Harika Bir Dönen Takvim Nasıl Oluşturulur

Üretim, konaklama ve 7/24 nöbetçi işletmeler genellikle dönüşümlü programları kullanır. Bu sistemde herkes sırayla farklı saatlerde ve farklı günlerde çalışmaktadır.

Dönen programlar, çalışanları istenmeyen vardiyalarda yormak istemediğiniz, ancak kapıları açık tutmak veya üretimi hareket ettirmek için tutarlı bir kapsama ihtiyaç duyduğunuz zamanlar için harikadır. İş gücünüz için işleri adil tutarken birisinin her zaman hazır olmasını sağlarlar. Yeni programları oluşturmak ve başlatmak göz korkutucu olabilir, bu yüzden yardım etmek için buradayız. Dönüşümlü bir programın işletmeniz için doğru olup olmadığını ve tüm ekip için uygun bir programı nasıl oluşturacağınızı öğrenmek için okumaya devam edin.

Dönen Takvim Nedir?

Dönüşümlü çalışma programı, gündüz vardiyası ve gece vardiyası gibi birden çok vardiyaya sahip işletmeler için bir planlama sistemidir. Dönüşümlü bir programda, çalışanlar yalnızca gündüz vardiyasında olduğu gibi tutarlı bir vardiyada çalışmazlar . Bunun yerine, mevcut tüm vardiya sürelerini sırayla alırlar.

Program tekrar eder ve tahmin edilebilir. Ancak haftalık, aylık gibi düzenli bir takvim aralığını takip etmez. Bunun yerine, bir döngüde veya bir dönüşte tekrar eder . Her rotasyon, sabit bir gün sayısıdır ve tüm vardiyaların aralarında mola vererek açılmasına izin verir.

Bu, çalışanların her gün aynı saatlere atandığı ve her hafta aynı izin günlerine sahip olduğu sabit bir programla karşılaştırılır.

Dönen programa bir örnek, 12 saatlik 2 vardiyalı bir üretim tesisi olabilir. Bir gündüz vardiyası ekibi ve bir gece vardiyası ekibi yerine, dönüşümlü bir programla, her çalışan:

• Bir hafta boyunca 12 saatlik gece vardiyasında çalışın.
• Birkaç gün tatil yap.
• Bir hafta boyunca günde 12 saatlik vardiyalarda çalışın.
• Birkaç gün tatil yap.
• Döngüyü tekrarlayın.

Bu, dönüşümlü bir programın yalnızca bir örneğidir. Daha sonra, daha karmaşık ve endüstri ve şirket ihtiyaçlarına özgü diğer dönüşümlü vardiya türlerini tartışacağız.

Dönüşümlü Tarifeleri Kimler Kullanır?

Dönüşümlü programlar özellikle günde 24 saat ve/veya haftada 7 gün açık olan işletmeler için kullanışlıdır. Dönüşümlü programların norm olduğu bazı endüstri örnekleri şunları içerir:

• Acil servisler. Sağlık görevlileri ve polis departmanları, hizmet kesintisi olmamasını sağlamak için genellikle dönüşümlü programları kullanır.
• Ağırlama ve yemek servisi. Oteller, gece geç check-in işlemleri ve konukların güvenliğini sağlamak için 7/24 çalışanlara ihtiyaç duyar. Birçok restoran çalışanı, gece boyunca otellerde, lokantalarda veya arabalı işyerlerinde çalışır.
• imalat . Üretimin devam etmesini sağlamak için üretim ortamlarında dönüşümlü programlar yaygındır.
• Perakende. Benzin istasyonları ve diğer mağazalar, çalışanları için genellikle dönüşümlü programlar kullanır.
• Sağlık hizmeti. Hastaneler, çalışanların her zaman hazır olması gerektiğinden, öncelikle dönüşümlü programları kullanır. Acil bakım tesisleri gibi çalışma saatleri uzun olan diğer sağlık kuruluşları da dönüşümlü programları kullanabilir.
• Çağrı üzerine hizmetler. BT gibi işletmeleri 7/24 destekleyen birçok çağrı üzerine hizmet dönüşümlü bir program kullanır.

Dönen Takvim Nasıl Çalışır?

Dönüşümlü programlar , çalışanlara belirlenmiş bir süre boyunca tüm vardiyaları üstlenme sırası vererek çalışır.

Dönüşümlü bir program için, iş günü farklı vardiyalara bölünür. Bunlar 8, 10 veya 12 saat veya işletmenizin çalışma saatleri için anlamlı olan herhangi bir saat olabilir. Sürekli kapsama sağlamak için çalışanlar ayrıca ekiplere ayrılmıştır.

Ardından, tüm çalışanların belirli bir süre boyunca tüm vardiyalarda eşit çalışmasını sağlayan bir rotasyon modeli oluşturulur .

