İşletmeniz İçin En İyi Kadro Rotasını Oluşturmak İçin 9 İpucu

Bir personel rotası oluşturmak, hassas bir dengeleme eylemidir. Yalnızca çalışan kullanılabilirliğini ve beceri setlerini dikkate almanız gerekmez, aynı zamanda işletmenizin ihtiyaçlarını da dikkate almanız gerekir. Standart altı zamanlama, yetersiz personele, fazla personel istihdamına ve kötü bir müşteri deneyimine yol açar. Bu, kârlılığınızı ve çalışanlarınızın moralini etkileyebilir. Son dakika değişiklikleri işleri daha da kötüleştirebilir ve hem çalışanları hem de yöneticileri stresli ve kafası karışmış halde bırakabilir.

İyi tasarlanmış bir rota, tüm bunlardan kaçınmanın anahtarıdır. Yöneticiler yeterli personele sahip olduklarını bilirler ve çalışanlar tercih ettikleri vardiyaları alırlar. Ayrıca, düzenli bir rota, çalışanların tükenmişliğini önlemeye ve devamsızlık olasılığını azaltmaya yardımcı olabilir. Bu, üretkenliği artırır ve işçilik maliyetlerini azaltır.

Bu yazıda, işletmenizin sorunsuz çalışmasını ve çalışanlarınızın mutlu olmasını sağlayan bir personel rotasını nasıl oluşturacağınızı anlatıyoruz.

Kadro Rotası Nedir?

Kadro veya program olarak da bilinen bir personel rotası , çalışanlarınızın vardiyalarıyla ilgili tüm bilgileri belirtir . Bu, vardiya başlangıç ​​ve bitiş zamanlarını, yeri, molaları ve tamamlanması gereken belirli görevleri içerir.

Otelcilik, inşaat, perakende ve saha hizmetleri gibi çeşitli endüstriler rota sistemlerini kullanır. İşverenlerin kullanabileceği çeşitli esnek çalışma programları da vardır. Bunlar, sıkıştırılmış, bölünmüş vardiya veya çağrı üzerine rotaları içerir.

Dikkatlice planlanmış bir rota, iş operasyonlarınızı ve personelinizin moralini destekler. Yetersiz veya fazla istihdamdan kaçınmanıza yardımcı olmanın yanı sıra iyi organize edilmiş bir program, fazla mesai veya molalar gibi ilgili tüm iş kanunlarına uymanızı sağlar.

Bu yüzden iyi bir rota oluşturmayı bilmek çok önemlidir.

İyi Bir İş Rotası Yapan Nedir?

İş ihtiyaçları için hesaplar

İşletmenizin personel gereksinimlerini karşılamak için yeterli sayıda çalışanınızın olması gerekir. Bu, mevsimsel değişikliklerin veya daha fazla personel gerektiren özel olayların muhasebeleştirilmesini içerir.

Sadece kadrolu yeterli sayıda personele değil, aynı zamanda doğru personele de ihtiyacınız var. İyi bir rota, çalışanların beceri setlerini dengeler.

Sayı veya beceri açısından yetersiz personel, çalışanlarınız üzerinde gereksiz stres yaratır ve işlerinin kalitesini etkileyebilir. Aynı zamanda, gereğinden fazla personel istihdamı, işgücü maliyetlerine fazla harcama yapmanın hızlı bir yoludur.

Birçok küçük işletme, iş ihtiyaçlarını karşılamak için rotalarında tam zamanlı ve yarı zamanlı çalışanlar gibi çeşitli çalışan türlerini bir arada kullanır.

Çalışanların ihtiyaçlarını karşılar

Başarılı ve üretken bir iş gücü için rotanızdaki çalışanlarınızın ihtiyaçlarını karşılamak çok önemlidir. Her çalışanın uygunluk durumunu, tercihlerini ve iş dışındaki taahhütlerini dikkate almalısınız. Bu, çalışanlarınızın iş ve özel yaşamlarını dengeleyebilmelerini sağlar.

Çalışanlar, iş-yaşam dengesini destekleyen bir rotaya sahip olduklarında daha fazla tatmin olurlar. Kişisel yaşamlarında desteklendiklerini hissettiklerinde, işlerinde daha mutlu olurlar. Daha iyi bir iş-yaşam dengesi aynı zamanda çalışan tükenmişliğini ve işten ayrılmayı azaltarak daha uzun ömürlü bir iş gücü oluşturur.

Oluşturması kolay ve okuması basit

İyi bir iş rotasının oluşturulması basit ve anlaşılması kolaydır.

