21 Zaman Çizelgesi Hatırlatıcı Memes: Ekibiniz İçin Eğlenceli ve Etkili Öneriler

Çalışan saatlerini takip etmek gerçek bir angarya olabilir, ancak hepimiz bunun doğru maaş bordrosu ve zamanında faturalandırma için gerekli olduğunu biliyoruz. Ne yazık ki, çalışanların zaman çizelgelerini zamanında teslim etmelerini sağlamak zorlu bir mücadele gibi gelebilir - en organize yöneticiler için bile gerçek bir meydan okuma.

Neyse ki, süreci basitleştirmek için zaman çizelgesi hatırlatıcıları gibi otomatikleştirilmiş çözümler var.

Bu makalede, zaman çizelgesi hatırlatıcılarının neden bu kadar yararlı olduğunu ve Connecteam'in zaman çizelgesi yazılımının işletmeler için nasıl oyunun kurallarını değiştirdiğini ele alacağız. Ayrıca, tam potansiyeliyle kullandığınızdan emin olmak için bazı kullanışlı ipuçları ve püf noktaları da ekleyeceğiz.

Zaman Çizelgesi Hatırlatıcıları Nelerdir?

Zaman çizelgesi hatırlatıcıları, işverenlerin ve yöneticilerin çalışanların zaman çizelgelerini zamanında göndermelerini sağlamak için kullandıkları faydalı bir araçtır. Yazılı notlar, sözlü hatırlatıcılar veya yazılım veya araçlar aracılığıyla gönderilen otomatik bildirimler olarak biçimlendirilebilirler.

Zaman çizelgesi hatırlatıcılarının birincil amacı, çalışanların çalıştıkları saatleri takip etmelerine yardımcı olmak ve zamanlarının doğru bir şekilde tazmin edilmesini sağlamaktır.

İşverenler, hatırlatıcılar ayarlayarak ve "yumuşak dürtmeler" göndererek, geç teslimlerin peşine düşme zahmetinden ve maaş bordrosunda karışıklık veya hatalardan kaçınabilir.

Etkili Zaman Çizelgesi Hatırlatıcı Türleri

Zaman çizelgesi hatırlatıcı memlerinden "Zaman çizelgeleri bugün teslim edilecek!" ofis genelinde çalışanlara zaman çizelgelerini zamanında göndermelerini hatırlatmanın birçok yolu vardır.

Bazı yaygın zaman çizelgesi hatırlatıcı türlerine bakalım ve bazılarının neden diğerlerinden daha az etkili olduğunu tartışalım.

E-postalar

İşverenler, çalışanlara e-posta yoluyla zaman çizelgelerini zamanında göndermelerini hatırlatabilir.

Ancak bu yöntem, özellikle e-postaları manuel olarak göndermeleri gerekiyorsa, işveren için zaman alıcı olabilir. Otomatikleştirilmiş e-postalar bile zamanla etkinliğini kaybedebilir.

Ne de olsa, bir e-postayı açıp birkaç dakika sonra unutmanın çok kolay olduğunu hepimiz biliyoruz.

Metin mesajları

İşverenler ayrıca çalışanlarına zaman çizelgelerini göndermelerini hatırlatmak için metin mesajları gönderebilir.

Bu yöntem hızlı ve kolaydır, ancak doğru kısa mesaj platformunu kullanmıyorsanız, mesajı kimin alıp almadığını takip etmek zor olabilir. Ve e-postalarda olduğu gibi, bir metnin okunup okunmadığını belirlemek zor olabilir.

Google Takvim hatırlatıcıları

Şirketiniz Google Suite kullanıyorsa, Google Takvim aracılığıyla hatırlatıcı göndermek bir seçenektir. Yöneticiler, paylaşılan bir takvim kullanarak bir takvim bildirimi ve ardından bir e-posta bildirimi gönderebilir.