Bu, bir çalışanın birkaç gece vardiyasında çalıştığı, bir gün izinli olduğu, birkaç gündüz vardiyasında çalıştığı, bir gün izinli olduğu ve ardından birkaç gece vardiyasında çalıştığı anlamına gelebilir. Sonra döngü tekrar eder.

Rotasyonlar her zaman izin günlerini içerecektir. Artı, dönüşümlü programlar genellikle çalışanlara sabit bir programdan daha fazla izin verir. Vardiya düzenine göre değişir, ancak daha uzun vardiyalar çalışanların haftada 40 saate daha hızlı ulaşmasını sağlar.

Program, herkes her vardiyada çalıştıktan ve yeterince izin aldıktan sonra baştan başlar.

Dönen programlar, hiç kimsenin sonsuza kadar sevmediği vardiyalara takılıp kalmamasını sağlar. Ayrıca herkesin en iyi vardiyalarda bir dönüş yapmasını sağlarlar. Zorlu vardiyaları halletmek daha kolay çünkü işçiler yakında onlardan ayrılacaklarını biliyorlar.

Dönüşümlü bir programın oluşturulması biraz zaman alabilir, ancak bir kez yerine getirildiğinde, çalışanlara her zaman tekrar edecek tutarlı bir program sağlar . İşe hazırlanmalarını ve arka arkaya izin günlerini planlamalarını kolaylaştırır.

Dönüşümlü Çalışma Programının Faydaları

Dönüşümlü bir programın hem siz hem de çalışanlarınız için birçok faydası vardır.

Sürekli kapsama sağlar

Dönüşümlü programların en bariz yararı, işletmenizin günün her saati kapsama alanını koruyabilmesini sağlamasıdır.

Halihazırda 7/24 açık değilse işletmenizin daha uzun süre açık kalmasına bile izin verebilir. Veya iş gününe tamamen yeni bir vardiya eklemenizi sağlayabilir.

Adaleti artırır ve ciroyu azaltmaya yardımcı olabilir

Dönüşümlü programlar, vardiyaların eşit dağılımını ve şirketinizde bir adalet duygusunu teşvik eder. Geceler de dahil olmak üzere herkes her vardiyayı sırayla alır , bu da hiç kimsenin her zaman istenmeyen vardiyalarda çalışmak zorunda olmadığı anlamına gelir.

Bu, çalışanlarınızın, özellikle de gece vardiyasındaki çalışanlarınızın işi bırakmasını önlemeye yardımcı olabilir. Çalışma programı kalıpları üzerine yapılan bir araştırma, gündüz vardiyasında çalışan çalışanların bir şirkette yalnızca gece vardiyasında çalışanlardan yaklaşık 4,5 yıl daha uzun süre kaldığını buldu.

Yeni fırsatlar sunar ve katılımı artırır

Bu tür bir program, çalışanların çalışma hayatlarına , onları daha önce hiç çalışmamış olabilecekleri farklı vardiyalara maruz bırakarak çeşitlilik getirir.

Dönüşümlü vardiyalarla çalışanlar ayrıca ekip üyelerini daha iyi tanıyabilir ve işi daha iyi görebilir. Böylece, meslektaşlarına daha bağlı hissedecekler ve kendilerini organizasyonun önemli bir parçası gibi hissedecekler - çalışan bağlılığını artırmada önemli faktörler.

Çoğu zaman, dönüşümlü bir program aynı zamanda iş görevlerinin değiştirilmesi anlamına da gelir. Bu, çalışanlara şirketinizle daha yakın hissetmelerine yardımcı olan yeni zorluklar ve fırsatlar sunabilir.

Bu İlginizi Çekebilir:

Gerçekten işe yarayan 10 çalışan bağlılığı stratejisini paylaşıyoruz.

esnekliği artırır

Doğası gereği, dönüşümlü çalışma programları çalışanlara esneklik sunar. Çalışanlar, farklı zamanlarda çeşitli vardiyalarda çalışarak, kişisel yaşamlarına tipik bir 9'dan 5'e kadar olan programın yapamayacağı bir şekilde uyum sağlamalarını sağlar.

Örneğin, dönüşümlü olarak çalışan bir işçi, hafta boyunca art arda 2 gün izin alabilir. Bu zamanı kişisel işleriyle ilgilenmek veya hafta sonları veya hafta içi gecelerin izin vermediği randevulara katılmak için kullanabilirler.

Moral ve üretkenliği artırır

Dönüşümlü bir programın temel unsurlarından biri , inanılmaz derecede adil olmasıdır . Her çalışan her vardiyada çalışır. İşyerinde algılanan adalet, çalışanların moralini ve üretkenliğini artırmak da dahil olmak üzere çok sayıda fayda sunar.