Her hafta yeni bir rota oluşturmak için saatler harcamak istemezsiniz. Hızlı ve kolay bir şekilde bir tane oluşturabilmeli ve güncelleyebilmelisiniz. Bu size zaman ve para kazandırır. Ayrıca çalışanlarınızın çalışma saatlerini ve nerede olduklarını kolayca görmenizi sağlar.

Rota, çalışanların okuması ve anlaması için eşit derecede kolay olmalıdır. Programlanmış saatlerini bir bakışta görebildiklerinde, nerede ve ne zaman olmaları gerektiğini bilirler.

Adil ve dengeli

Dengeli bir rota, vardiyaları kapsayıcı ve uzlaşmacı olurken çalışanlar arasında adil bir şekilde dağıtır.

Popüler vardiyaları aynı kişilere tahsis etmek kayırmacılık olarak görünebilir. Bu, diğer çalışanlar arasında kızgınlığı artırabilir. Bir veya iki çalışanı vardiyaların çoğuna yüklemek de onları tükenmişlik riskine sokabilir.

Esnek

Son dakika program değişiklikleri kaçınılmazdır. Rotanız, hastalık, yaralanma veya bakıcı sorumluluklarından kaynaklanan değişiklikleri barındıracak kadar esnek olmalıdır.

Rotanıza biraz esneklik kazandırmak, değişen iş gereksinimlerine de izin verir. Kısa sürede yeni bir proje ortaya çıkarsa, mevcut rotanıza personel ekleme esnekliğine ihtiyacınız vardır.

Bir acil durum planı veya çağrı üzerine rota oluşturmak, beklenmeyen değişikliklere uyum sağlamanın yollarıdır.

Güncel ve kolay erişilebilir

Çalışanların her zaman rotanın en güncel sürümüne erişimi olması ve bu sürümde yapılan herhangi bir değişiklikten haberdar edilmesi gerekir. Çalışanları gerçek zamanlı olarak bilgilendirme zamanlama çakışması riskini azaltır veya çalışanların bir vardiyayı unutması.

Vardiyalarını planlamalarına yardımcı olmak için çalışanlara mümkün olduğunca önceden rotasyonlar sağlayın. Ayrıca herhangi bir sorunu erken bir aşamada dile getirebilirler. Daha sonra bir vardiya başlamadan önce bunları ele alabilirsiniz.

Görünürlük ve şeffaflık sağlayan iyi bir iç iletişim bunun anahtarıdır. Ancak rotalar etrafındaki iletişim iki yönlüdür. Çalışanların işe gelemeyecekleri zaman sizinle hemen iletişime geçebileceklerinden emin olun.

Connecteam gibi bir mobil planlama çözümü, rotaları paylaşmak ve çalışanlara bu rotalardaki değişiklikleri bildirmek için idealdir. Bu uygulamalar ayrıca sizin ve çalışanlarınızın herhangi bir zamanlama sorunu hakkında iletişim kurmasını kolaylaştırır.

Etkili Rota Oluşturmak İçin 9 İpucu

Planlama hem işiniz hem de çalışanlarınız için önemlidir. İş açısından bakıldığında, yoğun dönemleri, çalışanların izinlerini ve bilinen diğer planlama sorunlarını hesaba katmanızı sağlar.

Daha sonra çalışanlarınıza görev listesi hakkında mümkün olduğunca fazla bilgi verebilirsiniz . Bu, kişisel taahhütlerini vardiyaları etrafında planlamalarına olanak tanır. Ayrıca herhangi bir görevlendirme sorununu erken bir aşamada dile getirebilir ve ele alabilirler.

Unutmayın, yasal olarak çalışanlarınıza rotaları hakkında belirli bir süre önceden bildirimde bulunmanız gerekebilir. Örneğin, çeşitli ABD eyalet tahmini planlama yasaları, işverenlerin çalışanlarına vermeleri gereken bildirimleri düzenler.

Birleşik Krallık'ta işverenler, çalışanlarına programları hakkında "önceden" bildirimde bulunmalıdır. Bu genellikle en az bir hafta önce bildirim anlamına gelir.

Rotayı oluşturmadan çok önce çalışanlarınızdan müsaitlik durumlarını veya vardiya tercihlerini kaydetmelerini isteyin. Bu, planlanan yıllık izin, bakıcı sorumlulukları ve diğer kişisel taahhütler için izinleri içerir.

