Adım Adım Zaman Denetimi Nasıl Yapılır? (+ Zaman Denetimi Çalışma Sayfası)

Zaman denetimleri, üretkenliği değerlendirip iyileştirebilmeniz için çalışanların görevler ve projeler arasında nasıl zaman harcadıklarını gösterir. Ayrıca, verimsiz çalışma ve zaman hırsızlığının belirlenmesine yardımcı olurlar. Ayrıca, fazla çalışmayı tespit etmek, fazla mesai maliyetlerini önlemek ve iş kanunlarına uymak için denetim tablolarını kullanabilirsiniz.

Bu kılavuzda, zaman denetiminin ne olduğunu ve zaman denetimi yazılımı kullanmak da dahil olmak üzere nasıl gerçekleştirebileceğinizi açıklıyoruz. Ayrıca indirebileceğiniz ve şirketinizde zaman denetimleri için kullanabileceğiniz ücretsiz bir çalışma sayfası sunuyoruz.

Zaman Denetimi Nedir?

Zaman denetimi , ekibinizin işte zamanını nasıl geçirdiğine ilişkin verileri toplama ve analiz etme sürecidir. Denetim, tipik olarak giriş ve çıkış girişlerini içeren zaman çizelgeleri kullanılarak yürütülür ve izin ve dinlenme aralarını hesaba katar. Daha fazla bağlam için yöneticiler ayrıca görev listelerini ve takvimleri inceleyebilir veya anketler yürütebilir.

Zaman çizelgelerinden elde edilen veriler çeşitli şekillerde analiz edilebilir. Bunun şirket hedefleriyle ne kadar uyumlu olduğunu görmek için farklı görevler ve projeler arasında ne kadar zaman harcandığını görmek için verileri parçalara ayırabilirsiniz. Ayrıca bireysel olarak çalışanların zamanlarını nasıl kullandıklarını izleyebilir ve verimliliği değerlendirebilirsiniz. Ayrıca, zaman denetimleri size çalışanlarınızın devamsızlık ve izin günleri hakkında görünürlük sağlar.

Ne sıklıkta denetim yapacağınız, işletmenizin ihtiyaçlarına ve hedeflerine bağlı olarak değişir. İdeal olarak, düzenli olarak üç ayda bir veya 6 ayda bir zaman denetimi yapmalısınız . Ancak şirketinizde daha sık kısa projeler varsa, daha sık denetim yapmayı düşünebilirsiniz.

Zaman Denetimi Yürütmek Neden Önemli?

Çalışanlar için kapsamlı ve düzenli bir zaman denetimi size şu konularda yardımcı olur:

Kaynakları etkili bir şekilde tahsis edin

Çalışanlarınızın zamanlarını ne kadar verimli geçirdiklerini görmek, vardiyalarınızı ve projelerinizi daha iyi dağıtmanıza yardımcı olabilir. Örneğin, genellikle daha kısa sürede daha çok iş yapanlara daha kısa son teslim tarihi olan görevler atayabilirsiniz.

Benzer şekilde, eğilimler size hangi çalışanların belirli beceriler gerektiren görevlerde daha iyi olduğunu gösterir. Bu, çalışanlarınızın beceri setlerini en üst düzeye çıkarmak için doğru insanları doğru projelere yerleştirmenize yardımcı olabilir.

Son olarak, çalışan kullanılabilirliğindeki eğilimleri anlamak, daha iyi planlamaya yardımcı olabilir. Örneğin, denetimler belirli bir çalışanın genellikle Cuma günleri müsait olmadığını gösterebilir, bu nedenle diğer çalışanları bu boşluğu doldurması için planlamayı öğrenebilirsiniz.

Zaman hırsızlığı, gecikme ve diğer verimsizlikleri belirleyin

Denetim süresi, yanlış zaman yönetimini belirlemenize yardımcı olur; bu, çalışanlar farklı konumlara dağıldığında gerçek bir endişe kaynağıdır.

Örneğin, çalışanların sürekli olarak işe geç kalması gibi kalıpları tespit edebilirsiniz. Zaman denetimleri, çalışanların ücretli saatlerini verimsiz bir şekilde harcadıkları zaman hırsızlığına da ışık tutar. Ayrıca, çalışanların planlanandan daha fazla dinlenme molası verdiklerini de gösterirler.