İşini adil olarak algılayan çalışanlar daha mutlu çalışanlardır. Ve daha mutlu çalışanlar, daha verimli çalışma ve daha iyi müşteri hizmeti sunma eğilimindedir. Ayrıca şirketinizde kalma olasılıkları daha yüksektir ve bu da ciroyu azaltır.

Dönüşümlü Çalışma Programının Zorlukları

Dönüşümlü bir program, her işletme veya ekip için uygun olmayacaktır. Bu tür bir programı düşünürken, şunları aklınızda bulundurun:

İş-yaşam dengesine zarar verebilir

Bu programlar çalışanlara esneklik sunsa da, bu esneklik bazen yalnızca bir yere kadar gider.

Sabit bir programdaki 8 saatlik iş günü, çalışanlara her gün evde özel zaman verir, ancak rotasyondaki 10-12 saatlik vardiyalar , aile rutinlerini veya programlarını etkileyebilir .

Daha uzun vardiya saatleri, çalışanın 10 saatlik 4 gün çalıştıktan sonra haftada 3 tam gün gibi birleştirilmiş izin süresi olduğu anlamına gelir . Bununla birlikte, günlük aktiviteleri kaçırma hissi, iş-yaşam dengesizliğine ve hatta tükenmişliğe yol açabilir.

Vardiya tiplerinin sık sık değişmesi, günlük veya haftalık rutinlere sahip olmayı da zorlaştırıyor. Artı, çocuk bakımı ve ev sorumluluklarını dönüşümlü bir program etrafında yönetmek zor olabilir.

Ek olarak, geleneksel Pazartesi-Cuma programının dışında çalışmak, çalışanın sosyal etkinliklere ve çoğu insan iş dışındayken gerçekleşen önemli etkinliklere katılmasını engelleyebilir.

Hayal kırıklığına yol açabilir

Bazı dönüşümlü çalışma programları, 8 saatlik vardiyaların norm olduğu 12 saatlik vardiyaları getirebilir. Diğerleri gece ve gündüz vardiyalarını değiştirebilir. Bu, programa göre ayarlanması zor olan rutinler ve taahhütler belirleyen çalışanları hayal kırıklığına uğratabilir .

Örneğin, geceleri çalışan biri gündüz vardiyasıyla takas etmekten memnun olabilir, ancak akşam veya gece vardiyaları, dışarıda taahhütleri olan veya yalnızca normal hafta içi saatlerde çocuk bakımı alabilen çalışanlar için anlaşmayı bozabilir.

Sağlık sorunlarına yol açabilir

Gece ve gündüz vardiyaları arasındaki değişiklik, bir çalışanın uyku programını mahvedebilir. Bu, çalışanların acil ve genel sağlığı üzerinde olumsuz bir etkiye sahip olabilir.

Sonuç olarak, dönüşümlü bir programın sağlık sorunları nedeniyle daha fazla çağrıya veya gelmemeye yol açma potansiyeli de vardır.

Çalışanların daha uzun vardiyalarda çalışmasını gerektirebilir

Dönüşümlü programlar, 12 ve hatta 24 saatlik vardiyalar gerektirebilir; bu, iş gücünüz günde 8 saat çalışmaya alışmışsa büyük bir geçiş olabilir.

Bazı sektörlerdeki bazı çalışanlar için günde 12 saat fiziksel olarak çok yorucu olabilir ve sonuç olarak üretkenlik düşebilir.

İzin zamanını programlamayı zorlaştırabilir

Çalışanların ücretli izin (PTO) avantajlarını kullanmalarını istiyorsunuz, ancak dönüşümlü bir programın kesinliği, vardiya değiştirmeyi zorlaştırıyor. Zamanlayıcı olarak, rotasyonları bozmadan istekleri yönetmeniz gerekecek. Küçük değişiklikler, bir kişiyi fazla mesai yapmaya zorlayabilir veya art arda çalıştığı çok fazla gün için izin vermemesine neden olabilir.

Başarılı bir şekilde uygulanması zaman alabilir

Yeni programın başlangıcında bir geçiş dönemi olması muhtemeldir. Değişiklik genellikle çalışanlara zarar verir ve hatta yeni programa hiç uyum sağlayamayan birkaç kişiyi bile kaybedebilirsiniz.

Bununla birlikte, bir kez işe koyulduktan sonra çalışanlar ne bekleyeceklerini her zaman bileceklerdir ve bu, dönüşümlü programları tercih eden yeni adayları çekmenin bir yolu bile olabilir.

Sabit Takvimler ve Dönen Takvimler

Programları değiştirmekle ilgili tüm bu konuşmalardan sonra, bunun yerine neden sabit bir program seçiyorsunuz ya da buna bağlı kalıyorsunuz?

