Ekip Üyeleriyle Bilgi Paylaşmanın 12 Etkili Yolu

Sektörünüz ne olursa olsun, bilgi paylaşımı muhtemelen kuruluşunuzun günlük operasyonlarının büyük bir bölümünü oluşturuyor. Daha verimli çalışma için iş emirlerini, yeni bir çevrimiçi platform için talimatları, ipuçlarını ve en iyi uygulamaları ve hatta bir sonraki izin gününün ne zaman olacağını paylaşabilirsiniz.

Günümüzün yoğun dünyasında çok fazla iletişim var ve önemli ayrıntılar gözden kaçabilir. Bunu yaptıklarında, çalışanlar işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları bilgilere sahip olmayabilirler. Daha da kötüsü, döngünün dışında bırakıldıklarında hüsrana uğramış, gözden kaçmış veya ilgisiz hissedebilirler.

Bu sorunlardan kaçınmanıza yardımcı olmak için buradayız. Aşağıda, bilgilerin ekip üyeleriyle tam olarak nasıl paylaşılacağını ayrıntılı olarak açıklıyoruz. Ayrıca size nasıl daha fazla şeffaflık yaratacağınızı ve yanlış iletişimi ve bilgi kaybını nasıl önleyeceğinizi öğreteceğiz. Ayrıca, herkesin aynı fikirde olmasını sağlamak için kullanılacak en etkili iletişim kanallarını ve Connecteam gibi yazılımların nasıl kullanılacağını ele alıyoruz.

Ekip Üyeleri ile Bilgi Paylaşımının Önemi

Bilgi paylaşımı, kârlılığınız ve şirketinizin başarısı için çok önemlidir. Verileri ve önemli bilgileri etkili bir şekilde paylaştığınızda:

Çalışanların daha üretken olmasına yardımcı olun

İyi bir iletişim sistemi ile ekibiniz, çalışan el kitaplarını, talimatları ve işleri için ihtiyaç duydukları diğer her şeyi aramak için saatler harcamak zorunda kalmaz. Bunun yerine, iş görevlerine daha fazla zaman harcıyorlar.

Çalışanları işlerini daha verimli yapmaya teşvik edin

Bu çok basit: En iyi uygulamalar ve ipuçları hakkında bilgi paylaşmak, çalışanların işlerini daha iyi yapmalarına yardımcı olabilir.

Daha iyi bir iş yeri kültürü oluşturun

Şirketler, organizasyondaki herhangi bir değişiklik veya yaklaşan herhangi bir etkinlik hakkında ayrıntıları paylaştığında, çalışanlar kendilerini dahil edilmiş hissederler. Bu da daha güçlü bir işyeri kültürü oluşturabilir.

Zorluk riskini azaltın

Pek çok işyeri sorunu, yetersiz bilgi paylaşımından kaynaklanmaktadır. Örneğin, işçilere geç kaldıklarında aramaları gerektiği söylenmezse, yöneticiler aramayan ve gelmeyen çalışanlar yüzünden hüsrana uğrayabilir. İletişim süreçleri ve beklentileri, bunun gibi birçok sorunu ortadan kaldırır.

Çalışanları mutlu ve meşgul tutun

Herkes sadece ağızdan ağza değil, doğrudan şirketten bilgi aldığında, çalışanların kendilerini ekibin bir parçası gibi hissetme olasılığı daha yüksektir. Bilgi paylaşımı güven ve yakınlık oluşturur.

Girişimlerden daha iyi sonuçlar alın

İster bir şirket kitap kulübü kuruyor olun, ister kuruluşunuz için bir tatil partisi planlamak üzere bir komiteye ihtiyacınız olsun, ekibinize bilgilerle ulaşmanın bir yolunu bulmak, daha fazla katılım elde etmenize yardımcı olur.

Sorumluluğunuzu azaltın

Pahalı dava riskini azaltmak için güvenlik veya sektöre özgü düzenleyici bilgileri iletmeniz gerekebilir. Örneğin, sağlık sektöründeyseniz ekibinizin hasta verilerini nasıl koruyacağını bilmesi gerekir.