Ekibiniz günlük planlamanızın çoğu için Google Takvim kullanıyorsa, basit bir takvim bildirimi göze çarpmayacaktır. Hatta takvimdeki diğer birçok toplantı, arama ve doğum günü bildirimi arasında kaybolabilir.

gevşek hatırlatıcılar

Slack ile zaman çizelgelerinizi göndermek için periyodik hatırlatıcıları otomatikleştirebilirsiniz. Ve günlük 18 milyon aktif kullanıcı ve Slack kullanan 156.000 kuruluş ile bu, birçok kişi için popüler bir seçimdir. Ama gerçekten en iyi seçim mi?

Ne yazık ki Slack, özellikle çok çalışanı olan büyük bir kuruluşsanız oldukça pahalıdır. Neyse ki, Slack'in daha ucuz (ve daha iyi) bir alternatifi var.

Connecteam aracılığıyla otomatik hatırlatıcılar

Tüm zaman çizelgesi hatırlatıcıları eşit şekilde oluşturulmaz.

Hepsine hükmetmek için bir zaman çizelgesi hatırlatıcısı, hepsini bulmak için bir hatırlatıcı var. Hepsini getirmek ve İK'nın onayı ile onları bağlamak için bir hatırlatma.

Cevap, Connecteam gibi bir yazılım aracılığıyla otomatikleştirilmiş hatırlatıcılardır. İşverenlerin ve çalışanların hayatlarını kolaylaştırmak için tasarlanan Connecteam, hepsini yapar. Connecteam, canlı GPS ile çalışma saatlerini doğru bir şekilde takip etmekten zaman çizelgelerini otomatikleştirmeye ve saniyeler içinde maaş bordrosuna kadar, maaş bordrosunun sıkıntısını ortadan kaldırır.

Komik Zaman Çizelgesi Hatırlatma Memleri

Zaman çizelgesi hatırlatıcılarının önemli olması, ciddi olmaları gerektiği anlamına gelmez. Sinir bozucu zaman çizelgeleri söz konusu olduğunda bile ekibinizi meşgul ve motive tutmak.

Özenle seçilmiş memlerimizin, son teslim tarihleri ​​ve evrak işlerinin dünyasında gezinirken çalışanlarınızın yüzlerine bir gülümseme getirmesi garanti edilir.

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Resim kaynağı

Zaman Çizelgesi Hatırlatıcıları Şirketler İçin Neden Bu Kadar Önemli?

Peki ya ekibinizin zaman çizelgelerini zamanında almazsanız? Önemli olan tek şey bir çalışanın maaş almasıysa, zaman çizelgesi hatırlatıcıları gerçekten bu kadar gerekli mi?

Tek cevapta - evet. Evet onlar. Ve bunun birkaç nedeni var.

Çoğu zaman, zaman çizelgelerinin gönderilmesi, onları programa zamanında sokmak için son dakika mücadelesini tetikler. Ve bazen, saatleri tahrif etmek çok cazip (ve kolay) olabilir.

Saatlik çalışanların şaşırtıcı bir şekilde %43'ü vardiyaları sırasında çalıştıkları süreyi abarttıklarını kabul ediyor. Bu zaman çizelgesi dolandırıcılığı, yanlış maaş bordrosu ve verimlilik kaybı anlamına gelebilir. Aslında, eksik ve hatalı zaman çizelgeleri ABD profesyonel hizmetler sektörüne günde yaklaşık 7,5 milyar dolara mal oluyor!

Zaman çizelgesi hatırlatıcıları, çalışanları dürüst ve doğru zaman çizelgelerinden sorumlu tutarak, kar hanenizdeki bu olumsuz etkileri önleyebilir.

Bordro departmanları, ücretleri hesaplamak ve ödemeleri işlemek için doğru ve zamanında zaman çizelgesi verilerine güvenir. Geç zaman çizelgesi gönderimleri almak, maaş bordrosu sürecini kesintiye uğratabilir, gecikmeli veya yanlış ödemelere neden olabilir ve bu da hoşnutsuz çalışanlara yol açar.

Zaman çizelgesi hatırlatıcıları göndererek ve net son tarihler belirleyerek, zaman çizelgelerini onaylaması gereken yöneticiler, zaman çizelgelerinin zamanında sunulmasını sağlayabilir. Bu, düzenli bir iş akışının sürdürülmesine yardımcı olur ve bordro ve proje yönetimi gibi önemli süreçlerdeki gecikmeleri önler.

