Zaman Saati Yuvarlama için Eksiksiz Kılavuz

Çalışanların çalışma saatlerini takip etmek, özellikle birkaç dakika erken veya geç işe başlarlarsa, zorlu ve zaman alan bir görev olabilir. Süreci kolaylaştırmak için şirketler zaman saat yuvarlama kullanabilir. Bu, çalışanların giriş ve çıkışlarının en yakın zaman aralığına yukarı veya aşağı yuvarlanmasını içerir.

Temel Çıkarımlar

• Süre maksimum 15 dakikalık bir artışa yuvarlanırsa ve çalışanların sürekli olarak eksik ücret almasına neden olmazsa, zaman saati yuvarlama yasaldır.
• Eyalete göre farklı zaman saati kuralları vardır. Bu eyaletler arasında Washington, California, Texas ve Michigan bulunmaktadır.
• Süreyi yuvarlamak için üç yöntem vardır: 5, 6 ve 15 dakikalık artışlar.
• Zaman saati yuvarlama için en iyi uygulamalar arasında adil yuvarlama artışları kullanmak, yuvarlama hakkında çalışanlarla düzenli olarak iletişim kurmak ve yuvarlama politikanızı yıllık olarak gözden geçirmek yer alır.
• İş kanunları ve düzenlemelerine uymaya devam ettiğinizden emin olmak için çalışanların çalışma saatlerinin doğru kayıtlarını tutmalısınız.

Dijital zaman izleme yazılımının popülaritesi sayesinde zaman saati yuvarlama eskisi kadar yaygın değil. Ancak, zaman saati yuvarlamanın faydaları vardır. Bordro süreçlerini kolaylaştırmaya, ücret hesaplamalarını basitleştirmeye ve çalışanların zaman hırsızlığını önlemeye yardımcı olabilir. Ancak, doğru yapılmadığı takdirde çalışan anlaşmazlıklarına ve hatta yasal sorunlara da yol açabilir.

Aşağıda, zaman saati yuvarlamanın en iyi uygulamalarını ve yanlı yuvarlamadan nasıl kaçınılacağını tartışıyoruz. Ayrıca üç yuvarlama yöntemini ele alıyoruz ve birkaç örnek zaman saati yuvarlama tablosu paylaşıyoruz.

Zaman Saati Yuvarlama Nedir?

Zaman saati yuvarlama, bir işverenin bir çalışanın saatlerini yukarı veya aşağı yuvarlamasını içerir. Saatler, önceden ayarlanmış süre artışlarına (genellikle 5, 6 veya 15 dakika) göre yuvarlanır.

İşverenler, bir çalışanın ne kadar çalıştığını anlamayı kolaylaştırmak için genellikle zaman saat yuvarlamasını kullanır, bu da bordro yapmak için gereken süreyi azaltır. Çalışanların sürekli olarak düşük ücret almasına yol açmayacak şekilde tutarlı ve adil bir şekilde yapılırsa genellikle yasaldır.

Örneğin, çalışanınıza saatte 20 dolar ödendiğini ve günde 9 saat çalıştığını varsayalım. Sabah 8:02'de giriş yaptılar ve akşam 5:01'de çıkış yaptılar. Yuvarlama olmadan, çalışanın maaşını tam olarak çalıştıkları süre için hesaplamanız gerekir. Bunun gibi bir şey olurdu:

(20$ x 9 saat) + (1/60) x 20$) – ((2/60) x 20$) = 179,67$

Ancak, başlangıç ​​saatini sabah 8'e ve bitiş saatini akşam 5'e kolayca yuvarlayabilirsiniz. Hesaplama çok daha basit:

20 USD x 9 saat = 180 USD

33 sentlik fark önemsiz. Zaman saati yuvarlama ile ücret hesaplamaları çok basittir.