Ekip Üyelerinizle Bilgi Paylaşmanın 14 Yolu

Bir grupla bilgi paylaşmanın en iyi yolu, ne paylaştığınıza ve kiminle iletişim kurduğunuza bağlıdır . Kuruluşunuz çevrimiçi ve çevrimdışı iletişim kurabilir ve bilgi paylaşmanın her yönteminin yeri olabilir.

İhtiyaç duydukları kaynaklara, gerçeklere ve verilere sahip olduklarından emin olmak için ekibinizle iletişim halinde kalabileceğiniz 14 yolu aşağıda bulabilirsiniz.

9 çevrimiçi yöntem

1. Şirket wikileri. Bunlar, (tipik olarak) değişmeyen veriler hakkında bir grupla bilgi paylaşmanın en iyi yoludur. Bu, örneğin hangi hizmetleri sunduğunuzu, değerlerinizi ve misyon beyanınızı açıkladığınız yer olabilir.
2. Anlık mesajlaşma. Slack ve Connecteam gibi anlık mesajlaşma sağlayan platformlar, bireyler ve gruplarla anında iletişim kurmak için iyidir. Diğer ekip üyeleriyle doğrudan mobil cihazınızdan bağlantı kurabilir ve gerçek zamanlı olarak sohbet edebilirsiniz. Örneğin, bir projedeki ani bir değişiklik hakkında hızlı bir şekilde üsse dokunabilir veya sahadaki bir ekibi kötü hava koşulları hakkında uyarabilirsiniz.
3. Çevrimiçi videolar. Çevrimiçi yayınlanan 2-3 dakikalık kısa videolar, iş görevlerini göstermek veya eğitim sunmak için harika bir yol olabilir. Bir grupla bilgi paylaşmak için de mükemmeldirler.
4. Telefon çağrıları. Bunlar, bir çalışandan anında bilgi almanın iyi bir yolu olabilir. Örneğin, bir çalışan vardiyaya gelmezse, bir telefon görüşmesi sorunu hızlı bir şekilde çözebilir.
5. E-posta. Bu, özellikle belgeleri saklamak istediğinizde resmi, resmi bildirimler için kullanmak için iyi bir yöntemdir. Örneğin bir birleşme duyurusu yapmak istiyorsanız doğru seçim olabilir. E-posta size her şeyi açıklamak için alan sağlar ve çalışanların mesajı kendi zamanlarında okumalarına olanak tanır.
6. Şirket haber akışı. Bu, belirli ekiplerle veya tüm kuruluşunuzla aynı anda bilgi paylaşmak için mükemmeldir. Daha resmi duyurular için e-postaya alternatif olarak da kullanabilirsiniz.
7. İşbirliğine izin veren araçlar. Google Docs ve Connecteam gibi platformlar, ortak çalışma ve dahili bilgi paylaşımı için harikadır. Örneğin, proje dosyalarını paylaşmak için platformlardan birini kullanabilir veya çalışanlardan şirketin yeni bir misyon beyanının kaba bir taslağına kendi fikirlerini eklemelerini isteyebilirsiniz.
8. İçerik yönetim sistemleri (CMS). İçerik geliştirmeyi yönetmek için tasarlanan platformlar, son teslim tarihlerini ve projeleri izlemenize, çalışanların iş görevleri hakkında yorum yapmasına ve yeni ödevler ve dosyalar paylaşmanıza olanak tanır.
9. Dahili sosyal ağ. Yammer ve Connecteam gibi platformlar, çalışanların sosyal, "su soğutucu" sohbete katılabileceği güvenli dahili sosyal medya platformları olarak işlev görebilir.