Her beş faturalandırılabilir saatten biri kaydedilmez. Bazı durumlarda, bu bir zaman çizelgesi dolandırıcılığı değil, unutkanlık durumudur. Çalışanlar çalışma saatlerini nasıl geçirdiklerini hatırlayamazlarsa, saatlerini “telafi edebilir” ve hatalı zaman çizelgeleri gönderebilirler.

Connecteam'in çalışan Time Clock uygulaması tam da bu nedenle tasarlanmıştır. Sezgisel tek bir uygulamada, çalışanlar hareket halindeyken kolayca giriş ve çıkış yapabilir. Bu, işler, projeler, müşteriler, ekipman, mesafe ve daha fazlası için doğru zaman takibi anlamına gelir. Oradan, çevrimiçi zaman çizelgeleri otomatik olarak oluşturulur ve bordro yazılımınıza aktarılır.

Çalışanlar hemfikirdir: Mikro yönetimden daha kötü bir şey yoktur.

Yöneticiler ve işletme sahipleri bile, çalışanlara zaman çizelgelerini göndermelerini sürekli olarak hatırlatmak yerine, ilgilenebilecekleri çok daha önemli ve acil konulara sahiptir.

Zaman çizelgesi hatırlatıcıları bu yükü ortadan kaldırır, bu da yöneticilerin stratejik görevlere odaklanmak için daha fazla zamana sahip olduğu anlamına gelir.

Üstlerin sürekli dırdırı ve takibi, bir çalışan-yönetici ilişkisini zorlayabilir - özellikle dırdır, özellikle bir çalışana odaklanmışsa. Etkili bir zaman çizelgesi hatırlatıcısı, kalıcı takip ihtiyacını otomatik, basit bir hatırlatıcıyla değiştirir.

Zaman çizelgeleri, farklı görevler veya projeler için ne kadar zaman harcandığı gibi proje ilerlemesini izlemek için değerli veriler sağlar.

Zaman çizelgesi hatırlatıcıları, proje yöneticilerinin kaynakların nasıl kullanıldığına ve bir projenin karlılığına ilişkin güvenilir bilgilere erişmesini sağlar. Bu, bilinçli kararlar almalarına, kaynakları etkili bir şekilde tahsis etmelerine ve projeleri yolunda tutmalarına yardımcı olur.

Birçok endüstride, çalışanların çalışma saatlerinin doğru şekilde kaydedilmesini gerektiren çalışma düzenlemeleri vardır. Zaman çizelgelerinin zamanında gönderilmemesi, potansiyel olarak yasal sonuçlara ve cezalara yol açabilecek şekilde bu düzenlemelere uyulmamasına neden olabilir.

Uyum, katı iş kanunları olan veya denetime tabi olan sektörlerde faaliyet gösteren şirketler için özellikle kritiktir.

Bazı saha hizmeti endüstrilerinde, uyum amaçları için zaman çizelgelerinin gönderilmesi bir gerekliliktir. Çalışanlara zaman çizelgelerini göndermelerini hatırlatarak, işletmeniz yasal sonuçlardan ve cezalardan kurtulabilir (ve her türlü denetime hazırlıklı kalabilir).

Zaman Çizelgelerinin Çalışanlara Sağladığı Faydalar

Çoğu çalışanın genellikle zaman çizelgeleri göndermekten nefret ettiği bir sır değil. Ancak bunu yapmak sizin için olduğu kadar onlar için de iyidir. İşte onları zaman çizelgelerinin kullanımını benimsemeye ve takdir etmeye teşvik etmesi gereken bazı nedenler:

Çalışanlar, zaman çizelgelerini özenle doldurarak bordronun sorunsuz işlenmesine katkıda bulunur. Çalışma saatlerini hassasiyetle not ettiklerinde, maaş çekleri, harcadıkları sıkı çalışmanın her dakikasını yansıtır.

Zaman çizelgeleri ile çalışanlar, güçlükle kazandıkları tazminatlarını herhangi bir tutarsızlık veya gecikme olmaksızın zamanında alırlar.