Bu bilgi, çalışanlarınızın uygunluğunu yansıtan ve zamanlama çakışmalarını önleyen bir rota oluşturmanıza olanak tanır. Ayrıca, çalışanların vardiyaları son dakikada iptal etme veya hiç gelmeme ve sizi yetersiz bırakma riskini de azaltır.

Bir rota oluştururken, bir vardiyayı kapsayacak beceri setine sahip doğru çalışan karışımını planladığınızdan emin olun. Bu, özel iş ihtiyaçlarınıza bağlı olacaktır. Örneğin, bazı vardiyaların etkili ve güvenli bir şekilde çalışması için belirli sayıda teknik, yönetici ve destek personeline ihtiyaç duyulabilir.

Ayrıca, çalışanlarınız arasındaki iş yükü dengesini de göz önünde bulundurun. Çalışanların sözleşmelerini ve uygunluğunu yansıtan adil ve eşit bir vardiya dağılımı olduğundan emin olun.

Aynı personele çok fazla saat atamaktan kaçının. Bu, çalışanların refahını ve işlerinin kalitesini etkileyebilecek yorgunluğa neden olabilir. Zamanla, bu genellikle tükenmişliğe yol açar. Çalışma saatlerini kaçıran diğer personel arasında da kızgınlık yaratabilir.

Hastalıklar, kazalar ve kişisel acil durumlar ortaya çıkar ve rotanızın bunlara hazırlanmanız gerekir. Vardiya değiştirme, bu durumu yönetmenin harika bir yoludur.

Vardiya değiştirme, çalışanların vardiyalarını bir meslektaşla değiştirmelerine olanak tanır. İşçiler bu şekilde kendi yedeklerini bulduklarında size zaman kazandırır. Ayrıca, son dakikada bir vardiyayı halledecek birini bulmak için çabalamak zorunda kalmanızı da önler.

Çalışanlarınıza rotaları ile esneklik sunmak, daha olumlu bir çalışma ortamı yaratır. Ayrıca onlara daha fazla özerklik verir ve programlarının sorumluluğunu almalarını teşvik eder.

Personel rotasyonları söz konusu olduğunda, hazırlanamamak, başarısız olmaya hazırlanmaktır. Birden fazla çalışanın aynı anda hasta olduğu veya bir personelin vardiya değiştirecek kimseyi bulamadığı durumlar için bir yedek planınız olduğundan emin olun.

Bu, sizi kısa sürede köklü bir çözüm bulmak zorunda kalmanın stresinden ve zamanından kurtarır.

Bu, özellikle tıp veya teknoloji gibi belirli endüstriler için önemlidir. Bu endüstriler, gerektiğinde yedek personelin her zaman hazır olmasını sağlamak için genellikle çağrı üzerine rotaları kullanır.

Şablonlar, rota sisteminizi otomatikleştirmenin iyi bir yoludur, zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlar. Personel rotasyonu şablonlarıyla, bir rotayı hızla çoğaltabilir ve birkaç tıklamayla gerekli değişiklikleri yapabilirsiniz. Bu, zaman alıcı bir süreç olabilen sıfırdan bir tane oluşturma zorunluluğunu ortadan kaldırır.

Şablonları departmanınızın veya ekibinizin ihtiyaçlarına uyacak şekilde özelleştirerek, onları karmaşık planlamayı yönetmek için ideal bir araç haline getirebilirsiniz. Çalışan tercihlerini ve yinelenen kullanılabilirliği takip etmenize yardımcı olurlar.

Rota şablonlarını kullanmak, çalışanlarınız için zamanlama öngörülebilirliği de oluşturabilir. Her hafta, iki haftada bir veya ayda çalışma programları açısından ne bekleyeceklerini bilirler. Bu, çalışanlarınızın planlamayla ilgili streslerini azaltmaya yardımcı olur ve önceden kişisel planlar yapmalarını sağlar.

Şablonlar kullanışlı bir planlama aracı olmakla birlikte rotanızı düzenli olarak gözden geçirmeniz de önemlidir. İşletmenizin ihtiyaçları ile çalışanlarınızın tercihleri ​​ve müsaitlik durumu arasında bir denge kurmaya devam ettiğinden emin olun.

Rotanın onlar için işe yarayıp yaramadığını öğrenmek için çalışanlarınızla görüşün ve geri bildirimlerini alın. Bu, planlama konusunda çalışan memnuniyetini korumanıza yardımcı olur. Çalışanlar, endişelerini dile getirme ve işverenleri tarafından duyulduğunu hissetme fırsatına sahiptir.