5 çevrimdışı yöntem

Bir şirkette bilgileri çevrimdışı paylaşmanın en etkili yolları şunlardır:

1. Günlük stand-up'lar. Bu kısa, günlük toplantılar, projelerdeki ilerlemeyi ve ekip hedeflerini paylaşmanıza yardımcı olur. Ayrıca, çalışmayı yavaşlatabilecek sorunları paylaşmanıza ve çözmenize olanak tanırlar.
2. Bire bir toplantılar. Bilgileri belirli kişilerle yüz yüze paylaşın.
3. Haftalık ekip ve aylık tüm şirket toplantıları. Herkesi bir araya getirmek, yaklaşan iş ve vardiyaları, kaydedilen ilerlemeyi ve yaklaşan hedeflere ulaşmak için gerekli olabilecek her şeyi ele almanızı sağlar.
4. Üç ayda bir tüm eller toplantıları. Herkesin katıldığı toplantılar, şirket çapındaki konuları gözden geçirmek için tüm çalışanlar ve liderlik dahil tüm paydaşları bir araya getirir. Bu, yeni şirket hedefleri veya yeni liderlik getirmeyi içerebilir.
5. Şirket geri çekiliyor. Geri çekilmeler, işçileri iş dışında bir araya getirir. Çalışanların moralini iyileştirmek, ekipleri güçlendirmek ve tükenmişlik riskini azaltmak için tasarlanmış koçluk, beceri geliştirme, sosyalleşme, ağ oluşturma ve buz kırma faaliyetleri için bir fırsattır.

Şirketinizde İyi İletişimi Nasıl Teşvik Edebilirsiniz?

Artık ekip üyeleriyle bilgi paylaşmanın 14 etkili yolunu incelediğimize göre, farklı durumlar için farklı iletişim yöntemlerine ihtiyaç duyacağınızı fark edebilirsiniz. İyi bir iletişim stratejisi yardımcı olabilir.

Nasıl oluşturulacağı aşağıda açıklanmıştır:

Şeffaflık seviyenizi belirleyin

Ekiplerinizle ne kadar bilgi paylaşacağınızı düşünün . Şüpheye düştüğünüzde, daha fazla şeffaflık tarafında hata yapın. Bu, güveni teşvik eder ve çalışanların kendi içgörülerini paylaşmalarına da ilham verebilecek bilgi paylaşımı için bir emsal oluşturur.

Şirketinizdeki liderlik ve yöneticiler, hangi bilgilerin paylaşılabileceğini ve neyin özel olduğunu tartışmalıdır.

Hangi bilgilerin kimler tarafından paylaşılacağını da tanımlamak isteyebilirsiniz. Örneğin, yöneticilerin ekip hedeflerini paylaşabileceğine, liderliğin ise şirket çapındaki değişiklikleri paylaşmaktan sorumlu olduğuna karar verebilirsiniz.

Ekibinizin ihtiyaçlarını göz önünde bulundurun

Daha genç çalışanlar doğrudan mesajlaşmayı ve anında iletişimi tercih ederken, bazı yaşlı çalışanlar e-posta veya telefon görüşmelerini tercih edebilir. Ancak bu her zaman böyle değildir.

Hangi bilgi paylaşımı biçimlerinin herkes için işe yaradığını öğrenmek için ekibinize anket yapın .

Bir fikir birliği varsa, örneğin e-posta üzerinden anlık mesajlaşma gibi bir iletişim kanalını diğerine tercih edebilirsiniz. Veya herkesin görmesini sağlamak için aynı bilgileri birkaç kanal üzerinden paylaşmayı seçebilirsiniz.

İletişimi tek yönlü bir yol değil, işbirliğine dayalı bir bumerang haline getirin

Şirketinizde bilgilerin nasıl aktığına bakın. Ekiplerinize haber veya güncelleme gönderdiğinizde, bilgiler size geri bildirim ve yeni fikirlerle geri dönmelidir.

Bu tür işbirlikçi bir yaklaşıma sahip olduğunuzda, bilgi üzerine inşa edebilirsiniz.

Örneğin, bir şirket tatil partisi için bir fikir paylaştığınızı hayal edin. Birkaç çalışan, etkinliği düzenlemek ve süslemeler için fikirlerini paylaşmak için gönüllü olur. Aniden, kullanabileceğiniz bilgileri gönderiyor ve alıyorsunuz.

Bilgilerin tek yönlü kalmadığından emin olmak için güncellemeleri veya şirket haberlerini paylaşırken ek fikirler isteyin. Örneğin, bir dosyayı paylaşabilir ve "Burada eksik bir şey fark ederseniz bana bildirin" yazabilirsiniz.