Muaf ve muaf olmayan çalışanlar için saat yuvarlama

Saatlik çalışanlar ve saatlik olmayan veya maaşlı çalışanlar için farklı zaman saati kuralları vardır. Saatlik çalışanlar, saat yuvarlama işleminden "muaf değildir", saatlik olmayan veya maaşlı çalışanlar ise "muaftır".

Bu, muaf olmayan bir çalışanın saatlerini yuvarlayabileceğiniz anlamına gelir. Bunun nedeni, 40 saatin üzerinde çalışılan herhangi bir fazla mesai için ödenmesi gerekmesidir. Ayrıca federal asgari ücretin ödenmesi gerekir.

Öte yandan, muaf çalışanlara 40 saatin üzerinde yapılan fazla mesailer için ödeme yapılmasına gerek yoktur. Ancak yine de Adil Çalışma Standartları Yasası'na (FLSA) bu işçilerin düzenli olarak haftada 40 saati geçmediğini kanıtlamanız gerekir. Burada ve orada birkaç dakikayı bile yuvarlamak, işçilerin haftalık zaman girişlerini 40 saatin üzerine çıkarabilir. Bu nedenle, tavsiye edilmez

Eyalete göre zaman saati kuralları

Federal zaman saati yasalarına ek olarak, bazı eyaletlerin kendi zaman saati kuralları vardır. Bu eyaletler şunları içerir:

• Washington Washington yasası, işverenlerin, muaf olmayan çalışanlara, 40 saatin üzerinde çalışılan herhangi bir süre için normal ödeme oranlarının 1,5 katı ödeme yapmalarını şart koşuyor.
• Kaliforniya California Ücret Emri, çalışan zaman çizelgelerinin İngilizce olarak ve kurcalanamayacak şekilde doldurulması gerektiğini belirtir. California, işverenlerin mürekkeple (kalemle değil) yazılmış kağıt zaman çizelgeleri veya dijital zaman çizelgeleri kullanmasını zorunlu kılar.
• Teksas Texas Payday Yasası, işverenlerin çalışma süresini kaydetmek için dijital zaman saatleri ve zaman çizelgeleri kullanmalarına izin verir. Ayrıca, işverenlerin her ödeme dönemi için 3 yıla kadar zaman kayıtları oluşturması ve saklaması gerektiğini belirtir.
• Michigan Michigan'daki işverenler, çalışanların her gün çalıştıkları toplam saatlerin kayıtlarını, başlangıç ​​ve bitiş zamanlarını açıkça göstererek tutmalı. Süre, saatin en yakın 10'una (6 dakika) veya daha azına kadar takip edilmelidir.

İşverenler Neden Çalışanların Zamanını Doldurur?

Artık saat yuvarlamanın ne olduğu hakkında iyi bir fikriniz olduğuna göre, işverenlerin çalışanların zamanını yuvarlama nedenlerinden bazılarını tartışalım. Yuvarlama yardımcı olur:

• Adaleti geliştirin. Yuvarlama, çalışılan saatlerin hesaplanması söz konusu olduğunda tüm çalışanlara adil ve eşit davranılmasını sağlamaya yardımcı olabilir.
• Esnekliğe izin verin. Çalışan saatlerini yuvarlamak, çalışma günlerinde biraz esneklik sağlar. Örneğin, çalışanlar trafikte sıkıştıklarında 5 dakika geç kalabilirler veya bir randevuya gitmek için 5 dakika erken çıkabilirler, kaçırdıkları zaman maaşlarını etkilemez.
• Bordro hesaplamalarını basitleştirin. Ücreti tam sayılara ve basit kesirlere göre hesaplamak, ödemeleri saniyesine kadar zamana göre hesaplamaktan daha kolaydır.
• İdari zamanı azaltın ve üretkenliği artırın. Yuvarlama, veri girişi ve bordro hesaplamaları gibi görevlerde zaman kazandırabilir, böylece siz ve çalışanlarınız daha önemli işlere odaklanabilirsiniz.
• Hataları en aza indirin ve maliyetleri azaltın. Bordro için yuvarlama süresi hataları azaltır, bu da çalışanlara eksik veya fazla ödeme yapılmasının önüne geçer. Ayrıca, yöneticilerin hataları düzeltmek için zaman kaybetmek zorunda kalmayacağı anlamına gelir, bu da işçilik maliyetlerinden tasarruf edilmesine yardımcı olur.
• Uyum sağlamak. İşverenler, maaş bordrosu için zamanı yuvarlayarak ve çalışanların zamanlarının kayıtlarını tutarak iş kanunları ve düzenlemelerine uyduklarından emin olabilirler. Bunlar arasında FLSA ve Çalışma Bakanlığı'nın mola süreleri, çalışma süreleri, fazla mesai ödemeleri ve daha fazlası ile ilgili düzenlemeleri yer alır.