Sabit bir program, herkesin haftadan haftaya aynı kalan tahmin edilebilir saatlere sahip olduğu programdır. Aşağıdaki durumlarda ekibiniz için en iyisi olabilir:

• Sabah 9 – akşam 5 gibi sadece 1 vardiyada açıksınız.
• Halihazırda tüm iş gücünüz için yerleşik tatil günleriniz var. Örneğin hafta sonları veya haftanın belirli bir günü kapalı olabilirsiniz.
• Ekip üyelerinizin kesin müsaitliği vardır ve konuyu zorlamaya değmez.

Dönüşümlü bir program , çalışanların vardiya değiştirdiği ve bir takvim haftasından farklı bir döngüde çalıştığı programdır. Aşağıdaki durumlarda ekibiniz için en iyisi olabilir:

• Bir günde birden çok vardiyanız var ve bazı vardiyalar evrensel olarak diğerlerinden "daha kötü" kabul ediliyor.
• Haftanın 7 günü veya her zaman nöbetçi bir ortamda çalışırsınız.
• Potansiyel çalışanlarınız programa alışkındır veya art arda izin günlerini bir avantaj olarak görür.

Yaygın Dönüşümlü Program Türleri

Şirketiniz ve ekibiniz için en uygun olan özelleştirilmiş bir vardiya programı oluşturabilirsiniz, ancak başlamak için bazı denenmiş ve doğrulanmış sistemleri de kullanabilirsiniz.

4-3 dönüşümlü program

Bu 4 gün açık ve 3 gün kapalı rotasyon. 5 günlük arayla günde 8 saat çalışmak yerine, çalışanlar 4 günlük arayla günde 10 saat çalışıyor. Temel olarak, bu program çalışanların günlük iş yükünü artırır, ancak onlara vardiya blokları arasında 3 günlük bir mola verir.

Dönüşümlü bir programda, 7 günlük kapsama sağlamak için 10 saatlik, 4 günlük rotasyonlar kademelenir . Bu, örneğin işletmeniz 7/24 açıksa tam kapsama sağlamak için 6 ekibe ihtiyacınız olacağı anlamına gelir.

10 saatlik vardiyalar, 7/24 açıksanız ekiplerin çakışacağı zamanlar olduğu anlamına da gelir. Bu, üretkenliği ve yoldaşlığı artırabilir, ancak tamamlanacak yeterli görev yoksa elleri boşta bırakabilir.

Örnek 4-3 dönüşümlü program şablonu

24-48 dönüşümlü program

Bu, 24 saat açık ve 48 saat kapalı bir programdır. Acil servisler gibi nöbetçi çalışanlara güvenen sektörlerde faydalı olabilir. Vardiya değişiminde gelen ve çıkan çalışanlar nedeniyle hizmette çok az kesinti olmasını sağlar.

Bu program türü, hiçbir zaman ara vermeden 1 günden fazla çalışmalarını gerektirmediğinden, şirket dışı taahhütleri ve hatta başka işleri olan çalışanlar için de bir kazanç olabilir.

Örnek 24-48 dönüşümlü program şablonu

Pitman (2-2 3-2 2-3) dönüşümlü program

Bu, 2 gün çalışıp 2 gün izin, 3 gün çalışıp 2 gün izin ve 2 gün çalışıp 3 gün izin olmak üzere 2 haftalık bir rotasyondur .

Bu, özellikle çalışanlar her rotasyonda gece ve gündüz vardiyalarını değiştirirse, çok fazla çeşitlilik sunar. Ayrıca 3 günlük hafta sonları ve hafta ortasındaki izin günlerinin iyi bir karışımını sunar.

Örnek Pitman dönen program şablonu

DuPont dönüşümlü program

Bu, en karmaşıkı olabilir, ancak özellikle 24 saat açık işletmeler için yaratılmıştır . Doğru kullanıldığında, çalışanlara her ay arka arkaya bir hafta izin verir. Bu, mevcut çalışanlar için harika bir avantaj ve yeni adayları çekmenin bir yolu olabilir.

Döngü 12 saatlik vardiyalarla ayarlanır ve şöyle devam eder:

• 4 gece vardiyası
• 3 gün izin
• 3 günlük vardiya
• 1 gün izin
• 3 gece vardiyası
• 7 gün izin

Her takım döngü boyunca farklı zamanlarda döner, böylece her zaman eşit kapsama alanı vardır.

Örnek DuPont dönüşümlü program şablonu

Diğer dönüşümlü vardiya programları türleri

Yukarıdaki programlar en popüler dönüşümlü programlar olarak kabul edilir, ancak birçok varyasyon vardır. Hatta işinize mükemmel uyan kendi işinizi bile oluşturabilirsiniz.

