Zaman Kartı Onayı Nedir + İş İçin En İyi Araçlar

Zaman kartı onayı, işletmelerin çalışanların kaydettikleri saatleri gözden geçirmelerine ve çalışmaları için doğru şekilde ödeme aldıklarından emin olmalarına olanak tanır. Doğru yönetilmesi gereken önemli bir süreçtir. Aksi takdirde, bordro gecikebilir veya çalışanlara fazla veya eksik ödeme yapılabilir.

Bu nedenle, zaman kartı onayının tam olarak nasıl çalıştığını ve hangi adımları içerdiğini anlamak önemlidir. Bu makalede, bilmeniz gereken her şeyi açıklıyoruz ve zaman izleme sürecinizi kolaylaştırmak için en iyi 3 otomasyon aracını vurguluyoruz.

Zaman Kartı Onayı nedir?

Zaman kartı onayı, işverenlerin mevcut ödeme döneminde çalışanların kaç saat çalıştığını kontrol etmesidir .

Çalışanlar, her ödeme dönemi için saatlerini bir zaman kartına kaydedecektir. Bu, her günü bir ödeme döneminde parçalara ayırır ve çalışanların o günlerde çalıştığı tüm saatleri gösterir. Bir ödeme süresi genellikle 2 ila 4 haftadır. Bununla birlikte, çoğu eyalette, işverenler bordroyu ne sıklıkta çalıştırmak istediklerine karar vermekte özgürdür.

Zaman kartı onay sürecinin amacı , çalışanların mesai saatlerini doğru kaydetmelerini sağlamak ve bordrolama yapılmadan önce hataların yakalanmasını sağlamaktır.

Bir zaman kartında neler yer almalıdır?

Bir zaman kartı, çalışılan saatlerin yanı sıra molalar ve ücretli izinlerde harcanan zamanı da içermelidir. Ayrıca, özellikle çalışanlara farklı görevler için farklı ücret oranları ödeniyorsa, çalışanların üzerinde çalıştıkları görevler veya projeler hakkında bilgi sağlaması gerekir.

Doğruluk için zaman çizelgelerini kontrol etme

Çalışanlar, onay için size göndermeden önce kendi zaman çizelgelerini gözden geçirmelidir. Bir çalışanın zaman çizelgesini aldıktan sonra doğruluğunu kontrol edebilirsiniz.

Bu doğruluk kontrolü tipik olarak bir çalışanın kayıtlı saatlerinin çalışma programlarına göre çapraz referanslandırılmasını içerir. Şirketiniz, çalışma saatlerinde çalışanların konumlarını doğrulamak için GPS konum izlemeyi kullanıyorsa, çalışanın konum verilerini zaman çizelgelerinde listelenen saatlerle de karşılaştırabilirsiniz.

Fazla mesai ücretinin hesaplanması

Ayrıca her çalışan için fazla mesaiyi hesaplamanız ve bunu zaman çizelgesine ayırmanız gerekir. Fazla mesai, çalışanın taban ücretinin 1,5 katı olarak ödenmelidir ve çalışanlar haftada ‌40 saatten fazla çalıştığında geçerlidir. Çalışanlar başka zaman ikramiyelerine hak kazanırsa, bunları da zaman kartına ekleyebilirsiniz.

Zaman çizelgelerini onaylama veya reddetme

Bir çalışanın mesai kartındaki tüm bilgiler doğruysa, mesai kartını onaylayabilir ve şirketinizin maaş bordrosu ekibine iletebilirsiniz.

Herhangi bir yanlış bilgi varsa, zaman çizelgesini reddedebilir ve revizyon için çalışana geri gönderebilirsiniz. Çalışan zaman çizelgesini gözden geçirdikten sonra tekrar inceleyebilirsiniz.

Zaman Kartlarını Onaylamak Neden Önemli?

Zaman çizelgelerini gözden geçirmek bordro hatalarını önlemeye yardımcı olur. Bu hatalar, çalışanlarınıza yanlış ödeme yapılmasına ve hatta yasal sorunlara yol açabilir.

Öte yandan, doğru bir şekilde yapıldığında, zaman çizelgesi onayı size şu konularda yardımcı olur:

Ücret tutarsızlıklarından kaçının

Zaman çizelgelerini incelemek ve onaylamak , şirketinizin çalışanlarınıza fazla veya eksik ödeme yapmasını önlemeye yardımcı olur.

Fazla ödeme yapan işçiler zamanla çok maliyetli olabilir. Onlara eksik ödeme yapmak yasa dışıdır ve düzenleyici kurumlar tarafından ağır cezalara yol açabilir. Çalışanlarınıza doğru ödeme yapmamak da moralleri için kötüdür ve kalifiye personelin şirketinizden ayrılmasına neden olabilir.

