zaman uygun personele sahip olduğundan emin olmanıza yardımcı olacak en iyi 5 ipucumuz.

Zamanlama politikaları belirleyin

Temel bir zamanlama politikası seti oluşturun ve bunlara bağlı kalın. Bu, programları ne kadar önceden yayınlayacağınızı ve çalışanların ne kadar önceden izin talebinde bulunmaları gerektiğini içerebilir.

Programlama politikalarınız ayrıca her çalışan için minimum saat belirlemeyi veya belirli vardiyaları yüksek trafik olarak belirlemeyi (ve dolayısıyla ipuçları için daha iyi) içerebilir.

Zaman aşımı isteklerini onurlandırın

Çalışanlar izin talep ederse, bu istekleri yerine getirmek için elinizden gelen her şeyi yapın. Meşgul olsanız bile, çalışanların tükenmişlik yaşamasını istemezsiniz. Mola taleplerinin reddedildiğini bulan çalışanların başka bir yerde iş arama olasılığı da daha yüksektir.

Vardiya hatırlatıcıları gönder

Otomatik vardiya hatırlatıcıları, işe gelmemeyi azaltmada uzun bir yol kat edebilir. Bunlar, çalışanların mobil cihazlarına gönderilen bir kısa mesaj veya push bildirimi kadar basit olabilir.

Çapraz tren çalışanları

Eksik personel sayısını azaltmak için bir yaklaşım, çalışanlarınızı çapraz eğitmektir. Örneğin, bir karşılama görevlisini masaları beklemesi için çapraz eğitebilirsiniz. Bu şekilde, restoranınız özellikle meşgul olduğunda veya bekleme personelinizden biri işe gelmediğinde devreye girebilirler.

Çalışanlarınız birden fazla pozisyonu doldurmak için ne kadar çapraz eğitim alırsa, oluşturduğunuz her programda o kadar fazla fazlalık oluşturulur .

Veri topla

Her günün sonunda, personelinizin gerçekte ihtiyaç duyduğunuz teminat miktarına kıyasla nasıl olduğuna dair notlar alın. Belirli bir vardiya sırasında sürekli olarak yetersiz veya fazla personel alıyorsanız, bu durum verilerinizde görünecektir. Daha sonra programınızı buna göre ayarlamak için bu verileri kullanabilirsiniz.

Restoran Planlama En İyi Uygulamaları

Birkaç en iyi uygulamayı izlemek, daha iyi programlar oluşturmanıza, çalışanlarınızı mutlu etmenize ve işletmenizin gelirini en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olabilir.

Zamanlama yazılımı kullanın

Restoran programları oluşturmak için kalem ve kağıt ya da Google E-Tablolar veya Microsoft Excel gibi dijital elektronik tabloları kullanmak mümkün olsa da, bu seçenekler zaman alıcıdır ve hataya çok açıktır.

Öte yandan, Connecteam gibi planlama yazılımları, program oluşturmak için gereken süreyi önemli ölçüde azaltabilir. Ayrıca, yetersiz veya fazla personel istihdamına yol açabilecek zamanlama çakışmalarını ve hataları ortadan kaldırmanıza da yardımcı olur.

En iyi seçenekler, hızlı ve basit program oluşturma için sezgisel bir sürükle ve bırak arabirimi, açık vardiya oluşturma yeteneği ve çalışanları niteliklere, tercihlere ve daha fazlasına göre planlama seçeneği sunacaktır.

Önceden planlamak

Programınızı, bu programdaki ilk vardiyadan çok önce oluşturun ve yayınlayın. Bu, çalışanlara yeni programı planlamak için zaman verir. Çalışanların bir vardiya için kendilerine bakacak birini bulması gerekiyorsa, yerine birini bulması birkaç gün alabilir.

Bir yedekleme sistemi oluşturun

Hatalar ve acil durumlar olur ve olduklarında hazırlıklı olmak önemlidir. Belki bir çalışan vardiyaya gelmez ya da restoranınız beklediğinizden çok daha yoğun bir akşam geçirir. Nedeni ne olursa olsun, şu anda çalışmayan çalışanlardan destek almak için bir sisteminizin olması önemlidir.

Bunu başarmanın bir yolu, çalışanlara çağrıda bulunmaları, yani bir an önce işe gelmeye hazır olmaları için indirimli bir ücret ödemektir.

Alternatif olarak, kısa sürede işe gelmeyi kabul eden çalışanlara bir buçuk süre teklif edebilirsiniz. Bu, onlara normal saatlik ücretlerinin 1,5 katı kadar ödeme yaptığınız anlamına gelir.

Çalışanlarla iletişim kurun

Çalışanlarınızla zamanlama hakkında ne kadar çok iletişim kurarsanız, o kadar az zamanlama sorunuyla karşılaşırsınız. Onlarla programları, müsaitlikleri ve vardiya tercihleri ​​hakkında düzenli olarak yüz yüze veya e-posta ya da kısa mesaj yoluyla konuşun.

Ayrıca, yeni bir program oluşturmadan önce çalışanlara herhangi bir izin talebi göndermelerini hatırlatın. Ayrıca çalışanlara ne zaman yeni bir program bekleyeceklerini ve bir program yayınlandıktan sonra ortaya çıkan sorunları nasıl çözeceklerini bildirmelisiniz.

Çözüm

Restoranınızın programının, çalışanlarınızı mutlu tutarken, restoranınızın her zaman düzgün bir şekilde donatılmasını sağlaması gerekir. Bir program oluşturmak, vardiyalarınızı düzenlemeyi, işi çalışanlar arasında eşit bir şekilde dağıtmayı ve gerektiğinde ayarlamalar yapmayı gerektirir.

İlk başta bir program oluşturmak göz korkutucu görünse de, pratik yaptıkça süreç kolaylaşıyor. Bu makalede paylaştığımız en önemli ipuçlarını izleyerek ve özel planlama yazılımı kullanarak harika bir restoran programı oluşturmanın çocuk oyuncağı olduğunu göreceksiniz.

Daha fazla bilgi için işletmeniz için doğru aracı bulmak üzere en iyi restoran planlama yazılımı kılavuzumuza göz atın.

Connecteam'i bugün ücretsiz kullanmaya başlayın!

SSS

Bir restoran programı oluşturmak için Excel'i kullanabilir miyim?

Bir restoran çalışan programı oluşturmak için Excel'i kullanmak mümkün olsa da, bu iyi bir fikir değildir. Excel'de vardiyaların izini kaybetmek ve daha sonra işinize zarar verebilecek zamanlama çakışmaları oluşturmak kolaydır. Bunun yerine, Connecteam gibi özel bir planlama yazılımı kullanmanızı öneririz.

Restoran personelinin nasıl programlanacağını nereden biliyorsunuz?

Gün boyunca restoranınızda kaç çalışana ihtiyacınız olduğuna karar vermek zor olabilir. Planlanan kapsamınızın, restoranınızın ne kadar meşgul olduğuyla karşılaştırıldığında nasıl olduğu hakkında notlar almak iyi bir fikirdir. Zamanla, vardiyaları nasıl planlayacağınıza karar vermek için kullanabileceğiniz birçok veriye sahip olacaksınız.

Daha Fazla Harika Makaleyi Doğrudan Posta Kutunuza Almak İster misiniz? Abone olun