İş kanunlarına uyun ve fazla mesai maliyetlerini önleyin

Çalışanlar için bir zaman denetimi yapmak, iş kanunlarına uymanızı sağlar. Çoğu yargı bölgesinin fazla mesai ve dinlenme molaları ile ilgili kuralları vardır. Zaman girişleri, belirli çalışanların izin verilen saatlerin ötesinde çalışıp çalışmadığını veya planlanmış dinlenme aralarını alıp almadığını belirlemenize yardımcı olabilir.

Bu, uyumluluğun yanı sıra çalışanların fazla çalışmasını ve tükenmişlik yaşamasını da engeller. Ayrıca, fazla mesai giderlerinden bir ton tasarruf etmenizi sağlayabilir.

Stratejik iş kararları verin

Zaman denetimi çalışma sayfası, farklı projelerde ne kadar zaman harcandığına dair netlik sağlar. Bu projelerin harcanan zamanı haklı çıkarmak için yeterli para getirip getirmediğini belirlemek için zaman ve işçilik maliyetlerini gelirle karşılaştırabilirsiniz. Bu içgörüler, gelecekteki proje seçimlerini ve iş stratejisi kararlarını yönlendirmede paha biçilmezdir.

3 Adımda Zaman Denetimi Nasıl Yapılır?

1. Adım: Bir zaman denetimi çalışma sayfası oluşturun

Zaman denetimi çalışma sayfası nedir?

Zaman denetimi çalışma sayfaları, çalışanlarınızın zaman girişlerini ve çalışma saatlerinde tamamladıkları görevleri izlemek için doldurabilecekleri formlardır. Bu sayfaları Microsoft Excel veya Google E-Tablolar'da veya kalem ve kağıt kullanarak elle oluşturabilirsiniz. Dijital mi yoksa kağıt kopya mı dağıttığınıza bağlı olarak, çalışanlarınız bunları çevrimiçi olarak veya bir kalem kullanarak doldurabilir.

Çalışanların hangi vardiyalarda ve ne zaman çalıştığını görmek için bir program veya takvim kullanabilirsiniz. Ancak bu, vardiyalarda tamamlanan görevler gibi ayrıntıları sağlamaz. Ayrıca dinlenme molalarını, yemek zamanlarını vb. hesaba katmaz.

Bir zaman denetimi çalışma sayfasına neler dahil edilmelidir?

• Ay/Çeyrek: Çalışma sayfasının en üstünde, formun hangi ay veya üç aylık dönem için geçerli olduğunu ekleyebilirsiniz. Örneğin, Temmuz 2023 veya 2023 3. Çeyrek. Çalışanların ay veya çeyreğe ilişkin girişler eklemesi için yeterli alan sağladığınızdan emin olun.

• Çalışan adı: Çalışanın tam adını eklemesi için boşluk bırakın.

• Tarih sütunu: Formda bir tarih sütunu bulunmalıdır, böylece çalışanlar hangi tarih için bilgi girmekte olduklarını açıkça belirtebilirler.

• Başlangıç ​​zamanı sütunu: Bu sütun, çalışanların bir göreve veya projeye başladıkları zamanı kaydedebilecekleri yerdir.

• Bitiş zamanı sütunu: Bu, çalışanların bir görev üzerinde çalışmayı ne zaman bıraktığını gösterir. Bu, günün sonu veya dinlenme molası için durdukları zaman olabilir.

• Toplam saat sütunu: Bu sütun, "başlangıç ​​süresi" ile "bitiş süresi" arasında kaç saatlik çalışmanın tamamlandığını gösterir.

• Görev/etkinlik sütunu: Burası, çalışanların kaydedilen süre boyunca ne üzerinde çalıştıklarını izleyebilecekleri yerdir.

• Öncelik düzeyi sütunu: Burada çalışanlar, görevin veya projenin ne kadar önemli veya yüksek öncelikli olduğunu işaretleyebilir. Bunu kaydetmek için tutarlı bir sisteminiz olmalıdır. Örneğin, 1'in çok yüksek önceliğe ve 5'in çok düşük önceliğe sahip olduğu bir ölçek.

• Ek notlar sütunu: Çalışanların harcadıkları zaman veya üzerinde çalıştıkları görev hakkında fazladan notlar eklemeleri için biraz yer bırakın.