Yöneticiler, onay sürecinde çalışanların zaman çizelgelerinde ikinci bir göz görevi görür. Dürüst hataları yakalayabilir ve potansiyel zaman hırsızlığı örneklerini tespit edebilirler. Ayrıca, maaş bordrosunu işlemek için kullanılan zaman kayıtlarının doğruluğundan sorumlu tutulurlar.

Bordro doğruluğunu iyileştirin

Bordro için gönderilen tüm zaman kartları doğru olduğunda, her ödeme dönemi için yalnızca bir kez ödeme göndermeniz gerekir. Ancak, zaman çizelgelerinde hatalar olduğunda, ödeme hatalarını çözmek için birden çok kez bordro çalıştırmanız gerekebilir.

Bu, zaman ve paraya mal olur. Yapmanız gereken maaş bordrosu sayısını azaltmak işletmenizin yararınadır. Zaman çizelgelerinin gözden geçirilmesi ve onaylanması, bunu başarmanın anahtarıdır.

Uyumlu kalın

Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA), şirketlerin çalışan zaman çizelgelerini en az 2 yıl süreyle saklamasını gerektirir. Zaman kartı inceleme süreci, yöneticilerin her ödeme döneminde her çalışan için zaman kayıtları toplamasını sağlar.

Şirketiniz ücret uygulamalarınızla ilgili bir soruşturmayla karşılaşırsa, zaman çizelgelerinizi oluşturabilir ve doğru olduklarından emin olabilirsiniz.

Zaman Kartı Onayı Çalışanlara Nasıl Yardımcı Olur?

Zaman çizelgelerini inceleme ve onaylama süreci çalışanlar için de faydalı olabilir.

Çalışanlar, çalıştıkları saatlerin tam olarak ödenmesini isterler, ancak bazen bir zaman girişi eklemeyi unutmak gibi hatalar yapabilirler. Bu hataları yakalayabilir ve çalışanların tüm saatlerinin ücretinin ödenmesini sağlayabilirsiniz.

Zaman kartı bilgilerini çalışanlarla paylaşmak, onların çalıştıkları saatleri gözden geçirmelerine de olanak tanır. Bu, çalışanların ne kadar çalıştıklarını ve ne kadar ücret almayı beklemeleri gerektiğini daha iyi anlamalarına yardımcı olabilir. Ayrıca bordro sürecinde daha fazla şeffaflık sunarak çalışanların morali için harika olabilir.

İşverenler Zaman Kartlarında Değişiklik Yapabilir mi?

Bir çalışanın zaman çizelgesini incelerken bir hata bulduğunuzda 2 şeyden 1'ini yapabilirsiniz:

1. Zaman çizelgesini reddedin ve düzeltmeler için çalışana geri gönderin.
2. Zaman çizelgesinde revizyonlar yapın ve onaylayın.

Yasal nedenlerle, bir zaman çizelgesinde yapılan tüm değişikliklerin kanıtlarla desteklenmesi önemlidir. Örneğin, bir çalışan işe giriş veya çıkış yapmayı unuttuğunda yöneticiler değişiklik yapabilir. Veya PTO, zaman çizelgelerine otomatik olarak eklenmediyse, yöneticiler bir çalışan adına bu saatleri ekleyebilir.

Bir zaman çizelgesinde bir değişiklik yapıldığında çalışanlara haber vermek ve bu değişikliği yazılı olarak belgelemek her zaman iyi bir fikirdir.

Zaman Kartlarını Onayladıktan Sonra Ne Olur?

Bir zaman kartı onaylandıktan sonra bordro ekibinize gönderilir .

Tipik olarak, zaman çizelgeleri, manuel veri girişine gerek kalmadan bordro yazılımınıza aktarılabilir. Bazı zaman çizelgesi platformları, popüler bordro platformlarıyla doğrudan entegre olur. Ayrıca zaman kartı verilerini CSV olarak dışa aktarabilir ve dosyayı bordro yazılımınıza yükleyebilirsiniz. Zaman kartı verileri daha sonra bordroyu işlemek için kullanılır.

Bundan sonra, zaman kartları FLSA gerekliliklerine uymak için en az 2 yıl boyunca güvenli bir şekilde saklanmalıdır .

Çalışanların Zamanını Takip Etmek İçin Otomasyonları Kullanma

Geçmişte şirketler, bir çalışanın zaman kartına giriş ve çıkış zamanlarını damgalayan makineler kullandı. Günümüzde çoğu şirket, fiziksel zaman çizelgelerini ortadan kaldırdı ve bunun yerine çalışanların çalışma saatlerini izlemek için yazılımlara güveniyor.