Bilgi yakalamayı kolaylaştırın

Bir çalışan, şirket çapındaki bir sanal toplantıya katılamadığında veya yeni bir eğitimle ilgili bir duyuruyu kaçırdığında, yetişebileceklerinden emin olun. Örneğin, toplantı notlarını şirketinizin bilgi bankasında çevrimiçi olarak yayınlayabilir veya eğitimle ilgili hatırlatıcılar gönderebilirsiniz.

Çevrimiçi bir platform veya çalışan bülteni, herkesin ihtiyaç duyduğu bilgileri aldığından emin olmanın 2 harika yoludur. Yeni bir haber veya bir güncelleme paylaşıldığında, bunu merkezi bir yerde yayınlayın , böylece herkes haberdar olmak için ikinci bir şansa sahip olur.

Bilgi paylaşım yöntemlerinizi değerlendirin

Kaynak paylaşımını yavaşlatan hızlı çarpmaları aktif olarak arayın. Çalışanların dosyaları çevrimiçi olarak görmek için uygun izinlere sahip olduğundan ve dosyaların en son bilgilerle güncellendiğinden emin olun. Karışıklığı önlemek için eski kaynakları çevrimiçi olarak kaldırın.

Ek olarak, ekibinizden düzenli olarak erişebildikleri veriler ve kaynaklar hakkında geri bildirim isteyin . İşlerini daha iyi yapmalarına yardımcı olabilecek ek eğitim seçenekleri, kontrol listeleri, formlar veya başka bilgiler olup olmadığını sorun. Ardından, bu kaynakları uygulamak için çalışın.

Bilgiyi doğru kanallardan doğru ellere ulaştırmak için kurallar belirleyin

Çoğu çalışan, anlık mesaj yoluyla bir fesih hakkında bilgi edinmek istemez. Ancak, genellikle ekiple paylaşılan bir video mesajı gibi herkese açık bir forumda övgü duymak isterler.

Farklı türden bilgilerin nasıl paylaşılması gerektiğini gözden geçirdiğiniz , herkesin katıldığı bir toplantı yapın. Bu, bilgi paylaşımı söz konusu olduğunda neyin uygun olup olmadığı konusunda fikir birliğine varmanıza yardımcı olur. Örneğin, istihdam değişiklikleri hakkındaki bilgilerin yalnızca e-posta yoluyla paylaşılmasına karar verebilirsiniz.

Bilgileri nasıl paylaşacağınızı düşünmenin yanı sıra, bilgileri ne zaman paylaşacağınızı da düşünün . Örneğin, yöneticilerin çalışanlarla mesai saatleri dışında iletişime geçip geçemeyeceği ve ne zaman geçebileceği hakkında kurallar belirlemek isteyebilirsiniz.

Bilgileri nasıl paylaştığınızı düşünürken erişilebilirliği unutmayın . Örneğin, işitme engelli çalışanlar video mesajlarında altyazı kullanmaktan hoşlanırken, diğer çalışanlar belgelerde, mesajlarda ve diğer duyurularda yer alan resim ve grafiklerden faydalanabilir.

Ekip Üyeleriyle Etkili Bir Şekilde Bilgi Paylaşmak için Connecteam'i Kullanın

Connecteam, tüm iletişim ve bilgi paylaşımı ihtiyaçlarınız için hepsi bir arada bir platformdur . Uçtan uca veri şifreleme özelliğine sahiptir ve depolama sınırı yoktur, böylece ihtiyacınız olan tüm dosya ve belgeleri tam bir güvenle paylaşabilirsiniz.

İş hayatınızı kolaylaştıracak özelliklere gelin daha yakından bakalım.

bilgi tabanı

Connecteam, tüm önemli şirket bilgilerinizle dolu bir bilgi tabanı oluşturmanıza olanak tanır. Çalışanlar, doğrudan mobil cihazlarından, her yerde ve her zaman erişebilirler. Hatta Connecteam uygulamasını 14 farklı dilden herhangi birinde kullanabilir ve ihtiyaç duydukları bilgileri kolayca arayabilirler.