• İmzalar: Çalışanlara zaman girişlerini imzalamaları için alan sağlayın. Bu, çalışanların hesap verebilir olmasına yardımcı olur, dürüstlüğü teşvik eder ve şirketiniz denetlenirse değerli olabilir. Girişleri onayladıktan sonra yöneticilerin imzalaması için bir alan da sağlayabilirsiniz.

2. Adım: Ek içerik toplayın (isteğe bağlı)

Sonuçları analiz etmeden önce, çalışanların formlarına ekleyemediği ek bilgileri toplamak yararlı olur. Örneğin, hastalık veya başka bir kişisel mesele nedeniyle proje çalışması normalden daha yavaş olmuş olabilir.

Bir vardiyaya veya projeye atanan çalışanla görüşerek bağlamı toplayabilirsiniz.

Ancak, daha geniş bir zaman çerçevesinden bilgi toplamanız gerekiyorsa, görüşmeler zaman alıcı olabilir. Anketler, ekip görüşlerini hızlı bir şekilde almanın harika bir yoludur. Hatta çalışanların yanıtlarında gerçek olması için onları anonim hale getirebilirsiniz.

3. Adım: Raporlar oluşturun ve sonuçları analiz edin

Eğilimleri analiz etmek için grafikler ve çizelgeler oluşturun

Zaman denetim çalışma sayfalarını toplamak, işinizde gerçekten neler olup bittiğini anlamak için yeterli değildir. Eğilimleri tespit etmek ve değerli içgörüler elde etmek için aşağıdakileri yapmanız gerekir:

• Tüm girişleri bir Excel veya Google e-tablosunda harmanlayın. Çalışma sayfaları zaten bu formattaysa bunu yapmak daha kolaydır. Aksi takdirde, verileri fiziksel kopyalardan çevrimiçi bir sayfaya manuel olarak eklemeniz gerekir.

• Verilerden ne elde etmek istediğinizi düşünün. Verileri çalışana, ekibe, projelere, konumlara vb. göre birçok şekilde analiz edebilirsiniz. Hangi içgörüleri aradığınıza karar verin. Örneğin, X Projesi ile Y Projesi arasında ne kadar zaman harcandığını görmek isteyebilirsiniz.

• Farklılıkları görsel olarak görmenize yardımcı olacak grafikler ve çizelgeler oluşturun. Basit görseller oluşturmak için Excel veya Google E-Tablolar tablolarını kullanın. Örneğin, bir çubuk grafik size X Projesi ile Y Projesi için harcanan toplam saatleri gösterebilir. Ancak bir pasta grafiği, bir ekibin X projesinde toplam süresinin ne kadarını harcadığını görmenize yardımcı olur.

Biliyor musun?

Connecteam, yalnızca birkaç tıklamayla zaman ve katılımla ilgili özel raporları görüntülemenizi sağlayan gelişmiş raporlama özelliklerine sahiptir.

Karar vermeyi yönlendirmek için içgörüleri kullanın

Zaman denetiminizden elde edilen içgörüler , şirket hedefleriyle uyumlu kararlar almanıza yardımcı olabilir.

Örneğin, geçen süre getirdiği gelire değmiyorsa, belirli projeleri üstlenmeyi bırakmaya karar verebilirsiniz. Ya da daha kısa sürede çok büyük işler yapan işçileri ödüllendirmeye karar verebilirsiniz.

Bu içgörüler aynı zamanda işin daha verimli bir şekilde planlanmasına ve önceliklendirilmesine de yardımcı olacaktır; örneğin, genellikle daha hızlı çalışan çalışanlara yüksek öncelikli projeler atamak.

Zaman Denetimi En İyi Uygulamaları

Zaman denetimi sürecinizin sağlam ve güvenilir olmasını sağlamak için bu en iyi uygulamaları izleyin.

Formları tüm çalışanlara ve yeni işe alınanlara dağıtın

Formları dijital olarak (e-posta, dosya paylaşımı, kısa mesaj, bağlantı paylaşımı vb. yoluyla) veya kağıt kopyalarla şahsen dağıtabilirsiniz. Şirketteki her çalışanın zamanlarını ve görevlerini takip etmek için çalışma sayfasını kullandığından emin olun.

Herhangi birinin yanlışlıkla bir çalışma sayfası almadığını görmek için çalışanlarınızla e-posta veya kısa mesaj yoluyla temas kurabilirsiniz. Eksik formlar, sonuçlarda hatalara neden olabilir ve muhtemelen size yanlış hikayeyi verir.