Zaman saati yazılımı, işletmenizin zaman izlemeyi , zaman çizelgesi oluşturmayı ve zaman kartı onayını otomatikleştirmesine yardımcı olacak çeşitli özellikler sunar. Bu özellikler, zaman çizelgeleri oluşturmak için gereken süreyi kısaltabilir. Ayrıca, çalışanların zaman kayıtlarının doğru olmasını ve onay sırasında yöneticiler ile çalışanlar arasındaki iletişimin kolaylaştırılmasını sağlamaya yardımcı olabilirler.

Daha fazla bilgi için 2023 için en iyi 6 basit zaman saati yazılım çözümümüzü içeren derlememizi okuyun .

Burada, zaman kartı onay sürecinizi iyileştirebilecek birkaç otomasyon özelliği örneği verilmiştir.

GPS özellikli zaman takibi

GPS özellikli bir zaman saati uygulaması, çalışanlarınızın mesai saatleri başındayken konumlarını doğrulamanıza yardımcı olabilir. Çalışanların mesai saatlerinde nerede olduklarını veya hareket halindeyken konumlarını görebilirsiniz.

Ardından, zaman çizelgelerini incelerken, bir çalışanın konumunu zaman çizelgesi girişleriyle karşılaştırabilirsiniz. Bu, zaman hırsızlığını ortadan kaldırmaya yardımcı olur ve her zaman girişinin doğru projeye atandığını kontrol etmenizi sağlar.

Ek olarak, GPS özellikli birçok zaman saati, ofisinizin veya bir şantiyenin çevresinde coğrafi sınırlar oluşturmanıza olanak tanır. Bir çalışan coğrafi çitle çevrili bir alana girdiğinde veya bu alandan ayrıldığında, işe girip çıkması için bir hatırlatıcı alır. Bu, çalışanların giriş veya çıkış yapmayı asla unutmamasını sağlar.

Fazla mesai ve mola hesaplamaları

Zaman çizelgesi onay yazılımı, fazla mesai ve ara ödemeyi otomatik olarak hesaplayabilir. Bu, sizi bu hesaplamaları kendiniz yapmaktan kurtarır. Böylece zaman çizelgelerinin onaylanması için geçen süreyi azaltır ve çalışanların ücretlerinin doğru ödenmesini sağlar.

zaman çizelgeleri

Zaman izleme yazılımı ayrıca çalışanların zaman girişlerini düzenleyebilir ve saniyeler içinde dijital zaman çizelgeleri oluşturabilir. Bu, çalışanları saatlerini bir zaman çizelgesine manuel olarak kaydetmek zorunda kalmadan hata yapmaktan kurtarır.

Zaman kartı bildirimleri

Bazı yazılım çözümleri, bir zaman girişi hakkında ek bilgiye ihtiyacınız varsa, doğrudan zaman çizelgesine bir not bırakmanıza izin verir. Çalışanlar, hızlı bir şekilde bilgi verebilmeleri veya revizyonlar yapabilmeleri için bir bildirim alacaktır.

Zaman Kartı Onayı için En İyi Araçlar

İşletmenizin zaman takibi ve zaman kartı onayı için kullanabileceği en iyi araçlardan bazılarına daha yakından bakalım.

Connecteam, çalışanlarınıza doğru ve zamanında ödeme yapılmasını sağlayan hepsi bir arada bir zaman izleme yazılımıdır . Yazılımımız, kaçırılan zaman girişlerini azaltan, onay sürecini hızlandıran ve zaman hırsızlığını ortadan kaldıran özelliklere sahiptir.

İlk olarak Connecteam, çalışanların çalışma saatlerini takip etmelerini kolaylaştırır. GPS özellikli bir zaman saati, çalışanlara bir iş sahasına vardıklarında giriş yapmalarını ve ayrıldıklarında çıkış yapmalarını hatırlatır. Sadece bir dokunuşla akıllı telefonlarından giriş ve çıkış yapabilirler ve bir projeye veya göreve her girişte kategorilere ayırabilirler.

Çalışanların zaman girişlerini manuel olarak düzenleyip düzenleyemeyeceğine siz karar verirsiniz, bu da zaman hırsızlığını ortadan kaldırmaya yardımcı olabilir.

Connecteam otomatik olarak çalışan zaman verilerini toplayacak, fazla mesai ve mola saatlerini hesaplayacak ve her ödeme dönemi için dijital zaman çizelgeleri oluşturacaktır. Bir bakışta çalışanların ne kadar çalıştıklarını, ne zaman fazla mesaiye gittiklerini ve ne zaman tatile çıktıklarını görebilirsiniz.