Connecteam ile dosyaları ve bilgileri düzenlemek ve paylaşmak çok kolaydır. Dosyaları yüklemek için sürükleyip bırakmanız yeterlidir. Ayrıca dosyaların eski sürümlerini kolayca değiştirebilirsiniz ve her şey güvenli bir özel buluta yedeklendiğinden, her zaman her dosyanın en son sürümünü görüntülüyor olacaksınız. Bir daha asla güncel olmayan bilgiler için endişelenmeyin!

Ayrıca, ekibinizdeki doğru kişilerin ihtiyaç duydukları çalışan kılavuzlarına, eğitim materyallerine, belgelere ve diğer bilgilere erişmesi için özel izinler ayarlayabilirsiniz . Gerektiğinde izinleri iptal edebilir veya ekiplerinizden kendi dosyalarını yüklemelerini isteyebilirsiniz.

Connecteam eğitimi

Connecteam, kısa eğitim videoları yüklemeyi ve ekibiniz için tamamen özelleştirilmiş eğitim kursları oluşturmayı kolaylaştırır. Hatta çalışanlara öğrendikleri hakkında sınav bile yapabilirsiniz.

Ayrıca, çalışanlarınızın hangi eğitimi tamamladığını görebilir ve onlara eğitim oturumlarını tamamlamaları için hatırlatıcılar gönderebilirsiniz. Ayrıca, ihtiyaç duyduğunuzda eğitim materyallerini kolayca güncelleyebilir ve değiştirebilirsiniz.

uygulama içi sohbet

Connecteam'in güvenli yerleşik sohbeti, sizin ve çalışanlarınızın birbirinizle gerçek zamanlı olarak bağlantı kurmanıza olanak tanır. Ekibiniz nerede olursa olsun, anında iletişim sağlamak için grup sohbetleri veya bireysel sohbetler kurun.

Mesajlarda görüntüleri, sesli notları, dosyaları ve hatta diğer Connecteam özelliklerine giden kısayolları paylaşabilirsiniz.

Anketler ve anketler

Connecteam'in anketleri, kuruluşunuzun nabzını tutmanıza ve kolayca geri bildirim almanıza olanak tanır. Örneğin, çalışanlarınızın hangi bilgilere ihtiyaç duyduğunu ve şirketinizin iletişim tarzıyla ilgili deneyimlerinin nasıl olduğunu sorabilir, böylece gerektiğinde değişiklik yapabilirsiniz.

Belirli konularda hızlı içgörüler elde etmek için mükemmel olan bir canlı anket aracı da var.

Şirket haber akışı

Connecteam ile belirli ekip üyeleriyle veya tüm kuruluşla güncellemeleri ve duyuruları paylaşmak için bir şirket haber akışı oluşturabilirsiniz.

Haber akışı, bilgileri kolayca sindirilebilir hale getirmek için gönderilere resimler, GIF'ler ve videolar ekleyebildiğiniz için sosyal medya tarzı bir deneyim oluşturur.

Bilgilerin tam olarak doğru zamanda paylaşılmasını sağlamak için gönderileri planlama seçeneği vardır. Gönderilerinizi kimlerin görüntülediğini de görebilirsiniz, böylece kimlerin güncel olduğunu her zaman bilirsiniz.

Çalışan dizini

Bir şirket dizini herkesin bağlantıda kalmasını ve kolayca bulunmasını sağlar ve Connecteam iş gücünüz için bir tane oluşturmayı basitleştirir.

Siz ve çalışanlarınız diğer ekip üyelerini kolayca arayabilir ve doğrudan dizinden sohbet, kısa mesaj, e-posta veya telefon yoluyla onlara ulaşabilirsiniz.

Konumlarını, adlarını, iş unvanlarını veya departmanlarını arayarak çalışanları bulun. Hatta her ekip üyesinin tercih ettiği görüşme saatleri gibi ayrıntıları da görebilirsiniz.

Operasyon bilgileri

Görev yönetimi ve zamanlama doğrudan Connecteam uygulamasına dahildir, böylece çalışanlara ne zaman çalışmaları planlandıklarını ve ne yapmaları gerektiğini gerçek zamanlı olarak bildirebilirsiniz.