Zaman Saati Yuvarlama Yasal mı?

Yasal saat yuvarlama

Çalışma Bakanlığı, işverenler aşağıdaki kurallara uyduğu sürece zaman saat yuvarlamasının yasal olduğunu düşünmektedir:

• Zaman saati yuvarlama çalışan için adil olmalıdır. Bordro maliyetlerinden tasarruf etmek için çalışan saatlerini aşağı yuvarlayamazsınız. Genel bir kural olarak, çalışanlarınızın çalışma saatlerini çalışanın lehine olacak şekilde yuvarlamalısınız.
  
  Örneğin, saat 8:03 olan bir giriş saatinin saat 8:00'e yuvarlanması, böylece bu 3 dakika için ödeme yapılır. Bu, şikayetlerin ve ödeme anlaşmazlıklarının önlenmesine yardımcı olacaktır.

• İşverenler 15 dakikadan daha büyük artışlarla yuvarlamazlar. Bu, yarım saatlik veya bir saatlik artışlarla aşağı yuvarlayamayacağınız anlamına gelir. 15 dakikalık yuvarlamaya ek olarak, DOL 5 dakikalık yuvarlama ve 1/10 saat (6 dakika) yuvarlama sağlar.

• İşverenler 7 dakika kuralına uymak zorundadır. Bu kural, 15 dakikalık bir pencerede 7 dakikalık işaret için geçerlidir. Örneğin, bir çalışan 09:07'den önce işe başlarsa, saati 9:00'a yuvarlayabilirsiniz. Ancak, bir çalışan sabah 9:08'de işe başlarsa, bu zamanı sabah 9:15'e yuvarlamalısınız.
  
  Bu kuralların dışında, yuvarlama saati yasadışı kabul edilebilir.

Geçersiz saat yuvarlama

Burada, yasal sorunlara yol açabilecek iki saat yuvarlama örneği verilmiştir.

1. Diyelim ki bir çalışan sabah 7:56'da çalışıyor ve 17:03'te çıkıyor. Başlangıç ​​saatini 7:55'e, bitiş saatini ise 17:05'e yuvarlamalısınız. Bu, çalışana fazladan 3 dakika ücret ödenmesini sağlar.
   
   Ancak, başlangıç ​​saatini sabah 8:00'e ve bitiş saatini akşam 5:00'e yuvarladığınızı varsayalım. Bunu yaparak, başlangıç ​​ve bitiş zamanlarını çalışanınızın değil, işinizin yararına olacak şekilde yuvarladınız.
   
   Bu örnekte, çalışan 7 dakikalık çalışma süresini kaybetmiştir. Bu çok büyük bir fark gibi görünmese de, bir yıl boyunca her gün yapılırsa, 30 saate kadar ücretsiz çalışma ekleniyor. Bu sizi ödenmemiş bir maaş talebi riskiyle karşı karşıya bırakır.

2. DOL'un izin verdiği en yakın 5, 6 veya 15 dakikalık aralığın aksine, çalışanlarınızın zamanını en yakın yarım saate yuvarladığınızı varsayalım.
   