Yararlı bulabileceğiniz diğer bazı zamanlama türleri şunları içerir:

• 4-4. Bu, tek vardiyalı işlerle çalışabilir veya ekipler 4 gün gündüz vardiyası, 4 gün izin, 4 gün gece vardiyası, 4 gün izin vb. arasında geçiş yapabilir.
• 6-4 dönüş. Bu 30 günlük döngü, iş günlerini 3 vardiyaya böler. Her vardiyada herkese ayda 6 gün, aralarında 4 gün izin veriyor.
• 5-3 5-4 5-3. Bu 25 günlük döngüde 5 takıma ihtiyacınız olacak. Birinci vardiyada 5 gün çalışacak, 3 gün izin yapacak, ikinci vardiyada 5 gün çalışacak, 4 gün izin yapacak, üçüncü vardiyada 5 gün çalışacak ve rotasyon tekrarından önce 3 gün izin yapacak.
• Panama programı . Bu, 2-2-3 programının 56 günlük bir varyasyonudur (2 gün çalışma, 2 gün izin, 3 gün çalışma, 2 gün izin, 2 gün çalışma, 3 gün izin). 12 saatlik vardiyalarda 4 ekip gerektirir. Rotasyonun ne kadar uzun olduğu ve işçilerin 28 gün boyunca bir vardiyada (gece vardiyası gibi) ve sonraki 28 gün boyunca ters vardiyada (gündüz vardiyası gibi) çalışması benzersizdir.

Dönüşümlü Bir Takvim Oluştururken Nelere Dikkat Etmelisiniz?

Sabit bir sistem kullanıyorsanız veya onu haftadan haftaya değiştiriyorsanız, dönüşümlü bir program oluşturmak göz korkutucu görünebilir.

Programınızın hem siz hem de ekibiniz için çalıştığından emin olmak için düşünmeniz gereken bazı şeyler şunlardır:

Yoğun saatleriniz

En çok kapsamaya ne zaman ihtiyacınız var? Daha fazla insanın işe girmesini sağlamak için vardiyaların çakışması gereken bir zaman var mı?

Popüler vardiyalar

Dönüşümlü bir vardiya herkese bir dönüş sağlarken, gerçekten eşit olduğundan ve herkesin en iyi vardiyalar için bir şans elde ettiğinden emin olmak sizin işiniz.

Örneğin, bazı restoranlarda Pazar brunch'ı en çok arzu edilen mesaidir. Ancak diğerlerinde, en az arzu edilenidir, bu nedenle Pazar günü gündüz vardiyası, Cuma günü gündüz vardiyasına göre daha az popüler olabilir.

Çalışanların iş rolleri ve kimlik bilgileri

Belki de şu anda çalışanları iş rollerine göre planlıyorsunuz. Örneğin, kasiyerleri yalnızca gündüz vardiyasında çalışacak şekilde ve temizlik ekiplerini yalnızca gece vardiyasında çalışacak şekilde planlayabilirsiniz.

Bu durumda, tüm çalışanlar tüm vardiyalarda çalışmak için gereken becerilere sahip olmadığından, dönüşümlü bir programa geçmek hemen mümkün olmayabilir. Bu, çalışanları herhangi bir vardiyada çalışabilmeleri için eğitmek için harika bir fırsat olacaktır.

Özel becerilere ve referanslara sahip çalışanlarınızı da göz önünde bulundurmalısınız. Sabit programlara sahip olmaları ve rotasyonun dışında bırakılmaları gerekebilir. Örneğin, gece stokunu yapması için bir forklifte ihtiyacınız olduğunu ve yalnızca bir lisanslı forklift operatörünüz olduğunu varsayalım. Bu çalışanın yalnızca gece programında kalması gerekebilir.

Ekip üyesi kullanılabilirliği ve tercihleri

Sabit bir programın ana faydalarından biri öngörülebilirliktir. Ekip üyeleriniz muhtemelen hayatlarını mevcut programlarına göre oluşturmuşlardır ve dönüşümlü bir programa geçişte sorun yaşayabilirler - özellikle hem gece hem de gündüz çalışmak gibi vardiya değiştirecek ekipler için.

Çalışanlarınıza bağlı olarak, çalışmaları istenen yeni vardiyalarda müsait olmayabilirler .

Benzer şekilde, ekip üyelerinizin tercihlerini de göz önünde bulundurmanız önemlidir. Çalışanlarınıza bir anket gönderin veya çalışmayı tercih ettikleri vardiyaları sormak için onlarla sohbet edin. Gündüz vardiyalarından hoşlanıyorlar mı ve gece vardiyasında çalışmak zorunda kalsalar çok memnun olmayacaklar mı? Şu anda bulundukları programın tadını çıkarıyorlar mı? Daha esnek vardiyalarla ilgileniyorlar mı?