Connecteam'in bir başka avantajı da, onay sürecinde çalışanları döngüde tutabilmenizdir . Bir zaman girişi hakkında daha fazla bilgi istemek için Connecteam'in mesajlaşma özelliklerini kullanarak çalışanlarla sohbet edebilirsiniz. Ayrıca çalışanlar, zaman çizelgelerinde yapılan değişiklikler hakkında otomatik olarak bilgilendirilir. Bir zaman çizelgesini onayladığınızda, herhangi bir düzenleme için kilitlenir.

Connecteam, bordro işleme için Quickbooks Online ve Gusto ile entegre olur. Ayrıca diğer bordro yazılımlarıyla kullanmak için zaman çizelgelerini kolayca dışa aktarabilirsiniz.

Connecteam, 10 çalışana kadar olan işletmeler için ücretsizdir . Daha büyük işletmeler için Connecteam, 30 çalışana kadar ayda sadece 29 ABD dolarından başlar. Zaman kartı onay sürecinizi nasıl kolaylaştıracağını görmek için Connecteam'i 14 gün boyunca ücretsiz deneyebilirsiniz.

TimeCamp, günlük ve haftalık zaman kartı onaylarını destekleyen bir zaman izleme uygulamasıdır. Yazılım aynı zamanda yöneticilerin, zaman çizelgelerinin bordro son tarihinden önce onay için gelmesi için hatırlatıcılar ayarlamasına olanak tanır.

Ayrıca TimeCamp, zaman çizelgeleri içindeki yorumları destekler. Bu, yöneticilerin ve çalışanların daha fazla bilgiye ihtiyaç duyulduğunda zaman girişlerini tartışmasına olanak tanır.

TimeCamp, çalışanların saatlerini otomatik olarak takip etmelerini sağlayan çeşitli üretkenlik platformlarıyla entegre olur. Ancak, herhangi bir GPS izleme özelliği sunmadığından, sahada çalışanları olan şirketler için en iyi seçim olmayabilir.

TimeCamp, sınırsız kullanıcı için ücretsiz bir plan sunar, ancak yalnızca zaman takibini destekler. Zaman çizelgesi onay özelliklerini içeren planlar, kullanıcı başına aylık 10,99 ABD dolarından başlar.

Toggl Track, 100'den fazla popüler platformla entegre olan bir zaman izleme yazılımıdır. Bu entegrasyonlar, Toggl Track'in çalışanların saatlerini otomatik olarak kaydetmesini ve işi belirli projelere göre sınıflandırmasını sağlar. Çalışanlar ayrıca bilgisayarlarından veya akıllı telefonlarından bir tıklama veya dokunma ile zaman girişlerini manuel olarak başlatabilir ve durdurabilir.

Toggl Track, zaman çizelgelerini otomatik olarak bir araya getirir ve zaman girişlerini proje veya göreve göre ayırır. Yöneticiler, farklı projelere farklı ödeme oranları atayabilir ve molalar ve fazla mesai için harcanan zamanı görüntüleyebilir.

Toggl Track herhangi bir bordro yazılımı entegrasyonu sunmaz, ancak zaman çizelgesi verilerini bir CSV dosyası olarak dışa aktarabilir. Ayrıca, onay sürecindeki sorunları çözmek için yerleşik iletişim araçlarından da yoksundur. Yöneticilerin ve çalışanların, zaman çizelgelerindeki değişiklikleri not etmek için Toggl dışında iletişim kurmaları gerekecektir.

Toggl Track, en fazla 5 çalışanı olan işletmeler için ücretsiz bir plan sunar. Ücretli planlar, kullanıcı başına aylık 9 ABD dolarından başlar.

Özet

Zaman kartı onayı, işverenlerin doğru olduklarından emin olmak için çalışanların zaman çizelgelerini kontrol edip onaylamalarıdır. Onay süreci, bordro hatalarının ortadan kaldırılmasına yardımcı olur ve çalışanlara doğru ödeme yapılmasını sağlar. Ayrıca FLSA'nın tazminat raporlama gerekliliklerine uymak için de gereklidir.

Zaman çizelgesi onay yazılımını kullanmak, zaman çizelgeleri oluşturmayı kolaylaştırabilir ve bordro çalıştırmak için gereken süreyi kısaltabilir. Connecteam'in her büyüklükteki işletmede zaman çizelgelerini onaylamak için en iyi araç olduğunu düşünüyoruz.

Zaman kartı onayınızı ve bordro süreçlerinizi nasıl basitleştirebileceğini görmek için Connecteam'i 14 gün boyunca ücretsiz deneyin .