   Örneğin, bir çalışanın saat 8:07'de çalıştığını hayal edin. 7 dakika kuralına uymalı ve saatini 08:15'e yuvarlamalısınız. Ancak, onların saatini bunun yerine saat 8:30'a yuvarladığınızı varsayalım.
   
   Bu, o gün için 23 dakikalık ücretsiz çalışmayla sonuçlanacaktı—düzenli olarak yapılırsa yılda 100 saate kadar ücretsiz çalışma.

Farklı Zaman Saat Yuvarlama Türleri

5 dakika

5 dakikalık yuvarlama ile, bir saatteki her 5 dakikalık artışın 2,5 dakikalık bir eşiği vardır.

Bir çalışan bu eşikten önce giriş veya çıkış yaparsa, çalışma saatleri aşağı yuvarlanır. Bu eşikten sonra giriş veya çıkış yaparlarsa, saat süreleri yuvarlanır.

Örneğin:

6 dakika

6 dakikalık yuvarlama, 1/10 saatlik yuvarlama olarak da bilinir. 6 dakikalık yuvarlama ile saat, 3 dakikalık eşik ile 6 dakikalık aralıklara bölünür.

Bir çalışan 3 dakikalık eşikten önce giriş veya çıkış yaparsa, çalışma süresi en düşük 6 dakikalık aralığa yuvarlanır. 3 dakikalık eşikten sonra giriş veya çıkış yaparlarsa, saat süreleri en yakın 6 dakikalık aralığa yuvarlanır.

Örneğin:

15 dakika

15 dakika yuvarlamalarında 7 dakika kuralı geçerlidir. Bu kural, bir işverenin çalışanların zamanını yukarı veya aşağı yuvarlaması gerekip gerekmediğini yönlendirir.

Bir çalışan 7 dakika eşiğinden önce giriş veya çıkış yaparsa, çalışma saatleri bir önceki çeyrek saate yuvarlanır. 7 dakikalık eşikten sonra giriş veya çıkış yaparlarsa, saat süreleri yuvarlanır.

Örneğin:

Zaman Saati Yuvarlamanın Zorlukları

Çalışan süresini yuvarlarken bilmeniz gereken birkaç tuzak vardır.

• Saatin dışında çalışın. Saat dışı çalışma, büyük bir FLSA ihlalidir. Örneğin, bir çalışan 08:55'te işe başlarsa ve siz onun başlangıç ​​saatini 9:00'a yuvarlarsanız, o 5 dakikayı bedavaya çalışmış olur.
  
  Bir hafta boyunca bu, neredeyse 25 dakikalık ücretsiz süreye kadar ekler. Çalışanlara çalışılan süre için ödeme yapılmaması, FLSA'ya hak talebinde bulunulmasına neden olabilir.

• De minimis iş. De minimis, endişe yaratmayacak kadar küçük herhangi bir süre veya görev anlamına gelir. DOL, minimum süre miktarının 15 dakikanın altında olduğunu belirler.
  
  Böylece, işverenler zamanı 15 dakika içinde yukarı veya aşağı yuvarlayabilir. Ancak, bu şu anda Kaliforniya'da yeniden değerlendiriliyor.

• Hatalı zaman çizelgeleri . Çalışan zaman çizelgelerinin aşırı yuvarlanması, sonunda yanlış zaman çizelgeleri oluşturabilir. Çalışanlar daha sonra FLSA kapsamında haksız veya yasa dışı ücret indirimi talep edebilir.
  
  Bunu önlemek için, zaman çizelgesi yuvarlamasının işletmeniz genelinde tutarlı olması önemlidir. Ayrıca, yanlış anlamaları en aza indirmek için çalışan el kitabınıza saat yuvarlama hakkında bilgi eklemelisiniz.