Cevaplarına göre, dönüşümlü bir program ekibiniz için uygun olabilir veya olmayabilir.

Bordro bütçeniz

Dönen programlar genellikle çalışanları fazla mesaiye bırakır . Bu, bir çalışanın haftada 40 saatten fazla veya işletmeniz, sektörünüz veya eyaletiniz bu fazla mesaiyi dikkate alıyorsa günde 8 saatten fazla çalıştığında meydana gelebilir.

Dönüşümlü programlar genellikle haftada yaklaşık 40 saate kadar çıkar. Ancak dalgalanan programlarda çalışanlarınızın maaş çekleri, art arda birden çok izin günü olan takvim haftaları için 0 ABD dolarına yakın olabilir veya bir takvim haftası içinde 12 saatlik 6 vardiya çalıştıklarında daha yüksek olabilir.

Dönüşümlü programınızı oluştururken ödeme dönemlerinizi ve eyalet yasalarınızı dikkate alın . Varsa, hangi fazla mesainin gerekli olacağını ve ne zaman gerekli olacağını iyi kavradığınızdan emin olun.

Çalışanlarınızın ayrıca, özellikle her ödeme döneminde eşit sayıda saate alışmışlarsa, herhangi bir yeni fazla mesai veya izin süresinin ücretlerini nasıl etkileyeceğini anlamaları gerekecektir.

Dönüşümlü Takvim Oluşturma ve Uygulama Adımları

1. Adım: Yukarıdaki soruları ve bilgileri değerlendirin, ardından sizin için çalışacak bir program türü seçin

Popüler ve kullanımı kolay bir seçenek oldukları için şablonlu bir programla başlamanızı öneririz. Ekibinizi ve işinizi en iyi siz bilirsiniz, bu nedenle belirli vardiyalarınız ve çalışanlarınız için daha iyi bir düzeniniz varsa özel bir program oluşturmaktan çekinmeyin.

Dönüşümlü bir program seçmek veya oluşturmak için kapsama ihtiyacınız olan saatlere bakın . Halihazırda birden fazla vardiyanız (birinci, ikinci ve üçüncü gibi) var mı? Çalışanların daha uzun vardiyalarda çalışmasına mı ihtiyacınız var yoksa standart 8 saatlik vardiyalar uygun mu?

Mevcut kaynaklarınızı da göz önünde bulundurmalısınız. Örneğin, haftada 7 gün, 3 vardiya halinde çalışan bir üretim şirketinde yönetici olduğunuzu varsayalım. Üretim adımlarını ve mevcut makineleri göz önünde bulundurmanız gerekir.

Çakışan vardiyalar için yeterli makineniz yoksa 4-3 dönüşümlü bir program mantıklı olmaz. 2 adet 12 saatlik vardiyaya geçmeyi veya 8 saatlik vardiyalarla 6-4'ü denemeyi düşünebilirsiniz. Öte yandan, yeterli kaynağınız varsa, 4-3 programı çakışan saatlerde üretimi artırabilir.

Ayrıca ekibinizin tercihlerini de göz önünde bulundurmanız gerekecek. Her ay tam bir hafta izin veren bir DuPont programı onları heyecanlandırır mıydı yoksa her hafta daha fazla hafta içi tatil yapmayı mı tercih ederlerdi?

2. Adım: Vardiya sürelerine ve rotasyonlara göre kaç takıma ihtiyacınız olacağını belirleyin

Seçtiğiniz şablona veya oluşturduğunuz örnek programa bakın ve açık olduğunuz saatlerde tam kapsama sağlamak için gereken dönüşümlü ekiplerin sayısını sayın .

Belki de 7/24 kapsama sağlamak için 24-48 dönüşümlü bir programda çalışmak için 3 ekibe veya 4-3 dönüşümlü bir programda çalışmak için 6 ekibe ihtiyacınız olacak.

Ayrıca, sabit bir programda kalacak tüm çalışanları kendi ekiplerinde gruplandırdığınızdan emin olun. Bu şekilde, temsil edilmeye ve hesaba katılmaya devam ederler.

3. Adım: Ekiplerinizi adlandırın ve çalışanlarınızı onlara atayın

Programınız, kimin hangi takımda ve hangi rotasyonda olduğunu açıkça göstermelidir. Bu, net takım adlarına ihtiyacınız olacağı anlamına gelir. Çalışan gruplarına “Gece Ekibi” veya “İlk Vardiya” demek yerine, her rotasyonda kimin birlikte çalıştığını belirtmek için onlara “A Takımı”, “Ekip B” vb.