Bir personel rotası, çalışanlarınızın ücretli izin (PTO), ebeveyn izni ve hastalık izni dahil olmak üzere hak sahibi olduğu yasal izinlerin takibini de kolaylaştırır. için gerekli bilgileri izlemenize de yardımcı olabilir. personel çalışma saatleri, fazla mesai, molalar ve devamsızlıklar gibi uygunluk amaçları .

Örneğin, Birleşik Krallık'ta günde 6 saat veya daha fazla çalışan çalışanların en az bir kez 20 dakikalık dinlenme molası alma hakları vardır. İşçiler ayrıca iş günleri arasında 11 saat dinlenmeye sahip olmalıdır.

Ayrıca, ilk yardım niteliklerine sahip personel veya itfaiye görevlileri gibi zorunlu niteliklere sahip herhangi bir çalışanınız olduğundan emin olabilirsiniz. Bu yaklaşım, çalışanlarınızı güvende tutar ve aynı zamanda uyumsuzluk nedeniyle herhangi bir cezadan kaçınmanıza yardımcı olur.

Harika bir personel rotası oluşturma söz konusu olduğunda, mobil planlama yazılımına yatırım yapmak oyunun kurallarını değiştirir.

Connecteam gibi çalışan planlama yazılımıyla hareket halindeyken herhangi bir cihazdan programlar oluşturabilir ve yönetebilir, herkesin aynı sayfada olmasını sağlayabilirsiniz. Çalışan uygunluk durumunu, vardiya değişimlerini, izin taleplerini ve daha fazlasını kolayca takip edebilirsiniz.

Rota yazılımınız olarak Connecteam'i kullandığınızda şunları yapabilirsiniz:

• Çalışanların uygunluk durumlarını gerçek zamanlı olarak güncellemelerine izin verin
• İletişim bilgileri ve planlanan izin dahil olmak üzere çalışan bilgilerini saklayın
• Rotaları ve vardiya değişikliklerini çalışanlarla hemen paylaşın
• Çalışanlara yaklaşan vardiyaları için hatırlatıcılar gönderin
• Zorunlu molalar veya fazla mesai gibi uyumluluk sorunlarını otomatik olarak işaretleyin
• Çalışanların çalıştığı toplam saat sayısını görün
• Çalışanların doğrudan uygulamadan izin talebinde bulunmasına izin verin
• Programlama sorunlarını otomatik olarak işaretleyerek vardiya planlamanızı basitleştirin
• Zaman ve katılım izleme özelliklerini içerir

Connecteam'in planlama yazılımıyla, zaman alıcı ve hatalara açık olabilen elektronik tablolara ve manuel planlamaya elveda diyebilirsiniz.

Connecteam'in sezgisel arayüzü, çizelgeleri oluşturmayı, güncellemeyi ve dağıtmayı kolaylaştırarak tüm çalışanların vardiyalarına her zaman erişebilmelerini sağlar.

Ayrıca, doğrudan uygulama aracılığıyla çalışanlarınıza güncellemeler, anlık bildirimler ve uyarılar göndererek iletişim çabalarınızı kolaylaştırabilirsiniz.

Connecteam'i bugün 14 gün ücretsiz deneyin ve ekibiniz için en iyi personel rotasını kolayca oluşturun!

Rota Oluşturma En İyi Uygulamaları

Personel için rotanızı doğru ayarlamak önemlidir. Kötü rota yönetimi, zamanlama çakışmalarına, çalışanların eksik vardiyalara ve yetersiz personele yol açabilir. Bu, çalışanların moralini, üretkenliğini ve kârlılığınızı etkiler.

Siz ve çalışanlarınız için daha iyi çalışan rotasyonlar oluşturmak için atabileceğiniz birkaç kolay adım vardır.

Çalışanların uygunluk durumunu toplamak ve önceden planlamak, bu sorunlardan bazılarını en baştan önlemenize yardımcı olur.

Bu arada, şablonlar ve vardiya değiştirme seçenekleri, rota planlamayı ve oluşturmayı kolaylaştırır. Ek olarak, rotalarınızı merkezi olarak yönetmek için bir mobil uygulama kullanmak size daha fazla zaman, emek ve para tasarrufu sağlar.

Personel için en iyi rotayı oluşturmak, kesintileri en aza indirir ve vardiyaların sorunsuz çalışmasını sağlar. En önemlisi, personelinizi mutlu ve tatmin olmuş halde tutarlar.

Connecteam'in 14 günlük ücretsiz deneme sürümüne şimdi başlayın ! (Kredi kartına gerek yok)