Çalışma sayfasının önemini vurgulayın ve hatırlatıcılar gönderin

Ayrıca şirketteki herkesin çalışma sayfasını kullanmanın önemini anladığından emin olmanız gerekir. Bunu şirket duyuruları veya e-postalar aracılığıyla yapın. Formu olması gerektiği gibi kullanmayan çalışanları şahsen, telefonla veya e-posta veya kısa mesaj yoluyla takip edin.

Formu, zorunlu şirket prosedürleri bölümünün bir parçası olarak çalışan el kitabınıza da ekleyebilirsiniz.

Ayrıca, çalışanlara çalışma sayfasıyla vardiyalarına girip çıkmalarını hatırlatın. Onlara günlük bir e-posta hatırlatıcısı gönderin veya hatırlamaları için bunu görev listelerine ekleyin. Ayrıca çalışanlara zaman çizelgelerini düzenli olarak (haftalık, aylık vb.) göndermelerini hatırlatmanız gerekir.

Limit değişiklikleri

Çalışma sayfası şablonunda büyük değişiklikler yapmamak en iyisidir. Tüm alanlar aynı kaldığında, sonuçları zaman içinde karşılaştırmak daha kolaydır .

Denetimlerde tutarlı olun

Ekibinizin zamanını düzenli olarak denetlediğinizden emin olun. Bu , aylık, üç ayda bir, iki yılda bir veya şirketiniz için en uygun olanı olabilir. Tutarlı olmak, iş kararlarınızın zaman içinde iyileştirmelerle sonuçlanıp sonuçlanmadığını izlemenize yardımcı olur. Artı, çalışanlara zaman denetim sürecinin ciddiye alındığını gösterir.

Adam kayırmaktan kaçının

Zaman denetimlerinin sonuçlarını analiz ederken adil ve eşit olun. Örneğin, başka bir işçi aynı sıklıkta geç kaldıysa, bir işçiye geç kaldığı için dava açmamalısınız. Kayırmacılık sizi yasal olarak ayrımcılığa karşı risk altına sokabilir ve çalışanlarınız, müşterileriniz ve yatırımcılarınız nezdinde itibarınıza zarar verebilir.

Çalışma sayfalarını dikkatli ve güvenli bir şekilde saklayın

Çalışma sayfaları ister çevrimiçi ister kağıt kopya olarak gönderilsin, kaybolmamaları için onları güvenli bir şekilde ve tek bir yerde saklamanız gerekir.

Bunları şirket ofisinizde kilitli bir dosya dolabı gibi güvenli, fiziksel bir yerde saklayın. Veya bulut tabanlı yazılım kullanarak bunları dijital olarak saklayabilirsiniz.

Ardından, çalışma sayfalarına yalnızca doğru kişilerin erişebildiğinden emin olun . Örneğin, dosya dolabının anahtarlarını yalnızca belirli çalışanlara verin veya çalışma sayfalarını dijital olarak depolamayı seçerseniz özel kullanıcı erişim izinleri ayarlayın.

Etkinliği değerlendirin

Zaman denetimi sürecinizi düzenli olarak gözden geçirin ve ne kadar etkili çalıştığını kontrol edin. Aldığınız bilgilerin, çalışanlarınızın zamanlarını nasıl geçirdiklerini anlamak için yeterli olup olmadığını değerlendirin. Ardından, daha iyi analiz için forma eklenmesi gereken yararlı olabilecek başka bağlamları veya ek alanları göz önünde bulundurun. Son olarak, süreci iyileştirmek için herhangi bir ayarlama yapabilirsiniz.

Connecteam ile Zaman Denetimini Tamamen Otomatikleştirin

Denetim süresi, zaman alıcı ve sinir bozucu olabilir, ancak Connecteam gibi yazılımlar, sürecin stresini ortadan kaldırır.

Connecteam ile çalışanlar, cihazlarına tek bir dokunuşla vardiya giriş ve çıkışlarını yapabilir. Vardiyaların başında ve sonunda zaman takibini başlatmak ve bitirmek için otomatik hatırlatıcılar alacaklar.