• Maaş anlaşmazlıkları. Çalışanların zamanını aşırı yuvarlamak bordro tutarsızlıklarına yol açabilir. Bazen çalışanlar gerçekte olduklarından daha fazla ücret almayı bekleyebilirler. Bunu önlemek için, yuvarlama politikanızı çalışanlara iletmeli ve çalışan saatlerini daima adil bir şekilde yuvarlamalısınız.
• Çalışan izleme. Çalışan saatlerini yuvarlamak, ekibinizin mikro yönetim altındaymış gibi hissetmesine neden olabilir. Bu, moralin düşmesine, üretkenliğin azalmasına ve hatta çalışan devrinin artmasına neden olabilir.

Zaman Saat Yuvarlama için En İyi Uygulamalar

Çalışanların zamanını yuvarlamanız gerekip gerekmediğini düşünün

Yeni teknolojiler, çalışanların zamanını saniyesine kadar izlemeyi kolaylaştırdı. Çalışanlar, doğrudan cep telefonlarından giriş ve çıkış yapmak için dijital uygulamaları kullanabilir. Modern zaman izleme sistemleri ayrıca otomatik dijital zaman çizelgeleri oluşturur ve genellikle bordro yazılımıyla entegre olur. Bu, işverenlerin personele tam olarak borçlu oldukları parayı ödemelerini kolaylaştırır.

Bu şekilde, zaman saat yuvarlamasını kullanmak zorunda kalmayabilir veya kullanmak istemeyebilirsiniz.

Bir zaman saati politikası oluşturun ve izleyin

Sağlam bir zaman saati yuvarlama politikası, yuvarlama konusunda tutarlı ve adil olmanızı sağlamanın en iyi yoludur.

Politikanız aşağıdakileri belirlemelidir:

• Kullanılacak yuvarlama artışları. Örneğin, 5 dakika, 6 dakika veya 15 dakika.
• Saatin hangi noktada yukarı veya aşağı yuvarlanacağı. Örneğin, 15 dakikalık bir yuvarlama politikası için 7. dakikada.
• Çalışma saatinin çalışanların maaşını nasıl etkileyeceğini gösteren örnek bir tablo.
• Politikanın en son gözden geçirildiği tarih.

Saati neden bu şekilde döndürmeye karar verdiğinize dair kısa bir açıklama da ekleyebilirsiniz. Bu, dürüstlük ve şeffaflık kültürünün teşvik edilmesine yardımcı olabilir.

Politikanız yazıldıktan sonra, doğrudan çalışanlara iletin. Bunu bir toplantı veya telefon görüşmesi sırasında sözlü olarak yapabilirsiniz. Veya bir not veya e-posta gönderebilir veya ekibinizi güncellemek için çalışan sohbet uygulamanızda bir mesaj gönderebilirsiniz.

Yuvarlama politikanızı çalışan el kitabınıza dahil etmeniz de önemlidir. Politikayı anladığından emin olmak için çalışanlarınızın el kitabını okuduktan sonra imzalamasını sağlayın.

Ardından, yuvarlama yönteminizi tüm çalışan saatlerine uygulayarak politikayı uyguladığınızdan emin olun. Bu, adaleti sağlamak için tüm ekiplerde ve çalışma modellerinde tutarlı bir şekilde yapılmalıdır.

Son olarak, yuvarlama politikanızı güncellemek için e-posta, telefon görüşmesi veya toplantı yoluyla bordro sağlayıcınızla iletişime geçin.

Adil yuvarlama artışlarını kullanın

Makul yuvarlama artışları 5, 6 veya 15 dakika olarak kabul edilir. Çok küçük (2 dakika gibi) veya çok büyük (30 dakika gibi) artışlar çalışanlarınız için yasal veya adil değildir. İşleri için mikro düzeyde yönetildiğini, hüsrana uğradığını veya düşük ücret aldığını hissedebilirler.