Zaman çizelgeleri, bir çalışanın çalışma geçmişinin kişisel bir kayıt defteri görevi görür. Zaman çizelgelerini tutarlı bir şekilde koruyarak, çalışanlar kuruluştaki çabalarının güvenilir bir kaydını oluşturur.

Doğru bir kayda sahip olmak, bir işverenle herhangi bir anlaşmazlık veya tutarsızlık olması durumunda da işe yarayabilir.

Çalışanlar, saatlerini ve görevlerini doğru bir şekilde kaydederek, iş yüklerini ve verimliliklerini iletmenin somut bir yolunu bulur. Bu, yöneticilerin her bir çalışanın sorumluluklarının kapsamını ve kuruluşa getirdikleri değeri anlamalarına yardımcı olarak çabalarına ilişkin daha iyi bir görünürlük sağlar.

Çalışılan saatlere ilişkin bu erişilebilir kayıt, örneğin terfi başvurusunda bulunurken gelecekte başvurmak için değerlidir. Çalışanın zaman içindeki profesyonel gelişimini sergileyerek özveri ve güvenilirlik konusunda bir sicili gösterir.

Zaman çizelgelerini doldurmak, çalışanların neler yaptıklarını ve görevleri tamamlamak için ne kadar zaman harcadıklarını yansıtmalarını gerektirir. Bu, daha iyi zaman yönetimi uygulamalarını teşvik ederek çalışanların iş yüklerine öncelik vermelerine ve zaman kaybettiren faaliyetleri belirlemelerine yardımcı olur.

Zaman çizelgeleri, performans değerlendirmeleri sırasında değerli bir kaynaktır. Aşağıdaki gibi soruların yanıtlanmasına yardımcı olan somut veriler sağlarlar:

• İşinize zamanında var mısınız?
• Saat girişi ve saat çıkışı yapıyor musunuz?
• Gününüzü nasıl geçirdiğiniz konusunda dürüst müsünüz?
• Gerekli programa bağlı mısınız?
• Fazla mesai yaptın mı?
• Uzun molalar veriyor musunuz?

Çalışanlar, doğru zaman çizelgelerini koruyarak iş ahlaklarını sergilemek, katkılarını vurgulamak ve performans incelemelerini desteklemek için nesnel kanıtlara sahip olurlar. Bu somut veriler, işverenlerin adil değerlendirmeler yapmasına ve anlamlı geri bildirim sağlamasına da yardımcı olur.

Çalışanlarınızın Zaman Çizelgelerini Zamanında Göndermelerini Nasıl Sağlayabilirsiniz?

Zaman çizelgesi giriş hatırlatıcınızla birleştiğinde, çalışanlarınızın zaman çizelgelerini son teslim tarihine kadar göndermelerini sağlamak için doğru yaklaşımı uygulamanız gerekir. Hangisinin ekibiniz için en iyi sonucu vereceğini görmek için aşağıdaki stratejilerden bazılarını deneyin:

Mizah kullan

Kabul edelim - zaman çizelgelerini göndermek sıkıcı ve can sıkıcı bir süreç olabilir. Bazen kaygısız bir yaklaşım her şeyi değiştirebilir.

Resmi hatırlatıcılar göndermek yerine, ekibinize memler veya "cılız" e-postalar içeren komik hatırlatıcılar göndermeyi deneyin. Sürece biraz mizah katmak, zaman çizelgesi gönderimleri etrafında olumlu ve daha az kaygı uyandıran bir atmosfer yaratılmasına yardımcı olabilir.

Zaman çizelgelerini zamanında göndermenin neden önemli olduğunu açıklayın

Birçok çalışan, zaman çizelgelerini doldurmaktan hoşlanmaz. Ancak bunun neden bu kadar önemli olduğunu anlamalarına yardımcı olmak, bunu yapmaları için ihtiyaç duydukları cesaret olabilir.

Zaman çizelgesi gönderimiyle ilgili bir politika oluşturun

Zaman çizelgelerini zamanında göndermeye yönelik beklentileri ve bunu yapmamanın sonuçlarını özetleyen bir zaman çizelgesi gönderme politikası oluşturun.