Ardından, çalışanlarınızı ekiplerinize atayın. Herkes bir noktada her vardiyada olacağından takımlar aşağı yukarı eşit olmalıdır . Her rotasyon ekibinde hepsinin iyi bir karışımını dahil ederek deneyim düzeylerini ve çalışan türlerini mümkün olduğunca eşit bir şekilde dengeleyin. Tüm ekiplerin de aşağı yukarı aynı sayıda işçiye sahip olduğundan emin olun.

Gece ekibi ve gündüz ekibinin sabit programlarından geçiş yaparken, bu ekipleri rotasyon ekiplerine dönüştürmek yerine, onları ayırın . Her rotasyon takımında herkesten oluşan bir karışımınız olsun. Bu şekilde, çalışanlar birbirlerinin farklı deneyim ve uzmanlıklarından faydalanabilirler.

Adım 4: Yeni programı açıklayarak ve teşvik ederek çalışanlarla iletişim kurun

Programı göndermeye veya paylaşmaya hazır olduğunuzda, çalışanlarınızın programın nasıl çalıştığını ve onlara nasıl fayda sağlayacağını tam olarak anladığından emin olun . Bu, onların gemiye binmelerine ve dönüşümlü bir program üzerinde çalışmak konusunda heyecanlanmalarına yardımcı olacaktır.

Tüm ekibin katıldığı bir toplantı düzenleyebilir, ekip çapında bir e-posta gönderebilir, şirketinizin haber akışında bir güncelleme yayınlayabilir, değişikliği duyuran anlık iletiler gönderebilir veya yeni program hakkında bilgilendirme oturumu düzenleyebilirsiniz.

5. Adım: Programı gerektiği gibi hassaslaştırın ve paylaşmaya devam edin

Programınızdaki ilk tam rotasyondan sonra, vardiya dinamiğinde veya işiniz üzerindeki etkilerinde herhangi bir sorun fark ettiyseniz, ekiplerde veya vardiyalarda ince ayar yapmanız gerekebilir .

Örneğin, ayrı vardiyalarda daha üretken olacağını öğrendiğiniz bazı çalışanları bölmek isteyebilirsiniz. (Belki birlikte iyi çalışmıyorlar veya görevler sırasında birbirlerinin dikkatini dağıtıyorlar.)

Programın kendisine gelince, belki de işletmenizin başlangıçta ayarladığınız saatte bir vardiya değişikliği için çok meşgul olduğunu fark etmişsinizdir. Böylece vardiya değişim süresini 1-2 saat geriye alabilirsiniz.

Çok fazla değişiklik yapmaktan kaçının ve herkesin yeni programa alışması için birkaç rotasyonun gerekebileceğini bilin.

Dönüşümlü programlar tahmin edilebilir hale gelse de, PTO'da veya diğer taleplerde değişiklik olması durumunda düzenli olarak yayınlamanız gerekecektir. Bunu mevcut sisteminizde veya tek bir yerde planlama ve iletişim özelliklerine sahip Connecteam gibi bir uygulama kullanarak yapabilirsiniz.

Dönüşümlü Programlarınızı Connecteam ile Planlayın

Connecteam, bunun gibi karmaşık programların bile stresini azaltmak için tasarlanmış, planlama ihtiyaçlarınız için mükemmel bir çözümdür .

Dönüşümlü programlarınızı oluşturmak için Connecteam'i nasıl kullanabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

vardiya oluşturma

Connecteam'in kullanıma hazır şablonları, program oluşturmayı çocuk oyuncağı haline getirir. İhtiyacınız olan vardiyalara bakın ve en çok işe yarayan şablonu seçin. İhtiyaç duyduğunuz saatlere göre ince ayar yapabilir ve vardiyaları belirli iş sahaları veya iş rolleriyle işaretleyebilirsiniz. Dönen takımları ayırt etmeye yardımcı olması için bunları renk koduyla bile belirleyebilirsiniz.

Ardından, programı gerektiği kadar tekrar edecek şekilde ayarlamak için yineleme işlevini kullanın .

Çalışanları ve görevleri atama

Ardından, çalışanları vardiyalara kolayca atamak için Connecteam'in sürükle ve bırak planlama aracını kullanacaksınız.

Çalışanlar, uygunluk durumlarını doğrudan uygulama içinden not edebilir. Bu şekilde, planlama sırasında herhangi bir çakışma ile karşılaşmazsınız. Connecteam ayrıca, vardiya çakışmaları gibi programla ilgili sorunları otomatik olarak işaretler , böylece bunları yayınlamadan önce düzeltebilirsiniz.