Connecteam ayrıca coğrafi sınırlar oluşturmanıza olanak tanır. Çalışanlar yalnızca bir coğrafi sınır içindeyken yumruk atabilir ve konumdan ayrıldıklarında mesaiyi bitirmeleri gerekir. Ayrıca, çalışanların çalışma saatlerinde olmaları gereken yerde olmalarını sağlamak için yerleşik GPS konum izleme yazılımını kullanabilirsiniz.

Ayrıca, molalar ve fazla mesai için özel kurallar belirleyebilir ve fazla mesai taleplerini doğrudan uygulama içinden onaylayabilir veya reddedebilirsiniz. Bu şekilde, denetim sürecinin bir kısmı sorunlar büyümeden önce gerçek zamanlı olarak gerçekleşir.

Ayrıca Connecteam'in görev yönetimi özellikleri, çalışanların kendilerine atadığınız görevlerde nasıl ilerlediğini görmenizi sağlar. Son tarihler yaklaşırken çalışanlara görevlerini tamamlamaları için hatırlatmalar da gönderebilirsiniz.

Son olarak, Connecteam'in özel raporlama aracı, verileri kendiniz harmanlamak ve grafikler oluşturmak zorunda kalmadan verileri anında analiz etmenizi sağlar. Katılımı, projelerde harcanan zamanı, bireysel çalışanların çalışma saatlerini ve çok daha fazlasını takip edebilirsiniz.

Çözüm

Çalışanlarınızın zamanını denetlemenin, üretkenliği artırmanıza yardımcı olacak birçok faydası vardır. Ayrıca süreç, iş kanunlarına uymanıza ve daha akıllı iş kararları almanıza yardımcı olur. Ancak bu bilgiyi bilseniz bile, tam olarak nasıl bir zaman denetimi yapacağınızı ve hangi adımları izleyeceğinizi bilmekte zorlanabilirsiniz.

Öncelikle, bir zaman denetimi çalışma sayfası oluşturmanız ve tüm çalışanların bunu tamamlamayı hatırlamasını sağlamanız gerekir. Sonuçları analiz etmek için grafikler oluşturabilmeniz için tüm çalışma sayfalarından alınan verilerin tek bir Excel veya Google E-Tablolar dosyasında birleştirilmesi gerekir.

Connecteam gibi yazılımlar, uçtan uca tüm süreci otomatikleştirir ve basitleştirir. Çalışanlar mobil cihazlarında zamanı takip edebilirler. Ardından, daha iyi iş kararları almak için Connecteam'in raporlama aracını kullanarak verileri kolayca analiz edebilirsiniz. Ekibinizin zamanından en iyi şekilde yararlanmak için bugün Connecteam'e göz atın.

SSS

Zaman denetimi için nasıl hazırlanırsınız?

Bir zaman denetimine hazırlanmak için, zaman denetim çalışma sayfanızı kağıt veya dijital kopyalar olarak oluşturun ve çalışanlarınıza dağıtın. Ardından, raporlar oluşturmak ve verileri analiz etmek için hangi kaynaklara ihtiyacınız olduğunu planlayın; örneğin, sizin için raporlar oluşturacak harici bir danışman veya Connecteam gibi bir çevrimiçi yazılım çözümü.

"Gerçek zamanlı denetim" nedir?

Geleneksel zaman denetimi, geçmiş zaman çizelgelerini ve eğilimleri analiz eder. Bu içgörüler gelecekteki iş kararlarını yönlendirir. “Gerçek zamanlı denetim”, çalışanların çalışma saatlerini gerçek zamanlı olarak nasıl geçirdiklerini görmek anlamına gelir. Connecteam gibi uygulamalar size çalışanların canlı zaman girişlerini, konumları ve daha fazlasını gösterir, böylece hemen iyileştirmeler yapabilirsiniz.

İşçilerin zamanını ne sıklıkla denetlemelisiniz?

Zaman denetimlerini işinizin doğasına göre aylık, üç aylık, altı aylık ve hatta yıllık olarak gerçekleştirebilirsiniz. Yiyecek teslimatı gibi belirli işletmelerin, zaman denetimlerinin daha sık yapılmasını gerektiren bir iç kontrol süreci vardır. Bazı şirketler, denetimleri gerçek zamanlı olarak gerçekleştirmek için Connecteam gibi yazılımlar kullanır.

Zaman Denetim Sayfası

Daha Fazla Harika Makaleyi Doğrudan Posta Kutunuza Almak İster misiniz? Abone olun