Bu tür sonuçlar, gecikme sıklığına bağlı olarak sözlü uyarıları, yazılı uyarıları ve hatta askıya almayı içerebilir. Grevler için politika ve sürecin iyi belgelendiğinden ve tüm çalışanlar tarafından erişilebilir olduğundan emin olun (dahili bir wiki'de olduğu gibi!).

Otomasyonu ve teknolojiyi kendi avantajınıza kullanın

Zaman çizelgelerini göndermek için sürekli olarak çalışanları takip etmek zorunda mısınız? Kimsenin bunun için zamanı yok!

Yazılım ve otomasyon özellikleri, zaman çizelgesi hatırlatıcılarını manuel olarak gönderme zahmetinden kurtarır. Connecteam, çalışanlarınızın çalışma saatlerini otomatik olarak hesaplar, böylece zaman çizelgelerini doğrudan bordro yazılımınıza aktarabilirsiniz.

Ne zaman hatırlatıcı göndereceğiniz konusunda stratejik olun

Zaman çizelgesi hatırlatıcıları da dahil olmak üzere zamanlama her şeydir. Hatırlatıcılarınızı hafta veya ay sonu gibi stratejik anlarda ayarlamayı düşünün.

Çalışanları hafta sonu gevşemeye çalıştıklarında hatırlatıcılarla bombardımana tutmaktan kaçının. Bunun yerine, uygun zamanlarda hatırlatmalar göndermeyi planlayın ve çalışanlarınızın gerçekten dikkat etme ve harekete geçme şanslarını artıracaksınız.

Çalışanların sistemi anladığından emin olun

Çalışanların, sahip olduğunuz zaman izleme yazılımını etkili bir şekilde nasıl kullanacaklarını bilmeleri gerekir. Gerekirse, süreç boyunca onlara rehberlik edecek eğitim ve kaynaklar sağlayın.

Çalışanlar sisteme güven duyduklarında, zaman çizelgelerini doğru ve zamanında tamamlama olasılıkları daha yüksek olacaktır.

aşırıya kaçma

Hatırlatıcılar çok önemli olsa da, çalışanları günlük hatırlatıcılarla bombardıman etmek geri tepebilir. Gelen kutularını sürekli hatırlatıcılarla doldurursanız, onları tamamen görmezden gelmeye başlayabilirler.

Nazik hatırlatmalar ile ezici ısrar arasında doğru dengeyi bulun. Unutmayın, motive etmek ve meşgul olmak istiyorsunuz, sinirlendirmek ve hayal kırıklığına uğratmak değil.

Zaman çizelgelerini zamanında onaylayın

Zaman çizelgeleri iki yönlü bir caddedir. Tıpkı çalışanların zaman çizelgelerini zamanında teslim etmesi gerektiği gibi, yöneticilerin de üzerlerine düşeni yapması gerekir. Zaman çizelgelerinin zamanında onaylanması, çalışanlarınızın çabalarına saygı duyduğunuzu gösterir ve sürecin önemini pekiştirir.

Zaman çizelgelerini hemen inceleyip onaylayarak ekibiniz için olumlu bir örnek oluşturacak ve onları da gönderimlerine öncelik vermeye teşvik edeceksiniz.

Bir Çalışan Zaman Çizelgesi Göndermeyi Unutursa Ne Olur?

Diyelim ki, zaman çizelgelerini göndermeleri için birden fazla hatırlatıcıdan sonra bile, bir çalışan sürekli olarak zaman çizelgelerini zamanında teslim etmekte başarısız oluyor.

Başvurabileceğiniz bazı olası çözümler şunlardır:

onlarla sohbet et

Hemen sonuca varmak veya ihmalkarlık yapmak yerine, çalışanla açık bir konuşma yapın.

Zaman çizelgelerini göndermeyi neden unuttuklarını anlamak için zaman ayırın.

Sürecin net olmamasından mı kaynaklanıyor? Unutkanlık? Altta yatan diğer kişisel sorunlar?