Ayrıca, çalışanların çalışırken kontrol etmeleri için her vardiyaya görev listeleri ekleyebilirsiniz . Bu listeler, vardiya sorumluluklarındaki küçük farklılıklara dair birkaç hatırlatmaya ihtiyaç duyan yeni vardiyadaki kişiler için özellikle yararlı olabilir. Örneğin, hiç kimsenin uygun prosedürü unutmaması için her gece vardiyasına kapanış kontrol listeleri ekleyebilirsiniz.

Programın paylaşılması ve çalışanlarla iletişim kurulması

Connecteam , programı yayınladığınızda doğrudan çalışanların cihazlarına gönderir . Fiziksel bir programı geçirmek için beklemek zorunda kalmayacaksınız veya çalışanlarınızın yeni yayınlanan bir program arayacaklarını ummak zorunda kalmayacaksınız.

Ayrıca, PTO istekleri veya diğer zamanlama endişeleri hakkında gerçek zamanlı görüşmelere olanak tanıyan yerleşik bir sohbet de vardır. Bire bir veya gruplar halinde konuşabilir ve mesajlarda resim, sesli not, dosya ve daha fazlasını paylaşabilirsiniz.

Ayrıca Connecteam, iOS ve Android cihazlarda bir mobil uygulama olarak mevcuttur. Bu, çalışanların programa erişebileceği ve nerede veya ne zaman çalıştıkları fark etmeksizin sizinle ve iş arkadaşlarıyla iletişim kurabileceği anlamına gelir.

Dönüşümlü programınız için Connecteam kullanmanın diğer avantajları

Programlama araçlarına ek olarak Connecteam, çalışanların çalışma saatlerini doğru bir şekilde kaydeden bir zaman saatine sahiptir. Bu zaman ve katılım verilerini kullanarak, çalışanların yeni programa ne kadar iyi uyum sağladığını ve bu programa bağlı kaldığını görebilirsiniz. Yeni vardiyalara uyum sağlayamadıkları için sık sık geç mi kalıyorlar veya işlerini kaçırıyorlar mı? Yoksa yeni programın yerleşik izin günleri nedeniyle işlerini daha mı az kaçırıyorlar?

Connecteam ayrıca, dönüşümlü programınız dönüşümlü iş görevlerini içeriyorsa kullanabileceğiniz eğitim özelliklerine de sahiptir. Sıfırdan herhangi bir konuda özel kurslar oluşturun veya bir şablonla saniyeler içinde başlayın. Herkesin işini iyi yapmak için ihtiyaç duyduğu bilgilere erişmesini sağlayan eğitim materyalleri doğrudan mobil uygulamadan edinilebilir.

Çözüm

Dönüşümlü bir program, 7/24 açık olan ve sürekli kapsama alanı sağlaması gereken işletmeler için harika bir seçenektir. Bu programlar, potansiyel zamanlama çakışmaları ve çalışanların tükenmişliği gibi bazı zorluklar sunar, ancak aynı zamanda faydalar da sağlarlar.

Aralarından seçim yapabileceğiniz çeşitli dönüşümlü program türleri vardır, ancak bunların oluşturulması yine de zor olabilir. Yukarıda özetlediğimiz adım adım talimatlarla, ekibiniz için uygun bir program oluşturma yolunda ilerlemiş olacaksınız.

Çalışanlarınızı planlama sürecini daha da kolaylaştırmak için Connecteam'i kullanın. Şablonları ve sürükle ve bırak işlevi, planlamayı çok kolaylaştırır!

Connecteam'i bugün ücretsiz kullanmaya başlayın!

SSS

En iyi dönüşümlü program nedir?

Pek çok dönüşümlü vardiya programı türü vardır ve işletmeniz için en iyisi, sahip olduğunuz kaynaklara ve iş gereksinimlerinize uygun olanıdır.

Dönen programa bir örnek nedir?

Dönüşümlü vardiya programı, bir çalışanın farklı günlerde ve farklı vardiya sürelerinde dönüşümlü olarak çalıştığı bir programdır. Düzenli bir takvim bazında tekrar etmezler.

Örneğin, bir çalışan her Pazartesi-Cuma gündüz vardiyasında çalışmak yerine 4 gece vardiyasında çalışıp, 4 gün izinli, 4 gündüz vardiyasında çalışıp, 4 gün izinli olabilir ve sonra bu döngüyü tekrarlayabilir. Başka bir örnek, çalışan programlarının 24 saat çalışma, 48 saat izin, 24 saat çalışma vb. olmak üzere 7 günlük 24 saatlik vardiyaları kapsayacak şekilde kademelendirilmesi olabilir.

Acil servisler ve imalat gibi birçok endüstri ve işletme rutin olarak dönüşümlü vardiya kullanır. Pitman ve DuPont programları gibi bazı dönüşümlü vardiya programları endüstri standartları haline geldi.

Daha Fazla Harika Makaleyi Doğrudan Posta Kutunuza Almak İster misiniz? Abone olun