Bir bakışta kimin müsait olduğunu görün ve her çalışanın her iş için ihtiyaç duyduğu formlara, görev listelerine, kontrol listelerine ve diğer kaynaklara sahip olduğundan emin olun. İzin hakkında bile iletişim kurabilirsiniz.

Çalışan tanıma ve ödüllendirme

Connecteam'in yerleşik özelliğini kullanma çalışan tanıma özellikleri , başarılarını kutlamak ve dönüm noktalarını takdir etmek için çalışanlara kişiselleştirilmiş tanıma rozetleri gönderebilirsiniz. Ayrıca çalışanlara, hediye kartlarıyla değiştirebilecekleri dijital jetonlar da gönderebilirsiniz.

Connecteam'deki sonuç

Tek bir platformda birden çok iletişim kanalına sahip olmak, herhangi bir şeyin gözden kaçma riskini azaltır. Bunun nedeni, çalışanların program bilgilerini, çalışma bilgilerini, sohbetleri, güncellemeleri ve daha fazlasını görmek için yalnızca bir platformu kontrol etmesi gerektiğidir.

Prosedür kılavuzlarını, eğitim dosyalarını, personel ilkelerini, çalışan el kitaplarını, envanter elektronik tablolarını, şirket wiki'lerini ve ekibinizin erişmesini istediğiniz diğer markalı şirket malzemelerini paylaşmak için Connecteam'i kullanabilirsiniz. Her şey tek bir yerde ve her zaman güncel.

Connecteam, hangi çalışanların eğitimi tamamladığını, kimin dosyalara eriştiğini ve kimin güncellemeleri gördüğünü görmenize bile izin verir. Bu şekilde, ekibinizdeki herkesin ihtiyaç duyduğu bilgileri aldığından emin olabilirsiniz.

Çözüm

Çalışanlarınızın ellerinden gelenin en iyisini yapmaları, verimli kalmaları ve şirketinizin misyonuna bağlı hissetmeleri için kuruluşunuzda neler olup bittiğini bilmeleri gerekir.

Ekip üyeleriyle nasıl bilgi paylaşılacağını bilmek harika bir başlangıç ​​noktasıdır ve doğru teknoloji yardımcı olabilir. Connecteam gibi bir platform, birçok iletişim ve bilgi paylaşım kanalını, çalışanlarınızın her zaman, her yerden kullanabilecekleri tek bir uygulamayla değiştirmenize yardımcı olur.

Connecteam'e bugün kaydolun .

SSS

Bir şirkette bilgi paylaşma süreci nedir?

Süreç, belirli bir bilgi türüne olan ihtiyacı belirlemekle başlar. Ardından, içeriği oluşturacak ve uygun kanallara gönderecek veya yükleyeceksiniz. Bundan sonra, gelecekte bilgi paylaşımını kolaylaştırmak için geri bildirim toplamak isteyeceksiniz. Ayrıca, bilgileri alakalı tutmak için gerektiğinde düzenli olarak güncellemek de önemlidir.

Bir kuruluşta hangi bilgilerin paylaşılması gerekir?

Çoğu şirkette paylaşılması gereken 5 ana bilgi türü vardır:

1. Zorunlu eğitim veya güvenlik bilgileri gibi yasal olarak gerekli materyaller
2. Makine talimatları gibi çalışanların işlerini yapmalarına yardımcı olan göreve özgü kaynaklar
3. Şirket etkinlikleri dahil olmak üzere şirket güncellemeleri ve organizasyonel değişiklikler
4. Mesleki gelişim fırsatları hakkında iş ipuçları ve ayrıntılar da dahil olmak üzere, çalışanların işyerinde başarılı olmasına yardımcı olan bilgiler
5. Aferin bir iş veya işyerinde bir kilometre taşına ulaşmak için yapılan duyurular gibi çalışanları takdir eden veya kutlayan duyurular .

Daha Fazla Harika Makaleyi Doğrudan Posta Kutunuza Almak İster misiniz? Abone olun