Daha fazla bilgi edinmek, endişelerinizi gidermek, açıklama sağlamak ve gerekirse destek sunmak için bu sohbeti başlatmaya açık olun.

İş kanunlarına uyumu sağlamak

Bir çalışan zaman çizelgelerini göndermiyorsa ödemeyi durdurmak isteyebilirsiniz, ancak yasal olarak, işverenler yalnızca bir zaman çizelgesinin gönderilmemesi nedeniyle çalışanlara geç ödeme yapamaz veya maaş çeklerinden kesinti yapamaz.

Adil Çalışma Standartları Yasasına (FLSA) göre, çalışanların çalıştıkları saatlerin kayıtlarını tutmak nihai olarak işverenin sorumluluğundadır. İşte bu yüzden doğru zaman izleme yazılımına sahip olmak çok önemlidir.

Zaman Çizelgesi Hatırlatıcılarınız için Neden Connecteam'i Seçmelisiniz?

Zaman izleme yazılımından bahsetmişken, Connecteam'in Zaman Çizelgesi Uygulaması, zaman çizelgesi sürecini verimli ve zahmetsiz hale getirmek için bir dizi özellik ve araca sahiptir.

Bu özelliklerden bazıları şunlardır:

• Connecteam'in otomatik zaman takibi , manuel zaman girişi ihtiyacını ortadan kaldırarak hata olasılığını azaltır ve zamandan tasarruf sağlar. Bu, çalışanların çalışma saatlerini kolayca takip edebilmeleri ve zaman çizelgelerini zamanında gönderebilmeleri anlamına gelir.

• Özelleştirilebilir zaman çizelgeleri ile farklı çalışanlara veya işlere farklı ücret oranları uygulayarak bordro yönetimini kolaylaştırabilirsiniz. Normal saatleri veya fazla mesaiyi izlemeniz gerekip gerekmediğini, Zaman Çizelgesi Uygulamasını işletmenizin ihtiyaçlarına göre ayarlayın.

• Gönderilen zaman çizelgeleri otomatik olarak bordroya dönüştürülerek zamandan tasarruf edilir ve hatalar azaltılır. Bu, çalışanlara zamanında ve doğru bir şekilde ödeme yapılmasını sağlayarak, zaman çizelgelerini zamanında teslim etmeleri için onları motive eder.

• Nerede olurlarsa olsunlar, Connecteam'in mobil uygulaması , çalışanların akıllı telefonlarından giriş çıkış yapmalarını sağlayarak zaman takibini kolaylaştırır ve zaman çizelgelerini daha doğru hale getirir. Ve GPS izleme ile, çalışanların doğru yerde ve doğru zamanda giriş ve çıkış yaptığını doğrulayabilirsiniz.

• Zaman çizelgeleri gönderildikten sonra, bu zaman çizelgelerini en sevdiğiniz maaş bordrosu yazılımına aktarmak kolaydır.

Connecteam ile Zaman Çizelgesi Hatırlatıcılarını Zahmetsiz Hale Getirin

Çalışan saatlerini takip etmek, bordro ve faturalama doğruluğu için çok önemlidir, ancak yöneticiler için sıkıcı bir görev olabilir. Otomatik zaman çizelgesi hatırlatıcılarının yardımıyla süreç kolaylaştırılabilir, zamandan tasarruf edilebilir ve verimlilik artırılabilir.

Connecteam'in bulut tabanlı Zaman Çizelgesi özelliğiyle, ekibinizi son teslim tarihine kadar saatlerini göndermeye teşvik etmek için otomatik hatırlatıcılar ayarlayarak, diğer önemli görevler için zamanınızı ve beyin gücünüzü boşaltabilirsiniz. Artık geç teslimler veya dağınık maaş bordrosu hesaplamaları yok.

Ayrıca, Connecteam kullanıcı dostudur ve internet bağlantısı olan her yerden erişilebilir, size çalışan saatlerine ilişkin gerçek zamanlı görünürlük sağlar. Manuel zaman takibine elveda, doğru ve verimli bordro süreçlerine merhaba deyin.

Daha Fazla Harika Makaleyi Doğrudan Posta Kutunuza Almak İster misiniz? Abone olun