Yanlı yuvarlamadan kaçının

Tipik olarak taraflı yuvarlama, bir işverenin zamanı sürekli olarak ücretsiz çalışmayla sonuçlanacak şekilde yuvarlamasıdır. Bu, çalışandan çok işverene fayda sağlar ve işçiler arasında güvensizlik yaratabilir.

Örneğin, tüm zamanı en yakın çeyrek saate yuvarlayan 15 dakikalık bir yuvarlama politikası, işverenin lehine olduğu için yanlı kabul edilir.

Zamanı herkes için adil olacak şekilde yuvarladığınızdan emin olun. Örneğin, 7 dakika kuralına uyan 15 dakikalık bir yuvarlama politikası, hem işverene hem de çalışana eşit fayda sağlar.

Çalışanlarınızla saat yuvarlama hakkında konuşun

Bazıları bunun yalnızca işverene fayda sağlayacağını düşünebileceğinden, zaman çizelgesi yuvarlama çalışanlarla tartışılması zor bir konu olabilir. Örneğin, çalışanların işe giriş ve çıkış saatleri sürekli olarak aşağı yuvarlanırsa, maaşlarını kaybettiklerini hissedebilirler.

Çalışanlarınızla zaman yuvarlama politikanız hakkında iletişim kurmak, onların bu konuda daha olumlu hissetmelerine yardımcı olabilir. Örneğin, saat giriş ve çıkışlarının her zaman en yakın 5 dakikalık aralığa yuvarlanacağını bilen çalışanlar, maaş çeklerinin doğru olduğundan daha emin hissedeceklerdir.

Bu tür bir açık iletişim, kuruluşunuz içinde genel bir güven ve şeffaflık kültürünün geliştirilmesine de yardımcı olabilir.

Yuvarlama politikanızı yıllık olarak gözden geçirin

Yuvarlama politikanızı her yıl gözden geçirmeniz, işletmenizin uyumlu kalması için en son düzenlemelerden haberdar olmanızı sağlar.

Ayrıca, çalışanlara belirli yönergeleri takip ettiğinizi ve zamanlarını sebepsiz yere tamamlamadığınızı gösterir. Bu, saatlerini yuvarlama kararınızda kendilerini daha rahat hissetmelerine yardımcı olabilir.

Ek olarak, yuvarlama politikanızı gözden geçirmek, çalışanların geç kalması veya aşırı fazla mesai gibi sorunları vurgulayabilir. Ardından, bu sorunların üstesinden gelmek için veriye dayalı iş kararları verebilirsiniz.

Doğru kayıtları koruyun

Zaman saati yuvarlama kullanılırken bile, işverenlerin çalışan çalışma saatlerinin doğru kayıtlarını tutması gerekir. İşverenler, maaş koçanlarının ve diğer bordro kayıtlarının kopyalarını 3 yıla kadar saklamalıdır.

Kayıtlar, giriş ve çıkışları ve yapılan yuvarlama ayarlamalarını içermelidir. Ayrıca çalışanlar, denetçiler ve düzenleyici kurumların incelemeleri için hazır olmalıdırlar.

Genel olarak, doğru kayıtlar anlaşmazlıkları ve yasal sorunları önlemeye yardımcı olur.

Çözüm

Günümüzde daha az yaygın olmasına rağmen, çalışanların saat yuvarlaması, zaman işleyişini ve bordro işlemeyi kolaylaştırmak için değerli bir araç olabilir. Ancak, potansiyel yasal sorunlardan ve çalışan anlaşmazlıklarından kaçınmak için zamanı yuvarlarken en iyi uygulamaları takip etmek önemlidir.

İşverenler, tutarlı bir yuvarlama politikası ve adil yuvarlama artışları kullanarak, yanlı yuvarlamadan kaçınarak, doğru kayıtları koruyarak ve çalışanlarla iletişim kurarak, zaman saati yuvarlama uygulamalarının adil, verimli ve yasal gerekliliklerle uyumlu olmasını sağlayabilirler.